MPD Modul na prenos dát Príručka užívateľa

Transkript

1 Príručka užívateľa úroveň: Klient Štátnej pokladnice Verzia 3.0 Máj 2005 Ing. Milan Katrenčík Ing. Juraj Vojtáš FocusPM Strana 1 zo 14

2 Obsah Obsah...2 Úvod...3 Nahrávanie výkazov klientmi Štátnej pokladnice...3 Import súboru... 3 Možné stavy pri kontrole súboru... 7 Možné stavy pri spracovaní súboru... 8 Opätovné naimportovanie súboru... 8 Nahrávanie výkazov za podriadených klientov...10 Zobrazenie informácie o stave potvrdenia údajov uzamknuté výkazy...11 Stiahnutie už nahraného csv súboru z IS ŠP na lokálny počítač...12 FocusPM Strana 2 zo 14

3 Úvod Súčasťou Informačného systému Štátnej pokladnice (IS ŠP) je aj Modul na prenos dát (MPD). MPD je súbor aplikácií, ktoré slúžia na prenos súborov od klientov Štátnej pokladnice do IS ŠP. Dôležitou črtou tohoto modulu je zabezpečenie spätnej väzby, ktorá informuje klienta o stave spracovania jeho súboru v IS ŠP. Nahrávanie výkazov klientmi Štátnej pokladnice Po prihlásení sa do portálu IS ŠP je potrebné zvoliť v portálovom menu položku Výkazníctvo - klient ŠP. Zobrazí sa úvodná obrazovka pre nahrávanie výkazov. Sú v nej zobrazené oznamy zaslané klientovi administrátorom ako aj zoznam predchádzajúcich importov súborov klienta do systému IS ŠP. Tlačidlo Import súboru Oznamy zaslané klientovi administrátorom Zoznam predchádzajúcich importov klienta Import súboru Postup importu súboru(výkazu) je nasledovný: Do obrazovky pre import súboru sa dostaneme stlačením tlačidla Import súboru. Tu je potrebné vykonať nasledovné operácie: a) vyplnenie hlavičky súboru (identifikátory súboru) b) načítanie súboru c) kontrola súboru (spustenie predbežných kontrol) d) uloženie súboru FocusPM Strana 3 zo 14

4 a) vyplnenie hlavičky súboru (identifikátory súboru) Krok 1: Myšou klikneme do poľa Organizácia/Agregát zobrazí sa nám okrúhle tlačidlo, kliknutím naň zobrazíme okno pre výber typu nahrávaného výkazu. Krok 2: Dvojitým kliknutím vyberieme požadovaný typ výkazu. Tým sa nám vyplnia polia Typ výkazu a Rozlíšenie obdobia (hlavička súboru) Krok 3: Do poľa Dátum údajov v súbore zadáme dátum, ku ktorému sa viažu údaje v súbore (dátum zadáme buď klávesnicou alebo ho vyberieme dvojklikom z kalendára, ktorý spustíme stlačením okrúhleho tlačidla). FocusPM Strana 4 zo 14

5 b) načítanie súboru Krok 1: Stlačíme tlačidlo Načítanie súboru Krok 2: Otvorí sa okno pre výber súboru, kliknutím na roletku sa zobrazí zoznam, z ktorého si vyberieme jednotku (najčastejšie disketová jednotka A), v ktorej sa nachádza importovaný súbor Hlavička súboru Krok 3: Dvojitým kliknutím ľavého tlačidla myši vyberieme požadovaný súbor. Obsah vybraného súboru sa musí zhodovať s typom výkazu vyplneným v hlavičke súboru. c) kontrola súboru (spustenie predbežných kontrol) Krok 2: K tlačidlu Načítanie súboru pribudne tlačidlo Kontrola súboru, ktorým vykonáme kontrolu nami importovaného súboru. Krok 1: Možnosť zadať poznámku k importovanému súboru. Po načítaní súboru sa stav spracovania zmení na Načítanie úspešne a zobrazí sa cesta k importovanému súboru. FocusPM Strana 5 zo 14

6 d) uloženie súboru Po úspešnej kontrole súboru sa tlačidlo Uloženie súboru stane aktívne. Jeho stlačením súbor uložíme do systému IS ŠP. Súbor bol kontrolovaný úspešne, o čom svedčí nový stav spracovania Kontrolovanie úspešne. Uložený súbor sa zobrazí v zozname predchádzajúcich importov po stlačení symbolu spracovania Kontrolovanie a statusom Úspešne. so stavom Stav spracovania a status súboru Kontrolovanie úspešne Po uložení súboru do systému súbor čaká na spracovanie v IS ŠP. Po spracovaní dochádza k zmene stavu spracovania a statusu súboru. V prípade úspešného spracovania súboru sa stav spracovania a status zmení na Spracovanie úspešne a dáta sú k dispozícii na prezeranie vo výkazoch pre užívateľov na to oprávnených. Upozornenie: Po úspešnej kontrole(aplikácia predbežných kontrol) a uložení súboru do IS ŠP dochádza v samotnom systéme k ďalšiemu spracovaniu, ktorého súčasťou je aplikácia ďalších kontrol na poslaný súbor a nastavenie výsledného statusu spracovania súboru. Vzhľadom k tomu, že FocusPM Strana 6 zo 14

7 výsledný status spracovania súboru môže byť nielen Spracovanie úspešne, ale aj Spracovanie chybne, je potrebné zo strany klienta vykonať kontrolu tohto výsledného statusu. V prípade chybného statusu spracovania, daný súbor opraviť a opätovne načítať podľa pokynov pre Opätovné naimportovanie súboru (str. 8.). Kontrolu výsledného statusu spracovania súboru sa odporúča vykonať na ďalší deň, keďže samotné spracovanie spravidla beží vo večerných hodinách, aby systém nebol zaťažovaný cez deň. Možné stavy pri kontrole súboru Pri vykonávaní operácie importu súboru kontrolovanie súboru môže byť výsledný stav kontrolovania chybný. V takomto prípade stlačením tlačidla Podrobné správy sa dostávame do obrazovky Podrobné správy k importu súboru s popisom nájdených chýb. Tlačidlom Podrobné správy zobrazíme detaily kontroly súboru s popisom chýb. Stav spracovania Kontrolovanie, status importu súboru Chybne. Texty hlásenia k jednotlivým chybám. Parametre, ktorých sa týkajú chyby (v tomto prípade položky výkazu súvaha). Pri identifikácii chýb je potrebné prioritne sa orientovať podľa parametrov a textu hlásení. V našom konkrétnom prípade možné zdroje chýb sú v parametroch B012 a S101. Podľa textu hlásení: Suma riadkov pre číslo účt. riadka B012 nesedí. ( B012= B001-B007,B011 ), Nerovnosť polí CUCR2, KEYFIG2 a CUCR1, KEYFIG1 pre CUCR1 = B012 a CUCR2 = S101, Nerovnosť polí CUCR2, KEYFIG2 a CUCR1, KEYFIG1 pre CUCR1 = S101 a CUCR2 = B012 je možné konštatovať, že nesedia FocusPM Strana 7 zo 14

8 medzivýkazové väzby medzi súvahou a výkazom ziskov a strát [B012(Účtová trieda 4 celkom (súčet r.001 až r )) a S101(Náklady rozpočtových organizácií(účty účtovej triedy 4)) kontroluje sa rovnosť položky S101 v stĺpci Netto a položky B012 v stĺpci Spolu]. Vzhľadom k tomu, že nesedí ani suma riadkov pri položke výkazu B012, je možné predpokladať, že zdroj chyby sa nachádza práve v položke B012. Možné riešenia danej situácie: 1) Kontrola údajov v účtovnom softvéri, z ktorého je realizovaný výstup CSV súboru, v prípade potreby oprava hodnôt, nový výstup CSV súboru a jeho naimportovanie do IS ŠP prostredníctvom MPD. 2) Manuálna úprava chybných údajov v súbore prostredníctvom programu Notepad (Poznámkový blok) alebo Wordpad. Postup úpravy je nasledovný: o Ikona Tento počítač na pracovnej ploche systému Windows. o Zvolenie oblasti s importovaným súborom, ktorý je potrebné editovať (najčastejšie disketová mechanika A). o Pravým tlačidlom myši klikneme na súbor a z kontextového menu vyberieme Otvoriť v programe.... Z ponúknutého zoznamu vyberieme program Notepad(prípadne Wordpad) a klikneme na Otvoriť. o V súbore realizujeme potrebné úpravy a zmeny uložíme cez menu Súbor - > Uložiť. o Vykonáme import opraveného súboru do IS ŠP prostredníctvom MPD. Možné stavy pri spracovaní súboru Spracovanie súboru v IS ŠP môže skončiť aj chybne, v tomto prípade sa výsledný stav spracovania a status súboru nastaví na Spracovanie chybne. V prípade, že spracovanie súboru dopadlo chybne so správou Zhrnutie dát v zdrojovom systéme ukončené, je potrebné riadiť sa pri identifikácii chýb pokynmi administrátora (oznamy pre klienta). Ak sme neobdržali žiadne pokyny, kontaktujeme Centrum podpory užívateľov. Opätovné naimportovanie súboru Predpokladom pre umožnenie opätovného naimportovania súboru do IS ŠP je stav spracovania a status súboru Spracovanie chybne. K potrebe opätovného naimportovania súboru (výkazu) môže dôjsť v dvoch prípadoch: Spracovanie súboru v systéme skončilo chybne so správou: Zhrnutie dát v zdrojovom systéme ukončené. V tomto prípade sa pri identifikácii chýb riadime pokynmi administrátora (oznamy FocusPM Strana 8 zo 14

9 pre klienta). Ak sme neobdržali žiadne pokyny, kontaktujeme Centrum podpory užívateľov. Po odstránení chýb daný súbor načítame. Spracovanie súboru v systéme skončilo úspešne, ale pri následnej práci s výkazmi sa zistilo, že výkaz obsahuje vecné chyby (chybné hodnoty), ktoré je potrebné opraviť a opravený súbor opätovne načítať do IS ŠP. Po oprave chýb písomne ( om) požiadame Centrum podpory užívateľov o vymazanie súboru s chybnými údajmi zo systému a zmenu statusu súboru na Spracovanie chybne, aby nám systém umožnil import opraveného súboru. Stav spracovania a status súboru zmenený administrátorom na Spracovanie chybne. Pri ukladaní (tlačidlom disketa) opätovne načítaného súboru do systému sa zobrazí otázka, či chceme založiť duplicitný súbor ešte raz. Stlačením Áno súbor uložíme do systému. Znovunaimportovanie súboru je indikované v stĺpci Poradie zostavy, kde zobrazené číslo značí, koľkokrát bol daný súbor opätovne naimportovaný. FocusPM Strana 9 zo 14

10 Nahrávanie výkazov za podriadených klientov Aby mohli nadriadení klienti odoslať súbory aj za nimi podriadených klientov bola vytvorená transakcia ZBW01K Natiahnutie súborov od podriadených klientov. Prístup k tejto transakcii majú len vybraní klienti, ktorí majú priradenú rolu ZR_UPLOAD_KAPITOLA (kód prístupu B002). Rozhranie je rovnaké ako je pre samotného klienta, len obsahuje ešte jednu predradenú vstupnú obrazovku, kde je možné zadať číslo klienta, za ktorého majú byť údaje odoslané. Po vyplnení tohto čísla klienta, systém kontroluje, či tento klient je jeho priamym podriadeným klientom, alebo klientom, ktorý je priradený jemu podriadenému klientovi. Hierarchie sú definované v strome hierarchií, ktorý spravuje Štátna pokladnica. Novú transakciu je možné si sprístupniť týmto postupom: Prihlásiť sa cez príslušnú ikonu do Portálu Štátnej pokladnice Voľbu Výkazníctvo - kapitola ŠP Voľbu Natiahnutie súb. od podriad. klientov. Objaví sa obrazovka (viď obrázok), ktorá slúži na obmedzenie výberu prehľadu o už odoslaných súboroch, tzn. máme možnosť obmedziť zobrazenie prehľadu iba na určité vybrané súbory (napr. výber za určité obdobie). Pre bežnú prácu nie je potrebné na nej nič iné vypĺňať okrem čísla klienta. Potvrdenie výberu a pokračovať ďalej Číslo klienta, za ktorého chceme odoslať súbor. Daný klient nám musí byť podriadený v strome hierarchií. Viacnásobný výber Systém automaticky prednastaví do výberového poľa klient číslo klienta podľa mena užívateľa ako je to zadefinované v centrálnej správe klientov ŠP. Toto číslo je samozrejme možné zmeniť. Ďalší postup pri nahrávaní výkazov za podriadených klientov je identický s postupom uvedeným v časti Nahrávanie výkazov klientmi Štátnej pokladnice na strane 3. FocusPM Strana 10 zo 14

11 Zobrazenie informácie o stave potvrdenia údajov uzamknuté výkazy V prípade, že klienti oprávnení kontrolovať správnosť údajov podriadených klientov súhlasia s údajmi vo výkazoch, ktoré boli príslušnými klientmi zaslané do Informačného systému Štátnej pokladnice (IS ŠP), vytvárajú potvrdenia týchto klientov. Tieto potvrdenia uzamykajú príslušné obdobie, t.z. potvrdením správnosti údajov klienta sa uzamknú v systéme jeho výkazy (vrátane výkazov FAP Finančné aktíva a pasíva), systém klientovi nedovolí opätovné nahratie výkazov za dané účtovné obdobie (samotné potvrdzovanie správnosti údajov nie je predmetom tejto príručky). Informáciu o stave potvrdenia údajov (dátum posledného potvrdenia údajov), a teda zistenie, či dané obdobie je odomknuté pre načítavanie výkazov, príp. zamknuté (bez zrušenia potvrdenia nie je možné vykonať import výkazu pre príslušné účtovné obdobie) môžeme zistiť z prehľadu importov. Krok 1: Na obrazovke so zoznamom predchádzajúcich importov dvakrát (dvojklikom myši) klikneme na riadok výkazu prislúchajúceho určitému účtovnému obdobiu (napr. 1. štvrťrok 2005). Poznámka: Dátum posledného uzavretia (potvrdenia) je väčší ako dátum údajov v súbore nadriadeným klientom bola potvrdená správnosť údajov za príslušné obdobie. Prípad 1 obdobie je uzamknuté (I. štvrťrok): Systém indikuje, že príslušné obdobie u daného klienta je uzamknuté (zámka uzamknutá) a pre dané obdobie nie je možné naimportovať žiadny výkaz bez zrušenia vytvoreného potvrdenia. FocusPM Strana 11 zo 14

12 Poznámka: Dátum posledného uzavretia (potvrdenia) je menší ako dátum údajov v súbore nadriadeným klientom nebola potvrdená správnosť údajov za príslušné obdobie. Prípad 2 obdobie odomknuté (II. štvrťrok): Systém indikuje, že príslušné obdobie u daného klienta je odomknuté (zámka otvorená) pre dané obdobie je možné importovať výkazy. Stiahnutie už nahraného csv súboru z IS ŠP na lokálny počítač V niektorých prípadoch je užitočná možnosť stiahnuť si už nahraný csv súbor z IS ŠP späť na klientský počítač. Napríklad, je možné stiahnuť si súbor, ktorý bol spracovaný chybne kvôli formálnym chybám (napr. označenie riadkov súvahy S01, S02... namiesto S001, S002...). Stiahnutý súbor sa dá jednoducho opraviť (napr. v programe Notepad) a opätovne nahrať do IS ŠP. Postup stiahnutia už nahraného súboru je popísaný na obrázkoch 1 až 4. Krok 1: Na obrazovke so zoznamom predchádzajúcich importov dvakrát (dvojklikom myši) klikneme na riadok prislúchajúci k súboru, ktorý si chceme stiahnuť. Obr. 1 Zoznam predchádzajúcich importov FocusPM Strana 12 zo 14

13 Krok 2: Na obrazovke, ktorá sa nám otvorila, klikneme na tlačidlo Stiahnutie súboru. Otvorí sa nám okno pre uloženie súboru(obr. 3). Obr. 2 Tlačidlo Stiahnutie súboru Krok 3: Klikneme na roletku a vyberieme si miesto, kam chceme súbor uložiť (lokálny disk D$, disketa A$,a pod.) Obr. 3 Okno pre uloženie súboru FocusPM Strana 13 zo 14

14 Krok 4: Klikneme na roletku a vyberieme si Uložiť ako typ Všetky súbory(*.*). Krok 5: Kurzorom ľavého tlačidla myši sa nastavíme na koniec názvu súboru a k danému názvu súboru pripíšeme.csv. Krok 6: Súbor uložíme tlačidlom Uložiť. Obr. 4 Uloženie csv. súboru Pokiaľ by sme v oblasti Název súboru: nedoplnili.csv a v oblasti Uložiť jako typ: by sme ponechali typ navrhnutý systémom Súbory RTF(*.RTF), súbor uložený do nami zvoleného priestoru (lokálny disk D$, disketa A$,a pod.) by mal príponu.dat. Súbor s touto príponou je súbor typu csv a môžeme si ho priamo upravovať v programe Notepad (v Notepade je možné zmeniť príponu daného súboru.dat na príponu.csv cez voľbu v menu Súbor Uložiť ako... (príp. File Save as...), v názve súboru prepísať dat na csv a potom uložiť). Poznámky: - Možnosť stiahnuť si už nahraný súbor z IS ŠP majú všetci klienti ŠP. - Je možné stiahnuť si hociktorý súbor bez ohľadu na Stav spracovania a Status súboru. FocusPM Strana 14 zo 14