Principy zavádění Document Management Systémů ve společnosti

Transkript

1 České vysoké učení technické v Praze Fakulta elektrotechnická Katedra počítačů Bakalářská práce Principy zavádění Document Management Systémů ve společnosti David Beneš Vedoucí práce: Ing. Martin Švík Studijní program: Softwarové technologie a management, Bakalářský Obor: Softwarové inženýrství

2

3 Poděkování Rád bych poděkoval Ing. Martinu Švíkovi, vedoucímu mé bakalářské práce, za trpělivost a za cenné rady, které mi poskytl při vypracovávání této práce.

4

5 Prohlášení Prohlašuji, že jsem práci vypracoval samostatně a použil jsem pouze podklady uvedené v přiloženém seznamu. Nemám závažný důvod proti užití tohoto školního díla ve smyslu 60 Zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon). V Praze dne

6

7 Abstract The purpose of this work is to introduce the Document Management System within many organizations. It enumerates the general properties of these systems and their general architecture. Furthermore, the work deals with the possibility of the integration of DMS IBM Content Manager System with other systems used in companies. In conclusion, this work is a practical case of the deployment of document management system in organization. Abstrakt Předmětem této práce je seznámení se systémy pro správu dokumentů v organizacích. Vyjmenovává všeobecné vlastnosti těchto systémů a jejich všeobecnou architekturu. Dále se práce zabývá možností integrace DMS systému IBM Content Manager s ostatními systémy používanými ve společnostech. V závěru práce je praktický případ nasazení systému pro správu dokumentů v organizacích.

8

9 Obsah Úvod Obecné principy systémů pro správu dokumentů v organizacích Schopnosti systémů pro správu dokumentů Ukládání dokumentů Verzování Vyhledávání Procesy Zabezpečení Podpora dodržování zákonných norem Vysoká dostupnost Audit Archivace Popis architektury Library Server Resource Manager Klienti Možnosti integrace Autentikace Systémy jednotného přihlášení Portál Vyhledávání Enterprise Service Bus, servisně orientovaná architektura Vlastní vývoj Možnost využití systémů pro správu dokumentů Datové schránky Pojem datová schránka Komunikace s datovou schránkou Spojitost s DMS Příklad nasazení Univerzita Požadavky Výběr řešení Realizace... 32

10 Dodatečné úpravy Reálný provoz Budoucí rozšíření řešení Závěr Zdroje Literatura Internetové zdroje Seznam použitých zkratek Seznam příloh... 47

11 Seznam obrázků Obrázek 1 - Schopnosti systémů pro správu dokumentů v organizacích... 4 Obrázek 2 High-level architektura IBM Content Manager... 9 Obrázek 3 - Detailní architektura IBM Content Manager Obrázek 4 - Architektura konektoru systému na ESB Obrázek 5 - Komunikace systémů připojených na ESB Obrázek 6 - Schéma komunikace s datovou schránkou Obrázek 7 - Využití systému pro správu dokumentů pro datové schránky Obrázek 8 - Příklad hierarchické organizační struktury a detailní pohled na organizační jednotku Obrázek 9 - Architektura systémů na univerzitě Obrázek 10 - Architektura importovací utility... 35

12

13 Úvod Dokumenty jsou bezesporu jednou z nejdůležitějších entit v každé společnosti. Čím je společnost větší, tím jsou principy nakládání s dokumenty složitější. Například zaměstnanci by měli mít přístup pouze k těm dokumentům, se kterými mají pracovat. Už tento požadavek se poměrně těžko realizuje pro papírové dokumenty. Pokud přidáme potřebu mít možnost zjistit, který dokument, kdy a kdo aktualizoval, případně si ho jen prohlédl, zjistíme, že pro papírové dokumenty je to téměř nerealizovatelné. Pro řešení této problematiky vznikly systémy pro správu elektronických dokumentů. Jejich záběr je od jednoduchých systémů pro malé společnosti až po velmi robustní řešení pro společnosti typu nadnárodních koncernů. Tato velká a ucelená řešení nabízejí mnoho dalších služeb. Tato práce se bude zabývat systémy pro správu elektronických dokumentů, které jsou primárně určeny pro větší společnosti. Tématem bakalářské práce jsou Principy zavádění Document Management Systémů ve společnosti. Téma práce jsem si vybral proto, že se o tuto oblast zajímám a proto jsem také nastoupil na stáž do společnosti IBM Česká republika, spol. s r.o., která nabízí několik takovýchto komplexních systémů. Cílem práce je seznámit se se všeobecnými principy systémů pro správu dokumentů, prozkoumat a prakticky se s těmito principy seznámit na konkrétním příkladu produktu IBM Content Manager. Dále prokázat nabytou znalost demonstrací na konkrétním příkladu nasazení systému pro správu dokumentů a naprogramovat jednoduchou aplikaci využívající API podnikového řešení IBM Content Manager

14

15 1. Obecné principy systémů pro správu dokumentů v organizacích Systémy pro správu dokumentů jsou nasazovány jako jednotné datové úložiště pro celou organizaci. K takovémuto úložišti jsou potom připojovány stávající aplikace, které využívají funkcí úložiště. Dle aktuálního stupně digitalizace dané společnosti lze volit mezi přímou integrací aplikací s úložištěm a integrací tvořenou specializovaným software na bázi servisně orientované architektury. Dokumenty do úložiště je zapotřebí jednoduchým a transparentním způsobem vkládat, v případě potřeby a příslušného oprávnění z úložiště mazat. Dále by měl zvolený systém umožnit modifikaci a verzování uložených souborů. Aby mohl systém pro správu dokumentů plnit základní informační funkce společnosti, je třeba aby byl vybaven též jednoduchým a výkonným vyhledávacím modulem. Podle mezinárodní neziskové organizace AIIM, která se zabývá všeobecně systémy pro správu dokumentů v organizacích, jsou tato řešení definována jako strategie, metody a nástroje určené k získávání, správě, ukládání, ochraně a doručování obsahu a dokumentů týkajících se procesů v organizacích. Nástroje a strategie systémů pro správu dokumentů v organizacích umožňují také spravování nestrukturovaných podnikových informací. 1 1 What is ECM? [online]. [2008] [cit ]. Dostupný z WWW: < ECM-Enterprise-Content-Management.aspx>

16 Obrázek 1 - Schopnosti systémů pro správu dokumentů v organizacích Obsah Enterprise Content Dodržování předpisů Legal Compliance Archivace dat Archiving Vyhledávání Searching Zdroj: IBM, (2008a) 1.1. Schopnosti systémů pro správu dokumentů Popisovaná problematika může být rozčleněna do několika kategorií. Vlastní dokumenty mohou existovat v podobě papírové i elektronické. Elektronické dokumenty je nutné shromažďovat v důvěryhodném a dostatečně dimenzovaném datovém úložišti aby bylo zaručeno, že dokumenty budou uloženy bezpečně a dlouhodobě, a také bude úložiště dostupná. Pro papírové dokumenty jsou v tomto úložišti vedeny popisné záznamy pouze ve formě metadat. Často se papírové dokumenty digitalizují a teprve poté vstupují do systémů pro správu dokumentů Ukládání dokumentů Nejzákladnější vlastností systémů pro správu dokumentů je samozřejmě možnost dokumenty do takového systému ukládat, kategorizovat a zpět je ze systému získávat. Dokumenty jsou zpravidla vkládány s metadaty, která jsou definována pro vkládaný druh dokumentu, což zjednodušuje následné vyhledávání v dokumentech a umožňuje rychlejší identifikaci dokumentu. Například pro typ dokumentu smlouvy - 4 -

17 budou definována metadata jako název dokumentu, číslo smlouvy, číslo smlouvy u protistrany, druh smlouvy, doba, na kterou se smlouva uzavírá, cena, název partnera, atd. Tím v zásadě končí výčet vlastností, které je schopný zastat i papírový archiv. Všechny ostatní vlastnosti jsou buďto v papírovém archivu nerealizovatelné, nebo natolik složité a bez záruky jejich pravdivosti, že se nevyplatí je v papírovém archivu využívat Verzování Další důležitou vlastností DMS je verzování dokumentů. Po vložení dokumentu do systému je možno zjistit, že dokument má nedostatky. Dokument je jednoduše nalezen v systému, stažen, upraven a je nahrána jeho aktualizovaná verze s požadovanými změnami. V systému je dále pouze jeden záznam pro tento dokument, takže nedochází při vyhledávání k nalezení stejných dokumentů, pouze odlišných verzí. Zobrazit starší verzi dokumentu, případně se k ní vrátit, je tedy i nadále možné. S verzováním dokumentů souvisí také jejich uzamykání. Pokud uživatel hodlá některý dokument upravit, před jeho stažením dokument uzamkne pro změnu a žádný jiný uživatel nemůže nahrát novější verzi dokumentu. Tím se předejde tomu, že by dva uživatelé změnili stejnou část dokumentu, nebo každý jinou, a oba by přitom vycházeli ze stejné verze, po vložení obou verzí by totiž jinak došlo k tomu, že by zde byla pouze změna od uživatele, který svou novou verzi vložil později. Po vložení nové verze dokumentu se tento dokument automaticky odemkne pro možnost vkládání dalších jeho verzí ostatními uživateli Vyhledávání Bez vyhledávání v dokumentech uložených v úložišti by tyto systémy samozřejmě nemohly existovat. Mezi dokumenty je potřeba hledat podle mnoha kriterií. Je zapotřebí vyhledávat podle typu dokumentu, na nižší úrovni podle metadat 2 What is ECM? [online]. [2008] [cit ]. Dostupný z WWW: < ECM-Enterprise-Content-Management.aspx>. 3 Versioning [online]. 2008, [cit ]. Dostupný z WWW: <

18 přiřazených k dokumentu a nejlépe by neměla chybět ani možnost prohledávat samotný obsah souboru. Vyhledávání musí být rychlé, jelikož se jedná o velmi častou operaci, uživatelsky o jednu z nejpoužívanějších Procesy Neméně užitečným nástrojem je modelování procesů dokumentů. Stejně tak, jako papírový dokument musí projít před schválením několikastupňovou kontrolou, je možné toto provést i v systémech DMS. Postup je takový, že se namodeluje proces, kterým musí dokument při vložení do systému projít, a dokud nebude úspěšně schválen, nemusí být například vidět pro uživatele, pro které bude následně určen. Tato schopnost však již zabíhá do Business Proces Managementu a v DMS proto nebývá implementována nijak rozsáhle Zabezpečení Klíčovou schopností DMS je omezení přístupových práv uživatelů k dokumentům. Systém musí umožňovat přiřazení rozličných přístupových práv na několika úrovních. Tyto různé úrovně přístupových práv umožní uživateli rozdílné možnosti práce s DMS. Na nejvyšší úrovni je to samotné přihlášení se do DMS. Následujícími úrovněmi, na kterých se definuje oprávnění uživatelů, jsou typ dokumentu, adresář a nakonec i jednotlivé dokumenty. Mimo nejvyšší úrovně je zabezpečení realizováno pomocí seznamu přístupových práv přiřazeného k danému objektu. Každý řádek tohoto seznamu se skládá z uživatelské skupiny, nebo uživatele a k němu přiřazeného přístupového práva. Tímto mechanismem lze postihnout velmi širokou škálu požadavků na zabezpečení. Aby bylo zabezpečení efektivně využito, musí být nastavena pouze minimální množina oprávnění, která je pro daného uživatele a daný dokument potřebná. 6 4 Document Management System [online]. 2008, [cit ]. Dostupný z WWW: < 5 What is ECM? [online]. [2008] [cit ]. Dostupný z WWW: < ECM-Enterprise-Content-Management.aspx>. 6 Document Management System [online]. 2008, [cit ]. Dostupný z WWW: <

19 Podpora dodržování zákonných norem Součástí DMS systémů bývá i základní podpora dodržování zákonných norem, neboli Records Management. Jelikož i v České republice mají některé organizace povinnost vykonávat Records Management, je i u nás tato funkcionalita systému vyžadována. Jedná se o řízení životního cyklu dokumentu. Může být definováno například jakou dobu po vložení nesmí být dokumenty smazány, případně, pokud je dokument aktuálně potřebný v konkrétní podobě, ho lze uzamknout, takže není možné jej změnit, nebo dokonce smazat, a dokument tak bude k dispozici po celou dobu trvání této potřeby Vysoká dostupnost Pro velké společnosti, které mají pobočky na různých místech světa, je velmi důležité mít nepřetržitý provoz DMS. Kvůli časovým posunům není možné například přes noc systém zastavit, provést zálohu atd. Díky architektuře lze tyto systémy distribuovat v konfiguraci pro vysokou dostupnost. Jednotlivé systémy mohou být v různých geografických umístěních, takže pokud jeden systém není dostupný, uživatel nadále přistupuje k systému dalšímu bez toho, aniž by to zaznamenal Audit Za zásadní vlastnost v některých odvětvích je považována schopnost vytváření auditu, neboli možnost kdykoli zjistit jak, kdy a kdo s daným dokumentem nakládal v rámci systému pro správu dokumentů. V případě potřeby je možno zjistit kdo a kdy dokument například vložil, nahrál novou verzi, otevřel, atd. Pokud například uniknou citlivé informace obsažené v některém z dokumentů, DMS umožní dohledat, kdo k danému dokumentu přistupoval a od koho tedy mohly tyto informace uniknout. 7 Records Management [online]. 2008, [cit ]. Dostupný z WWW: < 8 What is ECM? [online]. [2008] [cit ]. Dostupný z WWW: < ECM-Enterprise-Content-Management.aspx>

20 Dalším příkladem může být vyhledání uživatele, který smazal požadovaný dokument, nebo jej změnil z verze, která ho mohla například určitým způsobem ohrožovat Archivace Dokument v úložišti musí být vždy dostupný. S různými stádii životního cyklu dokumentu se však mění požadavky na rychlost přístupu k danému dokumentu. Například finanční doklady se musí uchovávat 5 10 let. Se staršími dokumenty se však již, až na výjimečné situace, aktivně nepracuje. Z důvodu vysoké ceny rychlých úložných kapacit nabízejí DMS možnost konfigurovatelné automatické migrace dokumentů podle definovaných kritérií (například doba od vložení dokumentu do systému) na pomalejší úložné zařízení. Dokumenty jsou tak stále přístupné, pouze pokud uživatel požádá o stažení dokumentu, je tato operace pomalejší Popis architektury Architektura všech systémů pro správu dokumentů je velmi podobná. Základní část tvoří obvykle relační databáze, kde jsou uložena metadata dokumentů, odkaz na uložený dokument a další řídící data potřebná pro DMS, nad kterou je nejdůležitější část řídící logiky. S touto částí také komunikují všechny ostatní části systému. Dalšími částmi jsou například fyzické úložiště dokumentů, podsystém starající se o oběh dokumentů v podnikových procesech, atd. Tato část se však bude věnovat konkrétně architektuře produktu IBM Content Manager, jelikož tento systém mi byl poskytnut od společnosti IBM Česká republika, spol. s r.o. pro práci na této bakalářské práci. Z důvodu podobnosti architektury všech systémů pro správu dokumentů lze považovat tuto architekturu za všeobecnou, lišit se budou pouze jednotlivé názvy částí systémů a implementační detaily. 9 Document Management System [online]. 2008, [cit ]. Dostupný z WWW: < 10 Archiving [online]. 2009, [cit ]. Dostupný z WWW: <

21 Obrázek 2 High-level architektura IBM Content Manager Zdroj: ZHU, Wei-Dong, (2006) Library Server Základem produktu IBM Content Manager jsou Library Server a Resource Manager. Library Server se skládá z aplikace, která je z velké části implementována jako uložené procedury v databázi, a databáze, kde jsou uloženy konfigurační údaje o systému, seznamy přístupových práv. Dále je zde záznam o každém vloženém dokumentu, který obsahuje jeho metadata, přiřazený seznam přístupových práv, místo uložení samotného dokumentu a další systémové údaje. K Library Serveru přistupují klientské aplikace se všemi požadavky, jako je vyhledávání, stažení dokumentu, nahrání dokumentu atd Resource Manager Další neméně důležitou základní částí je Resource Manager. Jeden Library Server může být využit pro více Resource Managerů. Tato část DMS se skládá z aplikace, která běží na aplikačním serveru, a databáze, kde má uložené informace o objektech a další konfigurační údaje. Tato část se stará o samotné dokumenty. Je zde rozhodováno, kam se který dokument uloží, kdy dojde k jeho migraci a replikaci. Replikace se používá pro vysokou dostupnost a vyšší výkon systému. Replikací se rozumí vytvoření dokumentu na jiném Resource Manageru, který může mít jiné 11 ZHU, Wei-Dong, et al.: Content Manager Implementation and Migration Cookbook. [s.l.] : [s.n.], s. ISBN strana

22 geografické umístění. Při výpadku prvního Resource Manageru se tak automaticky použije další instance Resource Manageru a dokumenty v systému jsou tak stále dostupné. Pokud se replikace používá pro vyšší výkon, ukládá se část dokumentů na jeden server a další část dokumentů na jiný. Pokud je některý dokument, který je uložen na vzdáleném serveru, vyžadován často, uloží se na lokálním serveru do lokální paměti, aby se dokument dostal ke koncovému uživateli co nejrychleji. Resource Managerem je podporováno několik rozličných datových úložišť. Dokumenty je tak možné ukládat podle požadavků na rychlost získání dokumentu, nebo například podle již použitých zařízení u zákazníka. 12 Obrázek 3 - Detailní architektura IBM Content Manager Zdroj: IBM, (2008b) 12 ZHU, Wei-Dong, et al.: Content Manager Implementation and Migration Cookbook. [s.l.] : [s.n.], s. ISBN strana

23 Klienti Aby bylo možno se systémem pro správu dokumentů pracovat a využívat všech jeho vlastností, je potřeba mít klienty schopné komunikace s DMS. Klient je aplikace, nebo systém, který přistupuje ke vzdálené službě přes síť. 13 Klienty je možno rozdělit na takzvané tlusté klienty, což jsou speciální programy, které je potřeba nainstalovat na klientský počítač, a tenké klienty, kteří nevyžadují instalaci na klientskou stanici, ale stačí jim internetový prohlížeč. Klienti jsou klíčovou součástí DMS, neboť se jedná o jediný pohled uživatelů na celý systém. Uživatelské prostředí proto musí být přívětivé, přehledné a poskytovat právě takovou funkcionalitu, kterou uživatel potřebuje, neboť nedostatek, ale i přebytek funkcí, možností a voleb, může zapříčinit zmatení uživatele, následné chyby při práci s dokumenty, a také následnou neochotu nadále systém používat. Dále je nutné mít administrační rozhraní, přes které je možné systém spravovat. Bez kvalitního rozhraní by celý systém velmi ztrácel na užitečnosti, neboť by bylo obtížné, ne-li nemožné, konfigurovat systém v průběhu času podle aktuálních požadavků a potřeb uživatelů. Tlustý klient Výhodou tlustého klienta je jeho specializace na dané úkony a optimalizace pro komunikaci s úložištěm. Proto je práce s tlustým klientem efektivnější než s klientem tenkým, neboť reaguje okamžitě a poskytuje plnou funkcionalitu, kterou nabízí daný systém pro správu dokumentů. Nevýhodou tlustého klienta je nutnost instalace klienta na uživatelskou stanici a jeho konfigurace na instanci DMS. IBM Content Manager nabízí tlustého nativního klienta pouze pro operační systém Windows. Jelikož se tento klient připojuje přímo k databázi Library Serveru, je potřeba, aby na koncové stanici, kde je klient nainstalován, byla zajištěna konektivita k potřebné databázi. Na stanicích s nainstalovaným a nakonfigurovaným Windows klientem je také možno využít Open Document Management API, které umožňuje přímou spolupráci některých kancelářských aplikací se systémy pro správu 13 Client (computing) [online]. 2007, [cit ]. Dostupný z WWW: <

24 dokumentů. 14 Otevírání dokumentů v kancelářských aplikacích přímo ze systémů pro správu dokumentů a jejich následné ukládání tamtéž značně zefektivňuje práci s dokumenty uloženými v úložišti. Další výhodou tohoto tlustého klienta je přítomnost speciálního prohlížeče dokumentů, ve kterém je možno přidávat a upravovat anotace, které se následně ukládají odděleně od samotného dokumentu a jsou na něm využita vlastní oprávnění, takže může být nastaveno, kdo může tyto grafické poznámky (stejně tak, jako je to možné u textových dokumentů) prohlížet nebo upravovat. V dnešní době jsou ale tlustí klienti používáni jen velmi zřídka právě kvůli nutnosti tyto klienty instalovat na koncové stanice. Stále se však používají na místech, kde je velmi důležitá rychlá a efektivní práce se systémem. Typickým příkladem využití těchto klientů je skenovací pracoviště, kde jsou převáděny příchozí papírové dokumenty do elektronické podoby a jsou ukládány do systémů pro správu dokumentů. Jelikož nejsou tito klienti tak často používáni, značné množství systémů pro správu dokumentů již ani tlusté klienty nenabízí. Tenký klient Výhodou tenkých klientů je, že nemají narozdíl od tlustých žádné požadavky na instalaci specializovaných programů na klientský počítač. Zapotřebí je pouze internetový prohlížeč. S rozvojem internetových prohlížečů a zlepšujícími se možnostmi webových stránek jsou zlepšovány i možnosti takovýchto klientů. Aby mohli tencí klienti poskytovat všechnu funkcionalitu systémů pro správu obsahu, často využívají Java Appletů, ve kterých je možno implementovat více funkcionality s efektivnějším ovládáním, než pouze pomocí samotných webových stránek. Nevýhodou tenkých klientů je fakt, že nejsou všechny internetové prohlížeče kompatibilní a je potřeba určitou funkcionalitu implementovat rozdílně pro různé internetové prohlížeče. V praxi to znamená, že je jen několik oficiálně podporovaných internetových prohlížečů a v ostatních není funkcionalita těchto klientů zaručena. Jednou z možností tenkého klienta pro IBM Content Manager je webový klient eclient, což je aplikace běžící na aplikačním serveru a komunikující s IBM Content Manager pomocí jeho API. Zdrojové soubory i samotná aplikace jsou součástí 14 ZHU, Wei-Dong, et al.: Content Manager Implementation and Migration Cookbook. [s.l.] : [s.n.], s. ISBN strana

25 nadstavby Information Integrator for Content, která mimo jiné zpřístupňuje API pro IBM Content Manager. Další možností tenkého klienta pro produkt IBM Content Manager, který je s tímto produktem dodáván, jsou portlety na webový portál. Tyto portlety mají velmi podobné rozhraní eclienta a stejně tak i funkcionalitu. Tento klient využívá stejného napojení na IBM Content Manager jako eclient. Nejnovější variantou tenkého klienta je nové prostředí umožňující napojení nejen na IBM Content Manager, ale i na několik dalších produktů od této společnosti. Je jím IBM WEB interface for Content Management, který je převážně označován jako WEBi. Tento klient využívá nové, dnes velmi moderní technologie jako jsou prvky AJAX, čímž lze jeho rozhraní zahrnout mezi Web 2.0 prostředí. Administrační klient Administrace v produktu IBM Content Manager probíhá pomocí vlastní aplikace administračního klienta, který je dostupný na všech operačních systémech, na kterých je tento produkt podporován. Administrační klient však může být nainstalován na vzdáleném počítači na rozdílném operačním systému než je spravovaná instance produktu. Zároveň je možné spravovat více instancí z jednoho administračního klienta. V tomto klientu probíhají všechny administrační úkony systému. Administrace je zde rozdělena na několik částí: parametry Library Serveru, konfigurace Resource Managerů, autorizace, autentikace, datový model a správa procesů. V ostatních systémech může být ale administrace také součástí některých tenkých klientů. Například FileNet Content Manager má značnou část administrace integrovanou do tenkého klienta jménem Workplace. Ovšem samotný administrační klient tohoto systému je dostupný pouze pro operační systém Windows formou Snap-in do Microsoft Management Console

26

27 2. Možnosti integrace Jelikož komplexní systémy pro správu dokumentů v organizacích začínají být tím důležitější, čím je společnost větší, je nezbytné, aby se tyto systémy daly bez problémů zakomponovat do již existující firemní infrastruktury a dokázaly s ní spolupracovat Autentikace Jeden z velmi častých a pochopitelných požadavků je centrální správa uživatelů a jejich práv k systémům v celé organizaci. Aby to bylo možné, musí způsob centrální správy uživatelů podporovat všechny aplikace ve společnosti. To je řešeno převážně pomocí adresářových služeb, jejichž nejčastější využití je právě pro seznam uživatelů a jejich ověřování, existuje ale i mnoho aplikací adresářových služeb využitých například pro evidenci majetku. Takových systémů je velké množství, z čehož vyplývá potřeba unifikovaného přístupu k těmto službám. Jedním z takových unifikovaných přístupů je dnes nejrozšířenější protokol LDAP vycházející původně ze standardů řady X.500. Tato sada standardů byla příliš náročná na implementaci, měla příliš velké požadavky na systém poskytující tyto protokoly, a také kladla nadměrné požadavky na přenos informací po síti. 15 Právě kvůli příliš velkému záběru celé množiny protokolů z X.500 vznikla jejich značně odlehčená varianta Lightweight Directory Access Protokol. Tento protokol však není pouze podmnožinou, ale implementuje i další funkcionalitu. Protokol LDAP je podporován většinou systémů pro správu dokumentů. Jeho využití v těchto systémech slouží především k autentikaci uživatelů přistupujících k systému. Konkrétní využití se ale liší v jednotlivých případech DMS. Například jsou autentikováni jen uživatelé, kteří patří do definovaného podstromu, nebo skupiny. Řízení oprávnění jednotlivých uživatelů se ale řídí uvnitř systémů pro správu dokumentů. 15 LDAP AND X.500 [online]. 2007, [cit ]. Dostupný z WWW: <

28 2.2. Systémy jednotného přihlášení S rostoucí velikostí organizace se zvyšuje počet využívaných systémů. Pokud všechny systémy využívají adresářové služby, je uživatel zbaven nutnosti pamatovat si množství různých hesel. Přesto ale ke své práci zpravidla potřebuje větší počet systémů a do každého se musí jednotlivě přihlásit. Proto byla vyvinuta schopnost systémů využívat metody jednotného přihlášení. To v praxi znamená, že pokud systém podporuje tuto schopnost, stačí se přihlásit do jednoho systému a při přístupu do ostatních systémů se již uživatel nemusí přihlašovat, ale je přihlášen automaticky. Pokud aplikace používané v organizaci podporují systém jednotného přihlášení, velmi se tak zvyšuje uživatelský komfort a uživatel si ani nemusí být vědom, že používá více systémů. Systémy pro správu dokumentů určené velkým korporacím tedy využívají systému jednotného přihlášení z důvodu zefektivnění a zlepšení uživatelského komfortu Portál Pokud uživatel přistupuje ke každému systému pomocí jiné aplikace, z jiného klienta, přes jinou webovou stránku, nebude chtít tolik systémy využívat. Právě díky tomu existuje snaha umístit všechny aplikace na jedno místo, kde by uživatel nalezl vše, co potřebuje. To se velmi často realizuje pomocí webových portálů. Webový portál je jednotné aplikační rozhraní pro poskytování unifikovaného uživatelského prostředí. Tyto portály umožňují jednoduchou a efektivní personalizaci podle přání každého uživatele bez nutnosti dalšího programování. Portálové webové stránky jsou tvořeny takzvanými portlety, což jsou vpodstatě okna s určitou minimální definovanou funkcionalitou a několika povinnými stavy. Portlety jsou navrženy tak, aby byla jednoduchá jejich vzájemná úzká spolupráce a jednoduchá znovupoužitelnost v rámci jiných částí aplikace. Portály jsou dnes často využívány pro jejich vysokou užitnou hodnotu, neboť poskytují snadný mechanismus pro rychlý vývoj vlastních potřeb a jejich okamžité začlenění na portálu. Portál tedy může velmi přehledně sjednocovat velké množství zcela různorodých a nezávislých systémů

29 Největší množství portálů je dnes založeno na technologii Java a je kompatibilní s Java Portlet Specification 16, které definuje vhodný model pro vývojáře portletů. Vzhledem k rozšířenosti této specifikace je taktéž velké množství již předpřipravených portletů pro rozličné systémy Vyhledávání Při existenci mnoha různých úložišť ve společnosti velmi značně narůstá doba, kterou potřebuje uživatel k nalezení potřebného dokumentu. Jednak není vyhledávání jednotné, takže se uživatelé nejprve musí zorientovat, aby byli schopni vyhledávací aplikaci používat. Dále díky časté redundanci systémů je potřeba vybrat správné úložiště. Navíc má zpravidla každý systém jinou syntaxi pro vyhledávání a používání zástupných znaků. Pro zjednodušení vyhledávání dokumentů a informací napříč co možná nejvíce systémy ve společnosti, byly vyvinuty systémy jednotného vyhledávání umožňující jediným dotazem prohledat zdroje ve všech úložištích využívaných ve společnosti. Tyto systémy velmi značně urychlily a zjednodušily nalezení požadovaných dokumentů. Jelikož nalezení potřebného dokumentu je velmi častá činnost zaměstnanců ve velkých korporacích, mohou tyto systémy ušetřit mnoho času, a tím pádem zefektivnit práci každého zaměstnance. Všechny tyto systémy pracují na stejném principu a to naindexování dokumentů ze zdrojových systémů podle zadaných kritérií. Indexování je vytvořením indexu pro data ve zdrojových systémech. V tomto indexu je následně možno velmi efektivně vyhledávat i při značném množství dokumentů. Pokud tyto systémy podporují formát právě analyzovaného dokumentu, dokáží taktéž naindexovat jeho vlastní obsah a nejenom popisné informace, což je neocenitelná pomoc při vyhledávání. Velmi užitečná je také následná analýza získaného obsahu, díky které je například možné automaticky dokument zařadit do určité skupiny dokumentů a vytvářet tak přehlednou strukturu, nebo rozpoznat jazyk, ve kterém je dokument napsán. Často je užitečnou pomocí také podpora skloňování slov v rámci vyhledávání a zařazení synonym daného 16 Introducing Java Portlet Specifications: JSR 168 and JSR 286 [online]. 2007, [cit ]. Dostupný z WWW: <