Na počátku bylo slovo. Efektivita práce s dokumenty, Océ-Česká republika, s.r.o

HTML
DOWNLOAD

Rozměr: px

Začít zobrazení ze stránky:

Download "Na počátku bylo slovo. Efektivita práce s dokumenty, Océ-Česká republika, s.r.o. 10.6.2008"

Julie Moravcová
před 9 lety
Počet zobrazení:

1 Na počátku bylo slovo 1

2 a zvuková komunikace 2

3 o něco později papír 3

4 a jediný logický další krok byl 4

5 Efektivita a profesionalita tvorby a správy dokumentů ve státní správě a samosprávě Tomáš Kovařík Manažer pro veřejný sektor Océ-Česká republika, s.r.o. 5

6 Kdo je Océ? p 6 Printing for Professionals

7 Profil společnosti Océ Group zaměstnanců po celém světě Roční obrat: 3,8 mld Přímý prodej a služby ve 30 zemích Celosvětová distribuce Technologie a služby pro profesionály 7

8 Océ-Česká republika, s.r.o Océ-Česká republika, s.r.o Výrobní jednotka Océ v Praze 2001 Výrobní jednotka Océ v Pardubicích 2004 Océ-Slovenská republika. s.r.o. Současný stav Více než 400 zaměstnanců 4 divize 2 výrobní závody (Praha, Pardubice) 8

9 Motto společnosti Océ Océ umožňuje svým zákazníkům účinné a efektivní zpracování dokumentů nabídkou průběžně inovovaných produktů pro správu a tisk dokumentů pro profesionální prostředí 9

10 Státní správa a samospráva Trendy v oblasti práce s dokumenty 10

11 Co je středem zájmu státní správy a samosprávy? služby veřejnosti. Vytvořit orgány, které pracují efektivně a s nízkými náklady. Optimální využití dostupných zdrojů a účinné a efektivní poskytování služeb společnosti, jedincům, vládě i obchodní sféře. Prosazování programů a služeb, vedoucích k dalšímu zlepšení životní úrovně, sociální a ekonomické prosperitě 11

Optimální využití dostupných zdrojů a účinné a efektivní poskytování služeb společnosti,

12 Klíčové organizační trendy (1) Klíčové aplikace výstupů ů státní správy a samosprávy: Kancelářské dokumenty, reporty, formuláře Vyhlášky, účty, pozměňovací návrhy, usnesení, závěry komisí, věstníky Daňová přiznání a výměry, dokumenty sociálního zabezpečení Brožury, bulletiny, manuály, dokumentace k tendrům Dokumenty pro sčítání lidu a volby, legislativní úpravy a další.. 12

závěry komisí, věstníky Daňová přiznání a výměry, dokumenty sociálního zabezpečení Brožury,

13 Klíčové organizační trendy (2) Zlepšení nákladovosti a efektivity Trend elektronizace má zásadní vliv na dokumenty státní správy a samosprávy. Zastoupení tradičních papírových dokumentů je menší. Dokumenty jsou nyní stále častěji dostupné na elektronických nosičích a na Internetu. Spolupráce vládních organizací Zvyšují se požadavky vlád spolupracovat. p Je třeba překonat fundamentální bariéru: nekompatibilní prostředí. Otázka už nezní Budeme spolupracovat p?, ale Jak budeme spolupracovat p?. 13

Dokumenty jsou nyní stále častěji dostupné na elektronických nosičích a na Internetu.

14 Klíčové technologické trendy (1) Dostupnost dokumentů kdekoli a kdykoli je jich třeba Skenování, digitální archivace, vyhledávání, tisk v místě a čase potřeby je potřebnou standardní procedurou. Potřeba konceptu pro distribuci a tisk, včetně nezbytného SW. Bezpečný č tisk dokumentů ů Bezpečnost dokumentů je jednou z klíčových otázek doby. Existují technologické prostředky, které po digitalizaci dokumentů jsou schopny zajistit ochranu informace a přístup k ní, její distribuci i použití. Zálohování dat. 14

Potřeba konceptu pro distribuci a tisk, včetně nezbytného SW.

15 Klíčové technologické trendy (2) Personalizace a kustomizace dokumentů Personalizovaná a kustomizovaná komunikace je výrazně ě efektivnější. Nástrojem k ní je opět SW, umožňující externí i interní komunikaci prostřednictvím různých médií. E-Government Internet je prostředkem pro online poskytování informací a služeb a ke zlepšení jejich úrovně. ě E-Government ale není jen o zveřejňování informací na webu. Součástí je i široké spektrum materiálů od publikací k databázím pro interaktivní online služby. 15

E-Government Internet je prostředkem pro online poskytování informací a služeb a ke zlepšení jejich úrovně.

16 Klíčové technologické trendy (3) Optimalizace toku dokumentů Je mnoho autorů ů a editorů, ů užívajících í množství nástrojů, produkujících í obsah dokumentů pro státní správu. Dosud existuje mnoho informací pouze v papírové podobě. Je třeba zajistit zpracovatelnost a dostupnost obou typů médií. Je třeba nástrojů pro vstup dokumentů do Document flow. Přenositelné (standardní) formáty dokumentů pro zvýšení jejich dostupnosti Přenositelné datové formáty, jako *.pdf, *.xml se stávají nezbytnou součástí operačních procedur státní správy. Tento požadavek bývá i součástí deklarací strategií práce s dokumenty. 16

Je třeba nástrojů pro vstup dokumentů do Document flow.

17 Odpověď Océ na tyto trendy? 17

18 Různá stadia života dokumentu 9. Doručení 1. Koncept 8. Finišování 2. Vytvoření 7. Výstup dokumentů 6. Distribuce dat 4. Předtisk/ zadání 3. Design 5. Řizení objednávek 18

19 Workflow je... VSTUP VÝSTUP most mezi vstupem a výstupem 19

20 Pět oblastí pro zlepšení workflow Příparava dokumentu se na jeho nákladech podílí cca 93 %. Nekompatibility mezi různými produkty a lokalitami Doba nefunkčnosti systémů a zpoždění přímo ovlivňují nákladovost a efektivitu Způsob detekce chyby v procesu zpracování dokumentu a obnova úlohy po chybě. Kontrola nákladů na produkci dokumentů 20

Nekompatibility mezi různými produkty a lokalitami Doba nefunkčnosti systémů a

21 Jak zlepšit práci s dokumenty? Analýza současného stavu Návrh nového řešení Implementace nového řešení Analýza nového stavu a porovnání s předchozím Optimalizace práce s dokumenty Optimální využití lidských zdrojů a zařízení Úspora nákladů!!! 21

22 Úspory Odstranění (snížení) soukromých tisků a kopírování zaměstnanců = úspora % nákladů Optimalizace = úspora % nákladů (někdy i 70 %) Efektivní správa Reakce na změny procesů (agendy) CHUŤ A SNAHA SPOŘIT!!! 22

23 Océ HW/SW Kopírky/tiskárny/skenery/SW 23

24 Portfolio profesionálního digitálního HW Océ Multifunkční systémy, kopírky, tiskárny, skenery, faxy Velkoformátové i kancelářské systémy Barevné i černobílé systémy Pro PoD i transakční produkční tisky u kancelářských systémů 24

25 Děkujeme Vám za pozornost Océ-Česká republika, s.r.o. Tomáš Kovařík, Manažer pro veřejný sektor com 25

Podobné dokumenty

Strategie, architektury a projekty jako nástroj řízení IT ve veřejné správě

Strategie, architektury a projekty jako nástroj řízení IT ve veřejné správě Tomáš Hrabík ICZ a.s. Konference Řízení informatiky v soukromém a veřejném sektoru 1 Otázky 1. Je egovernment o elektronizaci