Příručka. Safescan TA Software 4.0

Transkript

1 Příručka Safescan TA Software 4.0

2 1.0 PŘEDMLUVA SHRNUTÍ PŘÍRUČKY Použití uživatelské příručky Požadavky systému Vysvětlení symbolů INSTALACE Instalace programu Nastavení aplikace PRVNÍ KROKY STATUS Přítomnost/shrnutí v reálném čase Třídění Tisk Systémový protokol Třídění Tisk PŘEHLED Úprava a/nebo změna záznamového času Přidání záznamových časů Změna záznamových časů Vymazání záznamového času Třídění Export shrnutí ve formátu souboru CSV Den Vytvoření shrnutí Třídění Export shrnutí ve formátu souboru CSV Období Vytvoření shrnutí Třídění Export shrnutí ve formátu souboru CSV Vykazování/výkaz Měsíční výkaz Týdenní výkaz Výkaz za období ADMINISTRACE Oddělení/skupina Vytvoření oddělení/skupiny Změna oddělení/skupiny Vymazání oddělení/skupiny Uživatelé Vytvoření uživatelů v aplikaci Heslo Vytvoření uživatelů na docházkovém terminálu Úprava uživatelů Mazání uživatelů Informace o systémových údajích Osobní údaje Export shrnutí do souboru formátu CSV Rozpis práce/týdenní pracovní harmonogram Vytvoření rozpisu práce Zaokrouhlování Automatický odpočet přestávky Úprava/změna pracovního rozpisu Vymazání pracovního rozpisu NASTAVENÍ Obecně Nastavení jazyka Nastavení času konce dne Připojení databáze Zálohování Zařízení/docházkový terminál Datové spojení s TCP/IP Synchronizace uživatelských dat Přenos dat pomocí USB disku Načítání záznamových časů na PC Funkční kód Přidání funkčních kódů Úprava funkčních kódů INFORMACE Nápověda Technická podpora Spolehlivost Aktualizace a modernizace SERVEROVÁ INSTALACE ODINSTALACE SAFESCAN TIME ATTENDANCE

3 1.0 PŘEDMLUVA Safescan Time Attendace 4 je docházkový software určený pro sběr a zpracování času docházky. Flexibilní systémová architektura znamená, že Time Attendance 4 je možné používat v malých, ale i středně velkých společnostech v téměř jakémkoliv průmyslovém odvětví k účinnému provádění vyhodnocení času. Safescan Time Attendance 4 podporuje veškeré docházkové terminály Safescan se širokou řadou funkcí. Z tohoto důvodu nemusejí všechny popsané funkce vždy fungovat u všech docházkových terminálů. Podrobnější informace jsou uvedeny v popisu funkce dodaného docházkového terminálu nebo kontaktujte vašeho dodavatele. Tato uživatelská příručka popisuje instalaci, funkci a použití softwarového balíčku u softwarového vydání 4.0 nebo vyšší. Používáte-li starší verze, jsou v popisu funkcí uvedeny podrobnosti o rozdílném chování funkcí. K použití této aplikace nejsou vyžadovány žádné speciální znalosti počítačové technologie. Nicméně musíte být seznámeni s grafickým uživatelským rozhraním Microsoft. Tato uživatelská příručka nahrazuje pokyny a školení k systému a slouží jako referenční příručka. Produkt Safescan Time Attendance 4 byl navržen a testován s velkou péčí a je v souladu s nejnovějšími technologiemi. Nicméně, protože se jedná o rozšiřující softwarový produkt, nemůžeme zaručit jeho absolutní bezchybnost a především nemůžeme přijmout odpovědnost za následné škody. Informujte nás, chcete-li softwarový produkt dále vylepšit nebo pokud naleznete nějaké chyby jak v programu nebo v uživatelské příručce. 2.0 SHRNUTÍ PŘÍRUČKY Uživatelská příručka obsahuje přehled pro práci se Safescan Time Attendance 4 a obsahuje popis často prováděných uživatelských operací. Vložené otisky obrazovek jsou spíše příklady a nikoliv specifikacemi. 2.1 Použití uživatelské příručky Tato uživatelská příručka obsahuje také popis použití myši. Klepnutím se vždy myslí stlačení levého tlačítka myši. Pokud jsou zvýrazněny nějaké řádky, má se za to, že bylo použito levé tlačítko myši ke klepnutí na položku. Další provozní kroky, jako například práce s pravým tlačítkem myši, jsou popsány samostatně. 2.2 Požadavky systému Chcete-li používat Safescan Time Attendance 4, musí váš počítač splňovat následující požadavky: procesor Pentium IV nebo lepší operační paměť minimálně 1024 MB USB a TCP/IP porty volné místo na disku minimálně 100 MB CD-ROM mechanika rozlišení minimálně 1024 x 768 (doporučeno 1280 x 1024) operační systém Windows XP nebo novější 2.3 Vysvětlení symbolů Přidat Vyhledat nový hardware Upravit Nastavení času na terminálu Vymazat Synchronizace Obnovit Vyhledání USB paměti Exportovat Přerušení spojení Tisk Vytvoření spojení

4 Uložit Storno Zavřít aplikaci Pracovní harmonogram zapnout/vypnout 3.0 INSTALACE 3.1 Instalace programu 1. Vložte instalační CD-ROM do mechaniky počítače. 2. Vyhledejte soubor [TimeAttendanceSetup] a spustí se instalace programu. 3. Přijměte licenční podmínky. 4. Určete cílovou složku instalace. Doporučená cílová složka je C:/Program Files/Safescan/TA4 a bude použita jako výchozí složka. Chcete-li provést instalaci do jiné cílové složky, vyberte [Browse] a vyhledejte požadovanou cestu. (Doporučujeme ponechat výchozí složku.) 5. Stlačte [Next] a pokračujte. Program bude nyní nainstalován. 6. Pomocí [Finish] potvrďte dokončení instalace. 3.2 Nastavení aplikace Z nabídky Start vyberte Time Attendance a program se spustí. Zadejte licenční kód, který naleznete na obalu CD. Při prvním použití aplikace nebo i později, pokud není nastaven supervizor/administrátor (v aplikaci a/nebo na docházkových terminálech) se zobrazí následující zpráva. Poté, co je supervizor nebo administrátor nastaven, můžete se přihlásit pomocí uživatelského jména a hesla. Zapomněli jste heslo? Při vyžádání uživatelského jména zadejte uživatelské ID a licenční kód jako heslo. (Licenční kód najdete na obalu CD.) Tlačítkem OK provedete potvrzení. 4.0 PRVNÍ KROKY 1. Vyberte požadovaný jazyk, viz kapitola Je-li třeba, změňte konec pracovního dne (standardně 00:00 hodin), viz kapitola Informace o vytvoření rozpisů jsou uvedeny v kapitole Informace o vytvoření funkčních kódů jsou uvedeny v kapitole Informace o zadání uživatelů do docházkových terminálů nebo do aplikace jsou uvedeny v kapitole Informace o synchronizaci aplikace s docházkovým terminálem jsou uvedeny v kapitole Začněte zadáním časů do docházkových terminálů. 5.0 STATUS 5.1 Přítomnost/shrnutí v reálném čase Shrnutí v reálném čase můžete používat k rychlé kontrole přítomnosti a nepřítomnosti zaměstnanců. Na první pohled vidíte, kdo se přihlásil nebo kdo se odhlásil a v kolik hodin nebo kdo využívá polední přestávku. Jednoduchými filtry si můžete okamžitě zobrazit na obrazovce požadované informace nebo si můžete tyto údaje vytisknout na tiskárnu.

5 y (volný filtr, filtr podle oddělení nebo s možností výběru uživatele) přítomnosti: Z rozbalovací nabídky vyberte požadované nastavení: přítomen, nepřítomen, přestávka nebo vše. Volný filtr: Zadejte několik prvních písmen uživatele, kterého chcete vložit do volnéhoo filtru. Shrnutí zobrazí všechny uživatele se stejnými počátečními písmeny. Čím více písmen ze jména zadáte, tím užší bude výsledný výběr. podle oddělení: Z rozbalovací nabídky vyberte požadované oddělení. Ve shrnutí, ale i ve filtru uživatelů, jsou zobrazeni všichni zaměstnanci zvoleného oddělení. Tyto výsledky můžete omezit pomocí uživatelského filtru. podle uživatele: Požadovaného uživatele vyberte z rozbalovací nabídky Třídění Třídění prostřednictvím nabídkové lišty: Použijte nabídkovou lištu k třídění dat v kterýkoliv okamžik poklepáním na požadované pole. Opakovaným poklepáním se údaje setřídí v opačném pořadí (A až Z nebo Z až A) Tisk Klepnutím na ikonu tiskárny můžete kdykoliv vytisknout shrnutí zobrazené v reálném čase. 5.2 Systémový protokol Shrnutí systémového protokolu zobrazuje všechny události, úpravy nebo jiné manipulace s časovým docházkovým terminálem. Systémový protokol se používá k protokolování komunikační sekvencee s docházkovým terminálemm v chronologickém sledu. Při výskytu komunikačních problémů můžete využít popis chyby k eliminaci příčin těchto problémů y (volný filtr, filtr podle oddělení nebo s možností výběru uživatele) Volný filtr: Zadejte několik prvních písmen uživatele, kterého chcete vložit do volnéhoo filtru. Shrnutí zobrazí všechny uživatele se stejnými počátečními písmeny. Čím více písmen ze jména zadáte, tím užší bude výsledný výběr. podle oddělení: Z rozbalovací nabídky vyberte požadované oddělení. Ve shrnutí, ale i ve filtru uživatelů, jsou zobrazeni všichni zaměstnanci zvoleného oddělení. Tyto výsledky můžete omezit pomocí uživatelského filtru. podle uživatele: Požadovaného uživatele vyberte z rozbalovací nabídky Třídění Třídění prostřednictvím nabídkové lišty: Použijte nabídkovou lištu k třídění dat v kterýkoliv okamžik poklepáním na požadované pole. Opakovaným poklepáním se údaje setřídí v opačném pořadí (A až Z nebo Z až A) Tisk Klepnutím na ikonu tiskárny můžete vytisknout systémový protokol. 6.0 PŘEHLED 6.1 Úprava a/ /nebo změna záznamového času V Booking Times naleznete veškeré záznamové časy zadané do docházkového terminálu, které bylyy převedeny do aplikace přímo prostřednictvím TCP/IP nebo USB paměti. Nesprávné nebo chybějící záznamové časyy jsou uloženy v oranžovém shrnutí (viz obrázek níže). Proveďte kontrolu časové sekvence (přihlášení/odhlášení nebo přihlášení přestávka příchod

6 odhlášení apod.). Přidejte opomenuté záznamové časy podle popisu uvedeného v kapitole Nastavte nesprávné záznamové časy do správného stavu (například ignorovat ) podle popisu uvedeného v kapitole Poznámka: Záznamové časy nelze mazat! Přidání záznamových časů Chybějící záznamové časy je možné přidat později. Klepněte na Přidat. Vybertee požadovaného uživatele. Zadejtee do pole pro zadání času záznamový čas. Hodnota musí být do počítače zadána v souladu s místními nastaveními (např. ve tvaru 08:00 nebo v souladu s místními nastaveními). Použijte Přích./Odch. pro výběr vhodné funkce. Přiraďte záznamový čas k příslušnému docházkovému zařízení. Chcete-li, můžetee zvolit funkční kód z pole se seznamem funkčních kódů, např. práce mimo pracoviště, návštěva lékaře. Pomocí OK dokončete vkládání záznamu. Poznámka: Červeně označená pole jsou povinná Změna záznamových časů Záznamové časy je možné později změnit. Klepněte na záznamový čas, který chcete změnit. Změňte status Přích./Odch.. Chcete-li, můžetee zvolit funkční kód z pole se seznamem funkčních kódů, např. práce mimo pracoviště. Pomocí OK dokončete úpravu záznamu. Poznámka: Pro účely ochrany zaměstnanců nelze časy opravovat nebo mazat. Chcete-li změnit čas, přidejte nový záznamový čas a nastavte nesprávný na ignorovat. Záznamový čas zadaný do docházkového protokolu bude i nadále existovat, avšak nebere se v úvahu při výpočtu Vymazání záznamového času Záznamový čas nelze vymazat, nebude brán v úvahu při výpočtu. můžete jej ale nastavit na ignorovat a od tohoto okamžiku y (volný filtr, filtr podle oddělení nebo s možností výběru uživatele) Volný filtr: Zadejte několik prvních písmen uživatele, kterého chcete vložit do volnéhoo filtru. Shrnutí zobrazí všechny uživatele se stejnými počátečními písmeny. Čím více písmen ze jména zadáte, tím užší bude výsledný výběr. podle oddělení: Z rozbalovací nabídky vyberte požadované oddělení. Ve shrnutí, ale i ve filtru uživatelů, jsou zobrazeni všichni zaměstnanci zvoleného oddělení. Tyto výsledky můžete omezit pomocí uživatelského filtru. podle uživatele: Požadovaného uživatele vyberte z rozbalovací nabídky.

7 Třídění Třídění prostřednictvím nabídkové lišty: Použijte nabídkovou lištu k třídění dat v kterýkoliv okamžik poklepáním na požadované pole. Opakovaným poklepáním se údaje setřídí v opačném pořadí (A až Z nebo Z až A) Export shrnutí ve formátu souboru CSV Můžete provést export shrnutí pomocí ve formátu souborů CSV pro jejich následné zpracování, například pomocí aplikace Excel nebo jiného programu, který dokáže používat soubory CSV. Formát souborů CSV popisuje strukturu textového souboru k uložení nebo pro snadnou výměnu strukturovaných dat nebo seznamů. Vybertee shrnutí, které chcete exportovat. Klepněte na ikonu exportu do CSV souboru. Pojmenujte soubor exportu a vybertee složku, kam se má provést export vytvořeného CSV souboru. Klepněte na Uložit. Klepněte na OK. Data jsou následněě exportována do zvolené složky. Shrnutí můžete zpracovat jakýmkoliv programem, který je schopen zpracovávat CSV údaje, například Excel. 6.2 Den Zobrazeny jsou veškeré záznamové časyy aktuálního dne, které byly převedeny do aplikace z docházkového terminálu přímo prostřednictvím TCP/IP nebo USB paměti. Zobrazeny jsou také všechny důležité informace o aktivních uživatelích. Souhrn zobrazuje první a poslední záznamový čas, denní zůstatek, absence při přestávcee a konkrétní pracovní harmonogram, jehož zobrazení můžete vypnout nebo zapnout pomocí. Datum můžete kdykoliv upravit. Data jsou zobrazena chronologicky a je možné je filtrovat a/nebo třídit podle potřeb uživatele Vytvoření shrnutí V Období vyberte předem definovaná období nebo použijte funkci vlastního datového rozpětí. výběru dat ke zvolení y (volný filtr, filtr podle oddělení nebo s možností výběru uživatele) Volný filtr: Zadejte několik prvních písmen uživatele, kterého chcete vložit do volnéhoo filtru. Shrnutí zobrazí všechny uživatele se stejnými počátečními písmeny. Čím více písmen ze jména zadáte, tím užší bude výsledný výběr. podle oddělení: Z rozbalovací nabídky vyberte požadované oddělení. Ve shrnutí, ale i ve filtru uživatelů, jsou zobrazeni všichni zaměstnanci zvoleného oddělení. Tyto výsledky můžete omezit pomocí uživatelského filtru. podle uživatele: Požadovaného uživatele vyberte z rozbalovací nabídky Třídění Třídění prostřednictvím nabídkové lišty: Použijte nabídkovou lištu k třídění dat v kterýkoliv okamžik poklepáním na požadované pole. Opakovaným poklepáním se údaje setřídí v opačném pořadí (A až Z nebo Z až A) Export shrnutí ve formátu souboru CSV Můžete provést export shrnutí pomocí ve formátu souborů CSV pro jejich následné zpracování, například pomocí aplikace Excel nebo jiného programu, který dokáže používat soubory CSV. Formát souborů CSV popisuje strukturu textového souboru k uložení nebo pro snadnou výměnu strukturovaných dat nebo seznamů. Vybertee shrnutí, které chcete exportovat. Klepněte na ikonu exportu do CSV souboru.

8 Pojmenujte soubor exportu a vybertee složku, kam se má provést export vytvořeného CSV souboru. Klepněte na Uložit. Klepněte na OK. Data jsou následněě exportována do zvolené složky. Shrnutí můžete zpracovat jakýmkoliv programem, který je schopen zpracovávat CSV údaje, například Excel. 6.3 Období Ve shrnutí období jsou kompaktní formou a za zvolené období zobrazeny všechny záznamové časy aktivních uživatelů. Toto shrnutí zobrazuje celkové období, hodiny podle rozpisu a odpovídající zůstatek přesčasové práce, ale i každodenní zůstatek. Údaje jsou zobrazeny v pořadí podle čísla uživatele a je možné je filtrovat a/nebo třídit podle potřeb uživatele Vytvoření shrnutí V Období vyberte předem definovaná období nebo použijte funkci vlastního datového rozpětí. výběru dat ke zvolení y (volný filtr, filtr podle oddělení nebo s možností výběru uživatele) Volný filtr: Zadejte několik prvních písmen uživatele, kterého chcete vložit do volnéhoo filtru. Shrnutí zobrazí všechny uživatele se stejnými počátečními písmeny. Čím více písmen ze jména zadáte, tím užší bude výsledný výběr. podle oddělení: Z rozbalovací nabídky vyberte požadované oddělení. Ve shrnutí, ale i ve filtru uživatelů, jsou zobrazeni všichni zaměstnanci zvoleného oddělení. Tyto výsledky můžete omezit pomocí uživatelského filtru. podle uživatele: Požadovaného uživatele vyberte z rozbalovací nabídky Třídění Třídění prostřednictvím nabídkové lišty: Použijte nabídkovou lištu k třídění dat v kterýkoliv okamžik poklepáním na požadované pole. Opakovaným poklepáním se údaje setřídí v opačném pořadí (A až Z nebo Z až A) Export shrnutí ve formátu souboru CSV Můžete provést export shrnutí pomocí ve formátu souborů CSV pro jejich následné zpracování, například pomocí aplikace Excel nebo jiného programu, který dokáže používat soubory CSV. Formát souborů CSV popisuje strukturu textového souboru k uložení nebo pro snadnou výměnu strukturovaných dat nebo seznamů. Vybertee shrnutí, které chcete exportovat. Klepněte na ikonu exportu do CSV souboru. Pojmenujte soubor exportu a vybertee složku, kam se má provést export vytvořeného CSV souboru. Klepněte na Uložit. Klepněte na OK. Data jsou následněě exportována do zvolené složky. Shrnutí můžete zpracovat jakýmkoliv programem, který je schopen zpracovávat CSV údaje, například Excel. 6.4 Vykazování/výkaz Mají-li vyhodnocení prováděná na konci měsíce zobrazovat požadovaný výsledek, zkontrolujte záznamové časy zadané uživateli v rámci Záznamových časů, zda neobsahují zapomenuté nebo chybějící záznamové časy a podle potřeby je doplňte nebo opravte (viz kapitola ). Je-li třeba, přidejte k záznamovému času funkční kód.

9 Safescan Time Attendance 4 je systém, který provádí výpočty okamžitě. Jakékoliv korekce jsou prováděny automaticky po jejich zadání. Tím je zaručena trvalá aktualizace systému. Další výpočty k provedení měsíční uzávěrky tak nejsou potřeba. Safescan Time Attendance 4 poskytuje různé předem vyhotovené výkazy, které pro většinu standardních vyhodnocení postačují. K dispozici jsou v Safescan Time Attendnance 4 níže uvedené předem definované výkazy: Měsíční výkaz Týdenní výkaz Výkaz za období Měsíční výkaz Měsíční výkaz obsahuje veškeré záznamové časy, zůstatky a události za zvolené období. Hvězdička (*) se používá k odlišení ručně generovaných záznamových časů od původních záznamových časů. Vytvoření a tisk měsíčního výkazu Vybertee položku nabídky Hlášení. Vybertee požadované časové období (aktuální měsíc, poslední měsíc apod.) nabídky. Standardně je zobrazen aktuální měsíc. z rozbalovací Shrnutí obsahuje měsíční výkaz za všechny uživatele. Zvolením můžete všechny výkazy vytisknout. Ve filtru podle oddělení vyberte oddělení, jehož měsíční výkazy chcete vytisknout. Ve filtru podle uživatele vyberte uživatele, jehož měsíční výkazy chcete vytisknout. Poznámka: Všechny výkazy je možné vytisknout nebo exportovat do souboru formátu CSV Týdenní výkaz Týdenní výkaz je totožný jako měsíční výkaz. Vybertee Týden z rozbalovací nabídky a postupujte způsobem stejným jako u měsíčních výkazů, abyste si mohli vytisknout požadované shrnutí. Týdenní výkaz zobrazuje veškeré důležité informace za zvolené období a uživatelee v kompaktní formě. Ve výkazu se objevují první a poslední záznamové časy, čas přítomnosti, nominální čas a denní zůstatek. Vytištěn je také celkový zůstatek ke zvolenému datu a důvod absence. Všechny hodnoty za zvolené uživatele jsou na konci seznamu sečteny. Vytvoření a tisk týdenního výkazu Vybertee položku nabídky Hlášení. Vybertee požadované časové období (aktuální týden, poslední týden apod.) nabídky. Standardně je zobrazen aktuální týden. z rozbalovací Shrnutí obsahuje týdenní výkaz za všechny uživatele. Zvolením Tisk můžete všechny výkazy vytisknout. Ve filtru podle oddělení vyberte oddělení, jehož týdenní výkazy chcete vytisknout. Ve filtru podle uživatele vyberte uživatele, jehož týdenní výkazy chcete vytisknout. Poznámka: Všechny výkazy je možné vytisknout nebo exportovat do souboru formátu CSV Výkaz za období Výkaz za období má strukturu podobnou týdennímu a měsíčnímu výkazu. Nicméněě sčítány jsou hodnoty za zvolené období. Výkaz obsahuje celkové hodnoty reálných hodin, nominálních hodin a

10 denní zůstatky. V jednom sloupci je také zobrazen kumulativní celkový zůstatek ke konci zvoleného období. Veškeré hodnoty za zvolené zaměstnance jsou na konci seznamu sečteny. Vytvoření a tisk výkazu za zvolené období Vybertee položku nabídky Hlášení. Vybertee Výběr z rozbalovací nabídky a pomocí funkce volby data zadejtee požadované datum od do. Standardněě je zobrazen aktuální měsíc. Shrnutí obsahuje výkaz za zvolené období za všechny uživatele. Zvolením Tisk můžete všechny výkazy vytisknout. Ve filtru podle oddělení vyberte oddělení, jehož výkazy za zvolené období chcete vytisknout. Ve filtru podle uživatele vyberte uživatele, jehož výkazy za zvolené období chcete vytisknout. Poznámka: Všechny výkazy je možné vytisknout nebo exportovat do souboru formátu CSV. 7.0 ADMINISTRACE 7.1 Oddělení/ /skupina Oddělení a skupiny se v Safescan Time Attendance 4 používají jako výběrová a třídicí kritéria. Používají se ke správěě uživatelů, ale i oddělení/skupin, do kterých jsou tito uživatelé přiřazeni. Tato kritéria mohou být použita k výběru uživatelů a oddělení/skupin v ostatních částech programu Vytvoření oddělení/ /skupiny Chcete-li vytvořit nové oddělení nebo skupinu, vybertee a zadejte název a popis oddělení nebo skupiny. Červená pole jsou povinná a musí být vyplněna. Stlačením OK potvrdíte zadání Změna oddělení/skupiny Zvýrazněte požadované oddělení a vyberte změny uložíte., abyste mohli provádět změny. Stlačením OK Vymazání oddělení/ /skupiny Zvýrazněte požadované oddělení a klepnětee na. Poznámka: Oddělení je možné uživatelé. smazat pouze tehdy, pokud k němu nejsou přiřazeni žádní 7.2 Uživatelé Správa, úprava nebo vytváření uživatelů nebylo nikdy jednodušší. Vytvořitt uživatele můžete přímo v aplikaci a pomocí docházkového terminálu můžetee provést synchronizaci. Přenesena budou všechna data. Již není potřeba přistupovat k jednotlivým terminálům a zadávat každého novéhoo uživatelee (s výjimkou otisku prstů). Údaje o uživatelích obsahují veškeré osobní informace vyžadované docházkovými daty, pro zpracování a analýzu. Uživatelské jméno, osobní číslo a čísloo uživatele, ale i model přiřazení pracovní doby to vše je uvedeno na této obrazovce. Dialogové okno je rozděleno do dvou částí, ke kterým můžete přistupovat klepnutím na příslušnouu záložku: systémové údaje osobní údaje

11 Údaje je možné kdykoliv změnit. Poté, co zaměstnanec odejde ze společnosti, vymazat nebo je deaktivovat. můžete data Vytvoření uživatelů v softwaru Poznámka: Vybrané uživatelské ID nelze později změnit. Před registrací nového uživatele v aplikaci je nutné provést synchronizaci aplikace s docházkovým terminálemm a zajistit tak konzistenci dat mezi aplikací a terminálem. Když klepnete na, zobrazí se návrh dalšího nepřiřazeného ID a oddělení/skupiny. Navržené údaje můžete přijmout nebo je můžete změnit. Uživatelské ID se musí pohybovat v rozsahu od 1 do Červená pole jsou povinná. Klepnutím na OK uložíte záznam. Následně máte možnost vyplnit informace o uživateli, určit jeho privilegia (uživatel, správce apod.), nastavit status na aktivní a za předpokladu, že je váš docházkový terminál vybaven čtečkouu RFID, můžete uložit i číslo RFID karty. Následně veškeré záznamy uložte klepnutím na. Prosíme pozor: Níže uvedené informace terminálu: Uživatelské ID Uživatelské jméno Privilegia Status Číslo RFID Heslo jsou synchronizovány se systémem docházkov vého Jakmile dokončíte zadávání veškerých záznamů a změn, proveďte synchronizaci aplikaci s docházkovým terminálem. Nově vytvoření uživatelé se nyní budou moci přihlásit a odhlásit z docházkového terminálu pomocí zaregistrované RFID karty nebo uživatelského ID a hesla, které jsou přidělovány automaticky aplikací (viz část 7.2.2). Otisk prstu: Máte-li k dispozici docházkový terminál, který podporuje otisky prstů, uživatel se může přihlásit a odhlásit z docházkového terminálu pomocí uživatelského ID a hesla, která jsou přidělována automaticky aplikací (další informace viz Heslo) ). Otisk prstu uživatele uložíte později podle pokynů zobrazených na docházkovém terminálu pro registraci nových uživatelů Heslo Uživateli můžete kdykoliv přidělit heslo nebo změnit stávající heslo v aplikaci. Vybertee uživatele, jehož heslo chcetee změnit nebo jemuž chcete heslo přidělit. Klepněte na změnu hesla. Zadejtee nové heslo a zadání potvrďte klepnutím na OK. Následně uložte zadání klepnutím na na obrazovce uživatele. Při následné synchronizaci s docházkovým terminálem bude uživatel schopen přihlásit k zařízení pomocí uživatelského ID a nového hesla. se Vytvoření uživatelů na docházkovém terminálu Poznámka: Vybrané uživatelské ID nelze později změnit. Před registrací nového uživatele v aplikaci je nutné provést synchronizaci aplikace s docházkovým terminálemm a zajistit tak konzistenci dat mezi aplikací a terminálem.

12 Při registraci nových uživatelů postupujte podle pokynů na docházkovém terminálu. Znovu proveďte synchronizaci aplikace pomocí docházkového terminálu. Doplňte uživatelské informace a proveďte synchronizaci zadaných informací s docházkovým terminálem Úprava uživatelů Uživatelské údaje je možné kdykoliv upravit. Poklepejte na uživatele, u kterého chcete provést změny. Otevřee se dialogové oknoo s možností editace polí. Doplňte nebo změňte požadované uživatelské informace a uložte je klepnutím na. Po každé změněě informací jednoho nebo více uživatelůů proveďtee synchronizaci aplikace s docházkovým terminálemm tak, aby byla zajištěna datová konzistence Mazání uživatelů Chcete-li smazat uživatele, zvýrazněte jej v seznamu a klepněte na nebo Poklepejte na uživatele a nastavte jej v poli status na Neaktivní nebo Vymazat. (Při nastavení Neaktivní nedojde k vymazání ID uživatelee a údaje o uživateli se již dále nebudou zpracovávat a nebudou zobrazena v žádném shrnutí. V případě Vymazat dojde také při další synchronizacii s docházkovým terminálem k jeho vymazání i z terminálu.) Informace o systémových údajích Uživatelské jméno: Zadejte jméno uživatele. ID uživatele: Zadejte číslo ID karty zaměstnance. Totoo číslo může mít až devět číslic. ID uživatele musí být identické s ID uživatele na docházkovém terminálu. Č. RFID karty: Zadejte ID číslo transpondéru, které bylo uživateli přiděleno. Vyplnění tohoto pole není povinné. Existuje několik zaměstnanci. způsobů přenosu ID transpondéru do hlavních údajůů o Číslo RFID je zadáno do pole Systémová data. Po synchronizaci s docházkovým terminálem jsou veškeré uživatelské údaje pro danou funkci, včetně ID transpondéru, odeslány do docházkovéhoo terminálu. Číslo RFID je zadáno při nastavení uživatele do docházkového terminálu a je odesláno během synchronizace do aplikace. Následně jsou údaje o uživateli přeneseny do systému. Oprávnění uživatele: Použijte status uživatele k regulaci oprávnění, která má uživatel u docházkovéhoo terminálu a v aplikaci: Uživatel: standardní uživatel, který může na docházkovém terminálu používat pouze běžně dostupné funkce. Uživatelé vidí pouze svoje vlastní záznamy a nemohou provádět jakékoliv změny. Zapisovatel: Zaměstnanec s oprávněním přihlásit ostatní uživatele do docházkov vého terminálu. Tito zaměstnanci vidí pouze svoje vlastní záznamy a nemohou provádět jakékoliv změny. Administrátor: Zaměstnanec, který má práva správce a přístupu ke všem funkcím. Může provádět změny v aplikaci. Supervizor: Zaměstnanci se všemi právy na terminálu a v aplikaci. Int. telefon: Zde můžetee uložit interní telefonní linku zaměstnance, chcete-li. Pracovní doba: Vyberte rozpis přiřazen. práce z rozbalovacího seznamu, ke kterému má být uživatel Změnit heslo: Zde je možné přidělit heslo. Pokud vytváříte uživatele prostřednictvímm aplikace, pak aplikace automaticky přiděluje heslo odpovídající uživatelské ému ID. Například, pokud je ID

13 uživatele 22, pak heslo je 22. Uživatel může k docházkovému terminálu. používat toto heslo/pin k přihlášení se Přidat fotografii: Možnost přidat fotografii uživatele. Vymazat fotografii: Možnost odstranění fotografie uživatele Osobní údaje V záložce Osobní data můžete zadat další informace o jednotlivých zaměstnancích společnosti. S výjimkou osobního čísla nemají tyto informace význam pro skutečné časové údaje a docházku. Jméno a adresa: Zde můžete uložit osobní údaje zaměstnance, jako například soukromá adresa, telefonní čísloo apod. Tato pole nejsou povinná a je možné je ponechat nevyplněná. Osobní číslo. : Zadejte osobní číslo zaměstnance. Může mít až zobrazuje v měsíčním výkazu. devět číslic. Toto osobní čísloo se Poznámka: Datum narození, datum nástupu a datum ukončení pracovního poměru zadávejtee ve formátu dd.mm.yyyy Export shrnutí do souboru formátu CSV Můžete provést export shrnutí pomocí ve formátu souborů CSV pro jejich následné zpracování, například pomocí aplikace Excel nebo jiného programu, který dokáže používat soubory CSV. Formát souborů CSV popisuje strukturu textového souboru k uložení nebo pro snadnou výměnu strukturovaných dat nebo seznamů. Vybertee shrnutí, které chcete exportovat. Klepněte na ikonu exportu do CSV souboru. Pojmenujte soubor exportu a vybertee složku, kam se má provést export vytvořeného CSV souboru. Klepněte na Uložit. Klepněte na OK. Data jsou následněě exportována do zvolené složky. Následně můžete toto shrnutí zpracovat v jakémkoliv CSV, například v aplikaci Excel. programu, který je schopen načíst soubory 7.3 Rozpis práce/týdenní pracovní harmonogram Vytvořte pro zaměstnance rozpis práce/týdenní pracovní harmonogram. Rozpisy práce/týdenní pracovní harmonogramy je možné přiřazovat individuálně každému uživateli nebo celé skupině/oddělení. Rozpisy práce/týdenní pracovní harmonogramy jsou zpracovávány v měsíčním výkazu a slouží jako základ pro výpočet pracovní doby/přesčasů Vytvoření rozpisu práce Klepněte a vyplňte název a popis, následně potvrďte klepnutím na OK. Červená pole jsou povinná pole. Z rozbalovací nabídky Den v týdnu vybertee požadovaný den v týdnu (můžete vybrat potřebný počet dnů). Následně vyberte Příchod pod Typ spuštění. Zadejte čas do Čas zahájení (podle místních nastavení, např. ve formátu 09:00) a Čas ukončení (viz příklad). Následně potvrďte zadání pomocí Zaokrouhlování Zaměstnancům můžetee přiřadit fixní pracovní dobu. Z rozbalovací nabídky vyberte Zaokrouhlení před a Zaokrouhlení po a vyberte časové období, které chcete přiřadit k počátečnímu času a koncovému času.

14 Například, pokud vyberete 10, pak všechny záznamové časy, které jsou přiděleny v Příchod 10 minut před nastaveným časem, jsou počítány od tohoto data. Vaši zaměstnanci pak nemají extra 10 minut pracovní doby. Totéž platí pro Zaokrouhlení po. Následně potvrďte zadání pomocí Automatický odpočet přestávky Pomocí Safescan Time Attendance 4 je možné fixní přestávky odečítat přímo, tzn. vaši zaměstnanci nemusí vytvářet časové razítko při odchodu například na polední přestávku, protože se tyto přestávky odečítají automaticky. Vytvořte týdenní pracovní harmonogram podle popisu uvedeného v výše. Do druhého řádku napište stejné dny, ve kterých má být přestávka automaticky odečítána. Následně vyberte Přestávka impl.. Poté zadejte počáteční čas a konečný čas. Zaokrouhlování zde není potřeba. Nejsou-li přestávky stanoveny pro každý den ve stejný čas, můžete je vytvořit podle potřeby. Následně potvrďte zadání pomocí. Po registraci všech informací se zobrazí celkový přehled pracovního harmonogramu. Přestávka impl.: Přestávka zahrnuta. Zadaný čas přestávky bude odečítán automaticky. Včetně přestávky: Přestávka je zahrnuta do celkového součtu, pokud v docházkovém terminálu. Je zahrnuta do výpočtu. je přestávka označena Bez přerušení.: Přestávky musí být normálně časově orazítková ny v docházkovém terminálu Úprava/změna pracovního rozpisu Týdenní pracovní harmonogram je možné kdykoliv upravit/změnit. Zvýrazněte týdenní pracovní harmonogram, který chcete upravit a klepněte na nebo poklepejte přímo na týdenní pracovní harmonogram, který chcete upravit. Zobrazí se pole určená k editaci. Doplňte pole nebo upravte zadané informace podle popisu uvedeného v 7.3.1/7.3.2 nebo a následně potvrďte zadání pomocí. Změny se ihned projeví ve výpočtech Vymazání pracovního rozpisu Chcete-li vymazat týdenní pracovní rozpis, vyberte jej ze seznamu a klepněte na. Poznámka: Pracovní rozpis můžete vymazat pouze tehdy, pokud není navázánn na žádného uživatele. 8.0 NASTAVENÍ 8.1 Obecně Nastavení jazyka Vyberte požadovaný jazyk. Změnu potvrďte pomocí ukončit a znovu spustit.. Aby se změny projevily, je nutné aplikaci Poznámka: Po změně jazyka rozhraní je nutné aplikaci restartovat! Nastavení času konce dne Konec dne: Použijte Konec pracovního dne pro definici výpočtového konce dne. Čas konce dne je nastaven ve standardu na 00:00, tedy pracovní den začíná v 00:01 a končí o půlnoci.

15 Pokud se ve vaší společnosti pracuje i po půlnoci, nastavte čas konce dne na čas, kdy již žádní zaměstnanci nepracují (např. 03:00. Pro aplikaci tak den začíná a končí v 03:00 každý den.). První záznamový čas po konci dne bude oceněn jako první záznamový čas následujícího dne. U normální změny dne (00:00) zůstává výchozí nastavený čas na 00:00. Hodnoty, které jsou menší než 00:00, budou mít za následek nesprávné přiřazení záznamového času. Konec dne je současně počítán jako začátek dne pro pracovní harmonogram příštího dne Připojení databáze Aplikace automaticky používá takové umístění paměti, které bylo zvoleno během instalace aplikace a v tomto umístění je uložena databáze. Pole připojení databáze je prázdné a musí být vyplněno ručně pouze ve výjimečných případech. Pokud jsou aplikace a databáze uloženy v různých místech, považuje se toto za výjimečný případ. V takových výjimečných případech kontaktujte vaše oddělení IT Zálohování Pokud je databáze uložena lokálně na vašem počítači, bude aplikace v pravidelných intervalech vykonávat automatické zálohování. Nastavte požadovaný interval z rozbalovací nabídky. 8.2 Zařízení/docházkový terminál Předtím, než bude možné v Safescan Time Attendance 4 zpracovávat záznamové časy, je nutné je zadat pomocí docházkového terminálu. Safescan Time Attendance 4 načítá záznamové časy z docházkového terminálu, přenáší je do PC a třídí je v docházkové databázi. Přenos dat je možný pomocí dvou různých způsobů: Datová linka (TCP/IP, RS232, 485) USB paměť (kabel) Pro výpočet časů můžete k aplikaci připojit neomezený počet docházkových intervalů. Pokud jste nepřipojili docházkový terminál prostřednictvím místní sítě a pracujete-li s využitím USB paměti, vyberte nastavení USB paměti (možná je i kombinace použití TCP/IP a USB paměti). Poznámka: Záznamové časy jsou přenášeny pouze z docházkového terminálu do aplikace! Uživatelské údaje musí být vždy aktualizovány a synchronizovány ručně Datové spojení s TCP/IP Chcete-li připojit docházkový terminál k síti prostřednictvím TCP/IP, musíte přiřadit volnou IP adresu, která je součástí rozsahu vašich IP adres, docházkovému terminálu. Standardní IP adresa docházkového terminálu je Vyhledání rozsahu IP adres: Pokud se zobrazí prompt pro zadání IP adresy, zadejte ipconfig/all. Podívejte se na vaši adresu. Toto je vaše IP adresa; obvykle začíná 192. V tomto příkladu je IP adresa: Vyhledání volné IP adresy: Zadejte ping a poté vaši IP adresu. Změňte poslední dvě číslice a stlačte Enter. V tomto příkladu: ping Pokud je IP adresa aktivní, zobrazí se všechny datové pakety.

16 Aplikace vyžaduje volnou IP adresu. V tomto příkladu: ping Jakmile vyhledáte volnou IP adresu, uložte ji na terminálu podle pokynů na docházkovém terminálu. Jakmile uložíte IP adresu na docházkovém terminálu a pokud je docházkový terminál připojen k síti, použijte v Zařízení pro vyhledání nových zařízení a potvrďte Ano. Nebo klepněte na a zadejte název a IP adresu ručně, klepněte na Tento počítač a zadejte komunikační klíče, pokud jste je uložili v docházkovém terminálu (červená pole jsou povinná). Pokud je terminál připojen, status Aktivní se změní na Vytvoření spojení. Prostřednictvím sítě můžete k aplikaci připojit několik docházkových terminálů. Není-li možné připojit terminál k síti, můžete jej přidat ručněě pomocí USB disku. Jakmile je docházkový terminál připojen k aplikaci, jsou záznamové časy, které již byly časově orazítkovány, automaticky přeneseny do aplikace. Uživatelské údaje musí být synchronizovány ručně, viz kapitola Synchronizace uživatelských dat Pokud je váš docházkový terminál připojený k aplikaci, musíte provést synchronizaci uživatelských dat z docházkového terminálu s daty v aplikaci. Pro tento účel vyberte ; všichni uživatelé, kteří jsou uloženi v docházkovém terminálu, jsou zobrazeni ve shrnutí. V takovém případě musíte synchronizovat zařízení s databází a použít Provést k potvrzení. Následně upravte uživatelské údaje v Uživatel podle popisu uvedeného v kapitole Pokud byli uživatelé zadání do aplikace, proveďte synchronizaci: Datab.>zařízení. Pokud jsou uživatelé zadáni jak v docházkovém terminálu, tak i aplikace, pak musíte během synchronizace zkontrolovat umístění, ve kterém se nacházejí aktuálnější údaje a provést jejich synchronizacii požadovaným způsobem, viz také kapitola Nechcete-li synchronizovat všechny údaje nebo pokud má u různých dat probíhat synchroniz zace různým způsobem, můžete zvolit individuální ID uživatele a definovat tento směr nebo taková data ignorovat, přičemž tato data nebudou synchronizována. Pro tento účel klepněte na pole vedle Rozlišení a zobrazí se rozbalovací seznam (prázdný = bez synchronizace, DB/Device = databáze zařízení, Device/DB = zařízení databáze) Přenos dat pomocí USB disku Chcete-li přenést záznamové časy z docházkovéhoo terminálu do PC, uvedených pokynů. postupujte podle níže Přenos záznamového času na USB disk a) Docházkový terminál s LCD displejem Připojte USB disk k USB portu docházkového terminálu. Přihlaste se k docházkovému systému. Následně stlačte klávesu [Menu]. Pomocí kláves se šipkami vyberte USB FLASH (manažer USB jednotky) a stlačte [OK]. Pomocí kláves se šipkami vyberte STAHNI DOCHAZKU (manažer USB jednotky) a stlačte [OK]. Následně se zobrazí informace o kopírování dat. Pokud se objeví KOPIROVANA DATA OK, je přenos dat na USB disk dokončen. Uložený soubor se záznamovými časy bude pojmenován: 1_attlog.dat.

17 Opakujte proces, chcete-li také načíst data na USB disk zvolením STAHNI UZIVAT. (stažení uživatelských dat) a stlačte OK. Následně se zobrazí informace o kopírování dat. Pokud se objeví KOPIROVANA DATA OK, je přenos dat na USB disk dokončen. Uložený soubor s uživatelskými údaji bude pojmenován: 1_User.dat nebo User.dat. Vyjměte USB disk. Poznámka: V případě odchylek v uživatelském rozhraní docházkovéhoo terminálu si přečtěte příslušnou část v uživatelské příručce dodávané společně s docházkovým terminálem. b) Docházkový terminál s TFT displejem Připojte USB disk k USB portu docházkového terminálu. Přihlaste se k docházkovému systému. Následně stlačte klávesu [Menu]. Pomocí kláves se šipkami vyberte USB FLASH a stlačte [OK]. Pomocí kláves se šipkami vyberte STAHNOUT a stlačte [OK]. Pomocí kláves se šipkami vyberte STAHNOUT ZAZNAMY a stlačte [OK]. Následněě se zobrazí informace o kopírování dat. Pokud se objeví zpráva STAHOVANI DOKONCENO, stlačte [OK]. Přenos dat na USB disk je dokončen. Uložený soubor se záznamovými časy bude pojmenován: 1_attlog.dat. Mačkejte tlačítko [ESC], dokud nevystoupíte z nabídky. Vyjměte USB disk. c) Docházkový terminál s USB kabelem Připojte docházkový terminál k počítači prostřednictvím USB kabelu. Použijte v Zařízení pro vyhledání nových zařízení a potvrďte OK, jakmile bude docházkový terminál automaticky připojen k aplikaci nebo zadejte terminál ručně tak, jak je uvedeno výše. Proveďte synchronizaci uživatelských dat tak, jak je uvedeno v Záznamové časyy jsou převedeny do aplikace automatick ky. V případě modelu TA 655 jsou data načítána při nižší frekvenci, což znamená, že časový interval je delší než u řady TA- 800 nebo TA-9000 (u řady TA-800 a TA-900 trvá přenos dat maximálně jednu sekundu) Načítání záznamových časů na PC Chcete-li poprvé synchronizovat data s aplikací, musíte nejdříve vytvořit spojení s USB pamětí. Vyberte, poté přiřaďte název (např. USB). Pole s IP adresou musí být prázdné, červená pole jsou povinná pole. Stlačte Tento počítač. Pokud jste uložili komunikační klíč na docházkový terminál, zadejte jej do Komunikační klíč. Potvrďte pomocí OK (viz kapitola 8.2.1). Připojte USB paměť k USB portu počítače. Záznamové časy se načtou z USB paměti automaticky a následně budou v aplikaci zpracovány. Chcete-li aktualizovat uživatelské údaje, zvýrazněte řádekk s USB zařízením. Klepněte na a vyberte soubor 1_user.dat z USB paměti a klepněte na Otevřít. V okně synchronizace vyberte směr, kterým chcete provést synchronizaci. Máte-li aktuálnější údaje v docházkovém terminálu než v aplikaci, vyberte Zařízení>datab.. Pokud jsou údaje v aplikaci aktuálnější, vyberte Datab.>zařízení. Ve shrnutí každého uživatelského ID můžete vidět, zda uživatel existujee pouze v zařízení nebo pouze v aplikaci nebo zda je mezi aplikací a zařízením nějaký rozdíl. Můžetee vidět, které informace se z důvodu odlišného popisu odlišují. Nyní vyberte směr synchronizace.

18 Nechcete-li synchronizovat veškeré údaje nebo nemají-li být všechny údaje synchronizovány stejným směrem, můžete zvolit individuálně jakékoliv uživatelské ID a definovat směr nebo můžete vše ignorovat a synchronizace nebude provedena. Pro tento účel klepněte na pole vedle Rozlišení a zobrazí se rozbalovací seznam (prázdný = bez synchronizace, DB/Device = databáze zařízení, Device/DB = zařízení databáze). Příklad rozdílů: Na zařízení byl vytvořen uživatel s ID bez uvedení jména. Pokud provedete synchronizacii dat, zobrazí se následující zpráva: Zařízení pouze. Proveďte synchronizaci těchto dat zařízení/db a upravte uživatelské ID v Uživatel. Přidejte nové uživatelské jméno a proveďte jeho synchronizaci znovu pomocí docházkového terminálu. V průběhu synchronizace se zobrazí zpráva: Rozdílné!. A v popisu bude uvedeno Uživatelské jméno rozdílné. Nyní proveďte synchronizaci Datab.> >zařízení tak, aby byla uživatelská jména na docházkovém terminálu přepsána a aby bylo možné uživatele při dalším přihlášení rozpoznat. 8.3 Funkční kód Funkční kódy se používají k přidávání cílových popisůů záznamových časů uživatelů. Funkční kódy se používají pro shrnutí a vysvětlení (ručněě přidaných) absencí. Funkční kódy může přidávat do záznamových časů supervizor nebo správce. Poznámka: V případě řady TA-900 mohou uživatelé použít předem naprogramované systémové klíče pro zadání funkčních kódů přímo do docházkového terminálu při razítkování příchodu nebo odchodu. V případě řady TA-800 musí být funkční kód zadán přímo do zařízení (viz uživatelská příručka pro řadu TA-800). Funkční kódy můžete používat pro záznamové časyy zaměstnanců, jako například pro služební cesty, dovolené, návštěvy lékaře apod. Tyto informace se budouu zobrazovat v měsíčním výkazu Přidání funkčních kódů Vyberte, zadejte požadovaný funkční kód a stlačte OK. Červená pole jsou povinná pole Úprava funkčních kódů Zvýrazněte funkční kód, který chcete změnit, klepněte na potvrdíte stlačením OK. a proveďte změny. Záznam Vymazání funkčních kódů Zvýrazněte funkční kód, který chcete vymazat a klepněte na. Potvrďte stlačením OK. 9.0 INFORMACE 9.1 Nápověda Technická podpora a) Podpora na webových stránkách Safescan Naše servisní stránka na našich webových stránkách je k dispozici 24 hodin denně a je pravidelně aktualizována. Navštivte Zde naleznete odpovědi na vaše otázky a doporučovaná řešení formou odpovědí na často kladené otázky. b) Hotline podpora Náš tým technické podpory je připraven odpovědět na jakékoliv technické otázky pondělí do pátku v doběě od 9:00 do 17:00. Další informace na telefonicky od

19 9.2 Spolehlivost Aktualizace a modernizace Aktualizace a/nebo modernizace jsou vám k dispozici na Navštěvujte tyto stránky pravidelně, abyste měli trvale k dispozici nejnovější verzi softwaru SERVEROVÁ INSTALACE Další informace o serverové instalaci naleznete na našich webových stránkách nebo kontaktujte náš helpdesk ODINSTALACE SAFESCAN TIME ATTENDANCE 4 Chcete-li provést odinstalaci Safescan Time Attendance 4, postupujte následujícím způsobem: Start/Ovládací panely/software. Vyberte Safescan Time Attendance 4 a poté vyberte [Uninstall software].