Odvádění výroby pomocí skladových operací v Helios Orange

Transkript

1 Odvádění výroby pomocí skladových operací v Helios Orange Michal Tauer Ústav informatiky Fakulta podnikatelská Vysoké učení technické v Brně Kolejní 2906/4, Brno michal.tauer@gmail.com Abstrakt: Studie se zabývá sledováním ruční sériové výroby ve společnosti Nitto Denko Czech, a to pomocí skladového modulu v ERP systému Helios Orange. Ve společnosti byl za tímto účelem vytvořen nový neziskový projekt. Ten je zaměřen na výrobu využívající vyřazené polarizační filmy pro LCD televizory, které byly původně určeny k likvidaci. Výrobní proces je časově omezen, bude probíhat po dobu tří let. Hlavním cílem projektu je udržet zaměstnanost a dobré jméno společnosti. Hlavní důvod pro implementaci skladového modulu je ekonomický, nebylo možné zakoupit výrobní modul pouze pro použití v rámci tohoto neziskového projektu. Klíčová slova: Enterprise Resource Planning (ERP), displej z tekutých krystalů (LCD), Helios Orange, neziskový projekt, skladový modul Abstract: The study deals with monitoring of the handmade serial production in the company Nitto Denko Czech, by using the warehouse module of ERP system Helios Orange. In this company the new non-profit project was established. It is focused on manufacturing of the discarded polarising films for LCD televisions, which were originally intended for disposal. The manufacturing process is time-limited, it will last for the next three years. The main aim of the project is to keep the employment and goodwill of the company. The main reason for implementation the warehouse module was economic, it was not possible to buy the manufacturing module only for this nonprofit project. Key words: Enterprise Resource Planning (ERP), Liquid Crystal Display (LCD), Helios Orange, non-profit project, warehouse module 1. Úvod Nitto Denko Czech s.r.o. je jednou ze 118 poboček japonské nadnárodní korporace Nitto Denko, která svými produkty zasahuje mnoho oblastí průmyslu, např. stavební, tiskařský, papírenský, automobilový, produkce spotřební elektroniky, zdravotnictví (Nitto Denko Czech s.r.o., 2008). Korporace se rozhodla v roce 2007 založit v České Republice pobočku a v roce 2008 vybudovala výrobní podnik v Brně. Záměrem bylo vyrábět komponenty pro produkci LCD panelů. Z důvodů hospodářské krize nebyl výrobní podnik otevřen. Společnost zaujala vyčkávací taktiku. Produkce byla zachována v Asii a k evropským odběratelům distribuována přes pobočku v Brně. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1-2/

2 Michal Tauer Na základě iniciativy obchodního zástupce se společnost Nitto Denko Czech připojila ke vzdělávacímu programu Photonics explorer. Nezisková organizace pod patronací Brussels University má za cíl distribuovat do středních škol balíčky komponent pro výuku v oblasti optiky. Společnost Nitto Denko Corportion se podílí na tomto projektu výrobou kartiček polarizačních filmů. 2. Vymezení problému Výroba samotných kartiček pro projekt interně nazývaný PHONONICS se skládá ze sledování 5 procesů, materiál, nedokončená výroba, hotové výrobky, balení, zabalené výrobky. Jednotlivé stavy je třeba sledovat nejen z evidenčních, ale i z účetních důvodů. Jelikož se jedná o sériovou výrobu s jednoznačně definovanými náklady, vznikla kalkulace, jenž rozpočítává náklady na jednotlivé položky. Původní záměr byl evidovat jednotlivé stavy pouze v tabulkovém procesoru. Vzhledem k tomu, že společnost je nucena dle korporátních pravidel uzavírat účetnictví na měsíční bázi a to nejpozději do pěti pracovních dní po ukončení měsíce, je takovýto způsob evidence nevhodný. Přináší vícenáklady v nutnosti měsíčních inventur a ručního zaúčtování do informačního systému. Nelze pominout ani faktor možné chybovosti. 3. Stanovení cílů Z výše uvedených důvodů byl autor této studie požádán finanční manažerkou o nalezení způsobu evidence jednotlivých procesů přímo v informačním systému Helios Orange. Hlavním cílem bylo přenést zodpovědnost za odvádění jednotlivých pohybů na aktéry těchto pohybů, bez nutnosti zapojení účetního oddělení při vkládání účetních dat. Z toho vyplývá i časová úspora při zaúčtování takto evidovaných stavů a omezení možnosti vzniku chyb přepisováním dat do účetnictví. 4. Řešení 4.1 Skladové doklady a položky Z již zmiňovaných důvodů jsem bylo nutné využít stávající portfolio zakoupených modulů informačního systému Helios Orange. S možnostmi systémů kategorie ERP se autor seznámil v publikacích těchto autorů: Molnár, 2001, Basl, 2002, Laudon, Laudon, 2006, Gála, Pour, Toman, 2006, Sodomka, Klčová, Padlo rozhodnutí pokusit se dané procesy sledovat pomocí skladové evidence zvané Oběh zboží, tedy bez využití výrobního modulu. K tomuto účelu vznikl v organizační struktuře tzv. "Výrobní sklad/photonics", ve kterém probíhají veškeré skladové operace sloužící k evidenci jednotlivých procesů. 148 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1-2/2014

3 Odvádění výroby pomocí skladových operací v Helios Orange Obr. 1: Výrobní sklad/photonics v organizační struktuře v Helios Orange Dále pak bylo zapotřebí vytvořit sadu dokladů umožňujících sledovat jednotlivé procesy. Pro každý z procesů (materiál, nedokončená výroba, hotové výrobky, balení, zabalené výrobky) vznikly samostatné příjemky a výdejky. V modulu Oběh zboží -> Zboží a služby -> Druhy dokladů pohybu zboží bylo založeno celkem 28 řad dokladů. Dále v modulu Oběh zboží -> Zboží a služby bylo založeno 45 položek, které vstupují do definovaných dokladů. Pro rozlišení mezi jednotlivými procesy byl do názvu zakomponován kód jednoznačně definující vazbu na proces. Materiál = PHO(M), Nedokončená výroba = PHO(NV), Hotové výrobky = PHO(V), Balení = PHO(B), Zabalené výrobky = PHO(ZV). 4.2 Materiál = PHO(M) Pohybové doklady pro materiál slouží k evidenci přijatého a vydávaného materiálu. Tyto doklady jsou bez vazeb na účetní kód a správné zaúčtování zajišťuje kód účtování nad položkami. Obr. 2: Druhy dokladů pohybu zboží SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1-2/

4 Michal Tauer Příjemka materiálu Na sklad materiálu jsou položky přijímány v různých rozměrech (18", 32", 42" viz rozměry vyráběných LCD televizorů). Při zavádění nového rozměru vždy probíhá kalkulační přepočet, který stanoví kolik štítků vhodných pro účely projektu PHOTONICS je možno z takovéhoto rozměru vyrobit. Pro každý rozměr je tedy vstupní cena kalkulována individuálně. A dle těchto rozměrů jsou zakládány i položky pro sledování materiálu. Vypočtená vstupní cena se již pro daný rozměr nemění a je tedy fixní. Na příjemkách tedy figurují položky: " AG, AG, ARC, AG, ARC" Výdejka materiálu V rámci skladu materiálu probíhá řezání vstupních položek na jednotné rozměry kartiček PHOTONICS. Do výdejek vstupují počty zpracovaných velkých rozměrů a službové položky: "...- Rozřezání materiálu - práce,...- Rozřezání materiálu - ost. náklady". Tyto položky jsou charakteristické tím, že u nich neprobíhá množstevní kontrola nad skladovou evidencí a v rámci množství na skladě nefigurují. Uvedené položky mají kalkulací stanovené náklady na jeden kus rozřezané kartičky, tudíž do dokladu vstupují v takovém počtu, kolik bylo vydáváno rozřezaných kartiček z původního velkého rozměru. Pro zjednodušení zápisu do dokladu je použit kusovník, který zapsané množství vloží na obě službové položky jedním zápisem. Na výdejku materiálu musí vždy navazovat příjemka materiálu do nedokončené výroby. Obr. 3: Zboží a služby - přehled materiálu 4.3 Nedokončená výroba = PHO(NV) Pro evidenci nedokončené výroby slouží doklady v jiné řadě pohybových dokladů (liší se dle jednotlivých procesů). Tato řada má již definovaný účetní kód a z položek se přenáší pouze zaúčtování službových položek, kterými do dokladu vstupují náklady na odvedenou práci a ostatní náklady. 150 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1-2/2014

5 Odvádění výroby pomocí skladových operací v Helios Orange Obr. 4: Druhy dokladů pohybu zboží - nedokončená výroba Do dokladů nedokončené výroby (příjemky i výdejky) se již zapisují pouze počty přijatých či vydaných kartiček PHOTONICS. Pro zjednodušení zápisu hodnot slouží položky typu kusovník a přes rozpad kusovníku na doklad se zapíše počet přijímaných či vydávaných kartiček jednou hodnotou, samotný rozpad kusovníku zajistí rozpočítání na jednotlivé položky v definovaném množství a ceně Příjemky Kusovníky, které rozpočítávají položky na příjmu, jsou identifikovatelné pomocí názvu položky, obsahují: "...-> IN". Příjemka navazuje vždy na výdejku materiálu a počty vydaných i přijatých kartiček se musí shodovat Výdejky Kusovníky, které rozpočítávají položky na výdeji, jsou identifikovatelné pomocí názvu položky, obsahují: "...- OUT ->". V průběhu nedokončené výroby probíhá kompletace kartiček tzn. označení osy polarizačního filmu, slepení dvou kartiček k sobě a vložení do rámečku. Tato skutečnost vstupuje do nákladů pomocí službových položek: "...- Kompletace - práce,...- Kompletace - ost. náklady". Na výdejku z nedokončené výroby musí vždy navazovat příjemka hotových výrobků Zmetky V průběhu zpracování v nedokončené výrobě mohou vznikat zmetky. Jedná se v podstatě o znehodnocení polarizačního filmu chybným označením osy či chybným slepením dvou kartiček. Odepisování takovýchto zmetků probíhá pomocí jiné řady výdejky, v názvu obsahuje označení "...- zmetky". Pro tento typ dokladu je i určen zvláštní kusovník, pomocí kterého se zmetky rozpadají na doklad taktéž v názvu obsahuje "...- zmetky" důvodem je, že z nedokončené výroby odepisujeme jen položky a práci která byla na vstupu ne připočítávají se náklady na kompletaci. Na výdejku zmetků již žádná příjemka nenavazuje. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1-2/

6 Michal Tauer Obr. 5: Zboží a služby - přehled nedokončené výroby 4.4 Hotové výrobky = PHO(V) Pro evidenci hotových výrobků slouží opět doklady v jiné řadě pohybových dokladů. Také tato řada má již definovaný účetní kód a z položek se přenáší pouze zaúčtování službových položek, kterými do dokladu vstupují náklady na odvedenou práci a ostatní náklady. V tomto stavu neprobíhá žádné zhodnocení, pouze se evidují již vyrobené kartičky PHOTONICS. Stav slouží jako evidence hotových výrobků hlavně k účetnímu rozlišení od nedokončené výroby a v podstatě se jedná o zásobník hotových výrobků, než je přistoupeno k balení. Zde může nastat případ, kdy je třeba vydat jednotlivé kusy výrobků jakožto vzorky. Tyto vzorky se vydávají pomocí jiné řady dokladů s označením "...- vzorky". Umožní to ponížit stav tohoto skladu bez další návazné příjemky Příjemky Obr. 6: Druhy dokladů pohybu zboží - výroba Kusovník který rozpadá položky na příjemku je shodný s kusovníkem pro výdejku. Příjemka navazuje vždy na výdejku nedokončené výroby a počty vydaných i přijatých kartiček se musí shodovat. 152 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1-2/2014

7 Odvádění výroby pomocí skladových operací v Helios Orange Na příjemce hotových výrobků je již materiál a ostatní náklady sloučeny pod jednu položku s označením "...- materiál a ost. náklady". Službová položka "...- práce" obsahuje náklady, jak za práci na řezání, tak i na kompletaci Výdejky Kusovník, který rozpadá položky na výdejku je shodný s kusovníkem pro příjemku. Na standartní výdejku hotových výrobků musí navazovat příjemka balení Vzorky Výdejka vzorků již tuto vazbu nemá a způsob zaúčtování zohledňuje odepsání vzorků ze skladu. 4.5 Balení = PHO(B) Obr. 7: Zboží a služby - výdejky V procesu balení probíhá vkládání kartiček po 20 ks do jednoho sáčku. K počtu vyrobených kartiček PHOTONICS je připočten náklad za sáček a taktéž připočtena službová položka práce zohledňující náklady na balení. Obr. 8: Druhy dokladů pohybu zboží - příjem a výdej balení na sklad SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1-2/

8 Michal Tauer Příjemka Kusovníky, které rozpočítávají položky na příjmu, jsou identifikovatelné pomocí názvu položky, obsahují "...-> IN". Příjemka navazuje vždy na výdejku materiálu a počty vydaných i přijatých kartiček se musí shodovat. Při rozpadu kusovníku se zadává počet přijímaných hotových výrobků Výdejka Kusovníky, které rozpočítávají položky na výdeji, jsou identifikovatelné pomocí názvu položky, obsahují "...OUT ->". Při rozpadu kusovníku se zadává počet vydávaných hotových výrobků, za každých 20 výrobků se do výdejky přidá jeden sáček a jedna službová položka "...- Balení - práce". Tímto způsobem se zajistí správné přičtení nákladů při zaúčtování. Obr. 9: Zboží a služby - balení 4.6 Zabalené výrobky = PHO(ZV) Příjem zabalených výrobků zohledňuje dokončení výrobního procesu a předání hotových, zabalených výrobků na sklad, kde výrobky čekají na odeslání do neziskové organizace, která provádí kompletaci sad pro školní účely. Obr. 10: Druhy dokladů pohybu zboží - příjem a výdej zabalených výrobků na sklad 154 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1-2/2014

9 Odvádění výroby pomocí skladových operací v Helios Orange Příjemka Kusovník, který rozpadá položky na příjemku je shodný s kusovníkem pro výdejku. Příjemka navazuje vždy na výdejku zabalených výrobků a počty vydaných i přijatých kartiček se musí shodovat. Na příjemce zabalených výrobků je již k materiálu a ostatním nákladům přičtena i hodnota sáčku a vše figuruje pod jednou položkou s označením: "...- materiál a ost. náklady". Službová položka "...- práce" obsahuje veškeré náklady na práci tzn. řezání, kompletace i balení Výdejka Kusovník, který rozpadá položky na výdejku je shodný s kusovníkem pro příjemku. Vydáním zabalených výrobků se kartičky PHOTONICS předávají neziskové organizaci do Belgie, kde probíhá kompletace výukových sad pro střední školy. Obr. 11: Zboží a služby - zabalené výrobky 4.7 Realizace a zaúčtování materiálových pohybů Evidence pohybových dokladů Pro zpracování pohybových dokladů je systém upraven pomocí uživatelských soudečků. Jedná se o funkčnost informačního systému Helios Orange, která umožňuje vytvořit odkaz na předem definovaný pohled včetně předdefinované sestavy, která je vytvořena tak aby pohybové doklady typu příjemka podbarvila zeleně a výdajové doklady červeně. Takovýto pohled umožňuje obsluze lepší orientaci při vytváření evidenčních dokladů. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1-2/

10 Michal Tauer Obr. 12: Pohybové doklady V přehledu je taktéž vytvořen tzv. Master x Detail pohled na tabulku položek jenž jsou obsaženy v pohybovém dokladu. Lze tak rozkliknutím získat informaci o jednotlivých položkách přímo z pohledu na pohybové doklady. Obr. 13: Master x Detail pohled Dále jsou využívány předefinované sestavy pro pohled na stav skladu. Tento pohled umožňuje souhrnně sledovat, v jaké fázi se nachází výrobní proces. Umožňuje tak kontrolu fyzického stavu s evidenčním. Je zde vidět, kolik položek je nachystáno na nezrealizovaných dokladech a kolik je jich již odsouhlaseno nadřízenou osobou, tudíž se započítávají do množství na skladu. 156 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1-2/2014

11 Odvádění výroby pomocí skladových operací v Helios Orange Obr. 14: Stav skladu Práva ke zpracování jednotlivých dokladů Uživatelskými právy jsou rozděleny role jednotlivých uživatelů. Evidenci pohybových dokladů vytváří odpovědné osoby za jednotlivé procesy. Realizaci takto vytvořených dokladů má právo provádět pouze nadřízená osoba, která má za úkol hlídat správnost odvádění jednotlivých pohybů. Touto realizací dává svolení k zaúčtování takovýchto dokladů. Zaúčtování mají právo provádět pouze zaměstnanci účtárny. Toto zaúčtování probíhá automaticky dle přednastavených účetních kontací a to buď přímo na pohybovém dokladu, nebo na položce dokladu. 5. Závěr Takto navržená funkčnost umožnila průběžné sledování stavu výroby na denní bázi přímo v informačním systému. Dále také rozdělila pravomoci na jednotlivé aktéry sledovaných procesů. Bylo docíleno zapisování jednotlivých údajů pouze jedenkrát a následné zautomatizování zaúčtování všech těchto pohybů. Tento způsob zpracování umožňuje dodržovat termíny měsíčních uzávěrek. Doba pro zaúčtování všech pohybových dokladů se počítá v řádu vteřin bez nutnosti jakékoliv informace přepisovat, data se na účetní oddělení předávají již zkontrolované a účetní se nemusí zabývat jejich správností. Vzhledem k tomu, že výše popsané řešení jsem vytvářel sám bez spoluúčasti externího dodavatele, byly náklady na takovéto řešení pro společnost minimální. Licence na přístupy do systému byly taktéž dostatečné. Dá se tedy konstatovat, že náklady na takovéto řešení by byly vyčíslitelné pouze reprodukční pořizovací cenou ve výši mzdových nákladů v hodnotě maximálně několika desítek tisíc. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1-2/

12 Michal Tauer Literatura Basl, J., 2002: Podnikové informační systémy. Praha: Grada Publishing, ISBN Gála, L., Pour, J., Toman, P., 2006: Podniková informatika. Praha: Grada Publishing. ISBN Laudon, K. C., Laudon, J. P., 2006: Management Information Systems (10th edition). New Jersey: Pearson Prentice Hall, ISBN Molnár, Z., 2001: Efektivnost informačních systémů. Praha: Grada Publishing, ISBN X Nitto Denko Czech s.r.o Informace o společnosti. [Online] [Citace: ] Sodomka, P., Klčová, H., 2010: Informační systémy v podnikové praxi. 2. aktualizované a rozšířené vydání. Brno: Computer Press, ISBN JEL Classification: L60, M SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1-2/2014