Seznam Obecně platí: Základní klávesy aktivní pro Seznam: Enter Insert Delete Šipky PageUp, PageDown Mezerník Shift + Šipky Ctrl A

Transkript

1 Seznam Se Seznamem se budete v průběhu práce neustále setkávat, proto je mu věnována tato samostatná kapitola. Kdekoliv budete chtít prohlížet navedená data, budete tak činit prostřednictvím Seznamu. Budou se zobrazovat nejen doklady v jednotlivých dokladových řadách všech agend, ale i data navedená v číselnících, přehledy saldokont atd. Obecně platí: Nabízí-li se k prohlížení více dat záznamů, děje se tak prostřednictvím Seznamu. Chcete-li pracovat se Seznamem, musí být aktivní, musí na něm být kurzor. Do Seznamu nelze přímo zapisovat data, slouží pouze k zobrazení seznamu dokladů navedených v jednotlivých dokladových řadách. Jednotlivé doklady se navádějí prostřednictvím naváděcího dialogu. Aktivní řádek je označen trojúhelníkem v levé části Seznamu a celý řádek je barevně odlišen (barvy Seznamu jsou uživatelsky nastavitelné v Menu, Nástroje, Prostředí ). Aktivní řádek je možné otevřít ( to znamená zobrazit naváděcí formulář ), tisknout, vymazat, atd Základní klávesy aktivní pro Seznam: Enter otevře v novém okně větu, doklad nebo položku dokladu odpovídající řádku,na kterém stojíte. Insert otevře nové okno, a umožní navést nový záznam. Delete vymaže řádek, na kterém stojíte (obsah řádku je přesunut do Koše) Šipky umožňují pohyb po jednotlivých řádcích Seznamu (nahoru-dolů). PageUp, PageDown - umožňují pohyb po jednotlivých stránkách Seznamu (nahoru-dolu). Mezerník - označí řádek, na kterém stojíte. Shift + Šipky nahoru dolu umožní označení více řádků najednou. Přidržte Shift a pohybujte šipkou. Vybrané řádky zůstanou označeny. Ctrl A označí všechny řádky na seznamu. Ctrl Mezerník zruší označení všech řádků. Shift S setřídí seznam podle zadaného kritéria. Ctrl S vyhledá řádek obsahující zadanou položku. Tato funkce nabízí položku, která odpovídá setřídění seznamu. Pravé tlačítko na seznamu zobrazí se menu s nabídkami pro práci v aktivním seznamu Levé klepnutí 1. záhlaví řádku - označí řádek, na kterém stojíte 2. roh záhlaví - označí všechny řádky na seznamu

2 3. řádek pohyb po řádcích nahoru-dolu Levé poklepání 1. vyplněný řádek - otevře v novém okně větu, doklad nebo položku dokladu odpovídající řádku,na kterém stojíte 2. prázdný řádek - otevře nové okno, a umožní navést nový záznam 3. mezera mezi záhlavím sloupců nastaví se šířka sloupce odpovídající položkám v daném sloupci (šířku sloupce je také možné měnit stisknutím levého tlačítka na mezeře a tažením) Základní ovládání formuláře (dialogu) Klávesy Tab přesun kurzoru na další položku Tab Shift přesun kurzoru na předchozí položku Insert nabídne číselník vztahující se k dané položce Enter - uloží aktuální záznam a vrátí se zpět do seznamu. Esc - návrat zpět do seznamu Tlačítka << Návrat na předchozí záznam v seznamu. Záznam se zobrazí ve stejném okně. >> Přechod na další záznam v seznamu. Záznam se zobrazí ve stejném okně.... Zobrazí se formulář pro vyplnění doplňujících údajů Nový nabídne pro vyplnění nový záznam bez návratu do seznamu Zapsat uloží aktivní záznam a nabídne vytvoření nového záznamu s hodnotami přednaplněnými podle posledního předchozího záznamu (kromě částky). OK uloží aktuální záznam a vrátí se zpět do seznamu. Cancel - návrat zpět do seznamu Označení řádků Seznamu Označení více vybraných řádků Seznamu. V některých případech bude užitečné označit více řádků Seznamu a potom nad nimi provádět některé operace ( např. hromadný tisk vybraných dokladů, přenos vybraných záznamů do MS-Excel, hromadné mazání atd. ) Označení vybraných řádků Seznamu Šipkami nebo myší nastavte kurzor na vybraný řádek a stlačte mezerník. Takto označený řádek se barevně zvýrazní. Stejným postupem je možné označit libovolný počet řádků v jakémkoliv pořadí, jdoucích po sobě i s mezerami. Stlačením mezerníku na označeném řádku se zruší označení. Výběr je možné urychlit setříděním Seznamu podle požadovaného kritéria. Označení i zrušení označení po sobě jdoucích řádků Seznamu je možné i klávesami Shift+Šipky. Stlačením kláves Q + mezerník se výběr invertuje. Neoznačené řádky se označí a naopak Označení všech řádků Seznamu Pro hromadné označení všech řádků se v Menu, Úpravy zvolí nabídka Vybrat vše. Nebo kombinace kláves Control A Pro hromadné odznačení všech řádků se v Menu, Úpravy se zvolí nabídka Zrušit výběr. Nebo kombinace kláves Control + Mezerník Základní nabídka Seznamu Stlačením pravého tlačítka myši nad Seznamem se otevře následující nabídka.

3 Seznam, Pravé tlačítko V některých případech nebudou všechny položky nabídky aktivní. Nabídka aktivuje jednotlivé položky tak, aby odpovídaly typu seznamu, na kterém byly otevřeny. To znamená, že položky které v daném případě nemají význam a nebyly by funkční, zobrazuje nabídka jako neaktivní. Otevřít (Enter, poklepání) otevře formulář pro navedení údajů řádku, na kterém stojíte. Nová položka (poklepání na prázdný řádek) otevře prázdný naváděcí formulář pro navedení nového řádku. Odstranit vymaže označené řádky. Třídění setřídí řádky podle kritérií. Vyhledávání vyhledá položku podle kritéria setřídění. Odeslat odešle vybrané položky elektronickou poštou, uloží do souboru, nebo vytiskne. Duplikace, storno,přesun dokladu umožňuje vytvořit jednoduchým způsobem kopii dokladu, popřípadě storno doklad s automatickým vyplněním položek dokladu. Přesun dokladu mezi číselnými řadami Automatické operace funkce programu pro hromadné účetní operace. Tisk dokladu - na monitoru se zobrazí vybraná tisková sestava dokladu (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy atd.). Je možné ji vytisknout na připojené tiskárně. Tisk účetního dokladu zobrazí se účetní doklad z účtováním jednotlivých položek Příloha k dokladu zobrazí nabídku pro práci s připojenými soubory. Vyhodnocení v této nabídce se zobrazují základní vyhodnocení k dokladům navedeným v dané dokladové řadě. Prohlížení dokladu Tato nabídka zobrazí všechny potřebné údaje o účetním dokladu. Hlavičku dokladu, účtování, likvidaci. Slouží pro rychlé zobrazení dat o dokladu. Import import dat z mzdového systému a homebankingu Export export dat pro homebanking Vlastnosti přehled o datumu pořízení, o tom kdo doklad změnil a zda je doklad schválen a zaúčtován Nastavení pomocí této nabídky si může každý uživatel nastavit vzhled Seznamu, zobrazované položky a jejich pořadí. Viz. kapitola Přístupová práva nastavení přístupových práv k údajům v programu. Tato nabídka se zobrazuje pouze pro uživatele s právy administrátora Otevřít Pro opravu již navedeného záznamu vyberte v Seznamu požadovaný řádek a stiskněte tlačítko Enter (klikněte 2x levým tlačítkem myši, nebo stiskněte pravé tlačítko myši a z nabídky vyberte Otevřít). Všechny tyto možnosti jsou rovnocenné. Otevře se naváděcí dialog s vyplněnými daty vybraného záznamu. Můžete nyní data prohlížet, případně upravovat měnit. Pro uložení upravených dat stiskněte tlačítko OK. Pro opuštění dialogu bez uložení dat stiskněte tlačítko Cancel. Opravovat účetní záznamy je možné pouze za předpokladu, že oprava není zakázána nastaveným datumem přístupu Nová položka

4 Navedení nového záznamu ( účetního dokladu, faktury, adresy,.atd. ) se děje prostřednictvím naváděcího dialogu. Tento dialog je různý pro různé typy dokladů položek. Obsahuje však vždy všechny údaje políčka, která jsou pro navedení dokladu nezbytná. Nový záznam je možné navést 3 rovnocennými způsoby: Stlačením tlačítka Insert. Dvojklikem levého tlačítka myši nad prázdným řádkem Seznamu Stlačením pravého tlačítka myši nad Seznamem a volbou nabídky Nová položka Všechny tyto 3 způsoby jsou rovnocenné a otevřou prázdný naváděcí dialog. Naváděcí dialog může být v některých případech zobrazen společně se Seznamem. Pravidla pro práci zůstávají i v takovém případě stejná Odstranit Pro vymazání záznamu vyberte v Seznamu požadovaný řádek a stiskněte klávesu Delete. Druhou možností je vybrat v Seznamu požadovaný řádek, stisknout na něm pravé tlačítko myši a z nabídky vybrat Odstranit. Systém buďto záznam přímo odstraní, nebo si vyžádá potvrzení vaší volby. Zobrazení tohoto upozornění při mazání záznamu je nastavitelné v Menu, Nástroje. Mazat účetní záznamy je možné pouze za předpokladu, že tak není zakázáno nastaveným datumem přístupu Při jakékoliv operaci Odstranění (mazání), jsou doklady přesunuty do Koše, z kterého je možno vždy vyjmout doklady zpět Třídění Každý Scroll má přednastavené položky, podle kterých je možné údaje setřídit. Nabídku pro setřídění je možné vyvolat několika rovnocennými způsoby: Stiskem tlačítka v nástrojové liště ikon V menu Úpravy volbou nabídky Setřídit Stlačením kláves Shift S Seznam, Shift S Výběrem požadovaného způsobu se Scroll setřídí Vyhledávání Vyhledávání v Seznamu. Při větším objemu dat je nezbytné mít možnost rychlého a pohodlného vyhledání požadovaného údaje. Vyhledává se podle té položky, podle které je Seznam setříděn. Nabídku pro vyhledávání je možné vyvolat několika rovnocennými způsoby : Stiskem tlačítka v nástrojové liště ikon V Menu, Úpravy volbou nabídky Hledat Stlačením kláves Control S Seznam, Control S Do zobrazeného okna se zapíše hledaná hodnota a zadá se Vyhledat. Při vyhledávání podle názvu (adresář, účetní osnova ) systém nerozlišuje velká a malá písmena. Stačí zadat začátek vyhledávaného řetězce libovolný počet znaků. Zadáte-li např. 51, systém skočí na první číslo začínající 51. Totéž platí pro písmena Odeslat Na tiskárnu Vytiskne aktuální seznam na tiskárnu v jednoduchém draftovém režimu. Tento druh tisku je možné upravit v nabídce Nastavení viz. výše. Do souboru Uloží aktuální seznam do souboru v textovém formátu. Příjemce pošty Můžete odeslat označené řádky z aktuálního seznamu: do souboru, který se otevře v aktuálním správci pošty a umožní jeho odeslání do souboru MS-Excel (odešle data do připraveného souboru MS-Excel,tento soubor musí uživatel předem vytvořit) Duplikace, storno,přesun dokladu Tato nabídka umožňuje jednoduchým způsobem vytvářet kopie již navedených dokladů. U dokladů, které se v téměř stejné podobě pravidelně opakují tak není nutné vypisovat celý nový doklad, provede se duplikace údajů a opraví se jen změněné údaje.

5 Vyberte číselnou řadu pro duplikaci. V rozbalovací liště vyberte, jedná-li se o duplikaci, přesun nebo o storno doklad k vybranému dokladu. V zobrazeném dialogu program nabídne nejbližší volné číslo vybrané číselné řady. Datumy se nabízí z duplikovaného dokladu, je možné je přepsat. Můžete zatržením změnit atributy nového dokladu (rozpracován, schválen, zaúčtován). Duplikace ve vybrané číselné řadě se vytvoří nový doklad duplicitní k označenému dokladu Storno - ve vybrané číselné řadě se vytvoří nový doklad storno k dokladu označenému ve seznamu. Tento nový doklad bude naveden s minusovou částkou. Přesun dokladu - ve vybrané číselné řadě se vytvoří nový doklad se stejnými údaji s novým číslem dokladu původní doklad je smazán. V číselné řadě zůstane v posloupnosti čísel dokladů mezera. Po stisku tlačítka Start se vytvoří nový doklad se zadanými údaji Přesun dokladů mezi číselnými řadami Všechny doklady označené v seznamu budou převedeny do zvolené číselné řady. Čísla nových dokladů budou začínat číslem, které zvolíte Automatické operace Automatické operace jsou speciální funkce programu, které slouží pro hromadné účetní operace např. Penalizační faktury vygenerují ze saldokonta penále všech firem.viz kapitola automatické operace Tisk dokladu Navedený doklad (fakturu, pokladní doklad, bankovní výpis, příkaz k úhradě, účetní doklad, zápočet, penalizační fakturu.atd. ) lze vytisknout ze základní nabídky Seznamu volbou nabídky Tisk. Vyberte si požadovaný doklad v příslušné agendě a dokladové řadě. Klikněte nad ním pravým tlačítkem myši a z nabídky vyberte Tisk. Program vygeneruje tiskovou sestavu daného dokladu, kterou zobrazí. Tisk skupiny dokladů Vyberte si agendu a dokladovou řadu. Mezerníkem označte skupinu dokladů (stiskem Mezerníku na již označeném dokladu se toto označení zruší). Nad takto označenou skupinou klikněte pravým tlačítkem a z nabídky vyberte tisk. Program vygeneruje tiskovou sestavu dokladů. Kliknutím na ikonu se tato sestava odešle na tiskárnu a vytiskne jednotlivé doklady v pořadí jak jdou za sebou Tisk účetního dokladu Zobrazí se zaúčtování účetního dokladu na jednotlivé účty a na strany Má dáti Dal. Tento doklad můžete vytisknout na tiskárně Příloha k dokladu K dokladu je možné připojit jakýkoli soubor jako přílohu (např. naskenované doklady, smlouvy, ceníky atd.) Vyhodnocení Podle výběru vygeneruje tiskové sestavy. Kniha dokladů Deník účetních zápisů Deník účetních zápisů dle účtů Přehled úhrad Doklady podle atributů Prohlížení dokladu Platí jen pro faktury. Systém nabízí rychlý přístup k základním údajům o navedené faktuře. Nabízejí se informace o rozúčtování dokladu a o jeho likvidaci. Vyberte si požadovanou fakturu v příslušné agendě a dokladové řadě. Klikněte nad ní pravým tlačítkem myši a z nabídky vyberte Prohlížení dokladu Import Tato nabídka je aktivována pro agendu Banka a agendu Účetnictví. Funkce umožňuje naimportovat do agendy Banka bankovní výpisy. Z mzdového systému je možné naimportovat doklady pro dokladovou řadu Mzdové doklady. Tato nabídka je popsána podrobně v Agenda, Banka Export Volba pro export bankovních příkazů do bankovního systému. Tato nabídka je popsána podrobně v Agenda, Bankovní příkazy

6 Vlastnosti Zobrazí se informace o aktivním dokladu. Číslo dokladu Datum zaúčtování a zdanitelného plnění Text Umístění dokladu umístění v Agendě a Skupině dokladů Informace o: 1. Vytvoření 2. Změně 3. Pořízení 4. Schválení 5. Zaúčtování dokladu. Tyto informace obsahují datum dané operace a jméno uživatele, který operaci provedl. Atributy 1. Doklad je rozpracován 2. Doklad je schválen 3. Doklad je zaúčtován 4. Doklad verze a nižší 5. Daňový doklad 6. Povolena oprava částky DPH 7. Částka DPH zaokrouhlena Nastavení Nastavení Ve Seznamu je možné zobrazit všechny dostupné údaje o záznamu dokladu, zobrazují se však jen některé vybrané. Protože každý uživatel může mít jiné požadavky na to, které údaje mají být zobrazeny a v jakém pořadí, je toto nastavení uživatelsky přístupné. Každý uživatel může mít jiné, vlastní nastavení Seznamu. Dialog pro nastavení Seznamu se vyvolá po stisku pravého tlačítka myši na Seznamu potvrzením nabídky Nastavení. V okně Dostupné sloupce jsou zobrazeny všechny dostupné položky daného záznamu. V okně Zobrazit tyto sloupce jsou položky, které budou v Seznamu zobrazeny v pořadí tak, jak budou skutečně zobrazeny. Označením vybrané položky je možné ji pomocí tlačítek Přidat > a < Odebrat přesouvat z jednoho okna do druhého. Takto se vyberou položky, které budou v Seznamu zobrazeny. Pořadí se nastaví tak, že se nastaví kursor na požadovanou položku v okně Zobrazit tyto sloupce a tlačítky Nahoru a Dolů se položka posune na požadované pořadí. Vybrané položce je možné stiskem tlačítka Barva přiřadit barvu, ve které se bude zobrazovat. Zaškrtne-li se pro vybranou položku políčko Součtovat sloupec při tisku, bude se tato položka při tisku opisu Seznamu součtovat. Význam ostatních voleb je patrný z jejich označení. Seznam, Pravé tlačítko, Nastavení

7 Přístupová práva Systém umožní nastavit přístupová práva pro jednotlivé řádky Seznamu. Po otevření nabídky má uživatel možnost aplikovat uživatelská práva na: Aktuální věty seznamu Označené věty seznamu Všechny věty seznamu Obecné postupy nastavení přístupových práv jsou popsány v kapitole Přístupová práva Tisk ze Seznamu Vyberte si agendu a dokladovou řadu. Klikněte pravým tlačítkem myši na Seznamu dokladů a z nabídky vyberte Nastavení, kde si nadefinujete, které sloupce Seznamu a v jakém pořadí se mají tisknout a nastavíte součtování jednotlivých sloupců. Označte skupinu dokladů, které chcete vytisknout. Kliknutím na ikonu tiskárny se tato sestava odešle na tiskárnu a vytiskne se opis aktuálního nastavení Seznamu. Upravením Seznamu v jeho Nastavení si zároveň nastavujete zobrazení Seznamu na obrazovce Snímkování Seznamu Stejný postup je možné použít i pro snímkování všech dialogů. Je takto možné si uložit přednastavené výběrové podmínky pro různé dialogy a snadno je opět vyvolat Uložení snímku Nastavení Seznamu popsané v předcházející kapitole je užitečné si uložit. Každý uživatel má možnost vytvořit si několik nastavení a volně mezi nimi podle potřeby přecházet. Uložení Seznamu se provede stlačením kombinace kláves Control Shift S Zadejte Vámi zvolené Jméno snímku a zatrhněte požadované volby. Zahrnout do snímku i poslední nastavení vyhledávání při zaškrtnutí tohoto políčka se spolu se snímkem uloží i poslední nastavení dialogu pro vyhledávání s výběrovými podmínkami. Stiskem tlačítka Uložit se snímek pod zadaným jménem uloží. Seznam, Control Shift S Vyvolání snímku Mezi uloženými snímky a tím mezi různými nastaveními Seznamu je možné libovolně přecházet stiskem kombinace kláves Control Shift R Najetím na název požadovaného snímku a stlačením tlačítka OK se Seznam přepne do tvaru nastaveného pod zadaným názvem. Seznam, Control Shift R Vyhledávání s výběrovými podmínkami Nabídka pro tento způsob vyhledávání se zobrazí po stisku kláves Control F. Je zde možné vyhledávat podle kterékoliv položky záznamu. Je možné vyhledávat záznam, který zároveň splňuje několik podmínek pro vyhledávání. V nabídce Dostupné sloupce vyhledejte položku, podle které chcete vyhledávat a nastavte na ni kurzor Stiskem tlačítka Přidat tuto položku přemístíte do pravé části dialogu nazvané Vyhledávat podle sloupců. Aktivujte přemístěnou položku klepnutím myší. V pravém dolním rohu dialogu do okna se bude hledat vypište hledaný řetězec. V levé dolní části dialogu zatrhněte způsob vyhledávání. V nabídce Dostupné sloupce můžete vyhledat další položku a postup opakovat.

8 Stiskněte tlačítko Start. Seznam, Control F Formát výběrových podmínek zapisovaných do okna se bude hledat je: "výběr1;výběr2; ;výběrn". kde výběr 1 N může být hodnota nebo interval hodnot (ve tvaru dolní mez-horní mez). Každý výběr může být negován znakem! (vykřičník ) Je možné používat speciálního znaku * (hvězdička), který určuje vždy vyhovující část hodnoty. Příklady jednoduchých výběrových podmínek: "10;16;28" // vyhledá čísla 10, 16 a 28 "10-20" // čísla v rozsahu 10 až 20 "10-20;26" // čísla v rozsahu 10 až 20 + číslo 26 "!50" // všechna čísla mimo 50 "A*" // všechny řetězce začínající znakem A "*D" // všechny řetězce končící znakem D "*AUTO*" // všechny řetězce obsahující slovo AUTO Výběrové podmínky je možné libovolně kombinovat Údaje o větě Prohlížení všech dostupných údajů o aktivní větě. Platí pro všechny Seznamy. Vyberte si požadovaný záznam Seznamu Stiskněte kombinaci kláves Control Q Zobrazí se okno, ve kterém jsou v řádcích pod sebou zobrazeny veškeré dostupné informace, vztahující se k danému záznamu. (Faktura, adresa, účet účetní osnovy atd.) Přenos dat do MS Excel Systém umožňuje jednoduchým způsobem přenést označená data ze Seznamu do tabulky MS Excel a tam je zpracovávat libovolným způsobem. Pro tento účel je výhodné pro opakované přenosy dat si připravit požadované snímky Seznamu. Postup: Vyberte řádky doklady, které se mají přenést do MS Excel Stiskem kláves Control C se vybrané řádky Seznamu vloží do schránky Windows. Otevřít aplikaci MS Excel Stiskem kláves Control V se obsah schránky přenese do tabulky MS Excel. Používáte-li pravidelně výstupy do MS Excel, můžete si objednat naprogramování výstupní sestavy v MS Excel, kde Vám zajistíme export požadovaných dat do Vámi předepsaných tabulek Menu Menu programu obsahuje jak standardní funkce Windows (práce s okny, soubory, atd.) tak funkce specifické pro DS-Account (nástroje, vyhodnocení, nastavení, atd.).

9 Soubor Skupina SOUBOR zahrnuje funkce pro otevření, zavření, odstranění položky, tisk dokladu, ukončení programu, atd.. Vztahuje se jen k pravé části obrazovky ( Scroll, sestava ) Nová položka Vloží novou větu (doklad, položku, adresu do adresáře, atd.) Otevřít Otevře existující větu k editaci (doklad, položku, adresu, atd.) Otevřít dokladovou řadu Otevře samostatné okno se stromovou strukturou, ve kterém je možné kliknutím myši na + před vybranou agendou tuto agendu otevřít a kliknutím na vybranou dokladovou řadu otevřít Scroll (seznam dokladů) příslušný k dokladové řadě. Tato nabídka bude užitečná v případě, kdy máte roztažené okno Scrollu na celou obrazovku a stromová struktura tak není vidět Uložit jako Uloží obsah pravé strany obrazovky (Seznam, tiskovou sestavu) do souboru ( txt, htm ) Odeslat poštou Odešle tiskovou sestavu nebo Scroll jako . Otevře aplikaci MS Outlook, a vloží do ní vybranou sestavu ( např. fakturu ) jako soubor mail.htm. Po doplnění adresy, případně průvodního textu máte možnost sestavu odeslat Nastavení tiskárny Konfigurace tiskárny. Je-li připojeno více tiskáren, kliknutím myší na šipku vedle zobrazeného typu tiskárny se rozbalí nainstalované tiskárny a je možné vybrat, na kterou bude tisk směrován. Tlačítko Nastavení otevře klasický Windows dialog pro nastavení tisku. Používáte-li rychlotiskárnu, nastaví se potřebný ovladač stiskem tlačítka Změnit. Slouží pro sestavy v textovém režimu. Bez ovladače tisk nefunguje. Vybrané nastavení se potvrdí tlačítkem OK Tisk Zobrazí dialog pro tisk a odešle tiskovou sestavu na tiskárnu k tisku. Nabídku je možné vyvolat i stiskem kláves Control P nebo stiskem ikony v nástrojové liště ikon. Pro opis Seznamu na tiskárnu se zobrazí následující dialog.

10 Control P V okně Tiskárna je zobrazena nastavená tiskárna, na kterou bude tisk směřován. Chcete-li vybrat jinou instalovanou tiskárnu, stlačte tlačítko Změnit. Program se přepne do Nastavení tiskáren viz. předchozí kapitola, kde je možné požadovanou změnu tiskárny provést. Po nastavení požadovaného rozsahu a způsobu tisku stiskněte tlačítko Tisk Vlastnosti Tato nabídka se vztahuje k oknu v pravé části obrazovky datový prohlížeč. Zobrazí dialog pro nastavení aktivního Seznamu. V případě sestavy se zobrazí dialog pro nastavení vzhledu stránky Restartovat účetnictví Umožní v případě změny některých nastavení programu uzavřít a znovu otevřít program pod stejným přihlášením Konec Ukončí program Úpravy Nabídka zahrnuje funkce pro ovládání schránky, kopírování, označení, pro tvorbu maker atd Kopírovat Zkopíruje označenou část do schránky Windows. Odtud je možné ji přenést do jiné aplikace Windows, např. do MS Excel. Viz. kapitola 0. Kopírování do schránky je možné uskutečnit i stiskem kláves Control C Odstranit vybrané položky Vymaže označené věty v Seznamu. Stejnou funkci vyvolá stlačení klávesy Delete. Před odstraněním vybraných položek si systém může vyžádat potvrzení tohoto úkonu. Má-li se toto varování zobrazovat nebo ne je nastavitelné v menu Nástroje, Nastavení Odstranit jednu položku Najeďte na vybranou položku Seznamu Zvolte nabídku Odstranit vybrané položky nebo stiskněte klávesu Delete Odstranit více označených položek Označte položky Seznamu určené k odstranění. Zvolte nabídku Odstranit vybrané položky nebo stiskněte klávesu Delete Vybrat Označí položku Seznamu, invertuje označení u aktivní položky. Stejnou funkci je možné vyvolat stlačením mezerníku Vybrat vše

11 Označí všechny položky aktivního Seznamu. Stejnou funkci je možné vyvolat stlačením kláves Control A Zrušit výběr Stejnou funkci je možné vyvolat stlačením kláves Control Mezerník. Funkce odznačí všechny označené záznamy Hledat Stejnou funkci je možné vyvolat stlačením kláves Control S. Vyhledá položku v Seznamu Setřídit Stejnou funkci je možné vyvolat stlačením kláves Shift S. Setřídí položky Seznamu podle vybraného kritéria Makro Tato nabídka umožňuje vytvářet makra, tj. posloupnosti příkazů, které si systém uloží pod zadaným jménem a které je možné kdykoliv vyvolat. Vyvoláním makra se provedou automaticky všechny zadané kroky makra jedním příkazem. Makra najdou využití především v urychlení a zjednodušení exportů a importů dat, obecně je však je možné použít pro jakoukoliv opakovanou činnost. Bude-li například chtít vedoucí předkládat pravidelně některé tiskové sestavy, je možné vytvořit makro, které všechny požadované sestavy vytiskne vždy najednou po spuštění tohoto makra. Způsob použití je zcela v rukou uživatele Nahrát makro Po volbě této nabídky se zobrazí následující dialog: Zapište zvolené jméno makra Nastavte požadovanou prodlevu čas mezi jednotlivými kroky makra při jeho spuštění Stiskněte tlačítko Spustit záznam. Zobrazí se nový dialog : Běžným způsobem provádějte v účetním programu požadované úkony, jako kdykoliv jindy. Všechny vaše kroky činnosti se zapisují do makra. Zápis ukončíte stlačením tlačítka Ukončit záznam Provést makro Po volbě této nabídky zobrazí systém dialog pro výběr požadovaného makra. Najeďte na požadovaný název a stlačte tlačítko Otevřít. Makro se spustí, provedou se všechny nahrané kroky. Po provedení všech kroků se makro samo ukončí Okno Tato nabídka obsahuje standardní funkce Windows pro práci s okny. Podrobný popis jednotlivých nabídek najdete v kterékoliv příručce pro práci v prostředí MS-Windows. Kaskáda -Zobrazí okna kaskádovitě za sebou Dlaždice horizontálně - Zobrazí okna nad sebou Dlaždice vertikálně - Zobrazí okna vedle sebe Zavřít všechny - Zavře všechna okna Zavřít - Zavře aktuální okno Maximalizuj - Maximalizuje aktuální okno Obnov - Provede refresh. zaktualizuje data na obrazovce Nástroje Skupina NÁSTROJE obsahuje funkce pro konfiguraci systému DS-Account, přístup k číselníkům, adresář, zadávání bankovních příkazů, nastavení uživatelských práv export a import dat.

12 Číselníky Zobrazí seznam číselníků, do kterých se navádějí veškeré údaje, které se v účetnictví opakovaně používají. Tyto údaje je potom možné při navádění dokladů z číselníků přebírat. Vkládání údaje z číselníku do dokladu se provede najetím na položku pro vyplnění požadovaného údaje a stlačením klávesy Insert. Otevře se příslušný číselník, ve kterém se najde požadovaná hodnota a stiskem klávesy Enter nebo tlačítkem Převzít se přebere do pořizovaného dokladu. Číselníky jsou podrobně popsány v samostatné kapitole Adresář Otevře číselník adres - adresář. Stejnou funkci má tlačítko Adresář v nástrojové liště ikon. V adresáři jsou uleženy veškeré dostupné informace o odběratelích a dodavatelích. Adresář je v celém účetním systému jeden, společný pro všechny agendy. Práce s adresářem je podrobně popsána v samostatné kapitole Číselníky Bankovní příkazy Otevře modul pro evidenci, vystavování, editaci a tisk bankovních příkazů. (Případně pro export příkazů pro homebanking.) Práce s bankovními příkazy je podrobně popsána v kapitole BANKA Saldokonto Otevře celé saldokonto, tzn. že zobrazí veškeré zápisy v účetnictví na účtech, které mají v typu účtu nastaveno saldokontní. Práce se saldokonty je popsána v samostatné kapitole SALDOKONTO Položky dokladů Otevře seznam položek všech dokladů aktuálního roku setříděných možné v tomto Seznamu měnit. dle částky. Setřídění není Je možné vyhledávat po zadání vyhledávacích kritérií. Je možné otevřít doklad, editovat atd Uživatelé Definice uživatelů a jejich práv. Podrobné nastavení uživatelských práv naleznete v samostatné kapitole PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA Změnit heslo Umožní změnit heslo pro přihlášení do programu právě přihlášenému uživateli. Jméno přihlášeného uživatele je uvedeno v horní části dialogu.

13 Po zadání nového hesla, jeho potvrzení a stlačení tlačítka OK bude pro daného uživatele platné toto nové heslo, kterým se bude přihlašovat do programu Export Tato nabídka slouží k exportu dat z účetního systému do externích programů. Platby dokladů - Export do DS POWER. Nabídka slouží k přenosu informací o platbách z účetnictví do obchodního systému DS POWER. Příkazy k úhradě - Export do banky. Export příkazů pro homebanking. Podrobný popis této nabídky je uveden v kapitole Agenda,Bankovní příkazy. Manažerské systémy - Speciální exporty na zakázku do systémů uživatele. Nabídka obsahuje specielní uživatelské exporty na zakázku, podle požadavků uživatele Import Tato nabídka slouží k importu dat do účetního systému z externích programů. Adresář a doklady - Import z DS POWER. Na tomto místě se nastavují podmínky pro přenosy z obchodního systému a mezd do systému An system. Výpisy z banky - Import bankovních výpisů. Jak už sám název funkce napovídá, jedná se o automatický přenos bankovních výpisů z banky u těch uživatelů, kteří disponují systémem Homebanking toho finačního ústavu, u kterého mají veden běžný účet. Podrobný popis této nabídky je uveden v kapitole Agenda,BANKA. Mzdové číselníky - Import z mezd DS-Account. Tato nabídka slouží k přenosu dat ze mzdového Software AN SYSTEM - MZDY. Pro nastavení přenosů z jiných programů pro vedení mezd slouží nabídka Nástroje Administrátor. Nabídka je podrobně popsána v kapitole Propojení s programem mzdy. Formát ISO - Speciální nabídka pro import dat na zakázku. Počáteční stavy z databáze - Import při přechodu na novou databázi. Systém je navržen tak, že se jednotlivé účetní období ukládají v jedné společné databázi. Je-li po jejím zaplnění nutný přechod na novou databázi, převede tato nabídka počáteční stavy do nové databáze. Založení nové databáze a převod počátečních stavů provede servisní pracovník firmy AN SYSTEMS S.r.o.

14 Roční uzávěrka Tato nabídka spustí roční uzávěrku. Uzávěrku je možné spouštět kdykoliv opakovaně, nová přepíše starou. Nejprve je nutné založit nový účetní rok. Strom, Vrchol stromu, Pravé tlačítko, Vybrat rok, Insert V dialogu se vyplní jeho číslo a zatrhne se, co se má převádět. Vyplní se dialog Nastavení. Stiskem tlačítka Zpracovat se uzávěrka provede, provede se uzavření účtů ve starém roce a otevření účtů v roce novém. V nastavení (dialog Roční uzávěrka ) se definuje, do kterého účtu a dokladu se uzavře starý rok a proti kterému účtu se bude uzavírat. Podobně se provede nastavení pro nový rok. Bude-li se uzávěrka převádět střediskově, zatrhne se tato nabídka. Okno Středisko se v tom případě nevyplňuje. Nebude-li se uzávěrka převádět střediskově, do okna Středisko se vypíše číslo střediska, na které se uzávěrka zaúčtuje Administrátor Tato nabídka obsahuje řadu funkcí, které při své práci může využít servisní pracovník firmy AN SYSTEM S.r.o.. Uživatelům tato nabídka není běžně přístupná Kontrola databáze Tato nabídka slouží jako velice užitečný nástroj pro kontrolu a opravu dat uložených v databázi. Využijete ji k vyhledání logických chyb v účetnictví (nepodvojně zaúčtované doklady) a k odstranění chyb vzniklých technickými problémy při práci s programem (výpadek el. proudu,.) Požadované akce se označí v nabídce zatržením. Proces kontroly a opravy proběhne vždy jen na dokladech vyhovujících výběrovým podmínkám. V horní části dialogu se vypisují vybrané kontrolní procesy.

15 Kontrolní proces Obraty účtů Saldokonto Doklady Doplnit VS a penalizační % Odstranit nepotřebné dopočty Kontrola podvojnosti účtování Kontrola DPH Hromadné rušení dokladů akce Odstraní neplatné věty, opraví případné součtové chyby. Opraví obraty účtů podle prvotních dokladů. Odstraní neplatné věty, opraví případné součtové chyby. Opraví saldokonta podle prvotních dokladů. Aktivuje další nabídky Hromadné doplnění chybějících údajů např. při importu dat z jiného účetního systému. Doplní chybějící VS z čísla dokladu a chybějící % penalizace z adresáře. Odstraní neplatné položky dokladů. ( Automaticky vytvořené, které již nemají žádní vztah k ručně vytvářeným položkám. Vzniká pouze při opravách ). Zkontroluje podvojnost dokladů a vytvoří chybovou sestavu, kde jsou všechny chyby podvojnosti přehledně sestaveny. Provede kontrolu částek DPH a vytvoří kontrolní sestavu, kde jsou uvedeny všechny doklady, u kterých rozdíl mezi navedenou a vypočítanou hodnotou DPH je větší, než údaj vyplněný v kolonce Povolit rozdíl. Zruší všechny doklady odpovídající zadanému filtru. POZOR!!! Tento proces je nevratný!!! Dopárování úhrad ( Vhodné pro agendy Banka, Pokladna ). Projde položky dokladů podle nastaveného filtru. Provede napárování úhrad na doklady podle VS a částky. Povolit změnu účtování V průběhu dopárování může vzniknout potřeba položku dokladu přeúčtovat. Zatržením této volby to systém automaticky provede.

16 Nastavení Tato nabídka obsahuje širokou škálu základních nastavení programu, jeho funkcí a vzhledu. Menu, Nástroje, Nastavení Levá část dialogu obsahuje následující údaje : Zpracovávaný rok Tento údaj přebere systém z nastavení ve stromové struktuře Viz. kapitola Chyba! Nenalezen zdroj odkazů. ( informativní údaj ). Zobrazovat dopočty Zapisovat nové kurzy měn Pamatovat období v účetních sestavách Povolit opustit doklad při nerovnosti stran MD-D Povolit správu číselníků Zaškrtnutím tohoto políčka se budou trvale zobrazovat v dokladech dopočtové věty. ( Dopočtová věta = položka dokladu, kterou program na základě navedených údajů vytváří automaticky.). Při zatržení této nabídky si program bude pamatovat kurzy naváděné na zahraničních dokladech a bude je na nových dokladech se shodným kurzovním datem nabízet. V účetních sestavách se bude nabízet naposledy použité účetní období. Jestliže tato nabídka není zatržena, systém neumožní zapsat nevyrovnaný doklad. Buďto se musí doklad správně dokončit, nebo se nezapíše. Zaškrtnutím této nabídky je možné uložit nevyrovnaný doklad a dodělat jej později. ( Nedokončené nevyrovnané doklady je možné zjistit kontrolou databáze.). Toto nastavení umožní správu dalších údajů v číselnících. Např. Účetní rozvrh. Dále se zde stanoví, odkud se má do dokladů přebírat: % penalizace 1. Nastavit zde hodnoty navedené v tomto dialogu se budou nabízet v celém programu. 2. Z adresáře budou se nabízet hodnoty navedené v adresáři. Implicitní splatnost. 1. Nastavit zde hodnoty navedené v tomto dialogu se budou nabízet v celém programu. 2. Z adresáře budou se nabízet hodnoty navedené v adresáři. 3. Z dokladové řady Splatnost může být nastavena v každé dokladové řadě jiná Export import Implicitní nastavení adresářů pro exporty a importy dat. Bude se nabízet do dialogů pro tyto operace. Nebude se nabízet do dialogu pro přenos dat do banky ABO Tisky

17 Menu, Nástroje, Nastavení, Tisky Obecné Obecné - Systém si uloží posledního přihlášeného uživatele a při opětovném spuštění programu na téže stanici nabídne jeho jméno v přihlašovacím dialogu. Dojde-li k zaplnění databáze tak, že zbývá méně než 10% volného prostoru, systém na to při spouštění programu upozorní. Je nutné kontaktovat servis. Toto varování je možné potlačit. Scroll - Přenášejí-li se přes Windows schránku data do aplikací MS Word, nebo MS Excel, bude při přenosu uplatněn vložený oddělovač. Standardně je vložen tabulátor, je možné použít jakýkoliv znak. :, ; atd. Customize - Tato nabídka je určena pouze servisním pracovníkům Prostředí Toto nastavení je duplikací nastavení Windows!!! Promítne se do všech ostatních aplikací běžících pod Windows.

18 Windows 1. Formát : Datum Do tohoto pole se zadává vstupní maska pro datum. Může mít tvar : Maska : Tvar datumu : M/d/yy 5/6/00, 21/11/00 M.d.yyyy , MM;dd;yyyy 05;06;2000, 21;11;2000 Čas Do tohoto pole se zadává vstupní maska pro čas. Může mít tvar : Maska : H:m:s hh/mm/ss Tvar zobrazeného času: 5:6:8, 14:11:28 05/06/08, 14/11/28 Desetinný oddělovač Zadává se symbol, který bude oddělovat desetinná místa (,. ) Oddělovač tisícovek Zadává se symbol, který bude oddělovat tisícovky (,. ) 2. Okraje nastavení umístění sestavy na tiskové ploše tiskárny. Zadávají se hodnoty v mm. Doporučené nastavení levý okraj 8 mm, pravý okraj 8mm, horní okraj 5 mm, dolní okraj 5 mm. 3. Tisknout barvy a obrázky pozadí nastavení pro tisk obrázků a barev v grafických sestavách Obecné 1. Chyby a varování zobrazovat modálně standardně se chybová hlášení a varování zobrazují na stavovém řádku obrazovky. Zatržením této nabídky se budou zobrazovat v dialogovém boxu. 2. Po stisku Enter přepnout na další položku. Po zatržení této nabídky se změní funkce klávesy Enter. Bude mít stejnou funkci, jakou před zatržením měla klávesa Tab, to znamená, že po jejím stlačení se přepne přesune kurzor na následující položku dialogového boxu. Je to vlastně simulace funkce programů MS-DOS. Její využívání nedoporučujeme, výhodnější je uplatňovat standardní postupy pro práci v prostředí MS Windows. 3. Pamatovat si obrazovkovou pozici Standardně jsou všechny dialogové boxy umisťovány na střed obrazovky. Je možné je myší uchopit a přesunout. Při zatržení této nabídky si systém zapamatuje poslední umístění a bude je používat. 4. Intenzita grafiky pozadí [%] - Je možné nastavit intenzitu barev obrázků pro dialogy s obrázky v pozadí. 5. Základní písmo programu - Toto nastavení se využije např. při provozu na cizojazyčných ( anglických ) Windows. Nastavené písmo bude platit pro celé prostředí (menu, dialogy, Scroll, sestavy. ). Stiskem tlačítka Def. se písmo přepne do základního, standardního nastavení. Písmo každého Seznamu je možné definovat v Nastavení Seznamu zvlášť. V takovém případě bude upřednostněno nastavení Seznamu. Scroll

19 1. Tisková patička při opisu seznamu se zde zadaný text vytiskne na patičce každé stránky. 2. Barvy trámce scrollu umožňuje uživatelské nastavení barvy pozadí a textu trámce, který zvýrazňuje aktivní řádek Seznamu. Stiskem tlačítka Def. se přejde do základního nastavení. 3. Dotaz před odstraněním položky. Není-li tato položka zaškrtnuta, provede se vymazání položky ihned po zadání příkazu, bez upozornění. Může tak dojít ke smazání nějkteré položky omylem. Zaškrtne-li se tato položka, systém si po příkazu k vymazání vyžádá potvrzení. Ke smazání položky dojde až po potvrzení stlačením tlačítka OK. Seznam, Delete 4. Pamatovat si poslední setřídění. Po zaškrtnutí této volby se budou všechny Seznamy zobrazovat vždy setříděné podle posledního nastavení, tak jak byly setříděny před posledním uzavřením. Toto setřídění může být pro každého uživatele v síti jiné. 5. Písmo - je zde možné nastavit typ písma pro Seznamy. Stiskem tlačítka Def. se písmo přepne do základního, standardního nastavení. Jeli zde nastaveno Def., uplatní se nastavení písma ze záložky Obecné. Individuální nastavení Seznamu (v Nastavení Sezanmu) má přednost před jakýmkoliv jiným nastavením. Tiskový náhled - nastavení typu písma pro prohlížeč sestav a tisk (jenom pro textový výstup, ne pro grafický). Stiskem tlačítka Def se uplatní základní přednastavené písmo programu Databáze Nástroje, Nastavení, Databáze Vyhodnocení

20 Nástroje, Nastavení, Vyhodnocení Národní nastavení - Účetní software DS Account je dodáván v české a slovenské verzi. Nastavením stylu zpracování se určí, jakým způsobem ( v souladu s platnou legislativou kterého státu ) se mají zpracovávat vyhodnocení. Nabídka může zahrnovat i uživatelské volby, naprogramované na zakázku. Volitelné ceny - Systém umožňuje pracovat s šesti volitelnými cenami položek dokladů, které budou vystupovat pod přednastavenými názvy. V této nabídce jim je možné přiřadit libovolné názvy Registrace Nabídka slouží pro zaregistrování programu při přechodu z demo verze na plnou verzi. Zadáním registračního čísla se zruší omezení demo verze. Nabídka slouží pro rozšíření počtu uživatelů v síti. Změnou počtu uživatelů a zároveň změnou registračního čísla bude umožněn přístup do programu navě zadanému počtu uživatelů. Menu, Nástroje, Nastavení, Registrace Oprávněný uživatel - Doplňující údaj, není nutný Název firmy uživatele Smluvní počet uživatelů Registrační číslo - dodá An system S.r.o Přístup k datům Tato nabídka umožňuje podrobněji definovat přístup k datům navedeným do systému.