SAP Příručka pro signatáře DocuSign

Transkript

1 SAP Příručka pro signatáře DocuSign Obsah 1. SAP Příručka pro signatáře DocuSign Přijetí ového oznámení Podpis dokumentu Další možnosti Finish later (Dokončit později) Print, Sign, Scan and Upload (Vytisknout, podepsat, naskenovat a odeslat) Assign to Someone Else (Přiřadit jiné osobě) Decline to Sign (Odmítnout podpis) Download or Print All Documents (Stáhnout nebo vytisknout všechny dokumenty) Upload a Scanned or Photographed Signature (Nahrát naskenovaný nebo vyfocený podpis) S t r a n a

2 1. SAP Příručka pro signatáře DocuSign Tato příručka obsahuje informace o elektronickém podpisu dokumentu ve službě DocuSign. Elektronický podpis představuje rychlý, snadný a bezpečný způsob přijetí, podepsání a vrácení dokumentů odesilateli bez nutnosti osobního jednání nebo přeposílání dokumentů. Další informace naleznete na portále podpory DocuSign ( Doporučujeme, abyste si konečnou verzi smlouvy s elektronickým podpisem vždy uložili společně se shrnutím DocuSign na pevný disk nebo do systému správy smluv. 2. Přijetí ového oznámení Na začátku procesu obdržíte s žádostí o elektronický podpis dokumentu. je odeslán službou DocuSign (dse_eu1@docusign.net) jménem společnosti SAP a obsahuje zprávu od odesilatele a odkaz k otevření elektronické obálky s dokumentem. 2 S t r a n a

3 Po otevření u přejdete kliknutím na tlačítko Review Documents (Revidovat dokumenty) k dokumentům. Otevře se nové okno webového prohlížeče, které se připojí k zabezpečenému webu služby DocuSign Online Signing Service. 3. Podpis dokumentu Po kliknutí na tlačítko v pravé horní části obrazovky se otevře první stránka dokumentu. Po zkontrolování celého dokumentu kliknutím na štítek Sign Here (Zde podepsat) přidejte svůj podpis. Poznámka: Některá pole, například Date signed (Datum podpisu) jsou automaticky vyplněna na základě informací dostupných v systému. Tyto údaje nelze změnit. Pokud službu DocuSign používáte poprvé, budete po kliknutí na štítek Sign Here (Zde podepsat) vyzváni k přijetí podpisu. Ověřte, zda jsou vaše jméno a údaje správné. V opačném případě je podle potřeby změňte. Podpis můžete přijmout čtyřmi způsoby: Kliknutím na tlačítko Adopt and Sign (Přijmout a podepsat) přijmete výchozí podpis a údaje a přejdete k dalšímu kroku. Můžete kliknout na tlačítko Change Style (Změnit styl) a vybrat jiný předem naformátovaný skript poskytnutý službou DocuSign. Klikněte na tlačítko Draw: (Nakreslit:) Nakreslete svůj podpis nebo iniciály myší či prstem na dotykové obrazovce. Můžete také nahrát naskenovaný nebo vyfocený podpis. Tato možnost je však omezena pouze na signatáře, kteří mají účet DocuSign. (Viz pokyny v části 6.) 3 S t r a n a

4 Po zadání informací pro všechny povinné štítky v dokumentu klikněte na tlačítko v pravé dolní části obrazovky. Zobrazí se místní okno s upozorněním, že podpis je hotový a můžete si zdarma zaregistrovat účet ve službě DocuSign a uložit dokument ve svém účtu. Pokud si vytvoříte účet signatáře, můžete také nahrát svůj personalizovaný podpis. Po dokončení všech dokumentů v obálce obdržíte s potvrzením, že dokument podepsaly všechny strany, s vyplněnou kopií dokumentu ve formátu PDF a shrnutím uvádějícím certifikát o dokončení, sledování záznamu a události signatáře. 4. Další možnosti Po obdržení dokumentu můžete kliknutím na tlačítko OTHER ACTIONS (DALŠÍ AKCE) v pravém horním rohu obrazovky zobrazit také další akce, které můžete s dokumentem provést: 4.1 Finish later (Dokončit později) Tato volba umožňuje podepsat dokument později, pokud na to zatím nejste připraveni. K dokumentu se můžete vrátit později pomocí odkazu v ovém oznámení. Pokud jste si založili účet signatáře, své obálky naleznete také ve službě DocuSign. 4 S t r a n a

5 4.2 Print, Sign, Scan and Upload (Vytisknout, podepsat, naskenovat a odeslat) Tato volba umožňuje podepsat tištěnou verzi dokumentu, pokud jej nechcete podepsat elektronicky. a. Po kliknutí na tlačítko Print & Sign (Vytisknout a podepsat) se zobrazí nové okno s dotazem, zda chcete podepsané dokumenty odeslat zpět nahráním, nebo faxem. b. Vyberte jednu volbu a klikněte na tlačítko Continue (Pokračovat). Otevře se další okno. 5 S t r a n a

6 c. Kliknutím na tlačítko DOWLOAD (STÁHNOUT) stáhněte dokument a uložte jej na místní disk. Jakmile budete připraveni, dokument vytiskněte, podepište a naskenujte zpět do služby DocuSign. Jakmile budete připraveni, klikněte na tlačítko RETURN DOCUMENT (VRÁTIT DOKUMENT). Otevře se další okno. d. Nakonec klikněte na tlačítko UPLOAD A FILE (ODESLAT SOUBOR) a FINISH (DOKONČIT). Poznámka: Pokud jste dokument stáhli, ale chcete jej nahrát do služby DocuSign později, můžete jej znovu otevřít kliknutím na tlačítko Review Document (Revidovat dokument) v ovém oznámení v doručené poště. 4.3 Assign to Someone Else (Přiřadit jiné osobě) Tato volba umožňuje odeslat dokument k podpisu jiné osobě. a. Po kliknutí na tlačítko Assign to Someone Else (Přiřadit jiné osobě) se zobrazí nové místní okno. Zadejte jméno a ovou adresu nového signatáře a zprávu adresovanou autorovi obálky s vysvětlením, proč chcete postoupit odpovědnost za podpis. 6 S t r a n a

7 b. Zobrazí se nové okno s upozorněním, že odpovědnost za podpis byla změněna, a budete přidáni jako příjemci obálky v kopii. Klikněte na tlačítko Exit (Odejít). c. Nový signatář obdrží ové oznámení udávající, že jste mu přiřadili obálku. d. Autor obálky obdrží ové oznámení udávající, že došlo ke změně signatáře. Nově přiřazený signatář podepíše dokument obvyklým způsobem a poté, co proces podpisu dokončí všechny strany, obdržíte také kopii. Poznámka: Pokud chcete změnit přiřazení své odpovědnosti za podpis, použijte možnost ve službě DocuSign a klikněte na tlačítko Assign to Someone Else (Přiřadit jiné osobě) v nabídce Other Actions (Další akce). Nepřeposílejte své ové oznámení ani neumožňujte přístup jiné osobě ke své doručené poště za účelem podepsání smlouvy. Tato jiná osoba by se mohla podepsat s vašimi pověřeními, aniž by tato změna byla v elektronicky podepsané smlouvě nebo shrnutí viditelná. 4.4 Decline to Sign (Odmítnout podpis) Tato volba umožňuje zneplatnit dokument a zamezit ostatním signatářům v přístupu k němu nebo požádat o změny dokumentu kontaktováním přímo odesilatele s příslušnou žádostí. Poznámka: Důrazně doporučujeme před zneplatněním dokumentu kontaktovat odesilatele, protože tím dojde k uzavření celé transakce a jejímu zpoždění v důsledku zrušení všech předchozích kroků podpisu. a. Po kliknutí na tlačítko Decline to Sign (Odmítnout podpis) se zobrazí místní okno. b. Kliknutím na tlačítko Continue (Pokračovat) zneplatníte dokument, kliknutím na tlačítko Finish Later (Dokončit později) požádáte o změny a kliknutím na tlačítko Cancel (Storno) se vrátíte k dokumentu. 7 S t r a n a

8 5. Download or Print All Documents (Stáhnout nebo vytisknout všechny dokumenty) Pokud chcete stáhnout nebo vytisknout všechny dokumenty v obálce: Kliknutím na ikonu vytisknete všechny dokumenty. Kliknutím na ikonu stáhnete všechny dokumenty do jednoho kombinovaného PDF nebo více souborů PDF. 8 S t r a n a

9 6. Upload a Scanned or Photographed Signature (Nahrát naskenovaný nebo vyfocený podpis) (Pouze pro signatáře s licencí DocuSign nebo účtem signatáře) a. Na domovské stránce DocuSign klikněte na tlačítko Upravit na ID kartě DocuSign. b. Přejdete na obrazovku Manage Identity (Správa identity). Klikněte na tlačítko Edit (Upravit). 9 S t r a n a

10 c. Otevře se stránka Manage Signatures (Správa podpisů). Můžete přidat nový podpis nebo upravit stávající. Klikněte na tlačítko Edit (Upravit). d. V horní části další obrazovky můžete nahrát naskenovaný podpis. Klikněte na tlačítko Upload (Nahrát). 10 S t r a n a

11 e. Uvidíte, že se kolem pole podpisu zobrazí žlutý rámeček. Klikněte na tlačítko Browse (Procházet) a vyberte naskenovaný nebo vyfotografovaný soubor s obrázkem vašeho podpisu. f. Po několika sekundách se váš naskenovaný nebo vyfotografovaný podpis zobrazí v poli podpisu. Kolem pole s iniciálami se zobrazí další žlutý rámeček. Klikněte na tlačítko Browse (Procházet) a vyberte naskenovaný nebo vyfotografovaný soubor s obrázkem vašich iniciál. Po dokončení kliknutím na tlačítko Adopt (Přijmout) přijměte naskenované nebo vyfotografované obrázky jako svůj podpis DocuSign. 11 S t r a n a

12 g. Poté budete přesměrováni zpět na obrazovku, na které se zobrazí váš nový podpis a iniciály. Kliknutím na tlačítko Done (Hotovo) dokončíte proces nastavení podpisu. 12 S t r a n a