Spojování, dělení a porovnávání tabulek - místo 2 pracovních dnů práce za 5 minut? Bohemius k.s. BIUS 2 - BIUS 3.

Transkript

1 Spojování, dělení a porovnávání tabulek - místo 2 pracovních dnů práce za 5 minut? Bohemius k.s. BIUS 2 - BIUS 3

2 Modul je součástí administrativní i manažerské kalkulačky

3 DALŠÍ OBSAH : O produktu Kdo bude s formulářem především pracovat Co získáme a na čem ušetříme Skupiny funkcí Přednosti naší kalkulačky - důvod pro tento software NAŠE MOŢNOSTI KALKULAČKY - OBRÁZKY A POPISY ( 5x ) Ostatní moduly kalkulačky- obrázek Výpis modulů manaţerské kalkulačky bius 3 Výpis modulů administrativní kalkulačky bius 2 Kontakty a odkazy Základní ceník beze slev Spojování, dělení a porovnávání tabulek - místo 2 pracovních dnů práce za 5 minut? Časová úspora - urychlení přehledů - kvalitnější informace,

4 O produktu Jedná se o funkci, která neuvěřitelným způsobem doplňuje, urychluje a především rozšiřuje možnosti práce s více tabulkami v prostředí Excel. Během několika desítek vteřin dochází ke sloučení stejných i nestejných tabulek. Naopak můžeme nechat jedinou tabulku rozpadnout na dvě jiné. Podmínky sloučení a porovnání dvou stejně adresovaných buněk jsou velmi rozsáhle. Lze i porovnávat 2 stejné tabulky mezi sebou a například vytvořit matici shody a částečné shody. Záložka Výpočty sloupců je silný nástroj pro výpočet plánu, skutečnosti a veškerých poměrových ukazatelů rozpočtu. Časová úspora - urychlení přehledů - kvalitnější informace Spojování, dělení a porovnávání tabulek - místo 2 pracovních dnů práce za 5 minut?

5 Komu je produkt určen: Časová úspora - urychlení přehledů - kvalitnější informace Především pro administrativní pracovníky, zpracovatele a předkladatele dat, tvorbu analýz a přehledů. Nižší a střední management, který provádí zpracování přehledových a historických tabulek. Ekonomy, finančníky, analytiky, školy, úřady, instituce a další. Spojování, dělení a porovnávání tabulek - místo 2 pracovních dnů práce za 5 minut?

6 Co získáme tímto modulem - zde platí - čas jsou peníze Možnost při požadavku managementu zpracovat data být skutečně rychlý a reagovat během krátké doby na změnu přehledu a informací Urychleně změnit tabulky na jiné a podat okamžitou zprávu s novými tabulkami. Mnohonásobný filtr na data v tabulce bez složitých a nesrozumitelných nastavení. Jednoduše - již nepotřebujeme spoustu času na vytvoření jednoho přehledu Spojování, dělení a porovnávání tabulek - místo 2 pracovních dnů práce za 5 minut? Časová úspora - urychlení přehledů - kvalitnější informace

7 Skupiny funkcí : Sloučení stejných tabulek do jedné stejně velké Sloučení dvou stejných tabulek do jiné a větší Porovnání dvou stejných tabulek za mnoha podmínek Tvorba matice shod a částečných shod Výpočet rozpočtových ukazatelů do několika des. Sekund Rozpad jedné tabulky na více tabulek Urychlené vyloučení sloupců a řádků z jedné tabulky Při sloučení a rozpadu moţné uţití dalších filtrů Filtrování a úprava dat jiţ při importu ze souboru Moţnosti při exportu dat, barevné označení změn Export nalezených hodnot Export hodnot, nesplňujících podmínku Časová úspora - urychlení přehledů - kvalitnější informace Spojování, dělení a porovnávání tabulek - místo 2 pracovních dnů práce za 5 minut?

8 Znáte snad jiný software, které Vám umožní během chvilky sloučit dvě různě velké tabulky, třeba bez ohledu na typy dat? Znáte snad jiný software, který Vám během chvilky provede rozpad tabulky na dvě jiné. Víte, že můžeme porovnat dvě stejné tabulky mezi sebou a sestavit matici shod, či částečných shod? Víte, že stačí vybrat tři libovolné sloupce pro plán, skutečnost a nová skutečnost a vypočítáme veškeré možné rozpočtové ukazatele? A to téměř okamžitě? Víte o tom, kolik možností podmínek a způsobu sloučení disponujeme? Víte, že to, co někdo dělá celý týden, mi při rozsáhlejších tabulkách provedeme za pár minut? Časová úspora - urychlení přehledů - kvalitnější informace

9 Stručný popis formuláře Excel II - slučování tabulek Tento modul pracuje s dvěma soubory dat. Může jít o soubor dat v jedné tabulce a nebo může jít o dvě tabulky. Tabulky se mezi sebou porovnávají. Způsob porovnání je ve velmi široký. Porovnává se podle typů, vlastností hodnot a velikostí hodnot. Na základě výsledků je proveden zpětný export do původní oblasti a nebo do nového listu. Tabulky lze tedy sloučit na základě různých požadavků uživatele. Další významnou funkcí je slučování nestejně velikých tabulek, nebo oblastí, kdy lze vybrat, jakým způsobem budou tabulky sloučeny. Rozšířenou možností je schopnost uživatele určit sloupce i řádky ke sloučení, bez ohledu na to, zda předtím byl řádek sloupcem, či řádkem v jiné tabulce. Uživatel se umí rozhodnout, jaké řádky a sloupce při slučování budou vyloučeny. Další funkce je možnost rozdělení jedné oblasti, čitabulky na dvě různé oblasti. Uživatel se rozhodne, jaké řádky a jaké sloupce budou v první a v druhé tabulce. Možnosti rozložení tabulky jsou dvě. Možný je rozpad na 2 části tabulky, jejichž součet dá opět tabulku celou původní, anebo rozpadu s úplným vyloučením řádků a sloupců, vybraných ke zrušení. Výsledná oblast bude pouze jedna. Významnou funkcí je dále funkcionalita pro plánování, kdy jsou hromadně vypočteny sloupce pro plán, skutečnost, rozdíl, plnění v %, zbývá v %, kumulace za období a nová kumulace za období. Časová úspora - urychlení přehledů - kvalitnější informace Spojování, dělení a porovnávání tabulek - místo 2 pracovních dnů práce za 5 minut?

10 Zpracování při importu dat Obrázek číslo 1

11 Zpracování již při importu dat (obrázek č.1) Lze otevřít dva soubory vedle sebe a používat z nich data nezávisle na sobě. Lze pracovat s dvěma bloky dat v rámci jedné tabulky, pokud jsou v jedné tabulce definovány dvě nezávislé skupiny dat. Zde při importu dat lze použít filtr pro vzorce v buňkách. Nebude-li tedy uživatel chtít, bude importováno pole dat beze vzorců. Pokud uživatel bude chtít, budou vzorce v buňkách uschovány v paměti ke zpětnému exportu. Uživatel se ještě může rozhodnout, zda import dat bude zaznamenán s vědomím, že je výběr uskutečněn s nadpisy sloupců a řádků.

12 Obrázek číslo 2 Zpracování při exportu dat

13 Zpracování při exportu dat Obrázek č. 2 Nastavení pro export - dalším rozšířením nastavení je možnost určit, zda bude systém brát při selekci v úvahu nulové hodnoty, anebo i prázdné buňky. Je možné si určit, zda bude proveden export zpracovaných oblastí do původní oblasti, anebo do nového listu. Je možné dále nastavit, aby byly zpracovány pouze řetězce, nebo pouze hodnoty číselné. Další možností je nastavení, aby při sloučení dvou řetězců byla mezi ně vložena mezera. Nastavíme i možnost zavírání tabulky Excel. Při porovnávání můžeme brát ohled na velká a malá písmena. Změny lze i barevně promítnout. Zde je změnou především filtrace nepovolené hodnoty.

14 Podmínky pro sloučení dat do jedné tabulky, nebo oblasti Obrázek číslo 3

15 Podmínky pro sloučení dat do jedné tabulky, nebo oblasti Obrázek č. 3 Sloučení dvou stejných tabulek - při slučování se porovnává vždy buňka z oblasti A proti buňce oblasti B. Volby podmínek sloučení jsou: Sloučit oba výrazy, najít společné znaky, zapsat větší výraz, zapsat menší výraz, sečíst hodnoty, odečíst, vydělit, násobita opravit na absolutníhodnotu. Způsoby sloučení: - výmaz nalezených dat, výmaz nenalezených dat, označit nulou a jedničkou dle nálezu jsouk dispozicipovinně vyplnitelné podmínky pro sloučení. Podmínka vztahu sloučení : rovná se, nerovná se - je menší, je větší, rovná se anebo je menší, rovná se anebo je větší, je v odchylce v absolutní, anebo procentní, obě hodnoty jsou prázdné, neprázdné, jedna hodnota je v druhé, nebo naopak, shodují se na začátku, nebo na konci, nebo se neshodují na začátku, nebo na konci, jsou stejného typu, alespoň jedna hodnota není prázdná, jsou shodná s opačnými znaménky, nebo alespoň v absolutní hodnotě. Lze i vytvořit matice logických hodnot - hodnota - splňuje / nesplňuje. (podmínku) Velikost shody lze určovat i tak, že si stanovíme počet znaků, který má být stejných. Sloučení dvou nestejných tabulek - Podmínky: například zda má buňka již nějakou hodnotu. Můžeme vyloučit jiné typy a můžeme vyloučit odlišnost typů. Způsoby sloučení : sloučit jako řetězce, zapsat větší hodnotu, zapsat menší hodnotu, zapsat hodnotu, která má přednost, odečtení, přičtení vydělení a násobení mezi sebou. Slučování i dle předem dané přednosti. Čili přednost z tabulky A, nebo tabulky B,nebo má přednost číslo, nebo má přednost řetězec. Možnosti v nastavení je si určit, zda budou sloupce a řádky se stejnými názvy sloučeny, či sloučeny pod jiný název automatizován tak, že Pokud nejsou k dispozici nadpisy, systém si nadpisy zvolí jako první řádek, nebo první sloupec.

16 Definice sloupců a řádků, nadpisy Obrázek číslo 4

17 Definice sloupců a řádků, nadpisy Obrázek č. 4 Tato záložka slouží pro nastavení exportu řádků a sloupců dle nadpisů sloupců a nadpisů řádků V záložce jsou k dispozici celkem 4 boxy, které zobrazují seznamy názvů ze dvou oblastí Názvy, které budou zatrženy (zvoleny), budou převedeny do další společné tabulky Z této záložky je možné provést nové přenastavení nadpisů a současně spustit vlastní akci. Možnost rozhodnout se, zda budou pole se shodnými názvy sloučeny, anebo bude vytvořen nový sloupec, či řádek

18 Plán, skutečnost a další ukazatele, hromadný výpočet dat Obrázek číslo 5

19 Plán, skutečnost a další ukazatele, hromadný výpočet dat Obrázek č. 5 Záloţka slouţí k nastavení a provedení výpočtů a porovnání vzhledem k plánu, skutečnosti, nové skutečnosti. Jedná se o celé sloupcové výpočty, tedy po celé délce jsou provedeny výpočty porovnání mezi jednotlivými hodnotami. Druhy výpočtů: Poměr skutečnosti min. období k plánu v %, Rozdíl mezi skutečností min. období a plánem v Kč, poměr skutečnosti nového období k plánu v %, poměr nové skutečnosti ke skutečnosti minulého období, nová kumulace skutečnosti v Kč, poměr nové kumulace skutečnosti k plánu v %, poměr nové kumulace skutečnosti ke staré kumulaci v %, skutečnost, zbývající do splnění plánu v tis., skutečnost, zbývající do splnění plánu v Kč, procent, zbývajících do splnění plánu. Možné nastavit, aby plán, skutečnost do minulého období, nebo nová skutečnost za část období byly v tisících, anebo v Kč. Všechny výpočty jsou převáděny na hodnotu v Kč. Nulování - Je moţné zvolit moţnost, aby nečíselné hodnoty byly odstraněny.

20 Hlavní kalkulačka Excel 2 Ekonomický modul Zpětný rozsah Excel 1 Inventarizace Formulář malé DPH Fakturace Průměry skladů Velké DPH Statistika

21 Součástí administrativní kalkulačky jsou tyto moduly a funkce: Hlavní kalkulačka - Malý modul DPH - Velký modul DPH - Excel 1 filtry - Excel 2 slučování tabulek - Zpětný rozsah - Inventarizace dat - Doplňkový modul faktura Hlavní kalkulačka - velká, malá superkalkulačka, historie, paměť kalkulačky. Nastavení kalkulačky na práci s celými sestavami, mezisoučty a průběţné výpočty. Moţnosti nastavení historie (nekonečná, omezená). Zaokrouhlení matematické dolů, nahoru, zaokrouhlení na zvolené libovolné násobky, popis rozsahu zaokrouhlení jeho velikosti a hloubky. Následné uloţení celé sestavy. Práce s tiskem, zobrazení záhlaví i zápatí. Nastavení vlastního výběru barev daného modulu, moţnost volby vlastního vzhledu kalkulačky, např. velikost písma - zvětšování, 5 druhů písem. Modul malé DPH - modul má oproti jiným kalkulačkám DPH při práci silnou přednost ve funkcích jako jsou např.: velmi jednoduché výpočty s různou předvolbou zaokrouhlení, libovolné umístění údaje pro dopočet ostatních údajů, obsluha jedním prstem.. Velký modul DPH je rozšířen o spolupráci s fakturací - víceřádkový výpočet DPH, libovolný výpočet základu, DPH, nebo DPH a základu celkem, přidané pole pro počet ks. Modul Inventarizace - moţnost párování hodnot proti sobě, omezení dle filtru, znaků, hodnot, data, matematické operátory, moţnost párování počátku řad dokladů proti sobě, párování v rámci jednoho sloupce, dvou sloupců, párování do dvojí, párování proti jedné hodnotě, párování při více parametrech, moţnost párování proti zápornému znaménku a párování proti hodnotě, lišící se o určitou odchylku, rozklad jedné hodnoty na více plateb Modul faktura - spojen s DPH, záhlavím i zápatím, převod do dokladů příjmových i výdajových. Excel 1 filtry - filtrování dle hodnot, dle řetězců, data, matematických operátorů, řetězcových operátorů, intervalu hodnot, přiřazení hodnot do intervalu, přiřazení pořadí jednotlivým hodnotám, vyfiltrování a mazání podle typu hodnot, práce s nulami i prázdnými buňkami, zaokrouhlování hodnot na tisíce, stovky a jiné násobky, práce se plánem a sloupci Excel 2 slučování tabulek - slučování shodných tabulek, slučování neshodných tabulek, slučování vybraných sloupců, či řádků,, rozpad tabulky na dvě jiné tabulky, slučování podle podmínek, typu a daného filtru Zpětný rozsah - Výpočet zpět a zjištění rozsahu vyměřovacího základu z pojistného. Rozsah chyby při určité operaci.

22 Hlavní kalkulačka - Malý modul DPH - Velký modul DPH - Excel 1 filtry - Excel 2 slučování tabulek - Statistika dat - Průměrování skladů - Zpětný rozsah - Inventarizace dat - Modul faktura - Ekonomický modul Manažerský modul obsahuje i celou administrativní kalkulačku Součástí ekonomického modulu jsou tyto formuláře: Leasing, změna splátek a časové rozlišení Úvěry a hypotéky Investice, důchod, spoření a pojištění, včetně změny splátek Kontokorent a úročení vkladů na účtu - Měnové operace konverze, SWAP, FORWARD a kurzový rozdíl Úvěr jednorázový - Úvěr jednorázový se složeným úročením (Úrok z úroku), Výpočty efektivní úrokové míry I, II, III, Nákladová, a sazba TRSPN Procenta, procento z procenta, Rozpad dle poměrů, úměra marže a rabat Rozpisy splátek Cash Flow a zhodnocení Cash Flow z produktu Rozpočet a budoucí příjmy a výpočet schopnosti splácet Varianty výpočtů a práce s variantami Historie výběru produktů Penalizace faktur, Diskont a Eskont Odpisy, změny odpisů, odložená daň a neúplný daňový odpis Vlastní tiskové sestavy a export do Excelu

23 Kontakty telefon: mob. tel.:

24 Ceník Ekonomická kalkulačka BIUS 3 základní cena (nejvyšší cena) až dvou instalací celého manažerského produktu: Kč vč. DPH (produkt obsahuje 43 formulářů) Administrativní kalkulačka BIUS 2 Základní cena (nejvyšší cena) administrativní kalkulačky - možnost až 5 instalací 2990 Kč vč. DPH Základní cena (nejvyšší cena) administrativní kalkulačky - možnost až 3 instalací 1990 Kč vč. DPH Podrobnější informace o možnosti zakoupení tzv. balíčku administrativní kalkulačky za zvýhodněnou cenu naleznete na Ceny jsou platné do