Přihlašování na promoce a poplatky

Transkript

1 Přihlašování na promoce a poplatky Systém IS EDISON podporuje přihlašování na promoci a platbu za ni. Následující popis uvádí změny, ke kterým v souvislosti se zavedením funkcionality došlo a také, jaký by měl být ideální postup, a co je třeba nastavit. Generování předpisu poplatků za promoci bude spuštěno k Definice poplatku za promoci (správa poplatků na univerzitě) Pro každý akademický rok je třeba nastavit výši poplatku za promoci. Nastavení provádí osoba s oprávněním SPRÁVA POPLATKŮ NA UNIVERITĚ (případně na fakultě). Pokud není poplatek pro daný AR vytvořený, je třeba jej nejprve vytvořit. Druh poplatku nastavíme na Promoce. Období nastavujeme na NEDEFINOVÁNO. Počet jednotek nastavit na 1 a datum ke splatnosti na 7. Částka se nastavuje dle předpisu. Obr. 1 Definice poplatku za promoci na univerzitě Obr. 2 Definované poplatky na univerzitě pro daný AR Přihlašování na promoce a poplatky 1 z 6

2 2. Nastavení období promocí v harmonogramu V harmonogramu akademického roku si každá fakulta nastaví položku nazvanou období promocí (resp. období promocí ukončení v ZS určeno především pro FAST, kde je 1,5 leté navazující studium). Období promocí je možné nastavit jako jeden interval. Počáteční a koncové datum tohoto intervalu se pak zobrazí studentům při přihlášení k SZZ. 3. Přihlášení studenta k SZZ Obr. 3 Přihlášení studenta k definici SZZ Zobrazený interval je převzat z harmonogramu akademického roku fakulty z položky období promocí. 4. Generování předpisu poplatku za promoci Pokud student úspěšně vykoná SZZ, výsledek je zadán do systému a zveřejněn, je vygenerován předpis poplatku (pohledávka) za promoci a zároveň je studentovi odeslán informační s pokyny pro přihlášení k promoci. Student se přihlašuje k promoci zaplacením předepsaného poplatku (na předepsaný variabilní symbol). Nejsou-li výsledky SZZ zveřejněny komisí do konce dne konání SZZ, je nejprve provedeno zveřejnění automaticky systémem, následně je generován předpis poplatku společně s odesláním informačního u studentovi. Přihlašování na promoce a poplatky 2 z 6

3 Ukázka znění u: Předmět: EDISON - přihlášení na slavnostní promoci Dobrý den, gratulujeme k úspěšnému vykonání státní závěrečné zkoušky. Diplom Vám bude předán v rámci slavnostní promoce. Přihlášení na promoci provedete zaplacením poplatku ve výši [ČÁSTKA DLE DEFINICE] pomocí EPS [ODKAZ] nebo platbou na bankovní účet [ČÍSLO ÚČTU] s uvedením variabilního symbolu [VS]. Předpokladem pro řádné přihlášení je spárování platby dle variabilního symbolu, prosím, pečlivě zkontrolujte před odesláním. Nemůžete-li se promoce zúčastnit, kontaktujte studijní oddělení k projednání náhradního způsobu převzetí diplomu. S pozdravem, informační systém EDISON 5. Vygenerovaná pohledávka (promoce) z pohledu studijní referentky Pokud je studentovi vygenerován poplatek za promoci, zobrazí se informace na Kartě studenta na Průběhu a zároveň na záložce Poplatky, stejně jako je tomu u ostatních typů poplatků. Na záložce Poplatky je možné zjistit podrobnosti k tomuto typu poplatku např. VS. Obr. 4 Zobrazení na Kartě studenta na záložce Průběh Obr. 5 Zobrazení na Kartě studenta na záložce Poplatky Obr. 6 Zobrazení detailních informací k poplatku za promoci v záložce Poplatky na Kartě studenta Přihlašování na promoce a poplatky 3 z 6

4 POZOR! Jedině tento typ poplatku je možné stornovat ze záložky Poplatky v Kartě studenta. Stornování poplatku by však referentka měla provádět s nejvyšší opatrností a opravdu až v situaci, kdy je jasné, že se student slavnostní promoce účastnit nebude! V opačném případě neexistuje způsob jak poplatek opět vygenerovat! Ve všech ostatních případech referentka poplatek ponechá, storno se v případě nezaplacení provádí po 90 dnech od rozhodného data automaticky (bez zásahu referentky). Tento typ poplatku se nevymáhá (jako je tomu u poplatku za delší a další studium). Nově je poplatek za promoci zobrazován v EPS na základě vygenerovaného předpisu pohledávky. Pokud student - absolvent zaplatí prostřednictvím EPS, je platba spárována a poplatek vyhodnocen jako zaplacený. 6. Přihlášení studenta na promoci zaplacení poplatku za promoci Student se přihlašuje k promoci zaplacením předepsaného poplatku (na předepsaný variabilní symbol). Zaplacení je možné prostřednictvím: 1) EPS kde se studentovi automaticky nabídnou všechny předepsané poplatky, tedy i poplatek za promoci. Po provedení platby je informace o zaplacení odeslána do IS EDISON a pohledávka je označená jako zaplacená. Obr. 7 Ukázka zobrazení poplatku v EPS 2) bankovním převodem na předepsaný účet s uvedením vygenerovaného variabilního symbolu (zaslán studentovi v informačním u, viditelný také v detailu pohledávky). Po připsání částky na účet školy je do následujícího dne provedeno párování mezi SAP a IS EDISON, následně je pohledávka označena jako zaplacená. U tohoto způsobu platby je třeba počítat s větší časovou prodlenou, bankovní operace mohou trvat 3 pracovní dny). Přihlašování na promoce a poplatky 4 z 6

5 7. Seznam absolventů k promoci pro studijní referentku Administrativa -> Přehledy -> Seznam absolventů k promoci Obr. 8 Filtr pro seznam absolventů k promoci v menu Administrativa - Přehledy Studijní referentka může filtrovat absolventy (úspěšně vykonali SZZ) dle akademického roku studia, fakulty, typu a formy studia, případně dle P/O/S, jazyka a místa výuky tak, aby si mohla sestavit seznam studentů k promoci. Může zvolit, zda chce vidět všechny absolventy, nebo jen ty co zaplatili, případně nezaplatili poplatek za promoci. Obr. 9 Ukázka zobrazení výsledného seznamu absolventů k promoci - absolvent se zaplaceným poplatkem Přihlašování na promoce a poplatky 5 z 6

6 Výsledný seznam je možné exportovat do PDF či XLS (kde je možno provádět případné další úpravy). Zvolenému seznamu studentů lze odeslat hromadný (např. v případě urgence platby za promoci je možné vybrat jen studenty, kteří dosud nezaplatili a poslat jim upozornění). Studenti, kterým byl poplatek za promoci stornován studijní referentkou, se na seznamu nezobrazí (storno poplatku je možné jen v případě, že referentka má 100% potvrzenou informaci, že se student promoce nemůže zúčastnit a diplom si převezme jiným způsobem)! Přihlašování na promoce a poplatky 6 z 6