Tisková infrastruktura zajišťující efektivitu, produktivitu a úsporu nákladů.

Transkript

1 Tisková infrastruktura zajišťující efektivitu, produktivitu a úsporu nákladů. Řízené tiskové služby (MPS) you can

2 Řízené tiskové služby společnosti Canon originálním způsobem řídí vaše tiskové prostředí a zajišťují výraznou úsporu prostředků. Společnost Canon vyvinula strategii řízeného tisku, která zajišťuje rychlou návratnost investic a snižuje náklady související s tiskem o více než 60 %. Horst Schlüchter vedoucí oddělení aplikačního managementu a infrastruktury ve společnosti R&V Versicherung, Německo.

3 Pro společnost Canon je MPS přístupem k outsourcingu aktivního řízení a průběžné optimalizaci parku zařízení pro výstup dokumentů a souvisejících podnikových procesů založeným na službách. Společnost Canon je jiná. Tisk je naší vášní. Se svými zákazníky pracujeme na tom, abychom jim mohli poskytnout MPS nabízející skutečně mimořádnou hodnotu, špičkovou kontrolu a průběžné zlepšování. Skutečná hodnota s MPS Produkce dokumentů obvykle představuje jeden z největších výdajů organizace, mnohdy až 3 % z celkového zisku. Celá řada organizací nemá časové kapacity, personál nebo odborné zkušenosti, a proto nedokáže efektivně monitorovat a řídit své tiskové prostředí. S řízenými tiskovými službami (MPS) můžete řízení tisku dokumentů a souvisejících podnikových procesů vyřešit formou outsourcingu. Analytici odhadují, že při využití MPS mohou podniky ušetřit až 30 %. Ze zkušeností mnoha našich zákazníků však vyplývá, že při efektivním návrhu a implementaci MPS lze ve skutečnosti ušetřit 50 % až 60 % nákladů. Zobrazování na prvním místě Zobrazování je hlavní náplní podnikání společnosti Canon. Využíváme ty správné lidi, správné technologie a správné procesy, abychom vám nabídli služby, jež vám umožní vytvořit efektivní, flexibilní a hospodárné tiskové prostředí. Tyto služby mohou navíc snížit vaše náklady a zvýšit produktivitu nejen nyní, ale také v dlouhodobém horizontu podle toho, jak vaše organizace roste a jak se mění vaše požadavky. Rada směřuje ke splnění cíle snížit roční náklady na tisk o liber. Výrazně optimalizovala počet tiskáren. Ve výsledku se spotřeba inkoustových kazet snížila o 66 % což je více než plánovaných 50 %. městská rada East Lothian, Skotsko. Uživatelé mají k dispozici vysoce dostupné a bezpečné řešení, jež zvýšilo naši produktivitu a zabezpečení, a také snížilo náklady na tisk. Ve skutečnosti jsme tiskové náklady srazili na polovinu a ušetříme teď více než milion eur za rok. Fraport AG, Německo.

4 5 kroků k nové úrovni efektivity. Řízené tiskové služby od společnosti Canon vycházejí ze strukturovaného cyklu složeného z 5 fází využívajících metodiku pro plnění služeb ITIL 1 a projektový management PRINCE2. Do každé fáze jsou zapojení také příslušní pracovníci s rozhodovacími pravomocemi. Díky tomu jsou řízené tiskové služby spolehlivé jak po funkční, tak komerční stránce, a současně jsou technicky přiměřené. S naším flexibilním řešením MPS můžete využít outsourcing řízení tisku a zajistit tak, že vaše organizace bude těžit z nejvyšší úrovně plnění služeb, prvotřídních technologií a trvalé obchodní hodnoty. 1 ITIL a PRINCE2 jsou registrované obchodní značky Office of Government Commerce ve Velké Británii a ostatních zemích.

5 Canon MPS vycházejí z metodiky IT Infrastructure Library (ITIL), která přináší hodnotu v pěti samostatných, avšak vnitřně úzce propojených fázích: 1 ANALÝZA Společnost Canon provede MPS Audit, aby porozuměla vašim požadavkům. Tento audit zhodnotí stav vašeho stávajícího tiskového parku, chování při tisku a nároky na zachytávání projektů a zjistí celkové náklady na vlastnictví za současného stavu. 2 NÁVRH Zkušení konzultanti ze společnosti Canon na základě výsledků MPS Auditu navrhnou řešení, které splní stávající i budoucí požadavky související s tiskem a dokumentací. Budeme s vámi spolupracovat na vytvoření obchodního případu, doporučíme vám odpovídající řešení služeb a jasně stanovíme výši úspor. ANALÝZA 5 KONTROLA Canon MPS budou využívat služby pro zachytávání a informace o výkonnosti k zajištění neustálého zlepšování a podpory měnících se potřeb organizace. KONTROLA PODPORA A SPRÁVA NÁVRH PŘECHOD A IMPLEMENTACE 4 PODPORA A SPRÁVA Náš Client Service Manager se postará o to, aby váš park tiskových zařízení a pracovní toky dokumentů byly z dlouhodobého hlediska optimální. Přitom bude klást důraz především na dosažení dohodnutých KPI a dodržování smluv SLA. 3 PŘECHOD A IMPLEMENTACE Náš tým implementuje program zajišťující hladký přechod na nové řízené řešení. Využije k tomu definovanou metodiku, školení a komunikační prostředky, které pomohou nejen vaší organizaci, ale také koncovým uživatelům.

6 ANALÝZA NÁVRH KONTROLA PODPORA A SPRÁVA PŘECHOD A IMPLEMENTACE Analýza. Ve fázi Analýzy představují MPS nezbytný základ, na kterém stavíme novou strategii tisku a správy dokumentů. Nejdříve provedeme MPS Audit Pomocí účinné kombinace speciálního softwaru a profesionálního odborného přístupu vypracujeme podrobné hodnocení vašeho prostředí pro tisk a správu dokumentů. Zjistíme, jak nyní vaše organizace řídí pracovní toky tisku a dokumentů a jak bude vhodné je v budoucnu změnit. Společnost Canon vám nabídne několik variant s ohledem na potřeby vaší organizace, vyžadovanou úroveň analýzy a detaily potřebné k návrhu optimálního řešení. Základní vyhodnocení analýzy Snímek vašeho tiskového řešení. Základní vyhodnocení analýzy (Basic Discovery Assessment) poskytne informace o vašich stávajících zařízeních, jejich využití a nákladech, aniž by bylo nutné do sítě instalovat jakýkoli software. Poté, co bude hodnocení dokončeno, vám předložíme jasný přehled nákladů na tisk ve vaší organizaci bez ohledu na to, zda stávající zařízení vlastníte nebo pronajímáte. Pak společně projednáme možná vylepšení postupů a tiskových zařízení. Analytický audit a vyhodnocení Kompletní přehled nad vaším tiskovým prostředím a využíváním dokumentů. Analytický audit a vyhodnocení (Discovery Audit & Assessment) poskytuje podrobný přehled o pracovních tocích tisku a dokumentů. Díky tomuto auditu a vyhodnocení získáte kompletní a transparentní informace o infrastruktuře pro výstup dokumentů a také jasný návrh na zlepšení vycházející z prvotních zjištění týkajících se například: volby správné velikosti parku zařízení, plánu rovnoměrného nasazení a doporučení souvisejících s řešením správy výstupu dokumentů, které by zlepšilo dostupnost, zjednodušilo pracovní procesy a snížilo celkové náklady na vlastnictví. Tento volitelný audit zajistí kompletní a transparentní přehled nad celou vaší tiskovou infrastrukturou a jejím každodenním používáním. Schematický půdorys podlaží znázorňující rozmístění jednotlivých zařízení a kompletní vyhodnocení nákladů vytvoří základ pro doporučení vedoucí k trvalé úspoře nákladů a zvýšení produktivity.

7 Analýza Analýza IT prostředí, bezpečnostních zásad, systémů helpdesku, procedur a procesů (např. incidenty a změny) nám pomohou pochopit prostředí, omezení, příležitosti a způsob, jakým zákazník přistupuje k tisku.

8 Návrh Dokumentování a testování navržené technologie v rámci IT prostředí, zajištění shody s bezpečnostními předpisy, integrace postupů do systémů helpdesku, vytvoření obchodního případu, návrh řešení služeb a stanovení výše úspor. Návrh. Společnost Canon využije data z fáze Analýza k návrhu řešení, které optimalizuje fungování vaší organizace. Námi navrhované řešení bude využívat nejvhodnější hardware, software a služby, které vám zajistí měřitelné výhody na dlouhou dobu. Navíc bude navrženo přesně tak, aby splnilo vaše provozní potřeby a požadavky na rychlost realizace. V závislosti na vašich organizačních potřebách MPS nabízejí tyto výhody: konzistentní způsob práce v jednotném uživatelském rozhraní na všech zařízeních, takže bude potřeba jen minimální školení a podpora; velmi pohodlné funkce, jako například přímé skenování do u, PDF nebo stávajících systémů; univerzální ovladač tiskárny, díky kterému mohou uživatelé bez problémů využívat libovolné zařízení bez nutnosti instalovat ovladače; funkce My Print Anywhere uživatelé si tak budou moci vyzvednout své vytištěné dokumenty kdykoli a kdekoli budou chtít, a přitom se nebudou muset obávat, že je omylem vezme někdo jiný; pestrá škála špičkových tiskových a zobrazovacích zařízení a balík softwarových produktů k optimalizaci řízení tisku ve vaší organizaci; jasné zásady a pravidla pro určení typu zařízení, dostupnosti a kapacity; zajišťuje také, že správní lidé mohou tisknout na správných zařízeních za správnou výši nákladů; lepší podpora zařízení třetích stran a možnost spravovat je v rámci stávajícího parku zařízení; představuje jediný kontaktní bod pro služby související s tiskem, neboť spravuje smlouvy o spotřebním zboží a údržbě. V tomto případě vám pomůžeme eliminovat zbytečné výdaje sjednocením vašeho parku tiskových zařízení během dohodnuté doby. Společnost Canon s vámi projedná a navrhne smlouvy SLA ještě před zahájením implementace, abychom si vyjasnili vzájemná očekávání a následně mohli měřit úspěšnost řešení podle definovaných cílů. Konzultanti Canon Solutions, Business a Service Design budou spolupracovat s vaším týmem na vytvoření návrhu architektury služeb optimálního tiskového prostředí, čímž vám pomohou v dosahování vašich cílů. Projektový management Naše služba projektového managementu zajišťuje hladký přechod zavedením MPS řešení podle dohodnutých parametrů, např. času nebo kontroly kvality a nákladů. S pomocí přidělených projektových manažerů nebo týmů manažerů koordinujeme všechny části dodávky, abychom co nejméně narušili chod vaší organizace a maximalizovali rychlost a jednoduchost přijetí nového řešení. To se týká například klíčových milníků a UAT (User Acceptance Testing).

9 ANALÝZA NÁVRH KONTROLA PODPORA A SPRÁVA PŘECHOD A IMPLEMENTACE Měli jsme hrubou představu o tom, kam bychom se chtěli dostat, ale nevěděli jsme přesně, jak se tam dostat. Takže nám zkušenosti společnosti Canon s implementací různých řešení pro ostatní klienty opravdu pomohly vybrat si správné řešení. Julie Caughey finanční manažerka, městská rada East Lothian.

10 ANALÝZA NÁVRH KONTROLA PODPORA A SPRÁVA PŘECHOD A IMPLEMENTACE Přechod a implementace. Abychom zajistili hladký přechod, implementaci vašeho nového řešení projektově řídíme, přičemž neustále pracujeme na minimalizaci jejího dopadu na provoz a koncové uživatele. Staráme se o to, aby byl každý prvek dodán v souladu s měnícími se provozními potřebami a klíčovými ukazateli výkonnosti. Vzdělávání a komunikace správy programu Implementace nového systému tisku a pracovních postupů může být velmi náročná. Proaktivní a motivační přístup, vzájemné porozumění a vybudování loajality však může její negativní dopady minimalizovat. MPS tým společnosti Canon bude úzce spolupracovat s lidmi ve vaší organizaci, kterým mohou změny působit jisté obtíže. Písemnými sděleními na intranetu nebo zasílanými přes a zejména pak osobní komunikací lze dosáhnout vzájemného porozumění. Jen formou efektivní a konzistentní komunikace o samotné změně, o požadavcích a výhodách této změny a o jejím vlivu na koncové uživatele lze nechuť ke změnám překonat. Školení koncových uživatelů Chcete-li ze svého MPS řešení vytěžit maximum, školení koncových uživatelů je klíčovým faktorem. Společnost Canon vytvoří komplexní program školení na míru přesně dle potřeb vaší organizace a koncových uživatelů. Školení může probíhat mnoha způsoby, včetně kurzů na pracovišti nebo mimo ně, či formou programů pro malé skupiny nebo tzv. jeden na jednoho. Během školení se vaši zaměstnanci naučí: jak nová zařízení pracují, s důrazem na funkce pro maximalizaci produktivity; jak po zavedení nových softwarových aplikací řídit pracovní toky a používání; koho ze společnosti Canon kontaktovat kvůli dalším záležitostem souvisejícím s tiskem. Implementace hardwaru, softwaru a služeb Po fázi Analýzy budou všechny činnosti navrženy a naplánovány tak, aby co nejméně narušily chod vaší organizace. Stávající zařízení se vyřadí z provozu a nainstalují se nová zařízení a software vše přesně dle dohodnutého harmonogramu. Přechod ze starého prostředí na nové proto bude velmi plynulý. byli jsme ohromeni, jak se společnost Canon s tímto náročným projektem vypořádala, což jasně ukazuje, jak dokonale chápe naše obchodní procesy a existující strukturu IT. Dr. Roland Krieg vedoucí oddělení IT, Fraport AG, Německo.

11 Přechod a implementace Dodávka a integrace technologie do IT prostředí, certifikát o technickém školení a shodě s bezpečnostními předpisy, zajištění služeb a práce na změně (chování).

12 Podpora a správa Kompletní správa řešení a neustále aktuální systém. Nepřetržité monitorování výkonu a správa služeb i parku zařízení. Nepřetržité monitorování výkonu a vytváření zpráv. Podpora a správa. Jako poskytovatel řízených tiskových služeb se společnost Canon soustředí na neustálé zdokonalování procesů souvisejících s managementem služeb IT. Přitom se zaměřujeme na to, abychom vám pomohli předejít zbytečným výdajům, kontrolovat změny vašeho parku zařízení a řídit jeho rozšiřování. Tím pomáháme snížit dopad těchto změn na vaši organizaci. Správa parku zařízení V rámci podpory organizačních cílů našich zákazníků navrhujeme a implementujeme řešení pro správu tisku šitá na míru jejich současným i budoucím potřebám. Po implementaci vyžadují tato řešení specializovanou a vyhrazenou správu, aby byly splněny finanční a provozní ukazatele KPI nebo smlouvy SLA odsouhlasené ve smlouvě nebo celkové SLA. Vyhrazený Canon Client Services Manager ponese odpovědnost za všechny části smlouvy MPS a bude zajišťovat dodržování uzavřených smluv SLA a maximalizaci vašich investic. Canon Client Services Manager prostřednictvím spolupráce s naším a vaším týmem, případně externími prodejci, zajistí úspěšné řízení změn a školení, zvýší přínos nových technologií a bude usilovat o zvýšení produktivity zaměstnanců, snížení nákladů souvisejících s tiskem a zlepšení dostupnosti zdrojů v celé organizaci. Správa a údržba konfigurace Tato služba zajišťuje, aby tiskové prostředí zákazníka fungovalo optimálně za všech okolností. Stará se rovněž o dodržování všech zásad týkajících se tisku a organizace, včetně zásad tisku, zásobování, zabezpečení a zásad pro koncové uživatele. Kromě toho služba přispívá k hladšímu přechodu v případě změn v prostředí tiskových zařízení například během instalace, přesunů, přidávání nebo změn (IMAC) nebo při aktualizacích zařízení. Rovněž urychluje proces obnovy po havárii, pokud v prostředí IT dojde ke kritickému selhání. Service desk Vaši pracovníci IT a koncoví uživatelé získají jediný kontaktní bod se společností Canon pro všechny dotazy, incidenty a problémy. K dispozici je celá řada možností, které vám pomohou uvolnit vaše interní zdroje IT a zaměřit se na hlavní činnosti vašeho podnikání a v neposlední řadě také zvýšit dostupnost zařízení. Správa majetku Budeme proaktivně navrhovat, implementovat a spravovat váš majetek od fáze Analýzy až po fázi Kontroly. Přitom budeme po celou dobu trvání smlouvy provádět sledování, správu financí, plánování a efektivní implementaci nejvhodnějších zařízení a aplikací. Služby MAC Canon MPS MAC Services představují profesionální služby zajišťující přesun, přidání nebo změnu hardwaru a softwaru přímo ve vaší organizaci dle potřeby. Nezbytné protokoly, postupy, výměny informací, povolení a autorizace k vykonávání těchto služeb budou dohodnuty a kompletně zdokumentovány pomocí harmonogramů servisních smluv a příslušných verzí Provozní příručky MPS.

13 ANALÝZA NÁVRH KONTROLA PODPORA A SPRÁVA PŘECHOD A IMPLEMENTACE Podpora na pracovišti Podpora na pracovišti umožňuje proaktivní a rychlou reakci 1. a 2. úrovně na problémy související s tiskem. Tuto cennou možnost lze rozšířit o preventivní školení a podporu, které zajistí, že koncoví uživatelé budou moci snadno přistupovat k potřebným zařízením a maximalizovat dostupné funkce. S ohledem na budoucí požadavky se nabízí celá řada možností. Vzdálené monitorování Společnost Canon může snížit vaše celkové náklady na vlastnictví pomocí automatizace odečítání měřidel a objednávek spotřebního zboží. Můžeme také monitorovat vaše tisková zařízení a související software 24/7 a případné problémy řešit ještě dříve, než zasáhnou do chodu vaší organizace. Tím maximalizujete nejen dostupnost parku zařízení, ale také spokojenost uživatelů. Správa kapacity Monitorování a tvorba zpráv Tato služba umožňuje přesné monitorování a vytváření zpráv o výstupu parku zařízení (tisk a skenování) s cílem zajistit pro zákazníka nejvyšší míru využití a výkon. Podpora tisku u zákazníka Každé tiskové řešení může pro koncového uživatele a funkce podpory IT představovat určité nepříjemnosti. Problém může představovat zaseknutý papír, doplňování toneru nebo sponek do sešívačky, dostupnost médií a další faktory, z nichž každý může mít významný vliv na spokojenost koncového uživatele. Print Care Support Service vykonává každodenní úlohy za zákazníka, čímž tyto problémy řeší a předchází jejich výskytu. Pracovník Print Care Support Service se stará o pracoviště s rozsáhlým parkem zařízení a zaměřuje se na to, aby byla zařízení připravena přesně dle požadavků zákazníka. Zákazník tak získává značnou výhodu v podobě zlepšení funkcí a maximalizace výkonu tiskových řešení. Pracovník Print Care Support Service může být smluvně zaměstnán na plný nebo částečný úvazek, dle náročnosti parku zařízení.

14 Kontrola Pravidelné návrhy opatření ke zlepšení výkonnosti infrastruktury. Certifikace funkční a bezpečnostní shody při jakékoli změně konfigurace IT prostředí zákazníka. Pravidelné návrhy opatření zvyšujících obchodní i provozní výkonnost. Kontrola. Na rozdíl od jiných řešení řízených služeb zahrnují řízené tiskové služby od společnosti Canon také fázi Kontroly. Ta zajistí, že řešení, které jsme vám ve fázi Přechod a implementace poskytli, bude postupně optimalizováno v souladu s měnícími se potřebami vaší organizace. Vytváření zpráv MI Canon Client Services Manager bude využívat vytváření zpráv MI a pravidelná setkání se zákazníkem, aby vám doporučil řešení pro dlouhodobé zlepšení efektivity operací, produktivity pracovníků a úspory nákladů. Profesionálně připravené analýzy kvality služeb a zprávy o shodě služeb od společnosti Canon zvyšují výkonnost. Zahrnují historii volání, trendy, ukazatele výkonnosti, změny/aktualizace smluv a mnoho dalšího. Jejich důležitým rysem je, že umožňují Canon Client Services Manažerovi a odborníkům ze společnosti Canon na tisk a dokumentaci proaktivně identifikovat a řešit neobvyklé trendy a události ještě předtím, než ovlivní vaši organizaci. V neposlední řadě vám pak nabídnou přehled o výkonnosti a celkové efektivitě vašich MPS. Zprávy MI od společnosti Canon budou využívány v pravidelných kontrolách managementu. Vytváření zpráv MI pokrývá tyto oblasti MPS: Výkonnost služby (SLA) Využívání zařízení Správa majetku, včetně MAC Trendy a CSI Kontrolní schůzky Účelem těchto schůzek je, aby investoři mohli kontrolovat dosahování cílů a diskutovat o dalších krocích a úkolech. Váš Canon Client Services Manager bude tyto kontrolní schůzky koordinovat a bude dohlížet na jejich hladký průběh. Průběžné zlepšování služeb (CSI) Průběžné zlepšování služeb společnosti Canon sjednocuje naše stávající a připravované služby s aktuálními a budoucími strategickými potřebami vaší organizace, úrovní vyspělosti vašich IT procesů a environmentálními politikami. Tímto způsobem připravujeme cestu k pevnému, oboustranně výhodnému partnerství s vaší organizací, které oběma zúčastněným stranám umožní pracovat na zvýšení produktivity a snížení nákladů.

15 ANALÝZA NÁVRH KONTROLA PODPORA A SPRÁVA PŘECHOD A IMPLEMENTACE

16 ANALÝZA NÁVRH Společnost Canon kombinuje optimální mix služeb se správným hardwarem a softwarem, aby poskytla tiskovou infrastrukturu nabízející stabilní hodnotu po celou dobu trvání MPS smlouvy. KONTROLA PODPORA A SPRÁVA PŘECHOD A IMPLEMENTACE Správa nákladů Zabezpečení Produktivita Použitelnost Efektivita zařízení Efektivita dokumentace Životní prostředí ANALÝZA Základní vyhodnocení analýzy Analytický audit a vyhodnocení NÁVRH Návrh řešení Projektový management PŘECHOD A IMPLEMENTACE Školení koncových uživatelů Vzdělávání a komunikace správy programu Implementace PODPORA A SPRÁVA Správa parku zařízení Správa majetku Služby MAC Vzdálené monitorování Service desk Podpora na pracovišti Podpora tisku u zákazníka Správa a údržba konfigurace Správa kapacity Monitorování a tvorba zpráv Správa problémů Kontrola Průběžné zlepšování služeb Vytváření zpráv MI Kontrolní schůzky Společnost Canon nabízí široké portfolio profesionálních služeb, které nemusí být uvedeny v tabulce výše. Všechny služby se mohou změnit. Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Czech Edition 0159W827 Canon Europe N.V., 2011 Canon CZ s.r.o. Tel Fax