Farmakovigilanční audit pohledem auditovaného. MUDr. Radek Běla Sanofi Seminář Conforum, Praha, O přednášejícím..

Transkript

1 Farmakovigilanční audit pohledem auditovaného MUDr. Radek Běla Sanofi Seminář Conforum, Praha, O přednášejícím.. Od 3/2016 Sanofi Multi Country Safety Lead CEE (CZ+SK, PL, HU, RO+MD), Country Safety Lead CZE Od 4/2008 Affiliate Pharmacovigilance Head Sanofi, Local PV Contact Person Zentiva, CZ+SK Head of Pharmacovigilance, Local Safety Officer Genzyme, Local Safety Officer Sanofi-Pasteur Od 2/2005 Oddělení farmakovigilance, SÚKL 8/2003 1/2005 lékař (gyn.-por. Nemocnice Slaný) 3x inspektován a několikrát auditován.. Poslední audit v 2015 (SK), 11/2016 (CZE), 4/2017 (RO). Disclosure: Full time Sanofi employee, Sanofi shareholder 1

2 Co očekávají auditoři? Že máte jasná SOP a procesy zcela v souladu s těmito SOP Případné deviace jsou dokonale zdokumentovány Absolutní přehled o všem ( i mimo váš scope ) Znalost procesů platných před vaším nástupem Formální dokonalost veškeré dokumentace Podepsaný a aktuální životopis a JD Srozumitelné vysvětlení nepopsaného, kontrolu nekontrolovatelného Dohledatelnost nedohledatelného (neexistujícího) 100% implementaci korporátních nařízení Nehořlavou i voděodolnou skříň na ICSRs Pravidelné a dokumentované testování čehokoli Důkazy na vše a ke všemu Že na 3x položenou otázku odpovíte pokaždé jinak Víte, že vám přišli poradit a pomoci Že jste během auditu neustále k dispozici a nemusíte pracovat na ničem jiném Alespoň jeden major finding Řadu minor findings Včasné plnění veškerých CAPA LIST OF DOCUMENTS REQUESTED FOR AUDIT PREPARATION (příklad, výběr) I/II General information: Current affiliate organization chart Product Portfolio (INN and trademark, with dosage, presentation, first approval date and marketing status) List of your top 20 company marketed products List (in English) of applicable quality documents (QDs) at the affiliate and regional level. Please indicate if written in English or the local language. Please provide your SOP on SOPs References and summary table of the local regulations related to the audit scope Affiliate Quality Review Report for the 2 last years, Please also send the meeting minutes and list of attendees Inspection Readiness Tool (most recent version) Entity Regulatory Inspection: report & responses, most recent List of all locally contracted Third Parties for GxP activities with description of the provided services. Inventory of IS tools / Computerized Systems (local and global) used for GxP related activities. 2

3 LIST OF DOCUMENTS REQUESTED FOR AUDIT PREPARATION (příklad, výběr) II/II Pharmacovigilance activities The Local Pharmacovigilance System Master File(s). Electronic copy of SOPs related to safety management at your Affiliate including those related to Clinical Trials safety management. If documents are not in English, please provide a Word version in order to enable translation. List of licensed products (license-in, license-out) with information of which company is Marketing Authorization Holder (MAH) and if there is a local Safety Data Exchange Agreement (SDEA) or not. List of applicable Safety Data Exchange Agreements (local and global). List of all pre and post marketing studies currently ongoing or completed within last 2 years with information on external monitoring by CRO if applicable. Listing (Product, local + international identification number) of domestic spontaneous cases (including literature, consumer and Health Authorities cases, if any) received from.. to, with information on first contact date, on source (Health Authorities, consumer ),on event, on seriousness and on whether submitted or not to the Health Authority. Listing (Product, local + international identification number) of SAEs from pre and post marketing Clinical Studies The list of post marketing Periodic Safety Reports/Periodic Benefit Risk Evaluation Reports/DSURS sent to the Health Authority from. to. List of Risk Management Plans/Risk Minimization activities applicable to the affiliate or implemented locally. Příklad audit agendy (GxP Audit) I/V Day 1: Introduction of the involved people, opening presentations, review of audit agenda Quality system overview - Quality documents management, Inspections/Audits, Deviations & CAPA management, Quality Events, Quality Alerts & Product Alerts, management of outsourcing, 3rd parties, service providers, training Medical Information Pharmacovigilance activities - Interface with Global PV and other entities, organization/ responsibilities, regulations, interfaces, non business hours coverage, literature screening Daily wrap up Váš den ale zdaleka nekončí! Obdržíte List of documents requested during audit a hledáte a doufáte, že najdete 3

4 Příklad audit agendy (GxP Audit) II/V Day 2 - Product management Pharmacovigilance activities (cont d) - review of Case management for spontaneous reporting, Compliance, Periodic reporting, Signal Detection, SDEA, RMP, Product Alerts, literature monitoring a ostatní PV aktivity Souběžně je třeba auditováno Regulatory Sample of cases to review Documentation review by auditors Daily wrap up Jste neustále k dispozici for clarification or explanation, odpovídáte na otázky a requests, atd. Snažíte se dělat i běžné, rutinní PV činnosti, odpovídáte kolegům na otázky, jak to jde a co auditoři. Příklad audit agendy (GxP Audit) IV/V Day 3 další den pro PV Další PV procesy, Case management, case review Patient Support Programs, Market Researches. Regulatory affairs IS/IT systems Filing, archiving, storage, facility visit Pre a Post marketing studies Documentation review by auditors Daily wrap up Vaše rozumové schopnosti jsou poněkud vyčerpány po 2 dnech s auditory (PV s nimi obvykle stráví nejvíce času) Day 4 Produt quality management Promotional materials Documentation review by auditors Odpovídáte na requests a clarifications, auditoři jsou nervózní, protože nestihají review všeho, co si vyžádali, natož se připravit na closing meeting 4

5 Příklad audit agendy (GxP Audit) V/V Day 5 (výjimečně ne 9:00AM 5:30PM, ale jen 9:00AM 2:00PM, auditoři potřebují chytit letadlo domů) Documentation review by auditors Auditor s time closing meeting preparation Launch Final close out meeting Hurá, máte to za sebou. Máte akutní pocit prázdnoty a pochybujete o smyslu toho všeho Postřehy z praxe Je dobré mít záložní místnost pro přípravu/kompletaci dokumentace, čekání osob, seznam osob, kontaktů, časů, kdy jsou k dispozici (ideálně doplnit do agendy ). Je dobré o auditu informovat vaši pobočku, kolegy, reprezentanty, recepční i smluvní partnery a vendory Pozor na testovací dotazy/ y/telefony auditorů webové stránky, poradny, kontaktní formuláře Požadované dokumenty předejte včas Je nutné vést si seznam požadovaných/předaných dokumentů Pokud je poskytován auditorům oběd či doprovod na oběd, je vhodné si rozdělit služby a nominovat i další osoby mimo GxP audit 5

6 Jak se chovat při inspekci / auditu Upraveno dle MUDr. Hyánkové, PharmInvent a MUDr. Moravce, Novartis, doplněno vlastními zkušenostmi: Odpovídat jen na položené otázky, nechlubit se, nespekulovat, nelhat, odpovídat stručně a výstižně Přílišná iniciativa není vhodná Pokud nevíte, uveďte, že nevíte, ale odpověď zjistíte Pokud nerozumíte, zeptejte se znovu Buďte si sebou jistí, paniku nedávejte najevo, pozor na aroganci Projevujte rozumnou míru zájmu Poznamenávejte si požadavky inspektorů/auditorů O každý finding bojovat ihned a poté i v rámci závěrečné zprávy Nepopírejte očividné, některé věci prostě uhádat nelze Nelze-li jinak, přiznejte vlastní chybu/přehlédnutí/opominutí Nenechte se vyprovokovat Pokud otázka není vaší kompetenci, odkažte na příslušná místa V akutních případech beznaděje si vzpomeňte na svou rodinu a mějte vždy na paměti zlaté pravidlo, že když nejde o život, tak jde o Audit Overview / Outcome příklad, upraveno Strength(s): Records readily available and well completed Good interaction and teamwork within all staff at the affiliate Knowledgeable and well qualified staff Very well managed systems Excellent support given to the auditors Finding(s): Critical: 0 Major: X Minor: X 6

7 Guidance for responding to audit findings (příklad) If the agreed CAPA or Target Date needs to be revised, the lead auditor must be contacted Sufficient detail should be provided to allow the lead auditor to assess the response. Additional documents provided with the responses should be relevant and kept to a minimum. Do not attach or insert s or meeting minutes. Ask questions or clarifications to the auditors if findings are not clear. Keep the auditors informed about your CAPA plan, responsible people for each action and due dates. If responses are not satisfactory, the lead auditor will contact you or your management to request further information. If responses are not agreed between the entity and the lead auditor, the lead auditor will escalate to the appropriate senior management. Abbreviations CAPA Corrective and Preventive Action Plan CRO Clinical Research Organization DSUR Development Safety Update Report HA Health authority QD Quality Documents PSUR Periodic Safety Update Report ICSR Individual Case Safety Report SDEA Safety Data Exchange Agreement SOP Standard Operating Procedure PV - Pharmacovigilance PSMF Pharmacovigilance System Master File MAH Marketing Authorization Holder RMP Risk management plan SUKL Státní ústav pro kontrolu léčiv GVP Good pharmacovigilance practicies 7

8 Děkuji za pozornost Otázky? 8