Upravovat, podepisovat a faxovat dokumenty

Transkript

1 Jak pravovat, How podepisovat to edit, sign a and faxovat documents dokumenty Lehké, Easy, levné inexpensive Effective Efectivní!! Upravovat, podepisovat a faxovat dokumenty Popfax.com, Popfax, Globální professional Poskytovatel fax services, Faxu přesworldwide Internet Popfax SF EN CZ

2 Pozadí Pokud jde o obchodní procesy, podepisování dokumentů je velmi důležité. Přesto stále existuje mnoho firem, které používají dokumenty podepsané na papíře a tím porušují online workflow. Nyní, s touto novou funkcí Popfax, mohou uživatelé upravovat, podepisovat a faxovat dokumenty online přes webové rozhraní pomocí pouhých několika kliknutí, což šetří čas a pomáhá životnímu prostředí. Aby bylo možné využít tuto funkci, musí si uživatelé zakoupit Balíček Možností. Tato příručka Vám ukáže, jak snadné je upravit, podepsat a faxovat dokumenty s Popfaxem. 2

3 Popfiles - Udělat z faxu editovatelný dokument PopFiles je složka v zákazníkově účtu, která obsahuje editovatelné dokumenty. Takže, pokud potřebujete upravit fax, můžete to nyní udělat snadno a rychle přímo z Vašeho účtu Popfax tím, že vyberete fax, který chcete upravit a kliknete na tlačítko Upravit. Pokud jste vybral 2 nebo více faxů, pak budou sloučeny do jednoho editovatelného dokumentu. Budete informováni prostřednictvím pop-up, který vybraný fax(y) zkopíruje do složky PopFiles, aby tento mohl být dále editovatelný. Ve výchozím nastavení přidělí systém Vašemu editovatelnému dokumentu název, který si můžete upravit v tomto pop-upu. 3

4 Popfiles - Přidat nový editovatelný dokument Když v poli PopFiles kliknete na tlačítko Přidat nový Dokument, můžete přidat nový editovatelný dokument: -Nahráním přímo z Vašeho zařízení (pokud lze procházet soubory v zařízení). -Vytvořením nového dokumentu na prázdnou stránku A4. -Nahráním em. Soubor (8 MB max) budete moci nahrát v jednom z následujících formátů: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ODT, ODS, SXW, ODP, PDF, PS, BMP, GIF, JPG, JPEG, TIF, TIFF, EPS, RTF, TXT. Abyste mohl nahrát soubor em, musíte poslat na popfiles@popfax.com z ové adresy, kterou jste zaregistroval u Popfaxu. Předmět a tělo u mohou být prázdné. Pokud posíláte více jak jeden soubor, budou tyto soubory sloučeny v jeden dokument. Všechny nahrané soubory jsou převedeny do formátu faxu než se stanou dostupnými ve složce PopFiles. Zpracování souborů může trvat 1-2 minut. 4

5 Popfiles - Upravit dokument Aby bylo možné přejmenovat dokument ze složky PopFiles, stačí kliknout na název dokumentu a upravit jej. Můžete otevřít Dokumentový Editor kliknutím na tlačítko Upravit ve složce PopFiles nebo v náhledu stránky dokumentu. V Dokumentovém Editoru můžete přidat text, datum a podpisy z levého menu. Všechny změny, které nebyly uloženy, budou ztraceny. Přidané texty ve Vašem dokumentu bude možné vyhledávat díky naší funkci vyhledávání. 5

6 Vytvořit podpis Místo, kde můžete spravovat podpisy je složka s názvem Podpisy", která se nachází hned vedle složky "PopFiles" v Popfax účtu. Máte 4 možnosti, jak přidat podpis: 1.Nahráním podpisu ze svého přístroje obrázkový soubor musí být v jednom z následujících typů: JPG, PNG, GIF a maximální velikost souboru může být 8 MB. 2.Vytvořením podpisu přímo v rozhraní Popfax - funkce kreslení umožňuje nakreslit Váš podpis pomocí ukazovacího zařízení nebo prstem na dotykových obrazovkách. 3.Napsáním podpisu jedním z dostupných fontů. 4.Nahráním podpisu em - můžete vkládat své podpisy zasláním u s obrázkem v příloze na sign@popfax.com z ové adresy, kterou jste zaregistrovali pro svůj účet Popfax. Předmět a tělo u by měli být prázdné. 6

7 Upravit podpis Kliknutím na náhledy ve složce Podpisy otevřete Editor. Podpisový Následující editační nástroje jsou k dispozici pro podpisy, které byly nahrány: - Oříznutím (k dispozici pouze při vytváření podpisu) - Otočením - Nastavením prahu Podpisy, které byly vytvořeny nebo napsány, si můžete upravit pomocí rotace. 7

8 Upravovat, podepisovat a faxovat dokumenty Předpokládejme, že jste obdrželi smlouvu faxem, do kterého budete muset přidat údaje o své firmě, podepsat a odfaxovat zpět. Abychom nastartovali proces, jdeme do složky Doručená pošta a otevřeme přijatý fax. Chcete-li přidat údaje o své firmě, klikněte na tlačítko Upravit. Dokumentový Editor se otevře. Akce, které lze provádět v dokumentovém editoru na Vašem faxu zahrnují: -Vložení aktuálního datumu. -Zadání firemních údajů (jméno, adresa, kontaktní telefon, atd.) jako volného textu. -Vložení dříve uloženého podpisu Nyní můžete poslat svoji upravenou a podepsanou smlouvu faxem, stačí kliknout na "Uložit a odeslat faxem." 8

9 SVĚŘTE SVÉ FAXOVÁNÍ ODBORNÍKŮM MOBILITA: faxy jsou k dispozici kdykoliv a kdekoliv. Pokročilé nástroje Vám umožní efektivně spravovat Vaše faxování.. DŮVĚRNOST: uživatelé mají spolehlivý a soukromý přístup ke svému účtu Popfax. JEDNODUCHOST: není nutná žádná instalace; vše, co potřebujete, je počítač připojený k Internetu. NÁKLADOVÁ EFEKTIVITA: za 3.99 za měsíc máte k dispozici lokální Faxové číslo pro odesílání a přijímání neomezeného počtu faxů přes Internet nebo . SPOLEHLIVOST: 24/7 vysoce výkonná služba. EKOLOGIE: žádný inkoust, žádný papír - virtuální faxování pomáhá vytvořit nové ekologické kanceláře. Popfax je přední světový poskytovatel služeb internetového faxu. Tato služba umožňuje konečným uživatelům posílat a přijímat faxy pomocí webového rozhraní, ového klienta nebo mobilních a desktopových aplikací. Sada profesionálních nástrojů s přidanou hodnotou (OCR, index, úprava a podpis, skenování a faxování, hlasová pošta, multidestinace, API...) řadí POPFAX daleko před konkurenci. Popfax integrovaný do kancelářských aplikací front officu a back officu umožňuje uživatelům provádět transakční úkoly faxem.. Čísla Popfax mluví sama za sebe: služba má více než zákazníků po celém světě a poskytuje lokální čísla ve více než 500 městech ve více než 20 zemích světa. Webová služba je poskytována ve více než 20 jazycích a zákaznická podpora je k dispozici v 7 jazycích. Služba je vlastněna francouzskou akciovou společností Popfax, která nabízí lokální platební prostředky v 15 zemích a 10 měnách. Popfax je řešení jak pro jednotlivé profesionály (malé a střední podniky), tak pro korporátní klienty, kteří řeší potřeby faxování pomocí našich outsourcovaných řešení: buď prostřednictvím faxového serveru nebo transakčními aplikacemi. Díky partenrství s námi získáte výhody dobře referencované, profesionální a cenově efektivní Internetové faxové služby. Dozvědět se více o partnerství Pro více informací o vstupu do partnerského programu Popfax nás kontaktujte em na support@popfax.com. POPFAX - 3, passage des bleuets CARRIERES SUR SEINE - FRANCE 9