Information Goverance: Cesta k úspoře nákladů

Transkript

1 Information Goverance: Cesta k úspoře nákladů Information and Records Management Society Czech Republic Group, o.s. Tomáš Bezouška

2 Agenda Co je Information Governance Klíčové oblasti úspor Přínosy správné Information Governance Shrnutí

3 Information Governance Information governance je celostní přístup k řízení podnikových informací prostřednictvím zavádění procesů, rolí, kontrolních prvků a metrik, který zachází s informací jako s cenným obchodním aktivem. Balancování mezi informační nedostatečností a informačním zahlcením. Kritická součást Corporate Governance.

4 Information Governance Cílem správné Information Governance není uchovávat všechny informace společnosti, ale naopak zbavit se všech zbytných a ponechat si jen ty správné informace, které je ovšem třeba dostat ke správným lidem, ve správnou dobu a správnými prostředky Uměním je rozpoznat, o které informace, lidi, čas a prostředky se jedná Výsledkem je na jedné straně zvýšená efektivita organizace, a na straně druhé nižší náklady

5 Klíčové oblasti úspor Díky schopnosti identifikovat jen ty informace, které stojí za to uchovávat, a díky účinným způsobům práce s nimi, může společnost dosáhnout úspory v těchto oblastech: Nižší personální náklady Nižší provozní náklady Nižší investiční náklady Nižší náklady na právní spory a eliminaci rizik Návratnost investic do efektivní správy informací je u 57% společností nižší než 18 měsíců

6 Personální náklady Podle odhadů IDC věnují informační pracovníci 15 až 35%, podle jiných studií doknce více než 50% pracovní doby hledání informací (a jen asi 5-15% jejich čtení) Náklady na hledání dokumentů představují až 350 tisíc Kč ročně na hlavu Dalších zhruba 15 % pracovní doby stojí znovu-získávání informací, které se nepodařilo znovu nalézt Náklady na obnovu ztracených dokumentů představují až 150 tisícům Kč ročně na hlavu Až jedna polovina produktivního času zejména vedoucích pracovníků je ztracena díky špatné dostupnosti informací, které potřebují

7 Provozní náklady Průměrný dokument je za svou životnost zkopírován 19krát, až 40% organizací tiskne maily a soubory kvůli jejich archivaci v papírové podobě díky absenci politiky nebo nástrojů pro správu elektronických dokumentů V průměru je 45% scanovaných dokumentů původně elektronických (tj. byly vytištěny a následně scanovány), u většiny ostatních je přidán pouze podpis Kvalitní prací s elektronickými dokumenty lze řádově snížit náklady na tisk, digitalizaci i ukládání

8 Investiční náklady Více než 15% kancelářských prostor slouží k ukládání dokumentů, méně 50% z nich je pravidelně nebo alespoň častěji používáno Reorganizací ukládání dokumentů lze dosáhnout úspor nákladů na kancelářské prostory ve výši 10-12% Investice do digitalizace a souvisejících technologií má v téměř 60% případů návratnost nižší než 18 měsíců, ve 42% pak méně než 12 měsíců

9 Právní náklady a rizika Náklady na řízení rizik nejsou kalkulovány při úvahách o investicích do systému správy dokumentů, nedostatky v této oblasti přitom mohou být pro společnost likvidační Až 70% společností by v případě ztráty papírových dokumentů vlivem přírodní katastrofy nebo požáru do tří týdnů zbankrotovalo Polovna společností není připravena na případné právní spory a měla by problém doložit doklady na podporu své právní pozice Politika a strategie správy dokumentů je zásadní součástí jak Disaster Recovery, tak i řízní rizik

10 Shrnutí Dobrá správa dokumentů a informací (Information Governance) představuje zásadní prostor pro snížení nákladů a zvýšení efektivity celé organizace Klíčový je komplexní přístup, zaměřený na identifikaci podstatných informací a kontextu, v jakém jsou využívány a vytvoření takového prostředí, které stimuluje organizaci k efektivní práci s informacemi a dokumenty Elektronizace dokumentů a zavádění souvisejících nástrojů může v případě správného strategického zacílení přinést významné úspory i zlepšení výkonu organizace

11 Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů. (Ing. Martina Macek, MV ČR) DĚKUJI ZA POZORNOST.