SMĚRNICE PRO POPTÁVKOVÁ ŘÍZENÍ A ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK

Transkript

1 S M Ě R N I CE TECHNOLOGICKÉ AGENTURY ČESKÉ REPUBLIKY SMĚRNICE PRO POPTÁVKOVÁ ŘÍZENÍ A ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK Ročník: 2014 Číslo: SME-19 Vypracoval/a: Ing. Karel Vilém Podpis Garant: Mgr. Martin Kobert Podpis Schválil/a: Ing. Rut Bízková Předsedkyně TA ČR Datum a podpis Rozsah působnosti: Atribut zpřístupnění: Počet stran (včetně příloh): Obsah: Kancelář TA ČR Veřejný stran příloh Uveden na straně 2 směrnice Účinnost od: Účinnost do: na dobu neurčitou Interval revize: jednou ročně Tento dokument včetně všech svých příloh je výhradním duševním vlastnictvím organizace Technologická agentura ČR. Pořizování kopií tohoto dokumentu nebo jeho částí, popřípadě jeho předávání jiným osobám, bez písemného souhlasu vedení organizace není povoleno. Vytištěno: :31 1 Č. j: TACR/4589/2014

2 Obsah 1. Účel a rozsah platnosti Související předpisy a procesy Definice pojmů a zkratek Role a struktura procesu Seznam rolí Struktura procesu Postup Obecné podmínky pro poptávková řízení a zadávání veřejných zakázek Zvláštní postupy v poptávkovém řízení Popis procesu S0401 Identifikace provozní potřeby S0402 Stanovení oprávněnosti provozní potřeby S0403 Návrh režimu postupu S0404 Schválení režimu postupu ředitelem Kanceláře TA ČR S0405 Schválení režimu postupu předsednictvem TA ČR S0406 Informování o schváleném režimu postupu S0407 Výzva v poptávkovém řízení S0408 Schválení výzvy v poptávkovém řízení S0409 Odeslání výzvy v poptávkovém řízení S0410 Vyhlášení na profilu zadavatele v poptávkovém řízení S0411 Příjem nabídek S0412 Posouzení a hodnocení nabídek v poptávkovém řízení S0413 Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky S0414 Oznámení výsledku poptávkového řízení S0415 Příprava smlouvy/objednávky S0416 Podpis smlouvy/akceptace objednávky S0417 Následné úkony po uzavření smluvního vztahu S0418 Zaevidování a uložení dokumentů Záznamy o postupu Změny dokumentu Přílohy...16 Vytištěno: :31 2 Č. j: TACR/4589/2014

3 1. Účel a rozsah platnosti 1.1 Účelem této směrnice je stanovit pravidla pro transparentní, rovné a nediskriminační zajištění provozních potřeb zadavatele na základě provedeného poptávkového řízení podle této směrnice nebo jako výsledku procesu při zadávání veřejných zakázek podle ZVZ. Vzhledem k tomu, že pravidla pro zadávání podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek jsou upravena ZVZ, tato směrnice upravuje především poptávkové řízení pro veřejné zakázky malého rozsahu. 1.2 Tato směrnice upravuje proces od identifikace provozní potřeby až po následné úkony po uzavření smluvního vztahu. 2. Související předpisy a procesy Název předpisu/procesu, na které se směrnice odkazuje Relevantní část předpisu Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ( ZVZ ) 6, 18, 147a, 13 odst. 8 Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole) Zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu, experimentálního vývoje a inovací z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů ( ZPVV ) 2 písm. i) 36a Zákon o státním rozpočtu na daný rok (účetní období) kapitola 377 Směrnice o finanční kontrole SME-16 Směrnice pro poptávkové řízení a zadávání veřejných zakázek v programu BETA Přílohy SME-20 Směrnice pro odborný rozvoj zaměstnanců Spisový a skartační řád Vytištěno: :31 3 Č. j: TACR/4589/2014

4 3. Definice pojmů a zkratek Pojem Definice Zkratka Administrátor veřejné zakázky Zaměstnanec ekonomicko-správního oddělení pověřený v návrhu režimu postupu, který odpovídá za administrativní provedení poptávkového řízení nebo veřejné zakázky. Kancelář TA ČR KaTA Provozní potřeba Procesní postup dle ZVZ Plán provozních potřeb Poptávkové řízení Veřejná zakázka Veřejný výdaj Výzva v poptávkovém řízení Oprávněný nárok zaměstnance či organizace, který účelně zajistí dosažení cílů náplně práce zaměstnance či chod organizace a naplnění jejich cílů. Některý z postupů při výběru vhodného dodavatele či více dodavatelů, který je upraven ZVZ (např. otevřené řízení, užší řízení, soutěžní dialog, soutěž o návrh, apod.) a který je stanoven v souladu s předmětem veřejné zakázky a za dodržení požadovaných zásad. Roční výhled očekávaných veřejných výdajů na uspokojení provozních potřeb, které jsou určeny rozpočtovou skladbou závaznou pro TA ČR dle zákona o státním rozpočtu na daný rok (účetní období), kapitola 377, v návaznosti na charakter a předpokládaný objem jednotlivých plnění ve smyslu ZVZ. Plán provozních potřeb zohledňuje objem veřejných výdajů pro stanovení předpokládané hodnoty opakujícího či trvajícího veřejného výdaje za období předcházejících 12 měsíců. Postup při administraci veřejné zakázky malého rozsahu v souladu s 18 odst. 5 ZVZ za dodržení zásad 6 ZVZ. Pro odstranění všech pochybností se stanoví, že na poptávkové řízení se neaplikuje režim zjednodušeného podlimitního řízení podle 38 ZVZ. Podlimitní nebo nadlimitní veřejná zakázka zadávaná v režimu ZVZ. Výdaje ve smyslu 2 písm. i) zákona o finanční kontrole, které souvisejí s provozními potřebami TA ČR. Výzva uchazeči, která obsahuje soubor požadavků zadavatele pro předložení nabídky v poptávkovém řízení na realizaci předmětu poptávkového řízení. Rozsah požadavků odpovídá předpokládané hodnotě plnění veřejné zakázky malého rozsahu. Vytištěno: :31 4 Č. j: TACR/4589/2014

5 Zadavatel Technologická agentura České republiky TA ČR Zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu, experimentálního vývoje a inovací z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ZPVV ZVZ 4. Role a struktura procesu 4.1 Seznam rolí Role Administrátor veřejné zakázky Hodnotící komise Vedoucí zaměstnanec Vedoucí oddělení ekonomickosprávního Předsednictvo TA ČR Podatelna TA ČR Ředitel kanceláře TA ČR Zaměstnanec Popis role procesu Administrativně zajišťuje provedení poptávkového řízení či veřejné zakázky a následné úkony po uzavření smluvního vztahu. Posuzuje soulad požadavků výzvy v poptávkovém řízení a obdržené nabídky, nebo postupuje v souladu se ZVZ v případě veřejné zakázky. Stanoví oprávněnost provozní potřeby identifikovanou svým podřízeným zaměstnancem v rozsahu jeho působnosti. Zpracovává návrh režimu postupu. Schvaluje veškeré úkony v poptávkovém řízení či veřejné zakázce. Schvaluje poptávková řízení a veřejné zakázky s předpokládaným objemem veřejného výdaje min ,- Kč. V souladu se spisovým a skartačním řádem přijímá a eviduje podané nabídky a eviduje veškerou dokumentaci k poptávkovému řízení nebo ve veřejné zakázce. Schvaluje poptávková řízení, pokud předpokládaný objem veřejného výdaje nedosáhne ,- Kč. Rozhoduje o výběru nejvhodnější nabídky. Podepisuje smlouvu nebo akceptuje objednávku. Identifikuje provozní potřebu v rámci své odpovědnosti, definuje věcně provozní potřebu v návrhu režimu postupu a ve výzvě, je kontaktní osobou ve smlouvě. Vytištěno: :31 5 Č. j: TACR/4589/2014

6 4.2 Struktura procesu 1) Směrnice je ekvivalentem procesu S05 Poptávkové řízení a zadávání veřejných zakázek Proces je v procesním modelu TA ČR dekomponován do následujících subprocesů, které jsou vzájemně provázány: Název subprocesu Verze S0401 Identifikace provozní potřeby 2 S0402 Stanovení oprávněnosti provozní potřeby 2 S0403 Návrh režimu postupu 2 S0404 Schválení režimu postupu ředitelem Kanceláře TA ČR 2 S0405 Schválení režimu postupu předsednictvem TA ČR 2 S0406 Informování o schváleném režimu postupu 2 S0407 Výzva v poptávkovém řízení 2 S0408 Schválení výzvy v poptávkovém řízení 1 S0409 Odeslání výzvy v poptávkovém řízení 2 S0410 Vyhlášení na profilu zadavatele v poptávkovém řízení 2 S0411 Příjem nabídek 2 S0412 Posouzení a hodnocení nabídek v poptávkovém řízení 2 S0413 Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky 1 S0414 Oznámení výsledku poptávkového řízení 1 S0415 Příprava smlouvy/objednávky 2 S0416 Podpis smlouvy/akceptace objednávky 2 S0417 Následné úkony po uzavření smluvního vztahu 2 S0418 Zaevidování a uložení dokumentů 1 2) Mapa procesu tvoří přílohu č. 1 směrnice. Vytištěno: :31 6 Č. j: TACR/4589/2014

7 5. Postup 5.1. Obecné podmínky pro poptávková řízení a zadávání veřejných zakázek 1) Tato směrnice stanoví postup zadavatele, pokud u něj vznikla konkrétní provozní potřeba a na základě schválených veřejných výdajů (srov. plán provozních potřeb) je stanoveno, že k jejímu uspokojení bude zapotřebí vybrat nového dodavatele, tzn. že ji nelze uspokojit na základě některého z platných smluvních vztahů s dříve vybranými dodavateli (zejména na základě rámcové smlouvy). 2) Zadavatel při postupu podle této směrnice v příslušném roce respektuje schválený plán provozních potřeb. Jakékoliv změny oproti plánu provozních potřeb musí být řádně odůvodněny v návrhu režimu postupu. 3) Veškeré finanční limity v této směrnici jsou uvedené bez daně z přidané hodnoty. 4) Směrnice stanoví tato pravidla pro režim poptávkového řízení podle následujících limitů: a) Provozní potřeba, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne ,- Kč Průzkum trhu zadavatel provede dle charakteru poptávaného plnění. Zadavatel dle charakteru poptávaného plnění realizuje přímý nákup, nákup na základě objednávky nebo uzavře smlouvu na základě přijaté nabídky. Zadavatel osloví alespoň jednoho dodavatele. b) Provozní potřeba, jejíž předpokládaná hodnota činí min ,- Kč a nedosáhne finančního limitu pro podlimitní veřejnou zakázku. Zadavatel osloví alespoň tři dodavatele. Lhůta pro podání nabídek bude stanovena s ohledem na povahu provozní potřeby. Hodnotící komise se bude skládat ze tří členů. 5) Veškeré otázky pro postup při zadávání veřejné zakázky neupravené v ZVZ se řídí touto směrnicí. 6) Zadavatel při provádění poptávkového řízení dodrží veškeré zásady uvedené v 6 ZVZ a další zásady takto: a) Zásady hospodárnosti, efektivity a účelnosti jsou představovány provedením předběžné řídicí kontroly v souladu se směrnicí o finanční kontrole a předběžným průzkumem trhu, závazností postupu podle schváleného plánu provozních potřeb a dále také stanovením zvláštních postupů v poptávkovém řízení. Cílem postupu podle této směrnice je dosáhnout co nejnižší transakční náklady. Transakční náklady jsou náklady spojené s administrativním zajištěním realizace provozních potřeb. b) Zásadu transparentnosti zadavatel dodrží zejména tak, že v souladu s touto směrnicí pořídí o všech úkonech během poptávkového řízení příslušnou písemnou dokumentaci a rozhodnutí budou řádně odůvodněna. Vytištěno: :31 7 Č. j: TACR/4589/2014

8 c) Zásada rovného zacházení je naplněna vydáním této směrnice a jasným vymezením podmínek v souvislosti s přípravou konkrétního řízení, aby uchazeči předem věděli, jak řízení bude probíhat. d) Zásadu zákazu diskriminace dodrží zadavatel tím, že veškeré podmínky omezovacího charakteru (požadavky na kvalifikaci a smluvní podmínky) musí souviset s předmětem veřejné zakázky/poptávkového řízení podstatným způsobem. 7) Formuláře pro poptávkové řízení nebo pro veřejnou zakázku se použijí přiměřeně dle směrnice SME-16 Směrnice pro poptávkové řízení a zadávání veřejných zakázek v programu BETA. 8) Nabídku lze podat v listinné podobě na adresu sídla poskytovatele a v poptávkovém řízení také elektronicky. Elektronické podání nabídky v poptávkovém řízení lze provést prostřednictvím datových schránek. V předmětu datové zprávy nebo na obálce, v případě listinného podání, bude uvedeno Neotvírat poptávkové řízení a název poptávkového řízení. 9) Přílohou listinného i elektronického podání bude podaná nabídka ve formě datového souboru. Zadavatel akceptuje datové soubory ve formátech: *.PDF, *.DOC nebo *.DOCX a *.XLS nebo *.XLSX. Maximální velikost elektronického podání je stanovena na 10 MB. 10) Zaměstnanci zadavatele a osoby, kteří se ve prospěch zadavatele podíleli na přípravě nebo zadávání poptávkového řízení či veřejné zakázky, se nesmí podílet na zpracování nabídky, nesmí podat nabídku a být tak uchazečem či uchazečem ve sdružení ani působit jako subdodavatel. 11) Tato směrnice se nevztahuje na poptávkové řízení a veřejné zakázky zadávané v rámci programu BETA, jelikož tyto jsou upraveny směrnicí SME-16 Směrnice pro poptávkové řízení a zadávání veřejných zakázek v programu BETA. 12) V případě potřeby zadání veřejné zakázky či poptávkového řízení v rámci projektu Operačního programu Evropské unie, který disponuje vlastní úpravou zadávání veřejných zakázek, má tato úprava přednost před úpravou této směrnice. 5.2 Zvláštní postupy v poptávkovém řízení 1) Zadavatel je oprávněn uzavřít smluvní vztah s určitým dodavatelem přímo, pokud na základě průzkumu trhu zjistí, že nelze dodržet touto směrnicí stanovený minimální počet oslovených dodavatelů a tuto skutečnost řádně odůvodní, případně z důvodu zachování zásady hospodárnosti, efektivity a účelnosti, a také pokud předchozí řádný postup v poptávkovém řízení nevedl k výběru vhodného dodavatele. Vytištěno: :31 8 Č. j: TACR/4589/2014

9 2) V případě poptávkového řízení, u něhož by okolnosti jinak opravňovaly zadavatele, pokud by šlo o veřejnou zakázku, k použití výjimky dle 18 odst. 1 až 4 ZVZ nebo k použití jednacího řízení bez uveřejnění, je zadavatel oprávněn uzavřít smluvní vztah s určitým dodavatelem přímo, nebo vyzvat k předložení nabídky nižší počet dodavatelů, než je stanoveno touto směrnicí. 3) V případě pořizování odborných analytických služeb od osob, které na základě obchodněprávních či občanskoprávních smluv vykonávají svou činnost v rámci hodnotících procesů v programech vyhlašovaných zadavatelem nebo v poptávkových řízeních či ve veřejných zakázkách podle této směrnice, je výběr těchto osob zajišťován postupy podle zvláštních vnitřních předpisů zadavatele. 5.3 Popis procesu S0401 Identifikace provozní potřeby 1) V případě, že zaměstnanec identifikuje provozní potřebu v rámci své odpovědnosti, postoupí ji vedoucímu zaměstnanci. 2) V případě, že provozní potřebu identifikuje předsednictvo TA ČR či jeho člen, postoupí ji vedoucímu oddělení ekonomicko-správního S0402 Stanovení oprávněnosti provozní potřeby 1) Příslušný vedoucí zaměstnanec stanoví, zda je tato provozní potřeba oprávněná. 2) V případě, že ji stanoví jako oprávněnou, postoupí ji vedoucímu oddělení ekonomickosprávního. Vedoucí zaměstnanec musí provozní potřebu odůvodnit z hlediska efektivity, účelnosti a hospodárnosti S0403 Návrh režimu postupu 1) Vedoucí oddělení ekonomicko-správního zajistí provedení předběžné řídící kontroly podle směrnice o řídící finanční kontrole. 2) Vedoucí oddělení ekonomicko-správního zajištění provozní potřeby schválí, zamítne, popřípadě podmínečně schválí s uvedením omezujících podmínek na základě výsledků předběžné řídící kontroly. 3) Vedoucí oddělení ekonomicko-správního následně prověří, zda nelze tuto provozní potřebu zajistit využitím vnitřních zdrojů (sklad, interní kapacity) nebo na základě některého z platných smluvních vztahů s dříve vybranými dodavateli (zejména na základě rámcové smlouvy). Vytištěno: :31 9 Č. j: TACR/4589/2014

10 4) Vedoucí oddělení ekonomicko-správního při stanovení předpokládaného objemu veřejného výdaje vychází z údajů o zakázkách stejného nebo obdobného předmětu plnění, které v minulosti pořizoval nebo těchto údajů dostupných na internetu. Nemá-li k dispozici takto získané údaje, stanoví předpokládaný objem veřejného výdaje na základě průzkumu trhu nebo jiným vhodným způsobem při dodržení 13 ZVZ. 5) Vedoucí oddělení ekonomicko-správního na základě určeného předpokládaného objemu veřejného výdaje a povahy předmětu provozní potřeby navrhne režim postupu výběru vhodného dodavatele. Návrh režimu postupu musí obsahovat: a) předpokládaný objem veřejného výdaje b) popis provozní potřeby, c) odůvodnění případných změn oproti plánu provozních potřeb, d) zda se bude jednat o poptávkové řízení, o veřejnou zakázku nebo o zvláštní režim dle této směrnice či výjimku dle 18 odst. 1 až 4 ZVZ, e) lhůtu pro podání nabídek, požadavky na kvalifikaci a hodnotící kritéria, f) jména členů hodnotící komise, popř. jejich náhradníků, g) oslovované dodavatele u poptávkového řízení a u příslušného procesního postupu dle ZVZ, h) řádné odůvodnění, pokud je u veřejné zakázky navržen jiný procesní postup dle ZVZ než podlimitní zjednodušené řízení nebo otevřené řízení, i) řádné odůvodnění, pokud je navržen zvláštní postup podle čl. 5.2 této směrnice, j) jméno administrátora veřejné zakázky, k) stanovení zda postup administrace bude odborně zajištěn interními nebo externími osobami, l) předpokládanou lhůtu. Formulář F-141 Návrh režimu postupu tvoří přílohu č. 2 směrnice. 6) Pokud předpokládaný objem veřejného výdaje nedosáhne ,- Kč, předá vedoucí oddělení ekonomicko-správního návrh režimu postupu k podpisu řediteli KaTA. Je-li předpokládaný objem veřejného výdaje minimálně ,- Kč, předloží vedoucí ekonomicko-správního oddělení vypracovaný návrh režimu postupu ke schválení předsednictvu TA ČR. Vytištěno: :31 10 Č. j: TACR/4589/2014

11 5.3.4 S0404 Schválení režimu postupu ředitelem Kanceláře TA ČR 1) Ředitel KaTA návrh režimu postupu v případě předpokládaného objemu veřejného výdaje, který nedosáhne ,- Kč, svým podpisem schválí, nebo stanoví jiný postup. Ředitel KaTA rovněž schvaluje návrh režimu postupu v případě služby navazující na službu, jejíž odběr byl již schválen předsednictvem TA ČR S0405 Schválení režimu postupu předsednictvem TA ČR 1) Předsednictvo TA ČR návrh režimu postupu v případě předpokládaného veřejného výdaje, který činí minimálně ,- Kč, schválí nebo stanoví jiný postup. 2) K návrhu režimu postupu schválenému předsednictvem TA ČR připojí svůj podpis předseda TA ČR S0406 Informování o schváleném režimu postupu 1) Vedoucí oddělení ekonomicko-správního informuje administrátora veřejné zakázky o schválení režimu postupu a stanoví mu povinnost výběru vhodného dodavatele podle této směrnice a schváleného režimu postupu S0407 Výzva v poptávkovém řízení 1) Administrátor veřejné zakázky na základě schváleného režimu postupu vytvoří Výzvu v poptávkovém řízení. Specifikaci předmětu plnění definuje ve spolupráci se zaměstnancem, který identifikoval provozní potřebu, nebo s vedoucím zaměstnancem. Ve výzvě v poptávkovém řízení s ohledem na povahu veřejné zakázky malého rozsahu a v souladu se schváleným režimem postupu stanoví: a) název a druh zakázky, b) identifikační údaje zadavatele, c) specifikaci zakázky (předmět zakázky, předpokládaná hodnota, předpokládaná doba plnění), d) lhůtu a místo pro podání nabídek, e) způsob hodnocení nabídek, f) platební a obchodní podmínky, pokud součástí výzvy není návrh smlouvy. Výzva v poptávkovém řízení tvoří přílohu č. 2 směrnice SME-16 Směrnice pro poptávkové řízení a zadávání veřejných zakázek v programu BETA. Vytištěno: :31 11 Č. j: TACR/4589/2014

12 2) Výzvu v poptávkovém řízení předá administrátor veřejné zakázky vedoucímu oddělení ekonomicko-správního. 3) Vedoucí oddělení ekonomicko-správního předloženou výzvu v poptávkovém řízení schválí a předloží k podpisu řediteli KaTA, nebo vrátí administrátorovi veřejné zakázky k dopracování. 4) Administrátor veřejné zakázky případné připomínky zapracuje a předloží opakovaně vedoucímu oddělení ekonomicko-správního, který předloží výzvu k podpisu řediteli KaTA S0408 Schválení výzvy v poptávkovém řízení 1) Ředitel KaTA Výzvu v poptávkovém řízení schválí, nebo ji vrátí Administrátorovi veřejné zakázky k dopracování S0409 Odeslání výzvy v poptávkovém řízení 1) Podatelna TA ČR zašle výzvu v poptávkovém řízení uchazečům označeným ve schváleném režimu postupu em, případně prostřednictvím datové schránky S0410 Vyhlášení na profilu zadavatele v poptávkovém řízení 1) Administrátor veřejné zakázky, zveřejní výzvu v poptávkovém řízení na profilu zadavatele, pokud předpokládaný objem veřejného výdaje činí min ,- Kč. 2) Administrátor veřejné zakázky zveřejní informace o poptávkovém řízení na webových stránkách zadavatele, pokud předpokládaný objem veřejného výdaje činí min ,- Kč S0411 Příjem nabídek 1) Podatelna TA ČR přijatou nabídku v listinné podobě přijme, zaeviduje a přidělí číslo jednací v souladu se Spisovým a skartačním řádem. Nabídku doručenou prostřednictvím datových schránek podatelna přijme, zaeviduje a přidělí číslo jednací až po uplynutí lhůty pro podání nabídek. 2) Přijaté nabídky podatelna postoupí komisi pro otevírání obálek případně hodnotící komisi, pokud plní funkci komise pro otevírání obálek po lhůtě pro podání nabídek. Do té doby uchová podatelna TA ČR doručené nabídky na zabezpečeném místě, tak aby bylo zabráněno manipulaci s nabídkami Vytištěno: :31 12 Č. j: TACR/4589/2014

13 S0412 Posouzení a hodnocení nabídek v poptávkovém řízení 1) Administrátor veřejné zakázky zajistí informování členů hodnotící komise podle schváleného režimu postupu a vlastní jednání hodnotící komise. 2) Hodnotící komise posoudí, zda nabídky v poptávkovém řízení jsou podány v souladu s výzvou v poptávkovém řízení. 3) Hodnotící komise může požádat uchazeče o písemné objasnění nabídky, předložených informací či dokladů nebo aby předložil další informace k prokázání splnění kvalifikace. Žádost bude zaslána na ovou adresu kontaktní osoby uvedenou v nabídce. 4) Hodnotící komise v protokolu k poptávkovému řízení doporučí výběr nejvhodnější nabídky a toto řádně odůvodní v protokolu k poptávkovému řízení. Odůvodní rovněž, pokud žádná nabídka v poptávkovém řízení nebyla vybrána S0413 Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky 1) Ředitel KaTA rozhodne o výběru nejvhodnější nabídky na základě protokolu k poptávkovému řízení. Ředitel KaTA může rozhodnout v rozporu s doporučením hodnotící komise, pokud písemně toto rozhodnutí zdůvodní S0414 Oznámení výsledku poptávkového řízení 1) V případě, že bylo rozhodnuto o výběru nejvhodnější nabídky v poptávkovém řízení, zpracuje administrátor zakázky Oznámení o výsledku poptávkového řízení a zajistí jeho elektronické odeslání ( em nebo prostřednictvím datových schránek) všem uchazečům, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek S0415 Příprava smlouvy/objednávky 1) Vedoucí oddělení ekonomicko-správního zajistí, aby smlouva či objednávka obsahovala tyto náležitosti: a) identifikaci stran včetně čísla účtu, b) popis předmětu plnění, c) dobu a místo plnění, d) platební (fakturační) podmínky, cenu bez DPH, vč. DPH, výši DPH, případně informaci, že dodavatel není plátcem DPH, e) kontaktní osobu. 2) Před podpisem smlouvy či objednávky zajistí vedoucí oddělení ekonomicko-správního upřesnění provedené předběžné řídící kontroly. Vytištěno: :31 13 Č. j: TACR/4589/2014

14 3) V případě, že v rámci poptávkového řízení nebo ve veřejné zakázce nebyl vybrán vhodný dodavatel, vedoucí oddělení ekonomicko-správního navrhne nový režim postupu. 4) Vedoucí oddělení ekonomicko-správního zajistí podpis dvou originálů smlouvy, ředitelem KaTA a vybraným uchazečem, přičemž nezáleží, v jakém pořadí k podpisu smlouvy dochází. Jeden originál smlouvy zůstane zadavateli. V případě, že vybraný uchazeč odmítne uzavřít smlouvu nebo neposkytne dostatečnou součinnost, může zadavatel uzavřít smlouvu s uchazečem, který se umístil jako druhý v pořadí. Odmítne-li uchazeč druhý v pořadí uzavřít se zadavatelem smlouvu nebo neposkytne-li řádnou součinnost k jejímu uzavření, může uzavřít zadavatel smlouvu s uchazečem, který se umístil jako třetí v pořadí, případně zadávací řízení zruší S0416 Podpis smlouvy/akceptace objednávky 1) Ředitel KaTA smlouvu s vybraným uchazečem či akceptaci objednávky podepíše S0417 Následné úkony po uzavření smluvního vztahu 1) Administrátor veřejné zakázky předá veškeré podklady (výzvu, nabídky, protokoly, oznámení o výsledku) související s některým výše uvedeným řízením podatelně TA ČR. 2) Administrátor veřejné zakázky předá smlouvu či akceptovanou objednávku hlavnímu účetnímu a správci rozpočtu za účelem informování zejména o dodavateli (číslo účtu), platebních podmínkách a výsledné ceně. 3) Administrátor veřejné zakázky zajistí uveřejnění smlouvy na profilu zadavatele, pokud cena přesáhne ,- Kč bez DPH, do 15 dnů od jejího uzavření. 4) Administrátor veřejné zakázky zajistí, že bude informován příslušný vedoucí zaměstnanec o předpokládaném termínu (podle uzavřeného smluvního vztahu) zajištění provozní potřeby dodavatelem S0418 Zaevidování a uložení dokumentů 1) Podatelna TA ČR předané dokumenty zaeviduje a uloží ve spisovně. 6. Záznamy o postupu Název záznamu Úložné místo/odpovědnost Forma Schválený plán provozních Vedoucí oddělení ekonomicko- Elektronická Vytištěno: :31 14 Č. j: TACR/4589/2014

15 potřeb správního Návrh režimu postupu Spisovna Fyzická (papír) Výzva v poptávkovém řízení Spisovna Fyzická (papír) Protokol k poptávkovému řízení Spisovna Fyzická (papír) Smlouva Spisovna Fyzická (papír) 7. Změny dokumentu Verze Popis změny dokumenty 1 Implementace standardizovaného procesu 2 3 V souladu s Metodikou MMR byly upraveny a zjednodušeny hodnotové hranice pro jednotlivé druhy postupů v poptávkovém řízení, tyto změny byly provedeny i u SME-16 Směrnice pro poptávkové řízení a zadávání veřejných zakázek v programu BETA. Byly zpřesněny a uspořádány definice naplnění zásad dle 6 ZVZ. Byla provedena úprava jednotlivých kroků za účelem přesnějšího zachycení v procesním modelu. V souvislosti se zpřesněním s návazností na procesní model byla jednoznačně definována odpovědnost za jednotlivé kroky. Dle požadavků ZVZ byla do procesu a do formuláře F-141 Návrh režimu postupu vložena povinnost průzkumu trhu. Zajištění provozní potřeby provozním výdajem bylo odstraněno. Byl přesněji definován obsah Výzvy k podání nabídky. Odpovědnost za schvalování Návrhu režimu postupu byla přesunuta z Vedoucího OES na ředitele KaTA. Odstraněn systém hodnocení dodavatelů, seznam osvědčených dodavatelů a seznam typů pořizovaných spotřebních výdajů. Zakotvena kompetence ředitele KaTA schvalovat návrh režimu postupu i v případě hodnoty předmětu plnění více než ,- Kč, pokud se jedná o navazující službu na službu, která byla již jednou schválena předsednictvem TA ČR. Vytištěno: :31 15 Č. j: TACR/4589/2014

16 8. Přílohy Číslo ID Název Verze Typ Mapa procesu 2 Struktura procesu v SW ARPO 2 F-141 Návrh režimu postupu 2 Formulář Vytištěno: :31 16 Č. j: TACR/4589/2014