4.1.6 Spôsob účtovania zásob a ich evidencie

Transkript

1 4.1.6 Spôsob účtovania zásob a ich evidencie Názov organizácie: Názov internej smernice: Poradové číslo smernice: Vypracoval: Schválil: Dátum vyhotovenia internej smernice: Za správnosť smernice zodpovedá: Za dodržiavanie smernice zodpovedá: Platnosť internej smernice: Prílohy: Spôsob účtovania zásob a ich evidencie Článok I Vymedzenie zásob Za zásoby sú v účtovnej jednotke považované: materiál Materiálom rozumieme kancelárske potreby, drobné reklamné predmety, materiál zabezpečujúci drobné opravy budovy, PHM, obaly, ochranné pracovné prostriedky, drobný dlhodobý hmotný majetok v ocenení do..., o ktorom účtovná jednotka rozhodla, že nie je dlhodobým majetkom. nedokončená výroba Nedokončenou výrobou sú produkty, ktoré už prešli jedným alebo niekoľkými výrobnými stupňami (presné vymedzenie nedokončenej výroby v účtovnej jednotke)... polotovary vlastnej výroby Polotovarmi vlastnej výroby sú oddelene evidované produkty, ktoré ešte neprešli všetkými výrobnými stupňami a musia sa dokončiť alebo skompletizovať do finálnych výrobkov (presné vymedzenie polotovarov vlastnej výroby v účtovnej jednotke)... výrobky

2 Výrobkami sú predmety vlastnej výroby určené na realizáciu (presné vymedzenie výrobkov v účtovnej jednotke)... tovar Tovarom je všetko, čo účtovná jednotka nakupuje za účelom predaja. Tovarom sú aj výrobky vlastnej výroby, ktoré sa aktivovali a odovzdali do vlastnej predajne. Článok II Oceňovanie zásob Zásoby sa oceňujú podľa 25 a 26 ZU zákona o účtovníctve nasledovne: vyskladnené zásoby oceňuje účtovná jednotka v cenách, v ktorých sa zásoby oceňujú na sklade, nevyfakturované dodávky zásob sa ocenia podľa zmluvy alebo odhadu, zásoby nadobudnuté bezodplatne a nájdené prebytky zásob, odpad a zvyškové produkty vrátené z výroby alebo inej činnosti sa oceňujú reprodukčnou obstarávacou cenou cena, za ktorú by sme zásoby nakúpili, ak by sme ich nakupovali v súčasnosti, súčasťou obstarávacej ceny zásob sú všetky náklady potrebné na ich obstaranie, napríklad preprava, provízia, clo, poistné, zásoby vytvorené vlastnou činnosťou sa oceňujú priamymi nákladmi na ne vynaloženými alebo aj časťou nepriamych nákladov, ktorá sa k tejto činnosti vzťahuje, ak má účtovná jednotka vnútorný predpis na prirodzené úbytky zásob pre príslušné účtovné obdobie, účtujú sa úbytky zásob priamo do spotreby. Ak má účtovná jednotka vnútorný predpis o druhoch materiálu účtovaných priamo do spotreby, účtuje sa takýto materiál do spotreby, bez jeho zaúčtovania na sklad, súčasťou obstarávacej ceny zásob sú skontá, rabaty, bonusy, dobropisy a ostatné zľavy z ceny, pričom pôvodná obstarávacia cena sa o tieto položky znižuje. V praxi môžeme použiť viacero spôsobov účtovania, aby sme splnili požiadavku oceňovania zásob. Pri úbytku zásob rovnakého druhu používame: vážený aritmetický priemer (prepočítaný minimálne raz za mesiac), alebo metódu FIFO (prvá cena ocenenia prírastku zásob sa použije ako prvá cena pri úbytku). Varianty účtovania zásob: Oceňovanie zásob na sklade skutočnými obstarávacími nákladmi t.j. cena obstarania plus všetky náklady, ktoré súvisia s obstaraním. Oceňovanie zásob na sklade v cene obstarania, pričom je nutné analytické členenie účtov na dva analytické účty: zásoby v cene obstarania a skutočné vedľajšie obstarávacie náklady k zásobám. Pri úbytkoch zásob na analytickom účte v cene obstarania je potrebné zaúčtovať do nákladov príslušný podiel skutočných vedľajších obstarávacích nákladov vypočítaný percentom.

3 Oceňovanie zásob na sklade v pevnej cene obstarania. Pevná cena obstarania môže byť stanovená vnútorným predpisom v prípade materiálu, alebo v prípade tovaru na predajni to môže byť predajná cena tovaru. V takomto prípade je potrebné viesť tri analytické účty: plánovaná cena (vnútroorganizačná skladová, resp. predajná cena) - úbytky zásob sú v plánovaných skladových, resp. predajných cenách), cenová odchýlka k zásobám rozdiel medzi skutočnou cenou obstarania a pevnou skladovou cenou, pričom ak je skutočná cena obstarania vyššia, rozdiel ceny sa zaúčtuje na ťarchu tohto analytického účtu, ak je skutočná cena obstarania nižšia, rozdiel ceny sa zaúčtuje v prospech tohto analytického účtu. skutočné vedľajšie obstarávacie náklady k zásobám. Pri úbytkoch zásob na analytickom účte v cene obstarania je potrebné zaúčtovať do nákladov príslušný podiel skutočných vedľajších obstarávacích nákladov vy počítaný percentom. V prípade, že účtujeme o zásobách na analytických účtoch spôsobom evidencie zásob v cene obstarania a evidencie skutočne vedľajších obstarávacích nákladoch, resp. o cenovej odchýlke k zásobám, potom pri vyskladnení zásob za určité obdobie účtujeme aj o ponížení skutočne vedľajších obstarávacích nákladov, resp. o cenovej odchýlke k zásobám nasledovným spôsobom: Označme: P a - počiatočný stav zásob na sklade K a - prírastok zásob za obdobie na sklade V a - vyskladnenie zásob za obdobie P b - počiatočný stav skutočne vedľajších obstarávacích nákladov, resp. cenová odchýlka k zásobám K b - prírastok skutočne vedľajších obstarávacích nákladov, resp. cenová odchýlka k zásobám za obdobie V b - skutočne vedľajšie obstarávacie náklady, resp. cenová odchýlka k zásobám za obdobie. Potom výšku obstarávacích nákladov za obdobie vypočítame nasledovne: V b = V a. (P b +K b )/(P a +K a ) Zásady pre postup účtovania zásob si účtovná jednotka stanoví v tejto smernici. Tu si určí aj spôsob, ako bude účtovať o oceňovacích rozdieloch a akú formu oceňovania zásob pri úbytku použije (vážený aritmetický priemer, alebo FIFO metóda).

4 Platí ale zásada: súčet analytických účtov v rámci účtu Materiál na sklade, resp Tovar na sklade sa musí rovnať skutočnej obstarávacej cene. Postupy účtovania umožňujú ďalej účtovať o zásobách spôsobom A alebo spôsobom B. Spôsobom A musia účtovať účtovné jednotky, ktoré majú povinnosť overenia účtovnej závierky audítorom podľa osobitného predpisu a účtovná jednotka nie je v likvidácii alebo v konkurze. Táto účtovná jednotka môže rozhodnúť o určitých druhoch materiálov účtovaných priamo do spotreby, ak neskresľujú skutočnú spotrebu materiálu. Jedná sa napríklad o kancelárske potreby, tlačivá, drobný materiál na opravy, propagačný materiál atď. Vymedzenie druhov materiálu, ktorý sa bude účtovať pri jeho obstaraní priamo do spotreby, sa uvedie vo vnútornom predpise. Účtovná jednotka môže renovovať náhradné dielce, alebo upravovať materiál, resp. tovar vo vlastnej réžii. Potom táto renovácia sa účtuje ako aktivácia materiálu, resp. tovaru. Náklady na renováciu a úpravu sú zložkou ocenenia náhradných dielcov a zásob na sklade. Vzhľadom na charakter činnosti účtovnej jednotky, môžu byť zásoby odovzdané na ďalšie spracovanie do inej účtovnej jednotky, do konsignačných skladov alebo požičané mimo účtovnú jednotku. V takomto prípade účtovná jednotka vedie v analytickej evidencii tieto zásoby s uvedením miesta ich uloženia. V prípade, že sa zvýši hodnota zásob o účtovanú cenu za spracovanie materiálu alebo o vlastné náklady na spracovanie materiálu vykonané vlastnou činnosťou, potom sa zvyšuje aj ocenenie zásob na sklade. Účtovná jednotka, ktorá prevzala zásoby od inej účtovnej jednotky na spracovanie, vypožičanie, alebo ak zásoby došli organizácii omylom, potom ich vedie v podsúvahovej evidencii s uvedením druhu zásob a ich ocenenia. Konsignačný tovar sa tiež vedie v podsúvahovej evidencii s uvedením druhu tovaru a jeho ocenenia. Pri uzavieraní účtovných kníh sa pri spôsobe A aj B účtovania zásob účtujú zásoby na ceste na ťarchu účtu 119 Materiál na ceste alebo 139 Tovar na ceste. Nevyfakturované dodávky sa účtujú v prospech účtu Nevyfakturované dodávky Článok III Účtovanie zásob Účtovná jednotka účtuje o zásobách spôsobom A nasledovne: V priebehu účtovného obdobia účtovná jednotka účtuje o nakupovaných zásobách na kalkulačných účtoch Obstaranie materiálu alebo Obstaranie tovaru, na ktorých sa zachytávajú všetky zložky obstarávacej ceny (cena obstarania + vedľajšie náklady ako clo, preprava,...) nakupovaných zásob so súvzťažným zápisom na príslušných účtoch zúčtovacích vzťahov alebo na finančných účtoch. Nákup materiálu sa môže účtovať priamo na účet Materiál na sklade; vnútroorganizačné služby, ktoré súvisia s prepravou dodávok zásob, sa aktivujú; aktivácia materiálu a služieb sa účtuje v prospech účtov účtovej skupiny 62 - Aktivácia a na ťarchu príslušných účtov zásob.

5 Spotrebu materiálu účtovná jednotka účtuje na ťarchu účtu Spotreba materiálu. Predaj nepotrebného materiálu účtovná jednotka účtuje na ťarchu účtu Predaný materiál. Pri predaji tovaru sa hodnota predaného tovaru účtuje na ťarchu účtu Predaný tovar. Pri uzávierkových operáciách sa vzniknutý inventarizačný rozdiel účtuje na ťarchu účtu Manká a škody; ak ide o inventarizačný rozdiel nad výšku stanovenú vnútorným predpisom prirodzených úbytkov, alebo, ak ide o inventarizačný rozdiel do výšky stanovenej vnútorným predpisom o prirodzených úbytkoch, účtuje sa na ťarchu účtu Spotreba materiálu. Pri prebytku zásob sa účtuje v prospech účtu Iné ostatné výnosy, alebo v prospech účtov účtovej skupiny 50 - Spotrebované nákupy, ak je dokázaný vzniknutý prebytok chybným účtovaním do nákladov v tom istom účtovnom období. Zásoby vlastnej výroby účtovná jednotka účtuje nasledovne: v priebehu účtovného obdobia sa prírastky zásob ocenené vlastnými nákladmi zaúčtujú na ťarchu príslušného účtu účtovej skupiny 12 - Zásoby vlastnej výroby so súvzťažným zápisom v prospech účtov účtovej skupiny 61 - Zmena stavu vlastnej výroby, vyskladnenie zásob sa účtuje na ťarchu účtov účtovej skupiny 61 - Zmena stavu vlastnej výroby a v prospech príslušných účtov účtovej skupiny 12 - Zásoby vlastnej výroby, pri uzavieraní účtovných kníh sa inventarizačný rozdiel účtuje na ťarchu účtov účtovej skupiny 61 - Zmena stavu vlastnej výroby, ak ide o inventarizačný rozdiel do výšky stanovenej vnútorným predpisom prirodzených úbytkov; a na ťarchu účtu Manká a škody, ak ide o inventarizačný rozdiel nad výšku stanovenú vnútorným predpisom alebo ak nie je vnútorný predpis stanovený. Prebytok zásob sa účtuje v prospech účtov účtovej skupiny 61 - Zmena stavu vlastnej výroby. Pri nakupovaných zásobách účtuje účtovná jednotka prevzatie materiálu a tovaru na sklad v obstarávacích cenách. Pri zásobách vlastnej výroby účtuje prevzatie na sklad vo vlastných nákladoch účtovným zápisom na ťarchu účtu Materiál na sklade alebo Tovar na sklade a v prospech účtu Obstaranie materiálu alebo Obstaranie tovaru. alebo Účtovná jednotka účtuje o zásobách spôsobom B. Skladová evidencia zásob pri ich účtovaní spôsobom B je prvotná. Nakupované zásoby účtovná jednotka účtuje nasledovne: v priebehu účtovného obdobia sa zložky obstarávacej ceny (cena obstarania + vedľajšie náklady ako clo, preprava,...) nakupovaných zásob účtujú na ťarchu účtov účtovnej skupiny 50 - Spotrebované nákupy so súvzťažným zápisom na príslušných účtoch zúčtovacích vzťahov alebo na finančných účtoch. Vnútroorganizačné služby, ktoré súvisia s prepravou dodávok zásob, účtovná jednotka aktivuje. Aktiváciu materiálu, služieb a tovaru účtovná jednotka účtuje na ťarchu účtov účtovej skupiny 50 - Spotrebované nákupy súvzťažne s príslušným účtom účtovej skupiny 62 Aktivácia; pri uzávierkových operáciách sa začiatočný stav účtu Materiál na sklade a Tovar na sklade účtuje na ťarchu účtu Spotreba materiálu a Predaný tovar; stav zásob podľa skladovej evidencie sa účtuje pri materiály na ťarchu účtu Materiál na sklade súvzťažne s účtom Spotreba materiálu. Inventarizačný rozdiel nad stanovené

6 prirodzené úbytky účtovná jednotka účtuje na ťarchu účtu Manká a škody a v prospech príslušného účtu zásob; prebytok zásob účtovná jednotka účtuje v prospech účtov účtovej skupiny 61 - Zmena stavu vlastnej výroby, alebo v prospech účtu účtovej skupiny 50 - Spotrebované nákupy, a na ťarchu príslušného účtu zásob. Zásoby vlastnej výroby účtovná jednotka účtuje nasledovne: v priebehu účtovného obdobia sa na účtoch v účtovej skupine 12 - Zásoby vlastnej výroby neúčtuje a vynaložené náklady na výrobu sa účtujú na príslušných účtoch účtovej triedy 5 - Náklady, pri uzavieraní účtovných kníh sa začiatočné stavy zásob účtované na príslušných účtoch účtovej skupiny 12 - Zásoby vlastnej výroby účtujú na ťarchu účtov účtovej skupiny 61 - Zmena stavu vlastnej výroby; stav zásob zistený podľa inventarizácie sa účtuje na ťarchu príslušných účtov účtovej skupiny 12 - Zásoby vlastnej výroby a v prospech účtov účtovej skupiny 61 - Zmena stavu vlastnej výroby; inventarizačný rozdiel nad stanovené prirodzené úbytky sa účtuje na ťarchu účtu Manká a škody; prebytok zásob sa účtuje súvzťažne s príslušnými účtami účtovej skupiny 61 - Zmena stavu vlastnej výroby. Skladová evidencia sa vedie tak, aby bolo možné zistiť a preukázať stav zásob a zložky obstarávacej ceny v priebehu účtovného obdobia zásob (na skladových kartách, v dátových súboroch počítača a pod.) Pri uzavieraní účtovných kníh zásoby na ceste účtovná jednotka účtuje na ťarchu účtu Materiál na ceste alebo Tovar na ceste. Nevyfakturované dodávky sa účtujú v prospech účtu Odhadné účty pasívne. Článok IV Druhy zásob účtovaných priamo do spotreby (Účtovná jednotka, ktorá postupuje pri účtovaní zásob spôsobom A, si môže ustanoviť vo svojej internej smernici druhy zásob účtovaných priamo do spotreby. Môže ísť napríklad o tieto druhy zásob:) Priamo do spotreby účtuje účtovná jednotka drobný nákup do 10 eur za jednotkovú cenu nakúpeného materiálu. alebo sa uvedie zoznam zásob - kancelárske potreby a materiál, papier, náplne do tlačiarne, - drobný dlhodobý hmotný majetok zaradený pri obstaraní priamo do používania po predchádzajúcom zaevidovaní v operatívnej evidencii, - materiál na balenie tovaru (PVC tašky a vrecká), - propagačný materiál, - čistiace, hygienické a dezinfekčné prostriedky, - režijný materiál použitý na opravy a údržbu majetku účtovnej jednotky, - predlžovacie šnúry, - odborná literatúra, knihy, noviny a ostatné tlačoviny, - dary, darčekové predmety a drobné suveníry pre návštevy, - pohonné hmoty, - osobné ochranné pracovné prostriedky.

7 Článok V Evidencia zásob Skladovú evidenciu vedie účtovná jednotka prostredníctvom programového vybavenia... (ručne) na skladových kartách (podľa druhu skladovanej zásoby). Pohyby zásob na skladových kartách sa uskutočňujú na základe príjemky, resp. výdajky skladovanej zásoby so súhlasom povereného (zodpovedného) zamestnanca. Zamestnanci manipulujúci so zásobami majú hmotnú zodpovednosť za skladované zásoby. Tieto sú dodatkom k ich pracovným zmluvám. Článok VI Inventarizácia zásob Fyzickú inventúru zásob môže účtovná jednotka vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia. Pritom sa ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, musí preukázať stav zásob údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa ukončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia. Inventarizačnými rozdielmi môžu byť: manko, škoda o ktorých účtovná jednotka účtuje na účte 548 Manká a škody, alebo prebytok, ktorý je súčasťou mimoriadnych výnosov na účte 649 Iné ostatné výnosy. Článok VII Záverečné ustanovenia Táto smernica je súčasťou vnútorného kontrolného systému organizácie a podlieha aktualizácii podľa potrieb a zmien kompetencií a zodpovedností. Všetci zamestnanci účtovnej jednotky, ktorí vykonávajú činnosti v tejto smernici popísané, sú povinní dodržiavať ustanovenia tejto smernice. Dátum a podpis štatutárneho zástupcu:...