Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky. Petr Kohout. Datové schránky a aplikace na jejich podporu

Transkript

1 Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze Petr Kohout Datové schránky a aplikace na jejich podporu Bakalářská práce 2010

2

3 Prohlášení Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Datové schránky a aplikace na jejich podporu zpracoval samostatně a použil pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury. V Praze dne 20. prosince 2010 Petr Kohout

4 Poděkování Tímto bych chtěl poděkovat Ing.Bc.Davidovi Klimánkovi Ph.D. za odbornou pomoc a odborné konzultace při zpracování mé bakalářské práce.

5 Abstrakt Bakalářská práce se zabývá problematikou datových schránek a aplikací na jejich podporu. V teoretické části popisuje co je to datová schránka, kdo si ji musí ze zákona zřídit, jaké jsou náležitosti pro zřízení datové schránky. Je zde také popsána problematika dokumentů jejich doručování, platnost a archivace. V praktické části je znázorněna aplikace, která podporuje datové schránky a umožňuje snadnější práci s datovými schránkami. Abstract This bachelors thesis deals with issues of data boxes and applications to support them. The theoretical part describes what a data box is one who is obliged by law to establish what are the formalities for setting up a data box. It also discussed the issue of delivery of documents, validity, and archiving. The practical section shows an application that supports clipboard and data makes it easier to work with data boxes.

6 Obsah 6 Obsah Úvod... 7 Teoretická část Elektronický podpis Zaručený elektronický podpis Časové razítko Datové schránky Vymezení pojmu datová schránka Zřízení datové schránky Realizace podání žádosti o zřízení datové schránky Použití přístupových údajů Znepřístupnění datové schránky Datová schránka k odesílání dokumentů Datová zpráva Uchování datové zprávy Autorizovaná konverze dokumentů Doručování zpráv do datové schránky Doručování datových zpráv Doručování soukromých zpráv Doručení datové zprávy nesprávnému příjemci Praktická část Testovací prostředí datových schránek Aplikace Multischránka Závěr Seznam použité literatury Přílohy... 51

7 Úvod 7 Úvod Téma bakalářské práce Datové schránky a aplikace na jejich podporu byla vybrána z důvodů mého zájmu o datové schránky a aktuálnosti dané problematiky. Do probíhalo doručování dokumentů mezi úřady, úřady a právnickými osobami klasickou, čili papírovou formou. Informační technologie se dostávají do všech odvětví a oblastí lidské činnosti. Některé věci se řeší pouze elektronickou formou a některé dokumenty takto jsou odesílány. Česká republika se rozhodla zásadně změnit formu doručování úředních dokumentů mezi úřady, právnickými osobami, fyzickými a podnikajícími fyzickými osobami. Od byl spuštěn informační systém datových schránek a pro některé subjekty se zásadně změnilo doručování a odesílání úředních dokumentů. Některé subjekty jsou povinni komunikovat mezi sebou výhradně prostřednictvím informačního systému datových schránek a tímto informačním systémem odesílat písemné dokumenty v elektronické podobě. Tuto povinnost daným subjektům ukládá zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Cílem bakalářské práce je zde ukázat co jsou datové schránky, prostředí datových schránek a jak se s nimi pracuje, vymezení pojmů, které souvisí s datovými schránkami. Také poukázat na to, že i když je tento informační systém v provozu více než rok, stále se objevují nejasnosti a problémy, se kterými se může uživatel setkat. Pro které uživatele je zřízení datové schránky dobrovolné, a pro které povinností. Stává se, že některé orgány veřejné moci posílají úřední dokumenty právnickým osobám klasicky, tj. papírovou formou. Ukázat zde některé aplikace, které usnadňují práci s datovými schránkami. Bakalářská práce je rozdělena na teoretickou a praktickou část. V teoretické části jsou popsány některé funkce, které fungovaly dříve než datové schránky, jako je například elektronický podpis a časové razítko. Je zde popsáno, jak si datovou schránku zřídit a komu bude zřízena automaticky. Teoretická část je rozdělena do 4 kapitol, ve kterých jsou postupně popsány pojmy vztahující se k datovým schránkám. V praktické části je ukázáno, jak se přihlásit do datové schránky, přijímání a odesílání datové zprávy, vyhledávání subjektů, kterým bude datová zpráva odeslána. Je zde ukázáno prostředí aplikace na podporu datových schránek. Tato aplikace je placená, ale nabízí lhůtu na odzkoušení a nabízí komunikaci s testovacím prostředím datových schránek.

8 Teoretická část 8 Teoretická část

9 Elektronický podpis 9 1. Elektronický podpis Elektronický podpis je digitální podpis, který je generován čísly, například 10 tisíce jedniček a nul. Z dat obsahující digitalizovaný dokument se vytvoří extrakt hash, tj. hodnota, která představuje celý dokument. Pomocí asymetrické kryptografie se spojí privátní klíč s hashem dokumentu a vznikne šifra, tedy elektronický podpis. Tento elektronický podpis se dá ověřit veřejným klíčem, který má každý, komu se podepisovaná zpráva posílá. Z veřejného klíče je nemožné odvodit klíč privátní. K ověření elektronického podpisu slouží certifikát. Certifikát je digitální dokument, ve kterém jsou informace identifikující osobu nebo společnost a její veřejný ověřovací klíč. Tento certifikát je vydán a ověřen certifikační autoritou. Pro vydání kvalifikovaného certifikátu je nutné navštívit osobně certifikační autoritu, která ověřuje totožnost žadatele a správnost veřejného klíče. Vydaný certifikát bude mít své unikátní sériové číslo, předem danou platnost a účel, za kterým byl vystaven. [1] Elektronický podpis lze použít prakticky všude tam, kde používáme podpis klasický. Na základě identifikačních údajů můžeme ověřit původ dokumentu a autenticitu toho, kdo dokument podepsal. Je vhodný k použití v uzavřených systémech, jako jsou například datové schránky nebo internetové bankovnictví. Elektronický podpis je bezpečnější, než podpis klasický, protože můžeme ověřit, zda nebyl dokument cestou od odesílatele změněn. Pravost elektronického podpisu ověřuje software na daném počítači. Pravost certifikátu lze ověřit u certifikační autority. U některých dokumentů nestačí pouze elektronický podpis, ale je zde vyžadován zaručený elektronický podpis. [2] 1.1 Zaručený elektronický podpis Zaručený elektronický podpis musí splňovat určité požadavky. Je zde možnost identifikace podepisující osoby Byl připojen a vytvořen pomocí prostředků, které má podepisující osoba pod svou výhradní kontrolou Dokument podepsaný zaručeným elektronickým podpisem nemůže autor zpochybnit a zříci se například dokumentu, který má charakter výhružného dopisu [3]

10 Elektronický podpis Rozdíl mezi elektronickým podpisem a zaručeným elektronickým podpisem je stejný jako u podpisu klasického a úředně ověřeného. 10 Data Hash funkce Hash (otisk) Zašifrování soukromým klíčem certifikát Podpis Digitálně podepsaná data (zpráva) Ověření elektronického podpisu Digitálně podepsaná data (zpráva) Data Podpis Dešifrování veřejným klíčem Hash (otisk) Hash (otisk) Obrázek 1. Elektronický podpis Pokud jsou otisky stejné, je podpis dat ověřen Na obrázku 1 jsem vytvořil schéma, jak pracuje elektronický podpis. Z dat se vytvoří otisk takzvaný hash, tj. hodnota představující celý dokument. Tento otisk se zašifruje privátním klíčem a vznikne elektronický podpis. Ověření podpisu probíhá tak, že se podpis dešifruje veřejným klíčem, který má každý, komu zprávu odesílám. Tyto otisky se porovnají a pokud jsou stejné, je podpis ověřen.

11 Elektronický podpis Časové razítko Podle zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu je, že kvalifikované časové razítko je datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb. Časová razítka jsou použita u elektronických dokumentů nebo dat, u kterých je jednoznačně nutné doložení času. Časové razítko propojí elektronický dokument s okamžikem jeho vzniku. Je zde tedy zaručeno, že konkrétní data v elektronické podobně v daný okamžik existovala. [4] Pracuje to teda tak, že se nejprve vytvoří otisk (message digest, hash) celého dokumentu nebo zprávy a ten se následně odešle kvalifikovanému poskytovateli služeb časových razítek. Tento poskytovatel přidá garantovaný údaj o čase a následně vše zašifruje svým soukromým klíčem. Samostatné časové razítko se vrátí žadateli, který ho připojí k dokumentu, ze kterého byl vytvořen otisk (hash). [5] Obrázek 2. Časové razítko na odeslané zprávě Tabulka 1. Množstevní pásma a fakturované ceny za vydaná razítka. [6] Vydané množství Fakturovaná razítek za měsíc částka v Kč (bez DPH)

12 Elektronický podpis a více Obrázek 3. Funkce časového razítka Na obrázku 3 jsem vytvořil schéma funkce časového razítka. Z dat se vytvoří otisk podobně jako u elektronického podpisu. K tomuto otisku se připojí časová značka, tj. přesný čas, kdy byl dokument vytvořen a vše se zašifruje privátním klíčem. Takto podepsanou a zašifrovanou časovou značku ověří certifikační autorita časové značky.

13 Datové schránky Datové schránky 2.1 Vymezení pojmu datová schránka Datové schránky jsou elektronické úložiště dat, které je určeno k odesílání a doručování dokumentů mezi orgány veřejné moci navzájem, mezi orgány veřejné moci a právnickými osobami. Komunikace mezi těmito subjekty je ze zákona povinná. Dále jsou určeny také k doručování dokumentů mezi orgány veřejné moci a fyzickými osobami a podnikajícími fyzickými osobami. Pro tyto subjekty není ze zákona povinné zřizovat si datovou schránku. Pokud si datovou schránku fyzická či podnikající fyzická osoba nezřídí, probíhá komunikaci mezi orgány veřejné moci klasickým způsobem, čili papírovou formou doručování dokumentů. Legislativní základ systému datových schránek je zákon 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a automatizované konverzaci dokumentů [7], který vstoupil v platnost ke dni K tomuto datu byla spuštěna první fáze, která sloužila ke komunikaci úřadů a orgánu veřejné správy. Zřizovatel informačního systému datových schránek je Ministerstvo vnitra České republiky a provozovatelem je Česká pošta. K byl informační systém datových schránek spuštěn do ostrého provozu. Datová schránka není Řada lidí se mylně domnívá, že datová schránka je to samé jako schránka ová. Práce s datovou schránkou se hodně podobá práci s ovou, ale datová schránka není schránka ová. Z právního hlediska mají datové schránky zcela jiné postavení. Rozdíly mezi datovou a ovou schránkou Datová zpráva odeslaná z datové schránky je garantovaná státem. Znamená to, že tato zpráva bude vždy doručena Datovou zprávu lze poslat i jako zprávu do vlastních rukou U datové zprávy se používá fikce doručení, znamená to, že zpráva, která je poslaná do datové schránky je po 10 dnech automaticky považována za doručenou, aniž by adresát zprávu otevřel

14 Datové schránky 14 Dokumenty odesílány prostřednictvím datových schránek mají stejný právní charakter jako dokumenty tištěné a podepsané [8] 2.2 Zřízení datové schránky Datová schránka je automaticky zřízena ministerstvem vnitra orgánům veřejné moci, úřadům, právnickým osobám, organizační složce podniku a zahraničním právnickým osobám, které jsou zapsané v obchodním rejstříku. Právnická osoba, která není zapsaná v obchodním rejstříku musí podat žádost o zřízení datové schránky. Datovou schránku zřídí Ministerstvo vnitra České republiky bezplatně do tří pracovních dnů od podání žádosti. Každý níže uvedený subjekt má nárok na zřízení jedné datové schránky. Je nutné zohlednit, že jeden a ten samý subjekt může mít vícero právních postavení. Například podnikající fyzické osobě může být zřízena datová schránka pro účely podnikání a druhá pro účely, které s podnikatelskou činností nesouvisí. Obvykle se rozlišuje v právních vztazích, zda fyzická osoba vystupuje jako podnikatel či nikoliv. Postavení podnikatele se velmi blíží postavení právnické osoby a podle toho se striktně rozlišují právní delikty a odlišný režim pro doručování písemností. Rozlišení datových schránek je nezbytné i z důvodů, že do datové schránky, která je určená pro podnikatelskou činnost může mít přístup i pověřená osoba. Nárok na zřízení jedné datové schránky má však výjimku. Daňovému poradci, advokátu a insolvečnímu správci bude zřízeno po jedné datové schránce.

15 Datové schránky 15 Advokát Datová schránka Advokáta Datová schránka Advokáta Podnikající fyzická osoba Datová schránka Insolvenčního správce Správce daně Datová schránka Správce daně Datová schránka Správce daně Insolvenční správce Datová schránka Insolvenčního správce Datová schránka Notáře Notář Datová schránka Fyzické osoby Datová schránka Soudního exekutora Obrázek 4. Datové schránky různých subjektů Soudní exekutor Datová schránka Fyzické osoby Na obrázku jsem vytvořil schéma výjimky v datových schránkách. Každý subjekt zde uvedený má nárok na zřízení jedné datové schránky. Výjimku tvoří subjekt jedna - podnikající fyzická osoba, která zastává všechny zde uvedené profese a bude mít tedy tři datové schránky. Soudní exekutor nebo notář budou mít datové schránky jako orgán veřejné moci, ale mohou mít datovou schránku i jako fyzická osoba, tedy dvě. Právnické a fyzické osoby vykonávající úkony veřejné správy, například Česká pošta nebo stanice technické kontroly mohou požádat, aby jejich datová schránka plnila rovněž funkci datové schránky orgánu veřejné moci. Tyto osoby by pak mohly vůči fyzickým a právnickým osobám činit elektronické správní úkony. [9] Fyzická osoba zřízení datové schránky pro fyzické osoby není povinné. [10] Jméno, případně jména, příjmení a jejich případné změny Rodné příjmení Den, měsíc, rok narození Okres a místo narození, pokud se fyzická osoba narodila v cizině, uvede stát a místo narození na jehož území se narodila Státní občanství, není-li fyzická osoba občanem České republiky Žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis

16 Datové schránky 16 Právnická osoba zřízení datové schránky je povinné Právnické osobě, která je zapsaná v obchodním rejstříku, bude datová schránka zřízena automaticky a zdarma Ministerstvem vnitra České republiky. Právnická osoba nezapsaná v obchodním rejstříku musí podat žádost o zřízení datové schránky, která mu bude následně zřízena do tří pracovních dnů od podání žádosti. Žádost obsahuje. Název společnosti Identifikační číslo subjektu (IČO), popřípadě evidenční číslo, nebo jiný údaj, který byl přidělen Sídlo společnosti, adresa Jméno a příjmení případně jména, datum narození a adresa pobytu osoby, která má oprávnění jednat jménem právnické osoby Státní registrace nebo evidence právnické osoby Žádost o zřízení datové schrány musí obsahovat úředně ověřený podpis osoby, která je oprávněna jednat jménem právnické osoby

17 Datové schránky 17 Obrázek 5. Žádost o zřízení datové schránky pro právnické osoby

18 Datové schránky 18 Podnikající fyzická osoba datová schránka není povinná Podnikající fyzická osoba má nárok na jednu datovou schránku. Datová schránka bude zřízena do tří pracovních dnů od podání žádosti Ministerstvem vnitra České republiky, dále pak daňovému poradci, insolvenčnímu správci, advokátovi bezodkladně poté, co obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence. Jméno, popřípadě jména, příjmení Rodné příjmení Den, měsíc a roka narození Státní občanství není-li podnikající osoba občanem ČR Identifikační číslo ekonomického subjektu Místo podnikání popřípadě sídlo Místo a okres narození, pokud se podnikající fyzická osoba narodila v cizině, musí se uvést místo a stát narození Žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis fyzické osoby Orgány veřejné moci datová schránka je pro orgány veřejné moci povinná Pro orgány územního samosprávného celku se zřizuje jedna datová schránka orgánu veřejné moci, nepožádá-li územní samosprávní celek o zřízení další datové schránky. V případě notářů a exekutorů bez odkladně poté, co obdrží informaci o zapsání zákonem stanovené příslušné evidence. Pro orgány hlavního města Prahy se zřizuje jedna datová schránka orgánu veřejné moci, nepožádá-li městská část hlavního města Prahy o zřízené další datové schránky. Pro orgány městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města se zřizuje jedna datová schránka Název orgánu veřejné moci a název vnitřní organizační jednotky orgánu veřejné moci, pro jejichž potřebu se datová schránka zřizuje Identifikační číslo subjektu, pokud bylo přiděleno Adresa a sídlo orgánu veřejné moci Jméno popřípadě jména a příjmení, datum narození a adresa pobytu osob, kterým mají být zaslány přihlašovací údaje

19 Datové schránky Realizace podání žádosti o zřízení datové schránky Žadatel může podat žádost osobně na podatelnu Ministerstva vnitra České republiky nebo prostřednictví České pošty. Formulář je dostupný na stránkách datových schránek ve formátu pdf nebo elektronicky. U elektronické formy je nutné nainstalovat program 602 XML Filler který umožňuje vyplňovat elektronické formuláře online i offline, autentifikovat vyplněné údaje za pomoci digitálního podpisu a odesílat formuláře na web či em.[11] Žádost je možné také podat osobně na kontaktních místech Czech Point, k vyřízení žádosti potřebujete občanská průkaz. 2.4 Použití přístupových údajů Datová schránka se zpřístupní prvním přihlášením do informačního systému datových schránek. Přístup do datových schránek má pouze oprávněná osoba, které byly zaslány ministerstvem vnitra přístupové údaje na uvedenou adresu a to do vlastních rukou. Fyzickým osobám a podnikajícím fyzickým osobám budou zaslány přístupové údaje na adresu uvedenou v žádosti. Pokud žadatel adresu neuvede, budou tyto údaje zaslány na adresu získanou z evidence obyvatel. Přístupové údaje budou orgánům veřejné moci zaslány na adresu jejich úřadů. Právnickým osobám budou přístupové údaje zaslány na adresu společnosti. Pokud si je jednatel či pověřená osoba nepřevezmou je pak na správci, zda pošle nové přístupové údaje na adresu trvalého bydliště uvedenou v obchodním rejstříku. Veškeré přístupové údaje jsou platné na omezený počet přihlášení a je uživateli vždy oznámen. Pokud uživatel nezmění přístupové údaje ani při oznámení posledního přihlášení, systém tyto údaje zablokuje. Nové přístupové údaje získá oprávněný uživatel na kontaktních místech Czech Point nebo odeslat žádost s elektronickým podpisem, popřípadě žádost notářsky ověřenou. [12] Ztráta a odcizení přístupových údajů Pokud dojde ke ztrátě či odcizení přístupových údajů do datové schránky, musí neprodleně pověřená osoba při zjištění této skutečnosti zajít na kontaktní místa označená Czech Point nebo podat a zaslat žádost ministerstvu vnitra. Podaná žádost musí obsahovat úředně ověřený

20 Datové schránky podpis. Zaslání nových přístupových údajů není zpoplatněno, pokud žadatel nežádá v kratší době než 3 let od předchozího zaslání. Jinak je tato služba zpoplatněna částkou 200 Kč Znepřístupnění datové schránky Datová schránka může být znepřístupněna na základě informací, které byly poskytnuty ministerstvu vnitra příslušnými orgány. Na obrázku 6,7 a 8 jsem vytvořil schéma: důvody pro znepřístupnění datových schránek pro jednotlivé subjekty. Fyzická a podnikající fyzická osoba Úmrtí osoby, pro kterou byla datová schránka zřízena V ustanoveném rozhodnutí soudu, kde je osoba prohlášena za mrtvou v den úmrtí této osoby Osoba byla po nabytí právní moci zbavena nebo omezena k odpovědnosti k právním úkonům Dnem, kdy byla tato osoba omezena na osobní svobodě z důvodů vzetí do vazby k výkonu trestu či k výkonu zabezpečovací detence ochranného léčení.[13] Obrázek 6. Znepřístupnění datové schránky fyzické osobě

21 Datové schránky 21 Právnická osoba Ke dni, kdy došlo k výmazu z evidence stanovené zákonem U notáře nebo soudního exekutora dnem, kdy byla tato funkce zrušena Na žádost osoby, pro kterou byla datová schránka zřízena Po uplynutí 3 let dnem zániku právnické osoby [14] <<Sdělení ke zrušení datové schránky>> Přslušný úřad Ministerstvo vnitra Zrušená datová schránka U notáře nebo soudního exekutora dnem kdy byla tato funkce zrušena Na žádost osoby, pro kterou byla datová schránka zřízena. Po uplynutí 3 let dnem zániku právnické osoby Ke dni kdy došlo k výmazu z evidence stanovené zákonem Datová schránka Právnická osoba Obrázek 7. Znepřístupnění datové schránky právnické osobě Orgány veřejné moci Po uplynutí 3 let dnem o jeho zrušení [15] <<sdělení ke zrušení datové schránky>> Příslušný úřad Ministerstvo vnitra Zrušená datová schránka Po uplynutí 3 let dnem o jeho zrušení Datová schránka Orgány veřejné moci Obrázek 8. Znepřístupnění datové schránky orgánu veřejné moci

22 Datová schránka k odesílání dokumentů Datová schránka k odesílání dokumentů Před samotným odesláním datové zprávy musí odesílatel převést datovou zprávu do formátu, který příjemce akceptuje a jeho případné elektronické podepsání. Příjemce by měl zveřejnit povolené formáty vyhláškou nebo jiným způsobem. 3.1 Datová zpráva Datová zpráva má obdobnou formu jako zpráva listovní. Je opatřena obálkou, kde je uvedeno jméno odesílatele, datum odeslání a datum přijetí. Datová zpráva dále obsahuje elektronický podpis, časové razítko a také nese informaci, zda-li tuto zprávu odeslala právnická osoba, orgán veřejné moci, fyzická osoba či podnikající fyzická osoba. [16] Odesílaná zpráva by měla být ve formátu, který je podporován datovými schránkami a příjemce tento typ formátu přijímá. Spustitelné a komprimované soubory odesílat nelze. Pokud to zákon vyžaduje, musí být dokument podepsán zaručeným elektronickým podpisem a popřípadě označen časovým razítkem. Příkladem takového dokumentu je daňové přiznání. Odesílatel je informován o doručení datové zprávy tím, že se odešle dodejka - respektive doručenka. K odesílané zprávě se připojí doručenka a dodejka a jsou viditelné jako datum a čas kdy byla zpráva dodána a doručena. [17] Formáty příloh připojené k datové zprávě K datové zprávě lze připojit přílohu v takovém formátu, který informační systém datových schránek povoluje. [18] Tabulka 2. Povolené formáty, které lze připojit k datové zprávě 1. doc (MS WordDocument) 2. xls (MS Excel Spreadsheet) 3. ppt (MS PowerPoint Presentation) 4. txt (prostý text)

23 Datová schránka k odesílání dokumentů pdf (Portable Document Format) 6. PDF/A (Portable Document Format for the Long-term Archiving) 7. fo/zfo (602XML Filler dokument) 8. odt (Open Document Text) 9. odp (Open Document Presentation) 10. ods (Open Document Spreadsheet) 11. rtf (Rich Text Format) 12. html/htm (Hypertext Markup Language Document) 13. mpegl/mpeg2 (Moving Picture Experts Group Phase 1/Phase 2) 14. mp2/mp3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3) 15. jpg/jpeg/jfif (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format) 16. wav (Waveform Audio Format) Vyhledávání datových schránek Identifikační údaje datové schránky jsou ze zákona neveřejným údajem, proto neexistuje žádný veřejný seznam, ve kterém by byly uvedeny všechny aktivní datové schránky. Důvodem neexistence takového seznamu je ochrana dat a především skutečnost, že by se tento seznam neustále měnil. Proto je zapotřebí zaslat před odesláním datové zprávy dotaz do databáze, který nám vrátí aktuální stav datové schránky. [19] Obrázek 9. Vyhledávání datové schránky

24 Datová schránka k odesílání dokumentů 24 Dodejka Dodejka slouží jako oficiální potvrzení o tom, že byla datová zpráva odeslaná do datové schránky adresáta. Doručenka Adresát, kterému byla odeslána datová zpráva a přihlásí se do své datové schránky, vytvoří informační systém datových schránek doručenku. Doručenka je vytvořena i ve chvíli, kdy je datová zpráva doručena takzvanou fikcí, to nastane, když se adresát nepřihlásí do své datové schránky déle než 10 dnů. Doručenka informuje, zda byla datová zpráva doručena přihlášením či fikcí. [20] 3.2 Uchování datové zprávy Datová zpráva, která byla doručena do datové schránky je uchovávána po dobu 90 dnů. Po uplynutí této doby je datová zpráva automaticky smazána. To neplatí u datové zprávy, která byla doručena fikcí. Takto doručená datová zpráva je uchovávána neomezenou dobu. Provozovatel má právo takovéto zprávy přemístit do offline datového úložiště, ze kterého se datová zpráva na žádost příjemce vrátí zpět do datové schránky. Pokud chce příjemce uchovávat datové zprávy déle než 90 dnů, zřídila Česká pošta zpoplatněnou službu Datový trezor.[21] Datový trezor Datový trezor je služba, která garantuje uložení zpráv, které byly doručeny příjemci do datové schránky a které byly odeslány na dobu delší než 90 dnů. Služba datový trezor uchovává datové zprávy na dobu 12 měsíců od aktivace služby. Tato doba může být uživatelem prodlužována. Datové zprávy včetně doručenek jsou po aktivaci služby datový trezor a po uplynutí lhůty 90 dnů automaticky přesouvány do datového trezoru. [22] Poskytovatel služby Datový trezor, tj. Česká pošta se zavazuje k odpovědnosti a zabezpečení ochrany dat, která jsou uložena v datovém trezoru. V případě, že dojde ke ztrátě či poškození uloženého dokumentu, má uživatel nárok požadovat po České poště smluvní pokutu. [23]

25 Datová schránka k odesílání dokumentů 25 Tabulka 3. Kapacita a cena datových zpráv Kapacita 100 datových zpráv 1.200,- Kč ročně bez DPH Kapacita 500 datových zpráv 5.400,- Kč ročně bez DPH Kapacita datových zpráv ,- Kč ročně bez DPH 3.3 Autorizovaná konverze dokumentů Autorizovaná konverze dokumentů se provádí tehdy, kdy je potřeba úplné převedení dokumentu v listinné podobě do podoby elektronické nebo převedení dokumentu v elektronické do podoby listinné. Dokument, který takto vznikl má stejný právní účinek jako dodnes používaná ověřená kopie. Každá provedená konverze má ověřovací doložku, která se ukládá do centrálního úložiště ověřovacích doložek. Autorizovanou konverzi dokumentů zavádí zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. [24] Konverze z listinné podoby do podoby elektronické Dokument, který má být konvertován přinese zákazník v listinné podobě na pracoviště Czech Point, které je vybaveno multifunkčním zařízením. Tento dokument musí být nejprve zkontrolován, zda listina neobsahuje ochranné prvky, jako je například vodoznak. Pokud listina tyto prvky obsahuje, musí pracovník tyto prvky vybrat z příslušné tabulky. Obrázek 10. Konverze dokumentu

26 Datová schránka k odesílání dokumentů Dokument se pomocí scanneru načte a převede do formátu PDF, kde je následně zkontrolován, jestli odpovídá danému dokumentu. Poté se musí dokument slovně popsat. 26 Obrázek 11. Dokument před připojením ověřovací doložky K tomuto dokumentu se připojí ověřovací doložka, která potvrdí úplnost a pravost dokumentu. Tato ověřovací doložka se připojí k dokumentu a bude jako poslední stránka ve formátu PDF zkonvertovanými listinami. Konvertovaný dokument se předá zákazníkovi na CD či DVD nebo je dokument odeslán do úschovny, což je úložiště konvertovaných dokumentů, kde si je může zákazník kdykoliv vyzvednout Konverze elektronického dokumentu do podoby listinné Elektronický dokument přinese zákazník na místa označená Czech Point a to buď na CD či DVD nebo jej zašle do úschovny. Takový to dokument musí být opatřen platným elektronickým podpisem, který se kontroluje hned po načtení dokumentu. Pokud dokument neobsahuje elektronický podpis a nelze ho ani načíst z externího souboru nelze konverzi provést. Zákazník, který přinese dokument na CD či DVD nesmí být ponechána při vypalování takzvaně otevřená. Jelikož konverzní pracoviště běží na speciálním poštovním operačním systému Apost. Tento operační systém neumí číst otevřená (multisession disc) CD či DVD

27 Datová schránka k odesílání dokumentů jsou to tedy taková, na která lze ještě dále vypalovat. Je zde také problém s formátem. Elektronický dokument, který chceme konvertovat, musí být ve formátu PDF nejméně 1.3. Pokud zákazník přinese dokument řádně podepsaný a platný, ale bude ve formátu například Microsoft Word, bude konverze odmítnuta. Výjimkou je datová zpráva ve formátu ZFO. Zákazník může dokument ze své datové schránky poslat do úschovny, v tom případě, musí mít s sebou potvrzení, které obsahuje jednoznačnou identifikaci o vložení dokumentu do úschovny. [24] 27 Konverze nelze provést u dokumentů Dokument v listinné podobě, který pro jeho jedinečnost nelze konverzí nahradit, jde například o občanský průkaz, řidičský průkaz nebo cestovní doklad Dokument, který je opatřen otiskem plastického razítka nebo plastickým textem Jde-li o dokument, který svou podobou či zjevem mohl způsobit poškození snímacího zařízení nebo by mohl být při konverzi poškozen Nelze provést konverzi u dokumentů, ve kterém jsou změny takového charakteru, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost Datová zpráva, která obsahuje kód, který by mohl způsobit škodu na informačním systému subjektu provádějícího konverzi U dokumentů, kde není patrné, jedná-li se o prvopis, vidimovaný dokument, opis nebo kopii ze spisu nebo písemného vyhotovení rozhodnutí Dokument, který není ve formátu PDF 1.3 a výše Datová zpráva, která obsahuje soubor ve formátu, který nelze konverzovat do listinné podoby, jako je například zvukový záznam [25]

28 Datová schránka k odesílání dokumentů 28 Tabulka 4. Ceny za provedenou konverzi dokumentů Cena za autorizovanou konverzi Cena v Kč dokumentů z listinné do elektronické podoby za každou 30 i započatou stránku konvertované listiny z elektronické do listinné podoby za každou 30 i započatou stránku konvertované listiny Cena za balné a expedici 70

29 Doručování zpráv do datové schránky Doručování zpráv do datové schránky 4.1 Doručování datových zpráv Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech upřednostňuje elektronické doručování prostřednictvím datové schránky. Pokud má fyzická osoba zřízenou datovou schránku a je účastníkem například soudního řízení, bude mu soudní zásilka doručena do datové schránky. Právnickým osobám nebo orgánům veřejné moci bude doručováno pouze daným subjektům, nikoli konkrétním osobám. Výjimku zde tvoří advokáti. Advokátovi bude zřízena datová schránka jako podnikající fyzické osobě, ačkoliv advokacii lze vykonávat různými způsoby. Dokumenty, které jsou adresovány advokátu musí být výhradně doručovány do datové schránky této podnikající fyzické osobě a to i v případě, je-li tato osoba zaměstnaná nebo je společníkem právnické osoby. Pokud datová zpráva určena advokátu bude doručena do datové schránky právnické osobě je tato zpráva nesprávně doručena. Tento problém může nastat i v případě, pokud podnikající fyzická osoba vykonává funkci advokáta a zároveň funkci insolvenčního správce. Zpráva určená advokátovi, která je doručena do datové schránky insolvenčního správce je také považována za nesprávně doručenou, byť se jedná o jednu a tu samou podnikající fyzickou osobu. Datová schránka umožňuje odesílat, ale také přijímat datové zprávy. Do datové schránky jsou doručovány úřední listiny opatřené elektronickým podpisem odesílatele. Datová zpráva, která byla odeslána do datové schránky je doručena tehdy, když se uživatel přihlásí do systému datových schránek nebo po uplynutí 10 denní lhůty. Po uplynutí této lhůty hrozí riziko, že začínají běžet lhůty stanovené z povahy dokumentu. Je tedy doporučeno kontrolovat příchozí zprávy denně. Česká pošta nabízí služby spojené se zasíláním informací o doručení zprávy do datové schránky. Jedná se o službu upozornění pomocí SMS zprávy na mobilní telefon nebo informace zaslaná na ovou adresu. [26] Upozornění na novou datovou zprávu pomocí služby SMS Na mobilní telefon bude zaslána SMS zpráva uživateli o doručení nové datové zprávy. V této SMS zprávě je uživatel informován o jaký typ datové zprávy jde. Jestli jde o datovou

30 Doručování zpráv do datové schránky zprávu nebo datovou zprávu určenou do vlastních rukou. Tato služba je zpoplatněna částkou 3 Kč za jednu odeslanou SMS zprávu. 30 Obrázek 12. Nastavení služby upozornění pomocí SMS zprávy Upozornění na novou datovou zprávu pomocí u Pomocí této služby bude uživatel informován o nové datové zprávě na uvedenou e- mailovou adresu. Služba umožňuje vybrat si, kdy mu má přijít informativní . Upozornění na zprávu, která je určena do vlastních rukou či nikoliv a na zprávu, která nemohla být odeslána - například virus v zásilce. Tato uvedená služba není zpoplatněna.

31 Doručování zpráv do datové schránky 31 Obrázek 13. Nastavení služby upozornění pomocí u Pokud má uživatel nastavenou výše uvedenou službu, měl by i přesto kontrolovat datovou schránku nejméně jednou týdně. U této služby hrozí, že do datové schránky přijde nová zpráva, ale do ové schránky upozornění nepřijde. Nejčastější důvody jsou: Dočasná nefunkčnost ového serveru Plná ová schránka Antispamový filtr Nefunkční DNS Smazání s ostatními y [27] 4.2 Doručování soukromých zpráv Od můžou prostřednictvím datových schránek odesílat a přijímat zprávy mezi sebou fyzické osoby, podnikající fyzické osoby a právnické osoby. Je zde omezení, že takto lze odesílat a přijímat dokumenty typu žádost o zaplacení nebo faktury. K spustila Česká pošta novou službu Poštovní datová zpráva, jejichž prostřednictvím lze odesílat dokumenty s jakýmkoliv obsahem. Právní účinky Poštovní datové zprávy při doručení jsou stejné jako doporučené psaní. Odesílání Poštovní datové zprávy je zpoplatněno. Plátcem je subjekt, ze kterého byla Poštovní datová zpráva odeslána a zde se nevztahují právní účinky jako na datovou zprávu - například doručení po přihlášení do datové schránky, po uplynutí 10 denní lhůty, kdy se uplatňuje doručení fikcí. Takto odeslaná zpráva je doručena ve chvíli, kdy ji adresát přijme a je tato služba aktivována. Adresát se tedy může rozhodnout, jestli tuto

32 Doručování zpráv do datové schránky zprávu přijme. Formulář neumožňuje vyjádřit nesouhlas, je zde v nabídce pouze přijmout. Pokud zprávu nepřijme, bude tato zpráva po 90 dnech automaticky smazána. V extremních případech může jedna Poštovní datová zpráva přijít na 65 Kč bez DPH. [28] U Poštovní datové zprávy není uveden stav dodáno, ale pouze stav doručeno. Datum a čas, kdy byla Poštovní datová zpráva doručena se vyplní až tehdy, pokud ji adresát přijme. 32 Obrázek 14. Doručená Poštovní datová zpráva je odlišně označena než datová zpráva Tabulka 5. Poplatky za odesílání Poštovní datové zprávy Odeslání Poštovní datové 15,04 Kč zprávy (Cena / 1 PDZ bez DPH) Měsíční poplatek za využívání služby Počet zpráv odeslaných v Cena / měsíc měsíci ,- Kč ,- Kč nad 50 20,- Kč 4.3 Doručení datové zprávy nesprávnému příjemci Zpráva v papírové formě, například dopis, může být doručena do nesprávné poštovní schránky, tak i datová zpráva může být doručena do nesprávné datové schránky. Je zcela nepravděpodobné, že by informační systém datových schránek doručil správně adresovanou zprávu nesprávnému příjemci. Více pravděpodobné je, že uživatel vybere nesprávného příjemce. Problém je tedy v tom, jak je již uvedeno v kapitole 2.1, že ze zákona nesmí existovat seznam všech aktivních datových schránek. U fyzických osob nelze použít vyhledávání pomocí rodného čísla, jelikož informační systém datových schránek s tímto

33 Doručování zpráv do datové schránky údajem nepracuje. Potřebné rozlišení se realizuje pomocí data narození a adresy bydliště. Adresa bydliště nemusí stačit, jedná-li se například o otce a syna stejného jména. Zákon neukládá příjemci, kterému byla zaslána nesprávná datová zpráva za povinnost informovat odesílatele o tom, že mu bylo něco nesprávně doručeno. Problém nastává tehdy, pokud soud vydá například platební rozkaz a exekuci a je poslán nesprávnému uživateli. Správný uživatel se tuhle skutečnost nedozví a dozví se ji až tehdy, když za nic netušícím dlužníkem přijde exekutor a odstaví mu majetek. Uživatel se může proti tomuto postupu odvolat a zpochybnit doručení. Odvolání proti tomuto rozhodnutí zabere určitý čas v řádu měsíců. To může s obstaveným majetkem být velmi nepříjemné. Omyl, který se při doručení prokáže a náklady s tím spojené bude muset zaplatit věřitel a ten je může následně zpětně vymáhat po státu, tj. po zřizovateli datových schránek. [29] 33

34 Praktická část 34 Praktická část

35 Testovací prostředí datových schránek Testovací prostředí datových schránek V praktické části vás seznámím s prostředím datových schránek, přihlašování, odesílání datové zprávy, vyhledávání datových schránek a dvě vybrané aplikace, které podporují datové schránky. První aplikace byla zvolena Multischránka. Do datové schránky se může přihlásit pouze osoba, které byly zaslány na základě odeslané žádosti přístupové údaje. Na stránce se můžeme přihlásit do datové schránky. Pokud se do datové schránky přihlašujete poprvé, objeví se tato hláška: Obrázek 15. Výstražná hláška Problém je v tom, že Česká pošta na adrese nepoužila serverový certifikát, který by většina browserů znala a sama od sebe a považovala za důvěryhodný. Je to z důvodu, že by tento certifikát musel vydat některý ze zahraničních konkurentů a ne vlastní certifikační autorita PostSignum, kterou provozuje Česká pošta. Česká pošta doporučuje tuto hlášku přeskočit, ale je zde problém, že nepoznáte, jestli se

36 Testovací prostředí datových schránek skutečně díváte na stránky České pošty nebo na úplně cizí server, který chce pouze získat vaše přihlašovací údaje. Musíte tedy povolit výjimku a poté se objeví přihlašovací formulář. 36 Obrázek 16. Přihlašovací formulář do datové schránky Příslušný formulář musí být správně vyplněn přihlašovacími údaji, které byly doručeny oprávněné osobě. Obrázek 17. Prostředí datových schránek

37 Testovací prostředí datových schránek 37 Po přihlášení se zobrazí počet nových zpráv, které byly doručeny do datové schránky. Tento počet platí pouze pro datové zprávy, nikoliv pro Poštovní datové zprávy. Je tedy nutné, pokud má uživatel aktivovány Poštovní datové zprávy vybrat položku dodané zprávy a teprve pak se uživatel dozví, jestli mu nebyla doručena Poštovní datová zpráva. V levé části je upozornění, kdy bylo poslední přihlášení a platnost hesla. V mém případě je platnost do Doručené datové zprávy Obrázek 18. Doručené zprávy V položce dodané zprávy se objeví seznam zpráv, které byly doručené. Datová zpráva se liší od Poštovní datové zprávy jinou označovací ikonou. Je doporučeno tyto zprávy tisknout, jelikož pokud uživatel nemá aktivní službu Datový trezor, budou po 90 dnech automaticky smazány.

38 Testovací prostředí datových schránek 38 Odesílání datové zprávy Obrázek 19. Odesílání datové zprávy Položka nová zpráva umožňuje vytvořit novou datovou zprávu. Je zde nutné vybrat typ datové schránky a poté vyplnit jednu ze tří variant podle čeho má být datová schránka nalezena. Z nalezených vybereme tu, pro kterou je datová zpráva určena a přidáme ji do tabulky poslat. Je možné vybrat více příjemců a zpráva bude doručena všem, kteří budou vybráni.

39 Testovací prostředí datových schránek 39 Obrázek 20. Formulář datové zprávy Formulář datové schránky obsahuje položky, které pokud nejsou uživateli známy, není nutné je vyplňovat. Povinná položka, která musí být vyplněna je Věc: bez vyplnění této položky nelze zprávu odeslat a ke zprávě musí být přiložena alespoň jedna neprázdná písemnost. Zprávu je možné odeslat do vlastních rukou. Po vyplnění povinných položek je možné zprávu odeslat. Obrázek 21. Upozornění po odeslání zprávy

40 Testovací prostředí datových schránek 40 Odeslané datové zprávy Obrázek 22. Odeslané zprávy, některé pouze dodané. Položka odeslané zprávy slouží ke sledování stavu zprávy, jestli byla dodána nebo i doručena. Zprávy, které byly odeslány jsou zatím pouze dodány. Stav doručení se objeví až, tehdy pokud se uživatel přihlásí do datové schránky nebo uplyne 10 denní lhůta. Otevřena obálka má stav doručení a je vyplněn stav doručeno. V našem případě byla zpráva s ČJ: doručena fikcí, jelikož se zde objevil znak vykřičníku. Zpráva odeslaná do vlastních rukou je označena červeným pruhem. Ověření datové zprávy V nabídce datových schránek je možnost ověřit datovou zprávu. Obrázek 23. Ověření datové zprávy Pokud je datová zpráva ověřena správnost datové zprávy, je uživatel informován sdělením.

41 Testovací prostředí datových schránek 41 Obrázek 24. Správnost po ověření datové zprávy Datová schránka umožňuje řadu nastavení, které jsou uvedeny v kapitole 4, jako je upozornění na novou zprávu pomocí služby SMS, odesílání upozornění do ové schránky nebo aktivace Poštovní datové zprávy. Pokud chceme používat bezpečnější přihlašování, je zde možné si zaregistrovat nový certifikát či smazat. Testovací prostředí tuto funkci neumožňuje. Pokud je zapotřebí je možné přidat oprávněnou osobu, která se bude moci přihlašovat do mé datové schránky. Přidání nového uživatele Obrázek 25. Přidání oprávněné osoby Objeví se formulář, kde je nutné vyplnit jméno, příjmení a adresu. Po vyplnění všech údajů bude uživatel ještě upozorněn. Obrázek 26. Upozornění na přidávání oprávněné osoby Potvrzením tohoto formuláře budou následně odeslány přihlašovací údaje osobě na adresu, kterou jsme vyplnili ve formuláři.

42 Testovací prostředí datových schránek 42 Změna hesla Informační systém datových schránek vyžaduje po uplynutí 90 dnů změnit heslo. Lze však nastavit neomezenou platnost hesla. Obrázek 27. Nastavení neomezené platnosti hesla Pokud uživatel nastaví neomezenou platnost, nebude se objevovat při přihlášení upozornění na konec platnosti hesla. Nastavení lze opět přenastavit na lhůtu 90 dnů. 5.1 Aplikace Multischránka Aplikace Multischránka umožňuje uživateli ukládat datové zprávy přímo do počítače a tyto zprávy jsou uchovávány i po uplynutí 90 dnů. Aplikace umožňuje napojení více datových schránek a lze stahovat zprávy ze všech napojených schránek najednou. Aplikace umožňuje správu jak v operačním systému Microsoft Windows, taky i Linux či Mac. Tato aplikace je zdarma pouze v základní verzi, ze které lze odesílat zprávy pouze orgánům veřejné moci. Přihlášení do datové schránky