PŘÍPRAVA PROJEKTU PRIORITNÍ OSA 3

Transkript

1 EVROPSKÝ SOCIÁLNÍ FOND PŘÍPRAVA PROJEKTU PRIORITNÍ OSA 3 FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTU PRAHA & EU INVESTUJEME DO VAŠÍ BUDOUCNOSTI MAGISTRÁT HL. M. PRAHY, JUNGMANNOVA 29, PRAHA

2 OBSAH Hlavní zásady financování projektu Finanční řízení projektu Příjmy projektu Rozpočet projektu Přímé náklady Křížové financování Nepřímé náklady Způsobilost nákladů Změny rozpočtu Sestavení rozpočtu Chyby při sestavování rozpočtu Výběr dodavatele 2

3 HLAVNÍ ZÁSADY FINANCOVÁNÍ I Projekt může být z veřejných zdrojů podpořen až do výše 100 % předpokládaných způsobilých nákladů projektu Nižší než 100% financování z prostředků OPPA: projekt generuje příjmy veřejná podpora povinná spoluúčast příjemce Průběžné zálohové financování (není požadováno zádržné) 3

4 HLAVNÍ ZÁSADY FINANCOVÁNÍ II Harmonogram čerpání v projektové žádosti: odhad na měsíc = 1. splátka odhad na měsíc = 2. splátka odhad na další monitorovací období = informace pro nastavení tempa čerpání OPPA 4

5 HARMONOGRAM ČERPÁNÍ BENEFIT7 5

6 HLAVNÍ ZÁSADY FINANCOVÁNÍ III Harmonogram poskytování: první splátka do 30 dnů po podpisu smlouvy druhá splátka do 30 dnů od schválení zprávy o zahájení realizace projektu následující splátky - do 30 dnů po schválení monitorovacích zpráv, výše podle prokázaných přímých způsobilých nákladů a procenta pro nepřímé náklady 6

7 FINANČNÍ ŘÍZENÍ Účetnictví projektu oddělení účetních případů, které se týkají projektu Bankovní účet zrušena povinnost samostatného bankovního účtu: příjemce si založí samostatný bankovní účet příjemce využije některý ze svých stávajících účtů 7

8 PŘÍJMY PROJEKTU I Předpokládané uvedeny v projektové žádosti, grantové smlouvě musí být průběžně vykazovány snižují podporu z OPPA Nepředpokládané příjemce musí o jejich vzniku informovat v monitorovací zprávách snižují podporu z OPPA 8

9 PŘÍJMY PROJEKTU II Typy příjmů: příjmy za poskytované služby, které jsou i jen částečně financované v rámci projektu (konferenční poplatky, poplatky za školení apod.) příjmy za pronájem prostor, zařízení a software, které jsou financované v rámci projektu Příjmem nejsou úroky vzniklé na bankovním účtu 9

10 FINANCOVÁNÍ - SHRNUTÍ Na financování projektu můžete získat podporu z prostředků OPPA až do výše 100% plánovaných nákladů Podpora bude poskytována zálohově Součástí projektové žádosti je odhad nákladů na jednotlivá obdobích realizace = harmonogram čerpání Jestliže předpokládáte, že bude projekt generovat příjmy, zařaďte je do projektové žádosti 10

11 ROZPOČET PROJEKTU Celkové způsobilé náklady projektu = přímé náklady + nepřímé náklady Přímé náklady 1. Osobní náklady 2. Cestovní náhrady 3. Zařízení a vybavení (max. 30 %) 4. Služby 5. Přímá podpora 6. Křížové financování (max. 45 %) Nepřímé náklady 11

12 PŘÍMÉ NÁKLADY - OBECNĚ Přímo související s konkrétní aktivitou realizovanou pro cílovou skupinu Nesmí jít o náklady, které patří do nepřímých nákladů Prokazují se přímo pomocí účetních dokladů, mzdových dokladů aj. Musejí mít přesné vymezení v rozpočtu projektu (vlastní rozpočtové položky) 12

13 PŘÍMÉ OSOBNÍ NÁKLADY I Zaměstnanci příjemce nebo partnera (pracovní smlouvy - plný nebo částečný úvazek, DPČ, DPP) Autorské honoráře na základě autorské smlouvy Mzdy a platy v čase a místě obvyklé vnitřní mzdový předpis organizace informační systém o průměrném výdělku MPSV informace o mzdách obvyklých v projektech ESF ( jiný doložitelný informační zdroj o obvyklých mzdách 13

14 PŘÍMÉ OSOBNÍ NÁKLADY II V rozpočtu stanovit jednotkové mzdy pro každou pozici zvlášť Úvazek pracovníka max. 1,6 u příjemce i partnerů v projektu i mimo Hrubé mzdy a všechny odvody povinné ze zákona 14

15 PŘÍMÉ CESTOVNÍ NÁHRADY Zahraniční služební cesty (místní personál) zákoník práce + prováděcí vyhlášky stravné + kapesné prokázané ubytování, cestovné, další výdaje (parkovné, úschova zavazadel aj.) Cestovné zahraničních expertů sazebník per diems (stravné, kapesné, ubytování, místní cestovné) prokázané mezinárodní cestovné 15

16 PŘÍMÉ NÁKLADY NA ZAŘÍZENÍ A VYBAVENÍ I Limit 30 % rozpočtu přímých nákladů Nehmotný majetek bez ohledu na cenu např. software pod i nad 60 tis. Kč Neodepisovaný hmotný majetek majetek do 40 tis. Kč s dobou použitelnosti nad 1 rok (např. osobní počítač, dataprojektor atd.) kromě nábytku => křížové financování 16

17 PŘÍMÉ NÁKLADY NA ZAŘÍZENÍ A VYBAVENÍ II Neodepisované technické zhodnocení tech. zhodnocení jednotky majetku do 40 tis. Kč za účetní období např. modernizace serveru, rekonstrukce sociálního zařízení apod. Výukový a výrobní materiál/pomůcky drobný hmotný majetek využívaný cílovou skupinou např. učebnice, modelářská hlína, elektrosoučástky apod. Odpisy hmotného i nehmotného majetku zařízení a vybavení využívané cílovou skupinou např. odpisy datové stěny (fotopřístroj), speciálního SW atd. 17

18 PŘÍMÉ NÁKLADY NA SLUŽBY Kapitola je bez základního členění podrobné rozčlenění je úkolem příjemce při sestavování rozpočtu Příklady služeb analýzy, průzkumy, studie lektorské služby školení a kurzy pořádané jinými společnostmi vytvoření nových publikací, školících materiálů, manuálů, CD nebo DVD aj. nájem školících, tréninkových a výukových prostor pro práci s cílovou skupinou (bez energií, ty patří do nepřímých nákladů) pronájem a operativní leasing zařízení (pro aktivity s cílovou skupinou např. pronájem hydromotoru) 18

19 PŘÍMÉ NÁKLADY NA PŘÍMOU PODPORU I Zapojení cílové skupiny do projektu (zejména zaměstnávání a vzdělávání) Mzdové příspěvky (mzdové náklady na klienty projektu, stipendia za praxi apod.) Jízdné, ubytování a stravné pro cílovou skupinu Další příspěvky cílové skupině (zpřístupnění asistentských, pečovatelských a jiných podpůrných služeb apod.) 19

20 PŘÍMÉ NÁKLADY NA KŘÍŽOVÉ FINANCOVÁNÍ I Limit 45 % rozpočtu přímých nákladů Zařízení a vybavení nad 40 tis. Kč s dobou použitelnosti nad 1 rok za podmínek: nelze pořídit v postačující kvalitě v ceně pod 40 tis. Kč pouze pro aktivity, na kterých se podílí cílová skupina např. speciální fotografický přístroj pro výuku, speciální osobní počítač pro zpracování grafiky při výuce apod. 20

21 PŘÍMÉ NÁKLADY NA KŘÍŽOVÉ FINANCOVÁNÍ II Nábytek (bez ohledu na pořizovací cenu) např. stoly, lavice a židle do učeben Stavební úpravy nad 40 tis. Kč za účetní období a jednotku majetku za účelem: usnadnění přístupu a pohybu osobám zdravotně postiženým úpravy výukových či jiných prostor na aktivity s cílovou skupinou např. pořízení výtahu nebo plošiny pro zdravotně postižené osoby k učebnám, zbudování elektroinstalace, bezpečnostního systému a sociálních zařízení do PC učebny apod. Vozidla (jen v prioritní ose 2) za účelem: převoz zdravotně postižených vyžadující speciální úpravu vozidla 21

22 PRAVIDLA PRO KŘÍŽOVÉ FINANCOVÁNÍ Náklady na aktivity mimo oblast podpory ESF konkrétně vymezené ve výzvě Max. 9 % rozpočtu prioritní osy Max. 45 % rozpočtu způsobilých přímých nákladů projektu Garantovaný podíl výdajů na křížové financování Pokud projekt uspěje ve výběrovém procesu, může pro realizaci počítat s garantovaným podílem na křížové financování Křížové financování nad rámec garantovaného podílu Bude nabídnuto projektům podle pořadí v hodnocení do vyčerpání částky určené na křížové financování ve výzvě 22

23 NEPŘÍMÉ NÁKLADY OBECNĚ I Náklady spojené s administrací projektu Náklady spojené s prací s cílovou skupinou, které nelze jednoznačně přiřadit k aktivitám projektu Náklady vymezené jako nepřímé nelze zahrnout do přímých nákladů projektu 23

24 NEPŘÍMÉ NÁKLADY OBECNĚ II Neprokazují se pomocí účetních dokladů povinnost o nich účtovat tím nezaniká účetní doklady se nepředkládají poskytovateli dotace Jejich výše se odvozuje od výše přímých nákladů (max. 20 %) konkrétní procento je uvedeno ve výzvě, bude uvedeno také v grantové smlouvě a je po celou dobu realizace neměnné 24

25 NEPŘÍMÉ NÁKLADY OSOBNÍ A CESTOVNÉ Osobní náklady vedení účetnictví a mezd a rozpočtu ostraha, opravy a údržba, úklid PR aktivity správa počítačových sítí a internetových stránek včetně jejich aktualizace Cestovní náhrady vnitrostátní cestovné členů realizačního týmu bez ohledu na použitý dopravní prostředek provoz služebních vozidel k vnitrostátním cestám 25

26 NEPŘÍMÉ NÁKLADY NA ZAŘÍZENÍ A VYBAVENÍ Zařízení a vybavení papír, tužky, svorky, šanony, desky, složky, nosiče dat aj. pro administraci i cílovou skupinu spotřební a kancelářský materiál (jiný než výše) pro administraci zásoby a materiál pro občerstvení pracovníků projektu čistící a mycí prostředky, nástroje a přístroje pro administraci odpisy budov pro administraci i cílovou skupinu odpisy zařízení a vybavení pro administraci 26

27 NEPŘÍMÉ NÁKLADY NA SLUŽBY Služby nájem prostor k administraci (kancelář projektu) energie, vodné, stočné k administraci i k práci s cílovou skupinou telefon, fax, internet, poštovné, dopravné, balné vedení účetnictví a mezd a rozpočtu daňové a právní poradenství a konzultace ostraha, pojištění, opravy a údržba, úklidové a čistící služby PR aktivity včetně monitoringu tisku správa počítačových sítí a internetových stránek včetně jejich aktualizace kopírování a tisk pro administraci a PR veškeré bankovní, notářské a správní poplatky realizace výběrových řízení nájem nebo operativní leasing zařízení a vybavení k administraci projektu 27

28 ZPŮSOBILOST NÁKLADŮ OBECNÁ Obecně nezbytné pro realizace projektu přímá vazba na projekt (konkrétní aktivita) v souladu s cílem příslušné prioritní osy hospodárné respektování cen v čase a místě obvyklých snaha o dosažení přiměřené kvality za co nejnižší cenu 28

29 ZPŮSOBILOST NÁKLADŮ - DOKLADOVÁ Dokladově identifikovatelné, prokazatelné a zachycené v účetnictví příjemce resp. partnerů s finančním příspěvkem doložitelné účetními doklady a doklady o úhradě nepřímé náklady jsou vyplaceny jako % z přímých nákladů, účetní doklady se nepředkládají k vyúčtování projektu 29

30 ZPŮSOBILOST NÁKLADŮ - ČASOVÁ Časově vzniklé v době realizace projektu uhrazené mezi dnem předložení projektové žádosti a dnem předložení závěrečného vyúčtování projektu Příklady nájemné výukových prostor hrazené dopředu zpětně realizace výběrového řízení a úhrada zálohy před zahájením realizace projektu, ale dodání a vyúčtování až po zahájení realizace projektu 30

31 ZPŮSOBILOST NÁKLADŮ ČASOVÁ PŘÍKLAD ÚHRADA NÁKLADŮ NÁKLADY předložení projektové žádosti zahájení realizace ukončení realizace předložení závěrečného vyúčtování

32 PŘÍPRAVA ROZPOČTU - SHRNUTÍ Přímé náklady nesmí obsahovat nic, co spadá do nepřímých nákladů rozpočet musí být konkrétní a dostatečně podrobný respektování cen v čase a místě obvyklých, hospodárnost Křížové financování nábytek + investice pouze na nezbytné výdaje, které nelze pořídit v rámci ostatních přímých nákladů Nepřímé náklady přesný výčet v Projektové příručce výši odvodit z objemu přímých nákladů do rozpočtu uvést jedinou částkou 32

33 ZMĚNY ROZPOČTU - PODMÍNKY Pouze v rámci rozpočtu přímých nákladů Celkový rozpočet nelze po jeho schválení navýšit Dodržení limitu 30 % na zařízení a vybavení (kap. 3) Křížové financování nelze po jeho schválení navýšit (kap. 6) 33

34 ZMĚNY ROZPOČTU TYPY Nepodstatné přesuny uvnitř kapitol rozpočtu bez omezení přesuny mezi kapitolami do 20 % rozpočtu přímých nákladů (kumulovaně) oznámení a zdůvodnění v nejbližší monitorovací zprávě Podstatné písemná žádost na HMP => dodatek grantové smlouvy 34

35 SESTAVENÍ ROZPOČTU Určení typů a částek přímých nákladů podle navržených aktivit nesmí obsahovat nepřímé náklady Rozčlenění do kapitol vytvoření položek základní struktura => nové položky limity na kapitoly 3 (30 %) a 6 (45 %) výběrová řízení Stanovení objemu rozpočtu přímých nákladů Vyhledání příslušného procenta nepřímých nákladů v textu výzvy Stanovení objemu celkového rozpočtu 35

36 PŘÍKLAD Přímé náklady 5 mil. Kč V tom KF: nábytek 100 tis. Kč (2 % přímých nákladů) bezbariér. přístup 500 tis. Kč (10 % přímých nákladů) Nepřímé náklady 800 tis. Kč Podle textu výzvy 4 6 mil. Kč => 16 % Celkový rozpočet 5,8 mil. Kč Garantovaný podíl KF 2,5 % = 125 tis. Kč Jistota financování nábytku v uvedené výši Negarantovaný podíl KF Na bezbariérový přístup do školících prostor nemusí vyjít podpora 36

37 CHYBY PŘI SESTAVENÍ ROZPOČTU I Rozpočet je stručný, málo položek zejména v případě, kdy projekt píše jiná osoba, než která jej bude realizovat => nedočerpané rozpočty projektů, protože realizátor projektu neví přesně, co autor projektu zamýšlel Na tvorbě rozpočtu se nepodílel ekonom nebo účetní riziko opomenutí některých způsobilých nákladů (odvody z mezd, úrazové pojištění, odvody do sociálního fondu, DPH atd.) => hledání rezerv a omezení jiných nákladů špatné zařazení majetku (odepisovaný majetek, odepisované technické zhodnocení apod.) => nutnost přesunů v rozpočtu v průběhu realizace => dodatky 37

38 CHYBY PŘI SESTAVENÍ ROZPOČTU II Nejasně stanovené pracovní pozice, typy pracovních poměrů (PS DPČ DPP) a jednotkové mzdy Není jasné, zda jednotkové mzdy v rozpočtu obsahují odvody zaměstnavatele (35 % z hrubých mezd) => snižování hrubých mezd na pokrytí povinných odvodů zaměstnavatele => nezpůsobilé výdaje u DPP, které jsou bez odvodů Nejasné vymezení nákladů souvisejících s výběrovými řízeními nákupy bez výběrových řízení => hlášení nesrovnalosti => nezpůsobilé výdaje v řádu statisíců 38

39 CHYBY PŘI SESTAVENÍ ROZPOČTU III Nadhodnocené / podhodnocené jednotkové ceny vede k chybně stanovené předpokládané ceně zakázky => opakování výběrového řízení dodatečné přesuny v rozpočtu => dodatek ke grantové smlouvě, zdržení realizace Zařazení položek, které neodpovídají zaměření projektu nadstandardní počítačové vybavení plně nevyužitelné v projektu neopodstatněné pracovní pozice bez jasného popisu činnosti nejasně nebo obecně specifikované služby (konzultace, poradenství atd.) bez přímé vazby na aktivity projektu => nezpůsobilé výdaje v řádu desetitisíců 39

40 VÝBĚR DODAVATELE I Závazné postupy při výběru dodavatele zajištění principu hospodárnosti, transparentnosti a rovného přístupu Zadavatel příjemce, partner, příjemce + partner Stanovení předmětu zakázky vymezení skupin zboží a služeb, které spolu úzce souvisí princip předvídavosti a úspory prostředků 40

41 VÝBĚR DODAVATELE II Stanovení předpokládané ceny ohodnocení vymezených skupin zboží a služeb Stanovení správného postupu pro výběr dodavatele podle předpokládané ceny zakázky 41

42 VÝBĚR DODAVATELE III Do 200 tis. Kč bez DPH včetně bez zadávacího řízení Nad 200 tis. Kč bez DPH a do 2 mil. Kč bez DPH zadávací řízení podle pravidel OPPA V ceně 2 mil. Kč bez DPH a výše postup jako by pro všechny platil zákon o veřejných zakázkách 42

43 VÝBĚR DODAVATELE IV KČ KČ BEZ DPH O všech krocích musí existovat písemný záznam Postup: 1. Oslovení nejméně 3 potenciálních dodavatelů 2. Zveřejnění výzvy na 3. Minimálně tříčlenná hodnotící komise 4. Hodnocení 5. Zápis o hodnocení nabídek 6. Oznámení výsledku řízení 7. Uzavření smlouvy s vítězným dodavatelem 43

44 VÝBĚR DODAVATELE V Výjimky z povinnosti realizovat výběrové řízení Nájem existujících nemovitostí a s nimi souvisejících služeb Nájem školících a kancelářských prostor Dlouhodobé služby Příjemce využívá služeb dodavatele alespoň 6 měsíců před zahájením realizace, nemění se smluvní podmínky ani rozsah služeb Poskytnutí dodávek, služeb nebo stavebních prací zadavateli osobou, která vykonává převážnou část své činnosti ve prospěch tohoto zadavatele a ve které má veřejný zadavatel výlučná majetková práva 44

45 DĚKUJI ZA POZORNOST ODDĚLENÍ ESF, ODBOR FONDŮ EU MAGISTRÁT HL. M. PRAHY JUNGMANNOVA 29/ PRAHA 1