Přezkoumání: Mgr. B. Kamasová Manažerka kvality Účinnost: Schválení: Ing. M. Hlatký Vedoucí zařízení Verze: 01

Transkript

1 DOKUMENTACE O POSKYTOVÁNÍ SOCIÁLNÍCH SLUŽEB Nahrazuje: Dokument Dokumentace o poskytování sociálních služeb ze dne Proces Jméno a příjmení Funkce Podpis Domov pro seniory Karolinka Pod Obecnicu Karolinka Zpracování: Bc. K. Pavlíčková Mgr. J. Bařáková Sociální pracovnice Ev. číslo: II SQ 06/2015 Přezkoumání: Mgr. B. Kamasová Manažerka kvality Účinnost: Schválení: Ing. M. Hlatký Vedoucí zařízení Verze: 01 Obsah 1. Účel Rozsah platnosti, závaznost Vymezení pojmů Pravomoci a odpovědnosti Význam a vedení dokumentace o poskytování sociální služby Povinnosti správce osobních údajů Právo nahlížet do dokumentace vedené o uživatelích Domova Dokumenty obsahující osobní, citlivé a neveřejné údaje o uživatelích Domova Hromadné seznamy důchodů Osobní spis uživatele Zdravotní dokumentace uživatele Ošetřovatelská dokumentace uživatele Sociální dokumentace Evidence finančních depozit a vkladní knížky uživatelů Doklady o totožnosti uživatelů Evidence uživatelů se jmény a umístění na jednotlivých odděleních Kmenová kniha Seznam uživatelů a jejich klíčových pracovníků Seznam uživatelů včetně kontaktů na zákonné zástupce Spisový řád... 9 Stránka 1 z 11

2 1. Účel Účelem dokumentu je nastavit srozumitelná a jasná pravidla pro vedení dokumentace o uživatelích, kterým poskytujeme naši sociální službu. 2. Rozsah platnosti, závaznost (1) Dokument je platný v organizačním útvaru SSLVS - Domov pro seniory Karolinka (dále jen Domov). (2) Dokument je závazný pro všechny pracovníky Domova. 3. Vymezení pojmů (1) Osobní údaj - jakýkoliv údaj týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů, tzn. osoby, k níž se tyto informace vztahují, zejména o osobních poměrech, zdravotním stavu, majetkových a rodinných poměrech, sociálním zázemí apod. (2) Citlivý údaj - údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, trestné činnosti, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů. (3) Citlivé údaje se vyskytují ve zdravotnické, ošetřovatelské dokumentaci uživatele, v žádosti o poskytnutí sociální služby, v individuálních plánech a v dokumentaci o průběhu poskytování sociální služby. (4) Anonymní údaj - takový údaj, který v původním tvaru nebo po provedeném zpracování nelze vztáhnout k určenému nebo určitelnému subjektu údajů. (5) Subjekt údajů - fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují. (6) Zpracování osobních údajů - jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky. (7) Shromažďování osobních údajů - systematický postup, jehož cílem je získání osobních údajů za účelem jejich dalšího uložení na nosič informací pro jejich okamžité nebo pozdější zpracování. (8) Likvidace osobních údajů - fyzické zničení jejich nosiče, jejich fyzické vymazání nebo jejich trvalé vyloučení z dalších zpracování. (9) Správce údajů - každý subjekt = poskytovatel, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj. (10) Zpracovatel údajů - každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo pověření správcem zpracovává osobní údaje podle tohoto zákona. (11) Zveřejněný osobní údaj - osobní údaj zpřístupněný zejména hromadnými sdělovacími prostředky, jiným veřejným sdělením nebo jako součást veřejného seznamu. Stránka 2 z 11 Verze 01

3 4. Pravomoci a odpovědnosti Pracovníci mají přístup ke konkrétním osobním údajům uživatelů pouze vzhledem k výkonu své pracovní profese a jsou povinni dodržovat mlčenlivost. 5. Význam a vedení dokumentace o poskytování sociální služby (1) Poskytovatel tj. Domov pro seniory Karolinka zpracovává o uživatelích informace, které považuje za nezbytné pro poskytování sociální služby. (2) Se zpracováním osobních údajů musí uživatel, kterého se týkají, dát souhlas svobodný a vědomý projev vůle. Při udělení souhlasu je uživatel informován o: účelu, pro který budou poskytnuté osobní údaje zpracovány a pracovníkům, kterým budou zpřístupněny, rozsahu osobních údajů, k nimž se souhlas vztahuje, době, po kterou budou údaje zpracovány. 6. Povinnosti správce osobních údajů (1) Pracovníci Domova, kteří v rámci plnění zákonem stanovených oprávnění a povinností přicházejí do styku s osobními údaji, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení pracovního poměru nebo příslušných prací. (2) Za technické a materiální zajištění ochrany osobních údajů a za dodržování právních předpisů v oblasti ochrany osobních údajů vždy odpovídá vedoucí Domova, na jehož pracovišti osobní údaj vznikl, byl zjištěn nebo se s ním zde nakládá. (3) Za ochranu osobních údajů odpovídají všichni pracovníci, kteří osobní údaj zpracovávají, nakládají s ním nebo s ním přicházejí do styku. (4) Při zpracování, přenosu a uchování osobních údajů v elektronické podobě je pracovník povinen chránit výpočetní techniku před použitím neoprávněnou osobou. (5) Přístup k jednotlivým počítačovým programům je zabezpečen ochranným vstupním heslem. Pracovníci jsou povinni zachovat mlčenlivost o vstupním heslu, tak aby se zamezilo možnosti neoprávněného přístupu k výpočetní technice. (6) Mezi hlavní povinnosti správce = Domov patří: stanovit účel zpracování vymezení toho, k čemu jsou konkrétní osobní údaje nezbytné, k čemu budou použity, shromažďovat pouze údaje odpovídající účelu v rozsahu nezbytném k jeho naplnění údaje, které poskytovatel nezbytně potřebuje, zpracovávat údaje pouze za účelem, k němuž byly shromážděny nezískávat osobní údaje pro jiný účel, než je sdělen uživateli, Stránka 3 z 11 Verze 01

4 uchovávat osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu jejich zpracování, zpracovávat pouze přesné osobní údaje zjistí-li poskytovatel, že tomu tak není, provede opravu či doplnění, zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem uživatele a informovat uživatele, o němž se osobní údaje zpracovávají, o tom, v jakém rozsahu a pro jaký účel budou zpracovány, kdo a jakým způsobem je bude zpracovávat a také, komu mohou být zpřístupněny. 7. Právo nahlížet do dokumentace vedené o uživatelích Domova (1) Ze zákona uživateli, jeho zákonnému zástupci = tyto osoby mají právo na sdělení všech informací zpracovávaných o uživateli. (2) Některým orgánům veřejné moci = soudy, policie apod. (3) Ze zákona do zdravotnické dokumentace osobám uvedeným v 67 b zákona č. 20/1966 Sb., o péči o zdraví lidu. (4) Na základě zmocnění od osob oprávněných ze zákona i jiným osobám, např. příbuzným (uživatel udělí souhlas s přístupem do své dokumentace vedené o průběhu služby svému příbuznému v rozsahu, který určí). (5) 100 zákona o sociálních službách vymezuje třetí osoby, kterým mohou být sdělovány osobní údaje uživatelů, bez jejich předchozího souhlasu a jedná se o: pracovníky obcí, krajů a státu a poskytovatele podílející se na činnosti poskytovatele, odborníky přizvané k inspekci poskytování sociální služby, osoby, kterým jsou poskytnuty informace podle zvláštních předpisů např. trestní řád, zákon. (6) Osobní údaje lze poskytnout také osobám, které nepřímo stanoví zákon prostřednictvím vyhlášky č. 505/2006 Sb. jedná se o: další fyzické a právnické soby = dobrovolníci, studenti apod., nezávislí odborníci, další odborníci, které si určí uživatel, další fyzické a právnické osoby zapojené do hodnocení kvality služby. V praxi jsou vypracovány písemné smlouvy o vykonání praxe, od dobrovolnické činnosti, takže poskytovatel tyto osoby zavázal mlčenlivostí. Stránka 4 z 11 Verze 01

5 8. Dokumenty obsahující osobní, citlivé a neveřejné údaje o uživatelích Domova 8.1. Hromadné seznamy důchodů Hromadné seznamy důchodů, sestavy z nich zpracované v příjmové účtárně Sociálních služeb Vsetín (rozúčtování zůstatku důchodu, výplatní listiny zůstatku důchodu, dokumentace o vedení depozitních účtů jednotlivých uživatelů). V uzamykatelné kanceláři pokladní Domova. Kopie výplatních listin zůstatku důchodu v uzamykatelné kanceláři sociálních pracovnic Domova. Vedoucí Domova, pokladní Domova, sociální pracovnice, kontrolní orgány Osobní spis uživatele (1) V osobním spisu uživatele je uložena jeho žádost o umístění do Domova, smlouva o poskytnutí sociální služby a další písemnosti: rozhodnutí soudu o omezení svéprávnosti, listina o ustanovení opatrovníka, záznam z jednání se zájemcem, sociální záznam o přijetí uživatele, souhlasy a potvrzení, doklad o výši příjmu (pokud uživatel žádá sníženou úhradu za pobyt), doklad o výši příspěvku na péči, hlášenka na ČSSZ Praha, hlášenka na SSL VS, plná moc k hospodaření s finančními prostředky, matriční doklady (pokud uživatel požádá o jejich uložení ve spise), součástí spisu jsou i písemnosti obdržené od třetích osob, aniž by tyto byly aktivně shromažďovány poskytovatelem. (2) Po úmrtí uživatele je v osobním spise založen: soupis jeho osobních věcí, kopie veškerých hlášení na SSL VS, na úřady práce, na ČSSZ, na notářství či soudy, usnesení o dědictví současně s rozhodnutím soudu o dědicích a jejich majetkových nárocích. (3) Při přemístění uživatele do jiného zařízení/domova se předávají pouze matriční doklady, rozhodnutí soudu o omezení svéprávnosti, případně některé záznamy (či jejich opisy) na Stránka 5 z 11 Verze 01

6 vyžádání uživatele, zákonného zástupce či nového zařízení/domova. Osobní spis s ostatními záznamy se založí do archívu a je k dispozici pro případnou potřebu uživatele, úřadů. V uzamykatelné kanceláři sociálních pracovnic Domova. Osobní spis po úmrtí uživatele je uložen v archivu Domova. Vedoucí Domova, sociální pracovnice, kontrolní orgány Zdravotní dokumentace uživatele Osobní zdravotní karta uživatele obsahuje záznamy o provedené ambulantní péči, užívaných lécích a písemnou dokumentaci z odborných vyšetření příp. z hospitalizací. V uzamykatelné pracovně zdravotních sester v přízemí Domova. Vedoucí zdravotního úseku, službu konající všeobecná sestra, lékař poskytující na základě uzavřené smlouvy léčebně preventivní péči uživatelům, ve výjimečných případech záchranná služba, revizní lékař zdravotní pojišťovny, psychiatr a neurolog Ošetřovatelská dokumentace uživatele Dokumentace obsahuje: záznam o souhlasu s poskytováním informací o zdravotním stavu, anamnézu tvoří podklad pro ošetřovatelskou anamnézu a plán péče (vedena v elektronické podobě), ošetřovatelskou anamnézu, ošetřovatelský plán měsíční hlášení na zdravotní pojišťovnu, hodnocení rizika vzniku dekubitů, neuromentální index, hodnocení rizika pádů, kartu diabetika, záznam péče o dekubity a jiné kožní defekty, zdravotní záznam a hodnocení péče, ošetřovatelskou překladovou, propouštěcí zprávu, protokol o pádu, nutriční péči, BMI. Při vedení zdravotní dokumentace v Domově se využívá IS Cygnus, kde všeobecné sestry zaznamenávají aktuální informace o zdravotním stavu uživatelů. Stránka 6 z 11 Verze 01

7 V uzamykatelné pracovně všeobecných sester. Výše uvedené tiskopisy jsou v listinné podobě uzamčeny ve skřínce na této pracovně. Vedoucí zdravotního úseku, službu konající všeobecná sestra, lékař poskytující na základě uzavřené smlouvy léčebně preventivní péči uživatelům, ve výjimečných případech záchranná služba Sociální dokumentace (1) Dokumentace je vedena v IS Cygnus pracovníky přímé péče, kteří pod svými přístupovými hesly zaznamenávají všechny potřebné skutečnosti o poskytování péče uživatelům. Sociální dokumentace je hodnocena jednou za půl roku, aktualizované záznamy jsou v tištěné formě založeny v jednotlivých složkách uživatelů Domova. (2) Dokumentace obsahuje: záznam z jednání se žadatelem, plán péče (plán rizik, pokud je potřeba) a individuální plán, záznam o průběhu adaptace uživatele po přijetí, Barthelův index, dohoda o používání postranic pokud je potřeba, šatní lístek, záznam o realizaci osobního cíle, hlášení o mimořádné události, sociální záznam a hodnocení péče. Výše uvedené tiskopisy jsou v listinné podobě uloženy v uzamykatelné pracovně pracovníků přímé péče na jednotlivých odděleních. Pracovníci přímé péče, náhled mají všeobecné sestry a sociální pracovnice. Do IS Cygnus se přihlašují pracovníci pod svými přístupovými hesly Evidence finančních depozit a vkladní knížky uživatelů (1) Evidence finančních depozit je vedena za pomoci prostředků výpočetní techniky, příjmové a výdajové doklady jsou zakládány. (2) Přehled obratů na osobních účtech uživatelů je vytištěn vždy po skončení jednotlivého měsíce kalendářního roku a založen. Sestavy v tištěné podobě v uzamykatelné kanceláři pokladní Domova. Stránka 7 z 11 Verze 01

8 Vkladní knížky v bezpečnostním trezoru v kanceláři pokladní Domova. Vedoucí Domova, pokladní sociálního úseku, sociální pracovnice (zastupující pokladní v případě nepřítomnosti), kontrolní orgány Doklady o totožnosti uživatelů Jedná se o občanské průkazy uživatelů a průkazy pojištěnců zdravotní pojišťovny. občanské průkazy i průkazy zdravotní pojišťovny v uzamykatelné vestavěné skřínce na uzamykatelné pracovně pracovníků přímé péče jednotlivých oddělení; a to jednak z důvodu, aby si uživatelé tyto doklady mohli kdykoliv převzít a dalším důvodem je snížení rizika ztráty těchto dokladů uživateli; doklady totožnosti nepodléhají skartačnímu řádu; při ukončení pobytu odchodem z Domova se vrací uživateli (zákonnému zástupci); při ukončení pobytu z důvodu úmrtí se občanský průkaz a průkaz pojištěnce předává na podpis vypraviteli pohřbu. Vedoucí domova, vedoucí zdravotního úseku, všeobecná sestra, pracovníci přímé péče, sociální pracovnice Evidence uživatelů se jmény a umístění na jednotlivých odděleních (1) Evidence je využívána při praní a třídění oděvů. (2) Dle evidence uživatelů je v prádelně vyprané prádlo roztříděno na jednotlivá oddělení a předáno službu konajícímu pracovníkovi přímé péče. (3) Pracovník podle evidence prádlo rozdělí a předá konkrétním uživatelům. (4) Při označování oděvů a dalších osobních věcí se přísně dbá na to, aby označení bylo na takovém místě, které nepoškozuje důstojnost uživatele (na skrytém místě). Prádelna, pracovny pracovníků přímé péče na jednotlivých odděleních. Pradleny, pracovníci přímé péče, všeobecné sestry, sociální pracovnice, vedoucí zdravotního úseku, vedoucí Domova Kmenová kniha (1) V kmenové knize se zaznamenávají osobní údaje uživatelů: jméno a příjmení, Stránka 8 z 11 Verze 01

9 datum narození, bydliště, den příchodu a odchodu. (2) Tato evidence slouží jako přehled o ubytovaných uživatelích. Kmenovou knihu vedou sociální pracovnice Domova. V uzamykatelné kanceláři sociálních pracovnic Domova. Vedoucí Domova, sociální pracovnice Seznam uživatelů a jejich klíčových pracovníků Při přijetí je uživatel seznámen se svým klíčovým pracovníkem. Uživatel v průběhu poskytování služby může požádat o změnu svého klíčového pracovníka. Aktuální seznam klíčových pracovníků je zveřejněn na informační tabuli v uzamykatelné pracovně pracovníků přímé péče na jednotlivých odděleních. Pracovníci, kteří jsou vázáni podpisem k mlčenlivosti Seznam uživatelů včetně kontaktů na zákonné zástupce Seznam slouží k bezprostřednímu informování zákonných zástupců o náhlých změnách zdravotního stavu, hospitalizaci, úmrtí, a jiných mimořádných událostech. Dále k poskytnutí kontaktu na zákonné zástupce v případě hospitalizace uživatelů v nemocnici apod. V uzamykatelné pracovně pracovníků přímé péče na jednotlivých odděleních. Pracovníci, kteří jsou vázáni podpisem k mlčenlivosti. 9. Spisový řád (1) Spisový řád upravuje postup a stanovuje lhůty při vyřazování písemností. (2) Dokumenty a spisy jsou uchovávány po dobu stanovenou skartačními lhůtami, které jsou uvedeny ve spisovém a skartačním plánu. Stránka 9 z 11 Verze 01

10 (3) Vedoucí Domova předloží seznam dokumentů s uplynulou skartační lhůtou pověřené osobě na ředitelství Sociálních služeb Vsetín, která zprostředkuje likvidaci dokumentů. (4) Osobní údaje uchovávané (archivované) na nosičích dat budou vymazány po uplynutí příslušné skartační lhůty. O vymazání takto archivovaných údajů bude vedoucím Domova sepsán zápis opatřený podpisem pracovníka, který trvalé vymazání údajů z nosiče provedl. (5) Skartační lhůta je doba, po kterou písemnosti zůstávají pro jejich potřebnost uloženy v příručních archivech jednotlivých zařízení. Lhůta začíná běžet dnem 1. ledna kalendářního roku, který následuje po zpracování, vyřízení či uzavření písemnosti. Přehled úschovy písemných dokumentů příp. nosičů dat Dokumenty Hromadné seznamy důchodů a sestavy z nich zpracované v organizaci Dokumenty sociálního charakteru (sociální spisy) Zdravotní dokumentace Evidence depozit osobní karty klientů Doba uchování dokumentů Po dobu 5 let po roce, ve kterém byly zaslány organizaci a zaměstnanci dále zpracovány Po dobu 5 let po vyřízení či ukončení písemnosti Po dobu 10 let po ukončení písemnosti Po dobu 5 let následujících po roce, ve kterém byly zpracovány Související dokumenty: Zákon č. 108/2006 Sb., o sociálních službách a prováděcí vyhláška č. 505/2006 Sb. Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů Spisový řád I - Ř 02/2014 Směrnice č. 6/2008 k zachování mlčenlivosti zaměstnanců o skutečnostech, které se dozví v souvislosti s výkonem svého povolání Směrnice č. 15/2009 o nahlížení do dokumentace jinými osobami, než jsou zaměstnanci SSL VS Metodický postup Zdravotnická dokumentace Seznam osobních údajů SEZNAM REVIZÍ Datum Popis revize Jméno a příjmení Podpis Stránka 10 z 11 Verze 01

11 ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají. Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis Stránka 11 z 11 Verze 01