JOB ABACUS Radek Majzlík, Program na sledování docházky JOB ABACUS. Verze GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 1

Transkript

1 Program na sledování docházky JOB ABACUS Verze 1.01 GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 1

2 Poznámky před instalací: Od verze 1.13 jsou k dispozici zálohovací a obnovovací utility (platí pouze pro nové instalace, ne pro update) Pokud tyto utility nejsou v instalaci obsaženy, lze je stáhnout z v podpoře s názvem "Zálohovací utility" Přísné doporučení: Před jakýmkoliv zásahem do programu (Instalace nové stanice nebo Upgrade programu) je nutné ukončit všechny běžící programy Job Abacus (na všech stanicích), včetně programu Doch Link!!! Další krok je provést zálohu databáze, pro případ, že při instalaci něco selže. Nyní je možné provádět Update nebo instalaci nové stanice. Popis zálohování: Na počítači kde je nainstalován server spusťte soubor "C:\Program Files\Senet\SQLSenet\bin\_Backup.bat" V tento moment je provedena kompletní záloha dat. V případě nějakého problému se dá k těmto datům vrátit pomocí spuštění souboru "C:\Program Files\Senet\SQLSenet\bin\_Restore.bat" Doporučení zálohování: Je optimální provádět pravidelné zálohy dat, toho se dá docílit vytvořením plánu v ovládacích panelech/naplánované úlohy. Tato úloha by měla být automaticky spouštěna každý (případně všední) den. Do naplánované úlohy stačí pouze zahrnout soubor "C:\Program Files\Senet\SQLSenet\bin\_Backup.bat" Tato záloha postupně vytváří a přepisuje 5 záloh (vždy jsou vytvořeny zálohy až 5 dní zpětně). GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 2

3 Obsah manuálu 1. Přihlášení a nastavení práv 1.1 Přihlášení uživatele do programu Založení uživatele 4 2. Nastavení zařízení 2.1 Technické parametry zařízení 6 3. Nastavení programu 3.1 Nastavení programu 9 4. Nastavení docházky 4.1 Vytvoření základních všeobecných registrací Přiřazení registrací k tlačítkům terminálu Nastavení docházkových kont Nastavení docházkových plánů Správa zaměstnanců a center 5.1 Centra Zaměstnanci 16 Zadání nového zaměstnance a přiřazení karty, čipu, otisku Přehled 6.1 Výpis a filtrace přehledu událostí Výpis přehledu komunikace Práce s docházkou 7.1 Prohlížení a editace docházky Docházkové sestavy 20 GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 3

4 1. Přihlášení a nastavení práv 1.1 Přihlášení uživatele do programu Po spuštění programu je vždy nutné zadat Login a Heslo k přihlášení do systému. Po instalaci programu je v systému vytvořen uživatel jménem Admin, který má plná práva k obsluze systému, jeho Login i heslo je prázdné, proto stačí pouze stisknout tlačítko Přihlásit. Tento uživatel se doporučuje po vytvoření vlastních loginů odstranit. 1.2 Založení uživatele (Nastavení -> Uživatelé) Vytvoření uživatele Po stisku tlačítka Vytvořit uživatele se v seznamu uživatelů (vlevo) zobrazí Nový uživatel. Jeho oprávnění, jméno a heslo nastavíte viz. Nastavení uživatele Výmaz uživatele V seznamu uživatelů vybereme jméno, které si přejeme odstranit a stiskneme tlačítko Smazat uživatele, systém se nás zeptá, jestli si opravdu uživatele přejeme vymazat. GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 4

5 Nastavení uživatele V seznamu uživatelů vybereme jméno, které si přejeme nastavit. V pravé části okna jsou veškeré parametry, které můžeme nastavit. Jméno Jméno uživatele Příjmení - Příjmení uživatele Login Login uživatele (slouží k přihlášení do systému) Heslo Heslo uživatele (slouží k přihlášení do systému) Prohlížení událostí povoluje možnost prohlížet události z terminálů (veškeré čipování na terminálech) Prohlížení logů povoluje prohlížení systémových logů programu Prohlížení docházky povoluje prohlížet docházku všech zaměstnanců Úprava docházky povoluje editaci docházky všech zaměstnanců Správa zaměstnanců povoluje prohlížet, přidávat a upravovat zaměstnance Nastavení docházky povoluje nastavení parametrů docházky Nastavení docházkových kont povoluje nastavovat docházková konta Nastavení registrací povoluje nastavovat registrace pro terminály Nastavení terminálů povoluje nastavovat parametry terminálů a zároveň povoluje uživateli přihlásit se do programu DochLink Nastavení zón povoluje přidávat a odebírat terminály ze zón Správa uživatelů systému povoluje toto nastavování uživatelů Při jakékoliv změně se prosvětlí tlačítko Zruš a Ulož, stiskem 1. tlačítka se provedené změny zahodí, stiskem 2. tlačítka se provedené změny uloží. (toto platí ve všech oknech programu) GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 5

6 2. Nastavení zařízení 2.1 Technické parametry zařízení (Nastavení -> Terminály -> Nastavení) Pro úpravu parametrů terminálu je nutné v seznamu (na levé straně) označit terminál. Pokud v seznamu žádný terminál není, je nutné jej vyhledat v programu DochLink (viz. Manuál DochLink). Pokud jsou některé možnosti zašedlé, znamená to, že zařízení toto nastavení nepodporuje. Definice globální nastavení jednotky 2.2 Přístupové zóny Název jednotky zde je možné si terminál pojmenovat (např.: vchod hala) Externí snímače do adresy 16 počet příchodových snímačů na sběrnici 485 Externí snímače od adresy 16 počet odchodových snímačů na sběrnici 485 Jednotka je aktivní povoluje komunikaci s jednotkou Slouží k výpočtu docházky z této jednotky se budou brát údaje k výpočtu docházky Autopohyb povoluje na jednotce autopohyb, viz. Výrobce zařízení Poznámky k jednotce poznámky k jednotce (např.: umístěno pod schody v podhledu) Relé nastavení spínání relátek Prodleva je to čas v sekundách, který nastavuje opožděné sepnutí relé Doba sepnutí je to čas v sekundách a nastavuje dobu sepnutí relé GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 6

7 Rychlé relé s tímto parametrem relé spíná okamžitě po platné identifikaci (nečeká na stisk klávesy) Spínat relé pro příchod povoluje spínání relé pro příchod Spínat relé pro odchod povoluje spíná ní relé pro odchod Události nastavení událostí jednotky Neznámá karta ukládá do událostí přiložení neznámé karty Nepovolený vstup ukládá do událostí nepovolený vstup Detekce vniknutí ukládá do událostí vniknutí do dveří, bez použití identifikace Detekce nezavření ukládá do událostí pozdní zavření dveří Maximální doba otevření čas v sekundách pro maximální otevření dveří V klidovém stavu rozepnutý nastavuje polaritu digitálního vstupu Displej nastavení parametrů zobrazení na displeji Osobní zpráva doba zobrazení osobní zprávy Negativní zpráva doba zobrazení negativní zprávy Běžná zpráva doba zobrazení běžné zprávy GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 7

8 Náhodná kontrola nastavuje generátor náhodných kontrol pro vrátného Minimální počet průchod minimum průchodů než se spustí kontrola Maximální počet průchodů maximální počet průchodů než se spustí kontrola Aktivovat při Pouze příchody, Pouze odchody, Příchody i odchody. Nastavuje, jaké průchody se mají započítávat Zprávy nastavuje všeobecné zprávy terminálu Po přidání do systému jsou zprávy nastaveny defaultně, zde je možné si je změnit. V levém sloupci je název zprávy, v pravém sloupci si můžete vložit libovolný text zprávy s maximální délkou 16 znaků. GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 8

9 3. Nastavení programu 3.1 Nastavení programu (Nastavení > Program) V této části programu se nastavuje pouze lokální chování programu (pro konkrétní počítač). Personifikační jednotka slouží k ulehčení zadávání karet a otisků do systému. Jedná se o zařízení umístěné u počítače, které slouží pouze ke zjištění kódu karty nebo načtení otisku. Používat personifikační jednotku zapíná personifikátor v systému Sériový port číslo sériové portu, kde je presonifikátor zapojen Pozn.: Personifikátor se aktivuje pouze v případě, že program očekává vložení kódu. GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 9

10 4. Nastavení docházky 4.1 Vytvoření základních všeobecných registrací (Nastavení -> Docházka -> Registrace) Zde se vytváří základní registrace, které se následně přiřazují k jednotlivým tlačítkům na terminálu. Např.: Příchod, přestávka, lékař, Název registrace vlastní pojmenování registrace Zpráva pro terminál zpráva, která se po stisku tlačítka zobrazí na displeji (max. 16 znaků) Zkratka registrace tato zkratka se bude zobrazovat v tiskových sestavách (max. 3 znaky) Slouží jako výběr typu registrace (vchází do budovy / odchází z budovy) GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 10

11 4.2 Přiřazení registrací k tlačítkům terminálu (Nastavení -> Docházka -> Registrace) Zde se jednotlivé registrace vytvořené v předchozím kroku přiřazují k jednotlivým tlačítkům na terminálu. Na levé straně okna se vybere terminál, který se má konfigurovat. Na pravé straně se definuje registrace k tlačítkům. Název tlačítka je symbolický popis tlačítka na zařízení. Typ registrace po rozbalení této položky se zobrazí možné registrace. GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 11

12 4.3 Nastavení docházkových kont (Nastavení -> Docházka -> Konta) Konta slouží k seskupení registrací. Při zpracování docházky se zobrazují pouze konta. Např.: pokud si vytvoříte konto Přítomnost a vložíte do něj registrace Příchod a Školení, pak při každé z těchto registrací na terminálu se bude navyšovat konto Přítomnost. GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 12

13 Definice plánu 4.4 Nastavení docházkových plánů (Nastavení -> Docházka -> Plány) Docházkové plány se přímo přiřazují zaměstnancům a podle nich se počítá docházka (každý zaměstnanec může mít jiný docházkový plán). Jméno konta pojmenování docházkového plánu Zaokrouhlení příchodů zde se nastavuje, podle jakého pravidla se zaokrouhlují příchody Zaokrouhlení odchodů zde se nastavuje, podle jakého pravidla se zaokrouhlují odchody Den začíná definuje, kdy začíná den (podle toho se řídí konto pro příplatky za noční) Den končí definuje, kdy končí den (podle toho se řídí konto pro příplatky za noční) Velikost pracovní doby slouží k automatickému dopočtu pracovní doby GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 13

14 Nastavení kont v docházkovém plánu Využitá konta do docházky se budou započítávat pouze tato konta Přesun na další dny pokud je registrace na terminálu poslední ve dni, řídí se podle tohoto nastaveného kritéria: Nepřesouvat na další den registrace se ukončuje v tomto dni Kopie na prázdný den (po pracovní dobu) pokud následující den nebyla zadána na terminálů žádná registrace, toto konto se započítá do docházky o velikosti pracovní doby Kopie na prázdný den (po celý den) pokud následující den nebyla zadána na terminálu žádná registrace, toto konto se započítá do docházky přes celý den Kopie na další den po registraci registrace se automaticky ukončí následující den zadáním nějaké registrace Kopie na další den po registraci nebo po pracovní dobu pokud je následující den nějaká registrace platí pravidlo Kopie na další den po registraci, jinak se využije pravidlo Kopie na prázdný den (po pracovní dobu) Kopie na další den po registraci nebo po celý den - pokud je následující den nějaká registrace platí pravidlo Kopie na další den po registraci, jinak se využije pravidlo Kopie na prázdný den (po celý den) Po, Út,..Ne Označuje dny na které se povoluje automatický přesun registrace Včetně svátků povoluje přesun registrace na zvolený den i přes svátek Bez automatického konce Registrace je ukončena koncem dne nebo jinou registrací Automatický konec v - Pokud je registrace ve dni poslední, automaticky se ukončí ve zvolenou dobu Automatický konec s pracovní dobou Registrace se přestane počítat, jakmile je dosažena velikost pracovní doby Zápočet konta definuje, jakým způsobem se konto započítává do docházky: Bez zápočtu odpracované doby Nemá vliv na docházku, je pouze vidět v sestavách Zápočet odpracované doby Zvyšuje odpracovanou dobu GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 14

15 Zápočet náhrady odpracované doby Zvyšuje odpracovanou dobu náhradou (dovolená) Ponižuje dobu k odpracování Snižuje odpracovanou dobu (přestávka) Zápočet pro kompenzace pokud je zvoleno, tak se konto dělí na noční, denní, svátky, víkendy Tisk v sestavě Konto bude tisknuto v tiskové sestavě. 5. Správa zaměstnanců a center 5.1 Centra (Firma -> Zaměstnanci) Slouží k seskupení zaměstnanců podle kategorií. Název pracovní skupiny Pojmenování pracovní skupiny Základní zóna pro skupinu Nastavuje zónu terminálů, kterou budou automaticky dědit zaměstnanci a podskupiny. Poznámka Vlastní poznámka ke skupině GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 15

16 5.2 Zaměstnanci (Firma -> Zaměstnanci) Slouží ke správě zaměstnanců. Osobní číslo Identifikační číslo zaměstnance Titul Titul zaměstnance Jméno Jméno zaměstnance Příjmení Příjmení zaměstnance Přístupová zóna Nastavuje zónu terminálů, kde má zaměstnanec oprávnění Poznámky Vlastní poznámka o zaměstnanci Aktivní záznam Aktivuje / Deaktivuje zaměstnance v terminálech Na záložce Přístupová média se k zaměstnanci přiřazují karty, čipy, otisky, a zároveň odebírají Na záložce Docházka se definuje docházkový plán. Začátek pracovního poměru je pouze informativní. Postup zadání nového zaměstnance a přiřazení karty, čipu, otisku: 1. K terminálu přiložím jednu kartu, čip nebo otisk palce 2. Rozkliknu v programu záložku Firma/Zaměstnanci, kliknu na záložku Nový zaměstnanec 3. Vyplním jméno a příjmení 4. V záložce docházka zadám typ prac. poměru (bez docházky- nesleduje docházku nebo denní zaměstnání- eviduje docházku) a začátek prac. poměru 5. Uložím 6. Objeví se záložka přístupová média, otevřu 7. Zadám nový GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 16

17 8. Vyberu standartní kód 9. Načtu kód ze zařízení, vybere se typ terminálu 10. Potvrdím OK 11. Program načte poslední kód 12. Zaměstnanec je přiřazen, nastavení v programu se objeví na terminálu až poté, co proběhne komunikace přes program DochLink. Je nastavena automatická komunikace po 20 minutách, je možné provést komunikaci ručně (funkce komunikovat v DochLink). 6. Přehled 6.1 Výpis a filtrace přehledu událostí (Přehled > Události) Slouží k zobrazení registrací a událostí vyčtených z terminálu Události lze filtrovat stiskem tlačítka Filtrování Jednotka Omezení událostí na vybranou jednotku Období Zobrazuje pouze vybrané období Středisko/zaměstnanec výběr střediska nebo konkrétní osoby Zobrazit systémové události zobrazuje např.: pozdní zavření, Násilné vniknutí, GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 17

18 6.2 Výpis přehledu komunikace (Přehled > Komunikace) Zobrazuje informace o stavu synchronizace terminálu. Poslední synchronizace Zobrazuje datum a čas poslední provedené synchronizace Uživatelé a karty v jednotce Zobrazuje stav zaměstnanců, co má být provedeno (zapsáno, k zápisu, k výmazu) GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 18

19 7. Práce s docházkou 7.1 Prohlížení a editace docházky (Docházka > Úprava docházky) Prohlížení a úprava docházky zaměstnanců Ve sloupci datum jsou zobrazeny dny v měsíci, modrá barva značí víkendy, zelená pracovní dny a červena barva (s vlaječkou) značí státní svátek. Zkřížené tužky identifikují, že v tomto dni byla provedena ruční změna, kliknutím na tuto ikonu se zobrazí původní hodnoty s údajem, kdo je změnil. Ve sloupci Čas a Události jsou veškeré registrace počítající se do docházky. Ve sloupci Konto se zobrazuje stav Kont definovaných v docházkovém plánu. GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 19

20 7.2 Docházkové sestavy (Docházka -> Docházkové sestavy) Tisk docházkových sestav pro zaměstnance nebo centra. Výběrem centra nebo zaměstnance a sestavy k tisku, můžeme po stisku tlačítka Tisk vytisknou (Printer) sestavy nebo si je pouze prohlížet (Preview) na monitoru. Program nabízí v sestavách k tisku export CSV. GACC s.r.o., Na mlékárně 379, Tišnov Stránka 20