C. 3. Vytvoření metodiky práce s implementovaným IS včetně jeho naplnění daty relevantních procesů a způsobů jejich vyhodnocování

Transkript

1 Název příjemce podpory: MĚSTO VESELÍ NAD MORAVOU tř. Masarykova Veselí nad Moravou IMPLEMENTACE PROCESNÍHO ŘÍZENÍ V OBLASTI SAMOSTATNÉ PŮSOBNOSTI MĚSTA VESELÍ NAD MORAVOU C. 3. Vytvoření metodiky práce s implementovaným IS včetně jeho naplnění daty relevantních procesů a způsobů jejich vyhodnocování Zpracovatel: Mgr. Emil Vařeka, MBA, Mgr. Petr Hladík - Icontio Ltd. Ing. Petr Kaděrka, Ing. Vladislava Nováková - Město Veselí nad Moravou Název projektu: Registrační číslo projektu: Implementace procesního řízení v oblasti samosprávy a aktualizace a příprava rozvojových strategií města Veselí nad Moravou CZ.1.04/4.1.01/

2 Obsah ÚVOD PŘEHLED ROLÍ V SYSTÉMU ROLE UŽIVATELE ROLE VLASTNÍKA PROCESU Zadání dat KPI ROLE NADŘÍZENÉHO VLASTNÍKA Editace karty procesu ROLE ADMINISTRÁTORA Přidání nového procesu Definování KPI Duplikování procesu Smazání procesu Vložení/editace pracovníka ZÁVĚR

3 ÚVOD Projekt Implementace procesního řízení v oblasti samostatné působnosti města Veselí nad Moravou je realizován v rámci projektu Implementace procesního řízení v oblasti samosprávy a aktualizace a příprava rozvojových strategií města Veselí nad Moravou podpořeného v rámci Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Část C3 obsahuje metodiku práce s informačním systémem, který byl navržený v části C1 a implementovaný v části C2 projektu. Tato metodika je popisem informačního systému pro potřeby modelování, sledování naplňování a vyhodnocování relevantních samosprávných procesů. Tato metodika postihuje návod pro systém z pohledu všech uživatelských rolí a klade si za cíl usnadnit a zpřehlednit uživatelům práci. 3

4 Přihlášení do systému Otevřete soubor Aplikace.xlsm. Zadejte své přihlašovací jméno a heslo. Pozn.: Pokud bylo zakázáno spuštění maker (upozornění zabezpečení), je nutné nejprve kliknout na Povolit obsah. Obr. 1 Přihlášení do systému Zobrazí se úvodní obrazovka systému s přehledem všech procesů. Obr. 2 Úvodní obrazovka systému přehled procesů 4

5 1 PŘEHLED ROLÍ V SYSTÉMU Role v systému odděluje jednotlivá oprávnění a určuje, co vše je možné v systému zadávat, upravovat či mazat. Jsou definovány 4 role: Uživatel Vlastník procesu Nadřízený vlastníka (zpravidla vedoucí pracovník) Administrátor Jednotlivé role jsou si navzájem podřízeny a míra oprávnění se zvyšuje od Uživatele po Administrátora, tedy například Nadřízený vlastníka má oprávnění zároveň Uživatele a Vlastníka procesu. Systém je dále popisován z pohledu jednotlivých rolí. 2 ROLE UŽIVATELE Uživatel si může vybrat z přehledu všech procesů. Po dvojkliku na daný proces se zobrazí karta procesu, kterou není možné editovat. Součástí detailu procesu je i vyhodnocení KPI. Obr. 3 Karta procesu 5

6 Uživatel může proces vytisknout nebo exportovat. Přepínání mezi jednotlivými procesy je možné pomocí záložek ve spodní části obrazovky. Pokud uživatel v přehledu procesů klikne na konkrétního pracovníka (vlastníka procesu), zobrazí se mu detail zodpovědného pracovníka včetně kompetencí, které jsou pro výkon funkce nezbytné (pokud jsou zadané). Obr. 4 Detail vlastníka procesu 3 ROLE VLASTNÍKA PROCESU Vlastník procesu může částečně editovat svůj proces. V samostatném souboru vkládá měsíční data jako podklad pro měření KPI. 3.1 Zadání dat KPI Na kartě procesu klikněte na tlačítko Zadat KPI data. Obr. 5 Karta procesu (KPI) 6

7 Obr. 6 KPI-detail - zadání dat KPI Zadejte hodnoty každého parametru v jednotlivých měsících a klikněte na Spočítej KPI pro získání aktuální hodnoty. Další řádky pro nový kalendářní rok přidáte tlačítkem Zadej nový rok. Mezi jednotlivými KPI daného procesu můžete přepínat pomocí záložek ve spodní části obrazovky. Před ukončením uložte změny kliknutím na Uložit data a potom na Konec. 4 ROLE NADŘÍZENÉHO VLASTNÍKA Vedoucí pracovník edituje kartu procesu pro své podřízené pracovníky. 4.1 Editace karty procesu Nadřízený vlastníka vkládá a edituje Plný popis procesu a pomocí tlačítka Vložit obrázek může přidat grafické zobrazení procesu. Provedené změny uložte kliknutím na tlačítko Uložit procesy. 7

8 Obr. 7 Karta procesu (záhlaví) 5 ROLE ADMINISTRÁTORA Administrátor edituje veškeré údaje o pracovnících. Zakládá účty a nastavuje hesla. Je zodpovědný za vždy aktuální verzi systemizace. Nastavuje jednotlivé KPI včetně výpočtu a cílové hodnoty KPI. 5.1 Přidání nového procesu Administrátor zakládá nový proces. Na úvodní obrazovce systému (soubor Aplikace.xlsm) klikněte na tlačítko Vytvoř nový proces a otevře se okno pro přidání nového procesu. 8

9 Obr. 8 Přidání nového procesu Zadejte Název procesu a pomocí tlačítka Načti jméno přiřaďte Vlastníka procesu. Nadřazený vlastníka se doplní automaticky z karty uživatele. Pokud chcete zadat jiného Nadřazeného vlastníka, opět jej zvolíte pomocí tlačítka Načti jméno. Vyplňte Stručný popis a klikněte na Přidej proces. Všechna pole v tomto okně jsou povinná. Administrátor může tato pole později editovat přímo na kartě procesu. 9

10 5.2 Definování KPI Obr. 9 Přidání nového procesu - načtení jména Dříve než bude moci vlastník procesu, příp. nadřízený vlastníka, zadávat data KPI, je třeba definovat jednotlivé parametry a vzorce pro výpočet KPI. 10 Obr. 10 Karta procesu definování KPI Pro každé KPI (každý jednotlivý řádek) vyplňte Dimenzi balance scored, Cíl, Název hodnotícího kritéria, Hodnotící kritérium, Definici klíčového ukazatele, Jednotku, Vztažné časové období, Zodpovědnost, Zdroj dat a Algoritmus výpočtu. Vyberte Parametr ( max nebo min ), zadejte Cílovou hodnotu a Koeficient váhy. Definujte 1-n parametrů a s pomocí těchto buněk zadejte Vzorec pro výpočet KPI. Uložte kliknutím na tlačítko Uložit procesy.

11 Hodnota KPI se vypočítá po zadání KPI dat pro jednotlivé parametry. 5.3 Duplikování procesu Není nutné vytvářet nový proces úplně od začátku. Administrátor může pomocí tlačítka Duplikovat proces na kartě vybraného procesu vytvořit jeho kopii a tu potom dále upravovat. 5.4 Smazání procesu Obr. 11 Příklad duplikovaného procesu Územní plán (2) Administrátor může proces smazat pomocí tlačítka Smazat proces na kartě příslušného procesu. 5.5 Vložení/editace pracovníka Editovat údaje o uživatelích nebo vkládat nové pracovníky může pouze administrátor. Na úvodní obrazovce systému (soubor Aplikace.xlsm) klikněte na tlačítko Otevřít uživatele, zobrazí se přehled všech uživatelů. 11

12 Obr. 12 Přehled uživatelů Pokud chcete do systému vložit nového pracovníka, klikněte na tlačítko Nový pracovník. Pokud chcete editovat stávajícího uživatele, vyberte příslušný řádek a klikněte na Editovat. 12

13 13 Obr. 13 Vložení/editace pracovníka Vyplňte Funkci (číslo pracovníka), Název funkce a Nadřazenou funkci. Pokud pracovník nemá nadřazenou funkci, zatrhněte pole Není nadřazená funkce. Dále zadejte Jméno, Příjmení a příp. Titul. Z nabídky Status vyberte, zda se jedná o úředníka nebo zaměstnance. Můžete vyplnit oddělení, je-li. Stav vyberte aktivní, zadejte Heslo a z nabídky vyberte příslušnou Roli ( admin, vedoucí pracovník, vlastník procesu nebo uživatel ). Také zde můžete zadat Kompetence pracovníka a dejte Uložit. Pole Funkce, Název funkce, Nadřazená funkce, Status, Stav, Heslo a Role jsou povinná. Funkce musí být číslo, které je jedinečné, a Heslo musí mít alespoň 5 znaků. Pozn.: Jednotlivé účty nemohou být smazány. Pokud již uživatel nemá právo přístupu, lze mu účet zneaktivnit.

14 ZÁVĚR Tato metodika popisuje implementovaný systém pro modelování, naplňování a vyhodnocování samosprávných procesů a bude sloužit všem pracovníkům městského úřadu zainteresovaným do řízení procesů a vyhodnocování výkonosti. Zhotovitel díla děkuje celému projektovému týmu, především pak Ing. Petrovi Kaděrkovi za připomínky a kooperaci se zhotovitelem ve fázi testování a nasazování nového informačního systému. 14