Spisový plán Vysoká škola finanční a správní, o.p.s.

Transkript

1 Spisový plán Vysoká škola finanční a správní, o.p.s. Spis. 1. Akademická rada 1.1 ustavení, členství,volba a odvolání členů A jednací řád A zápisy ze zasedání A podklady pro jednání V 5 2. Akce pořádané VŠFS (fakultou, pracovištěm) 2.1 fotografická, zvuková a jiná dokumentace A letáky, pozvánky, plakáty, pozvánky apod. - ukázky A hodnocení, výsledky, zprávy S zabezpečení (organizační, ekonomické) S hosté,delegáti, cizinci záznamy o návštěvách významných osobností A seznamy a pozvánky V organizační zabezpečení, ubytování S konference, protokoly, zprávy, sympozia dokumenty, materiály, seznamy účastníků S organizační zabezpečení, ubytování S paměti, vzpomínky a jiné záznamy týkající se historie VŠFS A pamětní kniha,materiály dokumentující historii školy A medaile A přednášky a projevy akademických funkcionářů, významných odborníků a umělců, hostů VŠFS apod. V ostatní V tiskové konference A 5 3. Bezpečnost a ochrana zdraví při práci 3.1 inspekce bezpečnosti práce V školení BOZP S výkazy o stavu bezpečnosti a hygieny práce (roční a delší) záznamy o kontrolách a dodržování bezpečnostích S předpisů S úrazy hlášení o smrtelných a těžkých V hlášení lehkých S záznamy o úrazech V kniha úrazů a nemocí z povolání S 5 4. Dokumentace staveb 4.1 dodavatelská stavební a technologická dokumentace skutečného provedení celé stavby A vlastních (jednotlivých) staveb A dílčí projektové a stavební výsledky S 10

2 Spis. 4.4 situační plány A fotodokumentace vlastních staveb A kolaudace A zápisy o přejímce staveb A projektová dokumentace - úvodní, prováděci, zadávací a technický projekt A zadání staveb S realizační výkresy S rozpisy stavební, požadavků, investi apod. S rozpočty souhrnné A ostatní S správní výměry (územní rozhodnutí, stavební povolení apod. A stavební deníky V studie (srovnávací, projektové, technologické,zastavovací) A technické zprávy A stavby a stavebně montážní práce dlouhodobé výhledy V stavební povolení a souhlas k zahájení stavby A rozhodnutí o umístění, změnách a vyklizení stavby A investiční studie (záměry, úkoly) včetně posudků a schvalovacích procesů A stavební rozpočty souhrnné V ostatní S provozní písemnosti (průběh, změny, dohled nad stavbou, zápisy z jednání S Doprava 5.1 dispečink (rozpisy jízd) S evidence o stavu motorových vozidel, změnách, nákupu, vyřazení S pohonné hmoty - veškeré písemnosti S pojištění motorových vozidel S příkazy k jízdě S skladová evidence náhradních dílů, pneumatik, olejů S styk s pojišťovnou - korespondence S údržba, oprava a provoz vozidel S výkazy o výkonech S zápisy o TP S žádanky o přepravu S 3 6. Ediční činnost 6.1 Ediční plány A evidence zakázek+ objednávky práce a materiálu S roční rozbory A výkazy výroby, výrobní podklady a příkazy S zápisy ze schůzí edičních komisí S žádanky na xerokopie S publikace

3 Spis časopisy vydané VŠFS vlastní A podkladové materiály, redakční písemnosti S rukopisy po vydání A rukopisy nevydaných publikací V skripta a učebnice povinný výtisk A schvalovací a ostatní agenda S články v tisku články a příspěvky pracovníků V jubilea a nekrology V zápisy z jednání redakční rady A 5 7. Energetika 7.1 bilance spotřeby paliv a energií S evidence telekomunikačních zařízení S penále, poplatky S revize energetických zařízení S rozpočty spotřeby paliv S 3 8. Granty 8.1 fond rozvoje VŠFS V grantová agentura ČR V vnitřní granty VŠFS V zahraniční V MŠMT nebo jiná ministerstva V dokumentace projektů z JPD 3 S Informační soustava 9.1 banka bankovní doklady S úvěrové smlouvy a změny úvěru, povolení banky A výpisy z kont a účtů S běžné písemnosti ze styku z peněžními ústavy S Bilance bilance účetní (roční a delší S bilance zahajovací, vyčleňovací a závěrečné s A 10 přílohami a průvodními zprávami (roční a delší) 9.3 daně - veškerá agenda(daňová přiznání, prohlášení, S 10 měsíční a roční zúčtování daní atd.) 9.4. dotace a příspěvky investiční V systémové V individuální V na provoz S dokladové revize (zápisy) S evidence pohledávek a závazků S veškeré faktury S finanční záležitosti centralizované finanční prostředky a jejich použití A 10 (fondy, odvody,příděly) výkazy o plnění finančního plánu S 5

4 Spis výkazy o plnění finančního plánu (roční a delší) A výkazy ostatní S limity bankovní S metodika financování S zásadní písemnosti o financování subjektu a finančních A 10 zdrojích 9.9 fondy finanční ( základní, rezervní, reprodukce HIM, kult.a S 5 soc.potřeb aj.) evidence, změny příděly, čerpání, převody, výkaz A 5 apod.za období roční a delší) 9.10 hospodaření výsledky a hodnocení za období roční a delší A výsledky dílčí, krátkodobé a ostatní S Knihy bilanční,hlavní,účetní,účetních závěrek a rozvah A faktur, pokladní,drobného vydání S kontrolní sestavy a soupisky S likvidační protokoly v účetnictví S likvidační protokoly mezd, pohledávek, závazků, S 5 cestovních účtů, styk s dodavateli 9.15 manka - veškeré písemnosti S odpisový plán A pohledávky - upomínky, likvidace S rozbory hospodaření souhrnné, komplexní (roční a A 10 delší) 9.19 sklady a skladové hospodářství evidence materiálových zásob, objednávky, dodací S 5 listy, převodky, žádanky skladové karty S státní statistické výkazy (roční a delší) A účetní doklady pokladní, bankovní, vyúčtování, S 10 akreditivy,dobropisy, vrubopisy a všechny ostatní běžní dílčí doklady 9.22 účetní výkazy A Inventarizace 10.1 inventarizační komise - složení, zápisy, zprávy S inventární knihy, rejstříky A inventární zápisy S místní inventární seznamy (po ztrátě platnosti) S odpisy, odpočty S ostatní písemnosti S písemnosti - přehledy, sestavy, výkazy DHM S písemnosti - přehledy, sestavy, výkazy ZP A vyřazovací protokoly S vyúčtování cestovního příkazu S Katedry 11.1 koncepce výuky a učební plány V zápisy ze schůzí kateder S korespondence katedry S 5

5 Spis. 12. Knihovny 12.1 protokoly o výsledku revize fondů A statistika (roční) A objednávky informačních zdrojů S ostatní provozní agenda S žádanky na nákup informačních zdrojů S Kontrola 13.1 plány kontrolní a revizní činnosti (roční a delší) S kontrolní a revizní zprávy, protokoly S metodika kontrolní a revizní činnosti S revize dokladové, materiálové, strojů a zařízení S podkladové materiály a ostatní korespondence S agenda stížností a podnětů (pracovníků a studentů) S Likvidace 14.1 organizace nebo jejích součástí A škod V závad a poruch S protokoly likvidační komise S Organizace a rozvoj VŠFS 15.1 koncepce rozvoje VŠFS V organizační struktura, analýzy její funkčnosti V rozvoj informačního systému pro řízení VŠFS V Korespondence S Směrnice a řády Organizační řád (po ukončení platnosti) A Vnitřní předpisy, směrnice (po ukončení platnosti) V Organizace a řízení (školy, institutů, kateder aj.) 16.1 organizační změny součástí VŠFS V reorganizace a zásadní změny v rámci VŠFS V delimitace činnosti V Pasporty 17.1 vlastních staveb a objektů A výrobně-technické A zařízení po ukončení životnosti S Personální záležitosti 18.1 cesta pracovní přehledy a výkazy tuzemských a zahraničních cest S 10 včetně cestovních zpráv studijní cesty a pobyty S dovolená S konkurzní (výběrové řízení - návrhy, zápisy z jednání, schválení S 10

6 Spis analýzy zaměstnanosti a koncepce vývoje na VŠFS) V V 30 osobní spisy obsahující mj. pracovní smlouvy, funkční zařazení, jmenování, výstupní listy, ukončení PP, zápočtové listy, žádosti o důchod, pracovní spory 18.6 přehledy o počtech pracovníků roční a delší V ostatní S kvalifikace pracovníků kvalifikační katalogy (resortu) V kvalifikační doklady významných a vedoucích V 40 pracovníků (ostatní součástí osobního spisu) 18.8 mzdy a platy směrnice, předpisy a pokyny nadřízených orgánů V podklady pro výpočet mezd dohody(dpč,dpp), autorské honoráře S jubilea životní S neschopenky a jiné nemocenské dávky S obstávky (spoření, půjčky, exekuce atd.) S odměny S přesčasy S mzdové fondy(evidence, změny, čerpání) V mzdové listy S rozbory mzdového vývoje roční a delší A rozbory mzdového vývoje ostatní S sjetiny s funkcí účetního dokladu S ostatní S tarifní a kvalifikační katalogy A zápisy z prověrek a kontrol nadřízených orgánů V nemocnost rozbory, výkazy, statistiky nemocí z povolání, A 5 nemocnosti a úrazovosti roční a delší rozbory, výkazy, statistiky nemocí z povolání, S 5 nemocnosti a úrazovosti ostatní pojištění sociální a zdravotní statistická hlášení měsíční S S 10 výkazy a rozbory pracovní neschopnosti a úrazovosti práce a mzdy zápisy z prověrek a kontrol nadřízených orgánů V mzdové rekapitulace (za celou VŠFS) S evidence sociálního a zdravotního pojištění S evidence sociálního a zdravotního pojištění S evidenční listy důchodového pojištění S Plné moci, pověření S Podatelna 20.1 knihy došlé pošty doporučené S dodací lístky doporučených zásilek S 5

7 Spis úvěrové (dekádní) lístky) S Porady 21.1 kolegium rektora - zápisy A kolegia děkana fakulty A vedení VŠFS - zápisy, usnesení A kateder, oddělení, fakult a dalších pracovišť - zápisy S podkladové materiály k jednání S Požární ochrana 22.1 předpisy, směrnice, jiné normy V požární knihy S protokoly o požárech S instruktáže a školení S evidence výstroje a výzbroje S kontrolní činnost S Právní záležitosti 23.1 soudní spory, rozhodnutí, odvolání, smíry V trestní záležitosti V ostatní právní záležitosti S Předávací seznamy, protokoly a listiny 24.1 funkcí vedoucích pracovníků A agendy jinému pracovníkovi S delimitační A archiválií do archivu A spisů do spisovny S protokoly o utajovaných skutečnostech A Skartace 25.1 skartační předpisy vlastní A skartační návrhy s přílohami včetně protokolů o A 5 provedené archivní prohlídce 25.3 kniha archivní A ostatní S Smlouvy + majetkoprávní záležitosti 26.1 Smlouvy smlouvy (kromě autorských a kolektivních) V autorské V kolektivní (včetně ročního hodnocení) V S 20 přípravy smluv- podklady, návrhy, varianty, připomínky 26.3 reklamační řízení S Soutěže 27.1 připomínky, zadání S posuzovací komise, celkové hodnocení soutěže S vítězné návrhy, exempláře prací - ukázky A organizační zabezpečení S 10

8 Spis. 28. Správa účelových zařízení 28.1 zásady a předpisy pro ubytování studentů V kolejní řád, změny, doplňky A zprávy o činnosti a hospodaření souhrny S dílčí S kolejní komise (rektora) S žádosti o ubytování, přidělování míst S kolejné - stvrzeny o platbách S stravování studentů a zaměstnanců S provozní agenda kolejí a menz S Správní rada VŠFS 29.1 zápisy, usnesení, stanoviska ze schůzí a jednání, A 5 studie 29.2 materiály k jednáním S organizační a provozní písemnosti S Statistika 30.1 podkladové soubory informací S ročenky a statistické publikace vlastní S statistické tabulky, výkazy s komentáři, hlášení, přehledy a sestavy roční a delší S dílčí, měsíční aj. S Stroje a zařízení (kromě aut) 31.1 dovoz strojů a zařízení, uvádění do provozu, sledování, S 5 kontrola 31.2 evidenční listy a karty(po vyřazení) S generální opravy S účetní písemnosti - kopie S revizní zkoušky S Studijní záležitosti 32.1 Zápis o Státní závěrečné zkoušce, včetně posudků ZP A Diplomy zásady a předpisy pro udílení A ověření, duplikáty A Kniha absolventů - vydané diplomy A forma - druhy, ukázky A exkurze, praxe S hodnocení, výsledky, souhrny A korespondence běžná - dotazy, potvrzení o studiu, S 5 žádosti o odklad zkoušek 32.6 obory studijní A předpisy studijní A podmínky přijímacího řízení /správní rada/ A informace o studiu, propagace S seznamy uchazečů (pracovní) - výsledky S seznamy nově přijatých a zapsaných S nepřijatí ke studiu S 3

9 Spis přijatí, ale nenastoupivší na VŠFS S přihlášení, ale nedostavivší se k přijímací zkoušce S organizace a příprava přijímacího řízení S přihláška ke zkoušce S seznamy posluchačů V studijní spisy - student absolvent : přihláška, ověřená A 40 kopie MV, Smlouva o studiu, Rozhodnutí o přijetí, závažná korespondence a žádosti, výpis evidence studia, kopie diplomu, kopie dodatku k diplomu studijní spisy ukončení studia bez STzK : přihláška, V 10 ověřená kopie MV, Smlouva o studiu, Rozhodnutí o přijetí, závažná korespondence, evidence studia, Rozhodnutí o ukončení studia organizační zajištění zápisu, imatrikulace,promoce atp. S závěrečné, rigorozní protokoly V práce s oponentským řízením diplomové,bakalářské,disertační V seminární S Škody a jejich vyřizování 33.1 vzniklé organizaci - mimo manka S vzniklé pracovníkům a studentům - ztráty S zápisy náhradové komise S hlášení a protokoly škod včetně výsledků šetření S Věda 34.1 vědecké hodnosti předpisy pro udělování A návrhy na udělení, přiznání, rozhodnutí VR V nostrifikace A čestné doktoráty A habilitační A instituce a styk s nimi V práce - technické, výzkumné aj. A vědecko-pedagogické tituly předpisy pro udělování A jmenovací řízení - návrhy, hodnocení, schválení A vědecko-výzkumná činnost expertizy, oponentury, posudky běžné, pracovní a provozní S významné, globální V pracovní podklady S spolupráce s ČAV a dalšími vědeckými pracovišti S výkazy, přehledy a zprávy o VVČ (roční a delší) V Veřejné zakázky - dokumentace S Zahraniční záležitosti 36.1 smlouvy a dohody o vzájemné spolupráci A 5

10 Spis dokumentace a materiály stipendistů S pedagogických pracovníků S ostatní S nabídky studijních pobytů V účast na konferencích a jiných zahraničních akcí V výroční zprávy A zahraniční cesty - pracovní plány S provozní agenda - diety, devizové prostředky, letenky S 5 apod výběrové řízení pro studium v zahraničí protokoly o výběrovém řízení S osobní materiály vybraných uchazečů S osobní materiály nevybraných uchazečů S zahraniční studenti v semestrálních programech evidence zahraničních studentů a přehled výsledků studia na VŠFS V 10.