VÝROČNÍ ZPRÁVA STÁTNÍHO OBLASTNÍHO ARCHIVU

Transkript

1 VÝROČNÍ ZPRÁVA STÁTNÍHO OBLASTNÍHO ARCHIVU V TŘEBONI ZA ROK 2009 ČR Státní oblastní archiv v Třeboni Zámek čp Třeboň tel , , fax posta@tb.ceskearchivy.cz zřízen Zákonem č. 320/2002 Sb. o změně a zrušení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů

2 VÝROČNÍ ZPRÁVA Státního oblastního archivu v Třeboni za rok 2009 Předkládá: PhDr. Václav Rameš Ředitel Státního oblastního archivu v Třeboni Třeboň

3 strana OBSAH: 5 Úvod 6 Organizační schéma archivu 7 I. Personální podmínky archivu 7 1. Systemizovaný a skutečný stav pracovníků a jejich funkční zařazení 8 2. Pohyb zaměstnanců v průběhu roku II. Celkové množství uložených archiválií 9 1.Přehled o množství a zpracovanosti archiválií k tabulka PEvA č Přehled metráže archiválií a počtu fondů k tabulka PEvA č.2 13 III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Pohyb archiválií za rok 2009 tabulky PEvA č.3 a Počet protokolů o výběru archiválií, nákupy archiválií Kontrolní činnost na úseku spisové služby, agenda podle Využívání archiválií Zpracování archiválií Pořádání souhrny za rok a. Pořádací práce úhrnem (zpracování a inventarizace + reinventarizace) 24 b. Zpracování a inventarizace 25 c. Reinventarizace Pořádání podle jednotlivých archivů a archivních souborů 27 a. Zpracování a inventarizace 38 b. Reinventarizace 40 IV. Fyzický stav archiválií Prověrky fyzického stavu archiválií Extrémně naměřené teploty a vlhkosti vzduchu v depozitářích 43 V. Mikrofilmování, digitalizace Množství zhotovených bezpečnostních a studijních kopií vlastními silami Množství zhotovených bezpečnostních a studijních kopií zakázkovým způsobem Počet rejstříkových záznamů zhotovených pro potřeby digitálního archivu 3

4 45 VI. Konzervování a restaurování archiválií Počty zkonzervovaných a zrestaurovaných archiválií v dílnách SOA a SOkA Konzervování a restaurování zakázkovým způsobem 48 VII. Knihovna 49 VIII. Odborné a společenské aktivity archivu Ediční činnost nebo spolupráce při vydávání edic Publikační činnost 49 a. Tituly vydané archivem 50 b. Bibliografie pracovníků archivu Spolupráce s jinými institucemi Konference a semináře 59 a. Pořádané nebo spolupořádané archivem 59 b. Účast na konferencích, seminářích a valných hromadách Výstavy 60 a. Výstavy pořádané archivem 60 b. Zápůjčky archiválií na výstavy mimo archiv Odborný výzkum Exkurze do archivu, účast v exkurzích, praxe v archivu Zahraniční spolupráce a styky 64 IX. Materiálně technická a personální situace archivu Hlavní investiční akce Celkový přehled o plnění příjmů a čerpání výdajů Přehled čerpání pracovních dnů ve skupinách archivních prací (souhrn) Čerpání pracovních dnů po skupinách Základní personální statistiky 72 X. Auditor 73 Příloha č. 1 Zpráva o prověrce fyzického stavu archivních kulturních památek 75 Příloha č. 2 Seznam vlastníků a držitelů archiválií uložených mimo archiv 4

5 ÚVOD Státní oblastní archiv v Třeboni působil po celý rok 2009 jako samostatná organizační složka státu a správní úřad zřízený na základě zákona o archivnictví a řízený příslušnými složkami ministerstva vnitra. Činnost archivu v Třeboni byla v roce 2009 ovlivněna několika momenty. Vydání novely zákona o archivnictví a prováděcích vyhlášek k němu poznamenalo zejména oblast předarchivní péče a také výkon badatelské agendy, na níž byly od nabytí účinnosti zákona kladeny vyšší nároky zvláště v administrativě. Také vnitřní struktura archivu doznala jistých změn v rovině organizační a řídící, a to odpoutáním českokrumlovského a jindřichohradeckého oddělení SOA od vlastní centrály v Třeboni a jejich postavením na roveň oddělení třeboňskému a českobudějovickému (čímž byl učiněn pokus napravit ne vždy dobře fungující systém řízení, kdy byla odloučená pracoviště v Českém Krumlově a Jindřichově Hradci ač spravována vlastními vedoucími prakticky řízena vedoucím třeboňského oddělení SOA). Do činnosti SOA se výrazně promítlo také plošné zavedení počítačového programu BACH pro tvorbu archivních pomůcek (jeho používání při inventarizaci archivního materiálu je nyní povinné a všechny nově pořizované archivní pomůcky jsou psány výhradně pomocí tohoto programu), dále aplikace programu CLAVIUS pro zpracování příručních knihoven a zejména centrální zavedení elektronické spisové služby a systému datových stránek, což velmi výrazně (nikoli však vždy pozitivně) ovlivnilo systém úřadování celého SOA. Rok 2009 byl také rokem, kdy archiv koupí rozsáhlého areálu v jihozápadní části historického centra Třeboně udělal rozhodný krok k získání nových prostor jak pro depozitáře a moderní restaurátorská a digitalizační pracoviště, tak i pro veřejnost a samozřejmě také pro vlastní administrativní provozy včetně tolik potřebných manipulačních místností pro práci s archivním materiálem. Nikoli z vlastní vůle byl SOA postaven před ještě jeden velmi složitý úkol v oblasti správy majetku a materiálního zabezpečení, když byl na základě usnesení vlády přinucen převzít do správy rozsáhlý komplex pozemků a budov v Prachaticích se sídlem několika státních institucí, které na archiv nemají žádnou přímou vazbu. Celkově lze konstatovat, že v průběhu roku 2009 byl v činnosti SOA patrný nárůst agendy úřední a administrativní (včetně agendy hospodářské), a to na úkor vlastní agendy archivní. Ačkoli byl v některých badatelnách zaznamenán i poměrně výrazný pokles návštěvnosti, zejména v důsledku stále většího objemu dat přístupných v digitálním archivu na internetové stránce SOA (což ale rozhodně není patrné u všech archivů), neumožňoval nárůst ostatní administrativy věnovat takto uspořený objem pracovní doby vlastnímu zpřístupňování archivního materiálu a dalším odborným činnostem archivu. Množství zpřístupněného archivního materiálu je tak v roce 2009 prakticky shodné s rokem minulým, přestože jak bude poukázáno níže faktický objem materiálu vzatého do práce byl celkově podstatně vyšší. 5

6 9BORGANIZAČNÍ SCHÉMA - ČR-STÁTNÍ OBLASTNÍ ARCHIV V TŘEBONI Ředitel ČR-SOA v Třeboni Zástupce ředitele archivu 4BZástupce ředitele pro věci ekonomicko-správní 5BODDĚLENÍ SOA TŘEBOŇ Oddělení správy fondů a sbírek a evidence NAD Třeboň Oddělení správy fondů a sbírek Český Krumlov Oddělení správy fondů a sbírek Jindřichův Hradec Oddělení předarchivní péče a metodiky České Budějovice Oddělení ekonomicko-správní Oddělení ochrany a péče o NAD Oddělení ICT a digitalizace 8BVNITŘNÍ ORGANIZAČNÍ JEDNOTKY SOA 3BStátní okresní archiv České Budějovice 6BStátní okresní archiv Český Krumlov 7BStátní okresní archiv Jindřichův Hradec Státní okresní archiv Písek Státní okresní archiv Prachatice Státní okresní archiv Strakonice Státní okresní archiv Tábor Samostatná místa řízená ředitelem SOA v Třeboni auditor personalista útvar ředitele 6

7 I. PERSONÁLNÍ PODMÍNKY ARCHIVU Ředitel archivu: PhDr. Václav Rameš K disponoval SOA v Třeboni celkem 109 systemizovanými pracovními místy. Tato místa byla obsazená, v tabulce uvedený nižší celkový počet 108 skutečně obsazených pracovních míst je způsoben součtem zkrácených úvazků u několika pracovníků. 1. Systemizovaný a skutečný stav pracovníků a jejich funkční zařazení Druh pracovní činnosti Systemizovaný stav Skutečný stav 1. Řízení (ředitel, vedoucí oddělení, auditor) Ekonomika, administrativa (ekonomové, účetní, hospodářky, sekretářky, podatelny, personalista apod.) Správa budov, autoprovoz (správci budov, topiči, 7 7 údržbáři, uklízečky, ostraha, řidiči) 4. Informatika Konzervace a restaurování, preventivní péče o 6 5,75 archiválie 6. Reprografie Badatelské služby Vydavatelská a propagační činnost (redaktoři, - - grafici, tiskaři) 9. Předarchivní péče, kontrolní činnost Archivní evidence a metodika Péče o archiválie, zpracování archiválií, správa 57 56,25 archivních souborů 12. Zahraniční styky - - CELKEM

8 2. Pohyb zaměstnanců v průběhu roku 2009 Nástupy Jméno Pracoviště 1. Halmlová Jiřina SOkA Č Budějovice 2. Hřebecký Jaromír SOA Třeboň pracující důchodce na dobu určitou 3. Bílková Jana SOA Třeboň 4. Kindlman Jaroslav SOkA Prachatice 5. Haneflová Marie SOkA J. Hradec pracující důchodce na dobu určitou 6. Svitáková Vendula SOA Třeboň 7. Švec Radek SOA Třeboň 8. Krátký Pavel SOA Třeboň 9. Kociánová Zdena SOA Třeboň pracující důchodce na dobu určitou 10. Bílková Pavlína SOA Třeboň 11. Hesounová Lucie SOkA Písek 12. Kořalka Jiří SOkA Tábor zaměstnán na dobu určitou 13. Holá Marie SOkA Prachatice návrat z mateřské dovolené 14. Rinkeová Jana SOkA Tábor pracující důchodce na dobu určitou 15. Šerá Eliška SOkA Č. Krumlov 16. Oupohová Anna SOA Třeboň 17. Macků Pavel SOkA J. Hradec Výstupy 1. Poláčková Anna SOA Č. Krumlov zaměstnána na dobu určitou 2. Kociánová Zdena SOA Třeboň odchod do důchodu 3. Černý Ladislav SOkA Č. Budějovice odchod na vlastní žádost pracovníka 4. Hřebecký Jaromír SOA Třeboň odchod do důchodu 5. Řimnáčová Alena SOA Třeboň odchod do důchodu 6. Svoboda Jaroslav SOA Třeboň zaměstnán na dobu určitou 7. Matouš Petr SOkA Písek odchod na vlastní žádost pracovníka 8. Železná Hana SOA Třeboň odchod do důchodu 9. Haneflová Marie SOkA J. Hradec zaměstnána na dobu určitou 10. Leyerová Jiřina SOA Třeboň úmrtí 11. Kořalka Jiří SOkA Tábor zaměstnán na dobu určitou 12. Řimnáčová Veronika SOA Třeboň odchod na mateřskou dovolenou 8

9 II. CELKOVÉ MNOŽSTVÍ ULOŽENÝCH ARCHIVÁLIÍ 1. Přehled o množství a zpracovanosti archiválií k PEvA Tab. Uč. 1U: Základní souhrnné informace ze základní evidence NAD 9

10 10

11 2. Přehled metráže archiválií a počtu fondů k PEvA Tab. č. 2: Archivní soubory podle evidenčních statusů, kopie archiválií 11

12 12

13 III. VÝBĚR, ZPRACOVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ 1. Pohyb archiválií za rok 2009 PEvA Tab. č. 3: Výběr archiválií a delimitace archiválií, celkové vnější změny 13

14 PEvA Tab. č. 4: Archivní zpracování a další vnitřní změny, celkové změny 14

15 2. Počet protokolů o výběru archiválií, nákupy archiválií Pracoviště Výběr archiválií ve skartačním řízení (počet protokolů) u původců podle Výběr archiválií mimo skartační řízení (počet protokolů) Počet správních řízení podle 10 odst.3 nákup archiválií (počet případů) cena (v Kč) 3 odst.1 3 odst.2 SOA Třeboň oddělení Tb SOA Třeboň oddělení ČK SOA Třeboň oddělení JH ,- SOA Třeboň oddělení ČB SOkA Č.Budějovice ,- SOkA Č.Krumlov SOkA J.Hradec ,- SOkA Písek SOkA Prachatice SOkA Strakonice SOkA Tábor CELKEM ,- V roce 2009 bylo získáno méně přírůstků než v roce 2008, a to zejména proto, že se neuskutečnila žádná větší skartační řízení u úřadů, soudů a ostatních velkých původců. Přesto lze tuto oblast předarchivní péče hodnotit velmi kladně, neboť archivní fondy a sbírky byly obohaceny o četné pozoruhodné jednotliviny i soubory. Z následujícího výčtu zajímavých akvizic jednotlivých archivů je znát, jak důležité jsou úzké a téměř každodenní kontakty archivářů s původci (zejména na té nejnižší okresní úrovni), a jak dobré jméno a prestiž archivů pomáhají v zisku pozoruhodných přírůstků zejména od soukromých osob. O tom, že kvalitně prováděná předarchivní péče má své výsledky svědčí zejména zisk více než 100 svazků obecních, školních a spolkových kronik, které byly v roce 2009 převzaty do péče jednotlivých archivů. V případě třeboňského oddělení SOA je potřeba připomenout zejména nález rozsáhlého souboru druhopisů k matričním knihám ze Soběslavska a Táborska, které byly dlouho považovány za nezvěstné a nyní se je podařilo identifikovat u Městského úřadu v Soběslavi a převzít do archivní péče. Jindřichohradecké oddělení SOA mimo jiné převzalo další část osobní pozůstalosti pedagoga a regionálního dějepisce Josefa Bílka. Z přírůstků realizovaných SOkA České Budějovice lze mezi dokumenty úřední povahy na prvním místě uvést významný soubor knih evidující pohřby na českobudějovickém obecním hřbitově sv. Otýlie z let a také 13 svazků obecních a školních kronik z území Českobudějovicka. Pozoruhodné přírůstky zaznamenal SOkA rovněž v oblasti osobních fondů. Od Jihočeské vědecké knihovny v Českých Budějovicích byly převzaty fondy spisovatele Aloise Hůlky, typografa Karla Fialy a historika Karla Veselého. Nejrozsáhlejším a nejvzácnějším přírůstkem se ale stal osobní fond Reinholda Huyera, někdejšího budějovického městského archiváře, který SOkA obdržel od hornorakouského zemského archivu v Linci. Tento fond o rozsahu 3,92 bm obsahuje velké množství Huyerových výpisků k dějinám Českých Budějovic a okolí. Jeho oficiální předání do SOkA České Budějovice se uskutečnilo během rakousko-českého archivního setkání v Linci v listopadu

16 Školní a obecní kroniky tvořily základní přírůstky také v SOkA Jindřichův Hradec. Jejich převzetí se uskutečňovalo většinou v rámci metodických dohlídek u škol a obecních úřadů. Ve dvou případech šlo o dar od potomků obecních kronikářů. Kronika obce Sumrakov byla předána do Muzea Vysočiny v Jihlavě a teprve odtud se dostala do péče archivu. Celkem bylo do archivu přijato 33 kusů školních a 3 kusy obecních kronik, přičemž většina pochází z obecných a základních škol. Zvláštností mezi převzatými kronikami je kronika lyžařských zájezdů ZDŠ Chlum u Třeboně, kronika pionýrské skupiny Palupín a kronika pěveckorecitačního kroužku ve Strmilově. Díky dobrým kontaktům a spolupráci s jindřichohradeckým proboštstvím archiv převzal také archiválie k fondům farních úřadů Nová Bystřice a Staré Město pod Landštejnem. Za zmínku stojí také převzetí archiválií z objektu fary v obci Popelín. Archiv je získal na základě upozornění nového majitele fary, který ještě před vyklizením objektu objevil písemnosti ve skříni (nejstarší byly z roku 1745). K významnějším přírůstkům SOkA Písek se řadí dodatek k osobní pozůstalosti Josefa Kotrče, památní kniha Spolku rolníků osady Záhořské (založena roku 1886) obsahující podpisy Karla III., Bedřicha a Karla IV. ze Schwarzenberku a zápisky týkající se spolku s vylíčením událostí let , dále archivní dokumenty Sboru dobrovolných hasičů Staré Sedlo z let a protokol konferencí píseckého vikariátního úřadu z let Delimitací z Moravského zemského archivu v Brně získal SOkA dvě porostní mapy lesů města Písek z roku 1889 a porostní mapu polesí Hůrka z let SOkA Prachatice převzal v mimoskartačním řízení osobní fond Josefa Beneše, který je cenný zejména množstvím zajímavých fotografií z období Také SOkA Strakonice převzal během roku 2009 kromě jiných materiálů zejména velmi početný soubor kronik. Celkem se jednalo o 57 obecních, 10 školních a 3 hasičské kroniky. Jejich předání do archivu nebylo jednoduché a předcházela mu dlouhá a složitá jednání s obcemi, z nichž některé předávaly kroniky jen s velkými obtížemi. Získání tak velkého množství kronik do péče archivu je zcela mimořádné a zaslouží uznání. Nejrozsáhlejší agendu v této oblasti předarchivní péče vykázal v roce 2009 SOkA Tábor. I zde byl do archivu získán početný soubor 35 obecních, školních a spolkových pamětních knih, často včetně příloh. Za nejhodnotnější ale lze považovat rozsáhlý přírůstek ze Střední průmyslové školy keramické v Bechyni, který obsahoval téměř 300 evidenčních jednotek z let Cennými drobnostmi se podařilo doplnit také některé farní archivy, uložené v SOkA jako depozita za zmínku stojí zejména tři úřední knihy z farního úřadu v Plané nad Lužnicí z let V průběhu roku 2009 bylo realizováno také několik nákupů archiválií, jejich počet však nebyl tak vysoký jako v roce 2008 a také výše vynaložených finančních nákladů byla v porovnání s rokem 2008 jen třetinová. Oddělení SOA v Jindřichově Hradci realizovalo dva nákupy, a to 14 kusů dobových kalendářů z let a soubor šesti kusů účetních knih k fondu Velkostatek Petrohrad z let SOkA České Budějovice zakoupil ze soukromého držení úřední knihy někdejší Vlastenecko-dobročinné sdružené obce baráčníků Vitoraz Dr. Břetislava Boumy v Českých Budějovicích z let Jeden nákup uskutečnil také SOkA Jindřichův Hradec - od soukromé osoby byla zakoupena kniha kostelních účtů k fondu Farní úřad Číměř z let Ačkoliv jde o účetní knihu, je pro archiv o to cennější, že archiválie číměřského farního úřadu se nepodařilo včas převzít, takže jsou dochovány jen ve velmi torzovitém stavu. 16

17 3. Kontrolní činnost na úseku spisové služby, agenda podle 93 Název archivu počet státních kontrol / počet průzkumů spisoven počet vyřízených skartačních návrhů počet potvrzení podle 93 (likvidátoři) počet metodických instuktáží počet posouzených spisových norem počet subjektů v předarchivní péči (REGIA) SOA Třeboň odd. Tb -/ SOA Třeboň odd. ČK -/ SOA Třeboň odd. JH -/ SOA Třeboň odd. ČB 10 / SOkA České Budějovice 10 / SOkA Český Krumlov 2 / SOkA Jindřichův Hradec 5 / SOkA Písek 1 / SOkA Prachatice -/ SOkA Strakonice 2 / SOkA Tábor 4 / CELKEM 34 / Tuto část agendy předarchivní péče má v podmínkách SOA Třeboň v náplni práce v převážné většině jen oddělení SOA v Českých Budějovicích, ostatní oddělení se této činnosti prakticky nevěnují. Samozřejmostí je tato agenda u jednotlivých SOkA. Při provádění státních kontrol bylo ve všech případech postupováno v souladu s platnou legislativou a na základě schváleného plánu státních kontrol. Archivními inspektory českobudějovického oddělení SOA bylo stejně jako v loňském roce vykonáno 10 státních kontrol U veřejnoprávních původců to byly tři státní kontroly zaměřené na vedení evidence dokumentů v elektronickém systému spisové služby (Teologická fakulta Jihočeské univerzity, České Budějovice; Krajská veterinární správa pro Jihočeský kraj, České Budějovice; Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad, České Budějovice), státní kontrola orientovaná na stavebně-technické a bezpečnostní podmínky prostor spisovny (Katastrální úřad pro Jihočeský kraj, České Budějovice), státní kontrola vydání vnitřní spisové směrnice (Bertiny lázně, s.r.o., Třeboň) a státní kontrola vedení podacího deníku a provádění skartačního řízení (Zdravotní ústav se sídlem v Českých Budějovicích). Čtyři státní kontroly byly vykonány u soukromoprávních subjektů, kde šlo o kontrolu uložení archiválií mimo archiv (Jihočeská plynárenská, a.s., České Budějovice; LINDE POHONY, s.r.o., Domoradice; MADETA, a.s., České Budějovice; Masna Studená, a.s., Studená). Nalezená kontrolní zjištění s uvedenými nedostatky (v evidencích dokumentů chybějící povinné údaje o dokumentech, vodovodní potrubí v prostorách spisovny či neprovádění skartačního řízení) byla vyjádřena v protokolech o provedených státních kontrolách, které byly kontrolovanými subjekty bez připomínek akceptovány. V průběhu roku převážně podle požadavků do péče nám svěřených subjektů uskutečnili metodičtí pracovníci na 80 metodicko-instruktážních jednání se spisovenskými pracovníky a zástupci veřejnoprávních i soukromoprávních původců, kromě toho bylo poskytnuto jistě přes 100 telefonických či ových konzultací a rad v oblasti spisové služby, předarchivní a archivní péče. Stejně jako v předcházejících letech pokračovala spolupráce se zástupci 17

18 soukromých spisoven provozovaných na území Jihočeského kraje Dvěma nově vznikajícím soukromým spisovnám byla v roce 2009 schválena provozovna k vykonávání koncesované živnosti vedení spisovny. V průběhu roku 2009 také probíhaly konzultace a připomínková řízení směřující k vypracování vnitřních předpisů pro výkon spisové služby u určených i soukromoprávních původců (např. Oblastní inspektorát bezpečnosti práce pro Jihočeský kraj a Vysočinu, České Budějovice; E.ON ČR, s.r.o., České Budějovice; Medisize CZ, a.s., Trhové Sviny; Vysoká škola evropských a regionálních studií v Českých Budějovicích; Bertiny lázně, s.r.o., Třeboň; Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad v Českých Budějovicích). Ve spolupráci se soukromými školícími agenturami bylo během roku 2009 proškoleno na 300 spisovenských pracovníků, jimž byla zároveň poskytnuta řada metodických materiálů pro řádné vedení spisové služby, vypracování spisových, skartačních a archivních řádů, provádění skartačního řízení a uložení archiválií. Z okresních archivů se provádění státních kontrol u původců v předarchivní péči dlouhodobě nejvíce věnují pracovníci SOkA České Budějovice. Roku 2009 provedli stejný počet státních kontrol jako v roce 2008 a také počet ostatních průzkumů spisoven zůstal na úrovni minulých let. Při státních kontrolách byly zjištěny dílčí nedostatky v některých spisových plánech a na základě odborné konzultace došlo k jejich odstranění. Ve spisovně Základní školy Doudleby se nepodařilo dohledat několik svazků starších třídních výkazů, což patrně souvisí s nedávnou změnou ve vedení školy. Při jedné z kontrol bylo také zjištěno, že školní kronika ze školy v Hosíně je spolu s uzavřeným svazkem obecní kroniky téže obce uložena na tamním obecním úřadě, který přes ústní i písemné výzvy zatím odmítl tyto kroniky vydat. Pro pracovníky SOkA České Budějovice představuje výkon předarchivní péče mnohem větší zátěž nežli je tomu v jiných okresech. Je to dáno zejména enormním množstvím původců, kteří sídlí na území okresu a zejména v samotných Českých Budějovicích (více než ). S tím úzce souvisí i velký počet vyřízených skartačních návrhů (v roce 2009 je v této oblasti zaznamenán nárůst o 30% oproti roku 2008) a také značné množství potvrzení vystavovaných podle 93 zákona, tedy tzv. agenda likvidátorů (zde je zaznamenán nárůst dokonce o 43%). Počty skartačních řízení i potvrzení pro výmazy firem jsou v SOkA České Budějovice několikanásobně vyšší nežli je tomu v ostatních okresech Jihočeského kraje. Přesto tuto agendu vykonávají jen dvě pracovnice SOkA, které se kromě této činnosti podílejí také na pořádacích pracích i na službách v archivní badatelně. Bude-li však nadále pokračovat stoupající trend ve výkonu agendy předarchivní péče, bude nutné personální stav SOkA České Budějovice v tomto ohledu posílit o další odbornou sílu. V SOkA Český Krumlov byly provedeny dvě státní kontroly, a to u: Městského úřadu Kaplice a Finančního úřadu Kaplice. Ve výkonu spisové služby při nich nebyly shledány nedostatky, avšak bylo odmítnuto umístění spisovny do nevhodných prostor (MÚ Kaplice). Při prováděných průzkumech spisoven u obcí a škol byl zkoumán zejména stav vedení spisové služby a úroveň péče o dokumenty. Metodická pomoc se soustřeďovala na tvorbu a úpravy spisových řádů, přípravu skartace a ochranu dokumentů před poškozením. I v tomto archivu byl zaznamenán nárůst agendy likvidátorů, a to téměř o 70%. SOkA Jindřichův Hradec prováděl státní kontroly i skartační řízení zhruba v rozsahu roku 2008, není zde patrný výraznější nárůst. Státní kontroly přinesly uspokojivé výsledky, drobné nedostatky byly řešeny v rámci uložení lhůty k nápravě nedostatků a podáním zprávy ( lhůta v řádu měsíců). Byly provedeny státní kontroly u městských úřadů Jindřichův Hradec, Suchdol nad Lužnicí, Strmilov a následná státní kontrola u Obecního úřadu Jarošov nad 18

19 Nežárkou. Metodické instruktáže probíhaly jednak v rámci archivních dohlídek, jednak při vyřizování skartačních návrhů formou telefonických či osobních konzultací. Pracovníci SOkA Písek provedli v roce 2009 jedinou státní kontrolu, a to u Městského úřadu v Miroticích. Jednalo se o kontrolu stavebně-technických a bezpečnostních podmínek umístění spisovny dle 68 odst. 4 písm. a) až e) zákona a nebyly při ní zjištěny žádné nedostatky. Mírný nárůst agendy byl zaznamenán u potvrzení pro likvidátory (o 18%), více však bylo provedeno průzkumů spisoven a jiných archivních dohlídek. Metodické instruktáže a pokyny ohledně spisové služby byly většinou podávány individuálně přímo pracovníkům pověřeným spisovou službou jednotlivých institucí a firem. Zájem o posouzení spisové směrnice v roce 2009 projevil pouze Domov pro osoby se zdravotním postižením Zběšičky. SOkA Prachatice neprováděl v roce 2009 žádné kontroly ani cílené plánované průzkumy spisoven a byl zde také zaznamenán mírný pokles v počtu vyřízených skartačních návrhů. Ostatní činnosti v rámci předarchivní péče však byly vykonávány v plné míře a mnohem intenzivněji nežli v roce Například agenda likvidátorů i v tomto archivu narostla (a to o plných 100%), zvýšil se i počet poskytnutých metodických instruktáží (o 25%) a posouzených spisových norem. SOkA Strakonice provedl dvě státní kontroly, věnované zejména vedení podacího deníku a provádění skartačního řízení. Pracovníci archivu se zaměřili na provádění průzkumů spisoven na obcích (22 případů), a to z toho důvodu, že z některých obecních úřadů nebyly ještě předány materiály po bývalých MNV. Výsledkem státních kontrol i průzkumů spisoven bylo okamžité předání kronik a započetí přípravy skartačních řízení. Průzkumy spisoven a státní kontroly tak navázaly na metodickou činnost z roku 2008, zaměřenou právě na odevzdání zbytkových písemností bývalých MNV. Pracovnice SOkA Tábor vykonaly čtyři státní kontroly, a to u Městských úřadů Bechyně a Veselí nad Lužnicí, Střední zdravotnické školy Tábor a u Táborského soukromého gymnázia, s.r.o. Kontroly neprokázaly zásadní nedostatky, které by vedly ke správnímu řízení. Pouze u posledně jmenovaného bude z důvodu nevedení evidence o uložených dokumentech a spisech provedena v r následná státní kontrola. Ostatní průzkumy spisoven se soustřeďovaly na obecní a městské úřady a střední školy. V rámci agendy spojené s vydáváním potvrzení o zabezpečení dokumentů zanikajících společností bylo likvidátorům firem pro potřeby výmazu z obchodního rejstříku vydáno celkem 50 potvrzení, což oproti roku 2008 i v tomto archivu představuje nárůst dokonce o plných 250%. Jedny z nejvyšších mezi jihočeskými archivy jsou v SOkA Tábor také počty provedených skartačních řízení (100 případů), metodických instruktáží a konzultací (37) a také počty posouzených nových spisových norem (11). Celkově lze říci, že výkon povinností v oblasti předarchivní péče zaznamenal v roce 2009 značný nárůst. Zejména se výrazně zvýšil počet vydávaných potvrzení pro potřeby výmazu firem z obchodního rejstříku. Tato agenda je administrativně složitá i časově náročná a její svědomité vyřizování klade na archiváře vysoké požadavky. Nutno poznamenat, že ne vždy se daří zjistit skutečný stav dokumentů rušených firem, neboť likvidátoři často přicházejí do archivu s tvrzením, že v době jejich příchodu do jimi likvidované firmy tam žádné dokumenty nenalezli a po archivu potřebují jen nezbytné razítko, bez něhož příslušný soud vlastní výmaz z rejstříku neprovede. Archiváři pak zpravidla nemají možnost ověřit tuto skutečnost přímo na místě a z celé záležitosti se tak pro archivy stává spíše jen administrativní zátěž. 19

20 4. Využívání archiválií Název pracoviště Počet badatelů celkem Z toho cizinců Počet badatelských návštěv Počet správních řízení podle 38 odst.2 Počet zhotovených xerokopií pro badatele SOA Třeboň oddělení Tb SOA Třeboň oddělení ČK SOA Třeboň oddělení JH SOA Třeboň oddělení ČB SOkA České Budějovice SOkA Český Krumlov SOkA Jindřichův Hradec SOkA Písek SOkA Prachatice SOkA Strakonice SOkA Tábor CELKEM Název pracoviště Počet zápůjček (reverzy) Počet výpůjček (reverzy) Počet rešerší pro úřední potřebu Počet rešerší pro soukromé účely Počet výpisů a opisů / počet ostatních badatelských dotazů SOA Třeboň oddělení Tb / 187 SOA Třeboň oddělení ČK / 156 SOA Třeboň oddělení JH / 131 SOA Třeboň oddělení ČB / 90 SOkA České Budějovice / 85 SOkA Český Krumlov / 35 SOkA Jindřichův Hradec / 147 SOkA Písek / 287 SOkA Prachatice / 60 SOkA Strakonice / 185 SOkA Tábor / 129 CELKEM / Badatelská agenda doznala v roce 2009 v celém SOA Třeboň výrazných změn. V souvislosti s přijetím nových legislativních předpisů pro oblast archivnictví byl zpracován a přijat nový badatelský řád, který je od společný a platný pro badatelny všech oddělení SOA a všech SOkA. Badatelé tak jsou ve všech jihočeských archivech povinni se řídit jedním společným badatelským řádem. Zůstala však zachována rozmanitost v přístupnosti jednotlivých archivních badatelen, která vychází z místních zvyklostí a tradic každého konkrétního archivu, avšak při současném dodržení a respektování stanovených úředních hodin pro úřady státní správy. Zpracované a přijaté byly i další interní normy (pokyny ředitele), které v archivech sjednocují a upravují postup při poskytování rešerší 20

21 a reprografických služeb, při vyřizování žádostí zpoplatněných podle zákona o správních poplatcích nebo při využívání příručních knihoven (knihovní řád). Služba v archivních badatelnách se změnila zejména v rovině administrativní. Přibyly nové formuláře pro nově zavedené žádostí a povolení, zpřísnila se evidence badatelů i evidence předkládaných archiválií. Ne všichni pracovníci archivů (zejména obsluha a dozor v badatelnách) se s těmito opatřeními dokázali ihned a plně sžít a zejména zavedení nových žádostí o předložení archivního materiálu, které badatelé vyplňují při svém studiu, se stalo předmětem dlouhodobých diskuzí a dohadů. Režim v badatelnách byl ve druhém pololetí roku několikrát předmětem také různých celokrajských archivních porad a školení (mj. i za účasti PhDr. Vladimíra Růžka). Nová opatření, směřující k ochraně archiválií před možným zcizením nebo poškozením, nakonec vstoupila v život a stala se v badatelnách jihočeských archivů rutinní záležitostí, a to za cenu toho, že práce v badatelnách se zpomalila (zejména v důsledku foliování nebo jiného počítání předkládaného materiálu), je více zatížena papírováním a vyžaduje od obsluhy a dozoru v badatelnách mnohem větší soustředěnost, pečlivost a svědomitost. Všechny badatelny spravované jihočeskými archivy byly v průběhu roku přístupné v maximální možné míře, k uzavření badatelen docházelo jen výjimečně, a to s ohledem na nezbytně nutné provozní nebo technické důvody. Jedinou výjimkou v tomto ohledu bylo období těsně před vánočními svátky, kdy k plošnému uzavření badatelen (ovšem kromě SOkA Prachatice, kde provoz badatelny přerušen nebyl, což je zde třeba kladně vyzdvihnout) došlo z důvodů čerpání dovolených pracovníky dozoru badatelen. Badatelna třeboňského oddělení SOA zrušila díky poklesu návštěvnosti rezervační režim a badatelé tak již nemusejí čekat na své místo u stolu několik týdnů či měsíců, jako tomu bylo v minulých letech. Počet badatelů, kteří v roce 2009 navštívili badatelny jihočeských archivů (2 179 osob), je v celkovém součtu prakticky totožný s rokem 2008, byl zaznamenán jen nepatrný pokles o devět badatelů. Ale v konkrétních badatelnách se situace výrazně lišila a zatímco v některých archivech byl patrný dosti značný nárůst badatelské agendy, jinde byl naopak výrazný propad jak v počtu badatelů, tak v počtu vykonaných badatelských návštěv. Nejvíce se úbytek badatelů projevil v badatelně třeboňského oddělení SOA, kterou za rok 2009 navštívilo o 105 badatelů méně (14%), ještě větší propad tu ale byl zaznamenán v počtu provedených badatelských návštěv badatelé zde vykonali o 925 návštěv méně, což je oproti roku 2008 o 35% menší návštěvnost. Důvodem tohoto úbytku je jednoznačně umístění početného souboru římskokatolických matrik narozených, oddaných a zemřelých z farností českobudějovické diecéze do digitálního archivu na internetovou stránku SOA a umožnění jejich studia mimo archivní badatelnu. Stejným důvodem lze vysvětlit i pokles návštěvnosti u některých okresních archivů, neboť v rámci digitálního archivu je na internetu přístupný i početný soubor archivního materiálu z jednotlivých SOkA, zejména obecní, školní a spolkové kroniky a pamětní knihy. Např. badatelnu SOkA České Budějovice navštívilo o 112 badatelů méně (tj. pokles o 32%), badatelnu SOkA Český Krumlov o 21 osob (propad o 16%) a badatelnu SOkA Tábor o 32 osob méně (propad o 17%). Pokles vykazují také celkové počty badateli vykonaných badatelských návštěv, oproti roku 2008 je zaznamenán úbytek celkem o 1171 návštěv. Je pochopitelné, že rozhodující měrou se na tomto stavu podílí opět badatelna třeboňského oddělení SOA, kde bylo vykázáno o 925 návštěv méně než loni (pokles o 25%). Úbytek byl ale zaznamenán i na oddělení SOA v Českém Krumlově, zde bylo vykonáno o 213 badatelských návštěv méně, což představuje pokles o téměř 40%. Víceméně beze změn je návštěvnost oddělení SOA v Jindřichově Hradci a v Českých Budějovicích. Mezi okresními archivy byl ve srovnání s rokem

22 zaznamenán pokles v množství vykonaných badatelských návštěv jen v SOkA České Budějovice, a to o 490 návštěv, což představuje 37%. V ostatních SOkA ale byly počty badatelských návštěv výrazně vyšší (v SOkA Písek dokonce o 48%, v SOkA Prachatice o 33%). Množství vyhotovovaných rešerší, výpisů, opisů a kopií z archivního materiálu je v podstatě totožné s předchozím obdobím, a to jak pokud jde o účely úřední nebo soukromé. Snížil se sice počet matričních rešerší (opět vliv umístění matričních záznamů na internet), ale naopak výrazně vzrostl počet žádostí, které se týkají vydání duplikátů školních vysvědčení nebo potvrzení o školní docházce. Důvodem nesmírného nárůstu této agendy, která zaměstnává zejména okresní archivy, je započtení docházky do nepovinných devátých tříd do výpočtu důchodu. Jen v SOkA České Budějovice bylo za rok 2009 takovýchto žádostí vyřízeno více než 250. Značné úsilí (a také značný čas) si během celého roku vyžadovalo i vyřizování řešerší pro úřední potřebu. Zejména žádosti, které do archivů docházely od úřadů pro zastupování státu ve věcech majetkových, z Krajského úřadu Jihočeského kraje (státní občanství), pozemkových a katastrálních úřadů anebo od Policie ČR (ztotožnění osob pro potřeby vyšetřování v trestních záležitostech) byly většinou nepřesné a nekonkrétní, takže jejich odpovědné vyřízení bylo velmi obtížné a zdlouhavé. 22

23 5. Zpracování archiválií 5.1. Pořádání - souhrny za rok 2009 a) Pořádací práce úhrnem (zpracování a inventarizace + reinventarizace) název archivního souboru nezprac. bm vzato do práce (třídění) nezprac. bm průběžně bm zpracováno definitivně bm vnitřní změna bm bm ev.j. / zázn. SOA Tb odd. Tb 92,30 68,40 152,94 1,28 0,33-6,48 10 kart. fasc./ pečetí vzato do práce (pořádání) inventarizováno definitivně katalogizováno rejstříkováno ev.j./ zázn. 117 kart./ 800 SOA Tb odd. ČK 0,11 24,60 24,60 0,11 0, graf.l./ 350 SOA Tb odd. JH 0,80 9,20 9,20 0,80 3, graf.l./ 195 počet nových archivních pomůcek / počet archivářů ks SOA Tb odd. ČB 0,70 7,00 7,70 1/2 SOkA 107,71 62,50 73,97 99,03 72,81 2, /8 Č.Budějovice knihy/ SOkA Č.Krumlov 8,41 12,20 12,20 7,81 8,13-0,60 13/4 SOkA J.Hradec 60,95 37,18 37,80 64,66 62,90 4, /8 pečetí SOkA Písek 29,46 10,42 9,96 32,01 34,59 2,55 5/5 SOkA Prachatice 120,51 131,19 94,17 118,14 118,14-39, kart. SOkA Strakonice 7,21 28,03 29,90 3,49 4,34-1,85 11/6 SOkA Tábor 43,94 40,57 13,57-3,37 25/4 1/12 1/3 1/5 9/7 CELKEM 472,10 390,26 452,44 367,90 317,95-42,02 10 ev.j./ 434 zázn. 902 ev.j./ zázn. 135/64 23

24 b) Zpracování a inventarizace název archivního souboru nezprac. bm vzato do práce (třídění) nezprac. bm průběžně bm zpracováno definitivně bm vnitřní změna bm bm ev.j. / zázn. SOA Tb odd. Tb 92,30 68,40 152,94 1,28 0,33-6,48 10 kart./ pečeti vzato do práce (pořádání) inventarizováno definitivně katalogizováno rejstříkováno ev.j./ zázn. 117 kart./ 800 SOA Tb odd. ČK 0,11 24,60 24,60 0,11 0, graf.l./ 350 SOA Tb odd. JH 0,80 9,20 9,20 0,80 3, graf.l./ 195 počet nových archivních pomůcek / počet archivářů ks SOA Tb odd. ČB 0,70 7,00 7,70 1/2 SOkA 107,71 62,50 73,97 99,03 72,81 2, /8 Č.Budějovice knihy/ SOkA Č.Krumlov 8,41 12,20 12,20 7,81 8,13-0,60 13/4 SOkA J.Hradec 49,40 37,18 37,80 54,46 52,70 +5, /8 pečetí SOkA Písek 29,46 9,96 9,96 32,01 34,59 2,55 5/5 SOkA Prachatice 16,08 131,19 94,17 13,71 13,71-39, kart SOkA Strakonice 5,82 28,03 29,90 2,33 3,18-1,62 9/6 SOkA Tábor 43,94 40,57 13,57-3,37 25/4 1/12 1/3 1/5 6/7 CELKEM 354,73 390,26 452,44 252,11 202,16-40,44 10 ev.j./ ev.j./ /64 24

25 c) Reinventarizace název archivního souboru vzato do práce (pořádání) vzato do práce (třídění) zpracováno inventarizováno vnitřní změna katalogizová- rejstříková- počet nových archivních průběž- definitiv- defininno pomůcek / ně ně tivně počet nezprac. nezprac. archivářů bm bm bm bm bm bm ev.j. ev.j. ks / / / / / SOA Tb odd. Tb SOA Tb odd. ČK SOA Tb odd. JH SOA Tb odd. ČB SOkA Č.Budějovice SOkA Č.Krumlov / SOkA J.Hradec 11,55 10,20 10,20-1,35 14/2 SOkA Písek / SOkA Prachatice 104,43 104,43 104,43 3/5 SOkA Strakonice 1,39 1,16 1,16-0,23 2/1 SOkA Tábor / CELKEM 117,37 115,79 115,79-1,58 19/8 V rámci zpřístupňovacích prací bylo v roce 2009 ve všech odděleních SOA a ve všech SOkA pracováno celkem na 181 archivních fondech a sbírkách. Objem zpřístupněného materiálu činí dohromady celkem 862,36 běžných metrů, z toho inventarizováno bylo 317,95 běžných metrů. K tomuto číslu je však potřeba připočíst ještě dva další rozsáhlé archivní fondy v celkovém množství 170,12 běžných metrů, u nichž v průběhu roku 2009 probíhala již jen konečná adjustace a vyhotovovaly se archivní pomůcky (přičemž hlavní pořádací práce s materiálem byly již skončeny). Definitivní podoba těchto dvou archivních pomůcek byla sice v tomto roce vyhotovena, pomůcky však dosud neprošly oponentním řízením a tudíž není možné celou metráž těchto dvou fondů vykázat jako inventarizovanou. V celkovém součtu tak objem archivního materiálu, se kterým se v rámci zpřístupňovacích prací v roce 2009 pracovalo, činil v roce ,48 běžných metrů materiálu, což oproti roku 2008 představuje nárůst o 19,5%. Vyhotoveno bylo 135 nových archivních pomůcek. Plán zpřístupňovacích prací SOA Třeboň pro rok 2009, který počítal se zpracováním celkem 734,68 bm, tak byl výrazně překročen. Zpřístupňovací práce byly ve valné většině zaměřené na kmenové fondy jednotlivých archivů. Pokračovalo zpracovávání rozsáhlých fondů úřadů státní správy a samosprávy (zejména fondy národních výborů všech stupňů), zpřístupňovány byly rovněž písemnosti KSČ a materiály okresních soudů. V odděleních SOA v Třeboni, Českém Krumlově a Jindřichově Hradci pokračovalo pořádání rodinných archivů (Černínové, Paarové) a také velkostatků, které však v případě rozsáhlých souborů typu Velkostatek Český Krumlov, Velkostatek Hluboká nad Vltavou, Velkostatek Nové Hrady nebo Velkostatek Sedlec bude pokračovat i v dalších letech. V SOkA se průběžně zpracovávaly rovněž archivy měst a obcí, a také archivní fondy spolků, škol a dalších drobných původců. V těchto případech se zpřístupňovací práce v jednotlivých SOkA mnohdy řídily aktuální badatelskou potřebou, případně četností nahlédací agendy v konkrétním archivním souboru. 25

26 Přesto, že dosažené výsledky při zpřístupňování archivního materiálu jsou lepší, nežli bylo plánováno, je nutno konstatovat, že ne všechny archivy a archivní oddělení své úkoly splnily beze zbytku. V objemu zpracovaného materiálu jsou mezi jednotlivými útvary SOA značné rozdíly. Každý archiv má sice odlišné provozní podmínky, má na starosti region o různé rozloze, různém počtu obcí nebo různém množství původců a navíc pracuje s odlišnými typy archivních fondů, takže srovnávat archivy výhradně jen podle objemu zpracovaných běžných metrů je obtížné. Přesto však předložené výroční zprávy jednotlivých archivů jasně dokládají jednu pozoruhodnou skutečnost. Největší objemy zpracovaných běžných metrů archivního materiálu totiž za rok 2009 vykázaly právě ty archivy, u nichž byl současně zaznamenán také největší objem badatelské agendy a největší množství vyřizovaných rešerší a dalších žádostí, a které by tak na vlastní práci s archivním materiálem měly mít nejméně času. Spíše se tedy zdá, že problém není ani tak v nárůstu agendy, ve vytížení archivářů jinými úkoly nebo ve větších nárocích na administrativu, jak je některými vedoucími omlouváno a zdůrazňováno, ale spíše v organizaci prováděných pracovních činností, ve způsobech řízení pracovních kolektivů a v kontrole odvedené práce. 26

27 5.2. Pořádání podle jednotlivých archivů a archivních souborů a) Zpracování a inventarizace SOA Třeboň oddělení Třeboň název archivního souboru nezprac. bm vzato do práce (třídění) nezprac. bm průběžně zpracováno definitivně vnitřní změna vzato do práce (pořádání) inventarizováno definitivně katalogizováno rejstříkováno zpracovatel bm bm bm bm ev.j./ ev.j./ zázn. zázn. Jč KNV Č.Budějov. 17,99 11,62-6,37 Zeman Jč KNV Č.Budějov. 12,34 12,34 Mach Jč KNV Č.Budějov. 68, Zeman,Mac h Krajský soud ČB.- firemní agenda Krajské úřady vystěh.agenda Vs Nové Hrady knihy ZLA N.Hrady-mapy Sbírka druhopisů matrik 113 kart./ kart./ 253 Plávek Kaiseršat 50,00 50,00 Čechová Kalátová Matlas Kalátová Plucarová PhDr. F. Mareš 0,90 0,90 Čechová Vs Skalice- 0,50 0,50 Kalátová Bohumilice Vs Hluboká 3,48 3,48 Matlas Vs Sedlec 5,00 5,00 Dudáček Sbírka dokumentace Ulrychová Plucarová Jihoč.film.podnik Č.Budějovice Cizí rody Třeboň, registratura Cisterciáci V. Brod katalog pečetí 1,05 0,95-0,10 10 kart. fasc./ 345 0,34 0,33 0,33-0,01 Hrdličková 0,70 0,70 Kociánová 27 pečetí Plucarová CELKEM 92,30 68,40 152,94 1,28 0,33-6,48 10 kart. fasc./ pečetí 117 kart./ 800 Pořádací práce v roce 2009 probíhaly v třeboňském oddělení SOA téměř v souladu s předpokládaným plánem, přesto však tu došlo k jistému zdržení, které bylo způsobeno 27

28 jednak změnou metodického postupu pořádání v případě písemností krajského národního výboru, jednak technickými problémy s programem BACH, v němž se povinně vyhotovují všechny archivní pomůcky. Svůj vliv na skluzu v pořádacích pracích mělo také oproti předpokladům mnohem větší zapojení pracovníků tohoto oddělení SOA do přípravy a provozování digitálního archivu a zčásti také nově zavedený systém oponentního řízení a posuzování nově vznikajících archivních pomůcek, kvůli kterému se pozdrželo dovedení některých inventářů do finální podoby. Zpřístupňování početného souboru knih z fondu Velkostatek Nové Hrady se navíc protáhlo kvůli nutnosti doplnit do fondu další knihy vyčleněné z tzv. Historického archivu Nové Hrady, kromě toho se během třídění knih ukázaly některé metodické problémy a také nutnost detailnějšího popisu knih, což vše předpokládané definitivní uspořádání souboru knih zdrželo. Stejná situace nastala také u rejstříku k vystěhovalecké agendě Krajských úřadů. Samotné práce na rejstříku jsou již ukončeny, zbývá však provést poslední krok, a to zpřístupnění tohoto materiálu v rámci digitálního archivu na webu SOA. Definitivně tak byl v celém personálně nejsilněji obsazeném oddělení SOA zpracován a opatřen inventářem pouze jeden objemem nevelký fond, a to Jihočeský filmový podnik České Budějovice. V tomto roce bylo zcela nově započato s paleograficky a diplomaticky náročným pořádáním a inventarizaci fondu Cizí rody Třeboň registratura. Pokračováno bylo rovněž v katalogizaci přírůstků do tzv. Sbírky dokumentace a v práci na soupisu pečetí do r z fondu Cisterciáci Vyšší Brod. Třeboňské oddělení SOA po celý rok plnilo také povinnosti krajského operátora programu PEVA a vykonávalo tak práce spojené s celokrajskou evidence archivního materiálu a s evidenci archivních pomůcek v písemné i elektronické podobě. Krajský operátor koordinoval v tomto ohledu práci okresních operátorů. SOA Třeboň oddělení Český Krumlov název archivního souboru Velkostatek Český Krumlov- starý archiv - listiny Velkostatek Český Krumlov- starý archiv - knihy Sbírka grafiky Český Krumlov Velkostatek Zdíkov odd. map a plánů vzato do práce (pořádání) vzato do práce (třídění) zpracováno inventarizováno vnitřní změna katalogizová- rejstříková- průběž- definitiv- defininno ně ně tivně nezprac. nezprac. bm bm bm bm bm bm ev.j. ev.j ev.j. (nelze vykázat bm) 3610 ev.j. (nelze vykázat bm) zpracovatel Kubíková Stejskal 24,60 24,60 Swiderová 350 Swiderová graf.l./ 350 0,11 0,11 0,11 Swiderová CELKEM 0,11 24,60 24,60 0,11 0, graf.l./

29 Pracovníci oddělení SOA v Českém Krumlově dokončili v roce 2009 po několik roků trvající pořádací práce na početném souboru 3610 listin z fondu Velkostatek Český Krumlov (starý archiv), které byly původně utříděné podle schwarzenberského osmitřídního systému (a to včetně knih, map a dalšího materiálu) a opatřené dobovými repertáři. V témže fondu bylo zahájeno také pořádání souboru pozemkových knih. Výrazně pokročilo také zpracovávání souboru grafiky. Dokončena byla inventarizace map a plánů Velkostatku Zdíkov. SOA Třeboň oddělení Jindřichův Hradec název archivního souboru nezprac. bm vzato do práce (třídění) nezprac. bm průběžně zpracováno definitivně vnitřní změna vzato do práce (pořádání) inventarizováno definitivně katalogizováno rejstříkováno zpracovatel bm bm ev.j./ bm bm ev.j. zázn. RA Černínů 0,50 0,50 Fialová RA Paarů 0,70 0,70 Nováková Ředitelství lesů a 1,00 1,00 Železná statků A. Paara Oseva Tábor 7,00 7,00 Šotková Vs Proseč-Pošná 0,80 0,80 3,03 Železná Pelcová Sbírka grafiky 195 gr.af.l./ 195 CELKEM 0,80 9,20 9,20 0,80 3, Oddělení SOA v Jindřichově Hradci pokračovalo v pracích na dlouhodobě zpracovávaných rodinných archivech Černínů a Paarů. Plánované úkoly se v součtech podařilo splnit, a to i přes vytížení pracovnic oddělení v důsledku nárůstu badatelské agendy. Dokončena byla inventarizace Velkostatku Proseč-Pošná a mimo plán pokračovalo rejstříkování sbírky grafiky. SOA Třeboň oddělení České Budějovice název archivního souboru Mlékařské závody, n. p., Jarošov nad Nežárkou Český akciový pivovar České Budějovice vzato do práce (pořádání) vzato do práce (třídění) zpracováno inventarizováno vnitřní změna katalogizová- rejstříková- zpracovatel průběž- definitiv- defininno ně ně tivně nezprac. nezprac. bm bm bm bm bm bm ev.j. ev.j. 0,70 0,70 Fraňková 7,00 7,00 Fraňková Swiderová CELKEM 0,70 7,00 7,70 29

30 V souladu s plánem pořádacích prací byla v roce 2009 českobudějovickým oddělením SOA dokončena inventarizace archivního fondu Mlékařské závody, n.p. Jarošov nad Nežárkou, ovšem z důvodu zatímního neukončení schvalovacího procesu archivní pomůcky je tato práce vykázána jen v rámci průběžného zpracování. Archiv v průběhu roku převzal do péče písemnosti z národního podniku Budějovický Budvar, a protože původní předávací seznam k archivnímu fondu Český akciový pivovar České Budějovice nevyhovoval ani pro běžné nahlížení do fondu, bylo operativně přistoupeno k třídění tohoto archivního materiálu (utříděno bylo 7 bm včetně 80 knih a 495 map a plánů). Z toho důvodu nebylo možné zahájit plánované pořádání fondu Antonín Rückl a synové, a.s., Praha, sklárna Včelnička Kamenice nad Lipou. Písemnosti Budějovického Budvaru jsou badatelsky mnohem více využívané a při pořádání tak dostaly přednost. Bohužel se nepodařilo zahájit ani pořádání sbírky firemních papírů, a to vzhledem k enormnímu vytížení zpracovatele této sbírky v souvislosti s přechodem na elektronickou spisovou službu a zavádění datových schránek. SOkA České Budějovice název archivního souboru Okresní soud České Budějovice, fondové odd ONV České Budějovice - knihy Vikariátní úřad České Budějovice Státní okresní archiv České Budějovice Archiv města České Budějovice - knihy Archiv města České Budějovice - účetní knihy Archiv města České Budějovice, spisy Státní učitelský ústav (německý) České Budějovice Veřejná odborná škola pro ženská povolání Jany Zátkové České Budějovice Beseda České Budějovice Archiv obce Poněšice vzato do práce (třídění) zpracováno vnitřní změna průběž- definitiv- definitivně ně ně nezprac. nezprac. bm bm bm bm ev.j./ bm bm ev.j. zázn. 15,93 16,02 +0,09 Ctiborová katalogizováno rejstříkováno zpracovatel vzato do práce (pořádání) inventarizováno 26,00 26,00 Šmajclová 2,47 2,47 Ctiborová 9,74 10,20 +0,46 Kolda 47,00 50,00 50,00 +3,00 Dvořáková 30,00 30,00 Dvořáková 5,00 5,00 Kovář 9,00 9,00 Řehoušková 2,80 2,80 2,80 Kárová 1,50 1,50 Kárová 0,11 0,11 0,11 Voříšková 30

31 MNV Kostelec 3,33 2,83 2,83-0,50 Vaňásková MNV Kočín 0,50 0,59 0,59 +0,09 Šmajclová MNV Krakovčice 0,28 0,28 0,28 Vaňásková MNV Nová Ves (u 0,49 0,38 0,38-0,11 Šmajclová Českých Budějovic) MNV Nová Ves (u 0,32 0,32 0,32 Šmajclová Týna nad Vltavou) MNV Nové 0,28 0,14 0,14-0,14 Šmajclová Hodějovice MNV Poněšice 0,25 0,25 0,25 Květová MNV Předčice 0,33 0,33 0,33 Staněk MNV Staré 0,75 0,64 0,64-0,11 Šmajclová Hodějovice Národní škola 4,30 3,89 3,89-0,41 Kárová Trhové Sviny Hospodyňská škola 0,10 0,10 0,10 Kárová Týn nad Vltavou Dívčí odborná škola 0,10 0,10 0,10 Kárová Týn nad Vltavou Zemědělská 0,36 0,78 0,78 +0,42 Kárová mistrovská škola Týn nad Vltavou Záložna-kampelička 0,34 0,34 0,34 Zíka Střížov Švec Václav, osobní fond Sbírka fotografií a pohlednic Jiřího Dvořáka 4,23 4,23 4,23 96 knihy/ Kovář 4,70 4,70 4,70 Kolda CELKEM 107,71 62,50 73,97 99,03 72,81 +2,79 96 knihy/ Podle plánu SOkA České Budějovice na rok 2009 mělo být vzato do práce za účelem inventarizace, pořádání a třídění dohromady 181,98 bm archivního materiálu. Tohoto požadavku nebylo zcela dosaženo (bylo zpracováno o cca 11,50 bm méně). Některé fondy přecházejí do dalšího roku v rozpracovaném stavu a očekává se dokončení pomůcek v roce Naproti tomu se podařilo dokončit inventarizaci a vyhotovit pomůcky k 12 fondům, u nichž to původně nebylo v plánu. Příčin, proč nebylo dosaženo plánované zpracované metráže je několik. Především je to prudký nárůst některých správních agend (potvrzení pro likvidátory firem, skartační řízení, badatelské dotazy, opisy a výpisy), dále zdlouhavější práce s vypracováním pomůcek v systému Bach, několikerá školení pracovníků archivu v souvislosti se zavedením elektronické spisové služby, přednostní vyřizování záležitostí provozu budovy (oprava fasády a různých vnitřních systémů, sjednávání nových smluv apod.), opakované stěhování archivního materiálu uvnitř budovy v souvislosti s přípravou adaptace jednoho depozitáře a konečně také všeobecný nárůst administrativy. V některých případech muselo dojít k dodatečným úpravám plánu i na základě nově zjištěných skutečností - zejména u třídění fondů trhovosvinenských a vltavotýnských škol, jejichž písemný materiál byl vzájemně promíchán. I tak lze ale říci, že pracovníci SOkA České Budějovice dosáhli v rámci zpřístupňovacích prací v roce 2009 úctyhodných výsledků, zejména je třeba vyzdvihnout dokončení další dílčí archivní pomůcky k mimořádně početnému souboru českobudějovických městských knih. 31