EFEKTIVNÍ ÚŘAD OBCE HOLICE

Transkript

1 Projekt EFEKTIVNÍ ÚŘAD OBCE HOLICE je spolufinancován Evropskou unií. Zefektivnění a optimalizace procesů souvisejících s evidencí, řízeným oběhem a důvěryhodným ukládáním dokumentů. EVROPSKÁ UNIE Evropský sociální fond Operační program Zaměstnanost

2 Dopravní agenda Zpracoval: Bc. Petr Vitman, vedoucí odboru dopravy

3 Obsah Základní charakteristika městského úřadu... 4 Městský úřad a správní obvod... 4 Odbor dopravy... 5 Analýza stávajícího způsobu řízení dopravně správních agent... 7 Řízení agendy Registru silničních vozidel a registru řidičů... 7 Právní rámec... 7 Agenda Registru silničních vozidel... 7 Agenda Registru řidičů... 7 Zaměstnanci... 7 Počet zaměstnanců a jejich zařazení... 7 Komunikace mezi zaměstnanci... 8 Kapacita zaměstnanců... 8 Obsah agend a orientační časy pro vyřízení úkonu... 9 Registr silničních vozidel úkony a orientační časy... 9 Evidence silničních vozidel... 9 Technik (technická způsobilost silničních vozidel)... 9 Registru řidičů úkony a orientační časy Umístění odboru opravy v budově a otvírací doba Umístění odboru dopravy Otevírací doba Počty klientů Agenda Registru silničních vozidel Agenda Registru řidičů Výkon agendy v praxi Registr silničních vozidel Registr řidičů Kontrola a monitoring pracoviště Řízení agendy Registru řidičů a Registru silničních vozidel s využitím vyvolávacího systému. 18 Způsob zavedení vyvolávacího systému do úřadu (technické řešení) Technické řešení Příprava

4 Komponenty Umístění komponentů Instalace software Rezervační proces (rezervace online) Postupy práce a řízení agend Základní prvky Postupy práce Registr silničních vozidel Registr řidičů Efektivní využívání pracovní doby Závěrečné shrnutí

5 Základní charakteristika městského úřadu Městský úřad a správní obvod Městský úřad Holice je orgánem Města Holic, který se ve své činnosti řídí zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení) a plní úkoly v rámci samostatné a přenesené působnosti obce. Samotné Město Holice bylo zákonem č. 314/2002 Sb., o stanovení obcí s pověřeným obecním úřadem a stanovení obcí s rozšířenou působností, zařazeno mezi obce s rozšířenou působností. Městský úřad proto vykonává v přenesené působnosti státní správu v základním rozsahu, v rozsahu pověřeného úřadu i v rozsahu úřadu s rozšířenou působností ve správním obvodu, který je tvořen územím Města Holic a obcí Býšť, Dolní Roveň, Dolní Ředice, Holice, Horní Jelení, Horní Ředice, Chvojenec, Jaroslav, Ostřetín, Poběžovice u Holic, Trusnov, Uhersko, Veliny a Vysoké Chvojno. K datu měl správní obvod obyvatel. Obr. 1 Zdroj: Český statistický úřad, Administrativní mapa - správní obvod Holice 4

6 Městský úřad se dále člení na nižší organizační jednotky, kterými jsou odbory. Celkem se jedná o sedm odborů a kancelář tajemníka. Tyto složky a zaměstnanci do nich zařazení plní obecné úkoly v souladu s organizačním řádem městského úřadu a vykonávají speciálně činnosti čistě v oblasti samostatné působnosti, kombinovaně v samostatné i přenesené působnosti nebo pouze v přenesené působnosti. Odbor dopravy Odbor dopravy je organizační článek městského úřadu, který zabezpečuje na území správního obvodu v rámci přenesené působnosti obce s rozšířenou působností výkon státní správy na úseku dopravně správních agend. Mezi tyto agendy patří správa a vedení registru řidičů a řidičských oprávnění, správa a vedení registru silničních vozidel, úsek dopravních přestupků, úsek zkušebního komisaře, úsek autoškol a vzdělávání řidičů, agenda stanic měření emisí a výkon dopravního úřadu pro taxislužbu a městskou hromadnou dopravu. Do odboru je zařazeno a výkon těchto agend zajišťuje celkem sedm zaměstnanců městského úřadu. Neplatí pravidlo jeden zaměstnanec, jedna agenda. Vzhledem k velikosti a personálnímu obsazení se každý zaměstnanec zajišťuje výkon několika agend. Zpravidla se jedná o agendy dvě, v některých případech i tři. Agendy lze rozdělit na přepážkové a nepřepážkové. Mezi přepážkové agendy patří agenda registru řidičů a registru silničních vozidel. Ostatní agendy jsou nepřepážkové. Zásadní rozdíl při tomto způsobu rozdělení spočívá v několika faktorech. V prvé řadě se jedná o počty osob, které navštěvují úřad za účelem vybavení jejich záležitostí. V případě přepážkových agend jsou to desítky osob během dne, u ostatních agend tomu tak není. Dále je to doba a způsob obsluhy klientů. U přepážkových agend je většina požadavků klientů vyřizována bezprostředně po podání žádosti, zpravidla v časovém úseku minut až desítek minut. Patří sem také schopnost plánovat a regulovat počty klientů v závislosti na vůli zaměstnance úřadu, který danou činnost vykonává. Zatímco v případě přepážkových agend není možné množství klientů a časový úsek, kdy úřad navštíví, ovlivnit, u ostatních agent se toto běžně děje. V neposlední řadě je to také portfolio klientů, kteří službu vyhledávají. Pokud jde o nepřepážkové agendy, jedná se zpravidla o klienty ze správního obvodu nebo s vazbou na správní obvod (výjimkou jsou pouze dopravní přestupky). U přepážkových agend to jsou nebo v dohledné době budou klienti, u 5

7 kterých nelze žádnou vazbu na správní obvod předpokládat. Zanedbatelné není ani vnímání laické veřejnosti. Ta si agendy odborů dopravy převážně spojuje pouze se zápisem nebo přeregistrováním vozidla či s vydáním nebo výměnou řidičského průkazu. Obě tyto agend jsou samozřejmě přepážkové. Obr. 2 ODBOR DOPRAVY Přepážkové agendy Ostatní agendy Registr řidičů Registr silničních vozidel - úsek evidence vozidel Registr silničních vozidel - úsek technika Schéma odboru dopravy podle činností. Rozdělení je provedeno přepážkových a ostatních agend. 6

8 Analýza stávajícího způsobu řízení dopravně správních agent Řízení agendy Registru silničních vozidel a registru řidičů V předchozí charakteristice odboru dopravy bylo zvoleno členění agend na přepážkové a nepřepážkové. To členění bylo zvoleno záměrně, neboť vypovídá o účelném a smysluplném využití vyvolávacího systému pouze u agendy Registru silničních vozidel a registru řidičů. Právní rámec Agenda Registru silničních vozidel Opět se jedná o výkon státní správy v přenesené působnosti. Agenda se dále člení na dvě příbuzné, ale obsahově samostatné agendy. Jedná se o úsek evidence vozidel a úsek technika technické způsobilosti vozidel. Primárně se postupuje podle zákona č. 56/2001 Sb., o podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích a o změně zákona č. 168/1999 Sb., o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o pojištění odpovědnosti z provozu vozidla) a souvisejících vyhlášek, podle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, podle Nařízení EU a podle dalších souvisejících zákonů. Agenda Registru řidičů Jedná se čistě o výkon státní správy v přenesené působnosti. Postupuje se podle zákona č. 361/2000 Sb., o provozu na pozemních komunikacích a o změnách některých zákonů (zákon o silničním provozu) a souvisejících vyhlášek, podle zákona podle zákona č. 247/2000 Sb., o získávání a zdokonalování odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel a o změnách některých zákonů a souvisejících vyhlášek, podle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, podle Nařízení EU a podle dalších souvisejících zákonů. Zaměstnanci Počet zaměstnanců a jejich zařazení Obě agendy zajištují celkem čtyři zaměstnanci. Agendu Evidence silničních vozidel dva zaměstnanci, agendu Technika technické způsobilosti vozidel jeden zaměstnanec a agendu Registru řidičů také jeden zaměstnanec. Jedná se o úředníky, kteří museli prokázat odbornou 7

9 způsobilost pro výkon těchto činností. Tito se navzájem doplňují a zastupují. Znamená to, že jeden úředník z agendy Evidence silničních vozidel řeší i technické záležitosti (technik) a je tomu i naopak a další úředník ze stejné agendy pracuje na Registru řidičů, pokud to situace vyžaduje. Komunikace mezi zaměstnanci Komunikace mezi zaměstnanci a případné předávání klientů probíhá opět osobně, příp. telefonicky. V případě, že je klient odkázán na jinou přepážku, např. evidence vozidel velmi často odkazuje na agendu technika, tak odchází a řadí se opět do fronty čekajících na úkon u technika. Pokud není žádoucí, aby klient čekal opět ve frontě (jednu již vystál), musí tuto skutečnost vyřešit zaměstnanci osobně. Jenom tak dojde k jeho přednostnímu odbavení. Kapacita zaměstnanců V plném personálním obsazení je stávající kapacita zaměstnanců rámci v rámci obou agend dostatečná. Není však možné připustit její snížení. Jakmile počet zaměstnanců klesne, je zajištění chodu agend a činností obtížnější. V případě plánovaného snížení (např. období dovolených) lze po určitou omezenou dobu chod agendy a činnost zajistit. Problematicky se ovšem zvládá neplánová nepřítomnost, např. nemoc, návštěva u lékaře či jiné nepředvídatelné situace. Pokud v tomto okamžiku dojde k neplánovanému snížení o dva zaměstnance, může dojít i k omezení rozsahu poskytovaných služeb. Taková situace zvládá obtížně i z hlediska časového. V současné době není možné regulovat množství klientů, kteří čekají na vyřízení své žádosti. Tato situace je pak velmi zátěžová a stresující pro zaměstnance i klienty. Nezřídka vznikají i konfliktní situace, kdy se klient domáhá vyřízení své záležitosti po určité době čekání ve frontě, kterou mu však není úředník vykonávající danou agendu schopen poskytnout. 8

10 Obsah agend a orientační časy pro vyřízení úkonu Registr silničních vozidel úkony a orientační časy Evidence silničních vozidel Úkon zaměstnance zápisy nových vozidel do registru silničních vozidel změny vlastníka a provozovatele u ojetých vozidel vyřazení vozidel z provozu, ukončení vyřazení, zánik vozidel, zápisy adresy místa umístění vyřazených vozidel výměny registračních značek a dokladů k vozidlu za ztracené, odcizené zápisy změn údajů místo pobytu, příjmení výdeje registračních značek na přání a na nosiče kol výdeje dat z registru vozidel Orientační čas na vyřízení klienta minut minut minut minut minut minut minut Technik (technická způsobilost silničních vozidel) Úkon zaměstnance dovozy vozidel dovezených ze zahraničí (zápis do registru) vývozy vozidel do zahraničí stavby a přestavby vozidel zápisy a schválení tažného zařízení, LPG, CNG, alternativních pneumatik duplikáty technických průkazů Orientační čas na vyřízení klienta minut minut nelze určit, řeší se individuálně minut minut 9

11 zápisy o schválení vozidel určených k přepravě nebezpečných věcí podle dohody ADR minut Registru řidičů úkony a orientační časy Úkon zaměstnance žádosti, vydání a výměny řidičských průkazů vydání mezinárodních řidičských průkazů administrace řidičských oprávnění (udělení, omezení, odnětí, vrácení, podmínění) řízení o zdravotním omezení řidičů (např. brýle, kontaktní čočky aj.) administrace profesní způsobilosti řidičů vydání a evidence paměťových karet do digitálního tachografu (karta řidiče, karta vozidla, karta servisu) výpisy z bodového hodnocení řidičů výpisy z evidenční karty řidiče Orientační čas na vyřízení klienta minut minut nelze určit, řeší se individuálně minut nelze určit, řeší se individuálně minut minut minut Umístění odboru opravy v budově a otevírací doba Umístění odboru dopravy Odbor dopravy je situován v druhém nadzemním podlaží budovy, kde má sídlo městský úřad. Ten sídlí v ulici Holubova čp. 1 v Holicích. Pouze kancelář zkušebního komisaře se nachází v čtvrtém podlaží. Přístupný je po schodech nebo výtahem. Jednotlivá pracoviště se vstupuje ze společné chodby. Nachází se zde tedy kancelář vedoucího odboru, kancelář evidence silničních vozidel (dva zaměstnanci), kancelář technika (jeden zaměstnanec) i kancelář registru řidičů (jeden zaměstnanec). Na chodbě je dále kancelář, kde se projednávají dopravní přestupky (jeden zaměstnanec). Tato společná chodba je průchozí a lze jí projít do dalších služebních (kanceláře IT) nebo reprezentativních prostor (obřadní síň) městského úřadu. 10

12 Obr. 3 Evidence vozidel WC ženy WC muži Výtah 2 přepážky Kuchyň Schodiště výstup Společná chodba vstup Technik 1 přepážka Dopravní přestupky Vedoucí odboru Registr řidičů 1 přepážka Sklad Schéma umístění kanceláří na odboru dopravy. Zvýrazněny jsou kanceláře, kde jsou vykonávány přepážkové agendy. Otevírací doba Městský úřad má zavedeny provozní hodiny a úřední hodiny pro veřejnost. Provozní doba se neshoduje s úředními hodinami. V případě úředních hodin má klient jistotu, že na odboru dopravy vyřídí vždy záležitost, kvůli níž se na úřad vypravil. V provozních hodinách tomu tak být nemusí. V danou dobu může úředník plnit i jiné úkoly v budově úřadu nebo mimo něj. Obr. 4 Provozní hodiny Po Út St Čt Pá So Ne 07:00-17:00 07:00-15:00 07:00-17:00 07:00-14:30 07:00-14:00 Úřední hodiny Po Út St Čt Pá So Ne 08:00-17:00 08:00-17:00 07:00-12:00 Úřední a provozní hodiny městského úřadu 11

13 Bez možnosti plánování práce s konkrétními klienty, které spočívá zejména v možnosti objednání s dostatečným časovým předstihem, není při současném personální obsazení možné rozšířit úřední hodiny i na další provozní dny. Počty klientů Agenda Registru silničních vozidel Počet klientů v tomto případě není dán jen velkostí správního obvodu. Přibližně třetina žadatelů, která se dostaví na odbor dopravy, nemusí mít žádnou vazbu na správní obvod. Jedná se o důsledek novely zákona č. 56/2001 Sb., který od upravil podmínky pro většinu úkonů v rámci této agendy. S uvedeným datem došlo k tzv. uvolnění místní příslušnosti, což znamená, že požadovaný úkon je schopen a oprávněn provést jakýkoliv úřad obce s rozšířenou působností. Těch je v České republice celkem 205. Jak již bylo uvedeno, dvě třetiny klientů, kteří navštíví odbor dopravy, mají bydliště nebo sídlo jeho správním obvodu. Velikost správního obvodu je v případě této agendy dána počtem vozidel a počtem provozovatelů vozidel. Ke konci roku 2016 odbor dopravy spravoval a administroval celkem silničních vozidel. V delší úředních dnech, kterými jsou pondělí a středa, navštíví pracoviště klientů denně. V pátek je počet obsloužených klientů zpravidla menší než 30. Jako v předchozím případě je při určené těchto počtů vycházeno ze statistických výkazů činnosti a z odhadů daných dlouhodobou praxí. Zcela exaktně však počty nelze určit. Důvody jsou obdobné jako u agendy Registru řidičů. S uvedeným počtem klientů pracují v ideálním případě celkem tři úředníci. Jeden z pozice technika a dva na evidenci silničních vozidel. Rozdíl v počtu zaměstnanců proti předchozí agendě je dán zejména časovou náročností úkonů a větší obtížností, složitostí agendy, co do obsahu i rozsahu. 12

14 Kč/tis. počet Kč/tis. počet Obr ,0 1400,0 1200,0 1000,0 800,0 600,0 400,0 200,0 0,0 Registrace vozidel a správní poplatky ve sledovaném období ,0 1199,7 1209,1 1275,6 1158, ,6 1208, roky Správní poplatek (Kč/tis.) Celkem přihlášeno vozidel Počty klientů vybrané činnosti registrace vozidel pořízených v rámci České republiky Obr Registrace z EU (dovozy) a správní poplatky ve sledovaném období 576,3 602,1 566,8 492,6 507, ,3 347,4 Registrace EU Správní poplatek (Kč/tis.) roky Počty klientů vybrané činnosti registrace vozidel dovezených z EU Agenda Registru řidičů Počet klientů je v případě agendy Registru řidičů dán velikostí správního obvodu. Do současné doby platí ustanovení o místní příslušnosti, proto svoji záležitost v rámci této agendy vyřídí na odboru dopravy jen žadatelé, kteří mají bydliště nebo sídlo v rámci správního obvodu obce s rozšířenou působností. Ke konci roku 2016 bylo v rámci správního obvodu evidováno a 13

15 Kč/set. počet administrováno celkem řidičů s řidičskými oprávněními. K významné změně dojde od Novelou zákona č. 361/2000 Sb. bylo stanoveno, že bude možné vyřídit žádost o vydání nového řidičského průkazu na kterémkoli úřadu obce s rozšířenou působností v České republice. Tato změna se bude týkat i průkazů profesní způsobilosti a paměťových karet do digitálního tachografu. V delší úředních dnech (pondělí a středa) navštíví toto pracoviště klientů denně. V pátek, který je kratším úředním dnem, je počet obsloužených klientů většinou menší než 20. Při určené těchto počtů je vycházeno ze statistických výkazů činnosti a z odhadů daných dlouhodobou praxí. Exaktně však přesné počty nelze určit. Záleží velmi na období v roce, na připravenosti klientů (někteří klienti nemají v pořádku všechny doklady, které k vyřízení záležitosti potřebují, a proto odcházejí), na specifikaci služby, která je požadována, dokonce i na počasí ale i na jiných faktorech. S tímto počtem klientů pracuje celkem jeden úředník. Obr Vydané ŘP a správní poplatky za sledované období , ,9 816,2 876, ,2 1066,5 815,5 Vydání (výměna) ŘP Správní poplatek (Kč/set) roky Počty klientů vybrané činnosti žadatelé o vydání nebo výměnu řidičského průkazu 14

16 Výkon agendy v praxi Registr silničních vozidel Jedná se o agendu Evidence vozidel a agendu Technika. V současné době je výkon agendy prováděn prostřednictvím webové aplikace s názvem Centrální registr vozidel (CRV). Správcem systému je Ministerstvo dopravy. Aplikaci si každý oprávněný zaměstnanec pod vlastním uživatelským jménem a heslem spustí na svém PC. V aplikaci pak administruje data u konkrétních vozidel, jejich provozovatelů nebo vlastníků. Jak bylo jednou uvedeno, agendu zajišťují v ideálním případě tři zaměstnanci. Jedná se o úředníky referenty odboru dopravy, kteří mají speciální vzdělání pro výkon této agendy. Vlastní výkon však nespočívá pouze v zadání dat do uvedeného systému. Nejprve probíhá komunikace s klientem, identifikace problému, příp. odstranění nedostatků. S vlastním zadáním dat v aplikace CRV pak souvisí činnosti, jako skenování dokumentů do aplikace, vytvoření kopií některých dokumentů, zavedení žádosti do systému spisové služby nebo do jiné podobné evidence, vyměření správního poplatku a vypsání dokladu, tisk dokladů, vystavení technických průkazů a osvědčení o registraci, laminování dokladů a samotné založení žádosti, které končí až jejím uložením do archivu. Výčet těchto činností není samozřejmě taxativní a mění se podle druhu požadovaného úkonu. Klienti přicházejí vyřídit svoji záležitost v úředních dnech. Jejich počty nelze regulovat, množství, které navštíví pracoviště je víceméně nahodilé. Možnost objednání na konkrétní čas v úřední den, ale i neúřední neexistuje. Po předchozí domluvě (zpravidla telefonické) lze vyřídit záležitost klienta v neúředních hodinách. Velmi často se však stává, že klient navštíví pracoviště, aniž by se dopředu na návštěvě dohodl. V tomto případě nemusí svoji záležitost vyřídit a váží tak zbytečně cestu. Důvodů je několik. Příslušný úředník může mít naplánovanou jinou práci, nemusí být vůbec v zaměstnání, nebo v zaměstnání je, ale pohybuje se momentálně mimo úřad apod. Takovéto situace pak samozřejmě vedou k nespokojenosti klientů. Komunikace s klientem probíhá podle následujících pravidel. Klient je vyvoláván na přepážku ústně. Každá přepážka je umístěna uvnitř kanceláře. Jedná se o odbavovací pult, který odděluje klienta od zaměstnance. V kanceláři, kde je umístěna evidence vozidel, se jedná o dvě přepážky, které v ideálním stavu obsluhují dva zaměstnanci. V kanceláři technika je to 15

17 pouze jedna přepážka. Ústní vyvolání spočívá v tom, že zaměstnanec musí vyjít na chodbu a vyzvat klienta, aby vstoupil. Nebo jej vyvolá přímo z kanceláře, ale za předpokladu, že jsou otevřené a zůstávají otevřené dveře. To ovšem není ideální řešení, neboť jednání je vždy přísně neveřejné a klienti čekající ve frontě by neměli mít informace o tom, jaká úřední záležitost je před nimi vyřizována. V případě, že jsou všechny podklady klienta v pořádku a lze v řízení o žádosti pokračovat, je vyzván, aby se posadil na chodbu s tím, že jeho požadavek bude zpracován. Jaké jsou orientační časy na vyřízení klienta, je uvedeno v předcházející části, viz obsah agend a orientační časy pro vyřízení úkonu. Jedná se opravdu pouze orientační časy, kompletní čas potřebný k vyřízení klienta bývá vysoce individuální záležitostí a může se lišit. Po provedení úkonu je klient opět ústně vyvolán, příp. jej zaměstnanec přímo vyzvedne na chodbě. V současné době není pracoviště vybaveno takovými technickými prostředky, aby bylo možné určit celkové, příp. průměrné doby potřebné k vyřízení klienta. Přehled o počtu klientů čekajících ve frontě zaměstnanec nemá, pokud nevyjde opět na chodbu a nezkontroluje stav. Protože běžně za jedním úkonem chodí i dva žadatelé, musí se navíc všech přítomných dotázat, s jakou záležitostí se na úřad dostavili. Jen tak získá zaměstnanec přehled o počtu klientů i o čase, který bude potřebovat ke zpracování jejich požadavků. Registr řidičů Obdobně probíhá proces práce s klientem na pracovišti, kde je vykonávána agenda Registr řidičů. Výkon agendy je zajištěn prostřednictvím webové aplikace s názvem Centrální registr řidičů. Správcem systému je Ministerstvo dopravy. Aplikaci si každý oprávněný zaměstnanec pod vlastním uživatelským jménem a heslem spustí na svém PC. V aplikaci se editují data u konkrétních řidičů. Agendu zajišťuje v současné době jeden zaměstnanec, který je v případě nepřítomnosti zastupován. Opět se jedná o úředníky, kteří mají speciální vzdělání pro výkon této agendy. Systém práce s klientem je až na malé výjimky totožný s agendou Registr silničních vozidel a platí zde stejná pravidla. I na tomto pracoviště nejprve probíhá komunikace s klientem, identifikace problému, kontrola předložených dokladů a až poté vlastní zpracování žádosti. Také sem klienti přicházejí vyřídit svoji záležitost v úředních dnech. Jejich množství nelze 16

18 regulovat a je opět víceméně nahodilé. Možnost objednání na konkrétní čas také neexistuje. Orientační časy na vyřízení klienta jsou uvedeny v dokumentu dříve. I toto pracoviště není vybaveno podpůrným systémem, díky němuž by bylo možné určit celkové, příp. průměrné doby potřebné k vyřízení klienta. Stejně tak nemá zaměstnanec přehled o frontě klientů a počtu úkonů, které jej čekají. Kontrola a monitoring pracoviště Kontrolu zaměstnanců a monitoring přepážek provádí vedoucí odboru. Aby měl zpětnou vazbu, musí kvantitativní a i kvalitativní informace o výkonech a pracovní zátěži jednotlivých zaměstnanců čerpat z aplikace CRV a z aplikace CRŘ. K tomuto účelu využívá také interní evidence, které si zaměstnanci u některých specifických činností vedou. Tyto možnosti navíc musí kombinovat s fyzickou kontrolou, která předpokládá jeho osobní účast, na jednotlivých pracovištích během pracovního dne. Stejným způsobem získává i informace o počtech klientů, kteří navštíví obě pracoviště a o časech jejich odbavení. Oba systémy však nepracují s počtem klientů, nýbrž evidují počet úkonů. Ten bývá zpravidla větší než počet klientů (jednoho klienta se týká více úkonů). Příkladem je přihlášení ojetého vozidla na nového provozovatele a současně výměna tabulky s registrační značkou pro jednoho klienta. Výstupem jsou informace, které nemusí vždy korespondovat se skutečností a mohou být mírně zkreslené. Sestavy, výsledky a přehledy nemá vedoucí k dispozici online. Tyto musí nejprve vytvořit a porovnat. Výsledky zpravidla zpracovává jednou za kalendářní měsíc. Zpracování v kratších intervalech by z hlediska pracnosti a času nebylo efektivní. 17

19 Řízení agendy Registru řidičů a Registru silničních vozidel s využitím vyvolávacího systému V předchozí části byla provedena charakteristika odboru, v níž bylo zvoleno členění agend na přepážkové a nepřepážkové. To členění bylo zvoleno záměrně, neboť vypovídá o tom, které agendy je efektivní usměrňovat a řídit s využitím vyvolávacího systému. Jedná se právě o agendy, jež byly označeny jako přepážkové. Jde o agendu Registru řidičů a řidičských oprávnění, agendu Registru silničních vozidel úsek evidence silničních vozidel a agendu Registru silničních vozidel úsek technika. Důvody pro využití vyvolávacího systému jsou nasnadě a jsou v předchozí části nastíněny. Vyvolávací systém lze efektivně využít při vyřizování záležitostí klientů na přepážce, při komunikaci s klientem, při řízení a regulaci počtu klientů i při monitoringu objemu práce a pobočky ze strany vedoucího pracovníka. V případě doplnění vyvolávacího systému o rezervační modul, který zajišťuje propojení s internetem, by navíc bylo možné, aby se klienti v úředních hodinách objednávali k provedení úkonu v konkrétním časovém úseku. Objednání by probíhalo standardně přes webové rozhraní. Tato možnost by navíc přispěla i k efektivnějšímu využívaní a řízení pracovní doby a jednotlivých pracovních činností. Cílem by pak mohlo být i rozšíření počtu úředních dnů. V rámci okresu Pardubice vykonávají v současné době státní správu v rozšířeném rozsahu celkem tři pověřené obecní úřady (úřady III. typu). Mimo Městský úřad Holice to jsou Magistrát města Pardubic a Městský úřad Přelouč. Odbory dopravy obou úřadů již několik let vyvolávací systém využívají. S vyvolávacím systém samozřejmě oba úřady využívají rezervační moduly, které byly dodavatelem do systému implementovány. Zkušenosti s využitím této technologie jsou výborné, díky zavedení systému došlo ke zvýšení komfortu klientů i zlepšení kvality a efektivity práce úředníků. Hodnocení vedoucích pracovníků je pozitivní a jednoznačně doporučují zavedení jak pro agendu Registru silničních vozidel, tak pro agendu Registru řidičů. 18

20 Způsob zavedení vyvolávacího systému do úřadu (technické řešení) Technické řešení Požadavkem je, aby byl vyvolávací systém kompatibilní s počítačovou sítí městského úřadu, do které bude připojen. Řídící aplikace systému a konfigurační klient by měl být schopen komunikovat s operačními systémy Windows, které jsou na městském úřady využívány. Jednotlivé komponenty a stanice budou propojeny kabelem Ethernet (LAN). Důležitým požadavkem je také služba zajišťující propojení systému s internetem. Řídící aplikace i a konfigurační klienti budou naistalovány na server a stávající PC stanice. Obr. 8 Schéma vyvolávacího systému Příprava Před vlastní instalací bude provedena stavebně technická příprava, která spočívá v instalaci síťového prvku Swich na chodbě a kabeláže Ethernet (LAN) a jejího zapojení do sítě. K místu, kde bude umístěn terminál s tiskárnou a hlavní panel musí být přivedena zásuvka s napětím 220V. Technickou přípravu provedou pracovníci IT (kmenoví zaměstnanci úřadu) a ostatní prvky týkající se elektroinstalace provede externí odborná firma. 19

21 Komponenty stojan s tiskárnou přepážkový displej jednořádkový (2 kusy) přepážkový displej dvojřádkový hlavní displej dvojřádkový zvukový reproduktor konfigurační klient řídící aplikace k rezervačnímu systému Umístění komponentů Obr. 9 Hlavní displej Dvouřádkový přepážkový LED displej Evidence vozidel WC ženy WC muži Výtah PC 2 přepážky PC Kuchyň Schodiště Společná chodba vstup klientů Jednořádkový displej Jednořádkový displej Technik 1 přepážka Dopravní přestupky Vedoucí odboru Registr řidičů 1 přepážka Terminál - Sklad tiskárna PC PC (řídící aplikace) PC Schéma umístění komponentů systému. Výše uvedené schéma znázorňuje zamýšlené umístění komponentů. Terminál s tiskárnou pro výdej lístků s pořadovým číslem bude umístěn ihned za vstupem na chodbu. Klient bude mít možnost zvolit jednu ze tří nabízených agend. Čtvrtá možnost výběru se bude týkat klientů objednaných z internetu. Současně bude nad terminálem umístěna informační tabule, která 20

22 bude upozorňovat klienta na skutečnost, že musí před vstupem na přepážku vyzvednout lístek. Dále je uvažována další informační tabule, která bude vysvětlovat, jaké konkrétní úkony jednotlivé agendy obsahují. Proti vstupu na společnost chodbu bude umístěn hlavní displej a zvukový reproduktor. Tento displej bude znázorňovat a upozorňovat na stav jednotlivých přepážek (zda je volná nebo obsluhuje). Umístění přímo naproti vstupu na odbor dopravy se jeví jako vhodná alternativa, neboť klient bude při vstupu okamžitě upozorněn na to, že vyvolávací systém je v provozu. U vstupu do kanceláří, kde jsou vykonávány agendy Registr řidičů, Technik a Registr vozidel budou umístěny přepážkové displeje. Na nich bude uvedeno číslo přepážky a pořadové číslo klienta. Tyto displeje budou řadoví pracovníci řídit ze PC, na kterém pracují. Na PC stanici vedoucího odboru bude umístěn řídící konfigurační klient a řídící aplikace k rezervačními systému. Instalace software Instalaci software provede odpovědný zaměstnanec dodavatele vyvolávacího systému společně s IT pracovníkem městského úřadu. Instalace a konfigurace bude provedena na server města. Dále budou provedeny přepážkové instalace a instalace. Do webových stránek města Holice bude následně implementována, resp. bude vyhrazena část stránek, kde ve Frame pod názvem Rezervační systém, budou klienti provádět svoje objednávky přímo na webových stránkách dodavatele systému. Rezervační proces (rezervace online) Rezervační proces bude probíhat formou online internetové rezervační služby, umožňující klientům prohlédnout si aktuální stavy front na pracovištích a především možnost objednat se do vyvolávacího systému přes internetové stránky či mobilní aplikaci ke konkrétní činnosti, na konkrétní datum a přesný čas. Klient tak přichází ve smluveném termínu a na smluvený čas, je vyvolán s prioritou a vyhne se čekání ve frontě. Z důvodu zabezpečení systému před tzv. fiktivními klienty se objednaný klient po příchodu na odbor dopravy nejprve ve vyvolávacím systému autentizuje pomocí PIN kódu. Autentizace spočívá v zadání PINu na dotekové obrazovce tiskárny pořadových lístků. Teprve po autentizaci obdrží lístek s pořadovým číslem pro přednostní obsluhu. Klient není nucen dostavit se na minutu přesně; o časovém rozmezí je informován v ové zprávě společně s potvrzením rezervace a obdržením PINu. V současné době je uvažováno o akceptování kódu v 21

23 rozmezí 20 minut před až 5 minut po sjednaném termínu. Zpráva na rovněž připomene klientovi jeho rezervaci 24 hodin před sjednaným termínem. Klient vstoupí na internetové stránky města Holic a zvolí Rezervační systém. Odkaz na Rezervační systém Po zvolení nabídky rezervační systém se otevře okno s objednávkovou aplikací města Holice. Objednání 22

24 Následuje volba objednat na pobočku. Klient má možnost volby z nabídky Registr řidičů, Registr vozidel a Technik. Výběr agendy Následuje volba výběr agendy. Po jejím stisknutí se objeví rezervační kalendář. Výběr dne 23

25 Volba přesného času Po výběru příslušného dne a času klient dokončí objednávku vyplněním a odesláním rezervačního formuláře. Dokončení objednávky 24

26 Postupy práce a řízení agend Základní prvky Celkově, by parametry celého systému měly přispět k zvýšení efektivity a zkvalitní práce s klienty úřadu. Mělo by se jednat o moderní technický prvek, se kterým běžně pracují úřady stejného typy jako Městský úřad Holice. Jak již bylo řečeno, přínos by z něho měli mít zejména klienti úřadu, ale také obsluha, tedy zaměstnanci vykonávající jednotlivé agendy. V bodech by se požadované vlastnosti dali shrnout následovně. Přínos pro klienty pohodlné čekání bez stresu spravedlivé pořadí ve frontě diskrétnost při obsluze snadná orientace objednání přes internet Přínos pro uživatele klid na práci rovnoměrné vytížení obsluhy sledování vytíženosti přepážek možnost operativně reagovat na vzniklou situaci manažerské výstupy sledování statistik Moderní prvek technické přednosti: intuitivní obsluha hlasové vyvolávání bezdrátová komunikace ethernet, wifi kompatibilita s windows 25

27 Postupy práce Vyvolávací systém slouží k obsluze klientů, kteří navštíví registr řidičů nebo registr vozidel. Samoobslužný terminál stojí na chodbě u vstupu na odbor dopravy. Na terminálu jsou zobrazeny jednotlivé agendy v uvedených polích, po jejichž stisknutí je vydáno pořadové číslo (lístek). Následně je klient vyvolán na přepážku. K vyvolání dojde v okamžiku, kdy jsou obslouženi klienti ve frontě před ním. Výjimku tvoří klienti, kteří si službu objednali prostřednictvím online internetové rezervace. Ti jsou vyřízeni s prioritou, což znamená, že jsem zařazeni na začátek fronty před čekající klienty. Registr silničních vozidel Klient, který přichází bez objednání Klient si na terminálu u vstupu na odbor dopravy zvolí požadovanou službu, v tomto případě stiskne tlačítko Registr silničních vozidel nebo tlačítko Technik. Terminál mu přidělí lístek s pořadovým číslem. Od přidělení lístku s pořadovým číslem do okamžiku, kdy je o přítomnosti klienta informován příslušný pracovník, uplynou 4 minuty. V systému bude nakonfigurována tato prodleva (podle vyhodnocení provozu ji půjde operativně změnit), která by měla sloužit k tomu, aby si klient před vstupem na přepážku připravil potřebné doklady, příp. aby si vyplnil žádost týkající se požadovaného úkonu. Po uplynutí uvedené doby se na displeji příslušného pracovníka zobrazí klient ve frontě na posledním místě. V okamžiku, kdy se dostane na řadu, je pracovníkem vyvolán. Vyvolání probíhá tím způsobem, že se na společné chodbě ozve zvukový signál a současně se rozsvítí číslo klienta na přepážkovém a hlavním displeji. V tento okamžik klient v stupuje do kanceláře a přistupuje k přepážce, na kterou byl vyvolán. Zde dojde k posouzení žádosti, ověření totožnosti a vyhodnocení podkladů. V případě, že je vše v pořádku, je klient vyzván k zaplacení správního poplatku a následně je požádán, aby přepážku opustil a vyčkal na zpracování žádosti. Po celou dobu je na přepážkovém displeji rozsvíceno číslo klienta, jehož žádost je zpracovávána. Ostatní žadatelé ve frontě tak mají jistotu, že přepážka je vytížena a pracuje. V okamžiku, kde je požadavek klienta zpracován, dojde k jeho vyvolání. Ozve se opět zvukový signál (gong) a společně s ním se na přepážkovém displeji rozbliká klientovo číslo. V tento okamžik klient vstupuje přes zavřené dveře na přepážku, kde s ním je jeho záležitost dokončena. Poté pracovník přepážky ukončí činnost a klienta zařadí mezi vyřízené. Číslo klienta v tento okamžik z displeje mizí. Následuje vyvolání 26

28 dalšího klienta. Po celou dobu má pracovník na přepážce možnost monitorovat počet klientů ve frontě. Pokud se jejich počty neúměrně zvýšily, má možnost požádat o výpomoc další přepážku. Monitoring přepážky má samozřejmě k dispozici i vedoucí pracovník. Mimo řadu klientů a jejich počty může sledovat i jednotlivé časy a vytíženost jednotlivých pracovníků. Má také možnost nastavit automatické výpomoci přepážek při přetížení a má možnost rozhodnout o tom, kdy je přepážka přetížena. Současně může také ukončit provoz vyvolávacího systému a odkázat klienty na další pracovní den. Klient, který přichází objednán Proces je shodný s předchozí variantou. Rozdíl je pouze v tom, že klient na terminálu nevolí požadovanou službu (Registr silničních vozidel nebo Technik), nýbrž se volí položku Klienti objednaní z internetu a následně se autentizuje pomocí PIN kódu. Výhodou této služby je skutečnost, že tento klient bude vyřízen s prioritou, což znamená, že nebude systém zařazen na konec fronty čekajících klientů, ale před ně. K vyvolání dojde v okamžiku, kdy pracovník na přepážce vyřídí stávající žádost. Registr řidičů Vyvolání klienta, vlastní proces a vyřízení klienta bez nebo s objednávkou probíhá velmi podobně jako u předchozí agendy. Konfigurace musí být přizpůsobena mírně potřebám této přepážky. Od převzetí lístku s pořadovým číslem proto není nastavena žádná prodleva, což znamená, že klient může být vyvolán okamžitě. Protože je tato agenda zpracovávána pouze na jedné přepážce (rozdíl proti předchozí agendě, u té jsou obsluhováni klienti na třech přepážkách), tak na této přepážce není nastaveno výpomoc při přetížení a možnost přesunout klienta na jinou přepážku. I zde je samozřejmostí monitoring ze strany vedoucího pracovníka. Mimo řadu klientů a jejich počty může sledovat i jednotlivé časy a vytíženost pracovníka. I v tomto případě může ukončit provoz vyvolávacího systému a odkázat klienty na další pracovní den. Efektivní využívání pracovní doby V souvislosti se zavedením vyvolávacího systém lze uvažovat a efektivnějším využívaní pracovní doby. Díky funkcím systému mohou být zaměstnanci rovnoměrně vytěžování a dochází tak k odstranění časových disproporcí a vytížení mezi jednotlivými pracovníky. Velkým přínosem je pak klid na práci, který se samozřejmě musí projevit v kvalitě odvedené práce a snížení chybovosti a také v přístupu ke 27

29 klientům. Dochází také ke spravedlivějšímu rozložení práce mezi jednotlivé zaměstnance, což v konečném důsledku vede také k větší spokojenosti a soudržnosti, což je také velmi důležité pro fungování kolektivu. Vedoucí pracovník má navíc přehled a dokáže si objektivně vytvořit časový snímek dne a činností každého pracovníka, aniž by musel dlouhodobě a pracně zkoumat jejich výkony přímo na příslušném pracovišti. Za dané situace lze efektivněji využívat i pracovní dobu ve dnech, které nejsou označeny jako úřední. Proto je uvažováno o rozšíření stávajícího počtu úředních dnů ze tří na čtyři. Nově bylo jako další úřední den zvoleno úterý. Je uvažováno, že pro obě agendy, tedy jak Registr silničních vozidel, tak Registr řidičů, bude daný den vyhrazen primárně k obsluze klientů, kteří využijí online Rezervační systém. Při současném personálním obsazení a velikosti správního odboru, tak bude možno maximálně efektivně využívat pracovní dobu jednotlivých zaměstnanců, což by současně mělo vést k větší spokojenosti klientů, kteří si mohou vybrat ze čtyř pracovních dnů, kdy navštíví příslušné pracoviště. Závěrečné shrnutí Vyvolávací systém je moderní prvek využívaný při řízení dopravně správních činností na odboru dopravy. Jeho pořízením se město Holice zařadí mezi obce, které tyto systémy již řadu let standardně využívají. Díky jeho intuitivní obsluze a dalším technickým přednostem dojde k efektivnějšímu využívání pracovní doby zaměstnanci úřadu a rozšíření počtu úředních dnů. Současně by měl systém zjednodušit procesy řízení a komunikace s klienty a také přispět k větší solidaritě a soudržnosti mezi zaměstnanci. Jedná se o další prvek, který nepřímo souvisí s elektronizací systému veřejné správy, jež se v stává v současné době naprostým standardem. Nadstavbou pak bude rozšíření u službu zajišťující propojení s internetem. Stěžejním přínosem by proto měla být větší spokojenost klientů, kteří absolvují návštěvu úřadu bez stresu, s předstihem si budou moci připravit potřebné materiály, vyhnou se čekání ve frontách a vyřídí svoji záležitost. 28

30 0 Analýza současného stavu organizace oběhu řízení dokumentů pro Město Holice

31 Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů OBSAH 1 PODATELNA ANALOGOVÉ DOKUMENTY DIGITÁLNÍ DOKUMENTY FINANČNÍ ODBOR DORUČENÉ DOKUMENTY VYPRAVENÍ ŠABLONY ELEKTRONICKÝCH PŘÍLOH: TYPY DOKUMENTŮ SPISOVNA MAJETKOVÝ ODBOR DORUČENÉ DOKUMENTY VYPRAVENÍ ŠABLONY ELEKTRONICKÝCH PŘÍLOH: TYPY DOKUMENTŮ SPISOVNA ODBOR DOPRAVY DORUČENÉ DOKUMENTY VYPRAVENÍ ŠABLONY ELEKTRONICKÝCH PŘÍLOH: TYPY DOKUMENTŮ SPISOVNA SOCIÁLNÍ ODBOR DORUČENÉ DOKUMENTY VYPRAVENÍ ŠABLONY ELEKTRONICKÝCH PŘÍLOH: TYPY DOKUMENTŮ SPISOVNA SPRÁVNÍ ODBOR DORUČENÉ DOKUMENTY VYPRAVENÍ ŠABLONY ELEKTRONICKÝCH PŘÍLOH: TYPY DOKUMENTŮ SPISOVNA ODBOR ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ A STAVEBNÍ ÚŘAD DORUČENÉ DOKUMENTY VYPRAVENÍ ŠABLONY ELEKTRONICKÝCH PŘÍLOH: TYPY DOKUMENTŮ SPISOVNA VEDENÍ DORUČENÉ DOKUMENTY VYPRAVENÍ ŠABLONY ELEKTRONICKÝCH PŘÍLOH: TYPY DOKUMENTŮ SPISOVNA OBECNÍ ŽIVNOSTENSKÝ ÚŘAD

32 Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 9.1 DORUČENÉ DOKUMENTY VYPRAVENÍ ŠABLONY ELEKTRONICKÝCH PŘÍLOH: TYPY DOKUMENTŮ SPISOVNA VÝPRAVNA ANALOGOVÉ DOKUMENTY DIGITÁLNÍ DOKUMENTY SPISOVNA... 20

33

34 Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 1 Podatelna 1.1 Analogové dokumenty 1. Doručené prostřednictvím České pošty s.p. - jsou vyzvedávané pracovníky Podatelny na příslušné pobočce a následně zaevidovány ve Spisové službě a označeny jednoznačným identifikátorem. Poté jsou rozděleny na příslušný odbor převzetí potvrdí pověřený pracovník odboru podpisem na Předávacím protokolu. Distribuci v rámci organizace zajištuje pracovník Podatelny. 2. Doručené na Podatelnu se zaevidují do Spisové služby, označí jednoznačným identifikátorem a následně jsou distribuovány pracovníkem Podatelny po organizaci. 1.2 Digitální dokumenty 1. Doručené do Datové schránky - jsou automaticky staženy do Spisové služby a následně předány na příslušný odbor. Je-li příslušným odborem Odbor životního prostředí a stavební úřad a umožnuje-li to povaha dokumentu, je dokument vždy autorizovaně konvertován. Částečně jsou autorizovaně konvertovány dokumenty určeny pro Odbor dopravy (zbylé dokumenty se pro tento odbor netisknou). Ostatním odborům jsou předávaný v elektronické podobě. 2. Elektronická podatelna - zjevný spam je odstraněn. Ostatní doručení jsou zaevidována ve Spisové službě a je nastaveno předání na příslušný odbor

35 Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 2 Finanční odbor - 3 -

36 2.1 Doručené dokumenty Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 1. Dokumenty doručené na Podatelnu - jsou pracovníky podatelny zpravidla dodány v analogové podobě, následně jsou vedoucím odboru přiděleny ke zpracování jednotlivým pracovníkům (dokumenty nikdy nejsou autorizovaně konvertované). 2. Dokumenty doručené na odbor pracovníci je fyzicky předávají na Podatelnu, kde jsou označovány jednoznačným identifikátorem. 2.2 Vypravení 1. Analogové dokumenty - obálky nejsou tisknuty nástroji Spisové služby. Individuálně jsou následně dodány na Podatelnu. 2. Digitální dokumenty - pracovník zakládá a zajištuje elektronické vypravení. Vyžaduje-li to povaha věci, vedoucí pracovníci dokumenty nástroji Spisové služby podepíší a následně jsou předány pracovníkovi, který zajištuje jejich vlastní vypravení. 2.3 Šablony elektronických příloh Nepoužívají 2.4 Typy dokumentů Nepoužívají. 2.5 Spisovna Archivace doposud neproběhla, dokumenty jsou uloženy v určené příruční spisovně

37 Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 3 Majetkový odbor - 5 -

38 3.1 Doručené dokumenty Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 1. Dokumenty doručené na Podatelnu - jsou pracovníky podatelny dodány v analogové podobě následně jsou vedoucím odboru přiděleny ke zpracování pracovníkům. 2. Dokumenty doručené na odbor pracovníci je fyzicky předávají na Podatelnu, kde jsou označovány jednoznačným identifikátorem 3.2 Vypravení 1. Dokumenty doručené na Podatelnu - jsou pracovníky podatelny dodány v analogové podobě následně jsou vedoucím odboru přiděleny ke zpracování pracovníkům. 2. Dokumenty doručené na odbor pracovníci je fyzicky předávají na Podatelnu, kde jsou označovány jednoznačným identifikátorem 3.3 Šablony elektronických příloh Nepoužívají 3.4 Typy dokumentů Nepoužívají. 3.5 Spisovna Archivace doposud neproběhla, dokumenty jsou uloženy v určených příruční spisovny - 6 -

39 Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 4 Odbor dopravy 4.1 Doručené dokumenty 1. Dokumenty doručené na Podatelnu - jsou pracovníky podatelny evidovány. Dokumenty vkládané do spisu jsou autorizovaně konvertovány, ostatní jsou dodané v digitálně podobě. 2. Dokumenty doručené na odbor - jsou (dle Spisového řadu) evidovány ve sběrném archu

40 4.2 Vypravení Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 1. Analogové dokumenty - obálky jsou vždy tisknuty nástroji Spisové služby. Individuálně jsou následně dodány na Podatelnu. 2. Digitální dokumenty - pracovník zakládá a zajištuje elektronické vypravení. Vyžaduje-li to povaha věci, pracovník (pověřená osoba) dokumenty nástroji Spisové služby podepíše a následně jsou předány na výpravnu. 4.3 Šablony elektronických příloh Používají (přibližně 10 vzorů). 4.4 Typy dokumentů Používají. 4.5 Spisovna Dokumenty se ukládají v příruční spisovně. V rámci možností jsou dokumenty předávaný rovněž do oblastního archivu

41 Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 5 Sociální odbor 5.1 Doručené dokumenty. 1. Dokumenty doručené na Podatelnu - jsou pracovníky podatelny dodány v analogové podobě (některé dokumenty se konvertují), následně jsou vedoucím odboru přiděleny ke zpracování pracovníkům. 2. Dokumenty doručené na odbor - pracovníci evidují ve Spisové službě a označují je jednoznačným identifikátorem, jen výjimečně fyzicky předávají na Podatelnu, kde jsou zaevidovány a označovány jednoznačným identifikátorem - 9 -

42 5.2 Vypravení Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 1. Analogové dokumenty - obálky jsou připraveny mimo Spisovou službu. Individuálně jsou následně dodány na Podatelnu. 2. Digitální dokumenty - pracovník zakládá a zajištuje elektronické vypravení. Vyžaduje-li to povaha věci, pracovník (pověřená osoba) dokumenty nástroji Spisové služby podepíše a následně jsou předány na výpravnu. 5.3 Šablony elektronických příloh Nepoužívají 5.4 Typy dokumentů Nepoužívají. 5.5 Spisovna Dokumenty se ukládají v příruční spisovně. Agenda Sociálně - právně ochrany se dosud nepředávala, zbylé agendy jsou pravidelně předávány

43 Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 6 Správní odbor 6.1 Doručené dokumenty 1. Dokumenty doručené na Podatelnu - jsou pracovníky podatelny dodány v analogové podobě (dokumenty se konvertují jen na vyžádání pracovníka správního odboru), následně jsou vedoucím odboru přiděleny ke zpracování pracovníkům

44 Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 2. Dokumenty doručené na odbor - pracovníci fyzicky předávají na Podatelnu, kde jsou označovány jednoznačným identifikátorem (s výjimkou jednoho pracovníka, který dokument zaznamená do Spisové služby a označuje jednoznačným identifikátorem). 6.2 Vypravení 1. Analogové dokumenty - obálky jsou s výjimkou jednoho pracovníka vždy tisknuty nástroji Spisové služby. Individuálně jsou následně dodány na Podatelnu. 2. Digitální dokumenty - pracovník zakládá a zajištuje elektronické vypravení. Vyžaduje-li to povaha věci, pracovník (pověřená osoba) dokumenty nástroji Spisové služby podepíše a následně jsou předány na výpravnu. 6.3 Šablony elektronických příloh Nepoužívají 6.4 Typy dokumentů Nepoužívají. 6.5 Spisovna Dokumenty se ukládají v příruční spisovně. Předání do Oblastního archivu je ze strany této organizace pozastaveno (bez uvedení konkrétního důvodu)

45 Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 7 Odbor životního prostředí a stavební úřad

46 7.1 Doručené dokumenty Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 1. Dokumenty doručené na Podatelnu - jsou pracovníky podatelny dodány v analogové podobě (pokud to povaha věci dovoluje, veškeré digitální dokumenty se autorizovaně konvertují), následně jsou vedoucím odboru přiděleny ke zpracování pracovníkům (s výjimkou stavební agendy, kterou rozděluje zástupce vedoucího). 2. Dokumenty doručené na odbor - pracovníci fyzicky předávají na Podatelnu, kde jsou označovány jednoznačným identifikátorem (s výjimkou dokumentů, přijatých vedoucím odboru, který je označuje jednoznačným identifikátorem přímo). 7.2 Vypravení 1. Analogové dokumenty - obálky jsou vždy tisknuty nástroji Spisové služby (případně z aplikace firmy Vita, kde je nastavená vazba na Spisovou službu). Individuálně jsou následně dodány na Podatelnu. 2. Digitální dokumenty - pracovník zakládá a zajištuje elektronické vypravení. Vyžaduje-li to povaha věci, vedoucí pracovníci dokumenty nástroji Spisové služby podepíší a následně jsou předány na pracovníka, který zajištuje vlastní vypravení. 7.3 Šablony elektronických příloh Nepoužívají 7.4 Typy dokumentů Nepoužívají. 7.5 Spisovna Archivace doposud neproběhla, dokumenty jsou uloženy v určených prostorech

47 Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 8 Vedení

48 8.1 Doručené dokumenty Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 1. Dokumenty doručené na Podatelnu - jsou pracovníky podatelny dodány v analogové podobě (dokumenty se autorizovaně nekonvertují), následně jsou sekretariátem odboru přiděleny ke zpracování. 2. Dokumenty doručené na odbor - pracovníci je fyzicky předávají na Podatelnu, kde jsou označovány jednoznačným identifikátorem. 8.2 Vypravení 1. Analogové dokumenty - obálky jsou připraveny vždy mimo Spisovou službu. Vlastní dokumenty nejsou na sekretariátu evidovány ve Spisové službě, ostatní pracovníci odboru vlastní dokumenty evidují. 2. Digitální dokumenty - sekretariát zakládá a zajištuje elektronické vypravení (za starostu a místostarostu). Vyžaduje-li to povaha věci, tajemník je nástroji Spisové služby podepíše a následně jsou předány na pracovníka, který zajištuje vlastní vypravení. 8.3 Šablony elektronických příloh Nepoužívají. 8.4 Typy dokumentů Nepoužívají. 8.5 Spisovna Archivace doposud neproběhla, dokumenty jsou uloženy v určené příruční spisovně. V rámci možností jsou dokumenty předávaný rovněž do oblastního archivu

49 9 Obecní živnostenský úřad Město Holice - Analýza současného stavu organizace řízení oběhu dokumentů 9.1 Doručené dokumenty 1. Dokumenty doručené na Podatelnu - jsou pracovníky podatelny zpravidla dodány v digitální podobě, následně jsou vedoucím odboru přiděleny ke zpracování pracovníkům (živnostenská agenda je zpracovávaná v aplikaci RŽP, která má vazbu na Spisovou službu, agenda VHA a zemědělská je zpracována ve Spisové službě). 2. Dokumenty doručené na odbor - pracovníci fyzicky předávají na Podatelnu, kde jsou označovány jednoznačným identifikátorem (s výjimkou dokumentů, přijatých vedoucí odboru, který je označuje jednoznačným identifikátorem přímo)