Spisová služba IS Radnice VERA VEDOUCÍ

Transkript

1 Vzdělávání v egon centru UH Reg. č. projektu: CZ.1.04/4.1.00/ Spisová služba IS Radnice VERA VEDOUCÍ (Materiál ke kurzu Úvod do elektronických spisových služeb, praktická práce s ESS) egon centrum Uherské Hradiště Školitel: Jindřich Stašek jindrich.stasek@mesto-uh.cz Zpracoval: Jindřich Stašek

2 Obsah: 1. Co je to spisová služba a její význam Legislativa Výhody využívání ESS Terminologie a zkratky Vazba spisové služby na procesy v organizaci) Základní funkcionality Spisová služba IS Radnice Vera Přihlášení uživatele Otevření podsystému Spisová služba Skupiny uživatelských rolí a oprávnění uživatele VEDOUCÍ ZPRACOVATEL PODATELNA (odborová) Vedoucí Pracovní plocha Top menu Menu Seznam dokumentů Informace o vybraném dokumentu vybraných činností v roli Vedoucí Vyřiď Vyřízení na odboru Vyřiď Formulář pro poštu sestava Dodejky Tisk obálek Přílohy Vyhledávání Pole s textem Pole s datem Pole s číselnou hodnotou Pole s identifikací RČ/IČ

3 1. Co je to spisová služba a její význam - jde o soubor činností a technických a věcných prostředků vedoucích ke správě dokumentů - zajišťuje odbornou správu elektronických, listinných, i předmětových dokumentů - jedná se o správu dokumentů doručených i vlastních - správa dokumentů probíhá po dobu celého životního cyklu dokumentu 2. Legislativa - zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů - vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby - vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů - zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů - vyhláška č. 193/2009 Sb. o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů - vyhláška č. 194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek 3. Výhody využívání ESS - jednoduché vyhledávání informací o dokumentech - okamžitý přehled o nepřidělených, rozpracovaných, zpožděných dokumentech - odpadá hledání informací v papírových dokumentech, většina informací je v ESS 4. Terminologie a zkratky Dokument každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální DS Datová schránka ESS Elektronická spisová služba ISDS Informační systém datových schránek KzMÚ Konverze z moci úřední 5. Vazba spisové služby na procesy v organizaci (napojení na agendy a podsystémy) Z důvodu povinnosti evidovat v ESS všechny dokumenty úřadu, musí být do ESS zaevidovány i dokumenty vytvořené v jiném systému či agendě. Proto je záměr všechny agendy či podsystémy propojit s ESS, aby tyto dokumenty byly automaticky zaevidovány v jednotné spisové službě úřadu. Jedná se např. o stavební úřad, přestupky, RŽP, OK-nouze, objednávky atd.). Některé vazby jsou již realizovány, jiné teprve budou vytvořeny. Jde o propojení, kdy uživatel pracuje ve své agendě a při vytváření dokumentu se agenda spojí s ESS, přidělí se č.j. a popisná data a dokumenty jsou zaevidovány v ESS, kde probíhá další zpracování, např. odeslání a vypravení dopisu či datové zprávy z úřadu. 6. Základní funkcionality vychází z požadavků archivního zákona a vyhlášky č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby: - příjem a evidence dokumentů, - distribuce, rozdělování a oběh dokumentů, - vyřizování přijatých a vytváření vlastních dokumentů, - podepisování dokumentů, - odesílání dokumentů, - doplňkové činnosti (tisk obálek, dodejky, tiskové sestavy). 3

4 7. Spisová služba IS Radnice Vera 7.1. Přihlášení uživatele Na ploše svého PC máte umístěného zástupce programu Radnice Vera. Dvojklikem na ikonu programu se otevře okno pro přihlášení. Zde zadáte stejné přihlašovací údaje, které používáte k přihlášení k pracovnímu PC Otevření podsystému Spisová služba Z nabídky modulů, které obsahuje IS Radnice Vera vyberete: Organizační Spisová služba 7.3. Skupiny uživatelských rolí a oprávnění uživatele Nabídka přiřazených rolí je rozdílná podle oprávnění jednotlivých uživatelů, pouze role Zpracovatel je přidělena automaticky každému. Každý uživatel může mít v rámci role přiřazeny různá oprávnění k činnostem v ESS. Tyto oprávnění přiděluje na základě žádosti správce podsystému Spisová služba. Příklady oprávnění: VEDOUCÍ využívá vedoucí odboru nebo jím pověřený pracovník pro příjem, rozdělování, odesílání a další funkce umožňující dohled a kontrolu nad ESS daného odboru ZPRACOVATEL nabízí funkce pro zpracování přidělených dokumentů, vytváření a vyřizování vlastních dokumentů PODATELNA (odborová) slouží k zaevidování přijatého dokumentu přímo na odboru (nikoliv prostřednictvím hlavní podatelny). 4

5 8. Vedoucí 8.1. Pracovní plocha celé pracovní plochy bude rozdělen na jednotlivé části a podrobně popsán. některých tlačítek či ikon bude vynechán z důvodu nevyužívání dané funkce. Když jsou vybírány nebo zobrazovány seznamy dokumentů, většinou se jedná o sestavu za celý odbor, pokud není možnost zvolit přímo konkrétního zpracovatele. V horní liště vidíte, ve které roli se nacházíte, nastavené třídění a filtr seznamu Top menu funkcí Tlačítko Spisy Nabídka pro hlavní práci se spisy: Hledej Zobrazí formulář pro vyhledání spisu. Oprav Zobrazí formulář pro vyhledání spisu a jejich následnou opravu. Ulož Zobrazí formulář pro uložení nového spisu. Ruš Zobrazí formulář pro vyhledání a následné zrušení spisu. Předání spisovně Zobrazí formulář pro předávání spisů na spisovnu. Předání na odbor Předá spisy na jiný odbor. Převzetí na odbor Převezme předané spisy z jiného odboru. Správa oprávněných úředních osob Slouží ke správě oprávněných úředních osob pro správní spisy. 5

6 Správce Tisky Konfigurace Další Nápověda Vyjmutí ze spisu Vyjme písemnosti ze spisu. Vzory Pokud má uživatel oprávnění pro editaci vzorů, má zde nabídku pro přímý přístup do seznamu vzorů s možností jejich úpravy. Banka adres Správa banky adres na odboru. Změna zpracovatele Pracuje nad aktuálním seznamem, lze přiřazovat hromadně. Zobrazí se seznam zpracovatelů odboru a po výběru nového zpracovatele se provede kontrola označených záznamů: - zda písemnost nezpracovává externí aplikace, - zda není vyřízená, - zda má nový zpracovatel přístup ke spisu (spisový znak, oprávněná úřední osoba) - pokud zvolený uživatel není oprávněnou osobou spisu, program jej umožní (na dotaz) mezi oprávněné úřední osoby zařadit. Ke všem nevyřízeným přiděleným i vlastním písemnostem se poté doplní nový zpracovatel. Opravy omylů Zruší vyřízení informativní přidělené písemnosti Znovu otevře tento dokument ke zpracování (takovou písemnost lze najít pomocí filtru Hledej). Vyřazení písemnosti ze spisu vyřadí ze spisu přidělenou písemnost, na kterou ještě nebyla vytvořena odpověď. Zrušení přiděleného zpracovatele Zruší přiděleného zpracovatele písemnosti, která ještě nebyla zařazena do spisu. Adresy Zobrazí seznam adres, které je možné tisknout. Složky Zobrazí seznam složek adres pro tisk. Písemnosti Možnost tisku různých seznamů dokumentů, který vybere přes tlačítko Sestavy. Umožňuje zapnutí, vypnutí a nastavení: Upozornění em Nastavuje lhůty pro upozornění vedoucího a zpracovatele na nevyřízené písemnosti. Nastavení je společné pro celý odbor. Barevné zvýraznění Nastavuje lhůty pro barevné zvýraznění přidělených písemností. Nastavení je společné pro celý odbor. Dodejky Po zadání podmínek výběru se zobrazí seznam dokumentů pro zadání data doručení. Obsah spisu Zobrazí obsah spisu u dokumentu, který označen. Zrušit příznak externí aplikace Příznak vyjadřuje, zda je nebo byl záznam zpracováván externí aplikací. Se záznamy s příznakem nelze provádět všechny operace, neboť záznam spravuje externí aplikaci. Volba zruší příznak o zpracovávání záznamu externí aplikací. Záznamy se zrušeným příznakem je možné opětovně načíst do externí aplikace, ale zároveň je možné s nimi plně pracovat ve Spisové službě. POZOR - tato funkce významně ovlivní další práci s dokumentem. Přehled KzMÚ (je-li aktivováno) Otevře nápovědu k programu Menu 6

7 Zobrazení tlačítek se mění v závislosti na možnostech, které můžete provést s označeným dokumentem. Pokud je ikona neaktivní (šedá) nelze volbu u vybraného dokumentu provést. Některé funkce jsou přístupné v roli Vedoucí, ale používají se stejně jako pro roli zpracovatel. Aby se uživatel pracující v roli Vedoucí nemusel přepínat do role Zpracovatel. tlačítek Tlačítko VED, ZPR Filtry Třídění Deník Příjem Přiděl Postoupení Písemnost Přepíná mezi rolí zpracovatel a vedoucí (pokud má uživatel obě oprávnění) Hledej Zobrazí výběrový formulář pro vyhledání dokumentu v deníku odboru s možností editace dokumentů. Nepřidělené Zobrazí seznam doposud nepřidělených písemností. Přidělené Zobrazí seznam přidělených písemností. Postoupené Zobrazí seznam dokumentů, které byly postoupeny k vyjádření jinému zpracovateli. Vlastní Zobrazí seznam vlastních písemností. Rozpracované Zobrazí seznam rozpracovaných písemností. Čárové kódy Zobrazí výběrový formulář pro výběr písemností přes čtečku čárových kódů. K vyřízení Zobrazí seznam písemností, které dosud nebyly vyřízeny nebo uzavřeny (přidělené, vlastní nebo rozpracované písemnosti). U vedoucího Zobrazí písemnosti, které jsou vyhotovené zpracovatelem, ale doposud nebyly vyřízeny na vedoucím ( Vyřízení na odboru ). Na podatelně Zobrazí seznam písemností, které byly předány na podatelnu, ale doposud nebyly odeslány. Uložit aktuální filtr jako výchozí Uloží aktuální filtr jako výchozí (při dalším spuštění menu bude zobrazen vybraný filtr). Nastavuje třídění záznamů v seznamu: Dle čísla jednacího Dle druhu písemnosti a čísla jednacího Setřídí seznam nejdříve podle druhu písemnosti a poté dle čísla jednacího. Dle čísla spisu Dle lhůty k vyřízení Dle zpracovatele Vzestupně Sestupně Zobrazí formulář pro vyhledání písemnosti (pouze prohlížení bez možnosti editace). Slouží pro příjem nové písemnosti. Příjem na odboru Zaevidování nového podání na odbor stejně jako přes odborovou podatelnu. Převzetí z podatelny Převzetí dokumentů zaevidovaných podatelnou na odbor. Přidělí písemnost zpracovateli. Přidělit lze pouze písemnost, která je doposud nepřidělená, nebo která je přidělená, ale zpracovatel k ní doposud nezačal tvořit odpověď. Pokud zvolený uživatel není oprávněnou osobou spisu, program jej umožní (na dotaz) Zařadit mezi oprávněné úřední osoby. Zobrazí informace o postoupené písemnosti (pouze nad postoupenými písemnostmi). Zobrazí detailní informace o písemnosti. 7

8 Spis Kopie Nová Doplň Vyjádření Odpověď Hromadně Ruš Vrať Vyřiď Součinnost Dokument Vše Přepni Zobrazí detailní informace o spisu. Kopie Vytvoří kopii přidělené písemnosti se stejným Čj. Kopie s novým č.j. Vytvoří novou přidělenou písemnost, které přidělí nové Čj. Lze použít pouze v případě, že vzorová písemnost není uzavřena, vyřízena ani na ní není vytvořena odpověď. Pro použití funkce musí mít jak Vedoucí tak Zpracovatel nastaveno právo "Podatelna na odboru". Slouží pro vytvoření vlastního dokumentu s jedním adresátem nebo více. Jeden adresát Hromadně Umožňuje zadat více adresátů k jednomu číslu jednacímu. Otevřete označený dokument k doplnění údajů. Vytvoří vyjádření k postoupené písemnosti. Vytvoří odpověď k přidělené písemnosti (pokud již odpověď neexistuje). Pokud existuje k přidělené písemnosti odpověď, zobrazí se formulář pro zadání více adresátů k hromadné odpovědi. Lze zrušit pouze vlastní dokument, u kterého je vedoucí zároveň zpracovatelem a pokud doposud nebyl předán vedoucímu nebo odeslán. Umožní rušit i kopie dokumentů. Funkce slouží pro vrácení nebo předání již odborem převzaté přijaté písemnosti (druh P). Vrátit nebo předat lze pouze písemnost, která ještě není zpracovávána (nesmí tedy být zařazena do spisu). V seznamu lze označit více písemností (druh P) a vrátit je najednou. Funkce má následující možnosti: Vrácení podatelně (s protokolem) Vrácení podatelně (bez protokolu) Vrácení jinému odboru přímo (s protokolem) Vrácení jinému odboru přímo (bez protokolu) Touto funkcí předáme označený dokument vybranému odboru. Pozn. Tisk protokolů není využíván. Nabídka pro vyřízení písemností: Vyřízení na odboru Předá písemnosti na podatelnu. Formulář pro poštu sestava Umožňuje tisk sestavy předávaných doporučených zásilek na podatelnu. Vrať zpracovateli Vrátí dokument od vedoucího zpět ke zpracovateli. Stažení z podatelny Provede stažení dokumentů zpět z podatelny k vedoucímu, které podatelna doposud nepřevzala. Stažení z podatelny a vrácení zpracovateli Stáhne dokumenty odeslané na podatelnu a přímo je vrátí zpracovateli. Přidělené uzavřené Zobrazí seznam přidělených dokumentů, které zpracovatelé pouze uzavřeli a zadáním data provede vyřízení a uzavření těchto dokumentů. Umožňuje postoupení označeného dokumentu k vyjádření jinému zpracovateli, z kteréhokoliv odboru. Dále lze zadat termín a pokyn k součinnosti. Zobrazí vytvořený nebo připojený hlavní dokument. Pokud není označen typem Hlavní dokument neotevře se, i když je připojen. Označí všechny záznamy v seznamu. Přepne do záložek pod seznamem. Tlačítko je aktivní pouze pro záložky, které obsahují seznam. 8

9 Stejným tlačítkem se šipkou nahoru se přepnete horní části seznamu. KzMÚ Historie Žádost o provedení autorizované konverze z moci úřední (pokud je aktivována). Zobrazí seznam provedených úkonů s označeným dokumentem Seznam dokumentů Každý zobrazený seznam má jednotlivé části, ikony či jiné doplňující informace. Se seznamem se dá různě pracovat: Výběr sloupců kliknutím pravým tlač. myši na záhlaví sloupců se otevře výčet sloupců a zatrženým nebo odtržením zvolíme sloupce, které požadujeme. Toto nastavení lze uložit i pro příští zobrazení seznamu funkcí Filtry Uložit aktuální filtr jako výchozí. Šířka sloupce kurzor se umístí do záhlaví seznamu přesně mezi dva sloupce až se kurzor změní na dvojitou šipku, poté klikneme a tažením upravíme šířku sloupce. Přemístění sloupců kliknutím do záhlaví sloupce a přetažením na jiné místo. Sloupce v seznamu Sloupec D K P Čj. Adresát Spis/složka písemnosti Ikona obálky označuje dokumenty přijaté či odeslané v analogové podobě. Ikona červené kostky je symbol pro datovou zprávu. Ikona zastrčené obálky značí dokumenty přijaté nebo odeslané e-podatelnou nebo em. Zobrazuje druh písemnosti: P - přidělená písemnost. p - písemnost postoupená jiným zpracovatelem k vyjádření. v - vyjádření k postoupené písemnosti. V - vlastní písemnost. Příznak, zda existuje kopie k přidělené písemnosti. Příznak, zda byla daná písemnost postoupena. Číslo jednací. Adresát (fyzická nebo právnická osoba, nebo odbor v případě interního sdělení). Pokud je písemnost založena do spisu/složky, je zde uvedeno číslo spisu/složky. písemnosti. 9

10 Zpracovatel Oddělení Přijato Lhůta Vyřízeno Příloha Dokum. Způsob vypravení Služba Doplňkové služby Ext. aplikace Zpracovatel písemnosti. Zkratka oddělení, kterému byl přidělen dokument. Datum přijetí přidělené písemnosti. Pokud je vyplněn datum vyřídit do u přidělené písemnosti, je zde uvedena lhůta ve dnech, která zbývá do vyřízení písemnosti a dále mínusem doba po této lhůtě. Datum, kdy byla písemnost z pohledu vedoucího nebo zpracovatele vyřízena. Příznak, zda je k dokumentu připojena příloha. Příznak, zda je k písemnosti vytvořen dokument. Způsob vypravení vlastní písemnosti. Základní služba dle České pošty nebo VERA. Doplňkové služby dle České pošty. Pokud je písemnost převzata nebo vytvořena externí aplikací, je zde uvedena její zkratka. Barevné zvýraznění v seznamu Barva oranžová červená zelená modrá červená výplň Blíží se konec lhůty a písemnost není vyřízena (lhůta se nastavuje v roli vedoucí > Další > Konfigurace zvýraznění). Lhůta již skončila a písemnost není vyřízena (lhůta se nastavuje v roli vedoucí > Další > Konfigurace zvýraznění). Vlastní písemnost, která je odpovědí na přidělenou písemnost. Přidělená písemnost, na niž již byla rozpracována odpověď. Označuje písemnosti, které aktuálně zpracovává externí aplikace. Některé operace nad takto označenými záznamy jsou zakázané Informace o vybraném dokumentu Ve spodní části obrazovky se vždy zobrazují záložky s informacemi o dokumentu, který je práce označen. Pokud je v některé záložce víceřádkový seznam a není zcela zobrazen, použití tlačítka Přepni v horní liště umožní procházení tohoto seznamu. Zobrazené údaje jsou pouze k prohlížení bez možnosti editace. 10

11 8.2. vybraných činností v roli Vedoucí Vyřiď Vyřízení na odboru Nejdříve můžeme zadat podmínky výběru, aby se nám zobrazil pouze seznam dokumentů podle zadání. Poté v seznamu zadáte datum odeslání ve sloupci Vyřízeno u těch dokumentů, které chcete odeslat. Možnosti vyhledávání: políček Vyhledávání Čárový kód Druh písemnosti Číslo jednací Vyřídit do Zpracovatel Spis Způsob vypravení Formy vypravení K podpisu Pomocí čtečky kódů načteme požadované dokumenty a po potvrzení se zobrazí seznam pouze s vybranými dokumenty. Přidělená zobrazí pouze uzavírané přidělené dokumenty. Vlastní zobrazí pouze vlastní dokumenty vytvořené zpracovateli. Zadáním čísla jednacího vyhledáme konkrétní dokument. Zobrazí dokumenty se zadaným datem Vyřídit do. Zobrazí dokumenty k vyřízení pouze od zadaného zpracovatele. Vyhledání dokumentů podle čísla spisu. Tímto způsob lze vyhledat dokumenty dle zadaného způsobu vypravení. Např.: DS Datová schránka S Založeno do spisu O Osobně Tyto funkce nemají cílenější využití nebo je nevyužíváme. Zobrazí se seznam dokumentů, které zpracovatel označil při dokončení jako Předat vedoucímu k podpisu a vyřízení. 11

12 vybraných tlačítek Tlačítko Vrať zpracovateli Zruš vrácení Označí dokument a po Potvrď vrátí zpracovateli. Dokument, který byl označen pro vrácení zpracovateli vrátí zpět k vyřízení. Dnes Vše dnes Označí jeden dokument nebo všechny v seznamu k vyřízení s dnešním datem. Převod do PDF E-Podpis Dokument Přílohy Umožní převést text písemnosti vytvořený ze vzoru do PDF. Umožní podepsat hlavní dokument, pokud existuje ve formátu PDF. Zobrazí hlavní dokument nebo text vytvořený ze vzoru. Umožní prohlížet a podepisovat přílohy. Tlačítko Mail v přílohách umožňuje odeslání vybrané přílohy em vybraných sloupců seznamu Vyřízeno Sloupec Zde se zadá datum vyřízení na odboru, bez tohoto data nebude dokument odeslán. Zrychlená volba Způsob vypravení Služba Zde se nastavuje způsob vypravení dokumentu. Je možné způsob odeslání změnit, pokud zpracovatel zadal špatný. Doplňkové služby K podpisu PDF Hlavní dokument Příznak, že zpracovatel dokument označil k podpisu vedoucímu. Příznak, zda je k písemnosti připojena příloha ve formátu PDF Příznak zda je k písemnosti připojena příloha typu hlavní dokument. To je důležité v případě odesílání datové zprávy. 12

13 Vyřiď Formulář pro poštu sestava Dokumenty vypravené způsobem Doporučeně jsou předávány z odboru na podatelnu se seznamem těchto zásilek seřazených podle tohoto seznamu. Nejdříve musíme ale odeslat dokumenty na podatelnu a až poté tiskneme formulář pro poštu. Tisk předávacího formuláře Základní nastavení tisku tlačítkem Výstup si nastavíte zda se vám bude formulář před tiskem zobrazovat na obrazovce nebo ho budete tisknout přímo na tiskárnu. Zatržením čtverečku vedle této volby zůstane aktuální nastavení trvalé. Nastavení uložíme tlačítkem Povrď Tisk formuláře stiskneme tlačítko Tisk, zvolíme nastavení formuláře tlačítkem Změna třídění. Nejčastěji se formulář třídí podle čísla jednacího nebo podle subjektu (adresa). Podle toho třídění musí být zásilky seskládány a předány s tímto formulářem. Zadáme Datum převzetí (odevzdání na podatelnu) a Potvrdíme. Pokud jsme zvolili přímý tisk na tiskárnu bude formulář vytištěn automaticky. Pokud jsme zvolili obrazovku, zobrazí se formulář a znovu zadáme Tisk a dokončíme vytištění. 13

14 Společné komponenty pro roli Zpracovateli a Vedoucí 9. Dodejky (Další Dodejky) Zadáním podmínek předvýběru zobrazíme požadované záznamy. V poli Zobrazit doručené je automaticky přednastaveno NE. Tudíž pokud chceme najít dokument s již zadaných datem doručení a opravit ho, zadáme číslo jednací a v poli Zobrazit doručené vybereme ANO. Datum doručení lze zadávat i pomocí čtečky čárových kódů (např. hromadně pro celý odbor). Postup: - dodejky si rozdělíme podle stejného data doručení - klikneme na tlačítko Čárový kód a načteme pomocí čtečky doručenky se stejným datem doručení - zobrazeném seznamu již zadáme hromadně stejné datum doručení tlačítek kona Ukaž Doručeno Právní moc Zobrazí evidenční údaje o dokumentu. Umožní zápis data doručení k dokumentu. Zároveň lze součastně vybrat lhůta 15 nebo 30 dnů pro nabytí právní moci. Datum nelze zapsat u dokumentu odeslaného před DS. Lze zadat lhůtu nabytí právní moci: Počet dnů po doručení (15, 30, 60, jiné) konkrétní Datum 14

15 Znovu odeslat Do rozpracovaných Ruš Adresy Nedoručitelné Umožní zadat datum nedoručení a nové vypravení s možností úpravy způsobu odeslání na stejné adresu. Po volbě Potvrď bude dokument odeslán přímo na podatelnu. Nelze provést, pokud je již zadáno datum doručení. Pokud potřebujeme dokument odeslat znovu, ale na jinou adresu, převedeme tímto dokument mezi rozpracované a upravíme adresu a znovu odešleme. Zruší zapsané datum doručení, právní moci či nedoručitelnost u všech označených písemností. Nelze provést, pokud písemnost byla vypravena prostřednictvím ISDS. Umožní nám tisk obálek označených dokumentů. Například po potřeby reklamace nevrácené dodejky. Zadání data nedoručitelnosti a lhůty nabytí právní moci. 10. Tisk obálek Volbou Tisky Adresy se nám zobrazí seznam všech obálek připravených k tisku. Zatržením vybere adresy, které chceme tisknout na obálky a dáme Potvrď. Takto můžeme tisknout i hromadně, ale vždy jen obálky stejného typu a způsobu odeslání. Postup: - vybereme Médium o pro obálku s doručenkou vybereme Doručenky BOWA o u ostatních obálek zvolíme Obálky krátké - přes tlačítko Výstup nastavíme zda chceme nejdříve zobrazit vzor obálky na obrazovce pro možnost editace (úpravy) nebo tisk odeslat přímo na tiskárnu - provedené změny uložíme tlačítkem Potvrď 15

16 - dále přes tlačítko Tiskopisy otevřeme seznam vzorů obálek; zde je důležité vědět, který typ obálky chceme použít (v případě, že dodavatel upraví obálky - rozměr, rozložení polí na obálce - vytvoří se i nový vzor pro tisk dané obálky) Příklad Typ obálky obálka Bowa s doručenkou bez poučení obálka Bowa s doručenkou vč. poučení obálka Bowa s doručenkou vč. poučení (červený nebo modrý pruh) obálka čistá A5 Vzor obálky vabow500.uzi vabow600.uzi vabow601.uzi vabow10.uzi Pozn. Pokud se vám zobrazuje seznam všech vzorů, můžete si tlačítkem Předvolba vybrat pro zobrazování pouze nejčastěji používané vzory. 11. Přílohy Ke každému záznamu ve spisové službě nebo ostatních podsystémech (objednávky, smlouvy) lze připojovat přílohy a pracovat s nimi. tlačítek Najdi Ukaž Seřaď Nalezne řetězec ve sloupcích seznamu. Prohlížení připojeného souboru v programu, který je k danému typu souboru asociovaný v operačním systému. Třídění seznamu dle jednotlivých sloupců. Přejmenuj Přejmenování názvu přílohy. Připoj Oprav Tisk Ulož jako Typ Mail Připoj - připojení souboru typu příloha. Připoj + PDF umožní připojit přílohu a současně ji převést do PDF formátu. Připoj + PDF + E-podpis připojí přílohu, převede ji do formátu PDF a umožní elektronické podepsání připojovaného dokumentu. Připoj hlavní dokument připojení soboru typu hlavní dokument. Umožní editaci souboru (pouze pro soubory doc,odt,xls,ods,rtf). Tisk zobrazeného seznamu přílohy. Uložení dokumentu z přílohy na PC. Pomocí této volby můžeme nastavit Typ přílohy: Hlavní dokument (může být připojen pouze jeden) Příloha E-Podpis Ostatní Koncept U dokumentu vytvořeného pomocí vzoru je automaticky nastaven Typ - Hlavní dokument. Odeslání souboru mailem. 16

17 Do PDF E-Podpis Do EPK Převod souboru do PDF(pouze pro soubory doc, odt, ods, rtf, xsl, txt, doc, xlsx). Vyvolá program VeraSigner pro elektronické podepsání souboru. Podepsat lze pouze soubor ve formátu PDF. Předání hlavního dokumentu k podpisu do elektronické podpisové knihy (pokud je využívána). Sloupce seznamu Soubor Typ Stav EPK Vyřizovatel EPK Velikost Připojeno Čas Připojil Název připojeného souboru. Typ souboru. Stav žádosti o podpis v elektronické podpisové knize (pokud je využívána). Vyřizovatel žádosti o podpis v elektronické podpisové knize. Velikost souboru (důležité u datové zprávy, její celková velikost nesmí přesáhnout 10 MB). Datum připojení souboru. Čas připojení souboru. Uživatel, který soubor připojil. 12. Vyhledávání Pole s textem V textovém políčku můžete vyhledávat s použitím zástupného znaku * (symbol hvězdička), který zastupuje libovolnou skupinu znaků (jak co do hodnoty tak do počtu). Bez vyplněného políčka se najdou záznamy vyplněné i nevyplněné najednou. Příklady zadání výběrových kritérií s použitím symbolu hvězdičky a rovnítka: Vyhledávací podmínka staveb* *staveb* *2007 Program nalezne vyskytující se záznamy, které mají na začátku "staveb" či "Staveb", např.: stavební firma Dvořák, stavební práce, staveniště... Program nalezne záznamy, které mají ve svém názvu uvedené znění mezi hvězdičkami, např.: Stavební firma NABO, Metrostav a.s, Pozemní stavby, správní poplatek stavební, povolení stavby č Program nalezne všechny záznamy, které končí textem 2007, např.: "smlouva 12/2007", "jednání ", VS ,... = Symbol rovná se = v prázdném políčku vyhledá záznamy bez vyplněného textu Pole s datem Program bude vyhledávat dle data, které v prázdném políčku zapíšete. Zapsat datum lze v tomto tvaru: ,1, ,1, Každým z uvedených tvarů budou vyhledány záznamy jako se zadaným datem Do výběrových kritérií lze zadat i rozmezí více dat. 17

18 Vyhledávací podmínka : Program vyhledá záznamy v rozmezí od do včetně. < > <> Program vyhledá záznamy s datem menším než , tedy , , Datum nevyhledá. Program vyhledá záznamy s datem větším než , tedy , , Datum nevyhledá. Program vyhledá záznamy s odlišným datem než je , tedy s datem vyšším i nižším. Jenom datum do výběru nebude zahrnut. Program vyhledá záznamy s uvedenými daty oddělené svislicemi. Lze zadat větší množství dat najednou, musí být odděleny svislicemi. Lze požít v případě, kdy nelze zadat rozmezí od-do. = Rovná se - program najde nevyplněné záznamy, tedy všechny záznamy, kde datum chybí Pole s číselnou hodnotou Při vyhledávání dat v políčku s číselnou hodnotou můžete použít následujících způsobů výběru: Vyhledávací podmínka Prázdné pole Konkrétní číslice Není zadána podmínka, mohou se vyhledat záznamy s vyplněnou číselnou hodnotou i nevyplněné. Program nalezne záznamy se zadaným konkrétním číslem. <100 Program nalezne záznamy s čísly menšími než 100, tedy: 1,2,3,.. 55,56,..97,98,99. >50 Program nalezne jen záznamy s vyplněnými čísly od 51, 52, 53, 54,...a výše. 5: *66 Rozmezí čísel - zadáte dvojtečku mezi dvě čísla; program nalezne záznamy s čísly 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, a 15. Seznam čísel - zadáváte mezi jednotlivými čísly svislici bez mezer program nalezne záznamy s čísly 5,13,16,333,600. Použití hvězdičky; program nalezne záznamy s čísly, které končí číslem 66 jsou například: 066, 166, 266, 366, , Pole s identifikací RČ/IČ (rodné číslo/identifikační číslo) V políčku, kde se zobrazuje RČ/IČ nebo datum narození místo RČ se může vyhledávat: podle zadaného RČ/IČ - zápis pouze celého rodného čísla, program nalezne konkrétní osobu u příjmení a jména osoby či názvu organizace lze použít při vyhledávání zástupného symbolu hvězdičky 18

19 Příklady vyhledávání dle příjmení: Vyhledávací podmínka N* dlouh* *ouh* *ová R*sner Výběr všech možností začínající písmenem N (Novák, Nováková, NÁHLOVSKÝ, Němcová atd.). Program nalezne vyskytující se záznamy, které mají na začátku dlouh nebo Dlouh, jako: Dlouhý Adam,..., Dlouhá Barbora,... Program nalezne záznamy, které mají ve svém názvu uvedené znění mezi hvězdičkami, jako: Dlouhá Jana, Rouhalová Alena, Krouhalík Jan... Výběr žen jejichž příjmení končí na OVÁ (Nováková, Němcová ale nikoli ČERNÁ). Jde o využití hvězdičky například za písmeno či skupinu znaků, které se obtížně píší, nebo si nejsme jisti, jak sou správně v registrech uvedena. program najde například: Rosner, Roosner, Rösner,... Použité zdroje: Nápověda a testovací prostřední programu Spisová služba IS Radnice VERA 19