Směrnice ke schvalování účetní závěrky města Lanškroun

Transkript

1 nám. J. M. Marků 12, Lanškroun, www. lanskroun.eu Kancelář starosty a tajemníka Čj.: Počet listů dokumentu: 15 Počet listů příloh: 1 Spisový znak: Směrnice ke schvalování účetní závěrky města Lanškroun Projednáno v ZM dne: 18. prosince 2013 Účinnost směrnice k: 1. lednu 2014 Datum vydání: 18. prosince

2 Změnový list Změna číslo Číslo jednací změnového dokumentu Datum účinnosti změnového dokumentu Název změnového dokumentu Popis změny Zapsal

3 Obsah: ČÁST I Článek Cíl směrnice... 5 Článek Legislativní rámec... 5 Článek Základní pojmy... 5 Článek Použité zkratky... 6 ČÁST II Článek Zajištění a příprava schvalování účetní závěrky... 7 Článek Činnosti v průběhu účetního období... 7 Článek Podklady pro schvalování účetní závěrky ( 4 vyhlášky)... 8 Článek Schválení účetní závěrky ( 6 vyhlášky)... 9 Článek Neschválení účetní závěrky ( 7 vyhlášky) Článek Závěr z jednání zastupitelstva o schvalování účetní závěrky Článek Zápis o neschválení účetní závěrky Článek Náprava nedostatků při neschválení z věcných důvodů ( 8 vyhlášky) Článek Náprava nedostatků při neschválení z formálních důvodů ( 9 vyhlášky) Článek Dodatečný postup schvalujícího orgánu ( 10 vyhlášky)

4 Článek Protokol o konečném výroku ke schvalované účetní závěrce ( 11 vyhlášky) Článek Bližší podmínky hlasování schvalujícího orgánu Článek Stanovení termínů při schvalování účetní závěrky Článek Další činnosti související se schvalováním účetní závěrky ČÁST IV Článek Přechodná a závěrečná ustanovení

5 ČÁST I. Článek 1. Cíl směrnice 1.1. Tato směrnice závazně upravuje způsob, kompetence, formu, lhůty a pracovní účast dotčených osob odpovědných za zpracování účetní závěrky a předání podkladů k jejímu schválení a to jak v průběhu účetního období, tak po jeho uzavření až do konečného výroku o schválení nebo neschválení účetní závěrky včetně zaslání informace do CSÚIS Směrnice upravuje vzájemnou součinnost mezi dotčenými osobami, jmenovanými osobami a schvalujícím orgánem při přípravě a v průběhu schvalování účetní závěrky tak, aby schvalující orgán mohl odpovědně posoudit, zda předložená účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky. Článek 2. Legislativní rámec 2.1. Směrnice se vydává k zabezpečení úkolů stanovených prováděcí vyhláškou k 4 odst. 8 písm. w) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví č. 220/2013 Sb., o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných účetních jednotek, která nabyla účinnosti dne 1. srpna 2013 (dále jen vyhláška) Pravomoc zastupitelstva schvalovat účetní závěrku k rozvahovému dni je vyhrazena 84 odst. 2 písm. b) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů. Článek 3. Základní pojmy Pro účely této směrnice se rozumí: a) schvalovanou účetní závěrkou účetní závěrka města Lanškroun k rozvahovému dni b) dotčenou účetní jednotkou město Lanškroun c) schvalujícím orgánem Zastupitelstvo města Lanškroun 5

6 d) dotčenou osobou účetní jednotky je zaměstnanec města Lanškroun nebo osoba, která zajišťuje vznik, převzetí nebo úschovu účetních záznamů nebo pokud při své činnosti provádí posouzení těchto účetních záznamů, finančních procesů, účetních postupů a vnitřních předpisů e) jmenovanou osobou je člen pracovní skupiny určené zastupitelstvem v případě neschválení účetní závěrky, který se podílí na dalších úkonech vedoucích ke konečnému schválení účetní závěrky. CSÚIS Centrální systém účetních informací státu MěBP Městský bytový podnik Lanškroun s.r.o. HČ hospodářská činnost Článek 4. Použité zkratky 6

7 ČÁST II. Článek 5. Zajištění a příprava schvalování účetní závěrky 5.1. Finanční odbor (vedoucí odboru, hlavní účetní v oblasti výdajů, hlavní účetní v oblasti příjmů, a účetní evidence majetku): zajišťuje vedení účetnictví v souladu s platnými předpisy, zpracovává vnitřní směrnice na úseku účetnictví koordinuje a provádí inventarizaci majetku a závazků, zpracovává závěrečnou zprávu z inventarizace připravuje a předkládá účetní závěrku v rozsahu stanoveném zákonem o účetnictví zajišťuje nápravu opatření z interních auditů, veřejnosprávních kontrol, přezkumu hospodaření a ostatních finančních kontrol na úseku účetnictví, evidence majetku a finančního hospodaření města zajišťuje zpracování a předání spolehlivých, aktuálních a ucelených informací schvalujícímu orgánu 5.2. Bod 5.1 se vztahuje i na hospodářskou činnost na úseku hospodaření s byty a nebytovými prostory na základě mandátní smlouvy. Finanční odbor zajišťuje součinnost s pracovníky MěBP Lanškroun s. r.o. odpovědnými za zpracování účetnictví na úseku hospodářské činnosti (účetní HČ s pomocí dalších pracovníků dle pracovní náplně). Článek 6. Činnosti v průběhu účetního období 6.1. Dotčená účetní jednotka v průběhu účetního období organizuje činnosti související s obsahem schvalované účetní závěrky tak, aby docházelo k průběžnému posuzování úplnosti a průkaznosti účetnictví a vyhodnocování předvídatelných rizik. Tyto činnosti účetní jednotka organizuje v rámci finanční kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. 7

8 6.2. Schvalující orgán může v průběhu účetního období na základě svého usnesení vůči účetní jednotce nebo dotčeným osobám během roku: požadovat nahlédnutí do účetních knih a dalších účetních záznamů požadovat předložení účetních záznamů, včetně předložení mezitímních účetních závěrek nebo vyžádání informací z těchto mezitímních závěrek činit podněty za účelem zlepšení skutečnosti zobrazených v účetní závěrce, zlepšení postupů při činnostech souvisejících se schvalováním účetní závěrky požadovat zveřejnění řádných informací i schvalování účetní závěrky v centrálním systému účetních informací státu (CSÚIS), pokud tak účetní jednotka neučinila včas a řádně Dotčená účetní jednotka zajistí schvalující účetní jednotce v průběhu účetního období přístup k mezitímním účetním závěrkám nebo vyžádaným informacím z těchto mezitímních účetních závěrek, k podkladům určeným vnitřním předpisem a dalším významným nebo vyžádaným informacím. Článek 7. Podklady pro schvalování účetní závěrky ( 4 vyhlášky) 7.1. Dotčená účetní jednotka zajistí přípravu a předložení podkladů pro schvalování účetní závěrky schvalujícímu orgánu přehledným způsobem, který umožní zejména efektivní posouzení úplnosti a průkaznosti účetnictví a vyhodnocení předvídatelných rizik a ztrát ve vztahu k věrnému a poctivému obrazu účetnictví a finanční situaci účetní jednotky Podklady pro schvalování účetní závěrky tvoří: výkazy schvalované účetní závěrky města (rozvaha, výkaz zisku a ztráty, příloha, přehled o peněžních tocích a změnách vlastního kapitálu) inventarizační zpráva v rozsahu 2 písm. e) vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků závěr o výsledku přezkoumání hospodaření podle zákona č. 420/2004 Sb., pokud je ke dni předložení podkladů k dispozici 8

9 závěry z finančních kontrol, provedených interních auditů, veřejnosprávních kontrol a případně další závažná zjištění, pokud mají vliv na úplnost a průkaznost účetnictví města v běžném roce, které jsou ke dni předložení vypracovány účetní záznamy a doplňující informace vyžádané schvalujícím orgánem Pokud účetní jednotka zjistila chyby v účetní závěrce, která již byla odeslána do CSÚIS, provede neprodleně opravy do nového účetního období tak, aby byly provedeny do doby před předložením podkladů ke schvalování účetní závěrky. Tyto opravy prokazuje předáním průkazných účetních záznamů oprav nesprávností schvalované účetní závěrky, které budou součástí podkladů pro jednání zastupitelstva při schvalování účetní závěrky. Článek 8. Schválení účetní závěrky ( 6 vyhlášky) 8.1. Pokud schvalující orgán na základě předložených nebo vyžádaných podkladů nezjistí, že schvalovaná účetní závěrka neposkytuje v rozsahu skutečností posuzovaných podle 4 věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky, tuto účetní závěrku schválí Schvalující orgán schválí účetní závěrku i v případě, že na základě předložených nebo vyžádaných podkladů zjistí, že schvalovaná účetní závěrka poskytuje v rozsahu posuzovaných požadavků podle 4 věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky v souvislosti se skutečnostmi obsaženými v účetní závěrce následujícího účetního období Souvislost se skutečnostmi obsaženými v účetní závěrce následujícího účetního období lze prokázat též tím, že existují průkazné účetní záznamy o opravě chyby účetního období schvalované účetní závěrky, a to včetně účetních zápisů v příslušných účetních knihách Schvalující orgán nemůže schválit pouze část účetní závěrky. 9

10 Článek 9. Neschválení účetní závěrky ( 7 vyhlášky) 9.1. Pokud schvalující orgán na základě předložených nebo vyžádaných podkladů zjistí, že schvalovaná účetní závěrka neposkytuje v rozsahu posuzovaných požadavků podle 4 věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky, a to ani v souvislosti se skutečnostmi obsaženými v účetní závěrce následujícího účetního období, neschválí tuto účetní závěrku Schvalující orgán neschválí účetní závěrku též v případě, že mu nebyly předloženy veškeré významné podklady podle 5nebo podklady, které si vyžádal Zápis o neschválení účetní závěrky obsahuje popis skutečností, pro které nebyla účetní závěrka schválena, odůvodnění tohoto neschválení s důrazem na skutečnosti vyjmenované v 4 a lhůtu k odstranění zjištěných vad Schvalující orgán nemůže neschválit pouze část účetní závěrky. Článek 10. Závěr z jednání zastupitelstva o schvalování účetní závěrky Schvalující orgán prověří předložené podklady a učiní závěr, který musí obsahovat vyjádření zda: bylo zjištěno, že schvalovaná účetní závěrka v rozsahu předložených dokladů poskytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky nebo bylo zjištěno, že schvalovaná účetní závěrka v rozsahu předložených dokladů neposkytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky že jim nebyly předloženy veškeré významné podklady stanovené vyhláškou nebo podklady, které si zastupitelstvo předem vyžádalo, aby mohly být výše uvedené skutečnosti posouzeny Závěr ve věci schválení nebo neschválení účetní závěrky je součástí usnesení zastupitelstva města s odůvodněním dle požadavků vyhlášky. 10

11 Článek 11. Zápis o neschválení účetní závěrky V případě neschválení účetní závěrky jmenuje zastupitelstvo města pracovní skupinu, která zpracuje zápis o neschválení účetní závěrky dle 7 odst. 3 vyhlášky a stanoví termín pro splnění nápravných opatření Jmenovaná pracovní skupina zvolí ze svého středu vedoucího, který bude současně kontaktní osobou pro jednání s dotčenými osobami, které budou zajišťovat plnění nápravných opatření Úkolem pracovní skupiny je dohled nad plněním nápravných opatření tak, aby mohlo dojít ke schválení účetní závěrky v daném termínu Zprávu o plnění nápravných opatření včetně předložení průkazných účetních záznamů o provedených opravách a doplnění požadovaných podkladů předkládá zastupitelstvu města vedoucí finančního odboru při následném jednání o schválení účetní závěrky. Článek 12. Náprava nedostatků při neschválení z věcných důvodů ( 8 vyhlášky) V případě neschválení účetní závěrky z důvodů uvedených v 7 odst. 1 zajistí účetní jednotka nápravu zjištěných skutečností včetně odstranění odstranitelných vad ve stanovené lhůtě Není-li možné nebo účelné zjištěné vady ve lhůtě stanovené schvalujícím orgánem odstranit, a to zejména v běžném účetním období, oznámí tuto skutečnost účetní jednotka neprodleně schvalujícímu orgánu. Článek 13. Náprava nedostatků při neschválení z formálních důvodů ( 9 vyhlášky) V případě neschválení účetní závěrky z důvodů uvedených v 7 odst. 2 zajistí účetní jednotka neprodleně předání příslušných podkladů schvalujícímu orgánu. 11

12 13.2. Není-li možné příslušné podklady schvalujícím orgánu předat, oznámí tuto skutečnost účetní jednotka neprodleně schvalujícímu orgánu. Článek 14. Dodatečný postup schvalujícího orgánu ( 10 vyhlášky) Zajistí-li dotčená účetní jednotka ve stanovené lhůtě nápravu skutečností, jež byly důvodem pro neschválení účetní závěrky, zejména nápravou v následujícím účetním období tak, že jsou naplněny podmínky pro schválení účetní závěrky podle 6 odst. 2 a 3, schvalující orgán neprodleně schválí účetní závěrku Schvalující orgán schválí účetní závěrku též, pokud dotčená účetní jednotka nezajistí ve stanovené lhůtě nápravu všech skutečností, jež byly důvodem pro neschválení účetní závěrky, avšak tyto nenapravené skutečnosti nemají za následek, že účetní závěrka neposkytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky Nezajistí-li účetní jednotka ve stanovené lhůtě nápravu skutečností, jež byly důvodem pro neschválení účetní závěrky, a to ani nápravou v následujícím účetním období, a mají-li tyto skutečnosti za následek, že účetní závěrka neposkytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky, a to ani v souvislostech se skutečnostmi obsaženými v účetní závěrce následujícího účetního období, schvalující orgán potvrdí neschválení účetní závěrky. O potvrzení neschválení se pořizuje zápis přiměřeně podle ustanovení 7 odst. 3. Článek 15. Protokol o konečném výroku ke schvalované účetní závěrce ( 11 vyhlášky) O úkonu schválení nebo neschválení sepisuje schvalující orgán protokol Protokol obsahuje a) identifikaci schvalované účetní závěrky b) datum rozhodování o schválení nebo neschválení účetní závěrky c) identifikaci osob rozhodujících o schválení nebo neschválení účetní závěrky 12

13 d) výrok o schválení nebo neschválení účetní závěrky e) zápis o neschválení účetní závěrky podle 7 odst. 3 f) identifikaci průkazných účetních záznamů podle 6 odst. 3, případně popis dalších skutečností významných pro uživatele účetní závěrky g) vyjádření účetní jednotky k výroku o schválení nebo neschválení účetní závěrky nebo k zápisu o neschválení účetní závěrky podle 7 odst. 3, případně k dalším skutečnostem souvisejícím se schvalováním účetní závěrky Protokol v bodech a) až f) je součástí usnesení schvalujícího orgánu o konečném schválení nebo neschválení účetní závěrky. Vzor protokolu je uveden v příloze č. 1. Směrnice ke schvalování účetní závěrky města Lanškroun. Protokol vyhotovuje vedoucí finančního odboru Návrh zápisu prvního neschválení účetní závěrky s popisem skutečností, které k neschválení vedou se stanovením termínu odstranění nedostatků i zápis konečného neschválení účetní závěrky vypracovává pro zastupitelstvo pracovní skupina jmenovaných osob a je součástí usnesení o neschválení účetní závěrky. Vyjádření účetní jednotky k prvnímu zápisu o neschválení účetní závěrky bude součástí protokolu při schvalování účetní závěrky po odstranění nedostatků. Ostatní vyjádření účetní jednotky ke konečnému výroku dle bodu g) bude k protokolu připojeno dodatečně. Za zpracování vyjádření zodpovídá vedoucí finančního odboru, schvaluje jej starosta města. Článek 16. Bližší podmínky hlasování schvalujícího orgánu O každém hlasování schvalujícího orgánu se pořizuje písemný záznam Každý z členů schvalujícího orgánu má právo, aby v písemném záznamu o hlasování bylo uvedeno, jak hlasoval. Každý člen má právo své hlasování písemně odůvodnit. Toto písemné odůvodnění se stává nedílnou součástí záznamu o hlasování, případně protokolu podle této vyhlášky. 13

14 Článek 17. Stanovení termínů při schvalování účetní závěrky Účetní jednotka organizuje činnosti při procesu schvalování účetní závěrky tak, aby byla schvalovaná účetní závěrka schválena nejpozději do šesti měsíců ode dne, ke kterému se účetní závěrka sestavuje. Není-li účetní závěrka schválena v této lhůtě, platí, že schválena nebyla Schvalování účetní závěrky po uplynutí lhůty podle bodu 1 se neprovádí ani v případě, že byly dodatečně zjištěny skutečnosti rozhodné pro její schválení Lhůtu pro odstranění zjištěných vad nejméně v délce 5 pracovních dnů stanoví zastupitelstvo města s přihlédnutím k závažnosti zjištěných skutečností a k možným způsobům odstranění zjištěných vad. Článek 18. Další činnosti související se schvalováním účetní závěrky Před projednáním účetní závěrky v zastupitelstvu města jsou podklady ke schvalování účetní závěrky projednány v radě města, která buď doporučí předložit je ke schválení na nejbližším zastupitelstvu města, nebo doporučí doplnění podkladů v souladu s vyhláškou, směrnicí a dřívějšími rozhodnutími zastupitelstva Schválením účetní závěrky se rozumí také schválení výsledku hospodaření účetní jednotky včetně jeho rozdělení, tj. převodu na SÚ 432 výsledek hospodaření minulých období Informaci o schválení nebo neschválení účetní závěrky včetně souvisejících informací předá účetní jednotka do CSÚIS podle technické vyhlášky o účetních záznamech. Předání informace zabezpečuje vedoucí finančního odboru. 14

15 ČÁST IV. Článek 19. Přechodná a závěrečná ustanovení Tato směrnice prošla řádným připomínkovým řízením Tato směrnice se vydává na dobu neurčitou Kontrolou dodržování této směrnice je pověřena vedoucí finančního odboru Za aktualizaci směrnice odpovídá vedoucí finančního odboru Směrnice se vztahuje i na záležitosti týkající se projektů spolufinancovaných z Evropského sociálního fondu. Mgr. Stanislava Švarcová starostka města Ing. Jan Šebrle tajemník městského úřadu Přílohy: č.1 Vzor Protokolu o schvalování účetní závěrky 15