Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice

Transkript

1 Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice 6. kolo V Konici, září 2013 Zpracoval za spolupráce členů CAF týmu: Mgr. Daniel Žouželka

2 OBSAH OBSAH... 2 SEZNAM ZKRATEK... 3 ZÁKLADNÍ ÚDAJE... 4 ZAVÁDĚNÍ MODELU CAF... 5 SEZNAM CÍLŮ... 6 V Ý S L E D K Y S E B E H O D N O C E N Í... 7 KRITÉRIUM 1: VEDENÍ... 7 Subkritérium Nasměrování organizace vypracováním jejího poslání, vize a hodnot... 7 Subkritérium Vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení organizace, výkonnosti a změn Subkritérium Motivování a podpora zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem Subkritérium 1.4 Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost KRITÉRIUM 2: STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ Subkritérium Shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran Subkritérium Vypracování, rozvíjení, přezkoumání a aktualizace strategie a plánování s ohledem na potřeby zainteresovaných stran a dostupné zdroje Subkritérium Uplatňování strategie a plánování v rámci celé organizace Subkritérium 2.4 Plánování, uplatňování a přezkoumávání modernizace a inovace KRITÉRIUM 3: ZAMĚSTNANCI Subkritérium Transparentní plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem na strategii a plánování Subkritérium Zjišťování, rozvíjení a využívání kompetencí zaměstnanců a slaďování cílů jednotlivců s cíly organizace Subkritérium Zapojení zaměstnanců rozvíjením otevřeného dialogu a udělováním pravomocí KRITÉRIUM 4: PARTNERSTVÍ A ZDROJE Subkritérium Rozvíjení a uplatňování klíčových partnerských vztahů Subkritérium Rozvíjení a uplatňování partnerství s občany/zákazníky Subkritérium Řízení financí Subkritérium Řízení informací a znalostí Subkritérium Řízení technologie Subkritérium Řízení prostředků a zařízení KRITÉRIUM 5: PROCESY Subkritérium Soustavné identifikování, navrhování, řízení a zlepšování procesů Subkritérium Rozvíjení a poskytování služeb / produktů orientovaných na občana/zákazníka Subkritérium 5.3 Inovování procesů zapojením občanů/zákazníků KRITÉRIUM 6: VÝSLEDKY ORIENTOVANÉ NA OBČANA/ZÁKAZNÍKA Subkritérium Výsledky měření spokojenosti občanů/zákazníků Subkritérium Ukazatele měření orientované na zákazníka/občana KRITÉRIUM 7: ZAMĚSTNANCI - VÝSLEDKY Subkritérium Výsledky měření spokojenosti pracovníků a motivace Subkritérium Ukazatele výsledků organizace ve vztahu k zaměstnancům KRITÉRIUM 8: SPOLEČNOST - VÝSLEDKY Subkritérium 8.1 Výsledky měření vlivu na společnost v oblastech důležitých pro zainteresované strany Subkritérium 8.2 Ukazatele výkonnosti ve společenské oblasti stanovené organizací KRITÉRIUM 9: KLÍČOVÉ VÝSLEDKY VÝKONNOSTI Subkritérium 9.1 Externí výsledky: výstupy a dopady vztažené k cílům Subkritérium 9.2 Interní výsledky S H R N U T Í V Ý S L E D K Ů... 89

3 SEZNAM ZKRATEK BI2005 BOZP CAF EU HW IOP IT KÚ OK MěÚ OP LZZ ORP OSV OSPOD PO PH SW SSL ÚSC ZOZ Benchmarkingová iniciativa Bezpečnost a ochrana zdraví při práci Společný hodnotící rámec Evropská unie Hardware Integrovaný operační program Informační technologie Krajský úřad Olomouckého kraje Městský úřad Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost Obec s rozšířenou působností Odbor sociálních věcí Orgán sociálně-právní ochrany dětí Požární ochrana Pohonné hmoty Software Spisová služba Územně samosprávný celek Zvláštní odborná způsobilost

4 ZÁKLADNÍ ÚDAJE Základní informace: Městský úřad Konice je dle zákona č. 128/2000, Sb., o obcích (obecní zřízení) ve znění pozdějších předpisů orgánem Města Konice. Identifikační údaje: Název města: Konice Sídlo: Masarykovo náměstí 27, Konice IČ: DIČ: CZ Telefon: Fax: Elektronická podatelna: podatelna@konice.cz Internetové stránky: Datová schránka: 3m8bvgu Organizační struktura úřadu:

5 ZAVÁDĚNÍ MODELU CAF Pracovní skupina: Pracovní skupina byla sestavena v roce 2006, v prvním roce provádění sebehodnocení úřadu. Postupně v průběhu času docházelo k obměnám členů sebehodnotícího týmu. V roce 2013 pracoval CAF tým v tomto složení: Jméno a příjmení Odbor Pozice Bc. Ondřej Hála Odbor životního prostředí referent Ing. Tomáš Němec Odbor výstavby vedoucí odboru Ing. Dušan Opletal tajemník úřadu Ing. Vítězslav Procházka Odbor dopravy vedoucí odboru Ing. Jana Šťastná Odbor vnitřních věcí vedoucí odboru Alena Vrbová Odbor finanční referent Bc. Jitka Vrbová Odbor finanční vedoucí odboru Mgr. Daniel Žouželka Odbor výstavby referent kvality Průběh a systém hodnocení: V roce 2013 pracoval CAF tým stejným způsobem jako v předešlých letech. Poprvé se sešel 12. března v kanceláři tajemníka úřadu. Rozhodlo se o podání přihlášky do soutěže ministerstva vnitra za kvalitu a inovaci ve veřejné správě, rozdělila se jednotlivá subkritéria mezi všechny členy CAF týmu a stanovil se způsob, systém práce a časový harmonogram pro rok Všichni pracovníci týmu měli více než 2 měsíce čas na analyzování daného subkritéria a jeho následné zpracování. Ve dnech 28. května, 11. a 20. června se uskutečnila projednávání zpracovaných subkritérií na zasedání sebehodnotící skupiny. Subkritérium bylo vždy jeho zpracovatelem odprezentováno, včetně důkazů SWOT analýzy, a hlavně s důrazem na změny, které od poslední zpracované sebehodnotící zprávy proběhly. Nakonec bylo navrženo bodové hodnocení subkritéria. Také se se diskutovaly některé aktivity, které by bylo vhodné zařadit do plánu zlepšování práce. Jednání CAF týmu se pravidelně účastnil i místostarosta města, který k některým tématům sdělil pohled vedení města. Na posledním zasedání pro rok 2013, které se konalo dne 27. září, byl prodiskutován a navržen plán zlepšování práce pro rok Ten bude tajemníkem předán Radě města Konice k vzetí na vědomí. Při realizaci sebehodnotícího procesu postupovali všichni pracovníci podle příručky Společný hodnotící rámec CAF CZ 2009 a jako příklad a návod pro charakteristiku odpovědi jim sloužily příklady otázek v této příručce.

6 SEZNAM CÍLŮ KRITÉRIUM 6 Subkritérium realizovat průzkum spokojenosti klientů - splněno - dosáhnout přijetí více než 90% čekajících klientů do 10 min. - splněno - dosáhnout více než 90% spokojených klientů v oblasti vyřízení záležitosti - splněno - dosáhnout více než 90% spokojených klientů s odborností pracovníka při vyřizování záležitosti - splněno - uskutečnit minimálně 10 anket na internetových stránkách města - splněno Subkritérium dosáhnout přijetí více než 90% čekajících klientů do 10 min splněno - udržet nulovou úroveň oprávněných stížností na úředníky - splněno - zvýšit každoroční počet realizovaných anket na internetových stránkách splněno - sledovat a evidovat počet vystoupení občanů na jednání zastupitelstva města - splněno KRITÉRIUM 7 Subkritérium sledovat spokojenost zaměstnanců dle metodiky CAF splněno - udržet míru návratnosti dotazníků nad 50 % - nesplněno (49%) - více než 90% spokojených zaměstnanců s podporou od svého nadřízeného - splněno - spokojenost zaměstnanců s vybaveností kanceláře má vzestupnou tendenci - splněno - více než 70% zaměstnanců má dostatečnou nabídku vzdělávacích akcí - splněno Subkritérium organizovat a provádět školení prostřednictvím vlastních zdrojů - splněno - udržet roční objem finančních nákladů vynakládaných na vzdělávání zaměstnanců na stejné úrovni splněno - vytváření pracovních skupin v rámci projektového řízení - splněno - udržet nízký počet stížností na zaměstnance, nesmí překročit hranici dvou oprávněných stížností splněno - udržet celkový počet dní nemocnosti pod dnů splněno - dosáhnout počtu evidovaných stížností na zaměstnance pod 10 za rok splněno KRITÉRIUM 8 Subkritérium pokračovat v evidenci různých novinových článků o městě/ úřadu vycházející v elektronické podobě - splněno - sledovat počet žádostí o dotaci v rámci POV, POV MMR, PRV, ROP - splněno Subkritérium udržet nulovou hranici pracovních úrazů pracovníků - nesplněno - poskytnout stejný příspěvek sociálním organizacím jako v předešlém roce nesplněno KRITÉRIUM 9 Subkritérium dosáhnout nízkého počtu evidovaných stížností pod 10 - splněno - pokračování ve snižování nákladů za doručování splněno - žádné nedostatky u všech kontrol prováděných na jednotlivých odborech - splněno Subkritérium dokončil instalaci aplikace MS Office na všech PC stanicích úřadu - splněno - návratnost dotazníků při průzkumu spokojenosti zaměstnanců vyšší než 50% - nesplněno - udržet ɸ vzdělávacích akcí na jednoho zaměstnance nad 5 splněno

7 V Ý S L E D K Y S E B E H O D N O C E N Í KRITÉRIUM 1: VEDENÍ SUBKRITÉRIUM NASMĚROVÁNÍ ORGANIZACE VYPRACOVÁNÍM JEJÍHO POSLÁNÍ, VIZE A HODNOT SILNÉ STRÁNKY Strategický plán MěÚ Konice vize úřadu etický kodex identifikace zainteresovaných stran PŘÍLEŽITOSTI identifikace organizační kultury SLABÉ STRÁNKY HROZBY častá změna legislativy úsporná vládní opatření úbytek obyvatel správního obvodu i města Posláním organizace (úřadu) je především provádění přeneseného výkonu státní správy svěřeného úřadu prostřednictvím zákonů a dále správa vlastního majetku města a zajišťování a zlepšování životních podmínek obyvatel města, tj. výkon samosprávných činností. Poslání organizace je ovlivňováno třemi stranami: - státem, který cestou zákonů určuje, které činnosti mají být vykonávány a na jejich výkon přispívá finančně, - klienty, pro které úřad vykonává činnosti stanovené zákonem, kteří za provedenou službu platí správní poplatky nebo přispívají prostřednictvím daní a očekávají vyřízení svých požadavků či vytváření podmínek pro kvalitní život, - volenými orgány města, které schvalují rozpočet, organizační řád a počty pracovníků. Poslání úřadu je formulováno ve Strategickém plánu Městského úřadu Konice na období , který rada města schválila dne 4. října Strategický plán stanoví dlouhodobé a střednědobé cíle organizace: 1. Zajišťování kvalitních služeb v přenesené i samostatné působnosti, 2. Efektivní výkon veřejné správy, 3. Zvýšení informovanosti a zlepšení komunikace s klienty. K dosažení těchto strategických cílů jsou stanovovány krátkodobé operativní cíle obsažené v plánech práce na kratší období (jeden až dva roky). Strategický plán je každoročně přezkoumáván a jeho případná aktualizace je spolu s kontrolou plnění předchozích úkolů a stanovení úkolů na další období předkládána radě města ke schválení či na vědomí: - aktualizace strategického plánu, plnění plánu práce , stanovení plánu práce 2012 schváleno radou města dne 6. února 2012, - plnění plánu práce 2012, stanovení plánu práce rada města vzala na vědomí dne 25. března Vize Městského úřadu Konice byla formulována v roce 2006, byla schválena radou města dne 12. června Na její formulaci se podíleli vedoucí odborů. V roce 2009 a 2013 (23. dubna 2013) byla na poradách vedoucích odborů podrobena revizi a byla ponechána v původním znění: Městský úřad kvalitní služby občanům zajišťované s profesionálním přístupem a podpořené dobrými pracovními podmínkami. Vize je zveřejněna na internetových stránkách města Konice a na úřední desce. Pracovníci úřadu s ní byli seznámeni prostřednictvím vedoucích odborů. První část vize se daří, jak vyplývá např. z výsledků kontrol a z průzkumů spokojenosti klientů, naplňovat na žádoucí úrovni. Druhá část, která je přímo závislá na množství finančních prostředků, které má úřad k dispozici, má stále rezervy, nebo pracovní podmínky, zejména vybavení některých kanceláří, nejsou na úrovni odpovídající významu úřadu. Vedení úřadu přistoupilo k přijetí Etického kodexu pro zaměstnance úředníky. Byl vydán jako vnitřní směrnice úřadu č. 9/2012 s účinností od 1. ledna Volení představitelé města jsou s výše uvedenými materiály seznamováni, při jejich předkládání ke schválení nebo na vědomí, mohou k nim uplatnit své připomínky. Veřejnost se s nimi může seznámit na internetových stránkách města. Tyto materiály jsou předkládány tajemníkem úřadu k projednání na poradách s vedoucími odborů za účasti starosty města. Vedoucí odborů přenášejí informace dále na své spolupracovníky. Všechny materiály jsou zveřejněny na intranetu, kde mají přístup všichni pracovníci, včetně členů rady města. Seznámení s některými důležitými předpisy úřadu (např. etický kodex) stvrzují pracovníci svým podpisem.

8 Dochází k pravidelnému přezkoumávání Strategického plánu MěÚ, Identifikace zainteresovaných stran, vize, organizačního řádu. Důkazy: Organizační řád Městského úřadu Konice Strategický plán Městského úřadu Konice + dílčí plány práce Etický kodex Zápisy z porad vedoucích odborů Identifikace zainteresovaných stran Průzkumy spokojenosti klientů

9 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.1 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých Několik důkazů týkající se relevantních Přesvědčivé se většiny Velmi přesvědčivé se všech Excelentní se všech, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,5

10 SUBKRITÉRIUM VYTVOŘENÍ, ZAVEDENÍ A ROZVÍJENÍ SYSTÉMU PRO ŘÍZENÍ ORGANIZACE, VÝKONNOSTI A ZMĚN SILNÉ STRÁNKY Strategický plán MěÚ Konice CAF, BI 2005 systemizace funkčních míst systém vnitřních směrnic týmová práce PŘÍLEŽITOSTI rozvíjení procesního řízení SLABÉ STRÁNKY není systém managementu kvality HROZBY nedostatek prostor úsporná vládní opatření Organizační struktura a také procesy jsou rozvíjeny v souladu s posláním a strategickými cíli organizace. Tzn., že je reagováno především na legislativní změny ukládající (nebo ubírající) organizaci další povinnosti zejména v oblasti přeneseného výkonu státní správy nebo při správě vlastního majetku města. Přitom je reagováno na očekávání zainteresovaných stran, tj. zejména volených orgánů města, občanů města a klientů úřadu požadujících kvalitní výkon veřejné správy při minimalizaci finančních nákladů, přičemž jejich požadavky nejsou zcela shodné. Zastupitelé upřednostňují při kvalitním výkonu minimalizaci nákladů a klienti požadují kvalitní výkon. Důležitým faktorem ovlivňujícím organizační strukturu je velikost příspěvku na výkon státní správy. Základní systém řízení organizace je obsažen v Organizačním řádu Městského úřadu Konice. Organizační řád je neustále přezkoumáván a přizpůsobován novým vlivům. Přílohou organizačního řádu jsou také náplně činností jednotlivých odborů úřadu, tyto náplně byly aktualizovány v roce 2012 v souvislosti s registrací agend do Registru práv a povinností. Změny organizačního řádu navrhuje tajemník úřadu po projednání se starostou města a vedoucími dotčených odborů, schvaluje je rada města. Vytvořená organizační struktura je vertikální. Podle činností jsou vytvořeny jednotlivé odbory (9), za jejich práci odpovídají vedoucí odborů, kteří jsou metodicky řízeni nadřízenými orgány (krajský úřad, ministerstva). Vedoucím odborů je v organizační struktuře nadřízen tajemník úřadu. V návaznosti na organizační řád je zpracována Systemizace funkčních míst, včetně popisu práce jednotlivých míst. Místa mají svá čísla, jsou zařazena do odborů, případně oddělení, mají svůj název, velikost pracovního úvazku, požadavek na kvalifikaci a na ZOZ, zařazení do platové třídy, uvedení nejnáročnější práce podle Katalogu prací. Součástí je organizační schéma. Systemizace je pravidelně aktualizována a přizpůsobována požadavkům zainteresovaných stran. Řízení probíhá prostřednictvím interních předpisů (řády, směrnice), usnesení rady města, předáváním informací a zadáváním úkolů na pravidelných poradách tajemníka s vedoucími odborů za účasti starosty města. Zápisy z porad jsou zasílány elektronicky vedoucím odborů a pro všechny pracovníky jsou přístupné na intranetu, stejně jako všechny platné vnitřní předpisy. Odpovědnost na jednotlivých stupních řízení je na vedoucích pracovnících. Vedoucí odborů zodpovídají za činnosti svěřené jejich odboru organizačním řádem. Tajemník odpovídá za výkon přenesené působnosti celého úřadu a za provádění personálních činností. Povinnosti vedoucích pracovníků jsou stanoveny v organizačním a v pracovním řádu. Úřad má provedenou procesní analýzu hlavních procesů, výsledkem jsou procesní mapy popisující jednotlivé činnosti a sloužící také k monitorování stanovených měřitelných hodnot a stanovení parametru zlepšování. Přestože základní řídící proces je vertikální, jsou také vytvořeny podmínky pro týmovou práci. Při jejím uplatňování je postupováno podle vnitřní směrnice č. 1/2008. Týmová práce je využívána především při přípravě a realizaci projektů financovaných z dotačních titulů, ale nejen to. Složení týmů je napříč odbory podle požadované odborné kvalifikace. Vedoucího a členy týmu jmenuje podle okolností starosta nebo tajemník úřadu. Pro zlepšování (rozvíjení) systému řízení, výkonnosti a změn jsou z metod kvality využívány CAF a benchmarking. Úřad má vytvořenou pozici referenta kvality (na částečný úvazek). V osmičlenném CAF týmu jsou zapojení pracovníci z různých odborů, včetně tajemníka úřadu, vedoucím týmu je referent kvality. Jednání se pravidelně účastní také místostarosta jako host. Zpracovaná sebehodnotící zpráva a plán zlepšování jsou předkládány radě města na vědomí. Úkoly z plánu zlepšování projednává tajemník na poradách vedoucích odborů, zadává je a sleduje jejich plnění. Benchmarking je využíván v rámci členství v BI2005 pro porovnávání výkonnosti řady činností, jsou využívány dobré praxe jiných úřadů. Přínosem je také navazování osobních kontaktů na úrovni tajemníků nebo vedoucích odborů.

11 Zaměstnanci jsou o změnách informováni prostřednictvím porad (tajemník vedoucí odborů pracovníci) a intranetu. Důkazy: Organizační řád Městského úřadu Konice Strategický plán Městského úřadu Konice Pracovní řád Městského úřadu Konice Systém vnitřních směrnic Systemizace funkčních míst Procesní analýza (procesní mapy hlavních procesů) Zápisy z porad vedoucích odborů

12 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.2 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých Několik důkazů týkající se relevantních Přesvědčivé se většiny Velmi přesvědčivé se všech Excelentní se všech, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na

13 SUBKRITÉRIUM MOTIVOVÁNÍ A PODPORA ZAMĚSTNANCŮ V ORGANIZACI A VEDENÍ PŘÍKLADEM SILNÉ STRÁNKY osobní příklad vedoucích pracovníků probíhající hodnocení zaměstnanců hodnocení nových zaměstnanců po uplynutí zkušební lhůty pružná pracovní doba směrnice na týmovou práci právník města PŘÍLEŽITOSTI rozšíření průzkumu spokojenosti zaměstnanců SLABÉ STRÁNKY chybí motivační systém finanční možnosti organizace OHROŽENÍ nemožnost kariérního růstu Toto subkritérium bylo pečlivě analyzováno a touto analýzou bylo zjištěno, že na MěÚ Konice je setrvalý stav, kdy v rámci organizace je vedení pomocí příkladů dáno jednak osobností vedoucích a jednak personálním obsazením podřízených. Vedoucí pracovníci dávají osobní příklad svým podřízeným příkladným plněním svěřených úkolů a také dodržováním obecných zákonů vztahujících se k jejich činnosti. Rovněž se snaží nacházet rovnováhu mezi efektivitou a hospodárností. Na úřadě je stanoven systém pravidelného hodnocení zaměstnanců vedoucími pracovníky 1x ročně a pravidelně minimálně jednou za půl roku kontrolován vyhodnocením splněných úkolů s návrhy na odměny. Součástí porad tajemníka s vedoucími jednotlivých odborů je bod Náměty a podněty zaměstnanců, kdy každý zaměstnanec může podat své požadavky a připomínky vedoucímu odboru, který je předloží na poradě vedení. Samozřejmostí je možnost obrátit se přímo na tajemníka úřadu s připomínkami, náměty, popř. stížnostmi. Rovněž zaměstnanci mohou své připomínky uvést v průzkumu spokojenosti zaměstnanců, který probíhá každým rokem. Podporování a motivace zaměstnanců je realizována formou odměn, zajištěním zvyšování kvalifikace, dobrým pracovním prostředím a odpovídajícím vybavením kanceláří. Neméně významným oceněním činnosti jednotlivců je slovní pochvala vedoucího pracovníka, případně tajemníka úřadu na pravidelných poradách. Zaměstnanci využívají pružné pracovní doby pro naplánování a potřeb v osobním životě. Při průzkumech spokojenosti zaměstnanců byl tento faktor hodnocen absolutně pozitivně. Od roku 2007 je zaveden systém hodnocení nově přijatých zaměstnanců po uplynutí zkušební lhůty. Během této doby je pracovník veden přímým vedoucím a je poskytována metodická, mentorská a konzultační pomoc. V rámci organizace probíhají informace o významných otázkách zejména prostřednictvím porad vedoucích odborů s tajemníkem úřadu a následně dle potřeby jsou informováni všichni zaměstnanci o významných záměrech města. Z porady tajemníka a vedoucích odborů je vyhotoven zápis, který je umístěn na intranetu města k dispozici všem pracovníkům. Za významnou podporou zaměstnanců se dá považovat přijetí právníka města, který ochotně spolupracuje na jakýchkoliv problémových případech. Důkazy: Zpráva o činnost MěÚ Pracovní a organizační řád Pracovní náplně Plán vzdělávání Směrnice pro týmovou práci Dotazník pro zaměstnance při provádění hodnocení se zápisem Průzkum spokojenosti zaměstnanců Zápis z porad vedoucích pracovníků s tajemníkem Odměny zaměstnancům Směrnice 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob

14 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.3 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých Několik důkazů týkající se relevantních Přesvědčivé se většiny Velmi přesvědčivé se všech Excelentní se všech, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,3

15 SUBKRITÉRIUM 1.4 ŘÍZENÍ VZTAHŮ S POLITIKY A JINÝMI ZAINTERESOVANÝMI STRANAMI S CÍLEM ZAJISTIT SDÍLENOU ODPOVĚDNOST SILNÉ STRÁNKY identifikované zainteresované strany zapojení města jako partnera v projektu komunitního plánování PŘÍLEŽITOSTI užší spolupráce s politickými představiteli Olomouckého kraje spolupráce s politickou reprezentací na národní úrovni SLABÉ STRÁNKY malý zájem vrcholných politických představitelů o záležitosti města Konice OHROŽENÍ změny politiků po volbách V květnu 2011 se uskutečnilo výjezdní zasedání představitelů Olomouckého kraje, včele s hejtmanem, náměstky a některými členy Rady Olomouckého kraje do Konice. Setkali se zde mj. s představiteli města Konice a s tajemníkem úřadu. Diskutovalo se také o možnostech využití dotačních titulů pro region Konicka. Vznikly tak bližší vztahy mezi představiteli Olomouckého kraje a politickými zástupci města Konice. Na podzim roku 2012 se uskutečnily další krajské volby a byla tedy zvolena i volá politická reprezentace kraje. Nová Rady Olomouckého kraje začala realizovat svoje výjezdní zadání na obcích III. typu. V plánu je i návštěva města Konice jako sídla obvodu obce s rozšířenou působností. Dne 12. září 2011 se uskutečnilo setkání starostů obcí správního obvodu Konice s poslanci Poslanecké sněmovny Parlamentu České republiky MUDr. Jitkou Chalánkovou a prof. Bořivojem Šarapatkou. Diskutovaly se zde záležitosti regionální úrovně. Každý z přítomných starostů prezentoval hlavní problémy obce, návrhy řešení a způsob financování uvedených záměrů. Oba poslanci si vše podrobně zaznamenali a přislíbili pomoc s vyhledáváním finančních prostředků. Dále se diskutovala problematika školské, sociální a technické infrastruktury. Oba poslanci se zavázali k další návštěvě konického regionu v následujícím období. Toto setkání by se mělo uskutečnit během roku V roce 2012 se uskutečnilo setkání starostů ORP Konice v rámci zasedání mikroregionu s poslancem Ing. Radimem Fialou, který zde rovněž nastínil problematiku financování některých projektů z rozpočtu obcí. Město Konice se jako partner podílí na realizaci projektu spolufinancovaného ze zdrojů EU. Jedná se o projekt komunitního plánování, jehož realizátorem je Charita Konice. Tento projekt bude ukončen na konci března Výstupem projektu bude: komunitní plán; katalog poskytovatelů sociálních služeb a implementační plán. Byla provedena identifikace zainteresovaných stran Městského úřadu Konice. Největší měrou jsou mezi nimi zastoupeni občané. Zástupci města a zaměstnanci úřadu se s nimi denně setkávají v rámci své běžné pracovní činnosti. Mimo úřední řízení přijímají různé připomínky, požadavky, podněty, stížnosti, případně petice. Na konci roku 2012 představil tajemník úřadu vedoucím odborů plán na aktualizace identifikace zainteresovaných stran. Na poradě s vedoucími pracovníky bylo rozhodnuto uskutečnit aktualizace identifikace v roce Tajemník úřadu zatím předal všem vedoucím pracovníkům celý dokument z předcházejícího období. Všichni vedoucí si jej měli podrobně prostudovat a analyzovat jej z hlediska vlastního odboru. Byl stanoven plán aktualizace se stanovením jednotlivých konkrétních kroků. Starosta města Konice přijímá záštitu nad některými společenskými akcemi. Město na základě žádostí finančně podporuje aktivity žadatelů, zejména neziskových organizací, které vyvíjí aktivní činnost na území města v sociální oblasti, v oblasti kultury, sportu, práce s mládeží apod. Budování image města napomáhá i konání významných kulturních a sportovních akcí (Žváčkův festival dechových hudeb, Divadlo na zámku, koncerty klubu přátel hudby, Konické štrapáce, Závody do Březského vrchu, Na kole kolem Konice, vánoční trhy s ohňostrojem, dětský karneval a další). Město je členem Svazu měst a obcí České republiky, Svazu měst a obcí Střední Moravy, členem Mikroregionu Konicko, MAS Region Haná a zájmového sdružení právnických osob Střední Morava Sdružení cestovního ruchu. Tajemník úřadu je členem Sdružení tajemníků městských a obecních úřadů ČR. Důkazy: Zápisy ze zadání Rady Olomouckého kraje Zpravodaj Konice internetové stránky města Konice Identifikace zainteresovaných stran MěÚ Konice a jejich aktualizace Partnerská smlouva s Charitou Konice

16 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 1.4 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých Několik důkazů týkající se relevantních Přesvědčivé se většiny Velmi přesvědčivé se všech Excelentní se všech, srovnání s jinými organizacemi PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na

17 KRITÉRIUM 2: STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ SUBKRITÉRIUM SHROMAŽĎOVÁNÍ INFORMACÍ O SOUČASNÝCH A BUDOUCÍCH POTŘEBÁCH ZAINTERESOVANÝCH STRAN SILNÉ STRÁNKY identifikace zainteresovaných stran ankety na internetových stránkách průzkum spokojenosti klientů průzkum spokojenosti zaměstnanců schránky na připomínky klientů PŘÍLEŽITOSTI průběžné dotazníkové šetření klientů SLABÉ STRÁNKY OHROŽENÍ nezájem klientů Úřad má provedenou identifikaci zainteresovaných stran a systematicky shromažďuje informace o potřebách a očekáváních zainteresovaných stran: prostřednictvím pravidelného průzkumu spokojenosti klientů (1x ročně), z připomínek ze schránek umístěných v budovách úřadu, při každodenním styku pracovníků s klienty, prostřednictvím volených zastupitelů a z vystoupení občanů na veřejných zasedáních zastupitelstva, Při hodnocení zaměstnanců či průzkumu spokojenosti zaměstnanců sdělují úředníci své náměty ke zlepšení. Úřad provádí aktualizaci identifikace zainteresovaných stran a rozhodujících zainteresovaných stran specifikuje konkrétní požadavky k naplnění potřeb a očekávání. Jedná se např. o: zázemí pro děti rodičů jednajících na odboru sociálních věcí (vytvoření dětského koutku), zajištění bezplatného dluhového poradenství na OSV (doplňování znalostí + informace o poskytování služby), získání informací k transformaci silniční motorové dopravy (obecné i cílené poskytování informací), dostupnost elektronických formulářů (zveřejnění na webu), dotazy k nároku na novou sběrnou nádobu na odpad (zveřejnění pravidel, internet, nástěnka, Konický zpravodaj), aj. Na poradách vedoucích odborů u tajemníka se projednávají zjištěná očekávání a připomínky klientů, navrhuje se řešení, určuje odpovědnost za realizaci a kontroluje realizace, např.: zlepšení orientačního systému v budovách úřadu; zřízení WC pro klienty v budově úřadu č. 28, zveřejnění provozní doby úřadu, více židlí pro čekající klienty, zlepšení informovanosti, formuláře na webu, zamezení odposlechu přes dveře při jednání s klienty odboru sociálních věcí. V návaznosti na změny zákonů posuzují vedoucí odborů dopady na určité zainteresované strany při výkonu jejich činností nebo při vyřizování určité záležitosti na úřadě, např.: vydávání elektronických občanských průkazů osobám s omezenou pohyblivostí, výměna řidičských průkazů, práce s pěstouny, kontroly výherních hracích přístrojů, kontroly prodejců alkoholu, aj. Důkazy: Identifikace zainteresovaných stran Průzkum spokojenosti klientů Schránky na připomínky ve všech budovách úřadu (3) Zápisy z porad vedoucích odborů s tajemníkem Zápisy z jednání zastupitelstva Průzkum spokojenosti zaměstnanců Hodnocení zaměstnanců

18 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.1 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých Několik důkazů týkající se relevantních Přesvědčivé se většiny Velmi přesvědčivé se všech Excelentní se všech, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,5

19 SUBKRITÉRIUM VYPRACOVÁNÍ, ROZVÍJENÍ, PŘEZKOUMÁNÍ A AKTUALIZACE STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ S OHLEDEM NA POTŘEBY ZAINTERESOVANÝCH STRAN A DOSTUPNÉ ZDROJE SILNÉ STRÁNKY Strategický plán MěÚ Konice identifikace zainteresovaných stran analýza rizik průzkum spokojenosti zaměstnanců PŘÍLEŽITOSTI pomocí benchmarkingu zjišťovat možnosti zlepšování výkonnosti organizace SLABÉ STRÁNKY OHROŽENÍ nedostatek finančních prostředků častá změna legislativy Organizace má zpracovaný Strategický plán Městského úřadu Konice na období , který v základní podobě schválila rada města dne 4. října Strategický plán vychází z těchto analýz: Analýza rizik; na vysoké úrovni rizika jsou časté legislativní změny, na střední úrovni rizika jsou stavy související se složitostí některých činností a kumulací funkcí, Analýza vnějších faktorů; zainteresované strany patří mezi vnější faktory, nejvýznamnější jsou stát určující rozsah činností a výši zdrojů, volené orgány města mající přímý vliv na velikost finančních i lidských zdrojů a klienti úřadu, Analýza vnitřních faktorů; řízení lidských zdrojů a způsob organizace úřadu, SWOT analýza Pro dané období jsou stanoveny tři strategické cíle, ke kterým je navrženo 14 opatření, jejichž naplňování má vést ke splnění cílů. Jednotlivá opatření jsou zapracovávána do dílčích plánů práce. Plán práce pro období 2012 obsahoval 8 úkolů (opatření): 1. Průzkum spokojenosti klientů. 2. Průzkum spokojenosti zaměstnanců. 3. Provádění výběrových řízení na všechna obsazovaná místa. 4. Sebehodnocení CAF 2011/ Aktualizace Systematizace funkčních míst. 6. Aktualizace identifikace zainteresovaných stran. 7. Zavedení jednotného vzhledu dokumentů úřadu. 8. Přehodnocení organizační struktury. Mimo bod 4 byly všechny splněny. Plán na současné období obsahuje 5 úkolů: 1. Průzkum spokojenosti klientů. 2. Průzkum spokojenosti zaměstnanců. 3. Provádění výběrových řízení na všechna obsazovaná místa. 4. Využívání metod kvality benchmarking, CAF. 5. Zpracování komunikační strategie úřadu. Při přípravě strategie je přihlíženo k dostupnosti zdrojů, viz SWOT analýza ve Strategickém plánu: lidské zdroje (v silných stránkách a příležitostech), kvalifikace, vzdělávání, motivace, nemocnost, fluktuace, materiální zdroje (v slabých stránkách), budovy, vybavení, vozidla, prostředí pro klienty, finanční zdroje (v ohrožení), příspěvek na výkon státní správy, dotace, rozpočet města. Plnění úkolů a cílů vycházejících ze strategických plánů, plánů zlepšování, úkolů z hodnocení zaměstnanců, průběžně ukládaných úkolů je sledováno a vyhodnocováno tajemníkem, případně vedoucími odborů. Činnost úřadu a jednotlivých odborů je pravidelně vyhodnocována ve Zprávě o činnosti úřadu za uplynulý rok. Jsou porovnávány údaje za několik roků. Zpráva je předkládána radě města na vědomí a je zveřejňována na internetových stránkách města: Důkazy: Strategický plán MěÚ Konice

20 Analýza rizik MěÚ Konice Identifikace zainteresovaných stran Zpráva o činnosti úřadu Průzkum spokojenosti klientů

21 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.2 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých Několik důkazů týkající se relevantních Přesvědčivé se většiny Velmi přesvědčivé se všech Excelentní se všech, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,8

22 SUBKRITÉRIUM UPLATŇOVÁNÍ STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ V RÁMCI CELÉ ORGANIZACE SILNÉ STRÁNKY provedena identifikace zainteresovaných stran zpracována analýza rizik systém pravidelných porad vedoucích pracovníků s tajemníkem zapojení v BI 2005 zpracován strategický plán úřadu procesní analýza PŘÍLEŽITOSTI využívání připomínek a námětů pracovníků, občanů i podnikatelů k jejich potřebám SLABÉ STRÁNKY nedostatek finančních prostředků na záměry plánované ve strategickém plánu OHROŽENÍ ve vazbě na celostátní inkaso daní, pokles daňových příjmů jako hlavní zdroj požadavků zainteresovaných stran Od srpna 2010 má úřad zpracován strategický plán na roky V tomto dokumentu je analyzován současný stav úřadu a je navrženo jeho další směřování. Strategický plán úřadu je umístěn na intranetu pro všechny jeho zaměstnance. Celý dokument včetně plánu práce, byl aktualizován 6. února 2012 a schválen radou města. Plán práce měl stanoveno 6 úkolů na období Všechny se podařilo realizovat ve sledovaném období. Při aktualizaci strategie byly analyzovány vnější a vnitřní faktory mající vliv na činnost úřadu. Hlavní strategické cíle a opatření zůstaly nezměněny. Současně byl také zpracován plán práce na rok Bylo v něm definováno 8 úkolů. Zaměstnanci jsou seznamováni o aktuálních plánech a cílech úřadu prostřednictvím porad vedoucích odborů s tajemníkem. Úkoly pro příslušné odbory vyplývají z jednání rady, zastupitelstva. Jejich postup a časový harmonogram deleguje tajemník úřadu na pravidelných poradách s vedoucími pracovníky. Připomínky zainteresovaných stran jsou zkoumány prostřednictvím pravidelných dotazníků Průzkum spokojenosti klientů, které jsou vyhodnocovány a připomínky zainteresovaných stran jsou probírány na poradě tajemníka s vedoucími odborů, kde jsou k nim podle potřeby provedeny opatření na celém úřadě nebo na jednotlivých odborech. Během roku dochází k přezkoumávání a případné aktualizaci vnitřních předpisů (organizační řád, vnitřní platový předpis, další směrnice), se kterými jsou všichni zaměstnanci seznamováni, a které jsou zveřejněny na intranetu. Plnění rozsáhlejších úkolů vyžaduje spolupráci odborů, kterou koordinuje tajemník nebo starosta. K těmto úkolům se vytváří pracovní týmy a jejich činnost upravuje směrnice o týmové práci. Základní klíčové procesy definovali vedoucí odborů v průběhu let a připravují jejich aktualizaci. K té by mělo dojít v průběhu roku Jejich sledování probíhá prostřednictvím BI2005. Na začátku roku 2012 byla zpracovávána procesní analýza společností Gordic v rámci realizované vnitřní integrace úřadu. Tato analýza byla hrazena z dotace Integrovaného operačního programu v rámci realizace projektu Vybudování technologického centra a vnitřní integrace úřadu ORP Konice. Důkazy: BI2005 Strategický plán MěÚ Konice Analýza rizik úřadu Identifikace zainteresovaných stran SWOT analýza Organizační řád Vnitřní předpisy a směrnice Zápisy z porad vedoucích odborů Procesní analýza

23 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.3 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých Několik důkazů týkající se relevantních Přesvědčivé se většiny Velmi přesvědčivé se všech Excelentní se všech, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,8

24 SUBKRITÉRIUM 2.4 PLÁNOVÁNÍ, UPLATŇOVÁNÍ A PŘEZKOUMÁVÁNÍ MODERNIZACE A INOVACE SILNÉ STRÁNKY aplikace BI2005 aplikace modelu CAF a zapojování se do soutěží za kvalitu a inovaci ministerstva realizace projektů spolufinancovaných s prostředků EU Strategický plán MěÚ Konice PŘÍLEŽITOSTI zkvalitnit angažovanost klientů při předkládání návrhů vůči úřadu SLABÉ STRÁNKY OHROŽENÍ proces modernizace a inovace je závislý na rozpočtu úřadu MěÚ Konice se od roku 2006 zapojen do BI2005. Vedoucí pracovníci vyplňují jednotlivé vstupy do této agendy a následně se porovnávají se srovnatelnými úřady. Jednou ročně provádí tajemník vyhodnocení výstupů benchmarkingu s vedoucími odborů. BI2005 má zpřístupněny i internetové stránky, kde jsou prezentovány příklady dobré praxe a některé další využitelné zkušenosti a postřehy ostatních úřadů. Přístup do tohoto rozhraní je neveřejný a všichni vedoucí pracovníci úřadu obdrželi hesla pro přístup do této sekce. Na začátek roku 2013 je plánováno proškolení vedoucích pracovníků v detailnější znalosti aplikace BI2005. Dojde k tomu v rámci projektu Vzdělávání pro územní veřejnou správu ORP Konice, kdy bude v rámci vzdělávacích aktivit realizována jedna zaměřená na aplikaci BI2005. Již od roku 2006 se na úřadě v Konici aplikuje další z metod kvality a tou je CAF. Zatím se uskutečnilo pět kol tohoto sebehodnotícího procesu. Úřad obdržel ceny ministerstva vnitra: 1x bronzový stupeň a 2x stříbrný stupeň za aplikaci některé z metod kvality. Ve všech případech se jednalo o aplikaci modelu CAF. O inovaci a modernizaci se občas diskutuje na pravidelných poradách tajemníka úřadu s vedoucími pracovníky. Hledají se možnosti, jak přispět ke zlepšení fungování organizace a zvýšení kvality jejích výstupů. Po provedení interního personálního auditu byly nalezeny určité úspory v počtu pracovních míst a celkově byla zefektivněna činnost úřadu. Byl zaveden modul centrální evidence smluv celého úřadu. Výkonnost jednotlivých odborů je sledována tajemníkem úřadu prostřednictvím výstupů ukazatelů jednotlivých činností příslušných pracovníků. Tuto evidenci rovněž sleduje daný vedoucí pracovník, který tak má neustálý přehled o jednotlivých výstupech činnosti příslušných pracovníků. Tato evidence je také využívána pro potřeby zpracování Zprávy o činnosti úřadu za kalendářní rok. Město Konice bylo v období zapojeno do několika projektů spolufinancovaných ze zdrojů EU. Buď bylo přímo realizátorem projektu nebo jako partnerem. Jednalo se o následující projekty: 1) Vzdělávací centrum Konice realizátor projektu 2) Rozvoj profesních schopností sociálních pracovníků měst Střední Moravy partner projektu 3) Technologické centrum a vnitřní integrace úřadu ORP Konice realizátor projektu 4) Typový projekt - CzechPOINT - Kontaktní místo (Upgrade) realizátor projektu 5) Územně analytické podklady ORP Konice realizátor projektu 6) Územní plán Konice realizátor projektu 7) Vzdělávání pro územní veřejnou správu ORP Konice realizátor projektu 8) ČOV a kanalizace Konice realizátor projektu 9) Podpora střednědobého plánování rozvoje sociálních služeb Konicka partner projektu Realizace každého z výše uvedených projektů přispěla ke zvýšení poskytovaných služeb městem nebo úřadem. Důkazy: Smlouvy o poskytnutí dotace podepsané příjemcem dotace Partnerské smlouvy BI2005 Sebehodnotící zprávy MěÚ Konice a plány zlepšování a jejich vyhodnocování

25 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 2.4 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých Několik důkazů týkající se relevantních Přesvědčivé se většiny Velmi přesvědčivé se všech Excelentní se všech, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na

26 KRITÉRIUM 3: ZAMĚSTNANCI SUBKRITÉRIUM TRANSPARENTNÍ PLÁNOVÁNÍ, ŘÍZENÍ A ZLEPŠOVÁNÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ S OHLEDEM NA STRATEGII A PLÁNOVÁNÍ SILNÉ STRÁNKY zpracován strategický plán úřadu zavedeno systematické vzdělávání vytvořena systemizace funkčních míst pravidla hodnocení pracovníků PŘÍLEŽITOSTI zlepšení motivace pracovníků SLABÉ STRÁNKY zrušení stravenek nulový příspěvek do sociálního fondu OHROŽENÍ tlak na snižování počtu pracovníků nedostatek finančních prostředků Plánování a řízení lidských zdrojů na úřadě je v kompetenci tajemníka. Některé kroky podléhají schválení radou města. Na plánování a řízení lidských zdrojů mají významný vliv dvě zainteresované strany: Stát, který legislativou ovlivňuje poslání a činnost úřadu a následně počty a kvalifikaci pracovníků úředníků. Prostřednictvím státního rozpočtu přiděluje příspěvek, případně dotaci na výkon státní správy a tím ovlivňuje možnosti pracovních podmínek zaměstnanců, výši prostředků na platy, na vzdělávání a další. Volené orgány města (zastupitelstvo, rada, starosta), které schvalují počty pracovníků, rozpočet, organizační řád a v jejich zájmu je minimalizovat náklady na veřejnou správu. Požadavky těchto zainteresovaných stran promítající se do řízení lidských zdrojů jsou zjišťovány průběžně při změnách legislativy, při jednáních vedení úřadu se zástupci ministerstev, při vytváření rozpočtů, při jednání orgánů města. Politika řízení lidských zdrojů je obsažena ve strategickém plánu úřadu, v plánu práce pro období 2012 byla z této oblasti pro naplnění strategických cílů stanovena tato opatření: 1. Průzkum spokojenosti zaměstnanců. 2. Provádění výběrových řízení na všechna obsazovaná místa. 3. Aktualizace systemizace funkčních míst. 4. Přehodnocení organizační struktury. Výběr nových zaměstnanců je prováděn výběrovým řízením v souladu se zákonem o úřednících. Výběrovou komisi jmenuje vedoucí úřadu tajemník. Výběru se zpravidla účastní starosta nebo místostarosta, vedoucí dotčeného odboru a tajemník. Úřad má zpracovanou systemizaci funkčních míst, která je aktualizována v souladu s platnou legislativou a se změnami organizačního řádu. Ke každému funkčnímu místu začleněnému v odboru či oddělení je stanoveno zařazení do platové třídy podle katalogu prací, požadavek na kvalifikaci, požadovaná zvláštní odborná způsobilost. Ke každému místu je zpracovaná náplň práce. Systemizace je mj. podkladem pro stanovení požadavků pro výběrové řízení na dané funkční místo. Pravidelně 1x ročně provádí tajemník s vedoucími odborů pohovory o činnosti odboru, při nichž dochází k analýze stávajících lidských zdrojů, jejich výkonu, potřeb a plánování s ohledem na očekávaný vývoj (mateřská a rodičovská dovolená, odchody do důchodu, změny legislativy). Součástí pohovorů je porovnávání vlastních výkonů s výkony srovnatelných úřadů zapojeních do BI2005, počtů pracovníků, náklady a další. Pravidelně 1x ročně probíhá hodnocení úředníků formou připravených pohovorů podle vnitřní směrnice k hodnocení pracovníků. Úředníci mohou uplatnit své připomínky a požadavky, které jsou zapsány do formuláře pro hodnocení a jsou předávány tajemníkovi úřadu. Pravidelně 1x ročně je také prováděn průzkum spokojenosti zaměstnanců. Realizace požadavků a připomínek zaměstnanců ke zlepšení pracovních podmínek, které si vyžaduje finanční prostředky nad rámec schváleného rozpočtu je obtížné. Úřad klade důraz na vzdělávání pracovníků. Každý úředník má plán vzdělávání. Na úřadě je zavedeno systematické vzdělávání, tj. opakující se cyklus identifikace vzdělávacích potřeb, plánování vzdělávání, realizace vzdělávání a hodnocení vzdělávání. V současnosti je realizován projekt OP LZZ zaměřený na vzdělávání pracovníků úřadu Vzdělávání pro územní veřejnou správu ORP Konice. V roce 2012 došlo v souladu se strategií úřadu a s požadavky volených orgánů města k přehodnocení organizační struktury a snížení počtu pracovníků úřadu o dva. Největší podíl na fluktuaci zaměstnanců má odchod do důchodu, vč. invalidního. Je dbáno na dodržování rovných pracovních příležitostí pro ženy a muže, včetně podmínek v odměňování.

27 Důkazy: Organizační řád Městského úřadu Konice Plány vzdělávání jednotlivých pracovníků Smlouva s lékařem o provádění preventivních lékařských prohlídek Zápisy z výběrových řízení při přijímání nových pracovníků Výsledky průzkumu spokojenosti zaměstnanců Směrnice pro používání sociálního fondu Zápisy z pohovorů s vedoucími odborů o činnosti odboru Směrnice úřadu č. 2/2010 Měření efektivnosti realizovaných vzdělávacích aktivit Směrnice úřadu č. 6/2006 Hodnocení zaměstnanců

28 Bodové hodnocení s jemným rozlišením panel předpokladů Subkritérium 3.1 Stupnice FÁZE, úroveň Důkazy Žádné důkazy nebo pouze některé představy Některé nepřesvědčivé se některých Několik důkazů týkající se relevantních Přesvědčivé se většiny Velmi přesvědčivé se všech Excelentní se všech, srovnání s jinými organizacemi Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj) DO (realizuj) CHECK (přezkoumej) ACT (konej) Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů Celkem na 400 POČET BODU na ,3