JAK NA PAPERLESS. Petr Dolejší Senior Solution Consultant

Transkript

1 JAK NA PAPERLESS Petr Dolejší Senior Solution Consultant

2 PAPERLESS CO TO VLASTNĚ JE Wikipedia - Paperless představuje fungování, kde je odstraněno nebo výrazně omezeno používání papíru. Toho se dosáhne tím, že se dokumenty používají v digitální podobě. Klíčové je používání elektronické/digitální formy informací, kdekoliv je to možné Pro dosažení požadovaného cílového stavu je rozhodující uchovávání informací v el. podobě v rámci celého životního cyklu použití ochranných prvků v souladu s legislativou (tam kde je třeba) distribuce a sdílení el. dokumentů s partnery a klienty schopnost příjmu a zpracování el. dokumentů od cizích původců Je třeba počítat s tím, že papíru se obvykle nelze zbavit na 100% ale i to lze řešit vhodnou formou digitalizace

3 Klasická papírově orientovaná organizace Vytváření Aplikace Tiskárna Prostá digitalizace Příchozí dokumenty Zpracování Papír Provozní systémy Úložiště dokumentů Dlouhodobé ukládání Archiv

4 ŽIVOTNÍ CYKLUS DOKUMENTU Cesta k pochopení kde a jak se dokumenty používají Vytváření Používání Doručení Uchování Papír/el. dokument Informační systémy Distribuce účastníkům Informační hodnota Ručně/automaticky Vytěžení dokumentů Tisk, (E-)Pošta Zákonné požadavky Uvnitř org./externí Provedení rozhodnutí Ochrana Od 5 do 100 let

5 PAPERLESS DNES A ZÍTRA Z pohledu práce s informacemi Dnes Elektronické dokumenty optimalizace interních procesů sdílení informací interně/s partnery Listinné dokumenty právní závazky, smlouvy vstup do organizace předmět dlouhodobé archivace Zítra Důvěryhodné elektronické dokumenty plná elektronizace procesů vznik, příjem i výstup právní dokumenty důvěryhodná archivace Listinné dokumenty historická či umělecká hodnota

6 Moderní paperless koncept Vytváření PKI Biometrie Důvěryhodná digitalizace Příchozí dokumenty Důvěryhodný el. dokument Zpracování X Dlouhodobé ukládání Provozní systémy Důvěryhodný archiv Úložiště dokumentů X Archiv

7 PROČ MÁ SMYSL SKUTEČNÝ PAPERLESS? A kdo by se jím měl zabývat především? Čím víc papíru, tím větší potenciální úspory Skutečná elektronizace celého životního cyklu dokumentů Budoucnost směřuje jednoznačně tímto směrem Největší uživatelé papíru veřejná správa a samospráva banky a pojišťovny utility a operátoři právní kanceláře a soudy

8 DŮVĚRYHODNÝ ELEKTRONICKÝ DOKUMENT Co po nich máme požadovat Pro elektronické dokumenty je třeba zajistit stejné existenční podmínky, jaké jsou pro používání listinných dokumentů; budeme pravděpodobně používat odlišné nástroje, které jsou často lepší, než jejich listinné ekvivalenty. Právní relevance Digitální důvěra Datová integrita Dlouhodobá dostupnost

9 VZNIK A PŘÍJEM DOKUMENTŮ Přínosy moderních paperless postupů Vytváření primárně důvěryhodných dokumentů v rámci organizace uplatnění uznávaného elektronického podpisu/značky použití dynamického biometrického podpisu Povýšení prosté digitalizace na důvěryhodný proces inspirace mechanismy autorizované konverze fixace důvěry digitalizačního procesu pomocí uznávaného el. podpisu/značky Komplexní zpracování a kontrola příchozích el. dokumentů kontrola a validace přijatých el. dokumentů respektování pravidel v rámci EU příprava na eidas nové služby v oblasti doručování, digitální identity, validace,

10 ZPRACOVÁNÍ A SDÍLENÍ DOKUMENTŮ Přínosy moderních paperless postupů Zavedené business procesy obvykle není třeba měnit analýza přínosů důvěryhodných el. dokumentů pro jejich optimalizaci Důvěryhodné sdílení dokumentů napříč organizací prostřednictvím vhodných úložišť a procesů příležitost pro využití nových technologií pro práci s čistě el. dokumenty Zjednodušené sdílení dokumentů a důvěry s partnery rychlé a bezpečné el. kanály ISDS, zákaznické portály, eidas, příležitost nabízet služby v oblasti důvěryhodných dokumentů klientům např. dlouhodobá důvěryhodná archivace osobních dokumentů

11 DLOUHODOBÉ UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ Přínosy moderních paperless postupů Zajištění digitální kontinuity elektronických dokumentů v souladu s národní i EU legislativou Implementace služeb důvěryhodného elektronického archivu in house implementace nebo řešení v cloudu ideálně v těsné integraci s garantovaným úložištěm dokumentů Bez důvěryhodné dlouhodobé péče o el. dokumenty nelze mluvit o PAPERLESS (platí pro použití jakýkoliv el. dokumentů)

12 PŘÍKLADY ZAVÁDĚNÍ PAPERLESS PRINCIPŮ

13 INTEGRITY VALIDITY INTEGRATION API USER FRONT-END SDÍLENÍ A ARCHIVACE DOKUMENTŮ VEŘEJNÁ SPRÁVA Důvěryhodný archiv ECM/DMS LOGICKÁ ČÁST Garantované úložiště FYZICKÁ ČÁST

14 INTEGRITY VALIDITY BIOMETRICKÝ PODPIS A ARCHIVACE FINANČNÍ SEKTOR IS BIOMETRIE IS IS IS PKI API Integrační platforma Důvěryhodný archiv DATA STORAGE DŮVĚRYHODNÁ ARCHIVACE DŮVĚRYHODNÝ ELEKTRONICKÝ ARCHIV

15 E-PROCUREMENT PRO B2B NADNÁRODNÍ KORPORACE SAP IS IS B2B Portál Sign Verify Archive Timestamp API Centrální PKI služby CA TSA HSM

16 INTEGRITY VALIDITY DOPLNĚNÍ GARANTOVANÉHO ÚLOŽIŠTĚ O ARCHIVACI Architektura řešení OBJECT-BASED STORAGE DATA STORAGE MANAGEMENT CAPACITY DISKS Konektor / API Důvěryhodný archiv FYZICKÁ ČÁST LOGICKÁ ČÁST

17 INTEGRITY VALIDITY USER FRONT-END ARCHIVACE FINANČNÍCH DOKUMENTŮ V CLOUDU ERP (SaaS) INTEGRATION API Důvěryhodný archiv DATA STORAGE ELEKTRONICKÝ ARCHIV (SaaS) Backup BACKUP STORAGE Cloud Organizace

18 ARCHITEKTURA ARCHIVU S VELKÝM A VEŘEJNÁ INSTITUCE FireWall RC Gateway QRNT FireWall Archive Data Storage DIGITAL ARCHIVE

19 VŠECHNY PŘÍCHUTĚ PAPERLESS Proč řeší každý něco jiného? Co organizace, to jiná motivace pro budování paperless řešení Každý usiluje o zefektivnění, sjednocení a zrychlení práce s dokumenty eliminaci papíru ale dál už to má každý jinak jednotný přístup k el. dokumentům (integrace) právní dokumenty pouze v el. podobě (B2B, B2C, G2?) příjem a zpracování velkého množství dokumentů (archivace, důvěryhodná digitalizace) lepší komunikace a sdílení informací (PKI, komunikační projekty) využití existujících technologií naplno (PKI, archivace a důvěryhodná úložiště)

20 PROČ ZAČÍT S PAPERLESS UŽ DNES? Nové možnosti práce s dokumenty využívání nových moderních technologií (PKI, biometrie ) fungování on the go pomocí mobilních zařízení stejné služby pro dokumenty napříč různými zařízeními Připravenost na budoucí jednoznačně elektronický trh jinak to prostě nepůjde Splnění legislativních požadavků moderně legislativa už dnes paperless nebrání, a občas dokonce ukazuje i cestu

21