Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice

Transkript

1 Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice 7. kolo V Konici, listopad 2015 Zpracoval za spolupráce členů CAF týmu: Mgr. Daniel Žouželka

2 OBSAH OBSAH 2 SEZNAM ZKRATEK 4 ZÁKLADNÍ ÚDAJE 5 ZAVÁDĚNÍ MODELU CAF 6 SEZNAM CÍLŮ 7 V Ý S L E D K Y S E B E H O D N O C E N Í 8 KRITÉRIUM 1: VEDENÍ 8 Subkritérium Nasměrování organizace vypracováním poslání, vize a hodnot 8 Subkritérium Řízení organizace, její výkonnosti a neustálého zlepšování 11 Subkritérium Motivování a podpora zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem 14 Subkritérium Řízení efektivních vztahů s politickými představiteli a dalšími zainteresovanými stranami 16 KRITÉRIUM 2: STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ 18 Subkritérium Shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran, jakož i relevantních informací pro řízení organizace 18 Subkritérium Rozvíjení strategie a plánování s přihlédnutím ke shromážděným informacím 21 Subkritérium Komunikování a uplatňování strategie a plánování v rámci celé organizace a její pravidelné přezkoumávání 23 Subkritérium Plánování, uplatňování a přezkoumávání inovací a změn 25 KRITÉRIUM 3: ZAMĚSTNANCI 28 Subkritérium Transparentní plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem na strategii a plánování 28 Subkritérium Zjišťování, rozvíjení a využívání kompetencí zaměstnanců a slaďování cílů jednotlivců s cíly organizace 31 Subkritérium Zapojování zaměstnanců rozvíjením otevřeného dialogu, udělováním pravomocí a podporováním jejich celkové spokojenosti 34 KRITÉRIUM 4: PARTNERSTVÍ A ZDROJE 37 Subkritérium Rozvíjení a řízení partnerství s relevantními organizacemi 37 Subkritérium Rozvíjení a uplatňování partnerství s občany/zákazníky 39 Subkritérium Řízení financí 42 Subkritérium Řízení informací a znalostí 45 Subkritérium Řízení technologie 48 Subkritérium Řízení provozních prostředků, zařízení a budov 50 KRITÉRIUM 5: PROCESY 53 Subkritérium Soustavné identifikování, navrhování, řízení a inovování procesů, do kterých zapojuje zainteresované strany 53 Subkritérium Rozvíjení a poskytování služeb / produktů orientovaných na občana/zákazníka 56 Subkritérium Koordinace procesů napříč organizací a s dalšími relevantními organizacemi 59 KRITÉRIUM 6: OBČANÉ/ZÁKAZNÍCI - VÝSLEDKY 62 Subkritérium Měření vnímání 62 Subkritérium Měření výkonnosti 66

3 KRITÉRIUM 7: ZAMĚSTNANCI - VÝSLEDKY 70 Subkritérium Měření vnímání 70 Subkritérium Měření výkonnosti 75 KRITÉRIUM 8: SPOLEČENSKÁ ODPOVĚDNOST - VÝSLEDKY 80 Subkritérium Měření vnímání 80 Subkritérium Měření výkonnosti 83 KRITÉRIUM 9: KLÍČOVÉ VÝSLEDKY VÝKONNOSTI 86 Subkritérium Externí výsledky: výstupy a výsledky vztažené k cílům 86 Subkritérium Interní výsledky: úroveň efektivnosti 90 S H R N U T Í V Ý S L E D K Ů 94

4 SEZNAM ZKRATEK ASPI BI2005 BOZP CAF ČOV ČR ČSŽ EU HW IS MěÚ OP LZZ ORP OŘ OSPOD PO SML SSL SW ÚSC ZOZ ZUŠ Automatizovaný systém právních informací Benchmarkingová iniciativa Bezpečnost a ochrana zdraví při práci Společný hodnotící rámec Čistírna odpadních vod Česká republika Český svaz žen Evropská unie Hardware Informační systém Městský úřad Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost Obec s rozšířenou působností Organizační řád Orgán sociálně-právní ochrany dětí Požární ochrana Smlouvy Spisová služba Software Územně samosprávný celek Zvláštní odborná způsobilost Základní umělecká škola

5 ZÁKLADNÍ ÚDAJE Základní informace: Městský úřad Konice je dle zákona č. 128/2000, Sb., o obcích (obecní zřízení) ve znění pozdějších předpisů orgánem Města Konice. Identifikační údaje: Název města: Konice Sídlo: Masarykovo náměstí 27, Konice IČ: DIČ: CZ Telefon: Fax: Elektronická podatelna: podatelna@konice.cz Internetové stránky: Datová schránka: 3m8bvgu Organizační struktura úřadu:

6 ZAVÁDĚNÍ MODELU CAF Pracovní skupina: Pracovní skupina byla sestavena v roce 2006, v prvním roce provádění sebehodnocení úřadu. Postupně v průběhu času docházelo k obměnám členů sebehodnotícího týmu. V roce 2015 pracoval CAF tým v tomto složení: Jméno a příjmení Odbor Pozice Bc. Ondřej Hála Odbor životního prostředí referent Ing. Tomáš Němec Odbor výstavby vedoucí odboru Ing. Bc. Dušan Opletal tajemník úřadu Ing. Vítězslav Procházka Odbor dopravy vedoucí odboru Ing. Jana Šťastná Odbor vnitřních věcí vedoucí odboru Alena Vrbová Odbor finanční referent Bc. Jitka Vrbová Odbor finanční vedoucí odboru Mgr. Daniel Žouželka Odbor výstavby referent kvality Průběh a systém hodnocení: V roce 2015 pracoval CAF tým novým způsobem na sebehodnotícím procesu. Poprvé se sešel 21. dubna v kanceláři tajemníka úřadu. Rozhodlo se o provedení sebehodnocení úřadu modelem CAF, následně se rozdělila jednotlivá subkritéria mezi všechny členy CAF týmu a stanovil se způsob, systém práce a časový harmonogram pro rok Členové CAF týmu měli na zpracování přidělených subkritérií 5 měsíců. Dne 17. září se CAF tým sešel v zasedací místnosti konického zámku, jednotlivá zpracovaná subkritéria se projednala, okomentovaly se nově zpracované pasáže a nakonec se přistoupilo k bodovému hodnocení. Současně se diskutovaly některé aktivity, které by bylo vhodné zařadit do plánu zlepšování práce. Na posledním zasedání pro rok 2015, které se konalo dne 19. listopadu v kanceláři tajemníka úřadu, byla předložena k diskuzi závěrečná sebehodnotící zpráva a navržen plán zlepšování práce pro období Zpracovaný plán zlepšování práce byl dán vedoucím jednotlivých odborů k připomínkování na poradu konanou dne 24. listopadu. Následně je tajemníkem předán Radě města Konice ke schválení. Při realizaci sebehodnotícího procesu postupovali všichni pracovníci podle příručky Společný hodnotící rámec CAF 2013 a jako metodický návod jim sloužila Aplikační příručka Společného hodnotícího rámce (modelu CAF verze 2013) pro úřady územních samosprávných celků.

7 SEZNAM CÍLŮ KRITÉRIUM 6 Subkritérium realizovat průzkum spokojenosti klientů - splněno - dosáhnout přijetí více než 90% čekajících klientů do 10 min. - NESPLNĚNO - dosáhnout více než 90% spokojených klientů v oblasti vyřízení záležitosti - splněno - dosáhnout více než 90% spokojených klientů s odborností pracovníka při vyřizování záležitosti - splněno Subkritérium dosáhnout hranice více jak 90% spokojených klientů z návštěvy úřadu - splněno - udržet nulovou úroveň oprávněných stížností na úředníky - splněno - zvýšit každoroční počet realizovaných anket na internetových stránkách NESPLNĚNO - sledovat a evidovat počet vystoupení občanů na jednání zastupitelstva města - splněno KRITÉRIUM 7 Subkritérium sledovat spokojenost zaměstnanců dle metodiky CAF splněno - udržet míru návratnosti dotazníků nad 50 % - splněno - více než 90% spokojených zaměstnanců s podporou od svého nadřízeného - NESPLNĚNO - spokojenost zaměstnanců s vybaveností kanceláře nemá sestupnou tendenci - splněno - více než 70% zaměstnanců má dostatečnou nabídku vzdělávacích akcí - splněno Subkritérium % zaměstnanců překračuje očekávání při hodnocení vedoucím pracovníkem - vytváření pracovních skupin v rámci projektového řízení - splněno - udržet nízký počet stížností na zaměstnance, nesmí překročit hranici dvou oprávněných stížností splněno - udržet celkový počet dní nemocnosti pod dnů NESPLNĚNO - dosáhnout počtu evidovaných stížností na zaměstnance pod 10 za rok splněno KRITÉRIUM 8 Subkritérium pokračovat v evidenci různých novinových článků o městě/ úřadu vycházející v elektronické podobě - splněno - evidovat počet vystoupení občanů na zasedání zastupitelstva města - splněno - sledovat počet žádostí o dotaci v rámci POV, POV MMR, PRV, ROP - splněno Subkritérium udržet nulovou hranici evidovaných pracovních úrazů - NESPLNĚNO - udržet stejnou výši poskytnutého příspěvku sociálním organizacím během sledovaného období splněno - žádné pracovní úrazy v budovách úřadu - splněno KRITÉRIUM 9 Subkritérium dosáhnout nízkého počtu evidovaných stížností pod 10 - splněno - pokračování ve snižování nákladů za doručování splněno Subkritérium dokončil instalaci aplikace MS Office na všech PC stanicích úřadu - splněno - návratnost dotazníků při průzkumu spokojenosti zaměstnanců vyšší než 50% - splněno - udržet ɸ vzdělávacích akcí na jednoho zaměstnance nad 5 splněno

8 V Ý S L E D K Y S E B E H O D N O C E N Í KRITÉRIUM 1: VEDENÍ SUBKRITÉRIUM NASMĚROVÁNÍ ORGANIZACE VYPRACOVÁNÍM POSLÁNÍ, VIZE A HODNOT SILNÉ STRÁNKY Strategický plán MěÚ Konice Vize úřadu Etický kodex Identifikace zainteresovaných stran PŘÍLEŽITOSTI Identifikace organizační kultury SLABÉ STRÁNKY HROZBY Častá změna legislativy Úsporná vládní opatření Úbytek obyvatel správního obvodu i města Posláním organizace (úřadu) je především provádění přeneseného výkonu státní správy svěřeného úřadu prostřednictvím zákonů a dále správa vlastního majetku města, zajišťování a zlepšování životních podmínek obyvatel města, tj. výkon samosprávných činností. Poslání organizace je ovlivňováno třemi stranami: státem, který cestou zákonů určuje, které činnosti mají být vykonávány a na jejich výkon přispívá finančně, klienty, pro které úřad vykonává činnosti stanovené zákonem a kteří za provedenou službu platí správní poplatky nebo přispívají prostřednictvím daní a očekávají vyřízení svých požadavků či vytváření podmínek pro kvalitní život. volenými orgány města, které schvalují rozpočet, organizační řád a počty pracovníků. Poslání úřadu je formulováno ve Strategickém plánu Městského úřadu Konice na období , který rada města schválila dne Strategický plán stanoví dlouhodobé a střednědobé cíle organizace: 1. Zajišťování kvalitních služeb v přenesené i samostatné působnosti. 2. Efektivní výkon veřejné správy. 3. Zvýšení informovanosti a zlepšení komunikace s klienty. K dosažení těchto strategických cílů jsou stanovovány krátkodobé operativní cíle obsažené v plánech práce na kratší období (jeden až dva roky). Strategický plán je každoročně přezkoumáván a jeho případná aktualizace je spolu s kontrolou plnění předchozích úkolů a stanovení úkolů na další období předkládána radě města ke schválení či na vědomí: aktualizace strategického plánu, plnění plánu práce , stanovení plánu práce 2012 schváleno radou města dne , plnění plánu práce 2012, stanovení plánu práce rada města vzala na vědomí dne , plnění plánu za období nebylo dosud vyhodnoceno a předloženo RM na vědomí (z pěti úkolů jsou čtyři splněny). Vize Městského úřadu Konice byla formulována v roce 2006, byla schválena radou města dne Na její formulaci se podíleli vedoucí odborů. V roce 2009 a 2013 (23.4.) byla na poradách vedoucích odborů podrobena revizi a byla ponechána v původním znění: Městský úřad kvalitní služby občanům zajišťované s profesionálním přístupem a podpořené dobrými pracovními podmínkami. Vize je zveřejněna na internetových stránkách města Konice a na úřední desce. Pracovníci úřadu s ní byli seznámeni prostřednictvím vedoucích odborů. První část vize se daří, jak vyplývá např. z výsledků kontrol a z průzkumů spokojenosti klientů, naplňovat na žádoucí úrovni. K naplnění druhé části vize se postupně přibližujeme. Výrazně se zlepšilo hardwarové a softwarové vybavení, došlo k obměně nábytku v některých kancelářích, vrátily se stravenky, rostou platy. Vedení úřadu přistoupilo k přijetí Etického kodexu pro zaměstnance úředníky. Byl vydán jako vnitřní

9 směrnice úřadu č. 9/2012 s účinností od Volení představitelé města jsou s výše uvedenými materiály seznamováni, při jejich předkládání ke schválení nebo na vědomí, mohou k nim uplatnit své připomínky. Veřejnost se s nimi může seznámit na internetových stránkách města. Tyto materiály jsou předkládány tajemníkem úřadu k projednání na poradách s vedoucími odborů za účasti starosty města. Vedoucí odborů přenášejí informace dále na své spolupracovníky. Všechny materiály jsou zveřejněny na intranetu, kde mají přístup všichni pracovníci, včetně členů rady města. Seznámení s některými důležitými předpisy úřadu (např. etický kodex) stvrzují pracovníci svým podpisem. Dochází k pravidelnému přezkoumávání Strategického plánu MěÚ, Identifikace zainteresovaných stran, vize, organizačního řádu. Důkazy: Organizační řád Městského úřadu Konice Strategický plán Městského úřadu Konice + dílčí plány práce Etický kodex Zápisy z porad vedoucích odborů Identifikace zainteresovaných stran Průzkumy spokojenosti klientů

10 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.1 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze nejasné představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) Plánování je založeno na potřebách a očekávání zainteresovaných stran. Plánování se provádí pravidelně ve všech útvarech organizace. DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí relevantních ukazatelů. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,5

11 SUBKRITÉRIUM ŘÍZENÍ ORGANIZACE, JEJÍ VÝKONNOSTI A NEUSTÁLÉHO ZLEPŠOVÁNÍ SILNÉ STRÁNKY Strategický plán MěÚ Konice CAF, BI 2005 Systemizace funkčních míst Systém vnitřních směrnic Týmová práce PŘÍLEŽITOSTI Rozvíjení procesního řízení SLABÉ STRÁNKY Není systém managementu kvality HROZBY Úsporná vládní opatření Organizační struktura a také procesy jsou rozvíjeny v souladu s posláním a strategickými cíli organizace. Tzn., že je reagováno především na legislativní změny ukládající (nebo ubírající) organizaci další povinnosti zejména v oblasti přeneseného výkonu státní správy nebo při správě vlastního majetku města. Přitom je reagováno na očekávání zainteresovaných stran, tj. zejména volených orgánů města, občanů města a klientů úřadu požadujících kvalitní výkon veřejné správy při minimalizaci finančních nákladů, přičemž jejich požadavky nejsou zcela shodné. Zastupitelé upřednostňují při kvalitním výkonu minimalizaci nákladů a klienti požadují kvalitní výkon. Důležitým faktorem ovlivňujícím organizační strukturu je velikost příspěvku na výkon státní správy. Základní systém řízení organizace je obsažen v Organizačním řádu Městského úřadu Konice. Organizační řád je neustále přezkoumáván a přizpůsobován novým vlivům. Přílohou organizačního řádu jsou také náplně činností jednotlivých odborů úřadu, tyto náplně byly aktualizovány v roce 2012 v souvislosti s registrací agend do Registru práv a povinností. Změny organizačního řádu navrhuje tajemník úřadu po projednání se starostou města a vedoucími dotčených odborů, schvaluje je rada města. V uplynulém období došlo ke třem změnám organizačního řádu, které rada města schvalovala: - změna č. 2/2013 schválena , - změna č. 3/2014 schválena , Vytvořená organizační struktura je vertikální. Podle oblastí činností jsou vytvořeny jednotlivé odbory (9), za jejich práci odpovídají vedoucí odborů, kteří jsou metodicky řízeni nadřízenými orgány (krajský úřad, ministerstva). Vedoucím odborů je v organizační struktuře nadřízen tajemník úřadu. V návaznosti na organizační řád je zpracována Systemizace funkčních míst, včetně popisu práce jednotlivých míst. Místa mají svá čísla, jsou zařazena do odborů, případně oddělení, mají svůj název, velikost pracovního úvazku, požadavek na kvalifikaci a na ZOZ, zařazení do platové třídy, uvedení nejnáročnější práce podle Katalogu prací. Součástí je organizační schéma. Systemizace je pravidelně aktualizována a přizpůsobována požadavkům zainteresovaných stran. V návaznosti na registr práv a povinností je na intranetu zveřejněn soubor agend přeneseného výkonu státní správy, včetně rozpisu do jednotlivých činnostních rolí a přiřazení konkrétních pracovníků, kteří činnost v souladu s organizačním řádem a náplní práce vykonávají (122 agend k ). Řízení probíhá prostřednictvím interních předpisů (řády, směrnice), usnesení rady města, předáváním informací a zadáváním úkolů na pravidelných poradách tajemníka s vedoucími odborů za účasti starosty města. Zápisy z porad jsou zasílány elektronicky vedoucím odborů a pro všechny pracovníky jsou přístupné na intranetu, stejně jako všechny platné vnitřní předpisy. V roce 2013 bylo 13 porad, v roce 2014 bylo 14 porad. Odpovědnost na jednotlivých stupních řízení je na vedoucích pracovnících. Vedoucí odborů zodpovídají za činnosti svěřené jejich odboru organizačním řádem. Tajemník odpovídá za výkon přenesené působnosti celého úřadu a za provádění personálních činností. Povinnosti vedoucích pracovníků jsou stanoveny v organizačním a v pracovním řádu. Úřad má provedenou procesní analýzu hlavních procesů, výsledkem jsou procesní mapy popisující jednotlivé činnosti a sloužící také k monitorování stanovených měřitelných hodnot a stanovení parametru zlepšování. Přestože základní řídící proces je vertikální, jsou také vytvořeny podmínky pro týmovou práci. Při jejím uplatňování je postupováno podle vnitřní směrnice č. 1/2008. Týmová práce je využívána především při přípravě a realizaci projektů financovaných z dotačních titulů, ale nejen to. Složení týmů je napříč odbory podle požadované odborné kvalifikace. Vedoucího a členy týmu jmenuje podle okolností starosta nebo tajemník úřadu.

12 Pro zlepšování (rozvíjení) systému řízení, výkonnosti a změn jsou z metod kvality využívány CAF a benchmarking. Úřad má vytvořenou pozici referenta kvality (na částečný úvazek). V osmičlenném CAF týmu jsou zapojení pracovníci z různých odborů, včetně tajemníka úřadu, vedoucím týmu je referent kvality. Jednání se pravidelně účastní také místostarosta jako host. Zpracovaná sebehodnotící zpráva a plán zlepšování jsou předkládány radě města na vědomí. Úkoly z plánu zlepšování projednává tajemník na poradách vedoucích odborů, zadává je a sleduje jejich plnění. Benchmarking je využíván v rámci členství v BI 2005 pro porovnávání výkonnosti řady činností, jsou využívány dobré praxe jiných úřadů. Přínosem je také navazování osobních kontaktů na úrovni tajemníků nebo vedoucích odborů. Zaměstnanci jsou o změnách informováni prostřednictvím porad (tajemník vedoucí odborů pracovníci) a intranetu. Důkazy: Organizační řád Městského úřadu Konice Strategický plán Městského úřadu Konice Pracovní řád Městského úřadu Konice Systém vnitřních směrnic Systemizace funkčních míst Procesní analýza (procesní mapy hlavních procesů) Zápisy z porad vedoucích odborů Intranet

13 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.2 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze nejasné představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) Plánování je založeno na potřebách a očekávání zainteresovaných stran. Plánování se provádí pravidelně ve všech útvarech organizace. DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí relevantních ukazatelů. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na

14 SUBKRITÉRIUM MOTIVOVÁNÍ A PODPORA ZAMĚSTNANCŮ V ORGANIZACI A VEDENÍ PŘÍKLADEM SILNÉ STRÁNKY Osobní příklad vedoucích pracovníků Probíhající hodnocení zaměstnanců Motivace formou finanční odměny Hodnocení nových zaměstnanců po uplynutí zkušební lhůty Pružná pracovní doba Směrnice na týmovou práci Právník města PŘÍLEŽITOSTI Rozšíření ankety SLABÉ STRÁNKY Chybí motivační systém Finanční možnosti organizace Nízká zastupitelnost HROZBY Nemožnost kariérního růstu Odchod zapracovaných zaměstnanců Subkritérium bylo pečlivě analyzováno, kdy touto analýzou bylo zjištěno, že na MěÚ Konice je setrvalý stav, kdy v rámci organizace je vedení pomocí příkladů dáno jednak osobností vedoucích a jednak personálním obsazením podřízených. Vedoucí pracovníci dávají osobní příklad svým podřízeným příkladným plněním svěřených úkolů a to i mnohdy nad rámec svých povinností, a také dodržováním obecných zákonů vztahujících se k jejich činnosti. Rovněž se snaží nacházet rovnováhu mezi efektivitou a hospodárností. Na úřadě je stanoven systém pravidelného hodnocení zaměstnanců vedoucími zaměstnanci jedenkrát ročně a pravidelně minimálně jednou za půl roku kontrolován vyhodnocením splněných úkolů s návrhy na odměny. Součástí porad vedoucích odborů je bod náměty a podněty zaměstnanců, kdy každý zaměstnanec může podat své požadavky a připomínky vedoucímu odboru, který je předloží na poradě vedení. Samozřejmostí je možnost obrátit se přímo na tajemníka úřadu s připomínkami, náměty, popř. stížnostmi. Rovněž zaměstnanci mohou své připomínky uvést i anonymně v anketě průzkumu spokojenosti zaměstnanců, který probíhá každým rokem. Podporování a motivace zaměstnanců je realizováno formou odměn, zajištěním zvyšování kvalifikace, dobrým pracovním prostředím a odpovídajícím vybavením kanceláří. Neméně významným oceněním činnosti jednotlivců je slovní pochvala vedoucího pracovníka, případně tajemníka úřadu na pravidelných poradách. Zaměstnanci využívají pružné pracovní doby pro naplánování potřeb v osobním životě. Při průzkumech spokojenosti zaměstnanců byl tento faktor hodnocen absolutně pozitivně. Od roku 2007 je zaveden systém hodnocení nově přijatých zaměstnanců po uplynutí zkušební lhůty. Během této doby je pracovník veden přímým vedoucím a je mu poskytována metodická, mentorská a konzultační pomoc. V rámci organizace probíhají informace o významných otázkách zejména prostřednictvím porad vedoucích odborů s tajemníkem úřadu a následně dle potřeby jsou informováni všichni zaměstnanci o významných záměrech města. Z porady tajemníka a vedoucích odborů je vyhotoven zápis, který je umístěn na intranetu města k dispozici všem pracovníkům. Nezastupitelnou roli v informovanosti zaměstnanců hraje výpočetní technika - zejména využití internetu, intranetu, elektronické pošty, či společných počítačových disků a speciálních programů. Důkazy: Zpráva o činnost MěÚ za daný rok Pracovní a organizační řád Pracovní náplně Plán vzdělávání Směrnice pro týmovou práci Dotazník pro zaměstnance při provádění hodnocení se zápisem Průzkum spokojenosti zaměstnanců Zápis z porad vedoucích pracovníků s tajemníkem Odměny zaměstnancům Směrnice 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob

15 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.3 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,3

16 SUBKRITÉRIUM ŘÍZENÍ EFEKTIVNÍCH VZTAHŮ S POLITICKÝMI PŘEDSTAVITELI A DALŠÍMI ZAINTERESOVANÝMI STRANAMI SILNÉ STRÁNKY Identifikované zainteresované strany PŘÍLEŽITOSTI Užší spolupráce s politickými představiteli Olomouckého kraje Spolupráce s politickou reprezentací na národní úrovni SLABÉ STRÁNKY Malý zájem vrcholných politických představitelů (krajských a národních) o záležitosti města Konice HROZBY Změny politiků po volbách 27. listopadu 2014 se uskutečnilo výjezdní zasedání Rady Olomouckého kraje na Konicko. Radní se při pravidelných cestách seznamují s problémy jednotlivých regionů a informují své tamní partnery o důležitých rozhodnutích krajské samosprávy. Kromě setkání se starosty a místostarosty okolních obcí si radní naplánovali i diskusi s největším místním zaměstnavatelem Moděvou Konice a prohlédli si Základní školu a gymnázium města Konice. Součástí programu byla také návštěva Domova důchodců v nedalekém Jesenci, který je příspěvkovou organizací kraje. Diskuze s žáky se týkala především témat kolem studijních stipendií a podpory studentů v oblasti vzdělávání, kterou hejtmanství nabízí. Byla provedena identifikace zainteresovaných stran Městského úřadu Konice. Největší měrou jsou mezi nimi zastoupeni občané. Zástupci města a zaměstnanci úřadu se s nimi denně setkávají v rámci své běžné pracovní činnosti. Mimo úřední řízení přijímají různé připomínky, požadavky, podněty, stížnosti, případně petice. Na konci roku 2012 představil tajemník úřadu vedoucím odborů plán na aktualizace identifikace zainteresovaných stran. Na poradě s vedoucími pracovníky bylo rozhodnuto uskutečnit aktualizaci identifikace v roce Tajemník úřadu zatím předal všem vedoucím pracovníkům celý dokument z předcházejícího období. Všichni vedoucí pracovníci si jej měli podrobně prostudovat a analyzovat jej z hlediska vlastního odboru. Byl stanoven plán aktualizace se stanovením jednotlivých konkrétních kroků. Politická reprezentace města Konice svoje představy prezentuje na pravidelných zasedáních rady města. Zde je přítomen i tajemník úřadu, který zde sděluje požadavky a potřeby úřadu. Úřad každoročně zveřejňuje svoji Zprávu o činnosti úřadu na internetových stránkách města. Ve zprávě je popsána činnost jednotlivých odborů, přehled vykonaných činností, zapojení úřadu v různých projektech a zhodnocení celého úřadu. Starosta města Konice přijímá záštitu nad některými akcemi. Město na základě žádostí finančně podporuje aktivity žadatelů, zejména neziskových organizací, které vyvíjí aktivní činnost na území města v sociální oblasti, v oblasti kultury, sportu, práce s mládeží apod. Budování image města napomáhá i konání významných kulturních a sportovních akcí (Žváčkův festival dechových hudeb, Divadlo na zámku, koncerty klubu přátel hudby, Konické štrapáce, Závody do vrchu, Na kole kolem Konice, vánoční trhy s ohňostrojem, dětský karneval a další). Město je členem Svazu měst a obcí České republiky, Svazu měst a obcí Střední Moravy, členem Mikroregionu Konicko, MAS Region Haná a zájmového sdružení právnických osob Střední Morava Sdružení cestovního ruchu. Tajemník úřadu je členem Sdružení tajemníků městských a obecních úřadů ČR. Důkazy: Měsíčník občanů Olomouckého kraje Zpravodaj Konice Internetové stránky města Konice Identifikace zainteresovaných stran MěÚ Konice

17 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.4 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze nejasné představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) Plánování je založeno na potřebách a očekávání zainteresovaných stran. Plánování se provádí pravidelně ve všech útvarech organizace. DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí relevantních ukazatelů. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na

18 KRITÉRIUM 2: STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ SUBKRITÉRIUM SHROMAŽĎOVÁNÍ INFORMACÍ O SOUČASNÝCH A BUDOUCÍCH POTŘEBÁCH ZAINTERESOVANÝCH STRAN, JAKOŽ I RELEVANTNÍCH INFORMACÍ PRO ŘÍZENÍ ORGANIZACE SILNÉ STRÁNKY Identifikace zainteresovaných stran Ankety na internetových stránkách Průzkum spokojenosti klientů Průzkum spokojenosti zaměstnanců Schránky na připomínky klientů PŘÍLEŽITOSTI Průběžné dotazníkové šetření SLABÉ STRÁNKY HROZBY Nezájem klientů Časté legislativní změny Úřad má provedenou identifikaci zainteresovaných stran. Nejvýznamnější zainteresovanou stranou je stát, který prostřednictvím legislativních opatření (vč. státního rozpočtu) určuje vykonávané činnosti a ovlivňuje jejich rozsah. Úřad systematicky shromažďuje informace o potřebách a očekáváních zainteresovaných stran: sledováním Sbírky zákonů, na poradách se zástupci ministerstev, prostřednictvím pravidelného průzkumu spokojenosti klientů (1x ročně), z připomínek ze schránek umístěných v budovách úřadu, při každodenním styku pracovníků s klienty, prostřednictvím volených zastupitelů a z vystoupení občanů na veřejných zasedáních zastupitelstva, při hodnocení zaměstnanců či průzkumu spokojenosti zaměstnanců sdělují úředníci své náměty ke zlepšení. Úřad provádí aktualizaci identifikace zainteresovaných stran: - u rozhodujících zainteresovaných stran (mimo stát) specifikuje konkrétní požadavky k naplnění potřeb a očekávání, např. zázemí pro děti rodičů jednajících na odboru sociálních věcí (vytvoření dětského koutku), dostupnost elektronických formulářů (zveřejnění na webu), navýšení počtu zaměstnanců stavebního úřadu, - na poradách vedoucích odborů u tajemníka se projednávají zjištěná očekávání a připomínky klientů, navrhuje se řešení, určuje odpovědnost za realizaci a kontroluje realizace, např.: zlepšení orientačního systému v budovách úřadu, zřízení WC pro klienty v budově úřadu č. 28, zveřejnění provozní doby úřadu, více židlí pro čekající klienty, zlepšení informovanosti, formuláře na webu, - v návaznosti na změny zákonů posuzují vedoucí odborů dopady na úřad a na určité zainteresované strany při výkonu jejich činností nebo při vyřizování určité záležitosti na úřadě, např.: rušení místní příslušnosti, registr smluv, registr přestupků, novely zákona o obcích, hromadné výměny občanských průkazů, řidičských průkazů, centrální registry, elektronizace veřejné správy, vydávání elektronických občanských průkazů osobám s omezenou pohyblivostí, uzavírání veřejnoprávních smluv radou města, výkon přestupkové agendy pro všechny obce správního obvodu, připomínky Krajského úřadu Olomouckého kraje při pravidelných kontrolách výkonu přenesené působnosti, počty pracovníků.

19 Důkazy: Identifikace zainteresovaných stran Průzkum spokojenosti klientů 3 schránky na připomínky ve všech budovách úřadu Zápisy z porad vedoucích odborů s tajemníkem Zápisy z jednání zastupitelstva a rady Průzkum spokojenosti zaměstnanců Hodnocení zaměstnanců

20 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.1 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,5

21 SUBKRITÉRIUM ROZVÍJENÍ STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ S PŘIHLÉDNUTÍM KE SHROMÁŽDĚNÝM INFORMACÍM SILNÉ STRÁNKY Strategický plán MěÚ Konice Identifikace zainteresovaných stran Analýza rizik Průzkum spokojenosti klientů PŘÍLEŽITOSTI Zlepšování výkonnosti za použití benchmarkingu SLABÉ STRÁNKY HROZBY Nedostatek finančních prostředků Častá změna legislativy Organizace má zpracovaný Strategický plán Městského úřadu Konice na období , který v základní podobě schválila rada města dne Strategický plán vychází z těchto analýz: Analýza rizik; na vysoké úrovni rizika jsou časté legislativní změny, na střední úrovni rizika jsou stavy související se složitostí některých činností a kumulací funkcí, Analýza vnějších faktorů; zainteresované strany patří mezi vnější faktory, nejvýznamnější jsou stát určující rozsah činností a výši zdrojů, volené orgány města mající přímý vliv na velikost finančních i lidských zdrojů a klienti úřadu, Analýza vnitřních faktorů; řízení lidských zdrojů a způsob organizace úřadu, SWOT analýza Pro dané období jsou stanoveny tři strategické cíle, ke kterým je navrženo 14 opatření, jejichž naplňování má vést ke splnění cílů. Jednotlivá opatření jsou zapracovávána do dílčích plánů práce. Plán na období obsahuje 5 úkolů: 1. Průzkum spokojenosti klientů. 2. Průzkum spokojenosti zaměstnanců. 3. Provádění výběrových řízení na všechna obsazovaná místa. 4. Využívání metod kvality benchmarking, CAF. 5. Zpracování komunikační strategie úřadu. Mimo bod 5 jsou všechny každoročně plněny. Při přípravě strategie je přihlíženo k dostupnosti zdrojů, viz SWOT analýza ve Strategickém plánu: lidské zdroje (v silných stránkách a příležitostech), kvalifikace, vzdělávání, motivace, nemocnost, fluktuace, materiální zdroje (v slabých stránkách), budovy, vybavení, vozidla, prostředí pro klienty, finanční zdroje (v hrozbách), příspěvek na výkon státní správy, dotace, rozpočet města. Plnění úkolů a cílů vycházejících ze strategických plánů, plánů zlepšování, úkolů z hodnocení zaměstnanců, průběžně ukládaných úkolů je sledováno a vyhodnocováno tajemníkem, případně vedoucími odborů. Činnost úřadu a jednotlivých odborů je pravidelně vyhodnocována ve Zprávách o činnosti úřadu za uplynulý rok. Jsou porovnávány údaje za několik roků. Zpráva je předkládána radě města na vědomí a je zveřejňována na internetových stránkách města - S ohledem na dostupné zdroje a potřeby zainteresovaných stran bylo plánováno zrušení dlouhodobě neobsazených míst na odboru životního prostředí a odboru výstavby. Důkazy: Strategický plán MěÚ Konice Analýza rizik MěÚ Konice Identifikace zainteresovaných stran Zpráva o činnosti úřadu Průzkum spokojenosti klientů Organizační řád Internetové stránky města Konice

22 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.2 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze nejasné představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) Plánování je založeno na potřebách a očekávání zainteresovaných stran. Plánování se provádí pravidelně ve všech útvarech organizace. DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí relevantních ukazatelů. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,3

23 SUBKRITÉRIUM KOMUNIKOVÁNÍ A UPLATŇOVÁNÍ STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ V RÁMCI CELÉ ORGANIZACE A JEJÍ PRAVIDELNÉ PŘEZKOUMÁVÁNÍ SILNÉ STRÁNKY Provedena identifikace zainteresovaných stran Zpracována analýza rizik Systém pravidelných porad vedoucích pracovníků s tajemníkem Zapojení v BI2005 Zpracován strategický plán úřadu Procesní analýza PŘÍLEŽITOSTI Využívání připomínek a námětů pracovníků, občanů i podnikatelů k jejich potřebám SLABÉ STRÁNKY Nedostatek finančních prostředků na záměry plánované ve strategickém plánu HROZBY Ve vazbě na celostátní inkaso daní, pokles daňových příjmů jako hlavní zdroj požadavků zainteresovaných stran Od srpna 2010 má úřad zpracován strategický plán na roky V tomto dokumentu je analyzován současný stav úřadu a je navrženo jeho další směřování. Strategický plán úřadu je umístěn na intranetu pro všechny jeho zaměstnance. Při aktualizaci strategie byly analyzovány vnější a vnitřní faktory mající vliv na činnost úřadu. Hlavní strategické cíle a opatření zůstaly nezměněny. Plán práce na období měl stanovených 5 úkolů a 4 z nich jsou splněny. Jeho vyhodnocení dosud nebylo radě města předloženo. Zaměstnanci jsou seznamováni o aktuálních plánech a cílech úřadu prostřednictvím porad vedoucích odborů s tajemníkem. Úkoly pro příslušné odbory vyplývají z jednání rady a zastupitelstva. Jejich postup a časový harmonogram deleguje tajemník úřadu na pravidelných poradách s vedoucími pracovníky. Připomínky zainteresovaných stran jsou zkoumány prostřednictvím pravidelných dotazníků Průzkum spokojenosti klientů, které jsou vyhodnocovány a připomínky zainteresovaných stran jsou probírány na poradě tajemníka s vedoucími odborů, kde jsou k nim podle potřeby provedeny opatření na celém úřadě nebo na jednotlivých odborech. Během roku dochází k přezkoumávání a případné aktualizaci vnitřních předpisů (organizační řád, vnitřní platový předpis, další směrnice), se kterými jsou všichni zaměstnanci seznamováni, a které jsou zveřejněny na intranetu. Plnění rozsáhlejších úkolů vyžaduje spolupráci odborů, kterou koordinuje tajemník nebo starosta. K těmto úkolům se vytváří pracovní týmy a jejich činnost upravuje směrnice o týmové práci. Základní klíčové procesy definovali vedoucí odborů v průběhu let a v případě potřeby připravují jejich aktualizaci. Sledování klíčových procesů probíhá prostřednictvím BI2005. Na začátku roku 2012 byla zpracovávána procesní analýza společností Gordic v rámci realizované vnitřní integrace úřadu. Tato analýza byla hrazena z dotace v rámci realizace projektu Vybudování technologického centra a vnitřní integrace úřadu ORP Konice. Důkazy: BI2005 Strategický plán MěÚ Konice Analýza rizik MěÚ Identifikace zainteresovaných stran SWOT analýza Organizační řád Vnitřní předpisy a směrnice Zápisy z porad vedoucích odborů Procesní analýza

24 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.3 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,8

25 SUBKRITÉRIUM PLÁNOVÁNÍ, UPLATŇOVÁNÍ A PŘEZKOUMÁVÁNÍ INOVACÍ A ZMĚN SILNÉ STRÁNKY Aplikace BI2005 Implementace modelu CAF a zapojování se do soutěží za kvalitu a inovaci ministerstva Realizace projektů spolufinancovaných s prostředků EU Strategický plán MěÚ Konice PŘÍLEŽITOSTI Zkvalitnit angažovanost klientů při předkládání návrhů vůči úřadu SLABÉ STRÁNKY HROZBY Proces modernizace a inovace je závislý na rozpočtu úřadu MěÚ Konice se od roku 2006 zapojen do BI2005. Vedoucí pracovníci vyplňují jednotlivé údaje do příslušné agendy a následně se porovnávají se srovnatelnými úřady. Jednou ročně provádí tajemník vyhodnocení výstupů benchmarkingu s vedoucími odborů. BI2005 má zpřístupněny i internetové stránky, kde jsou prezentovány příklady dobré praxe a některé další využitelné zkušenosti a postřehy. Přístup do tohoto rozhraní je neveřejný a všichni vedoucí pracovníci úřadu obdrželi hesla pro přístup do něj. Již od roku 2006 se na úřadě v Konici aplikuje další z metod kvality a tou je CAF. Zatím se uskutečnilo šest kol tohoto sebehodnotícího procesu. Úřad obdržel ceny ministerstva vnitra: 1x bronzový stupeň a 3x stříbrný stupeň za aplikaci některé z metod kvality. Ve všech případech se jednalo o aplikaci modelu CAF. O inovaci a modernizaci se občas diskutuje na pravidelných poradách tajemníka úřadu s vedoucími pracovníky. Hledají se možnosti, jak přispět ke zlepšení fungování organizace a zvýšení kvality jejích výstupů. Pracovníci jednotlivých odborů mohou předkládat svoje návrhy sloužící k inovaci a modernizaci přímo vedoucímu pracovníkovi. Ten je posoudí a následně prezentuje na poradě tajemníka úřadu. Na každé poradě je tomuto bodu věnována pozornost. Po provedení interního personálního auditu byly nalezeny určité úspory v počtu pracovních míst a celkově byla zefektivněna činnost úřadu. Byl zaveden modul centrální evidence smluv celého úřadu. Zainteresované strany mohou svoje návrhy sloužící ke zlepšení a zkvalitnění práce úřadu prezentovat písemně prostřednictvím schránek umístěných v budovách úřadu nebo elektronicky prostřednictvím k tomu určené schránky na webu města Konice. Za sběr těchto podnětů zodpovídá referent kvality, který všechny schránky pravidelně kontroluje. Výkonnost jednotlivých odborů je sledována tajemníkem úřadu prostřednictvím výstupů ukazatelů jednotlivých činností příslušných pracovníků. Tuto evidenci rovněž sleduje daný vedoucí pracovník, který tak má neustálý přehled o jednotlivých výstupech činnosti příslušných pracovníků. Tato evidence je také využívána pro potřeby zpracování Zprávy o činnosti úřadu za kalendářní rok. Město Konice bylo v období s pravidlem n+2 zapojeno do několika projektů spolufinancovaných ze zdrojů EU. Buď bylo přímo realizátorem projektu nebo jako partner. Jednalo se o následující projekty: 1) Vzdělávací centrum Konice realizátor projektu 2) Rozvoj profesních schopností sociálních pracovníků měst Střední Moravy partner projektu 3) Technologické centrum a vnitřní integrace úřadu ORP Konice realizátor projektu 4) Typový projekt - CzechPOINT - Kontaktní místo (Upgrade) realizátor projektu 5) Územně analytické podklady ORP Konice realizátor projektu 6) Územní plán Konice realizátor projektu 7) Vzdělávání pro územní veřejnou správu ORP Konice realizátor projektu 8) ČOV a kanalizace Konice realizátor projektu 9) Podpora střednědobého plánování rozvoje sociálních služeb Konicka partner projektu 10) Konsolidace hardware a software spojené se zvýšením bezpečnosti technologického centra ORP Konice realizátor projektu 11) Zvýšení kvality poskytovaných služeb orgánem sociálně-právní ochrany dětí MěÚ Konice realizátor projektu 12) Snížení energetické náročnosti budovy městské polikliniky v Konici realizátor projektu 13) Kompostéry pro občany města Konice realizátor projektu

26 Realizace každého z výše uvedených projektů přispěla ke zvýšení poskytovaných služeb městem nebo úřadem. Důkazy: Smlouvy o poskytnutí dotace podepsané příjemcem dotace Partnerské smlouvy BI2005 Schránky pro podněty občanů s návrhy na inovaci Sebehodnotící zprávy MěÚ Konice a plány zlepšování a jejich vyhodnocování

27 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.4 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na

28 KRITÉRIUM 3: ZAMĚSTNANCI SUBKRITÉRIUM TRANSPARENTNÍ PLÁNOVÁNÍ, ŘÍZENÍ A ZLEPŠOVÁNÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ S OHLEDEM NA STRATEGII A PLÁNOVÁNÍ SILNÉ STRÁNKY Strategický plán MěÚ Konice Systematické vzdělávání Pravidla hodnocení pracovníků PŘÍLEŽITOSTI Zlepšení motivace pracovníků Příspěvek na penzijní pojištění SLABÉ STRÁNKY Nízký příspěvek do sociálního fondu HROZBY Nedostatek finančních prostředků Tlak na snižování počtu pracovníků Financování podle výkonu Plánování a řízení lidských zdrojů na úřadě je v kompetenci tajemníka, některé kroky podléhají schválení radou města. Na plánování a řízení lidských zdrojů mají významný vliv dvě zainteresované strany: Stát, který legislativou ovlivňuje poslání a činnost úřadu a následně počty a kvalifikaci pracovníků úředníků. Prostřednictvím státního rozpočtu přiděluje příspěvek, případně dotaci na výkon státní správy a tím ovlivňuje možnosti pracovních podmínek zaměstnanců, výši prostředků na platy, na vzdělávání a další. Volené orgány města (zastupitelstvo, rada, starosta), které schvalují počty pracovníků, rozpočet, organizační řád a v jejich zájmu je minimalizovat náklady na veřejnou správu. Požadavky těchto zainteresovaných stran promítající se do řízení lidských zdrojů jsou zjišťovány průběžně při změnách legislativy, při jednáních vedení úřadu se zástupci ministerstev, při vytváření rozpočtů, při jednání orgánů města. Politika řízení lidských zdrojů je obsažena ve strategickém plánu úřadu, v plánu práce pro období 2012 byla z této oblasti pro naplnění strategických cílů stanovena tato opatření: 1. Průzkum spokojenosti zaměstnanců 2. Provádění výběrových řízení na všechna obsazovaná místa 3. Aktualizace systemizace funkčních míst 4. Přehodnocení organizační struktury. Výběr nových zaměstnanců je prováděn v souladu se zákonem o úřednících výběrovým řízením. Výběrovou komisi jmenuje vedoucí úřadu tajemník. Výběru se zpravidla účastní starosta nebo místostarosta, vedoucí dotčeného odboru a tajemník. Úřad má zpracovanou systemizaci funkčních míst, která je aktualizována v souladu s platnou legislativou a se změnami organizačního řádu. Ke každému funkčnímu místu začleněnému v odboru či oddělení je stanoveno zařazení do platové třídy podle katalogu prací, požadavek na kvalifikaci, požadovaná zvláštní odborná způsobilost. Ke každému místu je zpracovaná náplň práce. Systemizace je mj. podkladem pro stanovení požadavků pro výběrové řízení na dané funkční místo. Pravidelně 1x ročně provádí tajemník s vedoucími odborů pohovory o činnosti odboru, při nichž dochází k analýze stávajících lidských zdrojů, jejich výkonu, potřeb a plánování s ohledem na očekávaný vývoj (mateřská a rodičovská dovolená, odchody do důchodu, změny legislativy). Součástí pohovorů je porovnávání vlastních výkonů s výkony srovnatelných úřadů zapojeních do BI2005, počtů pracovníků, náklady a další. Pravidelně 1x ročně probíhá hodnocení úředníků formou připravených pohovorů podle vnitřní směrnice k hodnocení pracovníků. Úředníci mohou uplatnit své připomínky a požadavky, které jsou zapsány do formuláře pro hodnocení a jsou předávány tajemníkovi úřadu. Pravidelně 1x ročně je prováděn průzkum spokojenosti zaměstnanců. Realizace požadavků a připomínek zaměstnanců ke zlepšení pracovních podmínek, které si vyžaduje finanční prostředky nad rámec schváleného rozpočtu, je obtížné. Úřad klade důraz na vzdělávání pracovníků. Každý úředník má plán vzdělávání. Na úřadě je zavedeno systematické vzdělávání, tj. opakující se cyklus identifikace vzdělávacích potřeb, plánování vzdělávání, realizace vzdělávání a hodnocení vzdělávání. Největší podíl na fluktuaci zaměstnanců má odchod do důchodu. Je dbáno na dodržování rovných pracovních příležitostí pro ženy a muže, včetně podmínek v odměňování.

29 Důkazy: Organizační řád Městského úřadu Konice Plány vzdělávání jednotlivých pracovníků Smlouva s lékařem o provádění preventivních lékařských prohlídek Zápisy z výběrových řízení při přijímání nových pracovníků Výsledky průzkumu spokojenosti zaměstnanců Směrnice pro používání sociálního fondu Zápisy z pohovorů s vedoucími odborů o činnosti odboru Směrnice úřadu č. 2/2010 Měření efektivnosti realizovaných vzdělávacích aktivit Směrnice úřadu č. 6/2006 Hodnocení zaměstnanců

30 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 3.1 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých oblastí Několik důkazů týkající se relevantních oblastí Přesvědčivé se většiny oblastí Velmi přesvědčivé se všech oblastí Excelentní se všech oblastí, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,3