HOTELOVÁ RECEPCIA. Manuál k rezervačnému a recepčnému systému Cardberg

Transkript

1 Cardberg, s.r.o. A. Bernoláka 1433/38, Ružomberok, Slovakia HOTELOVÁ RECEPCIA Obsah 1.0.PRIHLÁSENIE DO SYSTÉMU Prihlásenie Registrácia Demoverzia ZÁLOŽKA NASTAVENIA ZÁLOŽKA PLACHTA REZERVÁCII Plachta rezervácii Nová rezervácia detail Voucher ubytovací poukaz Hotelový účet hosťa Vystavenie regionálnej karty Detailné údaje hosťa ZÁLOŽKA HOSTIA Databáza hostí Hotelový účet Domová kniha / Cudzinci Dnešný denný prehľad Štatistický úrad Databáza firiem ZÁLOŽKA MAILING ZÁLOŽKA ŠTATISTIKY OBJEDNÁVKA PRO VERZIE HOTELOVEJ RECEPCIE

2 1.0 PRIHLÁSENIE DO SYSTÉMU 1.1 PRIHLÁSENIE DO SYSTÉMU HOTELOVEJ RECEPCIE - v prehliadači zadajte adresu: admin.hotelovarecepcia.sk - zadajte Vaše prístupové údaje užívatelské meno:... heslo:... - potvrďte kliknutím na Prihlásiť 1.2 REGISTRÁCIA NOVÉHO UBYTOVACIEHO ZARIADENIA - v prehliadači zadajte adresu: admin.hotelovarecepcia.sk/registracia Nastavte hotelovú recepciu v 5tich krokoch za pár minút. 1. Vyplnenie kontaktných informácii * 2. Zadanie prihlasovacích údajov * 3. Sprievodca vytvorením typov izieb * 4. Sprievodca vytvorením cenníka (nepovinné) 5. Všeobecné obchodné podmienky * 1.3 UKÁŽKA DEMOVERZIE HOTELOVEJ RECEPCIE Demoverzia obsahuje všetky funkcie a vlastnosti. Môžete si v nich prakticky vyskúšať prácu a spoznáte, čo program obsahuje a dokáže. - automaticky sa prihlásite cez link: demo.hotelovarecepcia.sk

3 2.0 ZÁLOŽKA NASTAVENIA Konfigurácia profilu ubytovacieho zariadenia sa nachádza v záložke nastavenia. Jeho kvalita je znázornená v % v ľavom menu. Po dosiahnutí 100% sa položka premiestni do horného pravého panela v sekcii ODHLASIT. Položky v menu: 2.1 KLIENTSKÉ ZARIADENIE - Kontaktné informácie - Bezpečnosť / Súkromie 2.2 NASTAVENIE OBJEKTU - Popis a vybavenosť - Fotogaléria 2.3 REZERVAČNÝ SYSTÉM - Typy izieb - Ceny / Zľavy a príplatky 3.0 ZÁLOŽKA PLACHTA REZERVÁCII 3.1. PLACHTA REZERVACII Už viac nemusíte pobyty hostí evidovať v poznámkovom bloku. S plachtou rezervácii získate v prehľadnom grafickom zobrazení nielen okamžitý prehľad o obsadenosti ubytovacieho zariadenia ale aj podrobné informácie o stave jednotlivých rezervácií. Vytvorené rezervácie môžete presúvať medzi izbami alebo obdobiami. Nechýba ani hotelový účet, stav upratovanosti izieb a možnosť vygenerovať a automaticky odoslať voucher s potrebnými informáciami pre vašich hostí. Ako pomôcka pre jednoduchšiu organizáciu poslúži aj informačný panel s údajmi o dnešných príchodoch a odchodoch hostí z pobytu.

4 LEGENDA PLACHTA REZERVACII: 1 a 2 Prepínanie medzi plachtou a tabulkou rezervácii 3 Vytvorenie novej rezervácie kliknutím na tlačítko Nová rezervácia alebo dvojklikom na voľný termín priamo na plachte rezervácii 4 Hladanie hostí v už uložených rezerváciach 5 Voľba dátumu od ktorého sa má zobrazovať plachta rezervácii 6 Kliknutím na DNES sa plachta presunie na dnešný dátum 7 Zobrazenie bočného panelu s prehľadom čakajúcich rezervácii a odchodom hostí 8 Ťahaním sa posúvate na ďalšie dni v plachte rezervácií 9 Zobrazenie aktuálneho dátumového rozpätia zobrazeného na plachte rezervácií 10 Názov izby spolu s jej kapacitou 11 Identifikátor stavu upratania izby. Zelený štvorček znamená uprataná izba, Hodinky neuprataná izba. 12 Prehľad typov izieb so stavom kapacity 13 Celkový stav voľných postelí v jednotlivé dni 14 Zobrazenie rezervácie na plachte rezervácií 15 Skratka firmy, ak sa jedná o firemnú rezerváciu 16 Detailné info o rezervácií sa zobrazí ukázaním a podržaním kurzora na rezervácii možnosť presúvania rezervácii medzi izbami 17 Rozsah danej rezervácie so zobrazením jednotlivých dní s počtom nocí 18 Mená hostí v rezervácii 19 Celková cena rezervácie za všetkých hostí spolu 20 Celý názov firmy ak sa jedná o firemnú rezerváciu 21 Dátum vytvorenia rezervácie

5 3.2. NOVÁ REZERVÁCIA DETAIL Detail rezervácie slúži na vyplnenie základných údajov ako je voľba termínu, typ izby, počet hostí a mená jednotlivých hostí pri vytváraní novej rezervácie alebo jej editácií. Editovať rezerváciu je možné kliknutím na konkrétnu rezerváciu na plachte alebo kliknutím na meno zo zoznamu v tabuľke rezervácií. Okrem vyplnenie údajov pre väčšiu prehľadnosť je možné meniť jednotlivé stavy rezervácie. K dispozícii sú aj tieto doplnkové funkcie: Voucher ubytovací poukaz Táto funkcia dostupná pre užívateľov PRO verzie umožní odosielať na mailové adresy hostí ubytovací poukaz s informáciami o rezervácií, obchodnými a storno podmienkami a kontaktnými údajmi o ubytovacom zariadení s jeho lokalitou na mape Hotelový účet hosťa Táto funkcia dostupná pre užívateľov PRO verzie je určená na fakturáciu ubytovacích služieb na základe vložených údajov o klientovi. Cena ubytovacích služieb sa automaticky vypočítava podľa cenníka a podmienok, ktoré stanovil ubytovateľ. Hotelový účet umožňuje pridať k faktúre za ubytovacie služby aj dodatočné položky. Nakoniec vygeneruje faktúru, ktorú je možné ešte pred vytlačením manuálne editovať Vystavenie regionálnej karty Ak vystavuje regionálne karty v systéme od spoločnosti Cardberg, s.r.o. využite naše prepojenie a ušetríte množstvo času. Pre vytvorenie prepojenia je potrebné vpísať svoje prihlasovacie meno a heslo do regionálneho systému v časti Nastavenia / Bezpečnosť a súkromie / Prepojenie na regionálny kartový systém

6 LEGENDA NOVÁ REZERVÁCIA: 1 PRO funkcia pre tlač ubytovacieho poukazu 2 PRO funkcia na odoslanie ubytovacieho poukazu na mail hosťa 3 PRO funkcia so stavom o odolaní poukazu 4 Vyberte zo zoznamu jednu alebo viac izieb pri skupinovej objednávke. 5 Zvoľte počet hostí, pre ktorých je rezervácia 6 V prípade, že sa jedná o firemnú rezerváciu a chcete ju odčleniť od ostatných vpíšte alebo vyberte zo zoznamu názov firmy 7 Stav rezervácie stav je možné meniť podľa potreby 8 Kliknutím na tlačítko zmeníte stav rezervácie 9 Vpíšte meno a priezvisko hostí 10 Kliknutím prejdete do ďalšieho okna na doplnenie detailných údajov o hosťovi 11 Výber stravovania

7 12 Výber osoby / firmy na, ktorú bude vystavená faktúra 13 Názov fakturovanej služby 14 Cena fakturovanej služby. Cena za ubytovanie je doplnená automaticky podľa cenníka 15 Zrušenie položky 16 Kliknutím pridáte novú položku do hotelového účtu / faktúry 17 Nenávratné vymazanie rezervácie 18 Kliknutím Vás presmeruje do regionálneho systému a prenesie údaje o hosťoch za účelom vystavenia regionálnej karty 19 Uloženie rezervácie a presmerovanie na plachtu rezervácie 20 PRO funkcia - kliknutím sa v druhej záložke vytvorí faktúra 3.3. DETAILNÉ ÚDAJE HOSŤA Pri tvorbe novej rezervácie alebo jej editácií je možné doplniť detailné údaje jednotlivých hostí. Tieto údaje je potrebné evidovať pre potreby vedenia hostí v domovej knihe alebo pre vlastnú potrebu. Žiadny z údajov nie je povinný a je len na Vás do akej miery ich vyplníte. K údajom sa môžete kedykoľvek vrátiť a dodatočne doplniť. * Doporučené údaje potrebné pre Vašu databázu hostí * Údaje potrebné pre domovú knihu a cudzineckú políciu

8 4.0 ZÁLOŽKA HOSTIA Vytvorením rezervácie a zaevidovaním hostí sa údaje prenášajú do domovej knihy a internej databázy. Vieme, že tieto údaje sú pre vás to najdôležitejšie a pre ich zabezpečenie robíme maximum. Prenos údajov medzi vami a hotelovou recepciou je šifrovaný a všetky údaje sú viac násobne zálohované DATABÁZA HOSTÍ Databáza hostí obsahuje údaje o jednotlivých rezerváciách v tabuľkovom zozname. Okamžite máte k dispozícii zoznam rezervácii ich stav a celkovú cenu za ubytovanie. Okrem základných údajov ihneď vidíte aj kontaktné údaje priradené k rezervácii HOTELOVÝ ÚČET PRO funkcia Ak nepoužívate na vyúčtovanie ubytovacích a doplnkových služieb pokladňu určite oceníte možnosť exportu faktúry s pokročilým vyúčtovaním. V hotelovom účte môžete jednotlivým hosťom prideľovať rôzne doplnkové služby a služby za ubytovanie. Vyúčtovanie podporuje spájanie hotelových účtov aj z iných izieb alebo čiastočné vyúčtovanie jednotlivých hostí.

9 4.3. DOMOVÁ KNIHA / CUDZINECKÁ POLÍCIA Do domovej knihy sa automaticky ukladajú všetci hostia z vykonaných rezervácií. Obsahuje potrebné náležitosti papierovej domovej knihy. Hostí môžete vyhľadávať, filtrovať podľa termínu pobytu alebo ich zoznam vytlačiť za účelom podpisu v tabuľke. Hostia sú rozdelený podľa toho či sa jedná o domácich alebo zahraničných hostí. Zahraniční hostia sú znázornený s možnosťou exportu formulára Hlásenie pobytu pre cudzineckú políciu. 1 Zaškrtnutím jednotlivých hostí a kliknutím na tlačítko, systém vygeneruje zoznam hostí 2 Vyhľadávanie v databáze hostí na základe mena 3 Zvolením dátumu sa zobrazia len hostia, ubytovaní s termínom pobytu podľa zvoleného dátumu 4 Zaškrtnutím políčka označíte hostí, ktorých zoznam chcete vyexportovať 5 Kliknutím vygenerujte tlačivo Hlásenie pobytu pre cudzineckú políciu. Text vedľa ikony tlačiarne zobrazuje či už bolo tlačivo niekedy vytlačené alebo nie. 6 Editácia údajov hosťa 4.4. DENNÝ SÚHRNNÝ PREHĽAD PRO funkcia S denným prehľadom presne vidíte kompletnú dennú agendu prichádzajúcich / odchádzajúcich hostí, počet objednaných jedál a stav upratanosti v jednotlivých izbách.

10 4.4. ŠTATISTICKÝ ÚRAD PRO funkcia Hotelová recepcia obsahuje integrovaný mesačný výkaz o činnosti ubytovacieho zariadenia pre štatistický úrad. Na základe údajov zadaných pri evidencii hostí systém automaticky vypočíta a priradí jednotlivé údaje do potrebných formulárov. Stačí už len priradiť ekonomické ukazovatele, vytlačiť a výkaz máte za pár minúť hotový.

11 4.4. DATABÁZA FIRIEM PRO funkcia Okrem jednotlivých hostí môžete k rezervácii priradiť aj firmu alebo cestovnú kanceláriu, ktorá pobyt sprostredkovala. Vytvorené firmy sa ukladajú v databáze, kde ich môžete editovať a pridávať údaje. 1 Vytvorenie novej firmy 2 Vyhľadávanie v databáze firiem 3 Editovateľný názov firmy 4 Telefonický kontakt na firmu alebo agentúru 5 Celková suma hostí ktorý navštívili ubytovacie zariadenie cez danú firmu alebo agentúru 6 ový kontakt na firmu alebo agentúru 5.0 NEWSLETTER - MAILING PRO funkcia Hotelová recepcia obsahuje samostatný newsletter modul pomocou, ktorého pár kliknutiami vytvoríte svoj vlastný grafický mail. Newsletter je napojený na databázu hostí a tým zabezpečí cielenie Vašej ponuky hosťom podľa vybraných kritérií. Voľba kritérií komu bude mail odoslaný je na vás. Mailovú ponuku môžete zacieliť na hostí podľa krajiny z ktorej pochádzajú, výšky hotelového účtu a pohlavia alebo podľa počtu návštev, rokov a prenocovaní. Manuál na tvorbu a odosielanie hromadných ov TU

12 6.0 ZÁLOŽKA ŠTATISTIKY A REPORTY PRO funkcia Podrobný prehľad obsadenosti ubytovacieho zariadenia v číslach a grafoch s možnosťou filtrovania podľa rôznych parametrov. Štatistiky môžete sledovať podľa vybraných dátumov v reálnom čase. Okrem štatistík obsadenosti máte k dispozícii aj celkový prehľad počtu všetkých pobytov. Údaje obsiahnuté v štatistikách je možné exportovať do excel súborov a reportov. 1 3 základné manažérske reporty: obsadenosť hotela, obsadenosť izieb, celkový prehľad 2 Výber dátumu od -/ do 3 Tlačítko pre vygenerovanie štatistík vo formáte Microsoft Excel 4 Graf znázorňujúci krivku obsadenosti hotela 5 Zobrazenie vyťaženosti hotela v % za určené obdobie podľa izieb 6 Zobrazenie vyťaženosti hotela v % za určené obdobie podľa izieb vrátane postelí 7 Zobrazenie vyťaženosti hotela v % za určené obdobie podľa izieb vrátane postelí a prístelkou

13 7.0 OBJEDNÁVKA PRO VERZIE Nemusíte sa báť, že by ste si nevšimli, že sa blíži vyčerpanie limitu. V spodnej časti ľavého menu vidíte teplomer, s počtom dní platnej PRO verzie. 1 Výber dĺžky obdobia (možnosť získania bonusu až 2 mesiace ZDARMA) 2 Výber spôsobu platby (pomocou platobnej brány TrustPay) 3 Fakturačné údaje načítava automaticky z Nastavenia / Kontaktné informácie

14