UKÁZKOVÝ SPIS BĚŽNÉHO ROKU

Transkript

1 UKÁZKOVÝ SPIS BĚŽNÉHO ROKU 1. PLÁNOVÁNÍ A POSOUZENÍ RIZIKA str. 3. ŘÍZENÍ ZAKÁZKY str. 100-Plánování a odhad rizika Rozpočet Kontrolní formulář rizika zakázky Zápisy z jednání Riziko zakázky Korespondence Strategie auditu Platební sumarizace Stanovení podmínek zakázky Personální informace Smlouva o provedení auditu Přehled termínů Jednání s klientem o auditu Komunikace s klientem Kontrolní seznam porozumění činnosti klienta Vnitřní kontrola TESTY SPOLEHLIVOSTI KONTROL 150-Kontrolní formulář porozumění účetnímu systému a-Detail přehled apl.syst: Prodej/Pohledávky/Platby Přehled výsledků testů kontrol b-Detail přehled apl.syst: Nákupy/Závazky/Platby Obecné počítačové kontroly c-Detail přehled apl.syst: Mzdy Kontroly testované v běžném roce d-Detail přehled apl.syst: Hlavní kniha Kontroly v rámci rotačního plánu Spoléhání na vnitřní kontroly Program předběžných analytických postupů Předběžné analytické postupy Plánovací hladina významnosti Shrnutí plánu auditu Kontrolní formulář odh. rizika - krát. fin. majetek Kontrolní formulář odh. rizika - dl. hm. majetek ZÁVĚRY AUDITU str. 5. TESTY VĚCNÉ SPRÁVNOSTI str. 230-Výkazy 46 Výkaz zisku a ztráty 231-Závěrečný kontrolní formulář 49 AA-Výnosy Program posouzení účetní závěrky 51 BB-Náklady Shrnutí závěrů auditu 53 Rozvaha aktiva 234-Soupis vyhodnocení nesprávností 57 A-Dlouhodobý nehmotný majetek Dopis vedení společnosti 58 B-Dlouhodobý hmotný majetek Kontrolní formulář posouzení následných událostí 60 C-Dlouhodobý finanční majetek Posouzení nepřetržitého trvání účetní jednotky 62 D-Zásoby Konfirmace od právníků 63 E-Pohledávky Závěrečný posudek a vyjádření auditora 65 F-Krátkodobý finanční majetek Prohlášení vedení k auditu 66 G-Časové rozlišení v aktivech Prověření zprávy o vztazích 68 Rozvaha pasiva 242-Ověření výroční zprávy 71 H-Vlastní kapitál Kontrolní formulář pro přílohu 72 I-Závazky Prověrka kvality 76 J-Daň z příjmů a ostatní daně Výrok bez výhrad 77 K-Bankovní úvěry a výpomoci Obratová předvaha 78 L-Časové rozlišení v pasivech Opravy a přeúčtování 81 M-Rezervy 131 Poznámka --- daná položka je obvykle součástí spisu auditora, ale její ukázka zde není obsažena

2 Připravil Datum 4/2005 Revidoval JAS Datum 5/ PLÁNOVÁNÍ A ODHAD RIZIKA Klient ABC s.r.o. Datum účetní závěrky INSTRUKCE V tomto programu jsou popsány auditorské postupy vztahující se k úvodním činnostem před zahájením auditu a předběžnému naplánování auditu. Jejich součástí by měly být pracovní formuláře řady 100, v kterých jsou zachycena zjištěná rizika zakázky, podmínky zakázky, porozumění činnosti klienta, účetní systém a kontrolní prostředí, výsledky předběžných analytických postupů a plánování hladiny významnosti. Tento program by měl přesně vymezit oblasti možných problémů a nastínit náš odhad přirozeného rizika. POSTUP PŘIPRAVIL ODKAZ RIZIKO ZAKÁZKY 1. Určit všechna rizika vztahující se k dané zakázce. Kromě jiného je nutno zvážit důvěryhodnost vedení společnosti, riziko spojené se schopností účetní jednotky pokračovat ve svých aktivitách a možné faktory vedoucí vedení společnosti k nesprávnému vykázání výsledků. Zhodnocení rizika výskytu podvodu včetně rizika obcházení kontrol vedením. Ke zdokumentování odhadu rizika by měl auditor vyplnit kontrolní formulář rizika zakázky. 120, Zdokumentovat závěry jako podklad pro přijetí zakázky. 120, 121 PODMÍNKY ZAKÁZKY 3. Zajistit náležité zdokumentování podmínek zakázky. 130 ČINNOST KLIENTA 4. Obdržet a zdokumentovat (nebo zaktualizovat) klíčové informace relevantní k činnosti klienta. Dokumentace by měla být stručná a měla by obsahovat informace o následujících oblastech: odvětví, regulace a další externí faktory, mimo jiné používané zásady finančního výkaznictví; povaha účetní jednotky; včetně výběru a použití účetních zásad; cíle a strategie a odpovídající obchodní rizika, která mohou vést k významnému zkreslení účetní závěrky; hodnocení a ověření finančních výsledků účetní jednotky; vnitřní kontrola. Ke zdokumentování těchto údajů a identifikovaných rizik by měl být auditorem vyplněn kontrolní formulář porozumění činnosti klienta. 140 ÚČETNÍ SYSTÉM 5. Určit rizika vztahující se k účetnímu systému. Obdržet a zdokumentovat (nebo zaktualizovat) porozumění účetního systému. Dokumentace by měla zahrnovat rozsah klientovy závislosti na výpočetní technice a popis hlavního aplikačního systému. Ke zdokumentování těchto údajů a identifikovaných rizik by auditor měl vyplnit kontrolní formulář porozumění účetnímu systému

3 PŘEDBĚŽNÉ ANALYTICKÉ POSTUPY 6. Obdržet od klienta nejaktuálnější finanční informace (i s využitím hlavní knihy) a: a) Porovnat aktiva, pasiva, výnosy a významné nákladové účty roku běžného a roku předchozího a určit významné změny nebo absenci změn tam, kde byly očekávány, a dále posoudit hlavní finanční poměrové ukazatele a všechny důležité finanční i nefinanční vztahy. b) Prověřit neobvyklé rozdíly. Pokud je nelze uspokojivě vysvětlit, je třeba je označit jako rizika. PLÁNOVÁNÍ HLADINY VÝZNAMNOSTI 7. Určit a zdokumentovat hladinu významnosti. VNITŘNÍ KONTROLA 8. Určit rizika vztahující se k vnitřním kontrolám. Mimo jiné je nutno zvážit přístup vedení společnosti k ochotě přijmout riziko, povinnost vypracovávat věcně správné finanční zprávy a spolehlivý účetní systém a schopnost řídit činnosti podniku. Ke zdokumentování těchto údajů a identifikovaných rizik by auditor měl vyplnit kontrolní formulář vnitřních kontrol. Poznámka: Systém vnitřní kontroly zahrnuje kontrolní prostředí a kontrolní postupy, organizační plán a všechny metody a postupy přijaté vedení účetní jednotky, aby napomáhaly dosažení cíle určeného vedení, tj. zajistit podle možnosti řádné a efektivní řízení podniku, včetně plnění strategie vedení, ochrany majetku, prevence a odhalování podvodů a nesprávností, správnosti a úplnosti účetních záznamů a včasného poskytování spolehlivých účetních informací 9. Zdokumentovat závěry, na základě kterých bude rozhodnuto, zda auditorovo zhodnocení vnitřních kontrol dovoluje použít strategii spoléhání se na vnitřní kontroly v některých nebo ve všech oblastech POSTUP PŘIPRAVIL ODKAZ RIZIKA V ÚČETNÍCH VÝKAZECH A MOŽNÉ NESPRÁVNOSTI 10. Identifikovaná rizika pro určité účty a možné nesprávnosti, jsou jasně vymezena a uvedena níže. 100 viz níže IDENTIFIKOVANÁ RIZIKA Auditor by měl jasně vymezit určená rizika pro možné nesprávnosti vztahující se k určitým účtům. Pro tyto účty by měla být zvážena míra přirozeného rizika jako střední nebo velká v závislosti na důležitosti rizika. Podrobně popsat identifikovaná rizika, účty s možným rizikem, vliv na odhad přirozeného rizika s odkazy na plán auditu tam, kde by odpovědi měly být zdokumentovány. Čís. ZŮSTATKY ÚČTŮ S RIZIKEM PŘIROZENÉ RIZIKO (STŘEDNÍ/VELKÉ) ODKAZ 1) odměny managementu odhadované částky k zaúčtování (úpravy vstupů u zásob, pohledávek) STŘEDNÍ VELKÉ X 120 3

4 2) životní prostředí případné závazky STŘEDNÍ VELKÉ X 120 3) operace s propojenými osobami nákupy dřeva a půjčky STŘEDNÍ VELKÉ X 120,f 4) opravy dlouhodobého majetku realizovatelná hodnota dlouhodobého majetku a rezervy na opravy STŘEDNÍ VELKÉ 150 5) účtování ve správném období a odhady (dohadné položky aktivní i pasivní) všechny účty STŘEDNÍ X VELKÉ 150 6) nárůst pohledávek pohledávky a prodeje STŘEDNÍ X VELKÉ 160 7) nárůst závazků závazky a nákupy STŘEDNÍ X VELKÉ X 160 8) účtování o výnosech prodeje a pohledávky STŘEDNÍ Úvodní činnosti před zahájením auditu a předběžné naplánování auditu byly provedeny podle tohoto programu. Všechna identifikovaná rizika jsou uvedena výše. Podpis JAS - Ing. Jiří Svoboda 4

5 Připravil Datum 4/2005 Revidoval JAS Datum 5/ KONTROLNÍ FORMULÁŘ RIZIKA ZAKÁZKY Klient ABC s.r.o. Datum účetní závěrky PROCEDURA ANO NE N/A ODKAZ IDENTIFIKACE RIZIK X 1. Charakteristika a důvěryhodnost vedení společnosti: 2. Odpovědnost vedení za správné sestavení účetních výkazů X 3. Odpovědnost vedení za vytvoření a udržování X spolehlivého procesu účetnictví a informačního systému 4. Organizační struktura X 5. Struktura vedení a vnitřní kontrolní proces X 6. Metody rozdělení pravomocí a odpovědností 7. Kontrolní proces vrcholového vedení X 8. Vliv počítačového prostředí X 9. Dozorčí a kontrolní orgány společnosti X 10. Podnikatelská rizika X 111 Ekologické závazky 11. Podnikatelské prostředí 12. Tlak na finanční výsledky X 111 Odměny managementu 13. Schopnost účetní jednotky pokračovat ve svých aktivitách X 111 Cash flow 14. Podmínky auditní zakázky X 15. Soulad se standardy auditu X 16. Významné účetní sporné otázky naznačující větší než obvyklé riziko zakázky X 17. Porozumění významným transakcím a obchodním vztahům, zvláště s propojenými osobami 18. Znalost klienta a zkušenosti s ním X 19. Kompetentní auditní tým X 20. Konflikt zájmů auditního týmu X 21. Nezávislost auditora X 22. Faktory naznačující možnost existence podvodu prováděného vedením společnosti X 23. Faktory naznačující možnost existence jiných podvodů X 24. Kontrola existence podvodu prováděná vedením společnosti X POSOUZENÍ RIZIKA U otázek s odpovědí ANO je nutno zvážit možný odhad rizika zakázky: Podrobnější vysvětlení odpovědí ANO je doloženo v odkazech auditorských dokumentů. Dříve zmíněné problémy neovlivňují riziko zakázky, a proto stanovujeme riziko zakázky jako X OBVYKLÉ 111 Nákup investice a půjčky od mateřské společnosti 5

6 Připravil Datum 4/2005 Revidoval JAS Datum 5/ RIZIKO ZAKÁZKY Klient ABC s.r.o. Datum účetní závěrky Problémy v plánovaném cash flow: Během posledních dvou let skončilo hospodaření společnosti s významnou ztrátou, která se promítla v problémech s cash flow a navíc společnost potřebuje investovat do nového dlouhodobého majetku. Tento problém byl diskutován s p. Novotným, finančním ředitelem společnosti. V roce 2004 byla pro investice do dlouhodobého majetku zvýšena půjčka od mateřské společnosti (Novák & Partner). K dalšímu zvýšení půjčky pro investice do dlouhodobého majetku by mělo dojít v roce Výnosy a marže v roce 2004 významně vzrostly a vedení společnosti předpokládá tento trend také v budoucnosti. Navíc půjčka od mateřské společnosti řeší problémy s financováním činnosti a proto jsou potenciální předpoklady společnosti pro pokračování v jejích aktivitách dobré. Manažerské odměny: Odměny managementu jsou vázané na výsledky, kterých společnost dosahuje. Zvláštní pozornost by měla být věnována oblastem, kde management odhaduje částky, které jsou zaúčtovány (např. opravné položky k pochybným pohledávkám). Kontroly životního prostředí: Společnost vlastní pilu v Harrachově, jejíž provoz nepříznivě ovlivňuje zdravotní stav zaměstnanců a je zdrojem hluku a znečištění ovzduší. Navíc jsme byli informováni, že si lidé z městečka začali na různých úřadech stěžovat. Tento problém by měl být dále diskutován, aby se určily případné závazky společnosti, plynoucí z této situace. Transakce s propojenými osobami: Společnost pořídila část lesa od propojené osoby, mateřské společnosti Novák & Partner, a od této společnosti rovněž má půjčku. Měly by být prověřeny cena a podmínky prodeje, zda se jedná o cenu a podmínky obvyklé. 6

7 Připravil Datum 10/2004 Revidoval JAS Datum 10/ STRATEGIE AUDITU Klient ABC s.r.o. Datum účetní závěrky Charakter zakázky Rámec účetního výkaznictví Druh zakázky a její výstupy Spoléhání na jiné osoby (jiní auditoři, servisní organizace, interní auditoři) Jiné významné skutečnosti Načasování zakázky Termíny (fáze) provádění auditu Právní předpisy České republiky Zpráva o ověření účetní závěrky Zpráva o ověření výroční zprávy žádné žádné Předběžný audit Účast na inventuře Finální audit Termíny vydání zpráv Komunikace s osobami pověřenými řízením Komunikace s jinými osobami Jiné významné skutečnosti Průběžná komunikace s jednatelem žádná žádné Zaměření zakázky Významné či nové interní faktory Významné či nové externí faktory Základna pro stanovení míry významnosti pro účely plánování Předběžné stanovení oblastí, v nichž existuje zvýšené riziko výskytu významné nesprávnosti, včetně rizika podvodu Oblasti potřebného porozumění vnitřním kontrolám (kontrolním činnostem) Plán testů spolehlivosti vnitřních kontrol Nová hlavní účetní Zvýšený podíl prémií na celkovém odměňování managementu Ekologická legislativa Výnosy Transakce s propojenými osobami Prémie managementu Životní prostředí Výnosy (automatické riziko) Finanční výkaznictví a související oblasti Nákupy, prodeje, zásoby, majetek, peníze Neplánovány žádné testy spolehlivosti kontrol Zapojení specialistů Auditorský tým a rozpočet zakázky Jiné významné skutečnosti žádné Vedoucí partner auditu + 2 asistenti Celkem 210 hodin žádné 7

8 Připravil Datum 4/2005 Revidoval JAS Datum 5/ STANOVENÍ PODMÍNEK ZAKÁZKY Klient ABC s.r.o. Datum účetní závěrky INSTRUKCE Auditor by měl každoročně informovat klienta a vzájemně s ním projednat cíle a rozsah auditu a rozsah odpovědnosti obou stran. Odsouhlasené podmínky auditu by měly zdokumentovány v písemné formě a oznámeny klientovi. POSTUP PŘIPRAVIL ODKAZ 1. Zvážit nutnost vydání/ obnovení smlouvy na poskytnutí služeb. Odsouhlasené podmínky zakázky je nutno stanovit každý rok, pokud není stanoveno, že tyto podmínky jsou platné pro delší časové období. Za těchto okolností by bylo vhodné každoročně připravit dopis pro klienta, který by potvrdil podmínky zakázky a také zahrnoval informace týkající se současné zakázky, jako např. cenu služeb a další administrativní záležitosti. Nová smlouva 2. Pokud došlo k nějakým významným změnám během období, na které jsou stanoveny podmínky zakázky, je nutno stanovit, projednat a zdokumentovat nové podmínky zakázky. 3. Přepracovat smlouvu na poskytnutí služeb a zvážit okolnosti mající vliv na auditorský přístup 4. Zdokumentovat jednání s vedením společnosti o podmínkách auditu a založit platnou smlouvu či podmínky zakázky do dokumentace

9 Připravil: Datum: 03/2005 Revidoval: JAS Datum: 04/ SMLOUVA O PROVEDENÍ AUDITU Klient ABC s.r.o. Datum účetní závěrky Smlouva o provedení auditu ( smlouva ) uzavřená ve smyslu 269, odst. 2 zákona č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku, a zákona č. 254/2000 Sb., o auditorech a o změně zákona č. 165/1998 Sb., mezi XYZ s.r.o., se sídlem Masarykova 819, Kolín 2, IČ., DIČ CZ-. (dále jen auditor ), zastoupenou Jiřím Svobodou, jednatelem, a ABC s.r.o., se sídlem Ve Střešovičkách 85/1120, Praha 5, IČ., DIČ. (dále jen společnost ), zastoupenou Janem Novotným, jednatelem. (auditor a společnost jsou dále označovány jako strany ) Předmět smlouvy Předmětem smlouvy je provedení následujících činností auditorem: ověření (audit) účetní závěrky společnosti k 31. prosinci 2004, kterou společnost sestaví v souladu s právními předpisy České republiky; ověření (audit) účetní závěrky obsažené ve výroční zprávě společnosti a ověření ostatních informací obsažených ve výroční zprávě společnosti za rok 2004, kterou společnost připraví v souladu s právními předpisy České republiky; ověření zprávy o vztazích mezi ovládající a ovládanou osobou a o vztazích mezi ovládanou osobou a ostatními osobami ovládanými stejnou ovládající osobou za rok 2004, kterou společnost připraví v souladu s právními předpisy České republiky. 9

10 Rozsah prací a odpovědnost auditora Ověření bude provedeno v souladu se zákonem o auditorech a Mezinárodními auditorskými standardy a souvisejícími aplikačními doložkami Komory auditorů České republiky. Tyto standardy vyžadují, aby auditor naplánoval a provedl audit tak, aby získal přiměřenou jistotu, že účetní závěrka neobsahuje významné nesprávnosti. Audit zahrnuje výběrovým způsobem provedené ověření úplnosti a průkaznosti částek a informací uvedených v účetní závěrce. Audit též zahrnuje posouzení použitých účetních metod a významných odhadů provedených vedením a dále zhodnocení vypovídací schopnosti účetní závěrky. Vzhledem k výběrovému způsobu provedení auditu a jiným přirozeným omezením auditu, spolu s přirozenými omezeními vnitřní kontroly, existuje riziko, že i některé významné nesprávnosti mohou zůstat neodhaleny. Odpovědnost vedení společnosti a auditora Za sestavení účetní závěrky k je zodpovědné vedení společnosti ABC. Úkolem auditora je vydat na základě provedeného auditu výrok k účetní závěrce k Cena a způsob placení 1. Cena za provedení činností dle této smlouvy představuje částku ve výši (XXX) tis. Kč bez DPH a vedlejší náklady a výdaje, které auditor vynaložil v přímé souvislosti s prováděním činností podle článku I. ( vedlejší náklady ), zejména cestovní a telekomunikační náklady. 2. Společnost tuto cenu a vedlejší náklady uhradí na základě faktur vystavených auditorem následujícím způsobem: první dílčí fakturu ve výši (XXX) tis. Kč, zvýšenou o DPH a vedlejší náklady po zahájení průběžného auditu, tedy k (XX.XX.), druhou dílčí fakturu ve výši (XXX) tis. Kč, zvýšenou o DPH a vedlejší náklady po zahájení finálního auditu, tedy k (XX.XX.), konečnou fakturu ve výši (XXX) tis. Kč, zvýšenou o DPH a vedlejší náklady po ukončení finálního auditu, tedy k (XX.XX.). Všechny faktury vystavené auditorem podle této smlouvy budou splatné do 14 dnů ode dne jejich vystavení. V případě, že společnost řádně a včas neuhradí některou fakturu, vyhrazuje si auditor právo přerušit práce až do úplného zaplacení všech splatných faktur s tím, že o dobu prodlení společnosti s placením se prodlouží termíny pro provedení činností auditorem podle této smlouvy. 3. Jestliže bude společnost požadovat vydání auditorské zprávy také v anglickém nebo německém jazyce, uhradí zvýšené náklady auditora s tím spojené. Termíny provedení auditu 1. Auditor zahájí auditorské práce na průběžném auditu v prostorách společnosti (XX.XX.) Auditor předloží společnosti požadavky na základní informace nejpozději 14 dnů před tímto datem. 2. Auditor zahájí auditorské práce na finálním auditu v prostorách společnosti (XX.XX.) Auditor předloží společnosti požadavky na základní informace nejpozději 14 dnů před tímto datem. 3. Společnost poskytne Auditorovi účetní závěrku k 31. prosinci 2004, sestavenou v souladu s právními předpisy České republiky, k ověření do (XX.XX.) Společnost poskytne Auditorovi výroční zprávu za rok 2004 sestavenou v souladu s právními předpisy České republiky a v podobě připravené pro tisk k ověření do (XX.XX.)

11 5. Společnost poskytne zprávu o vztazích mezi ovládající a ovládanou osobou a o vztazích mezi ovládanou osobou a ostatními osobami ovládanými stejnou ovládající osobou za rok 2004, kterou společnost připraví v souladu s právními předpisy České republiky, k ověření do (XX.XX.) Auditor vydá zprávu o ověření (auditu) účetní závěrky společnosti k 31. prosinci 2004, kterou společnost sestaví v souladu s právními předpisy České republiky, do (XX.XX.) Auditor vydá zprávu o ověření (auditu) výroční zprávy společnosti za rok 2004, kterou společnost připraví v souladu s právními předpisy České republiky, do (XX.XX.) Společnost ve výše uvedených termínech umožní auditorovi zahájit auditorské práce podle článku I. a připraví základní informace požadované auditorem a potřebné k ověření účetní závěrky nebo jiných příslušných dokumentů. Jestliže auditor předloží společnosti požadavky na základní informace s prodlením, nebude to znamenat porušení této smlouvy, ale společnost může tyto informace připravit se shodným prodlením. Jestliže společnost, s výjimkou ustanovení předchozího odstavce, auditorovi předloží požadované základní informace nebo ověřované účetní závěrky nebo jiné ověřované dokumenty s prodlením nebo nezajistí auditorovi přístup ke všem účetním knihám, účetním písemnostem a dokumentům společnosti a k majetku společnosti v souladu s Podmínkami poskytování auditorských služeb v termínech stanovených touto smlouvou, je auditor oprávněn: (i) (ii) vydat příslušnou zprávu týkající se účetních závěrek nebo jiných ověřovaných dokumentů se shodným prodlením, aniž by to představovalo porušení této smlouvy; a zvýšit cenu stanovenou podle článku II. odst. 1. a požadovat zaplacení dodatečných vedlejších nákladů. Zvýšení ceny bude odpovídat dodatečnému času, který z důvodu prodlení s předložením informací a dokumentů stráví pracovníci auditora prováděním činností podle článku I., souvisejících s takovými informacemi a dokumenty, a bude vypočteno jako součin standardních hodinových sazeb stanovených auditorem pro jednotlivé pracovníky auditora podle jejich pracovního zařazení a počtu hodin dodatečně strávených příslušnými pracovníky auditora jako důsledek prodlení společnosti. Platnost smlouvy Obě strany mají právo tuto smlouvu písemně vypovědět s měsíční výpovědní lhůtou, která začne běžet doručením písemné výpovědi druhé smluvní straně. Závěrečná ustanovení Standardní Podmínky poskytování auditorských služeb tvoří nedílnou součást této smlouvy. Práva a povinnosti stran, které nejsou stanoveny v této smlouvě, se řídí zákonem č. 513/1991 Sb., obchodním zákoníkem, a ostatními právními předpisy České republiky. Jestliže je některé ustanovení této smlouvy neplatné nebo nevymahatelné, neovlivní to platnost nebo vymahatelnost ostatních ustanovení této smlouvy, pokud je neplatné nebo nevymahatelné ustanovení od ostatního obsahu oddělitelné v souladu s 41 zákona č. 40/1964 Sb., občanského zákoníku. Strany se zavazují neprodleně zahájit jednání v dobré víře s cílem nahradit neplatné nebo nevymahatelné ustanovení jiným ustanovením se stejným nebo obdobným hospodářským účelem. Jakékoliv změny nebo dodatky této smlouvy musí být vypracovány písemně ve stejném počtu vyhotovení jako vlastní smlouva. Tato smlouva je vypracována ve dvou vyhotoveních v českém jazyce. Případná vyhotovení této smlouvy v jiném jazyce mají pouze informativní povahu a nemají platnost smlouvy. Tato smlouva nabývá platnosti podpisem oběma smluvními stranami. 11

12 V Praze dne 15.listopadu 2004 V Praze dne 15. listopadu 2004 ABC s.r.o. Jan Novotný Jednatel JAN NOVOTNÝ Podpis XYZ s.r.o. Jiří Svoboda Jednatel JIŘÍ SVOBODA Podpis 12

13 Připravil Datum 3/2005 Revidoval JAS Datum 4/ JEDNÁNÍ S KLIENTEM O AUDITU ZA ROK 2004 Klient ABC s.r.o. Datum účetní závěrky Zápis z jednání dne 15. listopadu 2004 Předmět: audit firmy ABC s.r.o. za rok 2004 ABC s.r.o.: XYZ s.r.o.: Jan Novotný, finanční ředitel Jiří Svoboda Jednání proběhlo 15. listopadu 2004 mezi finančním ředitelem společnosti ABC s.r.o. Ing. Janem Novotným a auditorem Ing. Jiřím Svobodou. Předmětem jednání byly podmínky provedení auditu za rok Jsme auditorem společnosti ABC s.r.o. již třetím rokem a na tomto předběžném jednání nebyly zmíněny žádné podstatné změny v činnosti společnosti. Byly dohodnuty stejné podmínky zakázky jako v minulém roce s výjimkou ceny, která vzroste na Kč ( Kč v roce 2003) jako odraz zvýšení velikosti společnosti. S klientem bylo také dohodnuto, že na žádost auditora připraví potřebné podklady pro audit. V případě, že tyto podklady nebudou v době určené auditorem a dohodnuté s klientem připraveny, může dojít ke zvýšení ceny auditu. Provedení auditu bylo dohodnuto na začátek března Zpráva auditora by měla být připravena do konce května 2005, pokud se v průběhu auditu nevyskytnou žádné závažné nesrovnalosti. Smlouva pro rok 2004 byla připravena a podepsána p. Novotným za společnost ABC s.r.o. a auditorem p. Svobodou za společnost XYZ s.r.o. (viz 131) 13

14 Připravil Datum 3/2005 Revidoval JAS Datum 4/ KONTROLNÍ SEZNAM POROZUMĚNÍ ČINNOSTI KLIENTA Klient ABC s.r.o. Datum účetní závěrky INSTRUKCE Zde je zdokumentováno auditorovo porozumění činnosti klienta a následně identifikovaná rizika. Vlastnická práva a struktura vedení společnosti 1. Popis právní formy (a.s., s.r.o., komanditní společnost, veřejná obchodní společnost, družstvo, státní podnik a další typy právnických osob, individuální podnikatel; sdružení bez právní subjektivity a další, pokud lze získat výpis z obchodního rejstříku) ABC s.r.o. - společnost s ručením omezeným 2. Seznam všech propojených osob Novák & Partner, s.r.o., mateřská společnost (80% podíl v ABC, s.r.o.) 3. Seznam rozhodujících akcionářů nebo společníků i s majetkovými podíly v procentech Novák & Partner, s.r.o., 80% Jan Pokorný, 10% Jan Novotný, 10% 4. Seznam hlavních členů vedení společnosti (jméno, funkce) Martin Novák, prezident, na vedení Jan Pokorný, marketingový společnosti se nepodílí, jelikož je více zapojen do vedení společnosti Novák & Partner.Jeho záměrem je, aby jeho společnost vedly dvě schopné osoby. ředitel&jednatel, je zodpovědný za nalézání nových zákazníků, hledání potenciálních trhů a udržování dobrých vztahů se Předpokládal, že nejlepší způsob současnými zákazníky udržení jejich zájmu bude dát jim podíl na vlastnictví společnosti. Jan Novotný, finanční ředitel&jednatel - nese také odpovědnost na výrobě a administrativě společnosti 5. Poznámka, zda-li odměny pro vedení závisí na hospodářském výsledku Odměny manažerům vázány na výsledek společnosti 14

15 6. Klíčové informace, které vedení společnosti používá při řízení společnosti a kontrole účetního systému týdenní zpráva o výrobě z pily a továrny měsíční přehledy pohledávek, závazků a zásob (věková struktura pohledávek, závazků, obrátkovost zásob) měsíční finanční výkazy s porovnáním skutečnosti a plánu roční plán Obchodní cíle 7. Seznam všech provozoven klienta, obchodních činností (včetně výrobků a služeb) a počty zaměstnanců Hlavní činností společnosti je výroba dřevěných palet, používaných k přepravě zboží pomocí vysokozdvižných vozíků. Materiál potřebný k výrobě těchto palet je dřevo, hřebíky a nátěrové barvy. Společnost od dodavatele nakupuje dva druhy dřeva: surové dřevo a dřevo 4x6. Veškeré nakupované dřevo je dřevo tvrdé, které více vyhovuje výrobě palet. Surové dřevo je opracováváno na pile na prkna o rozměru 2,54 cm a dřevo 4x6 je opracováváno na menším druhu pily na nosníky nebo prkna různých šířek. Vedení společnosti rozhodlo, že pokud je větší pila nastavena na rozměr 2,54 cm (tento rozměr je u dřevěných palet nejužívanější), a bude potřeba vyrobit prkna jiných rozměrů, budou se vyrábět na pile menší, která je snadněji obsluhovatelná. Rozměry prken jsou závislé na typu vyráběné palety. Některé typy palet mají specifické prvky, jako zářezy (díra v nosníku, která ulehčuje naložení palety na vozík), skosené zářezy (zabraňují zlomení palety při nakládání na výtah), nátěry (ochraňují dřevo) nebo šablony (pro jméno společnosti). Montážní dílna je rozdělena podle typu palety. Opracované dřevo spolu s hřebíky je k montáži shromažďováno z rámové i pásové pily, z frézky a vřetenové vrtačky. Nátěry a šablony jsou prováděny v dílně nátěrů. Společnost zaznamenala významnou ztrátu v posledních dvou letech, z těchto důvodů: výroba probíhala v menším rozsahu než je její výrobní kapacita (v roce 2004 stoupla výroba i prodej, což zmírnilo ztrátu z roku 2003); vložení významné částky do oprav a údržby strojů, které byly staré a často poruchové (identifikováno jako specifické riziko). V roce 2004 společnost investovala do zařízení, aby omezila poruchovost a tím snížila objem oprav a údržby strojů ( z 4,680 tis. Kč v roce 2003 na 3,509 tis. Kč v roce 2004). Společnost má v plánu další snižování objemu oprav a údržby strojů v roce 2005 na úroveň 1,750 tis. Kč. Dosažení tohoto cíle má zajistit jak pořízení zcela nového strojového parku, tak i další investice do zařízení v roce Toto nové zařízení zároveň zvýší účinnost prováděných prací a významně sníží očekávané ztráty při opracovávání surového dřeva. Společnost má k celkem 33 zaměstnanců, a to: pila - 12, montáž, nátěr - 15, administrativa - 6 ABC s.r.o. má dvě provozovny: ústředí a továrna v Praze (Ve Střešovičkách 85/1120, Praha 5, tel: , fax: ) pila v Harrachově (Novodvorská 1005, Harrachov, tel: Všechny plány týkající se významných změn v podnikání společnosti (např. nové výrobky a služby, nová zařízení, akvizice) a očekávané zdroje financování 15

16 významné investice do zařízení v roce 2004 a také investice, které jsou plánované na rok 2005 možnost výroby nových výrobků v roce 2005 z důvodu efektivnějšího využití nového zařízení Činnosti 9. Hlavní zákazníci s udáním obratu v Kč Palety, s.r.o., distributor do zahraničí, 20% tržeb (14,5mil.Kč) Quatro, s.r.o., 10% tržeb (7,5mil.Kč) (nový) Gamatrade, a.s., 15% (11mil.Kč) Autodoprava, a.s., 8% (6mil.Kč) (nový) Alfa, s.r.o., 7% (5mil.Kč) (nový) 10. Hlavní dodavatelé s udáním obratu v Kč Elan, a.s., 25% nákupu dřeva (19 mil.kč) Novák & Partner, s.r.o., 20% nákupu dřeva (15 mil.kč) Delta, a.s., 10% nákupu dřeva (8 mil.kč) Finance 11. Seznam hlavních zdrojů finančních prostředků (např. banky, leasing, dlouhodobé závazky) Novák & Partner, s.r.o., vnitroskupinová půjčka Bank-C, bankovní úvěr ( 111,7 mil.kč) ( 5 mil.kč) 12. Seznam všech zastavených aktiv, hypoték, zástavních práv a omezení vyplývajících z úvěrových smluv Bank- C, ukazatel krátkodobé likvidity - min. 1,5 Personalistika 13. Schopnosti a zkušenosti vedení společnosti a klíčových zaměstnanců pro řízení společnosti nehodnoceny Účetní postupy 14. Zvláštní a neobvyklé účetní postupy (např. vztahující se k určitému průmyslovému odvětví) žádné zvláštní účetní postupy 15. Seznam změn v účetních postupech oproti minulému období žádné změny v účetních postupech 16

17 Všeobecné údaje 16. Všechny další významné údaje (např. právní spory, daňové problémy) Pan Novotný se zmínil o specifických daňových otázkách vztahujících se k činnosti společnosti Vnější faktory 17. Všechny faktory, které mohou mít vliv na klienta (např. změny technologií, zahraniční konkurence, problémy s dodávkou zboží a služeb, faktory působící negativně na odvětví průmyslu, ve kterém klient podniká, specifické daňové zatížení pro určité odvětví průmyslu, ekologická a další opatření) ABC s.r.o. se musí podrobit zvláštním kontrolám týkajících se životního prostředí 18. Všechny vlivy prostředí, ve kterém klient podniká (např. změny poptávky jako následek vysokých úrokových měr nebo recese, nová nebo připravovaná daňová legislativa, ekologické problémy nebo problémy spolehlivosti výrobků) Nic zvláštního nebylo zaznamenáno Identifikovaná rizika Uvést níže všechna identifikovaná rizika a zaznamenat jejich vliv na auditorův odhad přirozeného rizika do Programu řady Plánování a odhad rizika. POPIS RIZIKA Opravy a údržba: vzhledem k tomu, že jsou některé stroje staré, měli bychom ověřit, zda jejich účetní hodnota odráží skutečnou hodnotu a není nutné vytvářet opravné položky. Měli bychom také posoudit vyřazení dlouhodobého majetku, zda stroje nahrazené během roku novými byly vyjmuty z evidence dlouhodobého majetku ( pořizovací hodnota a oprávky). měli bychom také věnovat zvýšenou pozornost odhadu rezerv na opravy a údržbu. Přeneseno do formuláře 100? ANO/NE ano (v případě potřeby použít další seznam) Porozumění činnosti klienta bylo provedeno podle tohoto programu. Všechna identifikovaná rizika jsou uvedena výše. Podpis Josef Novák 17

18 Připravil Datum 3/2005 Revidoval JAS Datum 4/ KONTROLNÍ FORMULÁŘ VNITŘNÍ KONTROLA Klient ABC, s.r.o. Datum účetní závěrky V rámci plánování jsme posoudili strukturu a implementaci vnitřních kontrol v následujících oblastech: kontrolní prostředí. proces vyhodnocení rizik účetní jednotky. informační systém, včetně odpovídajících obchodních procesů, které se týkají finančního výkaznictví, a komunikace. kontrolní činnost. monitorování kontrol. Tento formulář je určen pro dokumentaci výše uvedených komponent vnitřní kontroly. Dotazováním u vedení a ostatních pracovníků účetní jednotky, analytickými postupy, pozorováním a inspekcí za účelem poznání účetní jednotky a jejího prostředí, včetně vnitřní kontroly, jsme provedli vyhodnocení rizik výskytu významné nesprávnosti v účetní závěrce. Kontrolní prostředí Součástí kontrolního prostředí jsou funkce správy a řízení a přístup vedení a osob pověřených řízením k vnitřní kontrole účetní jednotky a k její důležitosti, jejich povědomí o této kontrole a příslušné kroky. Auditor má získat takový stupeň pochopení kontrolního prostředí, který mu postačí ke zhodnocení postojů, informovanosti a činnosti vedení společnosti, pokud jde o kontrolu a její význam v rámci společnosti. Dále se snaží určit, zda určité složky tohoto kontrolního prostředí zvyšují, nebo snižují efektivnost některých, nebo všech aplikačních systémů a kontrol. Auditor zdokumentuje a vyhodnotí své porozumění této oblasti vnitřní kontroly: Zaměstnanci rozumí předpisům etického chování ve firmě, jsou pravidelně proškolováni a chovají se dle těchto předpisů. Diskutováno s vedoucím pracovníkem zodpovědným za lidské zdroje. Shlédnuty zápisy ze školení etického chování a prohlášení konkrétního zaměstnance o dodržování etického chování. Každý pracovník je řádně proškolen dle jeho pracovního zařazení, aby svoji práci vykonával s náležitou odborností. Diskutováno s vedoucím pracovníkem zodpovědným za lidské zdroje. Shlédnut popis práce konkrétního zaměstnance dle jeho smlouvy, doloženo certifikátem o složení testů ovládání svěřeného stroje. Společnost má vytvořený systém autorizace a schvalování transakcí. Diskutováno s pracovníkem odpovědným za informační technologie. Předvedeno v systému elektronického bankovnictví jedna osoba zadává platbu, avšak ji nemůže poslat do banky, druhá osoba autorizuje platbu do banky, avšak nemá oprávnění platbu připravit. V případě, že vedoucí pracovník zjistí porušení předpisů je vše včas napraveno a jsou vyvozeny důsledky. Diskutováno s vedoucím pracovníkem zodpovědným za lidské zdroje. Shlédnuta osobní složka zaměstnance, který porušil pracovní postup. Složka obsahuje výtku ohledně porušení pracovního 18

19 předpisu podepsanou zaměstnancem. Nápravná akce spočívající ve stažení celé vyrobené série a její opětovné prověření zaznamenáno ve výrobním deníku. Vyhodnocení Kontrolní prostředí se jeví jako přiměřeně strukturované a implementované. Nebylo zjištěno žádné specifické riziko vzniku nesprávnosti ani riziko podvodu. Proces vyhodnocení rizik účetní jednotky Auditor se musí seznámit s procesem identifikace obchodních rizik účetní jednotky, která se týkají cílů v oblasti finančního výkaznictví, s procesem rozhodování, jaké kroky podniknout k řešení těchto rizik, a s výsledky těchto kroků. Auditor se dotazuje na obchodní rizika, která vedení identifikovalo, a posuzuje, zda mohou vést k významné nesprávnosti. Během auditu může auditor identifikovat rizika významné nesprávnosti, která vedení nezjistilo. Auditor zdokumentuje a vyhodnotí své porozumění této oblasti vnitřní kontroly: Společnost má nastaveny realistické cíle, které jsou zabudovány do rozpočtů a jsou pravidelně sledovány. Diskutováno s výrobním ředitelem, který předvedl výrobní plán pro rok 2005 a jeho odvození od výrobní kapacity a objemu přijatých objednávek. Společnost monitoruje průběžně cenu dřeva a zaznamenává ji do počítače. K výkyvům ceny dřeva potom přihlíží při hodnocení vývoje tržeb a při rozhodování o nákupech. Diskutováno s pracovníkem nákupu. Datové soubory a cenová porovnání shlédnuty, informace zapracované v pravidelných reportech shlédnuty. Společnost vnímá riziko nerutinních transakcí a provádí kontroly těchto transakcí. Diskutováno s finančním ředitelem. Shlédnut měsíční výstup transakcí účtovaných manuálně do hlavní knihy a jejich odsouhlasení finančním ředitelem. Společnost periodicky prověřuje rozpočet a případně zpřesňuje plány a cíle společnosti. Diskutováno s finančním ředitelem. Shlédnut přepracovaný měsíční plán přepracovaný na základě získání nového zákazníka. Vyhodnocení Proces vyhodnocování rizik se jeví jako přiměřeně strukturovaný a implementovaný. Nebylo zjištěno žádné specifické riziko vzniku nesprávnosti ani riziko podvodu. Informační systém, včetně odpovídajících obchodních procesů, které se týkají finančního výkaznictví, a komunikace Informační systém, který se týká cílů finančního výkaznictví, jehož součástí je i účetní systém, se skládá z postupů a záznamů, které slouží k iniciaci, zaznamenání, zpracování a vykázání transakcí účetní jednotky (a také událostí a podmínek) a ke sledování příslušných aktiv, pasiv a vlastního kapitálu. Auditor se musí seznámit s informačním systémem, který se týká finančního výkaznictví, a s příslušnými obchodními procesy. Auditor zdokumentuje a vyhodnotí své porozumění této oblasti vnitřní kontroly: Vedení zavedlo interní pravidla pro identifikaci, záznam do informačního systému a zahrnutí do výkazů společnosti všech relevantních informací Diskutováno s finančním ředitelem, posouzen kontrolní soupis závěrkových prací včetně zodpovědnosti jednotlivých účetních za zaúčtování. Výsledky hospodaření společnosti jsou předmětem přezkumu vedením společnosti a jsou 19

20 srovnávány s plány hospodaření daného roku. Diskutování s finančním ředitelem, posouzen jeden případ měsíčního rozboru hospodaření včetně identifikace důvodů odchylek od plánu. Výstupy z informačního systému jsou poskytovány vedení společnosti v pravidelných intervalech a jsou dostatečně relevantní a přesné pro efektivní řízení společnosti. Diskutováno s finančním ředitelem, posouzen jeden případ měsíčního rozboru hospodaření obsahující analýzu vývoje nákladů dle jednotlivých typů včetně identifikace výkonových středisek a jejich podílu na odchylce od plánu hospodaření. Relevantní zaměstnanci jednotlivých úseků jsou před závěrkovými pracemi seznámeni s jejich úlohou při poskytnutí včasných, relevantních a správných informací finanční účtárně pro správný průběh závěrek společnosti. Diskutováno s hlavním účetním, posouzen příkaz finančního ředitele k roční závěrce společnosti a jeho distribuce relevantním pracovníkům ostatních úseků. Zdroje vydávané společností na informační systém jsou odpovídající významu informačního systému pro správné fungování společnosti včetně schopnosti správného a včasného výkaznictví. Diskutováno s IT manažerem, posouzen rozpočet IT oddělení na investice do udržování a modernizace softwarového a hardwarového vybavení užívaného pro finanční reporting. Vyhodnocení Informační systém týkající se finančního výkaznictví, a komunikace se jeví jako přiměřeně strukturovaný a implementovaný. Nebylo zjištěno žádné specifické riziko vzniku nesprávnosti ani riziko podvodu. Kontrolní činnost Auditor se musí v dostatečné míře seznámit s kontrolní činností, aby byl schopen vyhodnotit rizika výskytu významné nesprávnosti a navrhnout dodatečné auditorské postupy s ohledem na vyhodnocená rizika. Kontrolní činnosti představují zásady a postupy, které pomáhají zajistit plnění pokynů vedení, např. přijetí nezbytných opatření k řešení rizik, která ohrožují dosažení cílů účetní jednotky. Kontrolní činnost, ať už vychází z manuálních nebo IT systémů, má různé cíle a používá se na různých organizačních a funkčních úrovních. Auditor zdokumentuje a vyhodnotí své porozumění této oblasti vnitřní kontroly: Nákup Každý nákup nad 50tis. Kč musí být schválen provozním ředitelem. Každý nákup nad 500tis. Kč musí být schválen generálním ředitelem. Diskutováno s provozním ředitelem, posouzen příklad schválené objednávky Vedení společnosti měsíčně vyhodnocuje objem nákupů oproti plánu, odchylky nad 10% jsou bezprostředně prošetřeny. Diskutováno s finančním ředitelem, posouzen březnový plán a jeho vyhodnocení, posouzena dokumentace k šetřeným odchylkám Každý nákup musí být iniciován prostřednictvím interní objednávky. Interní objednávky mají úplnou číselnou řadu. Objednávky jsou párovány s došlými fakturami. Chybějící faktury jsou dohledávány, resp. jsou tvořeny dohadné položky. Diskutováno s pracovníky účtárny, pozorována jejich činnost při párování. Prodej Každý prodej musí mít svoji objednávku zanesenu v systému. Systém neumožní vystavení výdejky zboží a faktury bez objednávky. 20