BIOLOGICKÉ CENTRUM AV ČR, v. v. i.

Transkript

1 BIOLOGICKÉ CENTRUM AV ČR, v. v. i. Branišovská 31, České Budějovice V souladu se zákonem č. 563/1991, o účetnictví, č. 499/2004, o archivnictví a spisové službě, a č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, vše ve znění pozdějších předpisů, vydávám tuto směrnici pro OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ část první Úvodní ustanovení 1. Biologické centrum AV ČR, v. v. i. (dále jen BC) jako samostatná účetní a zpravodajská jednotka aplikuje mechanismy, které zajišťují průkaznost finančních operací a jejich stálou vnitřní kontrolu. 2. Tato směrnice definuje jednotlivé účetní operace a odpovědnost za ně, účetní doklady a způsob jejich archivace, resp. místo jejich uložení. 3. Směrnicí jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci BC, kteří se z titulu svých funkcí a pracovních náplní podílejí na vystavování, schvalování a oběhu účetních dokladů. část druhá Druhy dokladů a jejich oběh Článek 1 Smlouvy 1. Za účetní doklad se považují všechny smlouvy uzavírané jménem BC nebo organizační součásti BC, ze kterých vyplývají finanční nebo majetková plnění (všechny smlouvy dodavatelské, odběratelské, nájemní, o řešení grantových projektů, darovací, dotační, apod.). 2. V přímé pravomoci ředitele BC jsou uzavírány a měněny smlouvy, kterými je nakládáno s majetkem BC, pro jejichž uzavření se vyžaduje souhlas zřizovatele a dozorčí rady (Interní normy AV ČR, částka 6/2006), zejména smlouvy týkající se a) nabytí nebo zcizení nemovitého majetku, b) nabytí nebo zcizení movitého majetku, jehož hodnota je vyšší než dvousetnásobek částky, od níž jsou samostatné movité věci považovány podle zvláštního právního předpisu za hmotný majetek ( 26 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, ve znění pozdějších předpisů), c) zřízení zástavního nebo jiného věcného práva k majetku pracovišť, d) založení jiné právnické osoby, e) nabytí účasti v existující právnické osobě, f) vložení majetku do jiné právnické osoby. Originály těchto smluv archivuje sekretariát BC, kopie podle potřeby obdrží vedoucí finanční účtárny THS. 3. Ředitel BC je v souladu s organizačním řádem BC oprávněn delegovat pravomoc k uzavírání smluv dle odstavce 5 písm. c), zejména smluv nájemních, na ředitele THS. V takovém případě originály těchto smluv archivuje sekretariát THS a předává finanční účtárně podklady pro vystavení daňových dokladů - příkazů pro fakturaci nebo k úhradě podepsané správcem rozpočtu a příkazcem operace. Za dodržení platebních termínů a případnou penalizaci plátců odpovídá vedoucí finanční účtárny. 4. Smlouvy s poskytovateli účelově určených (grantových) prostředků z veřejných zdrojů, jejich dodatky a smlouvy se spoluřešiteli jsou v souladu s organizačním řádem BC předkládány k podpisu řediteli BC a archivovány takto: a) Originály rozhodnutí o podpoře výzkumných záměrů a jejich dodatky archivuje sekretariát BC, kopie obdrží řešitelé. b) Originály ostatních smluv s poskytovateli účelově určených (grantových) prostředků z veřejných zdrojů a jejich dodatků, kontrasignované příslušným ředitelem, archivují sekretariáty jednotlivých vědeckých ústavů BC. Další vyhotovení obdrží v souladu s pokyny poskytovatele řešitelé a případně spoluřešitelé. Za obsah smluv a dodatků k nim odpovídají ředitelé ústavů BC. Ředitel BC je oprávněn smlouvu nepodepsat, pokud ji předem nekontrasignoval ředitel ústavu nebo jeho zástupce. c) Originály smluv se spoluřešiteli grantových projektů archivují sekretariáty jednotlivých vědeckých ústavů BC. Příkazy k převodu finančních prostředků na spoluřešitele vystavují ředitelé organizačních součástí BC a ověřují odpovědní řešitelé jako příkazci operací. 5. Poštou doručená oznámení limitu čerpání prostředků státního rozpočtu pro financující banku se zapisují do podacího deníku sekretariátu BC a přebírá je vedoucí finanční účtárny. Jeden originál potvrzený bankou se archivuje ve finanční účtárně.

2 6. Ostatní smlouvy obsahující finanční plnění (včetně tzv. zakázek hlavní činnosti) uzavírají a archivují ústavy BC a THS samostatně. Příkazy k fakturaci nebo úhradě podepsané správcem rozpočtu a příkazcem operace se předávají pověřeným zaměstnancům finanční účtárny. Uzavření hospodářských smluv, které zavazují BC jako celek nebo více jeho ústavů k finanční, majetkové nebo jiné spoluúčasti, vyžaduje předchozí souhlas ředitele BC. Článek 2 Objednávky 1. Veškeré zakázky, práce, služby a spotřební materiál si objednávají jednotlivá pracoviště BC samostatně na základě předem vystavených objednávek. Objednávky vystavují zaměstnanci pověření objednávkovou agendou ředitelem příslušné organizační součásti BC. 2. Objednávky podepsané správcem rozpočtu a příkazcem operace se předávají finanční účtárně THS, která je archivuje společně s navazujícími účetními doklady. 3. Vystavení objednávky na zboží, práce a služby v hodnotě nad 200 tis. Kč se dále řídí vnitřní směrnicí BC o zadávání veřejných zakázek. Článek 3 Faktury přijaté 1. Došlou fakturu zaeviduje zaměstnanec dané organizační součásti BC odpovědný za příjem pošty a obratem ji předá zaměstnanci, který vystavil objednávku. Příkazce operace a správce rozpočtu fakturu překontrolují a svým podpisem potvrdí oprávněnost finančního krytí. K faktuře se připojí objednávka, likvidační list a tyto doklady se předají do finanční účtárny. Finanční účtárna fakturu zaeviduje, spáruje ji s objednávkou a zajistí úhradu podle splatnosti faktury. 2. Z likvidačního listu k hromadné faktuře musí být zřejmé, z jakých finančních zdrojů bude plnění kryto a pro koho je plnění určeno. Likvidační list podepisují všichni zúčastnění příkazci operací. 3. V případě, že faktura nesouhlasí s objednávkou nebo obsahuje chybné údaje, finanční účtárna fakturu vrátí sekretariátu příslušného ústavu nebo THS. 4. Finanční účtárna přijme ke zpracování pouze daňové doklady, které mají náležitosti podle platného zákona o dani z přidané hodnoty. 5. Faktury za dodávky elektrické energie, tepla, vody, plynu a vyúčtování spojových služeb a pronájmy tlakových láhví jsou likvidovány finanční účtárnou v celkové částce. Přeúčtování na jednotlivé ústavy a případně další subjekty (např. nájemníky nebytových prostor) provádí finanční účtárna dle pokynů zaměstnanců THS, odpovědných za příslušnou agendu. Článek 4 Faktury vydané 1. Na základě předaných podkladů (smluv, objednávek, podepsaných příkazcem operace a správcem rozpočtu) vystaví finanční účetní fakturu (daňový doklad) a odešle ji odběrateli. Vydané faktury jsou od okamžiku vystavení vedeny v pohledávkách. Veškerým pohledávkám musí finanční účetní věnovat náležitou pozornost. Součástí pohledávek jsou i vyplacené zálohy. 2. K pohledávkám neuhrazeným do data splatnosti zašle příslušná finanční účetní upomínku, a to nejpozději do jednoho měsíce po termínu splatnosti. Po uplynutí termínu stanoveném v upomínce, a nebyla-li pohledávka uhrazena, bude finanční účetní ve spolupráci s vedením příslušného pracoviště a podnikovým právníkem vymáhat pohledávku soudní cestou. 3. Dlužníkovi, vůči kterému má BC zároveň závazek, lze zaslat návrh vzájemného zápočtu pohledávek a závazků. 4. Koncem roku zašle vedoucí finanční účtárny dlužníkům odsouhlasení pohledávek. Článek 5 Majetková evidence 1. Dlouhodobý hmotný majetek od 40 tis. Kč a dlouhodobý nehmotný majetek od 60 tis. Kč je veden v účetní evidenci. Podkladem pro zařazení do majetkové účetní evidence je protokol o zařazení do užívání. 2. Drobný dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek je veden v operativní evidenci. Finanční účetní odpovědná za evidenci majetku zařazuje tento majetek na základě likvidačního listu faktury. 3. Drobný hmotný a nehmotný majetek v pořizovací hodnotě nižší než 1000,- Kč si evidují jednotlivá pracoviště BC samostatně. 4. Evidenci ochranných prostředků vedou jednotlivá pracoviště BC samostatně. 5. Evidenci softwaru dále upravuje samostatná interní směrnice BC

3 Článek 6 Skladová evidence 1. Evidenci skladových zásob a výdeje vede pověřený zaměstnanec útvaru dopravy a zásobování THS. Příjmy a výdaje ze skladu jsou evidovány průběžně v nákupních cenách podle faktur od dodavatelů. Skladové zásoby jsou každý měsíc aktualizovány a nemusejí se vyrovnávat inventarizací skladových zásob. 2. Evidence příjmu a výdeje denaturovaného lihu je organizována takto: a) Výdej lihu ze skladu vědeckým ústavům likviduje finanční účtárna jako přímou spotřebu. b) Každý ústav vede vlastní evidenci příjmu a spotřeby lihu. Příslušný výkaz za daný kalendářní rok předkládá ústav sekretariátu THS do 15. ledna roku následujícího. c) Sekretariát THS výkazy zkompletuje a sumární přehled na předepsaném formuláři odešle Celnímu úřadu v Českých Budějovicích nejpozději do 31. ledna roku následujícího. Článek 7 Mzdové doklady 1. Mzdové doklady ředitelů organizačních součástí BC a zaměstnanců sekretariátu BC schvaluje a za jejich věcnou správnost odpovídá ředitel BC. 2. Mzdové doklady ostatních zaměstnanců schvalují a za jejich věcnou správnost odpovídají ředitelé příslušných organizačních součástí BC, tj. vědeckých ústavů a THS. 3. Pravomoc schvalovat mzdové doklady lze delegovat jen na zástupce ředitele BC nebo zástupce ředitele dané organizační součásti BC. 4. Podklady pro výplatu mezd musejí být předány mzdové účtárně nejpozději tři pracovní dny před koncem kalendářního měsíce. Mzdová účtárna je v odůvodněných případech (např. zpracování ročních uzávěrek) oprávněna stanovit jiný termín, přičemž tuto změnu musí předem oznámit sekretariátům jednotlivých pracovišť. 5. Veškeré mzdové doklady, tj. podklady pro platové úpravy, výplatu mimořádných odměn (MO) a podklady pro výplatu odměn za práce konané v dohodách mimo pracovní poměr (ONN), podepsané dovolenky, doklady o pracovní neschopnosti, nástupech na mateřskou dovolenou, atd., se předávají útvaru zaměstnaneckých záležitostí THS. Do podkladů pro výplatu MO, OON, osobních příplatků a příplatků za práci ve ztíženém pracovním prostředí je nutné uvádět číslo střediska a úkolu. 6. Zaměstnanci útvaru zaměstnaneckých záležitostí pověření výkonem personální a mzdové agendy předané podklady nejprve zkontrolují, odsouhlasí a poté předají mzdové účtárně k likvidaci. Věcně chybné nebo nesprávně zdůvodněné podklady jsou oprávněni vrátit navrhovateli. 7. Mzdová účtárna a) provádí likvidaci mezd a vyhotovení výplatních listin, b) zajišťuje odvod daně, sociálního a zdravotního pojištění a ostatních srážek, c) zajišťuje odvod mezd na osobní účet, avšak pouze na základě písemného pokynu zaměstnance. d) vydává diskrétní výplatní pásky sekretariátům organizačních součástí BC. 8. Za distribuci výplatních pásek a ochranu osobních údajů odpovídají sekretariáty organizačních součástí BC, resp. zaměstnanci zmocnění ředitelem jednotlivých ústavů a THS k výkonu této agendy. 9. Výplatní pásky se vydávají do vlastních rukou, případně třetí osobě na základě písemného zmocnění zaměstnancem. Článek 8 Doklady o provozu vozidla 1. Agendu související s provozem služebních vozidel samostatně vedou organizační součásti BC. Zaměstnanci jmenovitě pověření příslušným ředitelem k výkonu této agendy a odpovědní za autoprovoz a) evidují a zakládají velké technické průkazy, b) vydávají před jízdou řidičům služebních vozidel osvědčení o registraci vozidla (malé technické průkazy) a další doklady vyžadované k provozu vozidla (doklad o pojištění odpovědnosti z provozu vozidla, o zakoupení dálniční známky, apod.), c) podepisují příkaz k jízdě na formuláři Žádanka o přepravu, d) archivují vyplněné a schválené žádanky o přepravu, e) měsíčně kontrolují knihy jízd všech služebních vozidel, zejména vykazované spotřeby PHM ve vazbě na příslušné normy a údaje technického průkazu, f) archivují ukončené knihy jízd. 2. Řidiči služebních vozidel jsou povinni vést ke každému vozidlu knihu jízd (záznam o provozu) a nejpozději do tří pracovních dnů po skončení kalendářního měsíce ji odevzdat ke kontrole (čl. 8 odst. 1 písm. e). 3. Žádanky o přepravu vyplňuje žadatel (zpravidla příkazce operace) a schvaluje vedoucí příslušného útvaru nebo správce rozpočtu dané organizační součásti. Je-li žadatelem ředitel ústavu nebo THS, schvaluje žádanku jeho zástupce nebo správce rozpočtu dané organizační součásti. 4. K provozu služebních vozidel a jeho bezpečnosti vydávají organizační součásti BC samostatné interní směrnice

4 5. Registraci a pojištění všech dopravních prostředků a technických vozidel BC organizuje a zajišťuje pověřený zaměstnanec THS. Zaměstnanci všech organizačních součástí BC odpovědní za autoprovoz (čl. 8 odst. 1) jsou povinni poskytnout mu požadované informace a součinnost. Pro pojišťovací smlouvy a jejich dodatky platí ustanovení čl. 1 odst. 6 této směrnice. Článek 9 Interní doklady 1. Stálé zálohy se poskytují pouze těm zaměstnancům, s nimiž má BC nebo jeho organizační součást uzavřenu dohodu o hmotné odpovědnosti. Žádost o poskytnutí stálé zálohy musí být schválena ředitelem ústavu nebo THS a odsouhlasena vedoucí finanční účtárny. 2. Záloha na služební cestu musí být odsouhlasena vedoucím zaměstnancem oprávněným povolovat služební cesty a vedoucí finanční účtárny. Vyúčtování je nutné provést do deseti kalendářních dnů po ukončení služební cesty. 3. Jednorázové zálohy se poskytují na základě písemné žádosti. Žádost musí být schválena oprávněným zaměstnancem příslušného pracoviště (zpravidla příkazcem operace) a vedoucí finanční účtárny. V žádosti musí být uveden účel, pro který je tato záloha požadována, číslo nákladového střediska a úkolu. Vyúčtování jednorázové zálohy musí být provedeno do deseti kalendářních dnů od data poskytnutí. Konečné zúčtování veškerých poskytnutých záloh musí být provedeno nejpozději do 20. prosince kalendářního roku. 4. Příjmy v hotovosti ukládané do pokladny je nutné doložit písemným dokladem s rozpisem plateb. 5. Společná knihovna biologických pracovišť. Příjmy v hotovosti vybrané knihovnou biologických pracovišť dle platného ceníku služeb a poplatků se převádějí do pokladny THS čtvrtletně, nebo po překročení částky ,- Kč. část třetí Další účetní a majetkové operace Článek 10 Časové rozlišování nákladů a výnosů 1. Náklady a výnosy, které nesouvisejí s běžným účetním obdobím, se účtují na účty 381 a 384. Výdaje a příjmy, které dosud nenastaly, ale jsou s nimi spojeny náklady a výnosy běžného účetního období, se účtují na účty 383 a Bez časového rozlišení lze ponechat pouze nevýznamné částky, pokud se tím prokazatelně nezkresluje hospodářský výsledek. 3. Do nákladů příštích období se účtují výdaje nepatřící do sledovaného kalendářního roku, např. úhrady za předplatné nevědeckých periodik, nákup dálničních známek, pojištění odpovědnosti z provozu vozidla, náklady vynaložené na přípravu budoucích konferencí. Výjimku tvoří a do nákladů běžného roku se účtují a) úhrady souhrnných faktur za vědeckou literaturu (zahraniční odborné časopisy a elektronické databáze), které finanční účtárna obdrží zpravidla v měsíci říjnu, b) faktury za spoje a elektrickou energii za měsíc prosinec, přicházející finanční účtárně v průběhu měsíce ledna, které z časových důvodů nelze zpracovat do účetní uzávěrky. 4. Do výnosů příštích období se vykazují zejména a) příjmy z prodeje (předplatné) časopisů vydávaných Entomologickým ústavem (European Journal of Entomology) a Parazitologickým ústavem (Folia Parasitologica). b) příjmy za účast na budoucích konferencích pořádaných vědeckými ústavy BC, tj. za předem uhrazené konferenční poplatky. 5. Za důsledné dodržování časového rozlišení nákladů a výnosů odpovídá vedoucí útvaru finančního účetnictví a všichni zaměstnanci BC jsou povinni její rozhodnutí respektovat. 6. Účty časového rozlišení podléhají dokladové inventarizaci k 31. prosinci běžného roku. Článek 11 Inventarizace hospodářských prostředků 1. Inventarizace hospodářských prostředků je prováděna takto: a) u pokladní hotovosti v pokladně THS minimálně čtyřikrát za rok, b) u pohledávek, závazků se provádí dokladová inventura k 31. prosinci kalendářního roku, c) fyzická inventura materiálu uloženého ve skladu THS se provádí k kalendářního roku. d) u hmotného, popř. nehmotného majetku a nemovitého majetku se provádí fyzická inventura k 31. prosinci kalendářního roku. 2. Inventury dle čl. 11 odst. a) až c) provádějí inventurní komise jmenované ředitelem THS ad hoc

5 3. Fyzické inventury dle čl. 11 odst. d) se provádějí podle majetkových soupisů, které pro tento účel vydává zaměstnanec útvaru finančního účetnictví pověřený evidencí majetku, a to hromadně každé organizační součásti BC jako samostatné evidenční jednotce. Ředitelé všech organizačních součástí BC ustanovují vlastní inventarizační komise a jmenují jejich předsedy. 4. Po provedení inventury se odsouhlasené inventurní sestavy a další související doklady - opět hromadně za celé pracoviště - předávají zpět účtárně THS. Za jejich úplnost a správnost odpovídají předsedové inventarizačních komisí. Chybně zpracované nebo nedostatečně doložené (např. nepodepsané) doklady je účetní pověřená evidencí majetku oprávněna nepřijmout nebo vrátit příslušnému sekretariátu. 5. Inventurní doklady všech organizačních součástí BC archivuje útvar finančního účetnictví THS. Článek 12 Likvidace majetku 1. Likvidace majetku zajišťují jednotlivé organizační součásti BC samostatně. 2. Ředitelé organizačních součástí BC a) ustanovují vlastní likvidační komise a jmenují jejich předsedy, b) schvalují likvidaci na základě písemného návrhu likvidační komise. 3. Likvidační protokoly se předávají účtárně THS. Za správnost likvidačních protokolů a dodržení obecně závazných předpisů (zejména zákona o odpadech) odpovídají předem určení zaměstnanci těchto pracovišť. Článek 13 Evidence nákladových středisek, úkolů a oprávněných osob 1. Interní čísla nákladových středisek přiděluje a odebírá sekretariát THS, a to na základě písemné žádosti podepsané ředitelem organizační součásti BC. 2. Interní čísla grantů a jiných úkolů přiděluje sekretariát THS, a to na základě vyplněného evidenčního listu úkolu, který podepisuje ředitel organizační součásti BC a jím jmenovaný příkazce operace (zpravidla odpovědný řešitel grantového projektu) a správce rozpočtu. 3. Zaměstnanec pověřený správou nadstavbových modulů účetních programů ifis a ELANOR dbá, aby přidělená čísla středisek a úkolů nebyla duplicitní. 4. Originály všech jmenování, evidenčních listů úkolů a podpisových vzorů oprávněných osob (příkazců operací a správců rozpočtu) archivuje sekretariát THS. Jejich kopie si ponechávají sekretariáty organizačních součástí BC a současně se předávají útvaru hlavního účetního, resp. pověřeným zaměstnancům THS, kteří při účetních a majetkových operacích s podpisovými vzory pracují. část čtvrtá Závěrečná ustanovení 1. Z každého účetního dokladu musí být zřejmé, z jakých finančních zdrojů bude plnění kryto a pro koho je plnění určeno. Schvalování účetních a majetkových operací se dále řídí interní směrnicí BC pro vnitřní kontrolní systém. 2. Evidence softwaru, způsob a místo archivace příslušných dokladů se dále řídí samostatnou interní směrnicí BC o užívání softwaru v souladu s autorským právem. 3. Archivace a skartace účetních dokladů a související spisová služba se řídí spisovým a skartačním řádem BC. 4. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem V Českých Budějovicích dne Vít Našinec pověřený řízením BC AV ČR, v. v. i