Příručka. Safescan Workforce Planner Software

Transkript

1 Příručka Safescan Workforce Planner Software

2 Obsah 1.0 PŘEDMLUVA SHRNUTÍ PŘÍRUČKY Použití uživatelské příručky Požadavky systému Vysvětlení symbolů Nastavení lišty záhlaví INSTALACE Instalace programu Nastavení softwaru PRVNÍ KROKY STATUS Přítomnost/shrnutí v reálném čase Filtry Třídění Tisk Odeslání sestavy em Export přehledů jako CSV soubor Systémový protokol Filtry Třídění Tisk Odeslání sestavy em Export přehledů jako CSV soubor PŘEHLED Označení příchodu/odchodu zobrazení seznamu Úprava záznamového času Přidání záznamového času Změna záznamového času Vymazání položky záznamového času Vymazání záznamového času Vymazání více než jednoho záznamového času Filtry Třídění Export shrnutí ve formátu souboru CSV Odeslání sestavy em Tisk Den Vytvoření shrnutí Filtry Třídění Export shrnutí ve formátu souboru CSV Odeslání sestavy em Tisk Období Vytvoření shrnutí Filtry Třídění Export shrnutí ve formátu souboru CSV... 28

3 6.4.5 Odeslání sestavy em Tisk Výkazy / sestavy Měsíční výkaz / sestava Vytvoření a tisk měsíční sestavy Poznámka: Všechny sestavy je možné exportovat jako CSV soubor Týdenní výkaz / sestava Příprava a tisk týdenní sestavy Výkaz/sestava za období Příprava a tisk sestavy za období Pracovní nebo projektový kód Vyhodnocení podle oddělení nebo uživatele Vyhodnocení podle pracovního/projektového kódu Složené hledání se seskupením filtru (den/osoba/kód) Export shrnutí ve formátu souboru CSV Odeslání sestavy em Tisk Pořizování pracovních/projektových kódů na zařízení TA Pořizování pracovních/projektových kódů na zařízení TA Jak zaregistrovat pracovní/projektový kód na zařízení? Zobrazení tabulky záznamového času Kapitola sestav Formulář sestavy Filtry sestavy Libovolný filtr Filtr oddělení Filtr uživatelů Nastavení zobrazení tabulky Přidání záznamového času v tabulkovém zobrazení Přidání chybějících záznamových časů Úprava záznamových časů v tabulkovém zobrazení Vymazání záznamových časů v tabulkovém zobrazení Export Tisk ADMINISTRACE Oddělení/skupina Vytvoření oddělení/skupiny Změna oddělení/skupiny Vymazání oddělení/skupiny Uživatelé Vytvoření uživatelů v softwaru Otisk prstu Heslo Vytvoření uživatelů na docházkovém terminálu Úprava uživatelů Mazání uživatelů Informace o systémových údajích Osobní údaje Dovolená Uživatel roční pracovní doba Nastavení zobrazení Export přehledů jako CSV soubor Odeslání sestavy em Tisk Rozpis práce/týdenní pracovní harmonogram Vytvoření rozpisu práce Vytvoření pracovního rozvrhu pro flexibilní pracovní dobu (pouze přestávky) Automatický odpočet přestávky... 58

4 7.3.5 Úprava/změna pracovního rozpisu Vymazání pracovního rozpisu Export přehledů jako CSV soubor Odeslání sestavy em Tisk PLÁNOVÁNÍ Plánovací tabulka Vytvoření tabulkového zobrazení Plánovací skupina Plánovací období Typ plánování Filtr uživatelů Filtr oddělení Filtr ID uživatele Ikony Struktura plánovací tabulky Plánování zobrazení seznamu Plánování s časovými plány Vytvoření časových plánů Přidání časového plánu Přidání pracovních kódů Zaměstnanci s pracovním harmonogramem, dočasné přeplánování Zadávání a plánování pomocí časových plánů Plánování pro oddělení pomocí šablony časového plánu Plánování pomocí šablon časového plánu pro Vše Přidat plánování nebo časový plán Upravit, změnit nebo vymazat plánování Tisk plánovací tabulky PLÁNOVÁNÍ DOVOLENÉ Vytvoření šablon dovolených Časové plány dovolených pracovní harmonogramy Časový pán dovolené pro flexibilní časové plánování Plánování dovolené s časovými plány DOVOLENÁ NASTAVENÍ Obecně Nastavení jazyka Připojení databáze Zálohování Zařízení/docházkový terminál Datové spojení s TCP/IP Synchronizace uživatelských dat Přenos dat pomocí USB disku Načítání záznamových časů na PC Synchronizace uživatelských dat Import záznamů z TA-655 do počítače Pracovní kódy Přidání/vytvoření pracovního kódu Úprava pracovního kódu Vymazání pracovního kódu INFORMACE Nápověda Technická podpora Spolehlivost Aktualizace a modernizace SERVEROVÁ INSTALACE... 93

5 14 ODINSTALACE SAFESCAN TIME ATTENDANCE

6 1.0 PŘEDMLUVA Safescan Workforce Planner je software pro záznam a plánování času shromažďování, zpracování a plánování pracovní doby zaměstnanců. Naplánujte přítomnost zaměstnanců a jejich pracovní dobu přesně podle požadavků. Pomocí integrovaného nástroje kalendáře můžete plánovat směny, požadavky na přítomnost a nepřítomnost. Provozní plány, které byly dříve vytvářeny ručně na papíře, je možné jednoduše zadat, upravit a samozřejmě i vytisknout pomocí plánovacího rozhraní systému Safescan Workforce Planner. Díky flexibilní systémové architektuře je možné Safescan Workforce Planner použít pro malé až středně velké provozy v téměř jakémkoliv odvětví a splňuje požadavky na výkonný nástroj pro vyhodnocení času. Safescan Workforce Planner podporuje všechna docházková záznamová zařízení Safescan. Protože mají všechny druhy zařízení svoje vlastní specifikace, je možné, že zde popsané softwarové funkce nemusí být k dispozici u všech docházkových zařízení Safescan. Podrobnosti o funkcích je možné nalézt v informacích dodávaných s jednotlivými docházkovými zařízeními Safescan, avšak můžete kontaktovat také vašeho dodavatele. Tato příručka popisuje instalaci, funkčnost a použití softwarového balíčku Safescan Workforce Planner. Pokud používáte dřívější softwarové verze, popis jednotlivých funkcí se může lišit. K využívání softwaru se nevyžadují zvláštní znalosti počítačové technologie. Nicméně, obeznámenost s grafickým rozhraním Microsoft Windows je nezbytným předpokladem. Tyto pokyny nenahrazují potřebné pokyny a proškolení v oblasti využívání systému a je nutné je považovat jako referenční. Aplikace Safescan Workforce Planner byla navržena s maximální péčí a otestována tak, aby odpovídala nejnovějšímu vývoji v oblasti technologie. Máte-li jakékoliv návrhy na zlepšení programu nebo narazíte-li na jakékoliv chyby v softwaru nebo návodu k použití, neváhejte nás prosím informovat. Safescan Time Attendace 4 je docházkový software určený pro sběr a zpracování času docházky. Flexibilní systémová architektura znamená, že Time Attendance 4 je možné používat v malých, ale i středně velkých společnostech v téměř jakémkoliv průmyslovém odvětví k účinnému provádění vyhodnocení času. Safescan Time Attendance 4 podporuje veškeré docházkové terminály Safescan se širokou řadou funkcí. Z tohoto důvodu nemusejí všechny popsané funkce vždy fungovat u všech docházkových terminálů. Podrobnější informace jsou uvedeny v popisu funkce dodaného docházkového terminálu nebo kontaktujte vašeho dodavatele. Tato uživatelská příručka popisuje instalaci, funkci a použití softwarového balíčku u softwarového vydání 4.0 nebo vyšší. Používáte-li starší verze, jsou v popisu funkcí uvedeny podrobnosti o rozdílném chování funkcí. K použití této aplikace nejsou vyžadovány žádné speciální znalosti počítačové technologie. Nicméně musíte být seznámeni s grafickým uživatelským rozhraním Microsoft. Tato uživatelská příručka nahrazuje pokyny a školení k systému a slouží jako referenční příručka. Produkt Safescan Time Attendance 4 byl navržen a testován s velkou péčí a je v souladu s nejnovějšími technologiemi. Nicméně, protože se jedná o rozšiřující softwarový produkt, nemůžeme zaručit jeho absolutní bezchybnost a především

7 nemůžeme přijmout odpovědnost za následné škody. Informujte nás, chcete-li softwarový produkt dále vylepšit nebo pokud naleznete nějaké chyby jak v programu nebo v uživatelské příručce. 2.0 SHRNUTÍ PŘÍRUČKY Uživatelská příručka obsahuje přehled pro práci se Softwarem Safescan Workforce Planner a obsahuje popis často prováděných uživatelských operací. Vložené otisky obrazovek jsou spíše příklady a nikoliv specifikacemi. 2.1 Použití uživatelské příručky Tato uživatelská příručka obsahuje také popis použití myši. Klepnutím se vždy myslí stlačení levého tlačítka myši. Pokud jsou zvýrazněny nějaké řádky, má se za to, že bylo použito levé tlačítko myši ke klepnutí na položku. Další provozní kroky, jako například práce s pravým tlačítkem myši, jsou popsány samostatně. 2.2 Požadavky systému Chcete-li používat Safescan Time Attendance 4, musí váš počítač splňovat následující požadavky: procesor Pentium IV nebo lepší operační paměť minimálně 1024 MB USB a TCP/IP porty volné místo na disku minimálně 100 MB CD-ROM mechanika rozlišení minimálně 1024 x 768 (doporučeno 1280 x 1024) operační systém Windows XP nebo novější 2.3 Vysvětlení symbolů Časy v tabulce přehledu Modul pro plánování dovolené Zobrazit nebo odeslat sestavy em Filtr Stažení dat ze systému TA-655

8 Synchronizace uživatelských dat Tisknout přehled Export dat Odeslání náhledu em Přidat plán Editovat plán Smazat plán Aktualizace dat Přepnout zobrazení na seznam Přepnout zobrazení na tabulku Import státních svátků Otevřít a zavřít seznam šablon Otevřít a zavřít legendu plánování Tisk týdenního plánu Uložit

9 Zrušit Hledat nový hardware Nastavení času na zařízení Načtení USB Spojení ztraceno Spojení navázáno Zavřít aplikaci Pracovní plán zapnout/vypnout 2.4 Nastavení lišty záhlaví Pokud kliknete na lištu záhlaví pravým tlačítkem myši, zobrazí se seznam všech dostupných sloupečků v aktuálním zobrazení, které můžete zobrazit nebo skrýt. Aktivované sloupečky jsou označeny.

10 Veškeré přidané sloupce se připojí na konec lišty záhlaví. Sloupce je možné přesouvat uchopením a tažením myší na požadované místo. Nastavení systém přijme a uloží. To znamená, že si můžete nastavit vlastní pracovní prostředí. Poznámka: Uspořádání je přizpůsobeno podle vašeho pracovního prostředí a ostatním uživatelům se nebude zobrazovat.

11 3 INSTALACE 3.1 Instalace programu 1. Vložte instalační CD-ROM do mechaniky počítače. 2. Vyhledejte soubor [TimeAttendanceSetup] a spustí se instalace programu. 3. Přijměte licenční podmínky.

12 4. Určete cílovou složku instalace. Doporučená cílová složka je C:/Program Files/Safescan/TA4 a bude použita jako výchozí složka. Chcete-li provést instalaci do jiné cílové složky, vyberte [Browse] a vyhledejte požadovanou cestu. (Doporučujeme ponechat výchozí složku.) 5. Stlačte [Next] a pokračujte. Program bude nyní nainstalován.

13 6. Pomocí [Finish] potvrďte dokončení instalace. 3.2 Nastavení softwaru Klikněte na Start / Safescan Workplace Planner a aplikace se spustí. Zadejte vaši ovou adresu a licenční klíč, který jste obdrželi em. Při prvním použití softwaru nebo kdykoliv později, kdy není nastaven supervizor/ administrátor (v softwaru a/nebo na docházkovém zařízení), se zobrazí následující zpráva:

14 Jakmile bude supervizor nebo administrátor určen, budete se moci přihlásit uživatelským jménem a heslem. Zapomněli jste heslo? Na vyžádání vašeho uživatelského jména zadejte vaše ID uživatele a licenční kód jako heslo. (Licenční kód naleznete na obalu CD.) Stlačením OK zadání potvrdíte. 4 PRVNÍ KROKY 1. Vyberte požadovaný jazyk, viz kapitola Vytvořte oddělení, viz kapitola Vytvořte pracovní harmonogram, viz kapitola Vytvořte pracovní kódy, viz kapitola Přidejte do docházkového zařízení nebo do softwaru uživatele, viz kapitola Připojte docházkové zařízení k softwaru a proveďte synchronizaci dat s docházkovým zařízením, viz kapitola Zadejte hlavní údaje o zaměstnanci, viz kapitola Naplánujte si zaměstnance, viz kapitola 8 9. Začněte se zaznamenáváním doby odchodu a příchodu na docházkovém zařízení

15 5.0 STATUS 5.1 Přítomnost/shrnutí v reálném čase Shrnutí v reálném čase můžete používat k rychlé kontrole přítomnosti a nepřítomnosti zaměstnanců. Na první pohled vidíte, kdo se přihlásil nebo kdo se odhlásil a v kolik hodin nebo kdo využívá polední přestávku. Jednoduchými filtry si můžete okamžitě zobrazit na obrazovce požadované informace nebo si můžete tyto údaje vytisknout na tiskárnu Filtry (volný filtr, filtr podle oddělení nebo s možností výběru uživatele) Filtr přítomnosti: Z rozbalovací nabídky vyberte požadované nastavení: přítomen, nepřítomen, přestávka nebo vše. Volný filtr: Zadejte několik prvních písmen uživatele, kterého chcete vložit do volného filtru. Shrnutí zobrazí všechny uživatele se stejnými počátečními písmeny. Čím více písmen ze jména zadáte, tím užší bude výsledný výběr.

16 Filtr podle oddělení: Z rozbalovací nabídky vyberte požadované oddělení. Ve shrnutí, ale i ve filtru uživatelů, jsou zobrazeni všichni zaměstnanci zvoleného oddělení. Tyto výsledky můžete omezit pomocí uživatelského filtru. Filtr podle uživatele: Požadovaného uživatele vyberte z rozbalovací nabídky Třídění Třídění prostřednictvím nabídkové lišty: Použijte nabídkovou lištu k třídění dat v kterýkoliv okamžik poklepáním na požadované pole. Opakovaným poklepáním se údaje setřídí v opačném pořadí (A až Z nebo Z až A).

17 5.1.3 Tisk Klepnutím na ikonu tiskárny v reálném čase. můžete kdykoliv vytisknout shrnutí zobrazené Odeslání sestavy em Vámi vytvořený přehled můžete odeslat kdykoliv em. Když kliknete na, aktuální přehled se uloží jako PDF a tento soubor bude přiložen k u, jenž můžete následně upravit a odeslat Export přehledů jako CSV soubor Aktuální přehled můžete exportovat jako CSV soubor, který je možné následně dále zpracovat v Excelu nebo jiné aplikaci, jež dokáže soubory CSV načítat. Formát souboru CSV popisuje strukturu textového souboru, který může ukládat nebo vyměňovat data nebo seznamy s jednoduchou strukturou. Vyberte přehled, který chcete exportovat. Klikněte na ikonu Export CSV Pojmenujte exportovaný soubor a vyberte složku vytvořenou pro export CSV. Klikněte na Save. Klikněte na OK. Spustí se export dat do zvolené složky. 5.2 Systémový protokol Shrnutí systémového protokolu zobrazuje všechny události, úpravy nebo jiné manipulace s časovým docházkovým terminálem. Systémový protokol se používá k protokolování komunikační sekvence s docházkovým terminálem v chronologickém sledu. Při výskytu komunikačních problémů můžete využít popis chyby k eliminaci příčin těchto problémů Filtry (volný filtr, filtr podle oddělení nebo s možností výběru uživatele) Volný filtr: Zadejte několik prvních písmen uživatele, kterého chcete vložit do volného filtru. Shrnutí zobrazí všechny uživatele se stejnými počátečními písmeny. Čím více písmen ze jména zadáte, tím užší bude výsledný výběr.

18 Filtr podle oddělení: Z rozbalovací nabídky vyberte požadované oddělení. Ve shrnutí, ale i ve filtru uživatelů, jsou zobrazeni všichni zaměstnanci zvoleného oddělení. Tyto výsledky můžete omezit pomocí uživatelského filtru. Filtr podle uživatele: Požadovaného uživatele vyberte z rozbalovací nabídky Třídění Třídění prostřednictvím nabídkové lišty: Použijte nabídkovou lištu k třídění dat v kterýkoliv okamžik poklepáním na požadované pole. Opakovaným poklepáním se údaje setřídí v opačném pořadí (A až Z nebo Z až A) Tisk Klepnutím na ikonu tiskárny můžete vytisknout systémový protokol Odeslání sestavy em Vámi vytvořený přehled můžete odeslat kdykoliv em. Když kliknete na, aktuální přehled se uloží jako PDF a tento soubor bude přiložen k u, jenž můžete následně upravit a odeslat.

19 5.2.5 Export přehledů jako CSV soubor Aktuální přehled můžete exportovat jako CSV soubor, který je možné následně dále zpracovat v Excelu nebo jiné aplikaci, jež dokáže soubory CSV načítat. Formát souboru CSV popisuje strukturu textového souboru, který může ukládat nebo vyměňovat data nebo seznamy s jednoduchou strukturou. Vyberte přehled, který chcete exportovat. Klikněte na ikonu Export CSV Přejmenujte exportovaný soubor a vyberte složku vytvořenou pro export CSV. Klikněte na Save. Klikněte na OK. Spustí se export dat do zvolené složky. 6.0 PŘEHLED V nabídce Clock naleznete všechny záznamové časy, které byly zaznamenány docházkovým zařízením a přeneseny přímo přes TCP/IP nebo USB paměti do softwaru. Můžete zvolit zobrazení seznamu, jenž zobrazuje chronologický seznam všech záznamových časů, nebo zobrazení ve formě tabulky, která zobrazuje záznamové časy týkající se jednotlivých nastavení a plánování práce jednotlivých zaměstnanců. 6.1 Označení příchodu/odchodu zobrazení seznamu Nesprávné označení nebo promeškané záznamové časy mají oranžové pozadí (viz obrázek níže). Zkontrolujte, zda sekvence odpovídá (zapnutí/vypnutí nebo přítomen/přestávka/návrat/nepřítomen atd.). Zapomenuté časy zadejte podle postupu v kapitole Nastavte správný stav (např. ignorovat) u duplikovaných časů nebo nesprávných označení podle popisu uvedeného v kapitole Úprava záznamového času Záznamové časy je možné přidat nebo opravit jak v zobrazení, tak i tabulce záznamových časů. Zvolením tabulkového přehledu vyberete jednoduché nástroje ke korekci záznamového času nebo přidání zapomenutých záznamových časů jedním kliknutím. Viz kapitola 6.7 Zobrazení tabulky záznamového času.

20 6.2.1 Přidání záznamového času Vyberte požadovaného uživatele ve filtru uživatelů. Klikněte buď na tlačítkem myši. Add nebo zvolte Add clock time kliknutím pravým

21 Vyplňte červeně označená pole. Jedná se o povinná pole, která musí být vyplněna. V případě potřeby změňte čas a/nebo datum příchodu/odchodu. Do vstupního pole zadejte záznamový čas. Hodnota musí být zadána v souladu s místními nastaveními na vašem počítači (např.: 08:30 nebo v závislosti na místních nastaveních). Celé hodiny je možné zadat jako jednoduchý číselný kód (např. 8 = 8:00, 13 = 13:00). Vyberte příslušnou funkci pro přihlášení/odhlášení. Zvolte, zda je k softwaru připojeno několik docházkových zařízení. Pokud musíte zadat nepřítomnost, jako například dovolenou nebo návštěvu lékaře nebo přidělit zaměstnance k projektu, smlouvě apod., přidejte požadovaný pracovní kód k záznamovému času. (Viz dodatečný popis pracovních kódů vysvětlených v kapitole 11.20). Prosíme pozor, pokud používáte pracovní kódy, nejsou společně s nimi zaznamenávány přestávky a návraty. Pro účely výpočtu pracovního kódu to znamená konec pracovního kódu a v daný okamžik začíná normální pracovní doba nebo další projekt. Máte možnost pomocí poznámek přidat další informace, které budou zobrazeny v sestavách. Ukončete přidávání záznamového času kliknutím na OK, pokud chcete uložit změny nebo stlačte Cancel, chcete-li odvolat změny provedené záznamovém čase Změna záznamového času Chcete-li upravit záznamový čas vytvořený na docházkovém zařízení nebo ručně vytvořit záznam, klikněte přímo na záznamový čas, který chcete změnit. Pokud potřebujete pouze změnit stav záznamový čas, klikněte pravým tlačítkem myši na záznamový čas určený k opravě a zobrazí se možnosti. Můžete jednoduše kliknout na správný stav záznamového času bez nutnosti otevření okna k provádění úprav.

22 Opravte stav IN/OUT (příchod/odchod). K záznamovému času přidejte pracovní kód nebo poznámku. Poznámka: Čas není možné upravovat. V případě nesprávného označení nastavte stav na IGNORE a vytvořte nový záznam záznamového času se správným časem Vymazání položky záznamového času Vymazání záznamového času vytvořeného docházkovým systémem nebo ručně vytvořeného záznamového času není možné. Nesprávná označení musí být nastavena na IGNORE, aby se nepoužívala při výpočtech Vymazání záznamového času Vyberte požadovaný záznamový čas k vymazání a klikněte pravým tlačítkem myši. Nyní můžete záznamový čas nastavit na ignorovaný bez nutnosti otevření okna k provádění úprav Vymazání více než jednoho záznamového času V případě několika nesprávných označení je možné je zvolit přidržením klávesy CTRL a jednoduchým označením požadovaného záznamového času myší. Chcete-li ignorovat všechny záznamy, přidržte klávesu CTRL a současně klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte Switch to ignore.

23 Poznámka: Na ochranu zaměstnanců není možné časy zaregistrované na docházkovém zařízení opravit nebo vymazat. Chcete-li změnit čas, přidejte nový čas a nesprávné označení nastavte na IGNORE. Takové časové záznamy vytvořené na docházkovém systému se nebudou ve výpočtech využívat Filtry (volný filtr, filtr podle oddělení nebo s možností výběru uživatele) Volný filtr: Zadejte několik prvních písmen uživatele, kterého chcete vložit do volného filtru. Shrnutí zobrazí všechny uživatele se stejnými počátečními písmeny. Čím více písmen ze jména zadáte, tím užší bude výsledný výběr Třídění Třídění prostřednictvím nabídkové lišty: Použijte nabídkovou lištu k třídění dat v kterýkoliv okamžik poklepáním na požadované pole. Opakovaným poklepáním se údaje setřídí v opačném pořadí (A až Z nebo Z až A) Export shrnutí ve formátu souboru CSV Můžete provést export shrnutí pomocí ve formátu souborů CSV pro jejich následné zpracování, například pomocí aplikace Excel nebo jiného programu, který dokáže používat soubory CSV.

24 Formát souborů CSV popisuje strukturu textového souboru k uložení nebo pro snadnou výměnu strukturovaných dat nebo seznamů. Vyberte shrnutí, které chcete exportovat. Klepněte na ikonu exportu do CSV souboru. Pojmenujte soubor exportu a vyberte složku, kam se má provést export vytvořeného CSV souboru. Klepněte na Save. Klepněte na OK. Data jsou následně exportována do zvolené složky. Shrnutí můžete zpracovat jakýmkoliv programem, který je schopen zpracovávat CSV údaje, například Excel Odeslání sestavy em Vámi vytvořený přehled můžete odeslat kdykoliv em. Když kliknete na stávající přehled se uloží jako PDF, které můžete připojit jako přílohu a zaslat em Tisk Přehled si můžete kdykoliv vytisknout pomocí ikony. 6.3 Den Zobrazeny jsou veškeré záznamové časy aktuálního dne, které byly převedeny do aplikace z docházkového terminálu přímo prostřednictvím TCP/IP nebo USB paměti. Zobrazeny jsou také všechny důležité informace o aktivních uživatelích. Souhrn zobrazuje první a poslední záznamový čas, denní zůstatek, absence při přestávce a konkrétní pracovní harmonogram, jehož zobrazení můžete vypnout nebo zapnout pomocí /. Datum můžete kdykoliv upravit. Data jsou zobrazena chronologicky a je možné je filtrovat a/nebo třídit podle potřeb uživatele.

25 6.3.1 Vytvoření shrnutí Vyberte předem definovaná období nebo použijte funkci výběru dat ke zvolení vlastního datového rozpětí Filtry (volný filtr, filtr podle oddělení nebo s možností výběru uživatele) Volný filtr: Zadejte několik prvních písmen uživatele, kterého chcete vložit do volného filtru. Shrnutí zobrazí všechny uživatele se stejnými počátečními písmeny. Čím více písmen ze jména zadáte, tím užší bude výsledný výběr.

26 6.3.3 Třídění Třídění prostřednictvím nabídkové lišty: Použijte nabídkovou lištu k třídění dat v kterýkoliv okamžik poklepáním na požadované pole. Opakovaným poklepáním se údaje setřídí v opačném pořadí (A až Z nebo Z až A) Export shrnutí ve formátu souboru CSV Můžete provést export shrnutí pomocí ve formátu souborů CSV pro jejich následné zpracování, například pomocí aplikace Excel nebo jiného programu, který dokáže používat soubory CSV. Formát souborů CSV popisuje strukturu textového souboru k uložení nebo pro snadnou výměnu strukturovaných dat nebo seznamů. Vyberte shrnutí, které chcete exportovat. Klepněte na ikonu exportu do CSV souboru. Pojmenujte soubor exportu a vyberte složku, kam se má provést export vytvořeného CSV souboru. Klepněte na Save. Klepněte na OK. Data jsou následně exportována do zvolené složky Odeslání sestavy em Vámi vytvořený přehled můžete odeslat kdykoliv em. Když kliknete na stávající přehled se uloží jako PDF, které můžete připojit jako přílohu a zaslat em Tisk Přehled si můžete kdykoliv vytisknout pomocí ikony.

27 6.4 Období Ve shrnutí období jsou kompaktní formou a za zvolené období zobrazeny všechny záznamové časy aktivních uživatelů. Toto shrnutí zobrazuje celkové období, hodiny podle rozpisu a odpovídající zůstatek přesčasové práce, ale i každodenní zůstatek. Údaje jsou zobrazeny v pořadí podle čísla uživatele a je možné je filtrovat a/nebo třídit podle potřeb uživatele Vytvoření shrnutí Vyberte předem definovaná období nebo použijte funkci výběru dat ke zvolení vlastního datového rozpětí Filtry (volný filtr, filtr podle oddělení nebo s možností výběru uživatele) Volný filtr: Zadejte několik prvních písmen uživatele, kterého chcete vložit do volného filtru. Shrnutí zobrazí všechny uživatele se stejnými počátečními písmeny. Čím více písmen ze jména zadáte, tím užší bude výsledný výběr.

28 6.4.3 Třídění Třídění prostřednictvím nabídkové lišty: Použijte nabídkovou lištu k třídění dat v kterýkoliv okamžik poklepáním na požadované pole. Opakovaným poklepáním se údaje setřídí v opačném pořadí (A až Z nebo Z až A) Export shrnutí ve formátu souboru CSV Můžete provést export shrnutí pomocí ve formátu souborů CSV pro jejich následné zpracování, například pomocí aplikace Excel nebo jiného programu, který dokáže používat soubory CSV. Formát souborů CSV popisuje strukturu textového souboru k uložení nebo pro snadnou výměnu strukturovaných dat nebo seznamů. Vyberte shrnutí, které chcete exportovat. Klepněte na ikonu exportu do CSV souboru. Pojmenujte soubor exportu a vyberte složku, kam se má provést export vytvořeného CSV souboru. Klepněte na Save. Klepněte na OK. Data jsou následně exportována do zvolené složky Odeslání sestavy em Vámi vytvořený přehled můžete odeslat kdykoliv em. Když kliknete na stávající přehled se uloží jako PDF, které můžete připojit jako přílohu a zaslat em Tisk Přehled si můžete kdykoliv vytisknout pomocí ikony.

29 6.5 Výkazy / sestavy Aby analýzy na konci měsíce vykazovaly správné výsledky, zkontrolujte záznamové časy zaznamenané uživateli ve sloupci clock times, zda se zde nevyskytují zapomenuté nebo nesprávné záznamy a doplňte/opravte je (viz kapitola 6.2). Máte možnost přidělit pracovní kód záznamového času. Safescan Workforce Planner je systém, který počítá okamžitě. Všechny korekce budou automaticky provedeny po jejich zadání tak, aby byl systém vždy plně aktualizován. Pro vytvoření výkazů na konci měsíce není potřeba provádět žádné dodatečné výpočty. Veškeré informace zadané do Safescan Workforce Planner jsou zohledněny v sestavách. Sestavy zobrazují aktuální stav přesčasů, naběhlé zůstatky a čas dovolené za aktuální rok, spotřebovaný nárok na dovolenou a zbývající nárok na dovolenou až do konce roku, přičemž vše je uvedeno v hodinách. Po instalaci nabízí Safescan Workforce Planner různé předem definované sestavy, které jsou vhodné pro většinu standardních analýz. V aplikaci Safescan Workforce Planner jsou k dispozici následující předdefinované sestavy: - Měsíční sestava - Týdenní sestava - Sestava období - Sestava pracovního kódu Měsíční výkaz / sestava Měsíční sestava zahrnuje všechny harmonogramy, stavy a události za zvolené časové období. V případě harmonogramů s pracovním kódem jsou záznamy označeny poznámkou/pracovním kódem Vytvoření a tisk měsíční sestavy Vyberte položku nabídky Reports. Vyberte požadované časové období (aktuální měsíc, minulý měsíc apod.) z rozbalovací nabídky; standardně se zobrazí aktuální měsíc. V přehledu jsou k dispozici měsíční výkazy pro všechny uživatele, vyberte možné všechny sestavy vytisknout. a bude

30 Vyberte oddělení pomocí filtru oddělení a zobrazí se měsíční sestavy pro toto oddělení. Vyberte požadovaného uživatele pomocí uživatelského filtru a zobrazí se měsíční sestava pro daného uživatele. Poznámka: Všechny sestavy je možné exportovat jako CSV soubor Týdenní výkaz / sestava Týdenní sestava je analogická k měsíční sestavě. Vyberte week z rozbalovací nabídky a postupujte stejně jako v případě měsíční sestavy. Zobrazí se podobný přehled, který si budete moci také vytisknout. Týdenní sestava zobrazuje všechny důležité informace za zvolené časové období a uživatele v kompaktní formě. Sestava zobrazuje první a poslední označení, záznamový čas, cílový čas a denní zůstatek. Dále je zobrazen celkový zůstatek za zvolené datum a veškeré důvody nepřítomnosti. Veškeré údaje za zvolené uživatele jsou shrnuty v dolní části seznamu.

31 6.5.4 Příprava a tisk týdenní sestavy Vyberte položku nabídky Reports. Vyberte požadované časové období (aktuální měsíc, minulý měsíc apod.) z rozbalovací nabídky; standardně se zobrazí aktuální týden. V přehledu jsou k dispozici týdenní výkazy pro všechny uživatele, vyberte tisk a bude možné všechny sestavy vytisknout. Vyberte oddělení pomocí filtru oddělení a zobrazí se týdenní sestavy pro toto oddělení. Vyberte požadovaného uživatele pomocí uživatelského filtru a zobrazí se týdenní sestava pro daného uživatele. Poznámka: Všechny sestavy je možné exportovat jako CSV soubor Výkaz/sestava za období Sestava za období je svojí konfigurací podobná týdenní a měsíční sestavě. Hodnoty za zvolené časové období jsou shrnuty. V této sestavě jsou zobrazeny celkové součty za skutečné hodiny, cílové hodiny a denní zůstatky. V jednom sloupci můžete

32 také vidět kumulativní celkový zůstatek na konci zvoleného časového období. V dolní části seznamu jsou shrnuty veškeré údaje za zvoleného zaměstnance Příprava a tisk sestavy za období Vyberte položku nabídky Reports. Z rozbalovací nabídky vyberte Select a pomocí konfigurátoru data zadejte požadované datum od datum do; standardně se zobrazí aktuální měsíc. V přehledu jsou k dispozici výkazy za období pro všechny uživatele, vyberte tisk a bude možné všechny sestavy vytisknout. Vyberte oddělení pomocí filtru oddělení a zobrazí se sestavy za období pro toto oddělení. Vyberte požadovaného uživatele pomocí uživatelského filtru a zobrazí se sestava za období pro daného uživatele. Poznámka: Všechny sestavy je možné exportovat jako CSV soubor.

33 6.6 Pracovní nebo projektový kód Software vypočítává a vyhodnocuje v zařízení zaregistrované pracovní nebo projektové kódy. (Tato funkce není k dispozici u TA655.) Pro účely výpočtu nebo vyhodnocení pracovního nebo projektového kódu vyberte v nabídce Reports tlačítko Work Code a nastavte oblast sestavy podle vašich potřeb Vyhodnocení podle oddělení nebo uživatele Chcete-li vidět, kolik času jste strávili na jednotlivých projektech za oddělení nebo uživatele, použijte filtr Department a/nebo User. Zobrazí se přehled všech činností, které byly s daným kódem zaznamenány.

34 6.6.2 Vyhodnocení podle pracovního/projektového kódu Pokud potřebujete provést vyhodnocení podle pracovního/projektového kódu, zvolte filtr pracovního kódu a následně zadejte požadovaný kód. Zobrazí se přehled všech uživatelů s daty, kdy na tomto projektu pracovali Složené hledání se seskupením filtru (den/osoba/kód) Pokud zvolíte Day, zobrazí se součet projektových hodin za den. Pokud zvolíte Person, zobrazí se součet projektových hodin za uživatele. Pokud zvolíte Work-code, zobrazí se součet hodin za zvolený projekt.

35 Chcete-li si zobrazit přehled všech hodin za projekt, vyberte ve filtru Work code možnost All a ve filtru Grouping vyberte Work code Export shrnutí ve formátu souboru CSV Můžete provést export shrnutí pomocí ve formátu souborů CSV pro jejich následné zpracování, například pomocí aplikace Excel nebo jiného programu, který dokáže používat soubory CSV. Formát souborů CSV popisuje strukturu textového souboru k uložení nebo pro snadnou výměnu strukturovaných dat nebo seznamů. Vyberte shrnutí, které chcete exportovat. Klepněte na ikonu exportu do CSV souboru. Pojmenujte soubor exportu a vyberte složku, kam se má provést export vytvořeného CSV souboru. Klepněte na Save. Klepněte na OK. Data jsou následně exportována do zvolené složky Odeslání sestavy em Vámi vytvořený přehled můžete odeslat kdykoliv em. Když kliknete na stávající přehled se uloží jako PDF, které můžete připojit jako přílohu a zaslat em Tisk Vybraný přehled pomocí ikony export do CSV-formátu a editován například v Excelu, nebo si jej můžete vytisknout pomocí ikony Pořizování pracovních/projektových kódů na zařízení TA-800 Registraci pracovních/projektových kódů do zařízení podle zaměstnanců je možné provádět dvěma způsoby. Je možné zadat kód před ověřováním nebo zadat kód po ověřování u zařízení. Na zařízení aktivujte funkci Work code.

36 Na zařízeních řady TA-800 postupujte následovně: Stlačte tlačítko nabídky a přihlaste se k zařízení jako supervizor. Poté zvolte Options / System opt. / Advanced opt. Posuňte se dolů pomocí tlačítka F2 k volbě Work code (výchozí je NO) a potvrďte stlačením OK. K dispozici bude následující výběr: No = pracovní/projektový kód nebyl povolen Mode 1 = zadávání kódu po ověření na zařízení Mode 2 = zadávání kód před ověřením na zařízení V případě řady TA-800 je možné zadávat pouze číselné kódy. Doporučujeme umístit přehled kódů vedle zařízení Pořizování pracovních/projektových kódů na zařízení TA-900 V případě řady TA-900 můžete definovat na zařízení pracovní/projektový kód. Nabídka Uživatel Projekt Přidat Vytvořit Poznámka: Pracovní nebo projektové kódy musí souhlasit s kódy definovanými v softwaru! Jak zaregistrovat pracovní/projektový kód na zařízení? V závislosti na nastaveném režimu budou uživatelé požádáni o zadání pracovního/ projektového kódu před ověřením na zařízení nebo až poté. Zadání kódu je možné ignorovat, pokud zaměstnanec na žádném konkrétním projektu nepracuje. Pracovní/projektové kódy musí být zaznamenány pouze během příchodu neb odchodu a nikoliv během přestávek.

37 V případě, že osoba pracuje během dne na několika různých projektech, musí při změně pracovního kódu zvolit možnost arrival. Na konci pracovního dne nebo při dokončení projektu a přechodu na normální pracovní dobu je nutné dokončit označení časem odchodu. Například: 8:00 11:00 Projekt Londýn (kód 100) 10:00 10:15 Přestávka 11:00 17:15 Projekt Paříž (kód 110) Zaměstnanec musí provést registraci časů následovně: 8:00 Příchod/kód :00 Přestávka 10:15 Návrat z přestávky 11:00 Příchod/kód :15 Odchod/kód 110 Výpočet projektu: Projekt Londýn 2 hodiny a 45 minut, přestávka 15 minut, projekt Paříž 5 hodin a 15 minut (pracovní harmonogram 1 = hodinová přestávka) = 8 hodin Přehled měsíční sestavy: Pokud se zaměstnanec zapomene odhlásit na konci pracovního dne, systém automaticky zaregistruje normální konečný čas podle pracovního harmonogramu zaměstnance. Nemá-li zaměstnanec nastaven pracovní harmonogram, bude nutné, aby jej administrátor přidal do softwaru ručně.

38 Například: Zaměstnanec musí odejít v 16:00 k lékaři (kód 6) a během dne pracoval na projektu Londýn (kód 100). Po návštěvě lékaře se již do práce nevrátí. Zaměstnanec provede registraci následovně: 8:00 Příchod/kód :00 Příchod/kód 6 Výpočet projektu: Projekt Londýn = 7 hodin, návštěva u lékaře 1 hodina, celkem hodin práce za den 8. Celková pracovní doba za den 8:00 17:00 = 9 hodin mínus přestávka v pracovním harmonogramu 1 hodina = 8 hodin. 6.7 Zobrazení tabulky záznamového času Tabulka záznamového času zobrazuje záznamový čas pro všechny zaměstnance v aktuálním měsíci (výchozí nastavení), pro všechny přiřazené pracovní harmonogramy nebo směnové harmonogramy a všechny události. Filtrovat výsledky můžete pomocí nesprávných označení a opravujte tato označení přímo v mřížce nebo se podívejte, který zaměstnanec ve které dny nesplnil pracovní harmonogram (svátek, včas, pozdní příchod) a kteří zaměstnanci jsou na dovolené nebo zaneprázdněni jakým projektem. Změny, opravy nebo doplnění zapomenutých označení jsou v zobrazení tabulky záznamového času hračkou. Například, zaměstnanec zapomněl na docházkovém zařízení označit příchod nebo odchod nebo musíte později přidat dovolenou nebo nemoc; to vše je možné provést jedním kliknutím myši.

39 6.7.1 Kapitola sestav Ve filtru sestavy Chapter vyberte požadované časové období, za které má být přehled zobrazen, např. měsíc, týden apod Formulář sestavy Day = např Weeks = dny v týdnu jsou vidět v liště záhlaví, týdnech kalendáře v poli uživatele a v datu v buňce Months = zobrazuje všechny aktuální měsíce, ve kterých je stanovené časové období viditelné v sestavě Chapter. Dny jsou vidět v liště záhlaví, měsíce v uživatelském polic a datum v buňce.

40 Month - week = v tomto zobrazení je zobrazen aktuální měsíc stejným způsobem jako měsíc níže a obsahuje rovněž v liště nástrojů dny v týdnu Filtry sestavy Everything (Vše) = toto zobrazení zobrazí všechny zaměstnance, kteří jsou zaregistrováni v systému (dokonce i zaměstnance bez zaregistrovaných záznamových časů).

41 Only present (Pouze přítomní) = toto zobrazení zobrazí pouze aktivní zaměstnance se zaregistrovanými záznamovými časy za zvolené časové období. Only warnings = v tomto zobrazení jsou zobrazeni pouze zaměstnanci s nesprávnými označeními za zvolené časové období Libovolný filtr Do libovolného filtru zadejte první písmeno požadovaného uživatele. V zobrazení budou zobrazeni všichni uživatelé začínající stejným písmenem. Čím víc detailů u jména zadáte, tím přesnější budou výsledky.

42 6.7.5 Filtr oddělení Z rozbalovacího seznamu vyberte požadované oddělení. V tomto zobrazení jsou zobrazeni všichni zaměstnanci oddělení a filtr uživatelů. Výsledky můžete také zúžit pomocí filtru uživatelů Filtr uživatelů Z rozbalovacího seznamu vyberte požadovaného uživatele. Toto zobrazení můžete nastavit individuálně pomocí funkcí filtru. Při uzavření aplikace se nastavení uloží Nastavení zobrazení tabulky Při výběru tohoto zobrazení vyberte den, včerejšek, tento týden, minulý týden, tento měsíc, minulý měsíc, tento rok, loňský rok nebo zvolte požadované časové období.

43 V kombinaci s formulářem sestavy: den týdne, měsíc nebo měsíc týden. A filtr sestavy: vše, pouze aktuální nebo pouze chyby a také filtr oddělení nebo filtr uživatele, můžete individuálně přizpůsobit zobrazení tabulky. Výchozí nastavení je aktuální měsíc a druh sestavy je Měsíc se zobrazením Všechny události, Všechna oddělení a Všichni zaměstnanci. Změnu můžete provést kdykoliv. Poznámka: Uspořádání je upraveno pouze pro vás a zobrazovat se bude pouze ve vašem pracovním prostředí. Příklad: Kapitola sestavy: tento měsíc sestava od: měsíc týden filtr sestavy vše

44 Tato nastavení zobrazují u všech zaměstnanců aktuální měsíc. Všichni uživatelé jsou uvedeni svými uživatelskými ID na levé straně tabulky současně s názvem aktuálního měsíce. V lište záhlaví můžete vidět jednotlivé dny v týdnu od pondělí do neděle a datum v buňkách. V tabulce se zobrazuje přehled zaměstnancem odpracovaných hodin. Pokud zaměstnancům přidělíte pracovní harmonogram nebo směnový harmonogram, zobrazí se tato skutečnost modře, pokud nejsou pro daný den stanoveny žádné další hodiny k odpracování. 1 Splnění pracovního harmonogramu nebo směnového harmonogramu 2 Splnění pracovního harmonogramu nebo směnového harmonogramu s pracovním kódem 3 Naplánovaná směna bez pevného plánovače práce 4 Dovolená Nicméně, pokud pracovní harmonogram/směnový harmonogram je v souladu s naplánovaným časem, je zobrazen zeleně. Pokud se aktuální pracovní doba odlišuje od pracovního harmonogramu nebo směnového harmonogramu, zobrazí se s modrým pozadím. (Při plánování směny se zobrazí barva plánu.) Plánováno Odpracováno Projektový nebo pracovní kód: Pokud jsou například pracovním kódem označeny návštěvy lékaře, dovolená nebo projektová práce, zobrazí se v tabulce s odpovídající barvou pracovního kódu. Další informace jsou k dispozici při přesunutí kurzoru přes záznamový čas. Nápověda k nástroji: Veškeré informace o určitém dni jsou zobrazeny v informačním okně, pokud přesunete kurzor přes odpovídající záznam. Pokud se díváte na den v budoucnu, například na den v pracovním/směnovém harmonogramu, uvidíte nastavené přestávky. U dne s návštěvami budou zobrazeny pracovní/směnový harmonogram, ale i aktuální přítomnost a v případě potřeby i pracovní kódy. To znamená, že pro daný den budete mít k dispozici všechny informace.

45 Chybové zprávy se zobrazují v políčku s vykřičníkem, který označuje nepřítomnost záznamového času nebo nesprávné označení. Klikněte pravým tlačítkem myši na den označený error a zkontrolujte, zda je chyba způsobena nesprávným postupem nebo zda nedošlo k opomenutí záznamového času. Můžete provést okamžité změny upravením nebo přidáním záznamového času. Při přidání se použije datum ze zvolené buňky. Systém je navržen tak, aby při vytvoření pracovního harmonogramu došlo k přijetí pracovního harmonogramu jako dočasného přidání rezervace záznamového času, aby byl výpočet měsíční sestavy úplný. V měsíční sestavě jsou tyto formuláře záznamových časů označeny jako opravené systémem. Za účelem udržování úplné a bezchybné databáze se doporučuje opravovat tyto chybové zprávy ručně. Příklad 1: V tomto příkladu se zapomněl zaměstnanec odhlásit na docházkovém zařízení. Protože je pro zaměstnance nastaven pracovní harmonogram, systém vypočítává pracovní dobu až do doby ukončení obsažené v pracovním harmonogramu a proto tedy signalizuje, že den byl odpracován, avšak obsahuje výstražné oznámení. Výpočty v měsíční sestavě budou správně signalizovány a v den, kdy chybí záznamový čas, bude zobrazena poznámka o tom, že k této úpravě došlo systémem. Opravte tato označení přidáním záznamového času, pokud znáte přesný čas přidání nebo přijměte pracovní harmonogram s kopírovat harmonogram do záznamů účastníka.

46 Příklad 2: U tohoto příkladu se nepostupovalo správně a záznamový čas byl zadán do jednoho řádku dvakrát. Proveďte opravu přímo v buňce kliknutím pravým tlačítkem myši na záznam určený k opravě a změňte stav na nepřítomen nebo ignorovat. Jakmile je chyba odstraněna, záznamový čas se zobrazí normálně nebo pokud nastavíte filtr sestavy tak, aby se zobrazovaly pouze chyby, nebude chyba zobrazena. Pokud nastavíte filtr sestavy na Only Errors, budou v přehledu zobrazeni pouze zaměstnanci, u kterých byly nalezeny chyby v protokolu přítomnosti za zvolené časové období. Jakmile budou tyto chyby opraveny, nebudou se v přehledu nadále označení a zaměstnanci zobrazovat. Poznámka: Pokud máte prázdnou obrazovku, zkontrolujte nastavení filtru sestavy. Pokud je nastaven na Only Errors, neexistují za zvolené časové období žádná zadání s chybami. Změňte nastavení filtru na All Přidání záznamového času v tabulkovém zobrazení Chcete-li přidat záznamy v tabulkovém zobrazení, postupujte následovně: Klikněte pravým tlačítkem myši v poli, do kterého chcete přidat záznam a zvolte Add New (Přidat nový).

47 Na vstupní obrazovce jsou již přednastavena všechna data, takže musíte pouze zadat čas a stav In/Out (příchod/odchod) a volitelně můžete přidat pracovní kód. Samozřejmě, že můžete všechna nastavení upravit. Nakonec potvrďte záznamový čas stlačením OK a proces bude dokončen. Označení je přijato Přidání chybějících záznamových časů Pokud musíte přidat záznamový čas zpětně za zaměstnance za několik posledních dnů nebo týdnů, například z důvodu nemoci nebo dovolené nebo neprovádění označování na docházkovém zařízení z důvodu ztráty ID karty, můžete tak udělat jedním kliknutím myši. Vyberte časové období, za které chcete přidat záznamové časy. a klikněte pravým tlačítkem myši na zvolené časové období, vyberte Copy schedule to attendant records, vyberte požadovaný pracovní kód, je-li třeba a potvrďte kliknutím na OK.

48 Pracovní nebo směnový harmonogram se nyní zkopíruje a použije k označení přítomnosti nebo nemoci apod. To znamená, že nemusíte upravovat záznamové časy jednotlivě Úprava záznamových časů v tabulkovém zobrazení Chcete-li upravit nebo změnit stávající záznamový čas, postupujte následovně: Vyberte buňku, ve které chcete upravit nebo změnit záznamový čas a klikněte pravým tlačítkem myši. Vyberte záznamový čas, který chcete upravit nebo změnit. Dokončete změny na obrazovce a dokončete proces stlačením OK. Změny nyní proběhnou Vymazání záznamových časů v tabulkovém zobrazení Záznam není možné vymazat. V případě dvojitého zadání nebo nesprávného označení, které nemůžete opravit, nastavte stav tohoto záznamu na ignorovat a vytvořte nové správné označení. Poznámka: Na ochranu zaměstnanců není možné časy zaregistrované na docházkovém zařízení opravit nebo vymazat. Chcete-li změnit čas, přidejte nový čas a nesprávné označení nastavte na IGNORE. Takové časové záznamy vytvořené na docházkovém systému se nebudou ve výpočtech využívat Export Toto zobrazení není možné exportovat Toto zobrazení není možné odeslat em Tisk Toto zobrazení není možné tisknout.

49 7 ADMINISTRACE 7.1 Oddělení/skupina Oddělení a skupiny se v Safescan Time Attendance 4 používají jako výběrová a třídicí kritéria. Používají se ke správě uživatelů, ale i oddělení/skupin, do kterých jsou tito uživatelé přiřazeni. Tato kritéria mohou být použita k výběru uživatelů a oddělení/skupin v ostatních částech programu Vytvoření oddělení/skupiny Chcete-li vytvořit nové oddělení nebo skupinu, vyberte a zadejte název a popis oddělení nebo skupiny. Červená pole jsou povinná a musí být vyplněna. Stlačením OK potvrdíte zadání Změna oddělení/skupiny Zvýrazněte požadované oddělení a vyberte Stlačením OK změny uložíte., abyste mohli provádět změny Vymazání oddělení/skupiny Zvýrazněte požadované oddělení a klepněte na. Poznámka: Oddělení je možné smazat pouze tehdy, pokud k němu nejsou přiřazeni žádní uživatelé.

50 7.2 Uživatelé Správa, úprava nebo vytváření uživatelů nebylo nikdy jednodušší. Vytvořit uživatele můžete přímo v aplikaci a pomocí docházkového terminálu můžete provést synchronizaci. Přenesena budou všechna data. Již není potřeba přistupovat k jednotlivým terminálům a zadávat každého nového uživatele (s výjimkou otisku prstů). Údaje o uživatelích obsahují veškeré osobní informace vyžadované docházkovými daty, pro zpracování a analýzu. Uživatelské jméno, osobní číslo a číslo uživatele, ale i model přiřazení pracovní doby to vše je uvedeno na této obrazovce. Dialogové okno je rozděleno do dvou částí, ke kterým můžete přistupovat klepnutím na příslušnou záložku: Systémové údaje Osobní údaje Dovolená Roční fond pracovní doby Údaje je možné kdykoliv změnit. Poté, co zaměstnanec odejde ze společnosti, můžete data vymazat nebo je deaktivovat Vytvoření uživatelů v softwaru Poznámka: Vybrané uživatelské ID nelze později změnit. Před registrací nového uživatele v aplikaci je nutné provést synchronizaci aplikace s docházkovým terminálem a zajistit tak konzistenci dat mezi aplikací a terminálem. Když klepnete na, zobrazí se návrh dalšího nepřiřazeného ID a oddělení/skupiny. Navržené údaje můžete přijmout nebo je můžete změnit. Uživatelské ID se musí pohybovat v rozsahu od 1 do Červená pole jsou povinná.

51 Klepnutím na OK uložíte záznam. Následně máte možnost vyplnit informace o uživateli, určit jeho privilegia (uživatel, správce apod.), nastavit status na aktivní a za předpokladu, že je váš docházkový terminál vybaven čtečkou RFID, můžete uložit i číslo RFID karty. Následně veškeré záznamy uložte klepnutím na. Prosíme pozor: Níže uvedené informace jsou synchronizovány se systémem docházkového terminálu: Uživatelské ID Uživatelské jméno Privilegia Status Číslo RFID Heslo Jakmile dokončíte zadávání veškerých záznamů a změn, proveďte synchronizaci aplikaci s docházkovým terminálem. Nově vytvoření uživatelé se nyní budou moci přihlásit a odhlásit z docházkového terminálu pomocí zaregistrované RFID karty nebo uživatelského ID a hesla, které jsou přidělovány automaticky aplikací (viz část 7.2.2) Otisk prstu Máte-li k dispozici docházkový terminál, který podporuje otisky prstů, uživatel se může přihlásit a odhlásit z docházkového terminálu pomocí uživatelského ID a hesla, která jsou přidělována automaticky aplikací (další informace viz Heslo). Otisk prstu uživatele uložíte později podle pokynů zobrazených na docházkovém terminálu pro registraci nových uživatelů Heslo Uživateli můžete kdykoliv přidělit heslo nebo změnit stávající heslo v aplikaci.

52 Vyberte uživatele, jehož heslo chcete změnit nebo jemuž chcete heslo přidělit. Klepněte na změnu hesla. Zadejte nové heslo a zadání potvrďte klepnutím na OK. Následně uložte zadání klepnutím na na obrazovce uživatele. Při následné synchronizaci s docházkovým terminálem bude uživatel schopen přihlásit se k zařízení pomocí uživatelského ID a nového hesla Vytvoření uživatelů na docházkovém terminálu Poznámka: Vybrané uživatelské ID nelze později změnit. Před registrací nového uživatele v aplikaci je nutné provést synchronizaci aplikace s docházkovým terminálem a zajistit tak konzistenci dat mezi aplikací a terminálem. Při registraci nových uživatelů postupujte podle pokynů na docházkovém terminálu. Znovu proveďte synchronizaci aplikace pomocí docházkového terminálu. Doplňte uživatelské informace a proveďte synchronizaci zadaných informací s docházkovým terminálem Úprava uživatelů Uživatelské údaje je možné kdykoliv upravit. Poklepejte na uživatele, u kterého chcete provést změny. Otevře se dialogové okno s možností editace polí. Doplňte nebo změňte požadované uživatelské informace a uložte je klepnutím na. Po každé změně informací jednoho nebo více uživatelů proveďte synchronizaci aplikace s docházkovým terminálem tak, aby byla zajištěna datová konzistence Mazání uživatelů Chcete-li smazat uživatele, zvýrazněte jej v seznamu a klepněte na nebo Poklepejte na uživatele a nastavte jej v poli status na Inactive (neaktivní) nebo Delete (smazat). (Při nastavení Inactive nedojde k vymazání ID uživatele a údaje o uživateli se již dále nebudou zpracovávat a nebudou zobrazena v žádném shrnutí. V případě Delete dojde také při další synchronizaci s docházkovým terminálem k jeho vymazání i z terminálu.)

53 7.2.7 Informace o systémových údajích User name (uživatelské jméno): Zadejte jméno uživatele. User ID (uživatelské ID): Zadejte číslo ID karty zaměstnance. Toto číslo může mít až devět číslic. ID uživatele musí být identické s ID uživatele na docházkovém terminálu. RFID No.: Zadejte ID číslo transpondéru, které bylo uživateli přiděleno. Vyplnění tohoto pole není povinné. Existuje několik způsobů přenosu ID transpondéru do hlavních údajů o zaměstnanci. Číslo RFID je zadáno do pole System data. Po synchronizaci s docházkovým terminálem jsou veškeré uživatelské údaje pro danou funkci, včetně ID transpondéru, odeslány do docházkového terminálu. Číslo RFID je zadáno při nastavení uživatele do docházkového terminálu a je odesláno během synchronizace do aplikace. Následně jsou údaje o uživateli přeneseny do systému. User privileges (Oprávnění uživatele): Použijte status uživatele k regulaci oprávnění, která má uživatel u docházkového terminálu a v aplikaci: User (Uživatel): standardní uživatel, který může na docházkovém terminálu používat pouze běžně dostupné funkce. Uživatelé vidí pouze svoje vlastní záznamy a nemohou provádět jakékoliv změny. Enroller (Zapisovatel): Zaměstnanec s oprávněním přihlásit ostatní uživatele do docházkového terminálu. Tito zaměstnanci vidí pouze svoje vlastní záznamy a nemohou provádět jakékoliv změny. Administrator: Zaměstnanec, který má práva správce a přístupu ke všem funkcím. Může provádět změny v aplikaci. Supervisor: Zaměstnanci se všemi právy na terminálu a v aplikaci. Int. phone: Zde můžete uložit interní telefonní linku zaměstnance, chcete-li. Duty roster: Vyberte rozpis práce z rozbalovacího seznamu, ke kterému má být uživatel přiřazen. Changing your password (Změna hesla): Zde je možné přidělit heslo. Pokud vytváříte uživatele prostřednictvím aplikace, pak aplikace automaticky přiděluje heslo odpovídající uživatelskému ID. Například, pokud je ID uživatele 22, pak heslo je 22. Uživatel může používat toto heslo/pin k přihlášení se k docházkovému terminálu. Add image: Možnost přidat fotografii uživatele. Delete image: Možnost odstranění fotografie uživatele Osobní údaje V záložce Personal information (Osobní informace) můžete zadat další informace o jednotlivých zaměstnancích společnosti. S výjimkou osobního čísla nemají tyto informace význam pro skutečné časové údaje a docházku.

54 Name and address (Jméno a adresa): Zde můžete uložit osobní údaje zaměstnance, jako například soukromá adresa, telefonní číslo apod. Tato pole nejsou povinná a je možné je ponechat nevyplněná. Personal No (Osobní číslo).: Zadejte osobní číslo zaměstnance. Může mít až devět číslic. Toto osobní číslo se zobrazuje v měsíčním výkazu. Poznámka: Datum narození, datum nástupu a datum ukončení pracovního poměru zadávejte ve formátu dd.mm.yyyy Dovolená K výpočtu dovolené v reportech budete potřebovat pár základních informací. Ty jsou zadány na vstupní obrazovce. Když jsou všechna data kompletní, globální přehled zobrazí aktuálně probíhající dovolené a plánované dovolené (pokud jsou nějaké naplánovány). Poznámka: Dovolená musí být vyplňována v hodinách! Vkládejte data dle následujícího příkladu: Převod dnů na hodiny např. 4 dny x 8 h = 32 hodin s využitím počtu denně odpracovaných hodin. V poli Korekce můžete zpětně přidat nebo odebrat dny (v hodinách) pro doplnění např. dovolené čerpané v minulém roce.

55 Například zaměstnanec během minulého roku čerpal dovolenou, která nebyla zapsána do systému. Nyní zadejte aktuální bilanci dovolené zaměstnance (v hodinách). Pokud bude mít zaměstnanec v průběhu roku nárok na další dovolenou, např. vlastní svatba, mateřská dovolená atd., můžete ji zadat do políčka Extra dovolená I a II. Pole čerpaná dovolená, plánovaná dovolená a zbývající dovolená jsou vypočteny po vyplnění veškerých údajů (dle kapitoly 9. Plánování) Uživatel roční pracovní doba Roční pracovní doba poskytuje rozsah potřebný pro organizaci flexibilního časového harmonogramu zaměstnanců. Zadejte cílovou roční pracovní dobu. Veškeré další výpočty provede systém automaticky na základě hodin zaznamenaných zaměstnancem. Přehled zobrazuje aktuální stav pracovní doby zbývající pro daný rok v jakoukoliv dobu. Poznámka: Roční pracovní doba musí být zadána v hodinách! Nastavení zobrazení Nastavte zobrazení zaměstnanců požadovaným způsobem a podle vašich potřeb kliknutím na lištu záhlaví pravým tlačítkem myši a kliknutím na možnosti on nebo off. Jakýkoliv nový sloupec se přidá na konec a je možné jej přesunou uchopením a tažením myší na požadované místo. Nastavení bude po uzavření programu uloženo Export přehledů jako CSV soubor Aktuální přehled můžete exportovat jako CSV soubor, který je možné následně dále zpracovat v Excelu nebo jiné aplikaci, jež dokáže soubory CSV načítat.

56 Formát souboru CSV popisuje strukturu textového souboru, který může ukládat nebo vyměňovat data nebo seznamy s jednoduchou strukturou. Vyberte přehled, který chcete exportovat. Klikněte na ikonu Export CSV Pojmenujte exportovaný soubor a vyberte složku vytvořenou pro export CSV. Klikněte na Save (Uložit). Klikněte na OK. Spustí se export dat do zvolené složky Odeslání sestavy em Vámi vytvořený přehled můžete odeslat kdykoliv em. Když kliknete na, aktuální přehled se uloží jako PDF a tento soubor bude přiložen k u, jenž můžete následně upravit a odeslat Tisk Současný přehled si můžete kdykoliv vytisknout pomocí ikony. 7.3 Rozpis práce/týdenní pracovní harmonogram Vytvořte pro zaměstnance rozpis práce/týdenní pracovní harmonogram. Rozpisy práce/týdenní pracovní harmonogramy je možné přiřazovat individuálně každému uživateli nebo celé skupině/oddělení. Rozpisy práce/týdenní pracovní harmonogramy jsou zpracovávány v měsíčním výkazu a slouží jako základ pro výpočet pracovní doby/přesčasů Vytvoření rozpisu práce Klepněte na a vyplňte název a popis, následně potvrďte klepnutím na OK. Červená pole jsou povinná pole.

57 Z rozbalovací nabídky Weekdays vyberte požadovaný den v týdnu (můžete vybrat potřebný počet dnů). Následně vyberte in pod Start Type. Zadejte čas do Start time (podle místních nastavení, např. ve formátu 09:00) a End time (viz příklad). Následně potvrďte zadání pomocí.

58 7.3.2 Vytvoření pracovního rozvrhu pro flexibilní pracovní dobu (pouze přestávky) Jestliže vaši zaměstnanci nemají fixní pracovní dobu, ale chcete mít v systému automaticky nastaveny přestávky na každý pracovní den, můžete je nastavit také jako položku pracovního rozvrhu. Klikněte na pro vytvoření nové pracovní položky. Vyberte pracovní dny a vyplňte čas začátku a konce přestávky. Zaměstnanci s flexibilní pracovní dobou pak mají přesto automaticky nastavenou přestávku Zaokrouhlování Zaměstnancům můžete přiřadit fixní pracovní dobu. Z rozbalovací nabídky vyberte požadovanou pracovní dobu (0 60) pro Zaokrouhlení před a Zaokrouhlení po a pro oboje vyberte čas, které chcete přiřadit k začátku a konci. Například, pokud vyberete 10, pak všechny záznamové časy, které jsou přiděleny v Příchod 10 minut před nastaveným časem, jsou počítány od tohoto data. Vaši zaměstnanci pak nemají extra 10 minut pracovní doby. Totéž platí pro Zaokrouhlení po. Poznámka: Zaokrouhlování není zahrnuto do kalkulací pracovní doby. Tam je aktuálně odpracovaný čas zahrnut na kartě zaměstnance. Následně potvrďte zadání pomocí Automatický odpočet přestávky Pomocí Safescan Time Attendance 4 je možné fixní přestávky odečítat přímo, tzn. vaši zaměstnanci nemusí vytvářet časové razítko při odchodu například na polední přestávku, protože se tyto přestávky odečítají automaticky.

59 Vytvořte týdenní pracovní harmonogram podle popisu uvedeného v kapitole Do druhého řádku napište stejné dny, ve kterých má být přestávka automaticky odečítána. Následně vyberte Break impl.. Poté zadejte počáteční čas a konečný čas. Zaokrouhlování zde není potřeba. Nejsou-li přestávky stanoveny pro každý den ve stejný čas, můžete je vytvořit podle potřeby. Následně potvrďte zadání pomocí. Po registraci všech informací se zobrazí celkový přehled pracovního harmonogramu. Break impl.: Přestávka zahrnuta. Zadaný čas přestávky bude odečítán automaticky. Break incl.: Přestávka je zahrnuta do celkového součtu, pokud je přestávka označena v docházkovém terminálu. Je zahrnuta do výpočtu. Break excl.: Přestávky musí být normálně časově orazítkovány v docházkovém terminálu Úprava/změna pracovního rozpisu Týdenní pracovní harmonogram je možné kdykoliv upravit/změnit. Zvýrazněte týdenní pracovní harmonogram, který chcete upravit a klepněte na nebo poklepejte přímo na týdenní pracovní harmonogram, který chcete upravit. Zobrazí se pole určená k editaci. Doplňte pole nebo upravte zadané informace podle popisu uvedeného v 7.3.1/7.3.2 nebo a následně potvrďte zadání pomocí. Změny se ihned projeví ve výpočtech.

60 7.3.6 Vymazání pracovního rozpisu Chcete-li vymazat týdenní pracovní rozpis, vyberte jej ze seznamu a klepněte na. Poznámka: Pracovní rozpis můžete vymazat pouze tehdy, pokud není navázán na žádného uživatele Export přehledů jako CSV soubor Aktuální přehled můžete exportovat jako CSV soubor, který je možné následně dále zpracovat v Excelu nebo jiné aplikaci, jež dokáže soubory CSV načítat. Formát souboru CSV popisuje strukturu textového souboru, který může ukládat nebo vyměňovat data nebo seznamy s jednoduchou strukturou. Vyberte přehled, který chcete exportovat. Klikněte na ikonu Export CSV Pojmenujte exportovaný soubor a vyberte složku vytvořenou pro export CSV. Klikněte na Save (Uložit). Klikněte na OK. Spustí se export dat do zvolené složky Odeslání sestavy em Vámi vytvořený přehled můžete odeslat kdykoliv em. Když kliknete na, aktuální přehled se uloží jako PDF a tento soubor bude přiložen k u, jenž můžete následně upravit a odeslat Tisk Současný přehled si můžete kdykoliv vytisknout pomocí ikony. 8 PLÁNOVÁNÍ 8.1 Plánovací tabulka Týdenní/měsíční plánování nebo plánování dovolené můžete naplánovat rychle a snadno pomocí plánovací tabulky pomocí šablon. Můžete si vytisknout provozní harmonogram, který můžete poskytnout nebo odeslat zaměstnancům em. Plánovací tabulka poskytuje přehledné zobrazení všech zaměstnanců (se zobrazením pracovního nebo směnového harmonogramu) a jejich pracovní plán nebo plán dovolené. Případné změny můžete provést rychle a snadno. Veškeré harmonogramy jsou přenášeny a zobrazovány v záznamové tabulce.

61 8.1.1 Vytvoření tabulkového zobrazení Filtr: Plánovací skupina V plánovací skupině můžete volit mezi: User, Department nebo All. Pokud jde o User, zobrazí se záznam plánování pro zvoleného uživatele (např. směnu). Pokud jde o Department, zobrazí se záznam plánování pro všechny zaměstnance zvoleného oddělení (např. schůzka týmu apod.). Pokud jde o All, zobrazí se záznam plánování pro všechny zaměstnance (např. státní svátek, dovolená nebo pracovní cesta apod.) Plánovací období V rámci plánovacího období můžete v plánovací tabulce prohlížet a upravovat všechna datová rozpětí.

62 Poznámka: Plánování v minulosti musí být provedeno prostřednictvím Select a určeno musí být požadované období Typ plánování V rámci typu plánování nastavujete požadované tabulkové zobrazení. Day (Den) = datum, například Weeks (Dny v týdnu) = dny v týdnu jsou vidět v liště záhlaví, týdnech kalendáře v poli uživatele a v datu v buňce Months (Měsíce) = zobrazuje všechny aktuální měsíce, ve kterých je stanovené časové období viditelné v sestavě Chapter. Dny jsou vidět v liště záhlaví, měsíce v uživatelském polic a datum v buňce. Month - week = v tomto zobrazení je zobrazen aktuální měsíc stejným způsobem jako měsíc níže a obsahuje rovněž v liště nástrojů dny v týdnu.

63 8.1.5 Filtr uživatelů Tento filtr je aktivní pouze tehdy, pokud jste zvolili plánovací skupinu Users. Tento filtr můžete použít k zadání názvu k omezení počtu zobrazených uživatelů Filtr oddělení Tento filtr je aktivní pouze tehdy, pokud jste zvolili plánovací skupinu Users. Pokud vyberete oddělení, pak v tabulce zobrazení uvidíte všechny zaměstnance přidělené k tomuto oddělení Filtr ID uživatele Tento filtr je aktivní pouze tehdy, pokud jste zvolili plánovací skupinu Users. Filtr ID uživatele vypisuje všechny zaměstnance podle ID uživatele (také neaktivní uživatele; ty ale není možné zadat do plánování) Ikony Ikony pro zobrazení seznamu Ikony pro tabulkové zobrazení Poznámka: pokud jsou ikony šedivé, nejsou pro aktuální zobrazení aktivní.

64 Export dat pouze v zobrazení seznamu (není možné u tabulkového zobrazení) Zobrazit nebo odeslat sestavy em Tisknout zobrazení - pouze v zobrazení seznamu (není možné u tabulkového zobrazení) Přidat plán Upravit plán Vymazat plán Obnovit Přepnout do zobrazení seznamu Přepnout do tabulkového zobrazení Importovat státní svátky Otevřít a zavřít šablony seznamu pracovních časových plánů a časových plánů dovolených Otevřít a zavřít vysvětlivky k pracovnímu kódu

65 8.1.9 Struktura plánovací tabulky Zobrazení plánování obsahuje informační lištu po levé straně, kde jsou zobrazena nastavení filtru plánovací skupiny a lištu záhlaví v horní části, kde je zobrazeno datum plánovacího období. Buňky obsahují čáry, které fungují jako podpora denního rutinního zobrazení (9:00/13:00/17:00) Plánování zobrazení seznamu V zobrazení seznamu plánování jsou obsaženy všechny záznamy za zaměstnance a je možné je také upravovat.

66 Plánování s časovými plány Můžete vytvořit časové plány pro budoucí plánování zaměstnanců. Časové plány jsou šablony, které zjednoduší vytváření harmonogramů zaměstnanců a jsou flexibilní na rozdíl od pracovních harmonogramů, ke kterým jsou zaměstnanci natrvalo přiřazeni. Můžete kdykoliv přidat požadovanou směnu nebo naplánovat den volna. Jakmile vytvoříte potřebné časové plány, můžete přesunout zaměstnance k požadovanému časovému bodu s využitím postupu uchycení a tažení Vytvoření časových plánů Otevřete okno časového plánu pomocí a můžete zde vytvořit šablony plánování Přidání časového plánu Vyberte a přidejte pracovní harmonogram. Můžete zadat název přímo do buňky.

67 Chcete-li přidat časový plán, zadejte čas přímo do buňky. U této verze nemůžete zadat žádné přestávky. Poznámka: U časového plánu musíte buď zadat čas například 09:00-17:30 nebo použít šablonu časového plánu. nebo otevřete přestávky. šablonu časového plánu, ve které můžete také přidat Vyberte požadovaný den (je možné zvolit více dnů současně). Vyberte typ začátku; typ konce se upraví automaticky. Zadejte čas začátku a čas konce.

68 Pro zaokrouhlování před nebo zaokrouhlování poté určete čas v minutých před nebo po času začátku/času konce, kdy nebude zaznamenaný čas započítáván do přesčasu (mínus pracovní doba). Určete požadavky na požadované přestávky. Pro typ začátku vyberte požadovaný typ přestávky (včetně přestávka zahrnuta/bez přestávky/přestávka impl.) V případě zahrnuté přestávky bude pracovní doba vypočtena včetně přestávek. Zaměstnanec s tímto pracovním harmonogramem nemusí v případě přestávek registrovat příchod/odchod na docházkovém zařízení. Čas se vypočítává průběžně. V případě volby bez přestávky je nutné přestávky v průběhu stanoveného období registrovat příchodem/odchodem na docházkovém zařízení. V tomto případě doporučujeme, abyste zaokrouhlovali před a zaokrouhlovali poté. V případě implementace přestávky je přestávka zahrnuta automaticky. Zaměstnanec se nemusí na docházkovém zařízení hlásit na odchodu nebo příchodu.

69 Přidání pracovních kódů Pro účely dobrého vizuálního zobrazení a řádného mapování zvolených harmonogramů proveďte propojení pracovních kódů (dříve vytvořených v pracovní kódy ) se zvolenými časovými plány. Potvrďte tato zadání klepnutím na. Jakmile vytvoříte všechny požadované časové plány, můžete nyní přiřadit zaměstnance metodou uchopení a tažením myši. Viz kapitola Vymazání časového plánu Chcete-li vymazat časový plán, vyberte jej a klikněte na vymazán.. Časový plán bude Poznámka: Plány vytvořené na základě vymazaného časového plánu budou u zaměstnanců zachovány a pokud již nejsou potřeba, je nutné je vymazat přímo u uživatele Zaměstnanci s pracovním harmonogramem, dočasné přeplánování Chcete-li nebo potřebujete-li zadat zaměstnancům trvalý pracovní harmonogram na určité časové období, ať již z důvodu náhrady za dovolenou

70 apod., není potřeba měnit celý pracovní harmonogram pro daného zaměstnance. Můžete použít pracovní kód * Replan k vytvoření časového plánu a nahrazení pracovního harmonogramu pro požadovaný čas a naplánování nové pracovní doby. Vyberte zaměstnance a požadované časové období a znovu je naplánuje klepnutím na a přidáním nového harmonogramu s pracovním kódem REPLAN (chcete-li vytvořit tento pracovní kód, viz kapitola 11.2). Ve zvoleném časovém období uvidíte barevný kód zvolený pro tento pracovní kód. Pro tohoto zaměstnance již žádný pracovní harmonogram neexistuje a zaměstnanec již není v tabulce záznamového času viditelný. Tabulka záznamového času Nyní vytvořte nový harmonogram pro zaměstnance! Poznámka: Přeplánování pracovního harmonogramu musí být provedeno kliknutím na (přidat). Tuto funkci nelze definovat jako šablonu časového plánu.

71 Zadávání a plánování pomocí časových plánů Po vytvoření potřebných harmonogramů můžete přesunout zaměstnance na požadované časové body pomocí metody uchopení a tažení myší. Vyberte časové období nebo zaměstnance a přetáhněte časový plán do zvolené oblasti. Jednotliví zaměstnanci Vyberte přehled plánovacích dat, která chcete přidat. Potvrďte pomocí OK, pokud chcete tento plán přepsat. Několik zaměstnanců současně

72 Vyberte přehled plánovacích dat, která chcete přidat. Potvrďte pomocí OK, pokud chcete tento plán přepsat. Po plánování bude toto přiřazení uvedeno v záznamové tabulce a přidáno jako pracovní harmonogram.

73 Plánování pro oddělení pomocí šablony časového plánu Chcete-li naplánovat časové období, jako například seminář apod. pro celé oddělení. V plánovací skupině vyberte oddělení. V tabulkovém zobrazí se zobrazí všechna oddělení. Pro daného uživatele vyberte požadované časové období a uchopte a přetáhněte harmonogram na zvolenou oblast.

74 Potvrďte stlačením OK, pokud chcete plán přepsat. U všech zaměstnanců přidělených do tohoto oddělení bude nyní naplánován seminář Plánování pomocí šablon časového plánu pro Vše Chcete-li naplánovat časové období pro celý provoz, jako například v případě podnikové dovolené, prodloužených víkendů, dovolených apod.

75 Vyberte All v plánovací skupině. V tabulkovém zobrazení je volba All jedinou dostupnou volbou. Pro uživatele vyberte požadované časové období a uchopte a přetáhněte myší harmonogram na zvolenou oblast. Tento plán se bude poté vztahovat na všechny zaměstnance Přidat plánování nebo časový plán Chcete-li nastavit plán bez použití šablony časového plánu, vyberte zaměstnance nebo chcete-li nastavit plán pro oddělení, vyberte oddělení z plánovací skupiny nebo vše, chcete-li nastavit plán pro celý provoz. Vyberte časové období, do kterého chcete plán přidat a klikněte na tlačítkem myši klikněte přímo do zvolené oblasti a vyberte Add. nebo pravým Přejmenujte plán. Upravte datum začátku a konce. Zadejte čas začátku a čas konce, např. 08:00 17:00. Pokud jsou pole ponechána nevyplněná, bude zadáno 24 hodin. Ujistěte se, že jste zadali správné časy. Je-li třeba, změňte uživatele. Přidělte k plánu pracovní kód. Poznámka: Tímto způsobem nelze zadávat přestávky. Přestávky je nutné zadat pomocí dalšího jednoho kroku. Poznámka: Pole označená červeně jsou povinná.

76 Upravit, změnit nebo vymazat plánování Plány je možné upravit nebo změnit kliknutím pravým tlačítkem myši na buňku dne. Zobrazí se přehled plánu pro tento den s informací o použitém časovém plánu. Vymažte plán kliknutím na. Upravte plán kliknutím na. Přidejte plán kliknutím na a přidejte obrazovku. Ujistěte se, že jste zadali správné časy. Pokud jsou pole ponechána nevyplněná, bude zadáno 24 hodin Tisk plánovací tabulky V plánovací tabulce máte možnost vytisknout si týdenní přehled pracovních harmonogramů. Zvolte požadované časové období (tento týden, tento měsíc apod.) a oddělení a/nebo uživatele. Klikněte na. Zobrazí se přehled týdenního pracovního harmonogramu. Tisk potvrďte stlačením OK.

77 Poznámka: Vytisknout je možné pouze týdenní zobrazení měsíční zobrazení jsou rozdělena do týdnů tak, aby byla data srozumitelná. 9 PLÁNOVÁNÍ DOVOLENÉ Plánování dnů volna a dovolených vašich zaměstnanců je pomocí plánovací tabulky hračka. Tabulka vám poskytuje srozumitelné zobrazení. Dny volna se přidávají jednoduše uchopením a tažením s přiřazením danému zaměstnanci. Vytvořte šablony dovolených pro seznam rychlého výběru, například celodenní dovolená, polodenní dovolená, státní svátek apod. 9.1 Vytvoření šablon dovolených Časové plány dovolených pracovní harmonogramy Vytvořte časový plán dovolené pomocí pracovního harmonogramu, následně přiřaďte příslušný pracovní kód (viz kapitola 11.2). Tento časový plán se vyžaduje tehdy, pokud zaměstnanci pracují na základě pevně stanoveného pracovního harmonogramu. Přidejte nový pracovní harmonogram do seznamu šablon. Zadejte název přímo do pole. Do pole Time Plan zadejte čas dne, který bude zahrnovat všechny pracovní harmonogramy (například 01:00-23:30). Výpočet dovolené bude upraven podle pracovního harmonogramu. (Například, pracovní harmonogram 1: pondělí až pátek 08:00 až 12:00, 13:00 až 17:00, 8 hodin, tento čas je plánovanou dovolenou.) Zadejte pracovní kód dovolené (který jste si vyhotovili předem) do pracovního kódu (viz kapitola ).

78 9.1.2 Časový pán dovolené pro flexibilní časové plánování Tento typ časového plánu se vyžaduje tehdy, pokud pracujete ve směnách nebo pokud nejsou zaměstnanci přiřazeni k pevnému pracovnímu harmonogramu. Přidejte nový pracovní harmonogram do seznamu šablon. Zadejte název přímo do pole. Poznámka: V případě časového plánu musíte buď zadat čas mezi 09:00 a 17:00 nebo použít šablonu časového plánu. nebo otevřete šablonu harmonogramu a vytvořte časový harmonogram. Viz kapitola Zadejte pracovní kód dovolené (který jste si vyhotovili předem) do pracovního kódu (viz kapitola ). Zadání potvrďte stlačením.

79 9.1.3 Plánování dovolené s časovými plány Zvolte období požadované zaměstnancem jako termín dovolené a přetáhněte příslušný časový plán (pracovní harmonogram nebo flexibilní harmonogram) přímo do zvolené oblasti. Dovolená se zaregistruje a bude uvedena ve všech sestavách. Plánování dovolené se odráží do všech sestav, ale i do přehledu záznamové tabulky. V základních datech dochází také k výpočtu hodin trvání dovolené. Záznamová tabulka

80 Základní data o zaměstnanci Přehled sestavy 10 DOVOLENÁ Safescan Workforce Planner zahrnuje velký počet oficiálních evropských svátků, které je možné přidat jedním kliknutím do databáze. Vyberte a zobrazí se přehled všech dostupných seznamů státních svátků setříděných podle země. Otevřete požadovanou zemi a vyberte region (regiony nejsou pro všechny země k dispozici). Potvrďte stlačením OK. Údaje se naimportují přímo do databáze softwaru.

81 11 NASTAVENÍ 11.1 Obecně Nastavení jazyka Vyberte požadovaný jazyk. Změnu potvrďte pomocí nutné aplikaci ukončit a znovu spustit.. Aby se změny projevily, je Poznámka: Po změně jazyka rozhraní je nutné aplikaci restartovat! Připojení databáze Aplikace automaticky používá takové umístění paměti, které bylo zvoleno během instalace aplikace a v tomto umístění je uložena databáze. Pole připojení databáze je prázdné a musí být vyplněno ručně pouze ve výjimečných případech. Pokud jsou aplikace a databáze uloženy v různých místech, považuje se toto za výjimečný případ. V takových výjimečných případech kontaktujte vaše oddělení IT.

82 Zálohování Pokud je databáze uložena lokálně na vašem počítači, bude aplikace v pravidelných intervalech vykonávat automatické zálohování. Nastavte požadovaný interval z rozbalovací nabídky Zařízení/docházkový terminál Předtím, než bude možné v Safescan Time Attendance 4 zpracovávat záznamové časy, je nutné je zadat pomocí docházkového terminálu. Safescan Time Attendance 4 načítá záznamové časy z docházkového terminálu, přenáší je do PC a třídí je v docházkové databázi. Přenos dat je možný pomocí dvou různých způsobů: Datová linka (TCP/IP, RS232, 485) USB paměť (kabel) Pro výpočet časů můžete k aplikaci připojit neomezený počet docházkových intervalů. Pokud jste nepřipojili docházkový terminál prostřednictvím místní sítě a pracujete-li s využitím USB paměti, vyberte nastavení USB paměti (možná je i kombinace použití TCP/IP a USB paměti). Poznámka: Záznamové časy jsou přenášeny pouze z docházkového terminálu do aplikace! Uživatelské údaje musí být vždy aktualizovány a synchronizovány ručně Datové spojení s TCP/IP Chcete-li připojit docházkový terminál k síti prostřednictvím TCP/IP, musíte přiřadit volnou IP adresu, která je součástí rozsahu vašich IP adres, docházkovému terminálu. Standardní IP adresa docházkového terminálu je

83 Vyhledání rozsahu IP adres: Pokud se zobrazí prompt pro zadání IP adresy, zadejte ipconfig/all. Podívejte se na vaši adresu. Toto je vaše IP adresa; obvykle začíná 192. V tomto příkladu je IP adresa:

84 Vyhledání volné IP adresy: Zadejte ping a poté vaši IP adresu. Změňte poslední dvě číslice a stlačte Enter. V tomto příkladu: ping Pokud je IP adresa aktivní, zobrazí se všechny datové pakety. Aplikace vyžaduje volnou IP adresu. V tomto příkladu: ping Jakmile vyhledáte volnou IP adresu, uložte ji na terminálu podle pokynů na docházkovém terminálu. Jakmile uložíte IP adresu na docházkovém terminálu a pokud je docházkový terminál připojen k síti, použijte Yes. v Device pro vyhledání nových zařízení a potvrďte

85 Nebo klepněte na a zadejte název a IP adresu ručně, klepněte na Tento počítač a zadejte komunikační klíče, pokud jste je uložili v docházkovém terminálu (červená pole jsou povinná). Pokud je terminál připojen, status Active se změní na Vytvoření spojení. Prostřednictvím sítě můžete k aplikaci připojit několik docházkových terminálů. Neníli možné připojit terminál k síti, můžete jej přidat ručně pomocí USB disku. Jakmile je docházkový terminál připojen k aplikaci, jsou záznamové časy, které již byly časově orazítkovány, automaticky přeneseny do aplikace. Uživatelské údaje musí být synchronizovány ručně, viz kapitola Synchronizace uživatelských dat Pokud je váš docházkový terminál připojený k aplikaci, musíte provést synchronizaci uživatelských dat z docházkového terminálu s daty v aplikaci. Pro tento účel vyberte ; všichni uživatelé, kteří jsou uloženi v docházkovém terminálu, jsou zobrazeni ve shrnutí. V takovém případě musíte synchronizovat zařízení s databází a použít Run k potvrzení. Následně upravte uživatelské údaje v User podle popisu uvedeného v kapitole

86 Pokud byli uživatelé zadání do aplikace, proveďte synchronizaci: Database to Device. Pokud jsou uživatelé zadáni jak v docházkovém terminálu, tak i aplikace, pak musíte během synchronizace zkontrolovat umístění, ve kterém se nacházejí aktuálnější údaje a provést jejich synchronizaci požadovaným způsobem, viz také kapitola Nechcete-li synchronizovat všechny údaje nebo pokud má u různých dat probíhat synchronizace různým způsobem, můžete zvolit individuální ID uživatele a definovat tento směr nebo taková data ignorovat, přičemž tato data nebudou synchronizována. Pro tento účel klepněte na pole vedle Resolution a zobrazí se rozbalovací seznam (prázdný = bez synchronizace, DB/Device = databáze zařízení, Device/DB = zařízení databáze) Přenos dat pomocí USB disku Chcete-li přenést záznamové časy z docházkového terminálu do PC, postupujte podle níže uvedených pokynů. Přenos záznamového času na USB disk a) Docházkový terminál s LCD displejem Připojte USB disk k USB portu docházkového terminálu. Přihlaste se k docházkovému systému. Následně stlačte klávesu [Menu]. Pomocí kláves se šipkami vyberte USBDrive Mng (manažer USB jednotky) a stlačte [OK]. Pomocí kláves se šipkami vyberte Download logs (manažer USB jednotky) a stlačte [OK]. Následně se zobrazí informace o kopírování dat. Pokud se objeví Copy Data OK, je přenos dat na USB disk dokončen. Uložený soubor se záznamovými časy bude pojmenován: 1_attlog.dat. Opakujte proces, chcete-li také načíst data na USB disk zvolením User dat (stažení uživatelských dat) a stlačte OK. Následně se zobrazí informace o kopírování dat.

87 Pokud se objeví Copy Data OK, je přenos dat na USB disk dokončen. Uložený soubor s uživatelskými údaji bude pojmenován: 1_User.dat nebo User.dat. Vyjměte USB disk. Poznámka: V případě odchylek v uživatelském rozhraní docházkového terminálu si přečtěte příslušnou část v uživatelské příručce dodávané společně s docházkovým terminálem Docházkový terminál s TFT displejem Připojte USB disk k USB portu docházkového terminálu. Přihlaste se k docházkovému systému. Následně stlačte klávesu [Menu]. Pomocí kláves se šipkami vyberte USBDrive a stlačte [OK]. Pomocí kláves se šipkami vyberte Download a stlačte [OK]. Pomocí kláves se šipkami vyberte Dload bookings a stlačte [OK]. Následně se zobrazí informace o kopírování dat. Pokud se objeví zpráva Download ended, stlačte [OK]. Přenos dat na USB disk je dokončen. Uložený soubor se záznamovými časy bude pojmenován: 1_attlog.dat. Mačkejte tlačítko [ESC], dokud nevystoupíte z nabídky. Vyjměte USB disk Docházkový terminál s USB kabelem Připojte docházkový terminál k počítači prostřednictvím USB kabelu. Použijte v Device pro vyhledání nových zařízení a potvrďte OK, jakmile bude docházkový terminál automaticky připojen k aplikaci nebo zadejte terminál ručně tak, jak je uvedeno výše. Proveďte synchronizaci uživatelských dat tak, jak je uvedeno v Záznamové časy jsou převedeny do aplikace automaticky. V případě modelu TA 655 jsou data načítána při nižší frekvenci, což znamená, že časový interval je delší než u řady TA-800 nebo TA-900 (u řady TA-800 a TA-900 trvá přenos dat maximálně jednu sekundu).

88 Načítání záznamových časů na PC Chcete-li poprvé synchronizovat data s aplikací, musíte nejdříve vytvořit spojení s USB pamětí. Vyberte, poté přiřaďte název (např. USB). Pole s IP adresou musí být prázdné, červená pole jsou povinná pole. Stlačte Tento počítač. Pokud jste uložili komunikační klíč na docházkový terminál, zadejte jej do Communication key. Potvrďte pomocí OK (viz kapitola ). Připojte USB paměť k USB portu počítače. Záznamové časy se načtou z USB paměti automaticky a následně budou v aplikaci zpracovány. Chcete-li aktualizovat uživatelské údaje, zvýrazněte řádek s USB zařízením. Klepněte na a vyberte soubor 1_user.dat z USB paměti a klepněte na Open. V okně synchronizace vyberte směr, kterým chcete provést synchronizaci. Máte-li aktuálnější údaje v docházkovém terminálu než v aplikaci, vyberte Device/database. Pokud jsou údaje v aplikaci aktuálnější, vyberte Database/device. Ve shrnutí každého uživatelského ID můžete vidět, zda uživatel existuje pouze v zařízení nebo pouze v aplikaci nebo zda je mezi aplikací a zařízením nějaký rozdíl. Můžete vidět, které informace se z důvodu odlišného popisu odlišují. Nyní vyberte směr synchronizace.

89 Nechcete-li synchronizovat veškeré údaje nebo nemají-li být všechny údaje synchronizovány stejným směrem, můžete zvolit individuálně jakékoliv uživatelské ID a definovat směr nebo můžete vše ignorovat a synchronizace nebude provedena. Pro tento účel klepněte na pole vedle Resolution a zobrazí se rozbalovací seznam (prázdný = bez synchronizace, DB/Device = databáze zařízení, Device/DB = zařízení databáze). Příklad rozdílů: Na zařízení byl vytvořen uživatel s ID bez uvedení jména. Pokud provedete synchronizaci dat, zobrazí se následující zpráva: Device only. Proveďte synchronizaci těchto dat zařízení/db a upravte uživatelské ID v User. Přidejte nové uživatelské jméno a proveďte jeho synchronizaci znovu pomocí docházkového terminálu. V průběhu synchronizace se zobrazí zpráva: Different!. A v popisu bude uvedeno User name different. Nyní proveďte synchronizaci DB/Device tak, aby byla uživatelská jména na docházkovém terminálu přepsána a aby bylo možné uživatele při dalším přihlášení rozpoznat Synchronizace uživatelských dat Nejdříve synchronizujte data o uživatelích dle popisu v kapitole Ujistěte se, že čas v softwaru koresponduje s časem na záznamovém zařízení Import záznamů z TA-655 do počítače Vyberte řádek se zařízením (viz obrázek) a klikněte na. Docházkový protokol se zkopíruje ze zařízení a přenese do softwaru. Po dokončení převodu dat budete požádáni, zda se má docházkový protokol z docházkového zařízení vymazat. Potvrzení proveďte stlačením Yes pouze tehdy, jste-li si absolutně jistí, že chcete data ze zařízení vymazat. Vymazán bude pouze docházkový protokol a nikoliv uživatelské údaje.

90 11.2 Pracovní kódy Pomocí pracovních kódů se v rámci programu přidávají k záznamovým časům uživatelů specifické názvy. Pracovní kódy poskytují přehled a vysvětlení nepřítomnosti (přidávané ručně). Pracovní kódy může k záznamovým kódům v software přidávat supervizor nebo administrátor. Poznámka: V případě série TA-800 musí být pracovní kódy zadány přímo (viz uživatelská příručka pro řadu TA-800). Používejte pracovní kódy v záznamových časech zaměstnanců k označení například pracovní cesty, dovolené, návštěvy lékaře apod. Tyto informace se zobrazí v měsíční sestavě Přidání/vytvoření pracovního kódu Vyberte a upravte obrazovku pracovního kódu následujícím způsobem: 1 Vyberte číslo pracovního kódu 2 Uveďte krátký název 3 Uveďte popis 4 U typu pracovního kódu vyberte způsob výpočtu pro daný pracovní kód 5 Vyberte barevný kód