WinOASIS ročná uzávierka a prechod na euro

Transkript

1 WinOASIS ročná uzávierka a prechod na euro Funkciu ročnej uzávierky môže spúšťať len užívateľ s prioritou 0. Vo Win aplikáciách nie je kvôli euru zakladané nové dátové prostredie, ale pokračuje sa v pôvodnej dátovej štruktúre do konca roku 2008 budú dáta v SKK, od roku 2009 v EUR. Tomu sú prispôsobené funkcie pri prechode medzi rokmi 2008 a Koncepcia prechodu na euro vo WinOASIS-e Pri ročnej uzávierke sa prepočítajú finančné polia na euro, pričom zostane zachovaná bežná adresárová štruktúra a funkcionalita s nasledovnými zmenami. 1. Úhrady sa rozdelia na dve tabuľky pôvodné úhrady v korunách sa nakopírujú do adresára SKK\SUBOR a originálne súbory úhrad sa pri ročnej uzávierke prepočítajú na eurá. Zmeny v korunových úhradách bude možné funkciou CTRL+M presunúť do eurových úhrad. Opačný proces nebude možný. 2. Objednávky za všetky roky zostanú v jednom súbore, ale rozdelia sa na korunové a eurové príznakom, pričom v rokoch 2008 a starších budú viditeľné len korunové a v rokoch 2009 a novších len eurové objednávky. 3. Závierkové kurzové rozdiely sa budú počítať odlišným spôsobom. Ročná uzávierka Ročná uzávierka v roku 2008 je oproti klasickej uzávierke rozšírená 1. Rozdelenie úhrad na úhrady v SKK a na úhrady v EUR 2. Prepočet finančných hodnôt na euro o dve funkcie: Rozdelenie úhrad na úhrady v SKK a na úhrady v EUR Keďže úhrady sú vo WinOasise nadročná tabuľka, je potrebné pri prechode na euro rozdeliť tabuľku na dve: - úhrady do konca roku 2008 v SKK (adresár SKK\SUBOR\VE_UHRA, PE_UHRA). - všetky úhrady prepočítané na EUR (adresár SUBOR\VE_UHRA, PE_UHRA) Ročná uzávierka preto pri vytváraní zálohy a uzatvorení faktúr roku 2008 sa založí nový adresár SKK\SUBOR. Pred samotným nakopírovaním program prestaví v tabuľke úhrad pole bola_skk do hodnoty.t. Potom do adresára SKK\SUBOR nakopírujú úhrady faktúr vystavených a úhrady faktúr došlých. V prípade, že na otázku programu Prešlo zálohovanie v poriadku odpoviete nie program premenuje už vytvorený adresár SKK na SKK.001 a celý proces zálohy je možné opäť zopakovať. 1/ 15

2 Prepočet finančných hodnôt na euro Ako posledný krok ročná uzávierka prepočíta novo založené dátové prostredie na euro hodnoty. Základom pre prepočet je definičný súbor EURO_DEF.DBF, ktorý obsahuje: 1. tabulka - názov tabuľky, 2. adresar adresár kde sa nachádza tabuľka, 3. kluc ID pole, podľa ktorého sa hľadá príslušný záznam, 4. stlpec názov poľa, ktoré je potrebné prepočítať na euro, 5. zaok počet desatinných miest pre zaokrúhlenie, 6. zaok_typ spôsob zaokrúhlenia (0 zaokrúhľovať, 1 odseknúť), 7. vzdy spôsob, ako sa budú prepisovať údaje). Tento prepočet sa urobí v jednom kroku za celé dátové prostredie. Prepočet dátového prostredia je rozdelený na tieto kroky: Prepočet skladových kariet Prepočet sa riadi podľa definičnej tabuľky SunSoftW\data\FIRMA003\Oasisw\cisel\euro_def.dbf. Tento prepočet pracuje nasledovne. Najskôr sa program nastaví do skladových kariet nového dátového prostredia, t.j. do roku Zoberie si skladovú kartu a pohľadajú ju v starom dátovom prostredí, t.j. v roku Ak skladovú kartu nájde v roku 2008 zoberie si polia, podľa definičnej tabuľky (cenu skladovú, pedajné ceny, atď). Hodnotu týchto polí predelí konverzným kurzom a výslednú hodnotu zaokrúhli podľa definičnej tabuľky euro_def pole zaok. Program sa naspäť prepne na skladovú kartu v novom roku 2009 a porovná vypočítanú hodnotu s hodnotou, ktoré je zapísaná na skladovej karte v roku Ak sa táto hodnota líši o 30 percent tak prepíše vypočítané hodnotu na skladovú kartu v roku Toto percento je možné nastaviť v súbore var_1.dat pomocou premennej euro_toler = 50 týmto bude hodnota tolerancie 50 percent. Tým je zabezpečené to, aby sa omylom neprepísali už užívateľsky modifikované 2/ 15

3 predajné ceny. To, či sa má uplatniť algoritmus prepisu ceny podľa rádu je definované v definičnej tabuľke euro_def v poli vzdy. Ak je v parametroch skladu definované, že cena2, alebo cena3 sú v cudzej mene, tieto ceny sa neprepočítavajú. Ceny ostanú pôvodné. Prepočet individuálnych cenníkov Aj prepočet tejto tabuľky ind_cen.dbf sa riadi podľa definičnej tabuľky SunSoftW\data\FIRMA003\Oasisw\cisel\euro_def.dbf. Postup práce programu je obdobný ako Prepočet skladových kariet. Aj individuálne cenníky majú parameter, či cena2 a cena3 sú v cudzej mene. Prepočet komponentárov Tabuľka predpis.dbf sa riadi podľa definičnej tabuľky SunSoftW\data\FIRMA003\Oasisw\cisel\euro_def.dbf. Postup práce programu je obdobný ako Prepočet skladových kariet. Prepočet výrobných operácii Prepočet sa taktiež riadi podľa definičnej tabuľky SunSoftW\data\FIRMA003\Oasisw\cisel\euro_def.dbf. Postup práce programu je obdobný ako Prepočet skladových kariet. Prepočet FA vystavených a FA došlých Prepočet týchto tabuliek ve.dbf a pe.dbf sa taktiež riadi podľa definičnej tabuľky SunSoftW\data\FIRMA003\Oasisw\cisel\euro_def.dbf. Postup práce programu je obdobný ako Prepočet skladových kariet. Prepočet úhrad FA vystavených a úhrad FA došlých 3/ 15

4 Prepočet týchto tabuliek sa neriadi podľa definičnej tabuľky. Program pracuje nasledovne. V novom dátovom prostredí roku 2009, t.j. v adresári SunSoftW\data\FIRMA003\Oasisw\subor\ vynuluje všetky úhrady, ktoré majú nastavený príznak bola_skk =.t.. Prestaví sa do adresára SKK\SUBOR a otvorí si tabuľku úhrad. Zoberie úhradu, korunové polia (sú definované v programe) predelí konverzným kurzom a hľadá v novom dátovom prostredí roku 2009 danú úhradu podľa vnútorného ID poľa zaznam. Ak nájde príslušnú úhradu, tak ju prepíše. Ak sa nenájde príslušný záznam (veľmi pravdepodobné, lebo úhrady v SKK boli nulované) tak sa hľadá prvý prázdny záznam a úhrada sa zapíše na toto miesto. Pri úhradách v zahraničnej mene (napr. v USD) sa vypočíta aj nová hodnota kurzu. Hodnota sa predelí konverzným kurzom, čím vznikne v roku 2009 kurz EUR/USD. Obchodní partneri Aj v tabuľke obchodných partnerov sa pri ročnej uzávierke prepočítavajú polia podľa definičnej tabuľky. Sú to hodnoty týkajúce sa kreditov. Číselníky a parametre Pri ročnej uzávierke sa taktiež podľa definičnej tabuľky prepočítava aj číselník obratových zliav. POZOR, zmenila sa logika parametrov zaokrúhľovania dokladov. Všetky parametre sa prepli na hodnotu nezaokrúhľovať. Znamená to, že v novom roku sa doklady aj skladové ceny budú zaokrúhľovať na centy. V prípade potreby je to možné užívateľsky prestaviť. 4/ 15

5 Parameter zaokrúhľovania dokladov Zaokrúhľovať na päťdesiathaliere sa zmenil na Zaokrúhľovať na desatiny Prepočet dátového prostredia je možné spustiť opakovane aj po ročnej uzávierke. Táto funkcia je aktívna len v roku hlavné menu EURO. Tento prepočet môže spúšťať len užívateľ s prioritou 0. Jednotlivé prepočty je možné spúšťať aj samostatne. Po spustení prepočtu sa program ešte opýta, či má skutočne pokračovať v prepočte dátového prostredia. Pred spustením prepočtu si program taktiež skontroluje správnosť nastavenia konverzného kurzu. V programe je definovaný konverzný kurz na hodnotu euro_kurz= Túto premennú je možné zmeniť pomocou var_1.dat. Práca s dokladmi na prelome medzi rokmi a pri prechode na EURO. Je potrebné si uvedomiť, že oproti bežnému prechodu medzi rokmi, pri tomto zlomovom roku sa musia prepočítať aj hodnoty z SKK na EURO. Taktiež je potrebné si uvedomiť, že úhrady sa musia písať do dvoch samostatných tabuliek. Úhrady v SKK s dátumom pred sa musia písať do súboru \SUNSOFTW\DATA\FIRMAxxx\OASISW\SKK\SUBOR\VE_UHRA.DBF a úhrady po sa musia písať do súboru \SUNSOFTW\DATA\FIRMAxxx\OASISW\SUBOR\VE_UHRA.DBF. Je potrebné potom zabezpečiť presun úhrad z adresára SKK do aktuálneho adresára a to aj s prepočtom na euro. 5/ 15

6 Skladové karty V prípade, že meníte, alebo dopisujete karty v starom roku, je potrebné spustiť funkciu Ctrl+M. Funkcia presunu skladových Ctrl+M pracuje nasledovne. Zoberie kartu zo starého roka prehľadáva tabuľku v novom roku. Najskôr sa prehľadáva podľa vnútorného ID následne podľa čísla materiálu. Ak sa nájde skladová karta, tak sa prepíše počiatočný stav a cena skladová. Ak sa skladová karta nenájde, tak sa program opýta, či sa má daná karta zaviesť do nového roka a v prípade kladnej odpovede sa karta doplní. Pri prechode z roku 2008 do roku 2009 bola funkcionalita rozšírená o to, že pri zápise údajov do nového roka sa prepočítavajú a prepisujú a ďalšie polia podľa definičnej tabuľky (algoritmus je popísaný vyššie). Ak je v parametroch skladu definovaná CENA2, alebo CENA3 v inej mene, hodnoty týchto polí sa neprepočítavajú. Kláves 5 ukazuje pohyby aj z minulého roka. Ak ju pustíte v roku 2009 tak sa Vám ukážu pohyby v roku 2008 v SKK. Pohyby za rok 2009 budú už v EUR. Výsledná suma na tlačovej zostave bude nesprávna. Budú spočítané SKK a EURO. V ďalšom roku to už bude v poriadku. V novom roku 2009 sa v cenníku s duálnym zobrazením bude ako doplnková mena tlačiť hodnota v Sk. Obdobne je to aj pri tlači cenoviek, kde sa nude duálne tlačiť Sk. Nie je nutné upravovať vlastné zázkanícke štítky. Individuálne cenníky Ak sa doplní individuálna cena v starom roku 2008 tak sa pri prepočte individuáleneho cenníka neprenesie táto cena do nového roka. V novom roku je potrebnú cenu ručne doplniť. Prepočet individuálnych cien zabezpečí to, že dorovná už existujúce ceny z roku 2008 do roku 2009 s následným prepočítaním na EURO. Algoritmus je obdobný ako pri prepočte predajných cien na skladovej karte. Ak je v individuálnom cenníku definovaná CENA2, alebo CENA3, táto cena sa neprepočíta. Tento prepočet je možné spustiť z hlavného menu. Doklady VE a PE Pri oprave dokladu v starom roku sa aktualizuje hlavička dokladu v novom roku prepočítaná kurzom. Pri dopísaní dokladu do starého roka sa automaticky dopíše hlavička aj do nového roka prepočítaná kurzom. V tabuľkách VE a PE existuje aj hromadný presun neuhradených FA klávesa Ctrl+M. Táto funkcia hromadne presunie všetky neuhradené FA do nového roka prepočítané konverzným kurzom. Pri prechode z roku 2008 do roku 2009 bola rozšírená táto 6/ 15

7 funkcia aj o presun úhrad. Po ukončení presunu hlavičiek neuhradených FA sa spustí presun úhrad z adresára SKK do aktuálneho adresára (podľa algoritmu, ktorý bol popísaný vyššie). FA vystavované v roku 2009 sú už v EURO. DPH na týchto faktúrach je zokrúhľovaná na stotiny, t.j. na centy. Pri tlači FA sa automaticky bude duálne zobrazovať hodnota FA s SKK. Nie je potrebné opravovať vlastné reporty u zákazníka. Duálne zobrazenie je riešené cez funkciu programu, ktorá zabezpečí správne duálne zobrazenie podľa dátumu faktúry. Pri presune FA z roku 2008 do roku 2009 sa neoznačia automaticky na výmaz faktúry v roku 2009, ktoré majú príznak uhradenia v roku 2008 na hodnote U. Je to z dôvodu zápisu úhrad do dvoch rôznych tabuliek. Závierkové kurzové rozdiely. Pred ročnou uzávierkou už musia byť vypočítané kurzové rozdiely za predchádzajúci rok, t.j Po ročnej uzávierke je na hlavičkách zahraničných neuhradených FA pôvodný kurz SKK voči zahraničnej mene. Pri generovaní závierkových kurzových rozdielov v roku2009 sa vygenerovaný kurzový rozdiel zapisuje automaticky do úhrad v roku 2009 \SUNSOFTW\DATA\FIRMAxxx\OASISW\SUBOR\VE_UHRA.DBF prepočítaný už na EURO. Taktiež sa v SKK zapíše aj do úhrad v roku 2008 \SUNSOFTW\DATA\FIRMAxxx\OASISW\SKK\SUBOR\VE_UHRA.DBF. Treba si uvedomiť, že FA vystavené v roku 2008 v EURO iným kurzom ako konverzným budú vyzerať podobne, ako je zobrazená FA nižšie. Bola vystavená na 36 EUR v kurze SKK/EUR. Nebola uhradená. Do kurzového rozdielu sa dostane hodnota rozdielu medzi FA vystavenou v komerčnom kurze SKK/EUR a konverznom kurze SKK/EURO. FA po preklopení do roku 2009 a prepočítaní konverzným kurzom mala hodnotu (36*33.316)/ = Kurzový rozdiel je potom k tejto 3.81 EURO. Po zapísaní kurzového rozdielu sa aj na hlavičke VE 7/ 15

8 prepíše predelí účtovný kurz hodnotou konverzného kurzu. Na našej FA bude hodnota Taktiež za aj závierkový kurz sa predelí hodnotou knverzného kurzu. Pri FA v EURO bude táto hodnota 1. Týmto je zabezpečené, že v roku 2009 sa budú správne počítať kurzové rozdiely k faktúram, ktoré prešli z roku 2008 (vystavené aj v EURO). Pri označení na zrušenie sa automaticky označia kurzové rozdiely v obidvoch tabuľkách úhrad. t.j. aj adresári SKK\. Na hlavičkách FA sa vynuluje kurz z FA z roku 2008 a zoberie pôvodný účtovný kurz z faktúr roku Závierkový kurz sa vynuluje. Aj napriek tomu, že neboli vygenerované žiadne kurzové rozdiely sa na hlavičky FA roku 2009 zoberie pôvodný účtovný kurz z faktúr roku Objednávky Objednávky sa neuzatvárajú pri ročnej uzávierke ani v roku V tabuľke hlavičiek objednávok pribudlo pole SKK_JE. Po preinštalovaní verziou WinOasisu sa toto pole pridá do databázy a automaticky sa nastaví na hodnotu.t.. Objednávky sú potom filtrované podľa tohto políčka nasledovne. Ak ste nastavený v roku 2008 a menšom vidíte len tie objednávky, ktoré majú v poli SKK_JE hodnotu.t.. Ak ste nastavený v roku 2009 a vyššom vidíte len tie objednávku, ktoré majú v poli SKK_JE hodnotu.f.. Ak pri dopisovaní objednávok je dátum menší ako tak sa do poľa SKK_JE zapíše hodnota.t.. Ak je väčší alebo rovný, tak sa do poľa zapíše hodnota.f.. Hodnotu tohto dôležitého poľa si môžete skontrolovať, prípadne zmeniť pomocou funkčnej klávesy Ctrl+Q. 8/ 15

9 V roku 2008 a 2009 je možné požiť prevod objednávok z hodnoty SKK na EURO a naopak. Slúži na to klávese Ctrl+M. Ak stojíte na objednávke, ktorá má hodnotu poľa SKK_JE=.T. program sa opýta: Po potvrdení sa Vám objednávka (hlavička aj položky) prepočíta na euro. Taktiež sa zmení aj hodnota poľa SKK_JE=.F.. Ak stojíte na objednávke, ktorá má hodnotu poľa SKK_JE=.F. program prepočíta objednávku s EUR=>SKK. Treba si uvedomiť, že tabuľka objednávok je filtrovaná podľa tohto poľa. Preto, ak ste nastavený v roku 2008 objednávka sa Vám stratí zo zoznamu. Tabuľku objednávok je možné si pozrieť aj nefitrovanú podľa tohto poľa. Z menu Systém si vyberte Ukáž EUR-SKK. 9/ 15

10 Vtedy sa Vám zobrazia spolu objednávky v EURO aj v SKK. Filter je vypnutý do opätovného spustenia Winoasisu. V zozname objednávok taktiež vidno pole SKK_JE. V zozname je toto pole označené symbolom eura. Aj v nevyfiltrovanej tabuľke je možné použiť klávesu CTRL+M na prepočet objednávky. Ak máte označené X -kom viac objednávok a ste nastavený na nejakej objednávke označenej X funkcia Vám hromadne prepočíta všetky označené objednávky. Príznak označenia X sa nevymaže. V starom roku 2008 je možné vystavovať objednávky pre rok 2009 ale len v SKK. Následne je potom možné túto objednávku prepočítať na EURO kláves Ctrl+M. Potom túto objednávku v EURO je možné už v novom roku 2009 opraviť. V novom roku nie je umožnené vystavovať doklady s dátum starším ako Predfaktúry Predfaktúry sú vlastne v spoločnej tabuľke objednávok. Preklopením a prepočítaním objednávky sa Vám automaticky preklopia a prepočítajú aj predfaktúry. Tlač predfaktúry sa riadi podľa obdobia a ako doplnková prepočtová hodnota sa v roku 2009 bude zobrazovať SK. Pri práci s predfaktúrami a objednávkami sú určité obmedzenia. Ak ste si už prepočítali objednávku, prip. predfaktúru s dátumom vystavenia menšim ako na hodnoty EURO, nie je možné opravovať doklad v období 2009 a vyššom. Táto objednávka bola vytvorená v SKK a preto je potrebné ju opravovať aj v roku Preto ak ju chcete dodatočne opraviť, je potrebné doklad opätovne prepočítať na SKK pomocou voľby 10 / 15

11 CTRL+M. Potom sa presunúť do roku 2008 a doklad opraviť. Následne opäť prepočítať na EURO. Nie je umožnené nahrávať objednávky a predfaktúry v roku 2009 s dátumom iným menším ako Ak chcete nahrať doklad s takýmto dátumom, musíte a prestaviť do starého roka. Preddavkové faktúry. Preddavkové FA sú v spoločnej tabuľke úhrad. Keď budete opravovať preddavkové FA v roku 2008, tak sa automaticky prenesie oprava aj do roku 2009 bez následných prepočtov. Opravovať preddavkové FA musíte len v tom období, do ktorého daná preddavková spadá. Ak chcete napríklad opraviť preddavkovú FA v minulom roku v SKK je potrebné sa prestaviť do roku 2008 a tieto zmeny urobiť v tomto období. 11 / 15

12 Úhrady Úhrady s dátumom v roku 2008 a staršie sa budú zapisovať do roku Nie je umožnené nahrávať úhrady s dátumom starším ako do obdobia roku Nie je ani umožnené opravovať úhrady z roku 2008 v období Ak chcete pracovať, prípadne opravovať úhrady v SKK musíte sa prestaviť do roku Pri zápise, prípadne oprave úhrady (aj z WinPu) v SKK do roka 2008 sa zapíše aj informácia tejto zmene aj do súboru OASISW\UHR2008.FLG. Následné bude program WinOasis pri otváraní faktúr, prípadne objednávok upozorňovať na to, že je nutné spustiť prepočet úhrad. 12 / 15

13 Prepočet úhrad je možné spustiť aj samostatne z hlavného menu. Ročná uzávierka a prechod na EURO v colnom sklade. Colný sklad sa uzatvorí obdobne ako bežný WinOASIS. Prepočet zostatkov po jednotlivých DCZ sa nevykoná pri ročnej uzávierke. Následne v novom roku je prístupná kláves CTRL+M ktorá prepočíta korunové zostatky na jednotlivých DCZ na hodnoty EURO. WinSHOP ročná uzávierka a prechod na euro Adresárová štruktúra WinShopra ostala zachovaná. Dennú a mesačnú uzávierku vo WinShopri je nevyhnutné urobiť najneskôr do Ročnú uzávierku je možné urobiť aj v 01/2009. Ročná uzávierka vynuluje grantotály. Dodatočne je potom nutné urobiť servisný zápis do pokladničnej knihy o vynulovaní grantotálov. Winshop napojený na WinOasis Najskôr je potrebné urobiť uzávierku vo WinOasise. Ročná uzávierka WinSHOP je v roku 2008 oproti klasickej uzávierke rozšírená o prepočet hodnôt vybraných tabuliek na EURO. Tento prepočet sa riadi takým istým algoritmom ako vo WinOasise. Prepočítavajú sa nasledovné tabuľky: Číselník obratových zliav 13 / 15

14 Polia v tomto číselníku sa prepočítajú podľa definičného predpisu, ktorý je uložený v tabuľke cisel\euro_def. Zákaznícke karty Ak pracujete so zákazníckymi kartami, obrat za jednotlivých zákazníkov sa ukladá do súboru all_blok.dbf. Ročná uzávierka vytvorí súbor all_blok.skk. Je to záloha pôvodného súboru. Po vytvorení zálohy prepočíta všetky potrebné polia na EURo. Existencia súboru all_blok.skk taktiež slúži ako značka, že súbor bol už prepočítaný. Opätovné spustenie prepočtu dátového prostredia potom už tento súbor neprepočíta. Winshop napojený na vlastné skladové karty Pri takomto nastavení WinShopra je prepočet dátového prostredia doplnený o prepočet predajných cien na sklade. Tento prepočet sa riadi podľa definičnej tabuľky cisel\euro_def. Prepočet pracuje rovnakým algoritmom, ako vo WinOasise. Obdobie 16 dní po prechode na euro. Na paragónoch sa ako hlavná mena automaticky po dátume Dátum zavedenia eura zobrazuje ako hlavná mena euro a ako doplnková SKK. Pri prijímaní platby je možné prijať platby v eurách aj SK mene. Vydávať však je nutné len v eurách. Pre tento účel sa v programe pri prijatí platby zobrazí formulár, na ktorom je možné zadať úhradu v eurách aj v SK. Výdavok sa potom prepočíta na euro. Obdobný formulár sa bude zobrazovať aj pri dokladoch typu 10 z WinOasisu. Stav v peňažnej zásuvke sa neprepočítava. V tomto prechodnom období bude v peňažnej zásuvke hotovosť v SKK, ale aj v EURO. Program však bude ukazovať len hotovosť v EURO. Zostatok hotovosti v SKK program nerieši. Obdobie jeden rok + 16 dní od prechodu na euro. V tomto období sa bude na paragónoch ako hlavná mena zobrazovať euro a ako doplnková SKK. Po dátume Koniec duálneho zobrazovania sa na paragónoch bude zobrazovať už len cena v euro. 14 / 15

15 Zaokrúhľovanie paragónov rieši driver FM40. V roku 2009 sa zaokrúhlenie autoamiticky zmení na desatiny, t.j. centy. Nastavenie zaokrúhlenia vo WinShope je bezpredmetné a preto nie je ani prístupné. 15 / 15