Zpráva. o výsledcích finančních kontrol v resortu Ministerstva vnitra za rok Příloha k č.j. OFK-5/2004 Počet listů: 11

Transkript

1 Příloha k č.j. OFK-5/2004 Počet listů: 11 Zpráva o výsledcích finančních kontrol v resortu Ministerstva vnitra za rok Kontrolní systém v resortu Ministerstva vnitra K zajištění p edpokladů pro zabezpečení úkolů vyplývajících ze zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole (dále jen zákon ), byly v podmínkách Ministerstva vnitra (dále jen MV ) vydány interní aktech ízení, a to na ízení MV č. 10/2003 o interním auditu, na ízení MV č. 31/2003 o ve ejnosprávní kontrole a podávání zprávy o výsledcích finančních kontrol, Pokyn náměstkyně ministra vnitra pro ekonomické zabezpečení č. 1Ř/2002 k zajištění fungování ídící kontroly ve znění Pokynů č. ř/2003 a 16/2003. Vedle toho bylo vydáno i na ízení MV č. 55/2003 o obecné kontrole a supervizní činnosti, kterým byl upraven výkon ostatní kontroly, jež není upravena zákonem Problematika ídící kontroly pak byla dále rozpracována do konkrétních podmínek ještě na úrovni územních pracovišť MV, která zabezpečují p ímý výkon ekonomické činnosti pro určené útvary MV (včetně Policie ČR). Rovněž na úrovni editelů organizačních složek státu (dále jen OSS ) a státních p íspěvkových organizací (dále jen SPO ) v působnosti MV byly vydány interní akty ízení, upravující zejména výkon ídící kontroly. Prově ování p imě enosti a účinnosti systému finanční kontroly podle Ř odst. 1 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění zákona č. 123/2003 Sb. (dále jen zákon ), zabezpečuje u MV a Policie ČR odbor interního auditu a supervize. Pro ídící pot eby náměstkyně ministra vnitra pro ekonomické zabezpečení realizuje kontrolu hospoda ení s ve ejnými prost edky u vybraných útvarů MV a Policie ČR rovněž odbor finanční kontroly. P edběžnou a průběžnou ve ejnosprávní kontrolu vykonávají určené útvary MV, které plní funkci poskytovatelů ve ejné finanční podpory. Následnou ve ejnosprávní kontrolu hospoda ení s ve ejnými prost edky a prově ování p imě enosti a účinnosti systému finanční kontroly u OSS a SPO zajišťuje odbor finanční kontroly. Na základě výsledků finančních kontrol (ve ejnosprávní kontrola, ídící kontrola a interní audit), realizovaných v roce 2003, lze obecně shrnout, že u některých kontrolovaných (auditovaných) osob nebyl důsledně vytvo en p imě ený a účinný systém finanční kontroly. P es určitý pozitivní posun ve vnímání cílů finanční kontroly stále p etrvávají dílčí rezervy v oblasti transparentnějšího vymezování práv, povinností a odpovědnosti (organizační ády, popisy pracovní činnosti, dohody o hmotné odpovědnosti, oběh účetních dokladů apod.), soust edění větší pozornosti na rozpoznávání rizik právního,

2 provozního, finančního a účetního charakteru, p eceňování formálního zajištění aplikace zákona p ed věcným naplňováním cílů finanční kontroly, zabezpečení důslednější kontroly plnění úkolů včetně p ijímání účinnějších opat ení k zamezení vzniku či recidivy nedostatků. V důsledku toho p etrvávají některé nedostatky p i hospoda ení s ve ejnými prost edky, které jsou uvedeny dále ve zprávě. Koordinaci kontrolní činnosti zajišťuje v účetní jednotce MV odbor interního auditu a supervize, který zpracovává jednotný roční plán hlavních kontrolních úkolů MV a Policie ČR, jenž vychází z plánů hlavních kontrolních úkolů útvarů MV a Policie ČR. P i zamě ení kontrolní činnosti jsou využívány jednak poznatky z kontrol realizovaných vnit ními a vnějšími kontrolními orgány a dále poznatky získané vedoucími zaměstnanci a služebními funkcioná i p i výkonu jejich ídící činnosti. V rámci prevence zpracovává odbor finanční kontroly pololetně rovněž p ehledy o nejčastějších a nejzávažnějších nedostatcích, které zjistil vlastní kontrolní činností a tyto p ehledy distribuuje vedoucím zaměstnancům resortu k využití p i jejich ídící činnosti s cílem p edcházet vzniku nedostatků nebo zamezení jejich recidivy. Problematika finanční kontroly je pravidelně projednávána ve vedení MV a za azována do programů školení a seminá ů a do vzdělávacích kurzů pro nové zaměstnance MV. 2. Výsledky řídících kontrol tabulka č. 1 ( 26 a 27 zákona) - Nastavení systému ídící kontroly, jako nejvýznamnějšího článku finanční kontroly, byla věnována maximální pozornost, a to jak v účetní jednotce MV, tak v OSS a SPO. K praktické aplikaci zákona byly doplněny organizační ády a vydány interní akty ízení, kterými byla do konkrétních podmínek rozpracována p íslušná ustanovení zákona, vztahující se k zajištění fungování ídící kontroly. Hodnocení p imě enosti a účinnosti systému ídící kontroly bylo a je součástí všech následných ve ejnosprávních kontrol, realizovaných u OSS a SPO a v rámci účetní jednotky MV byl na tuto problematiku zamě en v roce 2003 p edevším výkon interního auditu. Praktické aplikaci zákona je současně věnována pozornost i na odborných seminá ích po ádaných pro zaměstnance resortu MV. Z tabulkové části, zpracované ve smyslu p ílohy č. 2 vyhlášky č. 64/2002 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole (dále jen vyhláška ) vyplývá, že v resortu MV výše vykázaných mank a škod činila v celkovém objemu 225 0ř7 630 Kč, p ičemž podíl uspokojených mank a škod činil 10,76 % ( ř12 Kč) a podíl odepsaných mank a škod činil 10,5 % (23 61Ř 264 Kč) - zbylý objem je ve stádiu ešení, výše uložených sankcí uložených účetní jednotce MV činila celkově Kč v tom pokuty 1Ř,Ř % (2ř1 230 Kč), penále 7,4 % ( Kč) a úroky z prodlení 73,4 % (1 140 Ř76 Kč), objem pohledávek účetní jednotky na základě smluv o dodávce zboží nebo služeb uspokojených po termínu jejich splatnosti činil 7Ř 20ř 7ř1 Kč, objem pohledávek, které dosud nebyly uspokojeny činil Ř3 ř Kč, MV, jako správcem kapitoly, bylo uskutečněno 51ř rozpočtových opat ení v celkovém objemu 2 Ř1ř Kč, účetními jednotkami v působnosti MV bylo uskutečněno rozpočtových opat ení v celkovém objemu Řř6 5ř1 Kč, 2

3 objem p ijaté ve ejné finanční podpory celkem činil 1 12ř 31Ř Ř64 Kč, v tom u OSS 50 mil. Kč a u SPO 1 07ř 31Ř Ř64 Kč. K výše uvedeným ukazatelům považujeme za účelné uvést následující: Manka a škody sloučením mank a škod do jednoho ukazatele se ztrácí vypovídací schopnost o každé kategorii zvlášť. Zvýšení finančního objemu mank a škod, vykázaných za rok 2003 o ř,5 % proti roku 2002, bylo vyvoláno schodky, jež byly zjištěny p i inventarizacích majetku. Analýza p íčin tohoto stavu by měla být p edmětem interních auditů, p ičemž nelze vyloučit ani možnost, že v roce 2003 byl nárůst tohoto ukazatele způsoben i důslednější kontrolou a prováděním inventarizací, které odhalily nedostatky nashromážděné za minulá období. Pohledávky ve smyslu p ílohy č. 2 vyhlášky jsou v p íslušných ukazatelích vykazovány pouze pohledávky vzniklé na základě smluv o dodávce zboží nebo služeb tzn., že ukazatele neodráží celkový stav všech typů pohledávek (nap. za zaměstnanci), čímž je zkreslena jejich vypovídací schopnost. 3. Výsledky interního auditu tabulka č. 2 ( 2Ř až 31 zákona) Podle zadané struktury tabulky Výsledky interního auditu (p íloha č. 3 vyhlášky) jsou jejím obsahem p evážně početní údaje, týkající se z ízení útvarů interního auditu, jejich personálního obsazení, profesního vzdělávání zaměstnanců, plánování a realizace interních auditů, p ičemž ze samotného výkonu auditu je požadován pouze údaj o závažných zjištěních. Pokud se týká ukazatele počtu absolventů základního kurzu jednotného systému odborné p ípravy pracovníků ve ejné správy v oboru finanční kontrola a interní audit, považujeme za účelné poznamenat, že čísla uvedená v tabulce se týkají pouze interních auditorů, avšak rozsah absolventů tohoto kurzu je mnohem širší, neboť jej absolvovala i velká ada zaměstnanců, kte í se zabývají specializovanou kontrolní činností. Vedle odboru interního auditu a supervize působícího v účetní jednotce MV, byly ze 37 OSS a SPO útvary interního auditu z ízeny u 2Ř organizací a u 7 byla, ve smyslu 2ř odst. 4 zákona, funkce útvaru interního auditu nahrazena výkonem ve ejnosprávní kontroly ze strany odboru finanční kontroly MV (konkrétně se jedná o OSS Muzeum Policie ČR, St ední policejní školu MV v Praze 6 Ruzyni, v Jihlavě a v Brně, St ední odbornou školu požární ochrany a Vyšší odbornou školu požární ochrany MV ve Frýdku-Místku a dále SPO Bytovou správu MV a Tiskárnu MV), u 2 organizací dosud útvary interního auditu z ízeny nebyly, a to u Státního oblastního archivu v Litomě icích a Zemského archivu v Opavě. ešením této situace se v současné době zabývá vedení MV. Obsazenost útvarů interního auditu je ve značné mí e závislá na získání vhodných zaměstnanců, kte í mají praktické zkušenosti a analytické schopnosti, p ičemž zejména u OSS a SPO je získání takových zaměstnanců mj. komplikováno i platovými podmínkami. Ke sledování údajů o plánovaných a uskutečněných auditech slouží v resortu MV databázový program Lotus Notes, který pomocí vygenerovaných šablon s nastavenými parametry průběžně zaznamenává vložená data o zrealizovaných interních auditech, jež lze 3

4 dále využívat zejména k analytickým účelům.p ínosem by bylo zavedení tohoto systému do všech účetních jednotek resortu MV. 4. Výsledky předběžných a průběžných veřejnosprávních kontrol - tabulka č. 3 ( 7 až 11 zákona) Výkon p edběžné a průběžné ve ejnosprávní kontroly je zabezpečován útvary MV, které plní funkci poskytovatelů ve ejné finanční podpory vůči jejím žadatelům a p íjemcům. Výkonem p edběžné a průběžné ve ejnosprávní kontroly nebyly v roce 2003 zaznamenány nedostatky, ke kterým by bylo nutné p ijímat zvláštní opat ení. Výkon p edběžné ve ejnosprávní kontroly byl zamě en p edevším na správu rozpočtové kapitoly (finančně-plánovací vztahy MV k OSS a SPO ) a posuzování žádostí a požadavků o poskytnutí ve ejné finanční podpory mimoresortním subjektům. Výkon průběžné ve ejnosprávní kontroly pak byl soust eděn na průběžné sledování a hodnocení, zda ve ejná finanční podpora (včetně ve ejných prost edků na zabezpečení činnosti OSS a SPO) je používána efektivně, hospodárně a zejména k účelu, ke kterému byla poskytnuta. 5. Výsledky veřejnosprávních kontrol tabulka č. 4 ( 7 až 11 zákona a 12 vyhlášky) Následnou ve ejnosprávní kontrolu v roce 2003 realizovaly odbor finanční kontroly MV (u OSS a SPO a p íjemců ve ejné finanční podpory), kontrolní oddělení generálního editelství Hasičského záchranného sboru České republiky a HZS krajů (u p íjemců ve ejné finanční podpory). Z celkového počtu 12ř následných ve ejnosprávních kontrol bylo 17 zrealizováno u OSS a SPO a ostatních 112 u jiných p íjemců ve ejné finanční podpory. Celkový objem kontrolovaných prost edků činil p es Ř11 mil. Kč - v tom p es 466 mil. Kč u OSS a SPO a zbytek (cca 345 mil. Kč) u jiných p íjemců ve ejné finanční podpory. Objem zjištěných nedostatků p edstavoval p es 1ř mil. Kč tj. 2,34 % (p evážně se jednalo o nedostatky zjištěné v hospoda ení s ve ejnými prost edky u OSS a SPO). Mezi nejčastější nedostatky pat ilo porušování směrné účtové osnovy a postupů účtování, nedodržení p edepsaných náležitostí účetních dokladů, p ekračování pokladního limitu, nevedení pokladní knihy, nesprávné opravy v účetních dokladech (škrtání, p elepování, neoznačení datumu opravy a podpisu opravujícího), neprůkazné inventarizace (evidenční stav nesouhlasný s fyzickým stavem, chybějící podpisy členů inventarizační komise apod.), neoznačování majetku identifikačními čísly (kódy), nesprávné vyplňování cestovních p íkazů a p iznávání cestovních náhrad, porušování zákoníku práce (p ekračování maximální délky směny, nevedení ádné evidence odpracované doby a p esčasové práce), což má vliv na průkaznost účetních záznamů vztahujících se k poskytování platů, nehospodárné používání rozpočtových a jiných peněžních prost edků, 4

5 porušování základních povinností p i hospoda ení s majetkem, nedostatky v oblasti platové agendy v proplácení p íplatků za práci p esčas a pracovní pohotovost apod. 5. Přehled závažných zjištění podléhajících oznamovací povinnosti MF Závažná zjištění ve smyslu 22 odst. 6 zákona Typ účetní jednotky Počet Kč Typ kontroly Kontrolní orgán Předáno komu MV (Policie ČR) ,86 vnit ní vlastní Policie ČR OSS v působnosti MV ,58 interní audit vlastní Inspekce MV ,00 následná VSK MV odbor finanční kontroly Finanční ú ad SPO v působnosti MV Celkem ,44 Popis závažných nedostatků uvedených v tabulce MV - podez ení ze spáchání trestného činu porušování povinnosti p i správě cizího majetku (p ípadně podvodu), spočívající v padělání dokladů, pozměňování dat v evidenci a zaměňování jednotlivých druhů zásob, což mělo za následek schodek vyčíslený na základě kontroly ve výši 14 5ř3 Ř1Ř,Ř6 Kč, který se po inventarizaci majetku zvýšil na částku 16 3ř1 5ř5,Ř6 Kč (věc byla p edána orgánům činným v trestním ízení a toto ízení není dosud ukončeno, p ičemž výše schodku není k dnešnímu dni ustálená a je up esňována v rámci probíhajícího trestního ízení), OSS - podez ení ze spáchání trestného činu, spočívajícího v padělání stravenek žáky školy (policisty), p ičemž celková škoda byla vyčíslena ve výši 3řŘ 166,5Ř Kč (věc byla p edána Inspekci MV a ízení dosud není ukončeno), OSS - porušení rozpočtové kázně neoprávněným použitím neinvestičních prost edků ve výši 42Ř 776 Kč na technické zhodnocení hmotného investičního majetku a na po ízení hmotného investičního majetku (věc byla oznámena místně p íslušnému finančnímu ú adu, který o ní dosud pravomocně nerozhodl), OSS - zadržení peněžních prost edků ve výši Ř Kč nesplněním povinnosti odvést finanční prost edky odpovídající hodnotě zásob potravin ve skladu k na p íjmový bankovní účet OSS (věc byla oznámena místně p íslušnému finančnímu ú adu, který o ní dosud pravomocně nerozhodl). 6. Finanční kontroly podle mezinárodních smluv Mezinárodními kontrolními orgány nebyly v roce 2003 v resortu MV žádné kontroly tohoto typu realizovány. 5

6 Ve smyslu usnesení vlády č. 2řŘ/2003, kterým byly vydány Závazné podmínky udělení dotace z Fondu solidarity EU, realizovaly odbor finanční kontroly a odbor interního auditu a supervize v roce 2003 kontroly použití dotací z Fondu solidarity EU, poskytnuté ke zmírnění následků povodní v roce Kontrolovaný objem finančních prost edků činil 46 5ŘŘ ř5ř,24 Kč. Uvedenými kontrolami nebylo zjištěno porušení právních p edpisů ani závazných podmínek pro udělení dotace. 7. Přehled a charakteristika opatření přijatých na základě výsledků finančních kontrol Opat ení p ijatá k nápravě nedostatků zjištěných výkonem finančních kontrol byla podle povahy nedostatků charakteru operativního (náprava odstranitelných nedostatků) a systémového (vydání nových nebo úprava stávajících interních aktů ízení s cílem zamezit vzniku nebo recidivě nedostatků), p ičemž u některých nedostatků bylo podle míry jejich závažnosti a zavinění p ikročeno i k personálním opat ením, nejméně ve t ech p ípadech. 8. Závěr Zadání některých ukazatelů je natolik nejednoznačné, že není z ejmé, jaká metoda má být pro jejich výběr a dílčí i celkovou sumarizaci zvolena. V adě p ípadů není ani patrná souvislost požadovaných údajů pro hodnocení výsledků finančních kontrol. Z toho důvodu je také mj. snížena využitelnost informací z tabulkových p ehledů pro komentá k výsledkům finančních kontrol a účinnosti kontrolního systému. O této situaci bylo Ministerstvo financí informováno již ve zprávě za rok 2002 a v námětech pro zkvalitnění právní úpravy finanční kontroly a elektronického zpracování ročních zpráv a výsledcích finančních kontrol, které byly zaslány ministru financí p ípisem ministra vnitra č.j. OFK-118/2003 ze dne 30. dubna Vzhledem k tomu, že se v současné době p ipravuje vydání nové prováděcí vyhlášky k zákonu o finanční kontrole (náhradou za vyhlášku č. 64/2002 Sb.), p edpokládáme, že většina aplikačních problémů, souvisejících s tabulkovou částí zprávy o výsledcích finanční kontroly, bude novou právní úpravou vy ešena. V této souvislosti považujeme za důležité upozornit, že ani novelizací zákona o finanční kontrole (zákon č. 123/2003 Sb.), nebyly eliminovány některé vady původní právní úpravy, jež způsobují adu potíží p i praktické aplikaci zákona. Jedná se p edevším o nejednoznačné vymezení některých pojmů a začlenění ustanovení ve struktu e zákona (nap. 7, Ř, 22 a 23), jež p ipouští různé možnosti výkladu. Zásadní zásah by si podle našeho názoru zasloužila i ustanovení upravující ídící kontrolu. Současně by podle našeho mínění neměla být kontrolní vazba správce kapitoly k OSS a SPO v jeho působnosti založena výhradně na formě ve ejnosprávní kontroly (zejména p i uskutečňování p edběžné a průběžné kontroly na místě), neboť jde o organizace p ímo napojené na rozpočet správce kapitoly. Administrativa spojená s výkonem p edběžné a průběžné ve ejnosprávní kontroly na místě (písemné p íkazy, programy, protokoly, p ípadná ízení o námitkách apod.) znesnadňuje operativnější ízení a usměrňování činnosti OSS a SPO. 6

7 Nedílnou součástí tohoto materiálu jsou tabulky č. 1 až 4. Zprávu o výsledcích finanční kontroly, vedle písemného vyhotovení, p ikládáme k využití i v elektronické podobě na disketě (včetně tabulek v programu EXCEL). Praha únor