Materiál pro jednání kolegia rektora ČZU v Praze dne Souhrnná informace o Studijním a informačním centru

Transkript

1 Česká zemědělská univerzita V Praze dne v Praze Materiál pro jednání kolegia rektora ČZU v Praze dne Souhrnná informace o Studijním a informačním centru Předkládá: prof. RNDr. Václav Slavík, DrSc., Zpracoval: Ing. Daniel Novák, CSc., Zdůvodnění: Materiál je předkládán v souladu s plánem práce kolegia rektora. Návrh usnesení: Kolegium rektora bere předložený materiál na vědomí.

2 Studijní a informační centrum SIC řídí Ing. Daniel Novák, CSc. Na sekretariátu pracuje Jitka Schlaichertová (budova SIC) a Marcela Doláková (budova BCD). Na SICu pracuje v současnosti 42,1 přepočtených zaměstnanců v celkovém počtu 59 osob. SIC se dělí na tři odbory (viz Příloha č. 1): Odbor knihovnických služeb (OKS), Odbor informačních a propagačních služeb (OIPS) Odbor informačních a komunikačních technologíí (OIKT). OKS se dělí na Oddělení základní knihovny a Oddělení sekundárních informací a rozvoje. IPS zahrnuje Oddělení fotodokumentace, grafických prací a tvorby audio-video pořadů, Kartové a kopírovací centrum, Správu informačního panelu, Správu objektu SIC, Archivní služby a Kursovou a poradenskou činnost. IKT tvoří Oddělení systémového vývoje, Oddělení databází a PC laboratoře JIH. Oddělení základní knihovny je součástí odboru knihovnických služeb a zajišťuje následující služby a má následující personální složení (i viz tabulka 1): Vedoucí ZK je Alena Racková - tel. 4013, rackova@sic.czu.cz. Zastupuje ji v případě potřeby PhDr. Helena Čedíková. Řídí pracovní kolektiv, řeší organizační a odborné problémy spojené s provozem knihovny. Metodicky vede pracovníky pověřené spravováním dílčích knihoven. Spolupracuje s ostatními vysokoškolskými knihovnami, zúčastňuje se odborných akcí. Schvaluje navrhované odpisy publikací v ZK i dílčím knihovnám. Poskytuje konzultace v oblasti primárních informačních pramenů. Koordinuje budování fondu primárních pramenů Vyřizuje stížnosti a připomínky uživatelů. Ve spolupráci s katedrami vytváří databázi literatury doporučované k jednotlivým předmětům. Koordinuje přebírání diplomových prací z fakult a následnou katalogizaci. Vytváří a doplňuje databáze literatury ve volném výběru ve studovnách. Zpracovává statistické údaje o ZK a dílčích knihovnách do výkazů pro MŠMT. Spolupracuje při budování automatizovaného systému KP-WIN. Vyřizuje agendu personalistiky SIC. Spolupracuje při revizi majetku SIC. V oddělení akvizice pracuje PhDr. Helena Čedíková - tel. 2010, cedikova@sic.czu.cz V nepřítomnosti ji zastupuje Alena Racková. Zpracovává objednávky publikací v systému KP-WIN pro ZK i dílčí knihovny. Nakupuje publikace přímo v prodejnách. Získává slevy u dodavatelů. Zajišťuje literaturu ke grantům ( zařizuje předfaktury, čerpání z grantových účtů). Zpracovává došlé publikace (zapisuje údaje o nákupu do systému KP-WIN, přiděluje přírůstková čísla a signatury). Urguje nedodané publikace. Eviduje došlé faktury, provádí rozúčtování na jednotlivé plátce. Spolupracuje při výběru publikací pro fond ZK. 2

3 Získává dary z nadací, nebo různých institucí. Zařizuje výměnu publikací mezi ČZU a ostatními organizacemi v ČR a v zahraničí. Rozesílá sborníky ČZU, zpracovává došlé publikace, získává nové kontakty. Spolupracuje s katedrami, zjišťuje pro ně možnosti nákupu včetně cen. Spolupracuje při budování automatizovaného systému knihovny Organizuje výstavy publikací získané z darů a výměnou, jejich následné rozdělení a evidenci. Organizuje prodejní výstavy odborných knih ve spolupráci s knihkupectvím. V oddělení katalogizace pracuje Věra Batelková - tel. 4009, batelko@sic.czu.cz, zastupuje ji PhDr. Helena Čedíková Provádí jmennou i předmětovou katalogizaci publikací do souborného katalogu v systému KP-WIN včetně tisku katalogizačních lístků pro dílčí knihovny. Zpracovává publikace získané darem, nebo přímo zakoupené katedrami, včetně přidělování přírůstkových čísel a signatur. Katalogizuje disertační a habilitační práce obhájené na ČZU včetně přidělování signatur a přírůstkových čísel. Zpracovává publikace získané náhradou za ztracené od uživatelů. Zasílá do STK l exemplář každé disertační a habilitační práce. V rámci spolupráce s Národní knihovnou zasílá katalogizační lístky u zahraničních publikací pro Celostátní evidenci zahraniční literatury. Provádí odpisy vyřazovaných publikací ze souborného katalogu a přírůstkových seznamů. Spolupracuje při budování automatizovaného systému knihovny KP-WIN. V oddělení časopisů pracuje Věra Ghýmešová - tel. 4006, ghymeso@sic.czu.cz. V nepřítomnosti ji zastupuje Alena Racková. Objednává periodika pro základní knihovnu a pro katedry a útvary ČZU na základě jejich požadavků. Zpracovává dodaná periodika eviduje je v automatizovaném knihovnickém systému a předává je jednotlivým odběratelům. Urguje nedodaná periodika. Eviduje faktury a provádí rozúčtování na jednotlivé útvary. Dohlíží ve studovně časopisů, kde jsou umístěna periodika starší tří let. Organizuje a spravuje fond periodik ve studovně ZK. Pomáhá uživatelům při vyhledávání ve fondu periodik. Spolupracuje s dílčími knihovnami při vyhledávání dodavatelů, kontaktů a cen Půjčuje uživatelům periodika k okopírování. Provádí MVS a MMVS v oblasti periodik pro ČZU z cizích knihoven a z fondů ČZU pro cizí knihovny. Vyhledává v databázích knihoven požadovaná periodika. Proúčtovává poplatky MVS a MMVS na jednotlivé útvary. V rámci spolupráce s Národní knihovnou doplňuje databáze odborných zahraničních periodik odebíraných ČZU pro Celostátní evidenci zahraniční literatury. 3

4 Ve výpůjčním protokolu pracuje Irena Zubaničová - zubanico@sic.czu.cz a Dana Musilová. Tel. linka 4035, Zastupují se navzájem. Půjčují neperiodické publikace a přijímají vrácené pomocí čárového kódu v systému KP-WIN. Budují databázi čtenářů a databázi výpůjček ve výpůjčním protokolu v systému KP-WIN. Přijímají čtenářské poplatky, vedou pokladní knihu, odevzdávají hotovost do pokladny Dělají denní statistiku výpůjčního protokolu. Upomínají čtenáře o nevrácené publikace. Vytvářejí návrhy na vyřazování publikací z fondu ZK. Poskytují čtenářům informace o primárních pramenech fondu ZK. Organizují a spravují fond publikací ve skladu. Spolupracují s akvizicí při nákupu dotisků skript. Půjčují do studoven publikace určené k prezenčnímu studiu. Spravují samoobslužnou kopírku u výpůjčního protokolu doplňují papír, barvu a zařizují opravy. Prodávají kupóny MHD, vytvářejí denní statistiku (protokoly o prodeji) odevzdávají hotovost do pokladny. Prodávají trička s logem ČZU. Kromě toho paní Zubaničová vykonává (zastupuje pí. Racková): MVS a MMVS u neperiodických publikací pro ČZU z cizích knihoven a z fondů ČZU pro cizí knihovny. Vyhledává v databázích knihoven požadovanou literaturu. Osobně vyzvedává zapůjčené neperiodické publikace ze zahraničí v Národní knihovně včetně kopií článků periodik, vyžádaných odd. časopisů jako MMVS Provádí proúčtování poplatků MVS a MMVS na jednotlivé útvary. Paní Musilová je pověřena: Opravováním poškozených publikací (lepení, vkládání do kroužkové vazby) V malé studovně se střídají dvě pracovnice. Vlasta Laubová od 9.00 do hod. a Miluška Matoušková od 14. do hod. Tel V případě kratší nepřítomnosti) je střídá služba z velké studovny, která je zdvojená. Malá studovna je vybavena počítači, tiskárnou, scannerem, vypalovačkou CD a kopírkou. Jsou zde umístěny diplomové práce a příruční knihovna. Obě pracovnice jsou pověřeny stejnou činností. Hlídají studovnu, vybírají po příchodu od uživatelů ISIC karty. Evidují pro statistické účely návštěvníky studovny Půjčují k prezenčnímu studiu diplomové práce a literaturu z příruční knihovny Zapínají a vypínají PC na začátku a konci pracovní doby Poskytují konzultace návštěvníkům studovny při vyhledávání informačních pramenů a při práci s PC, scannerem, tiskárnou a při vypalování CD. Vybírají poplatky za kopírování, tisk a vypalování CD, vedou pokladní knihu, vyúčtovávají a odevzdávají hotovost. Prodávají studentům vyřazená skripta. Provádějí revizi fondu studovny 4

5 Ve velké studovně je šest pracovnic, které pracují vždy po dvou. Helena Vacková, Jitka Fantová a Marie Vlková se střídají ve třísměnném provozu po čtyřech hodinách od 8.00 do hod. Marie Pencová a Ruth Rulcová se střídají ve dvousměnném provozu po čtyřech hodinách od 8.00 do hod. Zdeňka Humlová pracuje ve večerní službě od do hod. Tel. linka ve studovně má č Ve velké studovně jsou k dispozici ve volném výběru skripta, cvičení a 3 nejnovější ročníky časopisů. V příruční knihovně potom učebnice, encyklopedie, výkladové a jazykové slovníky, atlasy a další publikace. Studovna je vybavena 32 počítači a samoobslužnou kopírkou. Služba: vybírá při vstupu do studovny ISIC karty, hlídá literaturu ve volném výběru, obsluhuje centrální počítač, který eviduje a řídí práci s počítači ve studovně, zakládá vypůjčené publikace, které čtenáři odkládají na určená místa, půjčuje literaturu z příruční knihovny, eviduje pro statistické účely návštěvníky studovny, zařazuje nové publikace do fondu, eviduje je v seznamech, vlepuje ochranné čipy, poskytuje konzultační a poradenskou službu návštěvníkům při vyhledávání informačních pramenů, opravuje poškozené a rozpadlé publikace, dohlíží a pomáhá při kopírování materiálů ze studovny, zastupuje v malé studovně a v šatně. V šatně pracuje 5 zaměstnanců. Ve třísměnném provozu po 4.5 hod se střídají od 7.45 do hod. Jaroslav Doubrava, Jiřina Peštová a Alena Stiborová. Pro posílení provozu od l0.00 do se po čtyřech hodinách střídají ve dvousměnném provozu Danja Kurpilová a Věra Dostálová. Tel. linka do šatny má č Vzhledem k tomu, že čtenáři mají přístup do studoven pouze bez svrchního oděvu a bez kabelek, tašek a batohů je šatna využívána především pro jejich potřeby. Služba v šatně: vykonává běžné šatnářské práce, po ukončení služby večer volá ostrahu budovy, aby budovu uzavřela a zakódovala. TABULKA Č. 1: PERSONÁLNÍ SLOŽENÍ ZÁKLADNÍ KNIHOVNY Agenda Osoba Stávající úvazek Vedoucí ZK A. Racková 1 Akvizice H. Čedíková 1 Katalogizace V. Batelková 1 Časopisy V.Ghýmešová 1 Výpůjční protokol I. Zubaničová D. Musilová 1 1 Malá studovna V. Laubová 0,6 Velká studovna Šatna M. Matoušková H.Vacková J. Fantová M. Vlková M. Pencová R. Rulcová Z. Humlová J. Doubrava J. Peštová A. Stiborová D. Kurpilová V. Dostálová 0,5 0,53 0,53 0,53 0,5 0,5 0,5 0,6 0,6 0,6 0,5 0,5 CELKEM: 13,0 5

6 Oddělení sekundárních informací a rozvoje (OSIR) v rámci SIC zajišťuje následující agendy, při stávajícím personálním složení: rešeršní služby, zajišťování a provoz informačních databází, informační výchovu studentů, agenda ISBN, tvorba a aktualizace webové prezentace, rozvoj a servis počítačové sítě na SIC ČZU, evidence publikační činnosti (OBD PRO ), implementace specializovaného softwaru pro účely knihovny a provozu informačních databází. Tyto agendy provozuje celkem osm lidí, kteří dohromady pracují na 5,0 plného pracovního úvazku. Tento stav neodpovídá plněným úkolům a tak cítíme potřebu doplnění početního stavu podle náročnosti zajišťovaných služeb. V současnosti jsou služby zajišťovány níže uvedenými pracovníky (i viz. Tabulka č.2): Ing. Stanislava KOHOUTOVÁ, CSc., l. 4002, kohouto@sic.czu.cz (zastupuje PhDr. Boldiš) vedoucí oddělení, grantové projekty, rešerše z bibliografických databází, informační výuka, elektronické informační zdroje evidence (sledování nabídky, posuzování jejich vhodnosti, nabídka fakultám, sledování jejich využívání atd.), metodické vedení publikační činnosti pomocí OBD, její zpracování pro potřeby RVV. Zástup: rešerše, informační výchova Hynková, Landová, evidence publikační činnosti Vdovcová, EIZ Boldiš. PhDr. Petr BOLDIŠ, l. 4025, boldis@sic.czu.cz Webové stránky ČZU v Praze (včetně web.stránek SIC), elektronické informační zdroje (sledování nabídky, posuzování jejich vhodnosti, nabídka fakultám, sledování jejich využívání atd.), grantové projekty, informační výuka včetně přípravy studijních materiálů (bibliografické citace dokumentů aj.), knihovnický SW KP-WIN. Zástup: EIZ, grantové projekty Kohoutová, Landová, Hynková, Webové stránky Cihelka, KP-WIN Budínský. Ing. Luděk BOCH, l. 4015, boch@sic.czu.cz rozvoj informačních technologií, správa HW a SW(údržba, odstraňování každodenních problémů s VT u zaměstnanců a ve studovnách SIC, údržba SW čtyř serverů, údržba strukturované kabeláže, konsultace k VT pro potřeby grantových projektů aj.). Zástup: částečně Boldiš, v případě havárie Jelen. 6

7 Lukáš BUDÍNSKÝ, l. 4015, knihovnický SW KP-WIN. Zástup: Boldiš, popř. Boch Hana FILKOVÁ, l. 4202, agenda ISBN na ČZU, sledování denního tisku podle zadaných témat a jejich zpracování. Zástup: Landová, částečně Kohoutová (evidence ISBN, nikoli zasílání knih) Irena HYNKOVÁ, l. 4019, hynkova@sic.czu.cz rešerše ze všech provozovaných bibliografických databází (informační zabezpečení grantových projektů, disertačních, diplomových i bakalářských prací), informační výuka, překlady rešerší, korespondence angličtina, francouzština. Zástup: rešerše (kromě Compendex, Iconda), informační výchova Kohoutová, popř. Landová překlady Landová PhDr. Hana LANDOVÁ, l. 4025, landova@sic.czu.cz informační výchova, příprava prezentačních materiálů, překlady korespondence, účast v pracovní skupině pro informační vzdělávání při AKVŠ, příprava projektů, publikační činnost. Zástup: informační výchova Kohoutová, Hynková, příprava prezentací Kohoutová, překlady Hynková Ing. Kateřina VDOVCOVÁ, l. 4023, vdovcova@sic.czu.cz Evidence publikační činnosti, její zpracování pro potřeby RVV (správa centrálních číselníků, správa podpůrných programů a konzultace s uživateli). Zástup: Kohoutová TABULKA Č. 2: STÁVAJÍCÍ PERSONÁLNÍ SLOŽENÍ OSIR Agenda Osoba Stávající úvazek Rešeršní služby I. Hynková S. Kohoutová 1 0,5* Zajišťování a provoz informačních databází S. Kohoutová P. Boldiš 0,5* 0,5* Informační výchova H. Landová 0,5 Agenda ISBN H. Filková 1 Webová prezentace P. Boldiš 0,5* Počítačová síť L. Boch 1 Evidence publikační činnosti K. Vdovcová 0,9 Implementace spec. sw L.Budínský P.Boldiš 0,5 0,5* CELKEM: 5,9 7

8 Navrhované změny oddělení OSIR Jednotlivé agendy se od sebe liší svou časovou náročností a také poptávkou uživatelů. Z toho důvodu chceme klíčové oblasti posílit (viz. Tabulka č.3): TABULKA Č. 3: NÁVRH PERSONÁLNÍHO SLOŽENÍ OSIR Agenda Současný úvazek* Navrhovaný úvazek Rešeršní služby 1,2 2,0 Zajišťování a provoz 0,9 1,0 informačních databází Informační výchova 0,5 1,0 Agenda ISBN 1 0,5 Webová prezentace 0,3 0,3 Počítačová síť 1 1 Evidence publikační činnosti 0,5 0,5 Implementace knih.sw 0,7 1,0 CELKEM: 7,3 Pozn. * Jedná se o hrubý odhad času, který je v současné době na tyto služby vynakládán všemi pracovníky, kterých se tento úkol týká Ideální pracovní náplň pracovníků: U většiny pracovníků je nutné mít i možnost sebevzdělávání, účasti na odborných seminářích a odborných konferencích atd. Naše představy se netýkají konkrétních osob při současném obsazení oddělení. Vedoucí odd. : plný úvazek koordinace pracovních úkolů vlastního oddělení a spolupráce se základní knihovnou, sledování EIZ, novinek a získávání nových zdrojů, sledování grantových projektů a jejich řešení, konzultace, referenční služby, rešeršní služby, kontrola evidence publikační činnosti na ČZU, příprava odborných materiálů, prezentací v rámci informačního vzdělávání, zástup za nepřítomné (kromě počítačových záležitostí). Rešeršní služby obsadit dvěma pracovníky (na plný úvazek), rozdělit obory ve kterých budou působit. Rešeršní služby jsou poskytovány všem, tj. studentům (bakalářského i magisterského stupně) i postgraduálním studentům a pedagogickým i vědeckým pracovníkům. Důležitá je nejen znalost angličtiny, ale i oboru a z toho vyplývající znalost odborné terminologie. Mimo toho se pracovníci zúčastňují prezentace informačních zdrojů, kurzů pořádaných v rámci informačního vzdělávání, pomáhají při překladech atd. Pozn.: Jako velký problém se ukazuje vysoký počet zpracovaných rešerší. Informovali jsme se, zda bychom jako jednu z možností redukce počtu rešerší nemohli využít jejich zpoplatnění. Tato možnost však nepřipadá v úvahu především vzhledem k licenčním smlouvám, které jsou uzavřeny s producenty jednotlivých databází. ČZU v Praze má k těmto databázím přístup (většinou v rámci konsorcia více vysokých škol) za zvýhodněných podmínek, které jsou určeny pouze pro akademickou sféru a vylučují jakékoliv komerční využití databází. Zpoplatněním rešeršních služeb bychom tyto smlouvy porušili, což by mělo velmi negativní následky nejen pro naši univerzitu, ale 8

9 pro všechny členy daného konsorcia). Zároveň je SIC ČZU, jakožto knihovna evidovaná u Ministerstva kultury ČR, povinné poskytovat základní veřejné knihovnické a informační služby dle Knihovního zákona (viz Příloha č. 2). Zdá se tedy, že jediným způsobem, jak snížit počet rešerší zpracovávaných pracovníky SIC, je podpora informačního vzdělávání na ČZU v Praze a podpořit tak zejm. studenty v samostatné práci s odbornými databázemi. Informační vzdělávání obsadit jedním pracovníkem (na plný úvazek) - v současnosti, ani ve výhledu nejbližších let není možno očekávat akreditaci předmětu informační vzdělávání. Návrh by měly podat fakulty. Ze strany SIC doporučujeme pořádat několikadenní kurzy (náplň kurzu viz Příloha č. 3). Pracovník by měl zodpovídat za odbornou náplň kurzů, jejich propagaci, přípravu prezentací i vlastní výuku; pracovníci např. rešeršních služeb by se rovněž podíleli na výuce. Zároveň se počítá s rozvojem elektronických forem informačního vzdělávání. Na základě grantu z Fondu rozvoje vysokých škol budou vytvářeny prezentace a instruktážní materiály k tématům souvisejícím s problematikou informačního vzdělávání. Tyto materiály budou zveřejněny na webových stránkách SIC a budou dostupné i ve formě CD-ROM. Jedná se o velmi vhodný doplněk klasické výuky, zvláště v případě univerzity s tak velkým počtem studentů. Jen kombinací klasických a elektronických forem informačního vzdělávání je možné zajistit, aby se všechny základní informace z této oblasti dostaly k co největšímu počtu studentů. Zároveň se však jedná o činnost velmi náročnou na čas i odborné znalosti zúčastněných pracovníků. Jsem ale přesvědčeni, že informační vzdělávání by mělo být jednou ze základních služeb SIC. Implementace knihovnického software plný úvazek (popř. ve spolupráci s OIKT). Pracovník by měl znát nejen knihovnickou práci, ale i umět programovat po dohodě s producentem SW dokázat přizpůsobit program místním podmínkám. Rozvoj a servis počítačové sítě na SIC ČZU - plný úvazek - plánování a údržba HW a SW v celém SIC ČZU (počítače pracovníků SIC + vybavení studoven), technické zajištění veškerých služeb SIC Správa webových stránek - 0,3 úvazku (ve spolupráci s OIKT) - koordinace správy celouniverzitních webových stránek + pravidelná aktualizace stránek SIC. Evidence publikační činnosti, agenda ISBN aj. (celkem jeden plný úvazek) - zajištění těchto agend by bylo ideální náplní pro jednoho pracovníka na plný úvazek. V případě potřeby je možné je kombinovat i s jinou činností. 9

10 Oddělení fotodokumentace, grafických prací a tvorby audio-video pořadů zajišťuje následující činnosti a služby a personální složení uvádí tabulka č. 4: FOTO - Monika Urbanová pracuje jako fotograf a částečně jako grafik, urbanova@sic.czu.cz, tel Její hlavní pracovní náplní je: ateliérová fotografie: fotografování zaměstnanců na karty, průkazová fotografie, foto různých předmětů pro potřeby výuky a pracovišť univerzity, reportážní a dokumentační fotografie: focení na různých akcích univerzity a jejích částí, dokumentace výstavby a rozvoje areálu, spolupráce na zpravodaji, zpracování černobílé fotografie, digitalizace tištěných předloh: skenování a úprava předloh, převod textů do el. podoby, digi foto z předloh, úpravy obrazů, foto na dia filmy, zajišťování služeb: spolupráce s tiskárnou, minilaby, grafickými studii,. grafické práce: návrhy a zpracování propagačních a informačních materiálů, předtisková příprava, tisk (letáky, plakáty, ) spolupráce při tvorbě AV pořadů zajišťování a realizace výstav a veletrhů. Zástup: Cinger AVS - Jan Cinger pracuje ve video-audio studiu, cinger@sic.czu.cz, tel Jeho pracovní činnost je následující: tvorba AV pořadů, natáčení, střih, otextovaní, hudba, export videa nahrávání odborných pořadů (z TV) vytváření kopií VHS kazet spolupráce při tvorbě fotografii zajišťování a příprava výstav, výroba posterů, instalace expozice, účast na výstavách, prezentace školy převod analogového AV záznamu na digitální zajišťování venkovního ozvučení, instalace AV zařízení instalace dataprojektoru a následné připojeni k zdroji obrazu (PC, video.) konzultační a poradenská činnost v oblasti AV techniky drobné opravy AV techniky, kontrola instalace, uvádění do chodu nefunkčních AV soustav obsluha techniky na kongresovém sále v budově SIC, obsluha AV techniky zajišťování a koordinace obsluhy kongresového sálu SIC Zástup: Urbanová, Boch Archivní služby Vedením archivu je pověřen PhDr. Zdeněk Břečka, tel Vykonává funkci archiváře školy a vedoucího ústřední spisovny. Přijímá na základě jednotlivých zákonů předpisů (např. 343/1992 Sb., Spisového řádu školy a pokynů MV ČR) spisový, fotografický a trojrozměrný materiál. Zpracovává dodaný materiál třídí ho, pořádá, eviduje, ukládá, ochraňuje a zabezpečuje. Podle skartačního řádu školy vyřazuje spisy ze spisovny, provádí vytřídění archiválií jejich evidenci, kategorizaci a následné uložení do archivu školy. Zařizuje skartaci materiálů. 10

11 Poskytuje spisový a archivní materiál uživatelům (badatelům) k prezenčním výpůjčkám. Věnuje se vlastní badatelské činnosti studuje historii školy a další potřebná témata Zúčastňuje se porad a konferencí, spolupracuje s dalšími institucemi (např. UK Praha, ČVUT atd.). Metodicky vede registratury ČZU (Jednotlivé spisovny ČZU). Vykonává pomocné práce stěhování materiálu, lepení štítků a běžnou administrativní práci. Zástup: není Správa budovy SIC Ing. Jitka Mudruňková je pověřena zajištěním chodu budovy SIC, mudrunkova@sic.czu.cz, tel. 4321: správa budovy - zajištěni a koordinace běžné údržby, oprav, úklidu budovy a jejího okolí, tepelné pohody, protipožární ochrany a jejich následná kontrola, spolupráce s bezpečnostní službou, zabezpečení mimořádných oprav a dovybavení budovy, pronájem budovy SIC - zajištění pronajmu prostor SIC pro školní a mimoškolní akce, příprava a pořádání kongresů, konferenci, skoleni, seminářů, mimořádné výuky, vystav zabezpečení servisních služeb po dobu průběhu akci a dohled nad jejich průběhem, jejich koordinace a s jinými akcemi a činnosti SIC, evidence a statistika využívaní prostor SIC, účtovaní pronájmu klientům, propagace prostoru k pronájmům a nabídka služeb SIC, podávaní informaci o provozu SIC a jeho službách, exkurze po budově, koordinace provozu firem které jsou na SIC v dlouhodobém pronajmu, kontrola provozu jídelních a nápojových automatu,jejich doplňování,čistoty, dodržování domluvených cen, nahlašování poruch, správa systému generálního klice - evidence klíčů, objednávání dalších klíčů a FAB, vydávání uživatelům. Zástup: Petrboková Cenové kalkulace jsou obsahem přílohy č.4. Obrazovou dokumentaci a přehled dostupné techniky je možné zjistit na: Kurzy a poradenství Ing. Věra Petrboková petrbokova@sic.czu.cz, tel zajišťuje a organizuje následující činnosti: Zajišťování nestandardních forem vzdělávání: jazykové kurzy pro zaměstnance a studenty ČZU nad rámec studia (zajišťování zahraničních lektorů spolupráce s AIESEC), spolupráce s fakultami, poskytování služeb zahraničních lektorů (korektury odborných textů) školení středoškolských učitelů, poskytování informací veřejnosti o možnostech studia, technického zázemí univerzity apod., zajišťování prezentací firem potencionálních zaměstnavatelů absolventů. (loni se nekonalo), sledování možnosti získávání grantů a uplatňování návrhů na granty, spolupráce s Národním vzdělávacím fondem a poradenskými centry na ostatních vysokých školách, 11

12 profesní poradenství. Sledování možností zahraničních pobytů studentů, přijímání nabídek zaměstnání pro absolventy ČZU a uveřejňování na Internetu, účast na zajištění provozně-ekonomického chodu útvaru inventury. Zástup: Mudruňková Kartové a reprografické centrum Anna Holečková holečko@sic.czu.cz a Libuše Kalibová kalibova@cis.czu.cz tel Obě pracovnice jsou pověřeny těmito úkoly: a) Při kopírování a ostatních službách kopírují za úplatu studentům, na požadavek katedrám, pro potřeby SIC, za úplatu veřejnosti, vedou pokladní knihu, provádějí vyúčtování a odevzdávají hotovost do pokladny ČZU, laminují dokumenty za úplatu studentům, na požadavek katedrám, pro potřeby SIC a za úplatu veřejnosti, vkládají požadovanou zakázku do kroužkové vazby, zajišťují běžnou údržbu kopírovacích strojů (výměna toneru, čištění strojů), objednávají periodické a mimořádné návštěvy servisní služby, objednávají spotřební materiál pro kopírování, laminování a kroužkovou vazbu. b) Při vystavování ISIC/ITIC a ČZU zaměstnaneckých karet vyhotoví digitální fotografii zájemci o kartu, uloží ji do databáze, vytisknou přihlášku, vytisknou kartu a uloží data do databáze, prodlužují platnost ISIC a ITIC validační známkou, evidují a kontrolují doklady o zaplacení, v případě bankovních převodů, ověřují zaplacení ve finanční účtárně, vyřizují ztráty a poškození karet, spolupracují s katedrami při vystavování a validaci ITIC karet, objednávají karty a ostatní spotřební materiál potřebný pro výrobu karet. Zástup: vzájemně Správa informačního panelu Petr Cihelka, cihelka@uvt.czu.cz, tel je pověřen následujícími úkoly: Ve spolupráci s tiskovou mluvčí, sekretariáty vedení univerzity, foto-video oddělením a případně děkanáty fakult umisťovat na informační televizní panel v přízemí rektorátu údaje a informace týkající se aktuálního dění na univerzitě. Zástup: není Návrhy na zlepšení: využít stávající informační panel na PEF, dobudovat panely na ostatních fakultách a integrovat vzniklý panelový informační systém pod jednotnou celouniverzitní správu. Zlepšit a zvýšit tok informací mezi informátory a informovanými více zapojit jednotlivé fakulty. Zlepšit personální zabezpečení (zdvojit funkci správce www sítě univerzity a správce panelu na dva plné pracovní úvazky). 12

13 TABULKA Č. 4: PERSONÁLNÍ SLOŽENÍ ODBORU INFORMAČNÍCH A PROPAGAČNÍCH SLUŽEB Agenda Osoba úvazek Foto, grafika M. Urbanová 1 Audio- Video J. Cinger 1 Archivní služby Z. Břečka 1 Správa budovy J. Mudruňková 1 Kurzy a poradenství V. Petrboková 1 Kartové a reprografické centrum A. Holečková L. Kalibová 1 1 Informační panel P.Cihelka 1 (pro IPS cca 0,3) CELKEM: 7,3 Návrhy na zlepšení OKS a IPS V současné době je ediční činnost značně atomizována. Vydávání skript nepodléhá vždy schválení edičních komisí. Při žádostech řady organizací i jednotlivců mimo půdu univerzity vzniká problém se zajištěním řady publikací, protože často není zřejmé kdo skripta vydal. Navrhujeme sjednocení jednotlivých edičních subjektů pod hlavičkou univerzity. Výrazným způsobem by se tak zlepšila dostupnost publikací vydaných na univerzitě i servis pro partnerské organizace. V oblasti vykazování publikační činnosti se nám jeví jako účelný užší kontakt mezi pracovníky zajišťujícími tuto agendu a příslušným prorektorem resp. proděkany. V oblasti propagace univerzity na veřejnosti zejména specializovaný veletrh o školství Gaudeamus, se nám jeví účelné vyslání pracovníků studijních oddělení na zmiňovanou akci. Tito pracovníci jsou schopni lépe podat kvalifikované odpovědi na dotazy potenciálních uchazečů o studium na naší univerzitě. Dále by bylo účelné využít možnosti cílené přednášky funkcionářem univerzity na tomto veletrhu. 13

14 OIKT Vedením odboru IKT je v současnosti dočasně pověřen Ing. Ondřej Hradecký. Jeho hlavním úkolem je koordinace a progresivní vývoj informačních technologií na univerzitě. OIKT zajišťuje správu a rozvoj páteřní sítě ČZU, správu centralizovaných informačních služeb a databází, uživatelskou podporu pro rektorátní útvary. Vzhledem k integraci jednotlivých činností a personálnímu složení nelze jednoznačně oddělit pracovní chod oddělení systémového oddělení a oddělení databází. Vedením systémového oddělení je pověřen RNDr. Stanislav Jelen, vedením oddělení databází Ing. Libor Vejpustek. Tabulka č.5 uvádí stávající personální složení odboru IKT. Dále jsou uvedeny činnosti obou oddělení: TABULKA Č. 5: PERSONÁLNÍ SLOŽENÍ ODBORU INFORMAČNÍCH A KOMUNIKAČNÍCH TECHNOLOGIÍ Osoba Základní pracovní náplň úvazek Ing. Ondřej Hradecký Vedoucí IKT 1 RNDr. Stanislav Jelen Vedoucí odd. systémového vývoje 1 Ing. Libor Vejpustek Vedoucí oddělení databází 1 Alexandr Krátký Vedoucí PC laboratoří JIH 1 Marian Bartl Páteřní síť 1 Petr Cihelka Web, webdesign 1(pro OIKT cca0,7) Ing. Jana Horáčková EIS Magion 1 Alena Kuklová Erudic-studium 1 Marcela Zimmerová Magion-Mzdy 1 Vojtěch Ščurka HW, kabelové rozvody 0,71 Ing. Petr Malecha Implementace IS univerzity 0,5 Ing. Bohuslav Peterka Sítě koleje 0,5 Petr Šplíchal Sítě koleje 0,5 Jan Tomeš Sítě koleje 0,5 Pavel Krejčík PC laboratoře JIH 0,5 Radek Liška PC laboratoře JIH 0,5 Tomáš Padevět PC laboratoře JIH 0,5 Tomáš Hedvičák PC laboratoře JIH 0,5 Jiří Kříž Úklid laboratoře JIH 0,28 Jana Zimmerová Úklid IKT (budova BCD) 0,53 CELKEM: 14,2 Správa sítě: nastavení a správa vstupního firewallu ČZU (Jelen, Vejpustek, Bartl) nastavení a kontrola centrálního routeru (Jelen, Bartl) údržba a provoz sítě rektorátu (Jelen, Peterka, Tomeš, Bartl, Cihelka, Malecha 14

15 koordinace rozčlenění adresového prostoru sítí IP a IPX (Jelen, Bartl) detekce a zásahy proti průnikům (Bartl, Jelen, Vejpustek) návrhy a konfigurace nových kabelových tras (Jelen) instalace a softwarová podpora bezdrátových sítí (WiFi) v areálu ČZU (Bartl, Peterka, Jelen) vytvoření software pro správu a správa sítí na studentských kolejích (včetně konfigurace lokálních routerů a uživatelské podpory při připojování studentů) (Bartl, Cihelka, Peterka, ) komunikace s externími dodavateli při zásazích ovlivňujících chod páteřní sítě a řešení případných problémů (například instalace nových síťových zařízení jako jsou webové kamery nebo IP telefonie) (Jelen, Bartl) Správa Novell pro rektorát (Jelen, Bartl) Správa centralizovaných služeb a databází: správa služeb DNS (Jelen, Vejpustek) distribuce elektronické pošty (včetně antivirové kontroly a antispamového filtru) (Vejpustek, Jelen, Bartl) návrh a provozování centrálního webového serveru (Cihelka) Provoz centrálních databázových serverů (Vejpustek) Provoz aplikačních serverů (Vejpustek) Studijní evidence (Kuklová, Vejpustek) Magion mzdy (Zimmerová, Vejpustek) Magion účetnictví (Horáčková, Vejpustek) Telefonní seznam (Vejpustek) Citrix (vzdálený přístup) (Vejpustek, Jelen) Vyhledávání zavirovaných počítačů a řešení se správci fakult (Vejpustek) Komunikace s uživateli a autory programů (MAGION, ERUDIO) Programování Monitorování provozu serverů a aplikací Uživatelská podpora pro rektorátní útvary posudky k odpisům (Jelen) instalace centralizovaných aplikací instalace antivirů detekce a odstraňování závad pomoc při problémech konzultace S výjimkou prvého bodu zajišťují uživatelskou podporu všichni dostupní pracovníci IKT. 15

16 Laboratoř JIH Pod vedením pana Alexandra Krátkého zajišťuje dozor ve studovnách skupina správců s následujícími činnostmi: správa 2 laboratoří s 50-ti počítači, dozor nad svěřenou technikou, technická pomoc studentům, tisky diplomových prací, vývoj přístupového systému. Dále následuje detailnější popis rozhodujících činností, které zajišťuje OIKT (studium, účetnictví a mzdy): STUDIUM Největší část pracovní náplně zabere uživatelská podpora: pro Správce studia na fakultách, rozvrháře, studijní oddělení to jsou programy: Student, Uchazeč, Parametry, Správce, Tajemník, Metro, pro katedry webové aplikace: Vypisování termínů, Zadávání výsledků zkoušek, Rozvrh, Předměty, ROKL (zápis do pro studenty webové aplikace: Přihlašování na rozvrh, Zápis volitelných předmětů, Výsledky zkoušek, rozvrh rozvrhu), Další část pracovní náplně tvoří komunikace mezi koncovými uživateli a dodavatelskou firmou Erudio - zadání požadavků uživatelů, otestování, popřípadě doladění dodaných aplikací, následný UpGrade a proškolení koncových uživatelů Je třeba udržovat číselníky a nastavovat parametry Studia: Jedná se o číselníky: Číselník učitelů, Budov, Místností, Kateder, Druhů studia, Forem studia, Studijních oborů a další Nastavování parametrů: - úprava parametrů oborů (to znamená sladění kombinací oborů a druhů a forem studia, které se v daném roce budou používat ve Studentovi a v Uchazeči) - různé nastavování pro aktuální školní rok např: - data začátků a konců semestrů - kam zapisovat nové zkoušky (do kterého období) - za jaké období mají katedry vyplňovat výsledky - nastavení práv tajemníkům pro tvorbu rozvrhu. To znamená různé kombinace možnosti čtení a opravování předmětů a rozvrhových lístků např. Vrchní rozvrhář, Studijní oddělení, Tajemník Na podzim se provede převod přijatých a zapsaných uchazečů do Studenta, příprava studentů k postupu do nového školního roku, postup studentů do nového školního roku Další činností je tvorba různých interních výkazů, statistik, sestav, tabulek - na vyžádání (vedoucích pracovníků, kateder či studijních oddělení) Vytváření nových uživatelů, správa uživatelských kont, nastavování přístupových práv a hesel - pro uživatele aplikací Student, Uchazeč, Parametry, Správce, Tajemník, Metro, - pro uživatele webových aplikací (katedry, studenti). 16

17 Dvakrát ročně probíhá zápis do rozvrhu - nejprve příprava s rozvrháři, katedrami a stud. odd. - vypsaní paralelek, kontrola a doplnění vyučujících, učeben, kontrola stud. stavu studentů, - samotný zápis studentů do rozvrhu přes web, - odpovídání dotazů studentů a řešení problémů. V dubnu zápis volitelných předmětů pro příští šk. rok - příprava se stud. odd., - samotný zápis volitelných předmětů přes web. Tvorba a odesílání výkazů (SIMS, ÚIV, pojišťovna) Do 15.1., 15.4., a se odesílá do SIMS (Sdružené informace matrik studentů) hlášení o stavu studia studentů zápis do studijního programu, ukončení studia, změna stavu studia (přerušení, ukončení přerušení, opakování, rozložený ročník atd.), změna studijního oboru či studijního programu Stav studia u studenta v naší databázi a databázi SIMS se musí shodovat: po testovacím odeslání údajů jsou ze serveru SIMS staženy tři soubory s chybovými hlášeními a pak ve spolupráci se studijními odděleními fakult zjišťovány a řešeny případné neshody. (To znamená nejdřív identifikovat kde je chyba, určit jaký je správný stav studia a následně chybu buď v naší studijní evidenci nebo v matrice opravit.) V dubnu, do 15.4., se odesílá do ÚIV (ústav pro informace ve vzdělávání) soubor s údaji o uchazečích o studium na naší škole. V listopadu, do , se odesílá druhý soubor, který obsahuje navíc data o výsledcích přijímacích zkoušek, o přijatých studentech a studentech zapsaných ke studiu. Každý měsíc jsou, ve spolupráci s OIKT odesílány z rektorátu do pojišťovny seznamy studentu přihlašujících se (např. nástup po přerušení) a odhlašujících se (ukončení studia, přerušení). Ostatní dle potřeby ÚČETNICTVÍ Program EIS Magion Jedná se o program Ekonomický informační systém od firmy Magion system, a.s., (EIS Magion). V tomto programu je zpracováváno a vedeno účetnictví školy. Práce databázového oddělení IKT, dále jen Oddělení, vzhledem k tomuto programu spočívá v těchto oblastech: Zajištění provozu databázového serveru a dostupnost dat obsažených v databázi pro všechny uživatele programu Administrace databázového serveru je plně pod patronací a správou Oddělení, tj. oddělení navrhuje, případně upravuje rozvržení diskového prostoru serveru, provádí instalace a upgrady potřebného software a zajišťuje spolehlivý provoz serveru včetně jeho zapojení do sítě školy. 17

18 Pro firmu Magion system, a.s. a pro školní podniky Oddělení vytvořilo a udržuje v provozu vzdálené připojení do databáze. Pro ostatní, běžné uživatele je zajištěno spojení pomocí práv a oprávnění systému Novell. Vlastní data jsou ukládána a administrována v databázovém systému Oracle, kde pro potřeby programu EIS Magion jsou provozovány 2 databáze: databáze s názvem MAGION pro běžný, ostrý provoz a dále databáze s názvem MAGICV, která slouží ke zkušebním účelům pro běžné uživatele programu EIS Magion. Oddělení zajišťuje přenesení dat z ostré databáze do cvičné databáze, které se děje kopírováním dat každý den kolem 04:00 hodin. Instalace programu EIS Magion a zajištění komunikace koncových uživatelů s databázovým serverem Pro spuštění programu EIS Magion na koncových, klientských stanicích je nutné instalovat aplikaci Oracle Client (zajišťuje komunikaci s databázi Oracle) a klientskou část programu EIS Magion, dále nastavit určité hodnoty do proměnné PATH operačního systému Windows, vložit potřebné hodnoty do Registru OS Windows a založit adresář s určenou strukturou na disku C:\ skupině všech těchto operací říkejme klientský instalační balík pro EIS Magion. Oddělení zajišťuje instalaci tohoto balíku pro Rektorátní útvary, KTV, Unico-Agric, Ústav oceňování a Odborový svaz. Na ostatních fakultách provádí instalaci příslušní správci sítě, jak je s nimi dohodnuto. Jak již z textu výše vyplývá, bude existovat nejen klientská část programu EIS Magion, ale i serverová část. Ta je umístěna na Novellovském serveru Rektorat, kde je v rámci sítě Novell přístupná všem klientským částem programu. Proto je nutné, jako druhá podmínka vedle instalace klientského balíku, nastavit přístup na server Rektorat všem potřebným Novellovským uživatelům. Neboli jinak řečeno, každý, kdo chce používat program EIS Magion, musí mít na svém počítači nainstalován klientský instalační balík a musí být přihlášen do sítě školy pod Novellovským uživatelem s nastavenými právy přístupu na server Rektorat. Nastavení práva přístupu správných Novellovských uživatelů k serveru Rektorat zajišťují opět na fakultách jejich správci, u zbylé uživatelů zajišťuje Oddělení. Správa uživatelů v programu EIS Magion Úkolem Oddělení je zakládání, úpravy a rušení uživatelských přístupů do programu. Pro přístupy jsou stanovena pravidla, uvedená např. ve směrnici kvestora č.10, kterou se řídí uživatelé při žádostech o zřízení či změny přístupových práv. Přístupová práva jsou zakládána/měněna na základě písemných žádostí, anebo u řešitelů grantů na základě změn v číselníku zakázek programu EIS Magion. Po vytvoření či změně přístupu Oddělení informuje příslušné uživatele o dané skutečnosti a pokud se jedná o přístup nově založený, informuje příslušné správce sítě, aby se mohla provést instalace klientského balíku a nastavení Novellovských práv. Oddělení rozhoduje o systému přístupových práv, o hierarchii a navržení struktury a uspořádání uživatelských rolí, aby bylo zajištěno co nejoptimálnější řešení, přičemž prvotní nastavení bylo konzultováno s firmou Magion system, a.s. Správa sestav v programu EIS Magion V programu existují 3 typy sestav, co se možnosti jejich správy týká, a to: 18

19 1. sestavy napevno nadefinované autory programu - tyto sestavy nelze obsahově měnit definicí, lze určovat pouze uživatele, kteří mají takovou sestavu k dispozici 2. sestavy šablonové - jsou to sestavy, které mají napevno nadefinovanou oblast/modul, ze které/ho se může sestava skládat (např. půjde o šablonu pro sestavy nad modulem zakázek vůči firmám) - Oddělení určuje u těchto sestav jejich konečnou podobu, tj. uspořádání sestavy, pořadí sloupců, typy výpočtů, typy řazení a součtování, název sestavy a konečně její přiřazení uživatelům 3. sestavy z Generátoru účetních a rozpočtových sestav - sestavy vznikající na základě seskupování syntetických a analytických účtů do logických celků dle činností, zakázek a případně i jiných zvyklostí - Oddělení definuje jednotlivé řádky a sloupce pomocí SÚ, AÚ a vzorců a přiřazuje vzniklé sestavy uživatelům Tvorba sestav typu 2 a 3 je vždy konzultována s Hlavní účtárnou, aby byla zajištěna formální a účetní správnost a logičnost sestavy. Obvyklé jsou též konzultace nad sestavami všech typů s pracovníky a odděleními, pro které jsou sestavy zamýšleny, a následně je prováděna korekce sestavy, nastane-li taková potřeba. Úpravy sestav typu 1 jsou plně v kompetenci firmy Magion system, a.s. Konzultace a uživatelská podpora Oddělení zajišťuje telefonickou i osobní konzultaci pro všechny uživatele programu. Mezi nejčastější problémy uživatelů patří: - Problém se správným zadáním podmínek při generování sestav - Problém volby parametrů vyhledávání v modulech dokladových - Správná kombinace parametrů vyhledávání v modulu Majetek - Postup přemísťování majetku - Nefunkčnost některého z modulů - Nesprávné grafické zobrazení programu a s tím spojený problém s ovládáním programu - Nemožnost připojit se do sítě školy a s tím spojený problém Nelze spustit program - Zapomenutí hesla či loginu do programu Problémy, které nelze vyřešit zde v rámci školy, jsou předávány přímo firmě Magion system, a.s. kdy Oddělení většinou vystupuje v roli prostředníka mezi firmou a uživatelem se vzniklým problémem. Výjimkou jsou některé specifické problémy v oblasti účetnictví či majetku, kdy s firmou konzultuje přímo příslušná pracovnice Hlavní účtárny. Školení uživatelů Oddělení pořádá školení pro uživatele programu a to v rozsahu dle svého uvážení a aktuálních potřeb uživatelů. Větsinou se jedná o seznámení uživatelů s programem EIS Magion, aby byl uživatel schopen plně využívat všech možností a zdrojů programu. Dalším obyklým tématem je proškolení na modul Majetek, kdy cílem je naučit uživatele sledovat majetek jejich katedry, provádět kontrolu před majetkovou inventurou, získávat potřebné informace k řádnému provedení inventury a též naučit uživatele měnit umístění majetku. Pro školení pořádaná přímo firmou Magion system, a.s. zajišťuje Oddělení technické zázemí a prostory. 19

20 Účetní závěrka Na konci roku má škola jako právnická osoba povinnost odevzdávat své výkazy z účetní závěrky na MÚZO PRAHA S.R.O. (Mechanizační ústředna zahraničního obchodu). Za tím účelem je na škole provozována aplikace PC výkaznictví JASU, do kterého se nahrávají data účetních výkazů, jejichž zdrojem je program EIS Magion. Firma Magion system, a.s. zajišťuje kompatibilní výstupní formát dat pro danou aplikaci a Oddělení zajišťuje sehrání dat mezi těmito dvěma programy. Sehrání se obvykle provádí 2x ročně, přičemž se z aplikace JASU odesílají výsledná data firmě MÚZO PRAHA S.R.O. ke zpracování. Důležitou součástí tohoto procesu je spojení závěrkových výkazů všech součástí školy do jednoho subjektu, tj. součástí Škola, KaM (Koleje a Menza), ŠLP (Školní lesní podnik v Kostelci nad Černými lesy) a ŠZP (Školní zemědělský podnik v Lánech). Vlastní propojení a sečtení všech dat je prováděno přímo v aplikaci JASU. V rámci účetní závěrky je též generována a spojena Obratová předvaha všech součástí do jednoho výkazu, který je následně zpracováván a posuzován jednak auditory školy, firmou Auditorská a daňová kancelář ing. Ambrož spol. s, s.r.o. (Adka), a jednak společně se závěrkovými výkazy je podkladem pro Závěrečnou zprávu vypracovávanou oddělením PaR (Oddělení plánu a rozpočtu). MZDY Přehled souborů a hlášení, která se posílají mimo ČZU - měsíčně Při mzdové uzávěrce se vytvářejí soubory, potřebné pro vyplacení mezd ve stanoveném výplatním termínu. Většina zaměstnanců má své bankovní účty, takže se musí ve stanoveném časovém limitu poslat do příslušné banky finanční hotovost a rozpis účtů, podle kterých banka tyto částky poukazuje na příslušná konta. Převod plateb a odvodů do KB - Profibanka-internet Vzhledem k tomu, že ČZU má svůj účet u Komerční banky, je nutné sumy poukazovat z této banky a to se děje přes profibanku KB. Jednou měsíčně ve stanoveném časovém limitu (tj. cca 4 pracovní dny před výplatním termínem ) je nutno soubor převést programem KB, který je přístupný v odd. plánu a rozpočtu. Program provede formální kontrolu správnosti všech účtů, které soubor obsahuje a po kontrole výsledné sumy je možno soubor odeslat ke zpracování. Tento soubor obsahuje veškeré finanční odvody pro Správu sociálního zabezpečení, Zdravotní pojišťovny, různé penzijní fondy a platbu na účty zaměstnanců, kteří mají jinou banku než Českou spořitelnu. Také se zde převádí finanční prostředky pro platby poštovními poukázkami. Převádí se zde také suma finančních prostředků pro Českou spořitelnu, kde má většina zaměstnanců své sporožirové účty. Platby ČSSP - disketa průvodka Do pobočky České spořitelny na Praze 6 se musí dodat soubor jednotlivých účtů zaměstnanců s uvedenými částkami, aby mohly být finanční prostředky, převedené sumárně z KB na účet ČSSP, poukázány na příslušné účty. Při předání diskety pracovnice přepážky musí data nahrát a porovnat s přiloženou průvodkou a potvrdit příjem a správnost souboru. Platba Pošta - disketa průvodka Na hlavní poštu na Praze 6 je nutno také dodat na disketě soubor, který obsahuje údaje, které jsou potřebné k vytištění poštovních poukázek B. Vzhledem k nutnosti utajení osobních dat, je nutno tento soubor dodávat zašifrovaný. Pro potřebu šifrování jsme obdrželi na základě certifikátu program a dva tajné klíče. Tímto programem musíme data, získaná ze mzdového souboru 20

21 zpracovat. Tento soubor se předá na hlavní poště, kde potvrdí předání a správnost dle přiložené průvodky. Pražská správa sociálního zabezpečení - přehled Každý měsíc při mzdové uzávěrce se tiskne hlášení pro PSSZ, kde jsou rozepsány položky, z kterých se skládá suma, poukázána přes KB na účet PSSZ. Zdravotní pojišťovny přehled Každý měsíc jednotlivé zdravotní pojišťovny obdrží přehled o počtu pojištěnců a sumě, která byla převedena na jejich účty z KB. Osobní oddělení ještě provádí každý měsíc změnové hlášení. Tzn. jmenovitě uvádí odhlášení nebo přihlášení ze zdravotního pojištění. MPSV ISPV - čtvrtletně Ministerstvo práce a sociálních věcí každé čtvrtletí žádá o předání dat do Informačního systému o průměrném výdělku (ISPV). Vytváření tohoto souboru se provádí ve mzdovém souboru a vždy kumulovaně od počátku roku. Získaná data se zpracovávají programem, který je přístupný přes internet. Tento program zkontroluje formální správnost dat, případné chyby se opraví a data se pošlou elektronickou poštou na příslušnou adresu. Ještě se posílají další hlášení, která mají ve své kompetenci Ing. Kreslová vedoucí mzdové účtárny a pí. Formánková - vedoucí osobního oddělení. Zde probíhá spolupráce mezi zmíněnými pracovišti a OIKT. Návrh na zlepšení práce OIKT V současné době sídlí OKIT z velké části v prostorách koleje C. Toto umístění má historické důvody: prostory byly přiděleny pro pracovníky, kteří se nevešli do původních prostor v přízemí PEF. Po zrušení sálového počítače a přeměny přízemí PEF na učebny pak zůstaly jako jediné sídlo tohoto útvaru. Místo se jeví nevýhodné ze dvou důvodů: Podstatnou část činnosti tvoří podpora rektorátních pracovišť a vzdálenost několika set metrů ztěžuje a zpomaluje servisní zásahy i transport techniky. Stejně tak je i pomalejší fyzická správa některých centrálních zařízení, umístěných v budově rektorátu. Po sloučení se SIC je také složitější fyzické řízení útvarů, umístěných téměř půl kilometru od sebe. Na druhou stranu má místo i své výhody: fyzické oddělení některých částí počítačové infrastruktury zvyšuje bezpečnost proti poškození dat, je jednodušší provádět správu kolejních sítí. Navrhujeme proto následující řešení: Po dostavění nové budovy PEF a provedení nové dislokace pracovišť, přesunout většinu ÚVT do uvolněných prostor v budově rektorátu. V koleji C ponechat pro potřeby IKT jednu místnost se servery a rozvody a jednu místnost pro správce kolejních sítí. Navrhované řešení umožní ponechat stávající výhody a eliminovat nevýhody stávajícího umístění. 21

22 PŘÍLOHA Č. 1:ORGANIZAČNÍ SCHÉMA SIC Studijní a informační centrum ODBOR KNIHOVNICKÝCH SLUŽEB Ředitel Novák ODBOR INFORMAČNÍCH A PROPAGAČNÍCH SLUŽEB Sekretariát Schlaichertová-SIC Doláková OIKT ODBOR INFORMAČNÍCH A KOMUNIKAČNÍCH TECHNOLOGIÍ Hradecký Základní knihovna Racková Sekundární informace a rozvoj Kohoutová/0,5 Oddělení systémového vývoje Jelen PC Laboratoř Jih Krátký Databázové odd. Vejpustek Akvizice Čedíková Katalogizace Batelková Výpůjč. prot. Zubaničová,Musilová Meziknih. výpůjč. Služba Zubaničová Odd. časopisů Ghýmešová Elektronické inf. Zdroje Boldiš/0,5 Rešeršní služby Hynková Informační výchova Landová/0,5 Agenda ISBN/ISSN Filková Rozvoj inf. technologií a služeb, HW Boch WEB Cihelka,Boldiš/0,5 Informační panel Cihelka Výstavy, Cinger,Urbanová Fotodokumentace, Grafické práce Urbanová Propag. materiály Urbanová Kart. centrum Holečková, Kalibová Kopír. Služby Holečková, Kalibová Správa SIC+ KS Mudruňková, Cinger Pát. síť Bartl Síť rektorát Malecha/0,5 Sítě koleje Peterka/0,5 Šplíchal/0,4 Tomeš/0,3 PC učebny SIC Boch HW,kabelové Rozvody Ščurka/0,71 Dozor Krejčík/0,5 Liška/0,5 Padevět/0,5 Hedvičák/0,5 Úklid PC laboratoř JIH Kříž/0,28 DatabázeMagion Horáčková Studijní inf. systém Kuklová OBD,VVČ Kohoutová/0,5 Vdovcová/0,9 Knihovnický SW Budínský,Boldiš/0,5 EIS,mzdy Zimmerová M. Archiv Břečka Kurzy, poradenství Petrboková Úklid OIKT Zimmerová J./0,53 22

23 PŘÍLOHA Č. 2: Úryvek ze Zákona 257/2001 Sb. (Knihovní zákon): 4 Veřejné knihovnické a informační služby (1) Veřejné knihovnické a informační služby spočívají ve a. zpřístupňování knihovních dokumentů z knihovního fondu knihovny nebo prostřednictvím meziknihovních služeb z knihovního fondu jiné knihovny, b. poskytování ústních bibliografických, referenčních a faktografických informací a rešerší, c. zprostředkování informací z vnějších informačních zdrojů, zejména informací ze státní správy a samosprávy, d. umožnění přístupu k vnějším informačním zdrojům, ke kterým má knihovna bezplatný přístup, pomocí telekomunikačního zařízení. (2) Veřejné knihovnické a informační služby, uvedené v odstavci 1, je provozovatel knihovny povinen poskytovat bezplatně, s výjimkou a. zpřístupňování knihovních dokumentů z knihovního fondu knihovny, které mají povahu rozmnoženin zvukového či zvukově obrazového záznamu, b. zpřístupňování knihovních dokumentů z knihovních fondů jiných knihoven zprostředkováním jejich rozmnoženin v rámci meziknihovních reprografických služeb, c. zpřístupňování knihovních dokumentů z knihovních fondů knihoven v rámci mezinárodních meziknihovních služeb. (3) Provozovatel knihovny může poskytovat další služby spočívající zejména v a. umožnění přístupu k placeným vnějším informačním zdrojům pomocí telekomunikačního zařízení) b. kulturní, výchovné a vzdělávací činnosti, c. vydávání tematických publikací, d. poskytování reprografických služeb, e. poskytování písemných bibliografických, referenčních a faktografických informací a rešerší. (3) Provozovatel knihovny je oprávněn požadovat za poskytování knihovnických a informačních služeb, uvedených v odstavci 2 písm. a) až c), a dalších služeb úhradu skutečně vynaložených nákladů. (4) Provozovatel knihovny je oprávněn požadovat úhradu nákladů vynaložených na administrativní úkony spojené s evidencí uživatelů knihovny. (5) Provozovatel knihovny je povinen zajistit rovný přístup všem k veřejným knihovnickým a informačním službám a dalším službám poskytovaným knihovnou. (6) Provozovatel knihovny vydá knihovní řád, v němž stanoví podrobnosti poskytování knihovnických a informačních služeb. 23