Time-management. Aleš Neusar v rámci předmětu Work-life balance

Transkript

1 Time-management Aleš Neusar v rámci předmětu Work-life balance

2 Registrační číslo: CZ.1.07/2.2.00/ Název projektu: Modularizace manažerského a psychologického vzdělávání na Univerzitě Palackého v Olomouci cestou inovace a propojení ekonomických a psychologických studijních programů

3 Co se vám vybaví (asociace), když se řekne čas?

4 Napište si na papír. Nemám čas na... (5-10 aktivit)

5 Nemám čas na... (5-10 aktivit) Zaměňte nadpis seznamu na Nechce se mi... Není na tom něco??

6 Chronos & Kairos (dva pohledy na čas) Chronos zbaví svého otce mužství, aby se sám mohl zmocnit vlády nad světem. On pak na obrazech zpodobňovaný jako děsivá příšera požírá vlastní děti, jen aby se vyhnul stejnému osudu, jaký mu byl předpovězen věštbou. Hodinky, plány, organizace apod. důležité. Pokud ale začne převládat jednostranně Chronos... máme problém. Kairos polobůh vhodné příležitosti a správného okamžiku. Symbol svěžesti, vitality, mládí, nově vznikající skutečnosti. (viz např. Alchymista A. Coelho)

7 JAK PLÁNUJETE SVŮJ ČAS? (zapište si) 1) dobré zkušenosti (funguje) 2) problémy (s čím) 3) co chci dosáhnout ( ideální stav )

8 2. DŮLEŽITÉ OTÁZKY 1. Dělám správné činnosti? (důležitější) 2. Dá se moje práce efektivněji organizovat? (méně důležité, ale také může velmi pomoci) (Pozor: některé práce se nedají zvládat, pokud například chceme mít i osobní život; výběr činností ani efektivita proto nemusí vždy pomoci!)

9 POHLEDY NA TIME-MANAGEMENT Zvládnutí více práce za menší časovou jednotku. kvalita kvantita Zvládnutí čeho? Dělat to opravdu důležité Dělat méně dosahovat více.

10 Různé cíle efektivity Udržení či zvýšení platu Více času na práci / sebe / rodinu /... Možnost pracovat mimo kancelář... Proč chcete být více efektivní vy?

11 Čím ztrácíte čas? 1) Co bych dělat tolik nemusel(a) / neměl(a) 2) Co bych tím získal(a) 3) Co bych tím ztratil(a)

12 ZTRÁTY ČASU Přepínání z úkolů na úkol Schůzky Internet Telefonování, sms, maily Porady...

13 Na blbosti si čas vždy najdete závazkům navzdory. A když člověk cítí, že by měl udělat i něco pořádného? Ochrání si ego výmluvou, že není čas. Vy si ale kvůli výmluvám úlovek utéct nenechejte. Naplnění vlastních snů je jen vaše odpovědnost. (J.F. & D.H.H., Restart, s. 52)

14 Nedostatek času je ve skutečnosti nedostatek priorit. Timothy Ferriss, Čtyřhodinový pracovní týden, s. 93

15 Pokud budete poctivě pracovat osm hodin denně, může se nakonec stát, že vás jmenují šéfem a budete pracovat dvanáct hodin denně. Robert Frost

16 Vynikající podomní prodejce, který ani v nejmenším nemrhá časem a je kultivovaný, takže dosahuje skvělých výsledků, je podle mého názoru VÝKONNÝ, ale naprosto NEEFEKTIVNÍ, protože by prodal mnohem více, kdyby místo obcházení zákazníků využil jiné, například elektronické způsoby prodeje. Timothy Ferriss, Čtyřhodinový pracovní týden, s. 87, zvýraznil A.N.

17 PARETOVO PRAVIDLO 80/20 90/20 99/1 Pareto / R. Koch

18 Kterých 20 % aktivit přináší 80 % dopadu / spokojenosti / peněz/ Kterých 20 % aktivit je zdrojem 80 % mých problémů a nespokojenosti? Které aktivity zaberou 80 % času a přitom přinesou pouze 20 % dopadu / spokojenosti... Které kýžené aktivity vám jdou tak dobře, že do nich investujete 20 % času a přesto tvoří nakonec 80 % vašeho dopadu?

19 Smutné pravdy... To, že budeme nějakou nedůležitou věc dělat dobře, se na faktu, že je nedůležitá, nic nezmění. To, že úkol vyžaduje mnoho času, neznamená, že je důležitý. Co děláme, je mnohonásobně důležitější, než jak to děláme. T. Ferris, s. 88

20 VIZE / CÍLE / PLÁNY Jsou nutné? Problémy spojené s vizemi, cíli, plány Mít či nemít vize, cíle, plány. Kdo neplánuje, plánuje neúspěch??? NEBO Kdo nezaseje, nebude moci sklízet??? (Jim Rohn 4 seasons)

21 Práce je tvoře na z mnoh a kapek Street art, Olomouc, ul. 8. května (na dopravní značce)

22 PLÁN NEPLÁN? Chaos Dr. Ocioso in Hamburg (2008) Priority Přizpůsobení reality - plánem Volnost Plán realita Rigidita Dlouhodobé zaměření

23 Typ práce Osobnost Priority Plánování - Dalibor Špok

24 JAK UDĚLAT RYCHLEJI (ušetřit čas) Udělat hned (u malých úkolů) Tvůrčí sprint Zamyslet se nejdříve jak efektivně na to (u větších úkolů) nezačat pracovat bez plánu. Pořádek na stole. Pořádek v PC (pořádek v duši.-) Systém v archivaci. Časový limit na úkol (nevěnovat více než...) Nenechat se vyrušovat ( chráněná zóna ) Pravidelné přestávky Dělat pouze jednu věc (méně multitaskingu) Delegovat úkol na někoho jiného? Odmítnutí úkolu?

25 Budete-li pracovat deset hodin týdně a dosahovat dvojnásobných výsledků než ti, kteří pracují 40 hodin, všichni budou chtít, abyste pracovali 40 hodin (jako oni) a dosahovali osminásobných výsledků. Timothy Ferriss, Čtyřhodinový pracovní týden, s. 87

26 PLÁNOVÁNÍ VELKÝCH ÚKOLŮ Rozdělit na extra malé části (až příliš malé) Systém, co se stane, když neplníme (návrat) Odměna

27 DŮLEŽITÉ VS NALÉHAVÉ (NEZAPOMÍNAT NA DŮLEŽITÉ) DŮLEŽITÉ, NALÉHAVÉ NEDŮLEŽITÉ, NALÉHAVÉ DŮLEŽITÉ, NENALÉHAVÉ NEDŮLEŽITÉ, NENALÉHAVÉ

28 PLÁNY TÝDENNÍ (ideální kompromis) ČAS Pondělí Úterý Středa Čtvrtek Pátek Sobota Neděle

29 TÝDENNÍ PLÁN - CHYBY Nenecháme si prostor na naléhavé, důležité případně na naléhavé, nedůležité Nenecháme prostor pro ostření pily Nedáme prostor na aktivity vztahové Příliš rigidní je možné přesouvat. Nemělo by se ale stát, že stále bude vynecháno důležité - nenaléhavé.

30 TÝDENNÍ PLÁN - CHYBY Plánujeme pouze 1 den. Lepší je celý týden zároveň. Ideálně pondělí ráno. Plánujeme až potom, co se podíváme na mail (a zjistíme, jaké nové hrůzy nás čekají) lepší plánovat před. Čas schůzek necháváme na druhých. Lepší je navrhnout vlastní čas, schůzky a porady dát do jednoho dne či bloku. Nezhodnotíme na konci týdne předchozí týden. (Reflexe)

31 SOFTWARE? Schůzky Projekty / Úkoly Wunderlist, Google calendar, synchronizace...

32 POCITY VINY, KDYŽ VŠE NEZVLÁDNEME Dělat vše, jak nejlépe dovedeme (ale ne víc!) jak umožnují dané podmínky, nálada, síly... Nemáme plán moc plný? Musím se vinit? (Člověk je tvor, který se trestá více než jednou!)...

33 GTD David Allen mitvsehotovo.cz zenhabits.cz (Leo Babauta)

34 Na většině věcí nezáleží. Být zaneprázdněný je forma lenosti lenosti myslet a promyšleně konat. Timothy Ferriss, Čtyřhodinový pracovní týden, s. 93,

35 Hranice jako řešení u profesí bez píchaček? Dávají nám pocit jistoty a ukotvení. Berou nám tvořivost a nápady. Hranice určují externě meze naší práce, místo toho, aby meze byly určeny tím nejdůležitějším na práci samotné (produkt, smysl práce). Chrání nás před zahlcením. Tvoří symbolický předěl a čas na odměnu. Chrání naše duševní zdraví.

36 8:00 až 16:30? Jaké hranice můžeme použít? ČAS stará dobrá a obvykle funkční klasika 8 hod za den? kdykoliv v rámci dne; výhodné např. pro přizpůsobení se ročním dobám 40 hodin za týden? kdykoliv v rámci týdne 4 / 10 / 20 hod za týden? priority, automatizace, delegování, 80/20 Nepracovat nikdy po 20:00? produktivita u většiny lidí klesá Nepracovat v neděli?... je potřeba pracovat i v neděli?

37 Jaké hranice můžeme použít? ÚKOL Až to dodělám... Kolik toho musíme udělat, abychom dodělali? Jak velkou část? Jak odhadovat velikost úkolu, když může jít o pár minut i den a předem to nevíme? Co, když skončíme velmi brzy? Máme volno? Co, když skončíme velmi pozdě? Máme další den volno? U profesí bez píchaček se dá produkt často vylepšovat donekonečna...

38 V odhadování jsme nemožní. Myslíme si, jak dobře odhadneme dobu trvání nějaké činnosti, a přitom o ní ve skutečnosti nemáme ani páru. Na všechno se díváme z úhlu nejlepšího možného průběhu a nepočítáme se zpožděním, ke kterým nevyhnutelně dochází při odhadu délky trvání nějaké činnosti se nemýlíme jen tak trošku mýlíme se hrozně moc Veškeré časové plány proto rozdělujte na menší úseky. Namísto jednoho projektu v délce dvanácti týdnů vytvořte raději strukturu dvanácti jednotýdenních. Namísto hádání, pardon odhadování délky úkolu na třicet a více hodin jej rozdělte na několik realističtějších bloků třeba od šesti do deseti hodin. A potom dělejte jeden krok za druhým. (J.F. & D.H.H., Restart, s ) Plánům bychom spíš měli říkat odhady, protože ničím jiným nejsou. Když začnete obchodnímu plánu říkat obchodní odhad, finančnímu plánu finanční odhad a strategickému plánu strategický odhad, nemusíte si s nimi najednou dělat takové starosti... Plány umožňují minulosti řídit budoucnost... A vy musíte umět improvizovat. (J.F. & D.H.H., Restart, s. 30) Autoři také doporučují pravidlo dvou týdnů. Pokud někomu jeden úkol trvá déle jak dva týdny, tak se všichni kolegové sejdou a probírají spolu, jestli se úkol nedá řešit nějak efektivněji.

39 Co když své hranice porušíme? Celý život je odhad porušení hranic je nutností. Časté porušování problém špatných hranic či problém v dodržování. Pokud nutné, hlavně se zbytečně nevinit Měli bychom jet na více než sto procent v práci, na více než sto procent ve volném času a ještě na více než sto procent bychom se měli snažit všechno vyvážit. To je dohromady výrazně přes tři sta procent, které po sobě denně chceme. Rovnováha se vedle work a life stala naším třetím problémem. V. Kitz, M. Tusch, Jak žít podle vlastních představ, s. 92

40 PAST URYCHLENÍ Jeden mladý indián si koupil auto a pozval na výlet svého starého strýce. Ten po čtvrthodince jízdy procházkovým tempem poprosil synovce, aby zastavil. Vystoupil a posadil se na kraj silnice. Synovec se ho zeptal: Je ti nevolno, strýčku? Ne, odpověděl tázaný, čekám, až nás dožene moje duše. Naše duše často nedokáže držet krok s tempem techniky a vnějším světem, navenek mu sice stačíme, avšak v duši, v myšlenkách a v pocitech jsme někde docela jinde. F. Asslander, A. Grun - Time management jako duchovní úkol, s. 130

41 PAST URYCHLENÍ Rychlost se nesnáší s lidským setkáním Rychlost nedává možnost se zamyslet, zastavit udat nový směr. Méně a pomaleji je často efektivnější... Spěchej pomalu (úrazy,...) Spěchání na tramvaj versus nechat si tramvaj ujet (možnost zastavit se! Čekání v řadě! Čekání na systém PC...) Až... tak... Postůj, kam se to řítíš? Vždyť nebe je v tobě. Hledáš-li Boha jinde, vždycky se s ním mineš. (Angelius Silesius)

42 OSTŘENÍ PILY (S. COVEY) Před řezáním je nutné naostřit pilu. Většina lidí jen řeže a zapomíná, že období nepráce a odpočinku jsou stejně důležité jako řezání Na co nezapomínat? - tělo, strava - potěcha intelektu - sociální, kontakt, rodina - duchovní

43 Studená voda Masáž Teplá voda Děti Meditace Vypsání se Procházka Vybrečení se Běh Sex Sauna / pára Přátelé Vnitřní & Vnější vy/pře/pínadla B, C film Alkohol

44 JAK PLÁNUJETE SVŮJ ČAS? 1) problémy (s čím) 2) co chci dosáhnout ( ideální stav ) JAK NA TO? - diskuse

45 DOPORUČENÁ LITERATURA

46 Děkuji za pozornost