Negociace a podpis Grantové dohody v 7.RP

Transkript

1 Negociace a podpis Grantové dohody v 7.RP Květen 2011, Praha Seminář MANAGEMENT PROJEKTŮ 7.RP - 2. den: Jak řídit projekt financovaný ze zdrojů 7.RP Lenka Chvojková (Lepičová) 1

2 Časová osa VÝZVA Příprava a podání návrhu projektu (EPSS) Hodnocení návrhu projektu nezávislými hodnotiteli Uzávěrka Negociace Podpis Grantové dohody s EK + podpis Konsorciální smlouvy mezi partnery Realizace projektu 2

3 NÁVRH PROJEKTU Část A Část B Negociace (vyjednávání s EK) Příprava GPF formulářů Finanční a právní část vyjednávání Ověření existence a právního statutu Ověření finanční kapacity Technická stránka vyjednávání PODPIS GRANTOVÉ DOHODY a ZAHÁJENÍ REALIZACE PROJEKTU Core Text GA Grantová dohoda Annex V GA Formulář A Annex I GA 3

4 Vyjednávání s EK POZVÁNKA: Letter of Invitation to Negotiations Obecné pokyny, jak postupovat při vyjednávání Souhrnná hodnotící zprávou nezávislých expertů (Evaluation Summary Report) Vyjednávací mandát (Negotiation Mandate) Etické posouzení projektu (Ethical Review Report) je li třeba KDO: projektový úředník EK a zástupce koordinátora JAK / KDE: osobně (Brusel, Luxembourg) / em, ale také (někdy dokonce pouze) prostřednictvím webové aplikace NEF (Negotiation Facility) Komunikačním nástrojem této aplikace jsou i formuláře GPFs (Grant Agreement Preparation Forms ) 4

5 Negotiation Mandate Jména zástupců EK, kteří vedou vyjednávání projektový a administrativní úředník Místo, datum a čas vyjednávací schůzky Návrh výše maximálního finančního příspěvku EU Doporučené délky hodnotících období a časový rozvrh vyjednávaní Doporučení od hodnotitelů k provedení změn 5

6 Formuláře GPFs Formuláře GPFs (Grant Agreement Preparation Forms ) Pro usnadnění přípravy Grantové dohody Částečně vyplněny údaji přenesenými z návrhu projektu (části A) a z centrálního registru URF A1 = Identifikace řešeného projektu A2 = Identifikace každého účastníka A3 = Rozpočet nákladů projektu a stanovení výše příspěvku EU A4 = Informace o bankovním účtu A5 = Monitorovací období 6

7 A1 A1 Identifikace řešeného projektu 7

8 A2.1 Identifikační údaje o účastnické organizaci (včetně PIC a LEAR) Většina kolonek je dopředu vyplněna údaji z registru URF měnit může jen LEAR 8

9 A2.2 Statut organizace dle kategorií specifikovaných EK Předem vyplněn údaji z registru URF 9

10 A2.3 Identifikační údaje oprávněných osob účastnické organizace podepisovat Grantovou dohodu 10

11 A2.4 Identifikační údaje kontaktních osob projektu za účastnickou organizaci (administrativní kontaktní osoba a osoba zodpovědná za technickou realizaci projektu) 11

12 A2.5 Závazek organizace naplnit obsah GA a finanční a profesní způsobilost organizace naplnit své závazky v rámci projektu Podepisuje osoba oprávněná podepisovat smlouvy 12

13 A2.6 Soulad realizace projektu s platnou legislativou Vyplňuje a podepisuje pouze koordinátor 13

14 A3.1 Rozpočet jednotlivých partnerů - CP 14

15 A3.1 Rozpočet jednotlivých partnerů - CSA 15

16 A3.2 Souhrnný rozpočet konsorcia 16

17 A4 Informace o bankovním účtu, na který budou koordinátorovi po podpisu GA převáděny finanční prostředky 17

18 A5 Monitorovací období 18

19 Obsah vyjednávání s EK Vyjednávání s EK má dva hlavní aspekty Technický (scientific/technical negotiation) Modifikace části B návrhu projektu na základě připomínek hodnotitelů Annex I GA Administrativní (legal/financial negotiation) Finanční část vyjednávání Dohoda o maximálním příspěvku EU (nátlak EK na snížení), výše zálohové platby, identifikace subdodávek Právní část vyjednávání Ověření existence a právního statutu účastníků (pouze pokud již neproběhlo v minulosti) URF Ověření finanční a operační kapacity (pouze u určitých typů subjektů) 19

20 Ověření existence a právního statutu Tzv. validace Instituce musí zaslat validačnímu týmu EK dokumenty Podepsaný, datovaný a vyplněný Legal Entity Form + výpis z obchodního či jiného rejstříku (soukromý subjekt) či rozhodnutí, zákon či jiný dokument zakládající instituci (veřejný subjekt), + dokument dokládající registraci k DPH (ne starší než 6 měsíců) + pro SME: rozvaha, výkaz zisků a ztrát, přílohy dokládající počet zaměstnanců a vlastnictví, vyplněný a podepsaný SMEs check list + výzkumné organizace: doklad prokazující neziskovost subjektu a skutečnost, že VaV je jeden z hlavních cílů instituce Stačí zaslat kopie v češtině, které nemusí být ověřené 20

21 Podepsaný, datovaný a vyplněný Legal Entity Form Typ subjektu, jméno, adresa DIČ IČ včetně místa a data registrace Kontakt a podpis 21

22 URF Data týkající se právního statutu a existence institucí účastnících se projektů 7. RP jsou ukládána do centrálního registru EK, tzv. Unique Registration Facility (URF) Institucím přidělen identifikační kód, tzv. Participant Identification Code (PIC) Nebude nutné opakovaně prokazovat existenci a právní statut při účasti v každém dalším projektu 7. RP pod PIC budou uloženy všechny relevantní informace a dokumenty dané instituce příslušné údaje budou automaticky předvyplněny do formulářů při podávání návrhu projektu, negociacích i reportování Přístup do URF přes stránky Participant Portal (nejdříve nutnost vytvořit si účet v ECAS) 22

23 LEAR Přístup již zaregistrovaných (validovaných) subjektů Legal Entity Appointed Representative (LEAR) Osoba, která spravuje údaje v URF a PIC Jediná osoba v organizaci, která může provádět změny v URF Má přístup k seznamu všech projektů 7.RP organizace Poskytuje PIC výzkumníkům, kteří se budou účastnit projektů Jmenování LEAR: Formulář pro registraci LEARa podepisuje zákonný zástupce instituce (odeslán EK) LEAR obdrží o vytvoření uživatelského účtu (včetně informací potřebných k aktivaci účtu) a dopis obsahující PIN pro aktivaci účtu 23

24 Nonimace LEARa 24

25 Dočasný x finální PIC Finální PIC Instituce jej získá od EK po validaci (tj. po ověření všech příslušných dokumentů) Každá instituce, která již má podepsanou alespoň jednu GA v 7.RP musí mít finální PIC Dočasný PIC Instituce si jej může sama vygenerovat registrací do URF, pro účely jednodušší administrativy při podávání návrhu projektu (pokud zatím nemá finální PIC) Registrace nutná min. 48 hodin před podáním návrhu projektu Použití PIC pro podání návrhu projektu je EK doporučováno, není ale zatím povinné Dočasný PIC následně EK po validaci promění na finální PIC 25

26 Ověření finanční kapacity Tzv. financial viability check se týká: koordinátora projektu účastníků projektu, kteří požadují příspěvek EU > 500 tis. subjektů u nichž je důvodné podezření finanční nestability netýká se však veřejných subjektů, univerzit/vš a subjektů, jejichž účast v 7. RP garantuje MS/AS Financial Viability Check Tool v3 26

27 Časová osa VÝZVA Příprava a podání návrhu projektu (EPSS) Hodnocení návrhu projektu nezávislými hodnotiteli Uzávěrka Negociace Podpis Grantové dohody s EK + podpis Konsorciální smlouvy mezi partnery Realizace projektu 27

28 Struktura GA Grantová dohoda s EK je uzavírána/podepisována poté co jsou EK předány prostřednictvím webové aplikace NEF kompletní GPFs, Annex I je již ve své finální podobě a úspěšně proběhla administrativní stránka vyjednávání podle modelu (Model grant agreement, MGA) 1. Standardní MGA (SP Spolupráce a Kapacity) 2. MGA pro akce Marie Curie (SP Lidé) 3. MGA pro akce ERC (SP Myšlenky) V úředním věstníku vyšla MGA se všech jazycích EU, GA bude ale podepisována v ANGLIČTINĚ 28

29 Struktura GA Základní dohoda (core text) Annex I: technická příloha (popis práce projektu) Annex II: všeobecné podmínky Annex III: specifická ujednání pro typ projektu (Infrastruktury, ERS-NETs, SMEs, CSOs) Annex IV: formulář A (přistoupení partnera k GA) Annex V: formulář B (přistoupení nového partnera) Annex VI: formulář C (vyúčtování) Annex VII: směrnice pro: formulář D (osvědčení o finančních výkazech) formulář E (osvědčení o metodologii) Zvláštní doložky (special clauses) 29

30 KDO podepisuje GA uzavírána mezi dvěma institucemi - EK a koordinátorem Core text podepisuje a orazítkuje (ve dvou tištěných originálech) nejprve - statutární zástupce koordinující organizace pověřený úředník EK Ostatní projektoví partneři přistupují ke smlouvě podpisem formuláře A (tři originály) dva podpisy (zástupce partnerské organizace a zástupce koordinující organizace) Pokud má do konsorcia vstoupit nový partner v průběhu realizace projektu, musí podepsat formulář B 30

31 KDY vstupuje GA v platnost GA vstupuje v platnost dnem jejího podepsání EK X datum zahájení projektu: první den v měsíci následujícím po vstoupení GA v platnost, pevně stanovené datum zahájení projektu datum zahájení projektu může předcházet datu podpisu GA skutečný den zahájení oznámený koordinátorem specifikováno v Článku 3 GA Pokud není specifikováno - den podpisu Grantové dohody ze strany EK 31

32 Zdroje informací - průvodce CORDIS Průvodce Evropské komise procesem vyjednávání podmínek Grantové dohody (AJ) Průvodce NEF (AJ) Modelová grantová dohoda ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/ Vyjednávání o podmínkách uzavření Grantové dohody s Evropskou komisí (CZ) /pages-pdf/001.html 32

33 Děkuji za pozornost Mgr. Karolína Řípová, Grant Garant, s.r.o., Ing. Lenka Chvojková (Lepičová), TC AV ČR, Technologické centrum AV ČR 33