Příloha č. 1 Spisového a skartačního řádu ze dne Spisový a skartační plán

Transkript

1 1. Organizace a řízení Příloha č. 1 Spisového a skartačního řádu ze dne Spisový a skartační plán Zřizovací listiny, statuty A 10 * 1.2 Vnitřní organizační směrnice (např. organizační řád, spisový a skartační řád, školní řád apod.) A 5 * 1.3 Zápisy do obchodního rejstříku A 10 * 1.4 Rozhodnutí o zařazení do rejstříku škol A 10 * 1.5 Seznamy zaměstnanců A a Plány práce roční a delší A b Plány práce s kratší než roční periodicitou S 5 1.7a Výkazy o škole roční a delší A b Výkazy o škole s kratší než roční periodicitou S Kolektivní smlouvy A Kronika školy, dokumentace činnosti školy (fotografie,časopis) A Zápisy z porad V Pojištění organizace, pojištění žáků S 5 * 1.12 Pověření, hmotná zodpovědnost (pokud není součástí osobního spisu) S 5 * 1.13 Kontroly nadřízených orgánů V Korespondence běžná došlá i odeslaná V Stížnosti V Bezpečnost práce a požární ochrana S Evidence úrazů A a Záznamy o úraze těžké a smrtelné A b Záznamy o úraze ostatní S Zprávy z technických kontrol a revizí S Dotazníky pro potřebu školy S a Rodiče a přátelé školy plány, zápisy V b Rodiče a přátelé školy ostatní S Výroční zprávy A Organizační řád A Pokyny a další řídící akty ředitele školy A Smlouvy A Knihy došlé a odeslané pošty S Jednací protokol A Skartační řízení - zápisy a protokoly A Přírůstková kniha archivu A Evidence výpůjček z archivu S 10 * po ztrátě platnosti

2 2. Výchovně vzdělávací proces 2.1 Pedagogické rady plány, zápisy V Katalogový list studenta A Seznamy studentů A Třídní knihy S Třídní výkazy A Záznamy o práci v nepovinném předmětu, zájmovém útvaru S Evidence odborného výcviku, deník OV, deník vých. skupiny S Přihláška ke studiu na střední škole S Protokol o přijímacím řízení S Písemná maturitní zkouška V Praktická maturitní zkouška V Protokol o maturitní zkoušce A Protokol o závěrečné zkoušce A Protokol o komisionální zkoušce S Integrace postižených žáků S Hodnocení školy A Inspekční zprávy A Hospitace S Školy v přírodě, zájezdy (organizační záležitosti) S Rozvrhy hodin S Vysvědčení a osvědčení S 3 * 2.22 Rozhodnutí o odkladu školní docházky A Ostatní správní rozhodnutí ředitele školy A Učební osnovy školy, tématické plány A Učební plán školy A Osobní spisy ubytovaného žáka S Docházka internát S Deník výchovné skupiny A Postupové zkoušky S 5 * týká se pouze nevyzvednutých vyplněných tiskopisů

3 3. Hospodářské záležitosti 3.1 Archivní knihy A 20 * 3.2a Inventarizace zápisy, sumáře A b Inventarizace ostatní (inventurní soupisy apod.) S Majetkoprávní smlouvy (hospodářské, nájemní, darovací, kupní) V Podací deník A 5 * 3.5a Rozpočty roční (návrh, uzávěrka, investice, dotace) A b Rozpočty ostatní (krátkodobé rozpočty, přehledy čerpání apod.) S Evidence klíčů S Evidence razítek A DHM a DNM mimo nemovitostí evidence, karty, vyřazení S DHM, DNM, zásoby evidence, karty, vyřazení, skladové karty S Odpisový plán A Nemovitosti A 5 * po uzavření

4 4. Mzdové a personální záležitosti 4.1 Osobní spisy zaměstnanců (pracovní smlouvy, platové výměry, náplně práce) V Docházka zaměstnanců S Mzdové listy S Ostatní mzdové doklady, včetně odměňování S Výplatní listiny, lístky S Mzdová rekapitulace S Fond kulturních a sociálních potřeb S Nemocenské, sociální pojištění S Zdravotní pojištění S Smlouvy o dílo V Dohody o provedení práce, o pracovní činnosti (pokud není součástí osobního spisu) S Potvrzení příjmů S Evidenční list důchodového zabezpečení S Předstihové a důchodové řízení S Prohlášení k dani z příjmu ze závislé činnosti S 10

5 5. Účetní doklady 5.1a Účetní knihy hlavní - roční A b Účetní knihy ostatní - měsíční S Knihy došlých faktur S Opisy faktur, vyúčtování faktur S Objednávky S Pokladní knihy S Všeobecné účetní doklady S Příjmové a výdajové doklady S Výpisy z bankovních účtů S Stravování jídelní lístky S Stravenky použité S Stravování ostatní S Daňová přiznání S Statistická hlášení měsíční, čtvrtletní, pololetní S Statistická hlášení roční A Směrnice pro oběh účetních dokladů A 5.16 Rozvaha, výsledovka, předvaha měsíční S Rozvaha, výsledovka, předvaha roční A 10

6 VZOR SKARTAČNÍHO NÁVRHU Střední škola, IČ: Státní okresní archiv Náchod Dobenínská Náchod Čj. Vyřizuje/linka Místo a datum Věc: Skartační návrh Na základě zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhlášky č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby a podle spisového a skartačního řádu...(název organizace) předkládáme skartační návrh na vyřazení dokumentů. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty z let... s uplynulými skartačními lhůtami, které nejsou nadále potřebné pro naši činnost. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně...(název organizace, příp. adresa, je-li odlišná od adresy v záhlaví). Přiložený seznam je uspořádán podle ů spisového a skartačního plánu, který je součástí spisového a skartačního řádu. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů. Termín provedení skartačního řízení bude dohodnut podle dispozic obou zúčastněných stran. (ředitelka školy) Počet listů: 1 + počet listů příloh

7 Příloha č. 1 Název původce Dokumenty skupiny A poř. č. název dokumentů časový rozsah skart. a lhůta množství kategorie Dokumenty skupiny V navrhované k přeřazení do A poř. č. název dokumentů časový rozsah skart. a lhůta množství kategorie Poznámka: Druh kategorie vyplňuje archiv.

8 Příloha č. 2 Název původce Dokumenty skupiny S poř. č. název dokumentů časový rozsah skart. a lhůta množství kategorie Dokumenty skupiny V navrhované k přeřazení do S poř. č. název dokumentů časový rozsah skart. a lhůta množství kategorie Příloha č. 1 Spisového a skartační ho řádu (Spisový a skartační plán včetně vzoru skartačního návrhu) nabývá účinnosti dnem V Novém Městě nad Metují dne PaedDr. Olga Talášková ředitelka školy