ZÁKLADNÍ ÚDAJE CERTIFIKAČNÍHO PROCESU

Transkript

1 Český lodní a průmyslový registr, s.r.o., akreditovaný certifikační orgán č strana 1 z 10 ZÁKLADNÍ ÚDAJE CETIFIKAČNÍHO POCESU Český lodní a průmyslový registr, s.r.o. akreditovaný certifikační orgán č Soběslavská 2063/46, Praha 3 Tel: , certifikace@clpr.cz, Fax: , www. clpr.cz Certifikovaná organizace: IČ: Adresa sídla: Nad Zámečnicí 34/1841, Praha 5 Adresa k zasílání: Budějovická 1518/13a, Praha 4 Kontaktní osoba: Jméno, funkce: pí. Andrea Červená, manažer studia Tel.: Mobil: andrea.cervena@contractis.cz Fax: ozsah auditu dle žádosti o certifikaci: Specifikace produktu: Projektová činnost ve výstavbě, inženýrská a investorská činnost. Počet zaměstnanců: 10 Zařazení dle EA: 34 Adresy sídla / poboček: Prováděná činnost v sídle /pobočkách: Kancelář: Budějovická 1518/13a, Praha 4 viz specifikace produktu Data certifikačního procesu: Typ auditu: ecertifikační (opakovaný) Kriteriální norma: Počet dní auditu celkem: 1,5 z toho na místě celkem: Vedoucí auditor / týmu: Ing. Květa ezková Telefon ved. audit. / týmu: Auditoři: --- Odborní experti: Datum auditu: Navštívené sídlo / pobočky (příp. dočasná odloučená kancelář společnosti pracoviště, zakázky): Jazyk auditu / zprávy: čeština EMS 1,4 z toho 0,4 CAAT 1,0

2 Český lodní a průmyslový registr, s.r.o., akreditovaný certifikační orgán č strana 2 z 10 PLÁN AUDITU Český lodní a průmyslový registr, s.r.o. akreditovaný certifikační orgán č Soběslavská 2063/46, Praha 3 Tel: , certifikace@clpr.cz, Fax: , www. clpr.cz Využití počítačové techniky (CAAT) 30% 9.6. ano ne Využití vzorkování (certifikace více pracovišť) ano ne Vyžádané dokumenty / záznamy Oblast / prvky systému managementu Auditor TE Příručka systému managementu Všeobecné požadavky výkonnost procesů postupy, směrnice /seznam, revizní stav Požadavky na dokumentaci - směrnice Politika, Cíle - vyhodnocení Plánování, Politika, Cíle Aspekty, dopady, rizika, Programy Aspekty, dopady, rizika, Programy organigram Odpovědnost, pravomoc a komunikace záznam z přezkoumání Přezkoumání systému managementu Spokojenost zákazníka zprávy z auditu analýza Interní audit Monitorování a měření procesů Řízení neshodného produktu Nápravná, preventivní opatření Články normy EN ISO 14001, vyznačené v matici plánu auditu, budou prověřovány v individuálních organizačních jednotkách X společnosti následovně: Čas Zahájení auditu - posuzování na místě: od / do oddíl ISO 14001:2004 Auditor 9:00-10:00 10:00-12:45 12:45-13: Všeobecné požadavky 4.2 Environmentální politika Environmentální aspekty Požadavky právních předpisů a jiné požadavky Cíle a cílové hodnoty a program(y) Zdroje, úlohy, odpovědnost a pravomoc Odborná způsobilost, výcvik a povědomí Komunikace Dokumentace Řízení dokumentů Řízení záznamů Řízení provozu Havarijní připravenost a reakce Monitorování a měření Neshoda, opatření k nápravě a preventivní opatření 13:30-14: Hodnocení souladu 14:00-15: Interní audit 4.6 Přezkoumání vedením Ověření reakce na zjištění z předchozího auditu 15:15-15:30 Kontrola rozsahu certifikace Použití loga / kombinovaná loga A-001 Př. č. C 40 Dokončení neuzavřených položek Přezkoumání zjištění, konsolidace poznámek, kompletace záznamů, příprava podkladů zpráv 15:30-15:45 z auditu, kontrola rozsahu certifikace, příprava na závěrečné vyhodnocení 15:45-16:00 Závěrečné jednání

3 Český lodní a průmyslový registr, s.r.o., akreditovaný certifikační orgán č strana 3 z 10 V průběhu posuzování procesů / činností systému managementu na jednotlivých pracovištích, skladech, budou prověřovány dle situace oblasti / prvky: identifikace, ochrana produktu, infrastruktura a pracovního prostředí, vedení záznamů, odborná způsobilost vědomí závažnosti zaměstnanců, řízení monitor. a měřicího zařízení, interní komunikace, apod., i když to nemusí být exaktně uvedeno v plánu. Tento plán by Vám měl umožnit, abyste zajistili přítomnost příslušných zaměstnanců v průběhu auditu. Plán je sestaven tak, že respektuje především Vámi identifikované procesy, Vaši platnou organizační strukturu, články normy. Plán může být upraven vedoucím týmu/auditorem po zahajovacím jednání tak, aby případně splňoval Vaše nenadálé nebo naléhavé organizační potřeby. Hlavní auditované požadavky normy jsou uvedeny číslem článku (prvku) normy a názvem. Poznámky k průběhu auditu: Účelem Zahajovacího jednání je potvrzení rozsahu auditu a vysvětlení způsobu podávání zpráv. Tohoto setkání by se měl zúčastnit vrcholový management, ale vede jej vedoucí týmu/auditor. Účastníky Přehledů o zjištěních jsou vedoucí nebo funkce odpovědné za auditované (prověřované) oblasti/procesy, min. však představitel managementu. Účelem Závěrečného jednání je podat zprávu o celkových výsledcích auditu. Většinou jsou na tomto setkání přítomni stejní účastníci jako na Zahajovacím jednání a vede jej opět vedoucí týmu/auditor. Minimálně však je nutná účast ředitele/jednatele a představitele managementu. Dokončení neuzavřených položek, jedná se o časový prostor pro auditory, aby mohli dokončit, případně vyjasnit neuzavřená zjištění a otázky, případně dokončit audit auditované oblasti, procesu, činnosti, či útvaru. Důvodem je skutečnost, že nelze dopředu přesně naplánovat časový průběh jednotlivých dnů. Budete-li mít výhrady k tomuto plánu auditu, neprodleně je, prosím, sdělte vedoucímu týmu/auditorovi, aby mohl provést včas změnu. Plán bude projednán a upřesněn v den zahájení auditu při úvodním pohovoru s vedením organizace. Námitky proti auditorům, prosím, sdělte vedoucímu certifikačního oddělení (hemr@clpr.cz; ). Ten zajistí další postup, aby nebyl ohrožen termín Vašeho auditu. Prosíme také o zajištění minimálního technického zázemí pro auditní tým, tj. konkrétně prostory pro porady, možnost připojit notebook k elektrické síti a případně přístup k tiskárně / kopírce. Přestávky v auditu budou učiněny dle dohody s představiteli organizace a v souladu s příslušnými právními předpisy. Dne: Ing. Květa ezková v.r vedoucí auditor / týmu

4 Český lodní a průmyslový registr, s.r.o., akreditovaný certifikační orgán č strana 4 z 10 ZPÁVA Z AUDITU Český lodní a průmyslový registr, s.r.o. akreditovaný certifikační orgán č Soběslavská 2063/46, Praha 3 Tel: , certifikace@clpr.cz, Fax: , www. clpr.cz Cíle a předmět auditu, identifikace certifikované organizace a její kontaktní osoby, identifikace týmu auditorů, data a místa konání auditu, metody a kriteria auditu jsou uvedeny v Plánu auditu. Zpráva shrnuje výsledky auditu, jak je uvedeno v A-003 (viz Originál zprávy je dán k dispozici certifikované organizaci, druhý originál je podkladem pro konečné zhodnocení výsledků auditu certifikačním orgánem a po ukončení certifikačního procesu zůstává uložen v ČLP v elektronické složce zakázky. Certifikovaná organizace může předat třetí straně pouze úplné kopie. 1 Přezkoumání údajů uvedených ve smlouvě a v návazných dokumentech, certifikátu, jmenování auditorů apod. a) V rámci přípravy auditu a úvodního pohovoru přezkoumal vedoucí auditor údaje uvedené ve smlouvě s organizací a v návazných dokumentech - jmenování auditorů, zprávy z předchozího auditu, certifikátu (včetně přiřazení příslušných oborů) s tímto výsledkem: - došlo / *nedošlo v těchto údajích k žádným změnám 2 Dodržení plánu auditu / Použité metody auditu Audit byl proveden podle předem odsouhlaseného plánu s drobnými změnami, které vyplývaly z rozmístění jednotlivých pracovišť a přispívaly k větší plynulosti auditu. V souladu s plánem auditu bylo zavedení a účinnost systému environmentálního managementu ověřeno namátkově v různých útvarech/pracovištích certifikované organizace formou kontroly dokumentace, sledováním pracovních činností, podmínek a okolností jejich provádění, pohovory s vedením, představitelem managementu, s pracovníky a kontrolou příslušných záznamů. Audit byl proveden na základě platné normy / norem pro systém environmentálního managementu a dalších referenčních materiálů. Využití CAAT ano / ne* 30% Využití vzorkování ano / ne* Zhodnocení efektivnosti metod: Vzhledem k dlouhé době fungování systému managementu kvality a péče o něj byla při recertifikačním auditu použita metoda CAAT. Použití metody bylo efektivní a přispělo k lepšímu průběhu auditu. 3 Výsledky auditu 3.1 Výsledky přezkoumání dokumentace systému managementu Od 2.dozorového auditu nebyly provedeny větší změny v dokumentaci systému EMS. V platnosti je Příručka systému environmentálního managementu z a navazující dokumentované postupy DP EMS 1 až 13. Aktualizován byl DP EMS č.8 Ochrana životního prostředí prostředí řízení vztahů v environmentální oblasti a DP EMS č.9 egistr právních předpisů a jiných požadavků (verze č.7 z ). Dokumenty a záznamy jsou řízeny dle zásad, uvedených v DP EMS 1 Řízení dokumentů a DP EMS 2 Řízení záznamů. Pracovníci organizace jsou s dokumentací EMS, politikou a cíli EMS a jejich změnami seznamováni na

5 Český lodní a průmyslový registr, s.r.o., akreditovaný certifikační orgán č strana 5 z 10 pravidelných školeních (poslední školení provedeno dne ). 3.2 Zjištění z auditu V tomto hodnocení je vzata v úvahu vždy závažnost zjištěné neshody a možný vliv na jakost produktů certifikované organizace. Vysvětlivky jsou v závěru této zprávy Popis organizace a stav systému managementu Popis organizace: Vymezení / popis systému managementu EMS: Současný stav / změny od minulého auditu se zabývá projektovou činností ve výstavbě, inženýrskou a investorskou činností. Vzhledem k tomu není organizace významným znečisťovatelem životního prostředí. Vedení společnosti plánuje a poskytuje dostatečné zdroje, potřebné pro zlepšování efektivnosti systému managementu EMS. Odpovědnosti a pravomoci pracovníků v oblasti EMS jsou stanoveny organizačním schématem a další dokumentací EMS a jsou zakomponovány do popisů pracovních funkcí. Komunikace je ve společnosti prováděna běžnými komunikačními prostředky, zásady jsou popsány v DP EMS 11 Komunikace. Je jmenována manažerka pro pí. Andrea Červená (jmenování z ). Je zajišťován výcvik, povědomí a odborná způsobilost v souladu s požadavky čl normy. Všichni pracovníci jsou pravidelně školeni podle plánu, viz plán školení pro r Školení pracovníků v oblasti EMS a školení interních auditorů EMS byla provedeno dne Společnost sleduje a zajišťuje, aby osoby provádějící pro ni nebo v její prospěch úkony, které mohou zapříčinit významné environmentální dopady, byly odborně způsobilí. V návaznosti na DP EMS 3 Procesní model, je stanoven egistr environmentálních aspektů DP EMS 9. Odpovídá povaze a činnosti společnosti. Jsou zde identifikovány a vyhodnoceny environmentální aspekty na provozovně a při realizaci zakázek. egistr environmentálních aspektů zahrnuje ovzduší, vodní hospodářství, odpady, ochrana horninového prostředí, ochranu zdraví - hluk, šetření s energiemi. Nevyplývá z něj žádný velmi významný aspekt. Hodnocení souladu bylo provedeno s kladným výsledkem, viz Záznam o přezkoumání EMS vedením společnosti z V návaznosti na registr environmentálních aspektů jsou stanoveny cíle EMS pro r.2011 (z ), viz DP EMS 13 Cíle, cílové hodnoty a programy, pomocí kterých je plánováno zlepšování v oblasti EMS (snižování energetické náročnosti realizovaných činností, snižování spotřeby pohonných hmot průběžnou obměnou vozového parku, prosazování nízkoenergetických staveb, zajištění zhodnocení všech vlivů projektovaných staveb na životní prostředí v jednotlivých stupních projektové dokumentace, zajištění realizace činností v rámci programu Zelená úsporám). Kontrolní mechanizmy k plnění cílů EMS jsou dostatečné viz DP EMS 12 Monitorování a měření. Je monitorována spotřeba PHM a produkce odpadů - vedena průběžná evidence produkce odpadů (papír, plasty, sklo, komunální odpad). Organizace neprodukuje žádné nebezpečné odpady, dosud používané lepidlo pro vazbu zpráv bylo nahrazeno ekologicky šetrnějším - Herkules. Byla zmenšena produkce odpadu plasty a sklo. Byla snížena spotřeba PHM obměna vozového parku - nákup nového vozidla s nižší spotřebou PHM. Pro případ zjištění neshody v oblasti EMS je zpracován DP EMS 5 Řízení neshody a DP EMS 6 Nápravná opatření. K dispozici je též DP EMS 7 Preventivní opatření.

6 Český lodní a průmyslový registr, s.r.o., akreditovaný certifikační orgán č strana 6 z 10 V rámci recertifikačního auditu byly předloženy záznamy z realizace projektové dokumentace ekonstrukce rodinného domu v Harachově, č.p.147. projekt pro ohlášení stavby, projekt pro realizaci, č.zakázky Řešení neshod a poznámek z minulého auditu Při 2.dozorovém auditu v r.2010 nebyla zjištěna žádná neshoda ani nebyla naformulována připomínka typu B Politika, Cíle, programy a jejich řízení Environmentální politika je vyhlášena, je ve shodě s požadavky normy ČSN EN ISO a odpovídá potřebám společnosti. Veřejnosti je k dispozici na webových stránkách společnosti. Společnost stanovila environmentální cíle pro rok Cíle odpovídají zaměření společnosti a požadavkům normy, jsou konkrétní, termínované, měřitelné Přezkoumání vedením Vedení organizace pravidelně 1x ročně přezkoumává systém environmentálního managementu. Vstupy pro přezkoumání zahrnují všechny oblasti požadované normou, Přezkoumání EMS za období 6/2010 až 5/2011 bylo provedeno dne Vstupy i výstupy odpovídají požadavkům (např. vyhodnocení politiky, rozbory plnění cílů a cílových hodnot, přezkoumání analýzy environmentálních aspektů, vyhodnocení souladu s požadavky právních předpisů, reklamace ve vztahu k EMS, nápravná a preventivní opatření z interních auditů EMS a kontrol realizace zakázek, informace z hodnocení dodavatelů, spokojenosti/připomínek od zákazníků a jiných zainteresovaných osob, výsledky interních auditů, změny v EMS). Bylo konstatováno, že je systém environmentálního managementu funkční a vyhovuje potřebám společnosti Legislativní / regulatorní požadavky Organizace má zpracován postup pro přístup k právním požadavkům. egistr právních předpisů a jiných požadavků DP EMS 10 je aktuální, aktualizován je průběžně při změně některého předpisu, kontrolován je 1x za rok (poslední aktualizace dne ) Výsledky interních auditů Společnost má proškolené 2 interní auditory (poslední proškolení bylo realizováno dne externí konzultantkou Ing.Tichotovou). Interní audit byl proveden dne podle plánu, v souladu se zásadami, stanovenými v DP EMS 4 Interní audity, s využitím otázek k internímu auditu. Nebyla zjištěna žádná neshoda, naformulovaná doporučení jsou realizována, viz záznamy z auditu. Účinnost a stupeň spolehlivosti doposud provedených interních auditů lze hodnotit jako vyhovující *s výhradou / * nevyhovující Řešení stížností/reklamací Společnost má zpracován dokumentovaný postup DP EMS 5 Řízení neshody pro případ řešení reklamací nebo stížností v oblasti EMS. Podle vyjádření organizace a dle zjištěných skutečností se za období 6/2010 až 5/2011 žádné stížnosti ani reklamace z oblasti EMS nevyskytly. eklamace ani stížnosti na environmentální dopady činností společnosti ani vzhledem k EMS nebyly za sledované období uplatněny Positivní zjištění Následující oblasti / procesy / postupy byly shledány jako pozitivní a silné stránky organizace: Činnost společnosti nevykazuje žádné významné přímé ohrožení ŽP. Společnost dbá na to, aby projektované stavby byly šetrné k životnímu prostředí ve fázi výstavby, užití i následného odstraňování.

7 Český lodní a průmyslový registr, s.r.o., akreditovaný certifikační orgán č strana 7 z Neshody a poznámky: pokud nejsou níže uvedeny neshody, poznámky, pak požadavky normy a jejich implementace / řešení je popsáno v dokumentovaných postupech, postupy jsou prakticky realizovány, všechny požadavky jsou prokazatelně plněny. článek normy kategorie zjištění - popis neshod / izolovaných chyb (B) / poznámky Stupeň splnění: 3.4 Příležitosti ke zlepšení, slabší místa Příležitosti k dalšímu zlepšování nebyly naformulovány. 3.5 Používání certifikátu a certifikačního loga Pravidla pro používání certifikačních a akreditačních log jsou *nejsou dodržována. 4 Shrnutí výsledků auditu (všeobecný dojem) Environmentální management (aspekty, legislativní a ostatní požadavky): Procesní model je uplatněn v Příručce systému environmentálního managementu, kde jsou nadefinovány jednotlivé procesy, jejich vazby a kritéria pro jejich monitorování a měření. Byl vypracován egistr environmentálních aspektů. V návaznosti na environmentální aspekty byly stanoveny cíle EMS. Plnění cílů je průběžně kontrolováno na poradách. Soulad s požadavky je vyhodnocován. elevantní požadavky kriteriální normy jsou uplatněny, plněny. Řízení identifikovaných procesů a jejich efektivnost, zlepšování, trendy, stupeň integrace IMS (QMS, EMS): Identifikované procesy jsou řízeny, jejich efektivnost je sledována. Na základě prováděných analýz jsou sledovány trendy a stanovovány cíle a nápravná a preventivní opatření, zajišťující zlepšování EMS. Stupeň integrace IMS je nízký samostatné Příručky i navazující dokumentované postupy, samostatné interní audity a přezkoumání systémů managementu. Komunikování se zainteresovanými stranami v oblastech OŽP: Komunikace se zákazníky je vedena průběžně při uzavírání a plnění zakázky Průběžně je vedena komunikace s dodavateli materiálů a prací a jejich hodnocení (předávání bezpečnostních listů, osvědčení o shodě, kvalifikačních osvědčení, ). Komunikace s oprávněnými osobami v oblasti nakládání s odpady. Doposud nebyly uplatněny žádné stížnosti ani náměty ze strany zákazníků ani jiných zainteresovaných stran Další poznámky: Počet vystavených neshod QMS Major: 0 Minor: 0 Počet poznámek, izolovaných chyb / slabších míst / prostorů pro zlepšení ----

8 Český lodní a průmyslový registr, s.r.o., akreditovaný certifikační orgán č strana 8 z 10 5 Poznámky k dalšímu postupu Při závěrečném jednání bylo konstatováno, že během auditu nebyly* byly zjištěny odchylky/ neshody ve vztahu k požadavkům kriteriální normy. Zjištěné izolované chyby ohodnocené jako poznámky B nevyžadují doložení přijetí opatření k nápravě. Přesto bychom Vás rádi požádali o zvážení jejich prověření pro zlepšení této oblasti, protože neřešení těchto problémů by mohlo časem přerůst v neshody. Tato zjištění budou rovněž předmětem pozornosti příštího auditu. 6 Program dozorových auditů 1. DOZO 2. DOZO Plánovaný termín: Systém managementu Plánovaný termín: Systém managementu do EMS červen 2013 EMS Celkem auditodnů: 0,8 Celkem auditodnů: 0,8 Lokalita / pobočka: z toho na místě: Lokalita / pobočka: z toho na místě: provozovna společnosti 0,7 provozovna společnosti Čas Zahájení auditu - posuzování na místě: od / do oddíl ISO 14001:2004 Auditor 9:00-10:00 10:00-11:30 11:30-12: Všeobecné požadavky 4.2 Environmentální politika Environmentální aspekty Požadavky právních předpisů a jiné požadavky Cíle a cílové hodnoty a program(y) Zdroje, úlohy, odpovědnost a pravomoc Odborná způsobilost, výcvik a povědomí Komunikace Dokumentace Řízení dokumentů Řízení záznamů Řízení provozu Havarijní připravenost a reakce Monitorování a měření Neshoda, opatření k nápravě a preventivní opatření 12:00-12: Hodnocení souladu 0,7 12:30-13: Interní audit 4.6 Přezkoumání vedením Ověření reakce na zjištění z předchozího auditu 13:15-13:30 Kontrola rozsahu certifikace Použití loga / kombinovaná loga A-001 Př. č. C 40 Dokončení neuzavřených položek Přezkoumání zjištění, konsolidace poznámek, kompletace záznamů, příprava podkladů zpráv 13:30-13:45 z auditu, kontrola rozsahu certifikace, příprava na závěrečné vyhodnocení 13:45-14:00 Závěrečné jednání

9 Český lodní a průmyslový registr, s.r.o., akreditovaný certifikační orgán č strana 9 z 10 PLÁNOVANÉ POUŽITÍ METOD AUDITU: 1. DOZO 2. DOZO Využití počítačové techniky (CAAT) ano ne ano ne Využití vzorkování (certifikace více pracovišť) ano ne ano ne Komentář / upřesnění 1. dozorového auditu: --- Komentář / upřesnění 2. dozorového auditu: Návrh znění oblasti platnosti certifikátu Při závěrečném pohovoru byla projednána a zástupcem organizace potvrzena následující formulace oblasti platnosti certifikátu: Projektová činnost ve výstavbě, inženýrská a investorská činnost. Certifikát byl poprvé vystaven v r a od té doby je udržován. Systém managementu: EMS Akreditace ČIA, jazyk: Čj An počet a formát certifikátů: 2x A x A4 --- Použití loga organizace: Příloha (název): ano / ne* Logo beze změny Zvláštní požadavek Datum: Ing. Květa ezková v. r. vedoucí auditor / týmu 8 Informace ke zprávě z auditu - použité zkratky a symboly Hodnocení připomínek a neshod / protokolů / záznamů o neshodách je následující: MAJ = Podstatná neshoda Major MIN = Odchylka - Minor B = Poznámka, izolovaná chyba / slabší místo/ prostor pro zlepšení Bold Ohodnocení stupně splnění elementů normy je následující: 1 = splněno 2 = splněno s poznámkami 3 = částečně splněno s nepodstatnými neshodami 4 = nesplněno CAAT = (Computer - Assisted Audit Techniques - Auditování využívající počítačovou techniku)

10 Český lodní a průmyslový registr, s.r.o., akreditovaný certifikační orgán č strana 10 z 10 OZHODNUTÍ O CETIFIKACI VEDOUCÍHO CETIFIKAČNÍHO OGÁNU Prověřovaná organizace: Toto rozhodnutí je součástí zprávy z auditu č.: E ze dne Při hodnocení dokumentace z auditu (zpráva), záznamů/protokolů o neshodách bylo shledáno, že audit proběhl ve shodě s požadavky na něj stanovenými. Hodnotitel auditu a vedoucí certifikačního orgánu potvrzují, že informace poskytnuté týmem auditorů jsou dostatečné s ohledem na požadavky certifikace, použité metody auditu a rozsah certifikace. ovněž potvrzují, že přezkoumali, akceptovali organizací přijatá opatření k nápravě pro všechny neshody typu MAJ. Déle potvrzují, že přezkoumali a akceptovali organizací plánovanou nápravu a opatření k nápravě pro neshody typu MIN. S ohledem na výše uvedené skutečnosti hodnotitel doporučuje vystavit certifikát v rozsahu, uvedeném v cíli auditu a znění ze Zprávy z auditu. Dne: Ing. Jiří Hemr v. r. hodnotitel Dne: Souhlasím s doporučením hodnotitele Ing. Jiří Dynybyl v. r vedoucí certifikačního orgánu č. 3016