UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA K OBSLUZE PROGRAMU

Transkript

1 MOTTO: Neříkej, že to nejde, řekni, že to neumíš! MZDY a PRERONALISTIKA UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA K OBSLUZE PROGRAMU Oprava k druhému knižnímu vydání uživatelské příručky březen Název programu NOVAM, popř. MZDY2000, MZDY2001, MZDY2002, MZDY2003, MZDY2004, MZDY2005 je tímto od zaměněn na MZDY2006 Důležité informace: Další aktualizace obsahu uživatelských příruček probíhá přes tzv. Informační občasníky. Jedná se bulletin, který firma vydává cca 12x do roka. Obsahem jsou nepostradatelné informace oddělení software právě k inovacím a obsluze nových funkcí v programu a informace k účetní a daňové problematice. Z těchto důvodů jsou Informační občasníky součástí instalačního CD s programem ve složce OBČASNÍKY. Pokud používáte tuto příručku jako samostatně zakoupenou knihu, najdete předmětné Informační občasníky na Internetu na adrese Technické podmínky pro řádný provoz programu, doporučené tiskárny a inovované návody jak správně programy nainstalovat najdete na instalačním CD ve složce DOKUMENTY. Pokud máte instalaci programu na disketách, najdete zmíněné aktuální informace na Internetu na adrese

2 1. OBECNĚ Program mezd pod názvem MZDY2004 je dodáván na dvou disketách 3.5, nebo na jednom CD včetně uživatelské příručky k obsluze.diskety jsou chráněny proti zápisu! Program je distribuován ve třech verzích: DEMO - verze omezená počtem zkušebních pracovníků na 5. Pro řádné odzkoušení programu je dovoleno založit pouze cvičnou firmu s názvem DEMO SINGLE - ostrá verze programu, která umožňuje zpracování mezd pouze jedné firmy MULTI - verze neomezená v počtu zpracovávaných firem Název konkrétní verze programu je uveden v informační tabulce při každém vstupování do programu po zadání hesla a dále na pozici INFO umístěné v Hlavním menu programu. Verze jsou dále členěny do tří velikostí podle počtu povolených pracovníků ke zpracování MINI MIDI MAXI - do 10 pracovníků/rok - do 75 pracovníků/rok - neomezený počet pracovníků/rok Název konkrétní velikostní kategorie je uveden při každém vstupovaní do programu při zadávání vstupního hesla a dále na pozici INFO umístěné v Hlavním menu programu Systémové požadavky Operační systém Procesor Operační paměť Základní operační paměť Kapacita na pevném disku Monitor Tiskárna WINDOWS 95/98/2000/ NT, nebo DOS 5.0 a vyšší a vyšší (nejlépe Pentium II) min. 4 MB a výše, z toho volných min. 585 kb základní paměti u WINDOWS 95/98/2000/NT není velikost XMS podmíněno, ale základní paměť min. 585 kb (jinak z praxe doporučeno 64 MB) volných alespoň 585 kb a více pro DOS i WIN min 24 MB, dalších asi 10 MB zabírá datová struktura zpracovávané firmy/rok VGA, provoz možný i na monochromech, kdy je nutné upravit autoexec.bat příkazem mode 80, viz níže popsaný autoexec.bat. U WIN nedělá monochrom žádné potíže. velikost A4, čeština LATIN II, nebo KAMENÍK. Možnost tisku i bez češtiny cesky. Doporučujeme modely značky EPSON, nebo tiskárny s emulací EPSON. Jinak doporučujeme výrobky standardních výrobců např. HEWLETT PACKARD, CANON apod. s podporou tisku českých znaků (tisk češtiny) pro DOS. Některé doporučené typy tiskáren: Jehličková Inkoust Laser EPSON HEWLETT PACKARD CANON LX 300, FX 880 LX 1170 rychlá LQ 100, Stylus Color 740 Stylus Color 850 Stylus Color 900 Desk Jet 670C, 690Cplus, 695, 697 Desk Jet 850, Laser Jet 6L Laser Jet 1100 BJC 240 BJC 250 POZOR! Některé nejlevnějších modely tiskáren nejsou vybaveny možností tisknout z aplikací DOS. Tato vlastnost bývá u některých značek v návodech mylně uváděna. Takovéto tiskárny zpravidla neumí tisknou česky, nebo s DOS sekvencí nekomunikují vůbec. Vždy se na vlastnosti tiskárny informujte u svého prodejce! Program nabízí i několik dalších fontů pro tisk u několika dalších typů tiskáren. Jejich konkrétní výběr je možný uvnitř v programu v tabulce Nastavení parametrů. Ještě jedna rada na závěr pro uživatele tiskáren STAR. Tyto tiskárny jsou plně kompatibilní s tiskárnami EPSON. Proto si v programu nastavte tiskárnu EPSON FX/LX/E/J/RX/LQ, STAR, font č. PR_0028.fnt. 2

3 POZOR! Tisk českých textů z textových editorů (T602, MAT, WORD, AmiPro a pod.) nelze považovat za směrodatný při určování schopnosti tisku češtiny na Vaší tiskárně, protože tyto programy tisknou na jiném principu (DOWN LOUD). Účetní program tiskne za pomoci principu ESC sekvencí. (Tisk DOS)V případě komplikací s tiskovými sestavami v českém tvaru z účetního programu se podíváme do manuálu k tiskárně jak se čeština (kódová stránka 852 pro Latin II, nebo MJK pro Kameníka) nastavuje, nebo se poradíme se svým dodavatelem tiskárny, popř. se s důvěrou obrátíme na pracovníky firmy EMZET Nastavení operačního systému WINDOWS 95/98/2000/NT config.sys - konfigurační soubor počítače ve kterém nenastavujeme nic. Zpravidla bývá lépe, když bude soubor zcela prázdný. autoexec.bat - u WINDOWS 95/98/2000/NT doporučujeme vyblokovat zápis, který nekorektně mění umístění některých CS kláves na klávesnici. (Jednou z potíži takovéto klávesnice je, že na místo desetinné tečky na numerické klávesnici je prezentována desetinná čárka, apod.) Zápis k vyblokování: keyb cz,,c:\windows\command\keybrd2.sys Vyblokování provedeme tak, že si najedeme na Start, Spustit a do dialogového okýnka Otevřít napíšeme příkaz sysedit. Před problémový příkaz keyb cz vepíšeme slůvko REM. U-WIN95 Program mezd spouštíme zásadně z ikony, kterou doporučujeme umístit na plochu displeje. Nedoporučujeme jakákoliv zvláštní individuální nastavování vlastností této ikony pro nějaké simulace DOSu a pod. Vlastnosti nastavení ikony jsou popsány dále v kapitole Spuštění programu, Windows. Pro chod programu pod WIN95/98/2000/NT není nutná přítomnost klasického DOSu DOS config.sys - konfigurační soubor počítače V obrázku je malá ukázka standardního nastavení v souboru config.sys pro DOS. U-CFG 3

4 U starších pomalejších počítačů s OS DOS můžeme v souboru config.sys definovat tzv. pomocný disk RAMdisk. RAMDRIVE je vlastně vyčleněná část paměti počítače, která se chová stejně jako pevný disk. Pracuje však velmi rychle z krátkou přístupovou dobou - neexistují žádné mechanické součásti. V programu slouží k vytváření tzv. provozních datových souborů. Po vypnutí počítače, nebo teplém startu se uložená provozní data ztrácejí což není na závadu. U nových počítačů (Pentium..) ztrácí toto nastavení na významu. Obzvlášť pokud využíváme níže popsané cacheování pevného disku smartdrive. Příklad zápisu definování pomocného disku v souboru config.sys: DEVICEHIGH=C:\DOS\RAMDRIVE.SYS 4000/e č.4000 určuje velikost 4000 kb, která bude vyčleněna z rozšířené XMS paměti počítače. Platí zásada, že čím větší RAMdrive, tím lépe. Ramdrive menší než 1000 kb = 1M NEDOPORUČUJEME! DOS 6.xx umožňuje i zavedení výhodného tzv. cacheování pevného disku příkazem smartdrv které definujeme v souboru autoexec.bat. Zavedením se zrychlí veškerá naše práce s počítačem i v jiných programech. autoexec.bat PATH=;C:\ přístupová cesta ke kořenovému adresáři pro bezproblémové spouštění programu U vyšší řady DOSu 6.00, 6.2, 6.21, můžeme pro zrychlení práce s jednotlivými programy i pro zrychlení chodu celého počítače zavést zmíněné cacheování pevného disku příkazem smartdrv.exe. C:\DOS\SMARTDRV.EXE 512 V příkazu se nesmí objevit parametr /X, ten naopak počítač zpomalí. Č. 512 určuje velikost paměti 512 kb = 0.512M, která bude vyčleněna z rozšířené XMS paměti počítače. Velikost může být i menší např. 256, nebo větší 1024 (větší jen u 8 MB XMS paměti a výše). V obrázku je malá ukázka standardního nastavení v souboru Autoexec.bat pro DOS. Při používání starších programů Windows 3.0, 3.11, může být stejný příkaz přirychlení vytvořen zápisem: U-AUTOEX C:\WINDOWS\SMARTDRV.EXE 512 Pro počítače používajících displeje monochrom (černobílé) musíme zadat příkaz mode 80 nesmí být uveden na úplně posledním řádku v souboru za voláním NC, M602, DOSMANA a pod SÍŤ Program není konstruován pro přímou práci po síti. Dovolena je pouze možnost síťového prohlížení zpracovaných dat. V této síťové úpravě je program standardně prodáván. Program je odzkoušen v bezproblémovém provozu na běžných sítí Win a NT, poř. NWLITE 1.1, nebo NOVEL

5 2. INSTALACE 2.1. Instalace pod DOS První disketu, označenou číslem 1/2, nebo (1/3) si založíme do příslušné mechaniky počítače a na obrazovku zapíšeme příkaz: a:instal + stiskneme klávesu Enter - pro mechaniku A nebo d: instal + stiskneme klávesu Enter - pro instalaci z mechaniky CD popř. c:instal + stiskneme klávesu Enter - pro instalaci z disku C apod. U instalace programu z CD je nutné znát označení disku pro mechaniku CD viz výše uvedený příklad zápisu spuštění instalace. Doprovodný obrázek instalace a popis instalační tabulky uvádíme v následující kapitole Instalace pod WINDOWS 95/98/2000/XP První disketu, označenou číslem 1/2, nebo (1/3) si založíme do příslušné mechaniky počítače. Na základní ploše Windows si najedeme na nabídku Start a v ní potvrdíme Spustit. Do dialogového okénka Otevřít napíšeme příkaz: a:instal + potvrdíme OK Pro instalaci z mechaniky CD napíšeme např. příkaz: d:instal + potvrdíme OK U instalace programu z CD je nutné znát označení disku pro mechaniku CD. Zpravidla je však tato instalace zajištěna automaticky pomocí příkazu autorun.inf. Program můžeme instalovat třeba i z disku C pomocí příkazu: c:instal + potvrdíme OK (např. po stažení z Internetu) Instalační program začne pracovat a na obrazovce se objeví Instalační tabulka. Pohyb po tabulce zajistíme klávesou Enter, nebo kurzorovými Šipkami. Vybranou pozici potvrzujeme opakovaným stiskem klávesy Enter. Instalace odkud pomocí kurzorových šipek vybereme Zdrojovou disketu A, popř. jiný disk (C:, F:) ze kterého budeme program do počítače instalovat. U instalací více programů najednou na jednom CD viz soubor cti_mne.txt na CD. Instalace kam (cesta) souhlasně potvrdíme C:\MZDY2004, kde C: je cílový disk počítače a MZDY2004 adresář (složka), kam se program mezd nainstaluje. Přepsat konfigurační soubory při první instalaci programu do počítače se vytvoří celá řada různých konfiguračních souborů se základním nastavením parametrů. V instalační tabulce se v dialogovém okýnku objeví zpráva: Vytvořím,1.instalace U případné pozdější přeinstalaci programu (po havárii, update) se budeme moci rozhodnout o ponechání konfigurací vytvořených během práce s programem, nebo zvolit jejich přepis zpět do základního nastavení. Přepsáním konfiguračních souborů nic zásadního nepokazíme. Přepis konfiguračních souborů doporučujeme jen po případné havárii, nebo při problémech s řádným chodem programu. Uživatel tabulka ve které je uvedena orientační licenční adresa uživatele programu na zpracování mezd. Ta je do programu zakódována již při výrobě pracovníky EMZET a není možné ji změnit! Na závěr potvrdíme ve spodním rozhodovacím menu volbu Instalace. K založení druhé, nebo třetí diskety označené 2/2, (2/3), budeme vyzváni zprávou na displeji. Popř. můžeme být instalačním programem vyzváni i k založení diskety třetí 3/3. U instalace z CD všechny výzvy vždy souhlasně potvrdíme klávesou Enter. O ukončení instalace programu jsme informováni krátkou zprávou na obrazovce. 5

6 3. SPUŠTĚNÍ PROGRAMU 3.1. DOS Program spouštíme z kořenového adresáře za pomoci příkazu: mzdy2004.bat. Zpravidla z disku C: kam jsme standardně instalovali program WINDOWS 95/98/2000/NT Po standardní instalaci programu mzdy se na ploše u WIN95 a WIN98 (také standardně nainstalovaných) automaticky objeví spouštěcí ikona programu MZDY2004 (pro rok 2003 žluté EMZET logo s modrým pruhem). Jejím poklepáním se spouští program k další práci. U WIN2000 a WIN XP je nutné spouštěcí ikonu ručně přetáhnout ze složky (adresáře) MZDY2004 na plochu. Přesun na plochu WINDOWS 2000/XP provedeme takto: Tento počítač, disk C:, složka MZDY2004, ikona mzdy2004.pif (žluté EMZET logo s šipkou v levém spodním rohu!). Program bude poté řádně spouštěn v celém okně včetně správného nastavení autoexec a config které jsou tímto postupem a ikonou aktivovány automaticky. (Ve vlastnostech ikony se jedná o upřesnění nastavení programu - autoexec.nt a config.nt) Spouštění programu přes Průzkumníka, nebo Tento počítač NEDOPORUČUJEME! Používat Windows v režimu MS DOS není pro provoz programu zapotřebí. Používání programu ve WIN okně nedoporučujeme, ale používání není vyloučeno. Dále nedoporučujeme provoz programu pod operačním systémem WINDOWS ME. 6

7 4. KONFIGURACE 4.1. PARAMETRY Ihned po instalaci programu a prvním spuštění se na displeji objeví informační zpráva - chybové hlášení, že nemáme založenou datovou strukturu firmy. Po přečtení stiskneme klávesu ENTER a v tabulce Nastavení parametrů provedeme vlastní založení datové struktury pro zpracovávanou firmu v programu. Hl-para Nastavení parametrů Firma: v prvním dialogovém okýnku je vždy dosazen zkrácený licenční název zpracovávané firmy v maximální velikosti 7mi abecedních znaků (7 písmen). Název doplníme numerickým číslem (bez mezery!), které bude specifikovat zpracovávaný kalendářní rok - např.č.00 pro rok 2000 (DEMO00), nebo 01 pro rok 2001 (DEMO01). Vždy musíme mít na paměti, že celý název včetně čísel může obsahovat max. 8 znaků. V názvu firmy není dovoleno používat jakékoliv speciální znaky jako jsou tečky, lomítka, hvězdičky mezery apod. Jedná se o operaci, která na pevném disku v počítači vytvoří v adresáři MZDY2004 nový podadresář - datovou strukturu požadované firmy pro jeden kalendářní rok k ukládání zpracovaných údajů. Pokud jsme si firmu definovali, stiskneme klávesu Esc. Pod tabulkou parametrů se nabídne spodní rozhodovací menu ve kterém klávesou Enter potvrdíme Založení nové firmy. Přitom ještě rozhodneme o měsíci od kterého potřebujeme mzdy zpracovávat. Údaj je důležitý v případě, že mzdy zpracováváme od ledna, ale později. Např. od měsíce května značeného jako 05. Dialogové okénko Firma v tabulce Nastavení parametrů má celou řadu dalších důležitých funkcí: Přepínání mezi existujícími firmami Platí i pro přepínání mezi zpracovanými roky. Provádí se tak, že stiskneme klávesu F1 jako nápovědu v okamžiku, kdy se prosvětlený kurzor nachází v dialogovém okénku Firma. Z nabídky provedeme výběr požadované firmy a klávesou Enter potvrdíme. Např. máme založeny firmy: starý rok EMZET99 a EMZET00 (1999 a 2000), nový rok EMZET01 (pro rok 2001) apod. Jednotlivá data různých firem se navzájem nepomíchají! Zakládání dalších nových firem Platí jak pro SINGLE (zpracování jen jedné firmy), tak i pro MULTI (zpracování neomezeného počtu firem) verze programu. 7

8 U MULTI verze vepíšeme do okénka nový zkrácený název firmy např. FERO05 pro rok 2005 (bez mezer!). Program vyhodnotí případnou existenci zvolené firmy. Pokud struktura neexistuje, nabídne se nám pod tabulkou parametrů spodní rozhodovací menu s nabídkou Založení nové firmy. V programu dojde k vytvoření dalšího datového podadresáře s uvedeným názvem. V opačném případě, kdy už máme požadovanou firmu založenou, nám nabídne rozhodovací menu pod tabulkou pouze pozici Uložení, pro přepnutí této požadované firmy ke zpracování. Klávesou Enter potvrdíme. U SINGLE verzí dovoluje program založení nové datové struktury pouze jedné firmy, jedna licence, pro různá kalendářní období. Licenční základ tvoří slovo-text (zkrácený název firmy, v našem případě EMZET) definovaný již při výrobě programu pracovníky firmy EM.ZET. Z výše uvedených důvodů nám bude dovoleno založit různé datové struktury jediné firmy navzájem rozlišené numerickou příponou (bez mezer!). Pro běžná kalendářní období např. EMZET99, EMZET00, EMZET01, EMZET02. Měsíc, Rok: v dialogových okýnkách si libovolně nastavujeme aktuální zpracovávané účetní období. Jedná se hlavně o dialogová okýnka Měsíc měsíc zdanitelného období, které je programem přísně sledováno u pořizování prvotních dokladů do základních evidencí (Pokladna, Závazky a pohledávky) v návaznosti na evidence DPH. Rok je zde uváděn jen orientačně. Dán je zásadně našim názvem firmy (např. EMZET02 námi takto definovaný pro rok 2002) a automaticky je dosazován i do tiskových sestav z programu. Program není na žádném účetním období nijak závislý a dovolí nám zpracovat jakékoliv účetní období měsíc, jakýkoliv rok, jakoukoliv firmu a to i zpětně. Pozor však na časovou posloupnost DPH! Adresáře Cesta k datům : U nesíťového využívání programu je Cesta k datům shodná s Cestou k programu. (C:\MZDY2004\) U síťového používání program NOVA98 je program vždy nainstalován na každé stanici v síti zvlášť - samostatně. Pořizovaná data z jednotlivých stanic jsou pak pomocí namapované sítě směrována a ukládána pouze v jediném počítači tzv. serveru. Správné definování přístupových cest je proto vždy velmi důležité! Jde o odborný úkon, který raději přenecháme správci PC sítě, nebo výrobci programu. Cesta k programu : U nesíťového zpracovávání účetnictví je Cesta k programu shodná s Cestou k datům. (C:\ MZDY2004\) U síťového zpracovávání je podobně jako Cesta k datům tak i Cesta k programu odbornou záležitostí, kterou taktéž necháme na správci sítě. Program je stavěn tak, že při síťovém zpracování účetnictví je vlastní program nainstalován na každé stanici - počítači samostatně, proto cesta k programu bude zpravidla vždy C:\ MZDY2004\, ve výjimečných případech bude cesta k programu definována jinak. Cesta do archivu : zde si musíme správně určit cestu k příslušné mechanice našeho počítače do které budeme vkládat disketu k archivaci zpracovávaných dat. ( Např. A:\ ) Nebo můžeme archivovat po síti na kterýkoliv s disků, případně archivovat na přenosný disk - Disklite, ZIP aj. Vždy do specielně zvoleného adresáře, podadresáře a pod. Musíme pak uvést přesnou cestu do archivu. (Např. F:\ZALOHA\LEDEN\ MZDY2004\) Cesta k RAMdisku : U PC Pentium a operačního systému WIN95/98/2000/NT neřešíme! Proto ponecháme základní nastavení cest (C:\ MZDY2004\tmp\). Pokud jsme se rozhodli RAMdrive používat a zavedli si jej v souboru config.sys, budeme i zde postupovat podobně jako v předchozích případech při definování přístupových cest. (Např. D:\, nebo E:\ a pod.) Opět jde o odbornější operaci, kterou přenecháme zkušenějším kolegům. Displej/klávesnice Color: Dovoluje zvolit jednu ze tří nabízených barevných kombinací programu Color 1-3. ČS.klávesnice: ČS.klávesnice, zavedení češtiny do programu Program je distribuován s aktivní českou klávesnicí umožňující psaní háčků a čárek. CS drivery jsou dodávány s programem a jsou součástí programových souborů po instalaci v adresáři MZDY2004 cskey.com. Tento program zabírá minimální část operační paměti počítače - pouhých 1,4 Kb. Čeština není nijak náročná, má jednoduchou obsluhu a odpovídá rozmístění kláves na klasickému psacímu stroji. Takže české znaky najdeme na všech standardních pozicích. Dále nijak negativně neovlivňuje provoz operačního systému DOS, WIN95/98 a NT. Další výhodou je, že se na numerické klávesnici nachází skutečná desetinná tečka. Celá řada uživatelů PC má na tomto místě desetinnou čárku, která nám zde komplikuje práci. Tzn., že pokud se nechová CS klávesnice příliš korektně a některé klávesy nejsou na svém místě, je chyba v nastavené konfiguraci celého počítače, např. v souboru autoexec.bat. Znak "X" značí zapnutou čs. klávesnici v programu. Bez obtíží ji lze kdykoliv odstraněním X vypnout. Pokud začneme češtinu jednou používat, musíme tak s pečlivostí činit stále! Důvodem je dodržování diakritiky. S tím je spojena možnost využití dalších funkcí v programu, především filtrování a pod Obsluha češtiny - velká písmena Při psaní velkých písmen s diakritikou (háčky, čárky, Ě Č Ý Á), jsme na klasickém psacím stroji nejprve stiskli klávesu s háčkem, nebo čárkou a potom přes Shift požadované velké písmeno. U češtiny cskey.com píšeme velká písmena s háčkem 8

9 mírně odlišně. Napřed si klávesou Caps Lock zamkneme klávesu Shift (trvalé zapnutí pro psaní velkých písmen) a používáme klávesy s malými písmeny s diakritikou (č = Č, ž = Ž, á= Á a pod) Obsluha češtiny - přepínání klávesnice IBM - čeština, opačné lomítko 1 způsob přepínání se provádí tak, že stiskneme klávesu se znakem vlnovky "~" (umístěna vlevo nahoře), kterou krátce přidržíme a k ní krátce přimáčkneme další klávesu "1" (umístěna vlevo nahoře vedle klávesy vlnovka). Pohyb musí být přiměřeně krátký a přitom dostatečný. Tzv. break. Vzhledem k rozdílným citlivostem klávesnice a rozličné obratnosti v prstech obsluhy je vhodné si tento postup předem vyzkoušet. ~ 1 - zapnutí IBM klávesnice a zapnutí >< ~ 3 - zapnutí české klávesnice - návrat 2 způsob přepínání je vlastně klasické úplné vypnutí české klávesnice v parametrech programu (Hlavní menu, Konfigurace, Parametry). Stejné postupy přepínání platí i při tzv. zadávání cest k pracovním datům, k pracovním adresářům, kde potřebujeme znak opačného lomítka "\". Pro zabránění nežádoucího smazání opačného lomítka však postačí jen pouhé stisknutí klávesy Insert. (Pozor, před zahájením práce.) Takt kurzoru: zapsané číslo definuje rychlost blikání kurzoru - čtverečku v aktuálním dialogovém okýnku kam provádíme zápis, editace. Zároveň zvolené číslo určuje, za jak dlouho se tzv. setmí obrazovka, ochrana před zbytečným vypalováním displeje, pokud s počítačem momentálně nepracujeme. POZOR na menší čísla. U rychlých počítačů (Pentium) může dojít k extrémně rychlému stmívání a k znepříjemnění práce v jednotlivých modulech. Tiskárna Šířka řádku: definuje velikost vlastní mezery mezi řádky. Ne velikost písmen! Čím menší číslo uvedeme, tím menší budou mezery. Číslo 8 zajistí již poměrně zhuštěný text, prakticky bez mezer. Číslo 10 odpovídá asi tak standardní velikosti psacího stroje. Větší čísla jak 12 se spíše nedoporučují. Uvedené hodnoty platí pro tiskárny EPSON. Definování mezer je individuální dle typu tiskárny. POZOR! Výjimku tvoří tiskárny Hewlett Packard kde použijeme hodnoty ještě o něco nižší. Číslo 6, nebo 7. Počet řádků na stránce: je plně závislý na zvolené velikosti šířky řádků. Čím menší mezery máme, tím více řádků se nám vejde na jednu stránku formátu A4. Instalací nastavené hodnoty jsou standardní, jejich změna je možná, avšak pouze metodou empirickou - pokus omyl. Takto nastavené tiskové parametry se pak promítnou do všech tiskových sestav. Kód: definuje český výstup pro tiskárnu - tisk českých znaků v kódu K - bratří Kamenických L - Latin 2 S - Standart IBM (bez češtiny - cesky) Pro přesné definování lze použít stisku klávesy F1 jako nápovědy POZOR! Tisk českých textů z textových editorů (T602, MAT, WINDOWS a pod.) pracuje na zcela jiných principech (DOWN LOUD). Proto nelze tisk diakritických znaků z běžných programů jako je i naše podvojné účetnictví a textové editory vzájemně porovnávat! V případě komplikací s tiskovými sestavami v českém tvaru z programu se poradíme se svým dodavatelem hardware (tiskárny), nebo s pracovníky firmy EM.ZET. LPT: volba výstupu LPT1, nebo výstupu LPT2, volba dle počtu a nastavení tiskáren. Např. obyčejný na jehlu, nebo lepší tisk na laser apod. Opět se jedná o odbornější operace pro zkušené pracovníky. Zpravidla ponecháme standardní nastavení LPT1. Tiskárna: definuje konkrétní typ a řídící fonty pro tiskárnu použitou pro tiskové sestavy z programu. Vlastní seznam tiskáren vyvoláme stiskem klávesy F1 v dialogovém okénku Tiskárna. Výběr provedeme najetím prosvětleného řádkového kurzoru na požadovanou tiskárnu a stisk klávesy Enter zajistí zápis všech potřebných údajů o tiskárně do tabulky parametrů. V případě, že používáme jinou tiskárnu, než je nám nabízena, vyzkoušíme k tisku některou jinou podobnou tiskárnu metodou pokus omyl. V případě neúspěchu se obrátíme na firmu EMZET. Práci s tabulkou Nastavení parametrů kdykoliv ukončíme stiskem klávesy Esc. Ve spodním rozhodovacím menu potvrdíme Uložit. UPOZORNĚNÍ! Takto sestavenou Konfigurační tabulku je vhodné si zapamatovat pro případ, že by někdy došlo k jejímu odlišnému nastavení. Mohou to být přístupové cesty po neopatrném zásahu, rozhození tiskového formátu řádkování a počtu řádků na stránce, typ tiskárny a pod. U DOSu si své vlastní nastavení kdykoliv operativně vytiskneme na tiskárně stiskem klávesy Print Screen umístěné na klávesnici vpravo nahoře a dobře uschováme k pozdějšímu použití! U Operačního systému WIN95/98/NT se musíme spolehnout na naše zkušenosti s vkládáním a vykládáním obrázku do a ze schránky. Systém WIN95/98/NT neumí klasický Print Screen. Nebo si nastavení zapíšeme ručně. Některé doporučené typy tiskáren: Jehličková Inkoust EPSON HEWLETT PACKARD CANON LX 300, FX 880 LX 1170 rychlá LQ 100, Stylus Color 740 Stylus Color 850 Stylus Color Desk Jet 670C, 690Cplus, 695, 697 Desk Jet 850, BJC 240 BJC 250

10 Laser Laser Jet 6L Laser Jet PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA V programu lze pomocí hesel zajistit víceúrovňový přístup do programu, čímž můžeme zamezit vstupu neoprávněných osob k datům. Po první instalaci programu je to vždy přístup bez hesla, který nám vše zpřístupní, včetně editoru přístupových práv k dalším konfiguracím. Prosvětleným kurzorem si najedeme na pozici "Přístupová práva" a stiskneme klávesu Enter. Program si vyžádá kontrolní heslo supervisora, které prozatím není (Enter na prázdno), a po potvrzení se na displeji objeví tabulka editoru k definování přístupových práv. Pozorně si prostudujeme především spodní legendu nápovědy, jak a kterou agendu definovat. Teprve pak přistoupíme k vlastnímu definování. Nové řádky v tabulce přidáme klávesou F4, nepotřebné zrušíme klávesou F8. Do prvního dialogového okénka kontrolně vepíšeme např. jméno obsluhující osoby. Zápis ukončíme stiskem klávesy Enter. Ten nás zároveň přesune do dalšího sloupce k zápisu hesla. Opakovaný stisk klávesy Enter opět zápis ukončí a přesune kurzor do dalších sloupků k zadání přístupových kódů. Hl-prava POZOR na sloupek E! Znaménko " - ", nebo zcela prázdné políčko zamezí pozdějšímu přístupu do tabulky Přístupových práv. Pozor i na prázdný řádek v tabulce, takový raději zrušíme přes klávesy F8, mohl by nám činit potíže při vstupování do programu a do jednotlivých agend. Vyplněním posledního sloupku se tabulka vrátí zpět do původního stavu. Klávesou Esc práci ukončíme a tím uložíme přístupové konfigurace na pevný disk počítače. Přístupová práva hrají nemalou roli především u síťového propojení počítačů různými osobami. Jedná se o závažnou problematiku, kde zodpovědnost za zpracovávaná data v síti zpravidla leží na správci sítě (nebo hlavní účetní). Ten (ta) jediný(á) by měl(a) znát hlavní vstupní heslo umožňující neomezený přístup ke všem funkcím v programu. Ostatní účastníci sítě pak mohou být v přístupu různě omezeni. V případech, kdy nepotřebujeme přístup do programu nijak omezovat, lze vstup učinit i bez hesla. V editoru přístupových práv necháme sloupek HESLO prázdný. (Standardně nastaveno od výrobce.) 10

11 4.3. ADRESA A DATA FIRMY Pod touto pozicí je uložena karta uživatele programu s adresou, identifikačními údaji, číslem bankovního účtu aj. Nezbytné je vyplnit údaj "typ", který určuje, zda mají být počítány nemocenské dávky nebo ne. Jde o rozlišení na velký a malý závod do 25 zaměstnanců - do okénka napíšeme znak "V" nebo "M". Pokud chceme využívat funkci sestavení hromadných příkazů k úhradě, je nutné vyplnit i čísla účtů těch institucí, kterým budeme platit různé odvody z mezd. Jde o bankovní spojení Správy sociálního zabezpečení, finančního úřadu a číslo účtu pro platbu zákonného pojištění zodpovědnosti za škody, včetně o/oo - promile odvodu dané firmy (zadáváme celé číslo, ne v desetinném tvaru). Hl-adres Cestu do účetnictví nastavíme v případě, že chceme využívat funkci automatického zaúčtování do podvojného účetnictví - program NOVA98. Musíme přitom správně napsat adresář pro podvojné účetnictví i podadresář zpracovávané firmy. Příklad: C:\NOVA98\EMZET98\ 4.4. INTERNÍ PARAMETRY Pro výpočet mezd program využívá určité konstanty dané zákonem. Při jejich změně není potřeba provádět přeinstalaci programu, ale jednoduše provést změnu těchto konstant v menu v"interních parametrech". Jedná se o minimální mzdu - slouží např. pro výpočet zdravotního pojištění u neplaceného volna; 80% minimální mzdy při výpočtu mzdy důchodců, částku maximálního základu pro výpočet nemocenských dávek; % sazby sociálního a zdravotního pojištění za zaměstnance a za firmu. Posledním parametrem je počet řádků v příkazech k úhradě, který si můžeme zvolit podle požadavků banky. Většina bank požaduje maximálně 15 řádků PRACOVNÍ KALENDÁŘ Pomůcka, kterou program využívá při vyplňování absenčního kalendáře. 11

12 5. OBECNÉ FUNKCE V PROGRAMU Nyní si vysvětlíme používání nejzákladnějších servisních funkcí v programu. Jde o významné pomůcky při prohlížení různých datových evidencí OBECNÉ FUNKCE A KLÁVESY F1 NÁPOVĚDA V programu slouží jako operativní nápověda v různých evidencích u různých dialogových okének. Podle charakteru jsou nám nabízeny údaje z číselníků, které jsme si dopředu nadefinovali popř. z číselníků, které vytvořil programátor a jsou neměnitelné. Nápovědu použijeme především pro dosazování typu prac. poměru, vzdělání, funkce, druhu mzdy, v osobních údajích, dále v trvalých srážkách k dosazení kódu srážky a také při zadávání absence apod. F4 - PŘIDÁNÍ NOVÉHO ZÁZNAMU V evidenci. Funkce je aplikovatelná v evidenci pracovníků a v číselnících. Po spuštění je nám nabídnut nový prázdný řádek ve formátu právě upravovaného číselníku nebo editačního okna pro vpisování dalšího pracovníka v osobních údajích. Po vyplnění jednotlivých sloupců a okének dáme počítači příkaz, aby tento zápis uložil, přičemž u číselníků můžeme zvolit přesné umístění nového řádku do evidence. F6 - ZADÁVÁNÍ ABSENCE V absenčním kalendáři vyvoláme touto klávesou tabulku pro zadání absence. - PŘESUN MEZI EVIDENCEMI PRACOVNÍKŮ Jinou funkci má klávesa F6 v evidenci pracovníků, kde ji použijeme pro přesun osob mezi evidencí aktuálních pracovníků a evidencí ukončených prac. poměrů (neaktuálních). Tento přesun funguje obousměrně. (Např. omylem jsme přesunuli pracovníka do evidence ukončených pracovních poměrů - stejnou klávesou F6 jej přesuneme zase zpět.) F8 - ZRUŠENÍ NEPOTŘEBNÝCH ŘÁDKŮ Funkce je použitelná především ve volitelných číselnících a také v absenčním kalendáři ke zrušení nepotřebných záznamů. Po aktivaci v číselnících jsme kontrolní otázkou 2x dotázáni na zrušení. Dvojitá otázka, dvojitá odpověď. Po odsouhlasení je zápis definitivně vymazán. F10 - TRANSPORT Výsledku z kalkulačky do dialogového okénka. Po aplikaci je náš operativní výsledek, sestavený na (Alt+C), okamžitě dosazen do aktivního dialogového okénka kalkulátoru v programu F7 - VYHLEDÁVÁNÍ Okamžité vyhledání požadované informace z evidence. Tato funkce je praktikovatelná ve jmenovitém menu, v číselnících, ale také v tiskových sestavách. Po spuštění se v horní části obrazovky objeví záhlaví "Volba sloupce pro vyhledání" (mimo tiskových sestav, kde je vyhledávání v celém textu) a my kurzorovými šipkami vybereme sloupec, ve kterém budeme hledání požadovat a potvrdíme klávesou Enter. Do další tabulky "Heslo" vepíšeme hledanou sekvenci znaků (textově jméno nebo jeho počáteční písmena, případně numerickou částku, datum, či jiný řetězec znaků náležící zvolenému sloupci) a opět potvrdíme. Program prohledává zápisy ve zvoleném sloupci a nastaví se prosvětleným kurzorem na první řádek, kde se naše požadovaná sekvence znaků (slovo, číslo) nachází. Další postupné prohledávání sledované znakové sekvence provedeme klávesami ALT+H. Hledání probíhá vždy směrem dolů od pozice, kde právě stojíme prosvětleným řádkovým kurzorem! V praxi to znamená, že např. když hledáme pracovníka s rokem narození 1960, zvolíme ve sloupci datumu narození sekvenci znaků.60 a program nás nastaví na první záznam, kde se.60 vyskytuje a po stisku kláves Alt+H nás posunuje vždy na další nalezený záznam. ALT+F7 je funkce GLOBÁLNÍHO VYHLEDÁVÁNÍ, která provádí vyhledávání zadaného řetězce bez ohledu na sloupce, tedy v celém textu. Ctrl+F7 nastavení parametrů hledání Alt+F - FILTROVÁNÍ POZITIVNÍ 12

13 Umožňuje vyhledat a ukázat na displeji určitou skupinu prohlížených dat podle zvolených parametrů ve zvoleném sloupci. Na obrazovce nám tak zůstanou jen ty údaje, které jsme chtěli vidět. Filtrování spustíme kombinací kláves Alt+F (Alt stiskneme jako první, přidržíme a stiskneme klávesu F, potom můžeme obě uvolnit). Pomocí kurzorových šipek ŕ4 vybereme požadovaný sloupec k vyfiltrování a potvrdíme klávesou Enter. Do dialogového okénka, které změnilo barvu, zapíšeme znaky nebo slova, které požadujeme zobrazit a stiskneme klávesu Enter. Filtrační operace probíhají výhradně v paměti počítače a vlastní data zůstávají v původním tvaru na disku nezměněna. Filtry lze neomezeně řadit za sebou s různými parametry. Alt+G - FILTROVÁNÍ NEGATIVNÍ Účinné odstranění určité skupiny informací z prohlížené evidence. Je to opak předcházejícího filtrování. To znamená, že počítač nám nezobrazí to, co jsme mu zadali, ale všechno ostatní. Postup při negativním filtrování je obdobný jako u pozitivního. Enter - klávesa Enter Má celou řadu funkcí: POTVRZENÍ, souhlas s vybranou pozicí, spuštění funkce PŘESUN, poskakování po dialogových okénkách při pořizování dat EDITACE, u vybraného řádku v evidenci je pozměněna barva řádku, objeví se dialogový kurzor a řádek je zpřístupněn k opravě, editaci REZIDENTNÍ FUNKCE PROGRAMU Alt+D - KALENDÁŘ S HODINAMI Součástí programu je operativní kalendář, aplikovatelný kdykoliv a ze kteréhokoliv místa. brán z operačního systému počítače (v OS příkazy DATE a TIME). Podklad pro kalendář a čas je Alt+N - DIÁŘ Součástí programu je operativní diář, do kterého si přehledně poznamenáme různé informace. Už nic nebudeme zapisovat na různé papírky, které se rády ztratí a pod. Operativní diář je v programu aplikovatelný kdykoliv ze kteréhokoliv místa uvedenou kombinací kláves. Alt+C - KALKULÁTOR MALÝ S možností transportu výsledku do požadovaného místa v evidenci klávesou F10. Alt+K - KALKULÁTOR VELKÝ Najdeme také v menu servis. Jde o klasickou kalkulačku s "páskou". Čísla píšeme na numerické klávesnici, matematická znaménka většinou také, závorky píšeme klávesami označenými jako závorky na IBM popř. české klávesnici, ostatní funkce spouštíme přímo klávesami s písmeny, která jsou označena v názvu funkce bílou barvou. Shift+F1 - operativní nápověda manuálu. Uživatelská příručka je součástí programu a uvedenou kombinací kláves si ji tak vyvoláme na displej. Vždy nám bude nabídnuta ta kapitola, která odpovídá nabídkové pozici programu, na které se právě nachází prosvětlený řádkový kurzor POPIS NĚKTERÝCH KLÁVES Šipky - KURZOROVÉ ŠIPKY na klávesnici určené k ovládání prosvětleného kurzoru v programu nebo ovládání dialogového kurzoru v dialogových okýnkách. Home - SKOK NA ZAČÁTEK prohlížené evidence End - SKOK NA KONEC prohlížené evidence PgUp - POSUN O STRÁNKU prohlížené evidence směrem nahoru. Funguje tak, že po vyvolání evidencí "O", "P", "R", T" a "D" u určitého pracovníka se po stisku této klávesy otevře stejná evidence u předcházejícího pracovníka - listování mezi pracovníky Ctrl+ - v prohlížených evidencích rychle přesune po sloupcích PgDn - POSUN O STRÁNKU prohlížené evidence směrem dolů. Funguje stejně jako předcházející klávesa, ale posunujeme se na následujícího pracovníka - listujeme. Print Screen - TISK ofocení momentálně prohlížené obrazovky v DOSu V systému WINDOWS 95/98/2000/NT použijeme PRINT SCREEN trochu složitějším způsobem. Obrazovku si nejdříve (ofotíme) pomocí PRINT SCREEN, pak v nám dostupném editoru (např. malování) vložíme jako schránku pomocí kombinací kláves CTRL+V, a pak vytiskneme v daném editoru. SPC - MEZERNÍK 13

14 6. ČÍSELNÍKY 6.1. Střediska Do číselníku středisek si zavedeme čísla a názvy středisek, která budeme používat. Vždy musí existovat alespoň jedno středisko. Při automatickém účtování do programu podvojného účetnictví NOVA98 je nutné použití stejných čísel a pojmenování jako v účetním programu. POZOR! Celkem nesmíme zadat více středisek než 50. Jejich číselné označení může být libovolné v rozsahu od V programu nesmí být použito středisko 0 nebo 00, ani zaveden prázdný řádek! 6.2. Zakázky Platí stejná pravidla jako u středisek. Jejich počet není nijak omezen Zdravotní pojišťovny Velmi důležitý, volitelný číselník. Sem si zadáme názvy používaných pojišťoven včetně bankovních konstantních symbolů. Číselník má návaznost na hromadné příkazy k úhradám. účtů, variabilních a 6.4. Katalog funkcí Volitelný číselník k zadávání osobních dat pro personalistiku Národnost Volitelný číselník k zadávání osobních dat pro personalistiku Státní příslušnost Volitelný číselník k zadávání osobních dat pro personalistiku Rozvrh pracovní doby Tento číselník je již naplněn. Pokud se nám vyskytne nějaká nová varianta, můžeme ji zavést klávesou F4. Znaky "P" a "N" označují pracovní a nepracovní dny a jejich rozložení v týdnu. Číselník pak vyvoláme v osobních údajích pracovníka klávesou F1. Zvolená varianta se přenáší do absenčního kalendáře, kde se označí nepracovní dny znakem "N". Pro klasický pracovní týden 5 pracovních a 2 nepracovní dny můžeme použít i prázdné dialogové okénko Druhy absencí Pevný číselník daný programátorem bez možnosti úprav. Na kód uvedený v číselníku je přísně vázán výpočet mzdy. Číselník si vyvoláváme v absenčním kalendáři při zadávání absence. První skupina kódů zajistí výpočet náhrady mzdy ve výši průměru. Tato náhrada vstupuje do základu na sociální a zdravotní pojistné a do základu daně. Výjimky jsou uvedeny u konkrétních kódů. Další dvě skupiny kódů tvoří nemocenské dávky. Poslední skupinou kódů jsou absence neplacené, nebo placené jinou institucí. Jednotlivé kódy znamenají: 14

15 DOV čerpání běžné dovolené pracovníka. Program zajistí výpočet náhrady mzdy za dovolenou, přepočet mzdy podle odpracovaného času a odpočet vyčerpaných dnů dovolené v měsíci. DOP používáme v případě proplácení nevyčerpané dovolené, popř. při vracení již vyplacené náhrady za dovolenou při přečerpání (v tomto případě musí být počet hodin zadán se znaménkem "-"). Kódem "DOP" si označíme pracovní dny libovolně; důležitý je jejich počet, přičemž program je nebere jako neodpracované, nedochází k přepočtu mzdy podle odpracovaných dnů, ale vypočítavá se jen příslušná náhrada, která se buď připočítá ke mzdě navíc nebo odpočítá. Zároveň se provede odečtení dnů dovolené ze zůstatku při proplácení nebo připočtení při vracení. SKO, SPZ školení, studium při zaměstnání; počítá náhradu ve výši průměru za zameškaný čas. VOJ počítá náhradu mzdy, která se pouze zdaňuje a podle zameškaných dnů je krácena mzda. Používá se pro výpočet náhrady mzdy při vojenském cvičení apod. Program zjišťuje z osobních údajů (znak "M" jako ženatý) a z evidence rodinných příslušníků počet vyživovaných osob a podle toho přiřazuje dané % náhrady mzdy. VON počítá náhradu mzdy ve výši průměru za zadané dny a nebere tyto dny jako neodpracované (stejný princip jako u kódu "DOP" při proplácení nevyčerpané dovolené). Náhradu, která se jen zdaňuje a nepočítá zdravotní a sociální pojistné, připočítává ke mzdě navíc. Používá se pro vyplacení 10 denní náhrady před nástupem vojenské služby ve mzdě předem. OPP ostatní překážky v práci, používáme pro výpočet náhrady mzdy za zameškaný čas pro jiné absence podle potřeby. LEK návštěva u lékaře, počítá náhradu mzdy za zameškaný čas. NOR ošetřování člena rodiny. U firem, které nepočítají nemocenské dávky (tj. mají v adrese firmy znak "M" jako malý závod), slouží pouze pro informaci, výpočet nemocenských dávek je ignorován a mzda se krátí podle neodpracovaného času. U velkých závodů (v adrese firmy znak "V" jako velký závod) se na základě znaku "NOR" v absencích počítá 9 kalendářních dnů nemocenských dávek ve výši 69% z průměru na nemocenské dávky. U samoživitelek (rozlišení v osobních údajích) 16 dnů. Znak "*" v prostředním sloupci "typ" na řádku vedle symbolu NOR a počtu hodin příslušného dne označuje první den ošetřování člena rodiny. V případě, že na sebe těsně navazují dvě nezávislé absence "NOR", zadáváme každou samostatně přes klávesu F6, přičemž se nám první den obou absencí automaticky "*" označí. V jiných případech je znak "*" v absenčním kalendáři nepřípustný. NPZ začátek pracovní neschopnosti, označíme tak první tři dny nemoci. U velkých závodů jsou vypočítány nemocenské dávky ve výši 50% z průměru na nemocenské dávky. Mzda se krátí podle neodpracovaného času. NPP pokračování pracovní neschopnosti, označíme zbytek dní nemoci. U velkých závodů se počítá 69% nemocenských dávek z průměru. Mzda se krátí podle neodpracovaného času. NUZ začátek pracovního úrazu, počítá stejně jako "NPZ. NUP pokračování pracovního úrazu, počítá stejně jako "NPP". NPM peněžitá pomoc v mateřství. Jsou počítány dávky ve výši 69%. (Do pole "PPM do" ve stálých platových údajích je potřeba zadat časový údaj, do kdy je dávka aktuální, aby se průměr přenášel a nenuloval po změně rozhodného období). Další kódy v absenčním kalendáři - se stejnými názvy jako kódy předcházející, ale označené malými písmeny, slouží pro neukončené absence, za které se nemocenské dávky poskytují zpětně v měsíci následujícím. (Důležité u velkých závodů.) Malá písmena jsou upozorněním pro program, aby si zapamatoval aktuální průměr na nemocenské dávky (důležité při změně průměru po čtvrtletí), a také aby přenesl částku nemocenských dávek do výpočtu mzdy v následujícím měsíci. V přehledu absencí to vyčteme ze sloupce "Psl" (na začátku), kde vidíme kód absence, která byla poslední den předcházejícího 15

16 měsíce a částku přenášené nemocenské dávky vidíme na konci řádku (posunovat se můžeme buď šipkami, nebo rychle klávesami "Ctrl" a "End") ve sloupcích Nem.př" (nemoc přenos) při nemoci a úraze a Očr.př. u ošetřování člena rodiny. VOL označení neplaceného volna. Počítá automaticky zdravotní pojištění z minimální mzdy (poměrné části) z takto označených dní. Při výpočtu mzdy je potom nabízena možnost vybrat způsob placení pojistného za neplacené volno ze tří možností: 1) část 4,5% platí pracovník, zbývajících 9% platí firma 2) celou část 13.5% platí pracovník 3) není vypočítáno pojistné vůbec (viz výjimky podle zákona o zdravotním pojištění). U druhé možnosti se o část 9%, kterou platí pracovník dobrovolně za firmu, nesnižuje základ pro výpočet daně. ABS neomluvená absence, počítá automaticky zdravotní pojištění jako předcházející "VOL". Celá část 13.5% se však strhává pracovníkovi a snižuje se o tuto sumu základ pro daň. MAT neplacená mateřská dovolená, základní vojenská nebo civilní služba. Při použití tohoto symbolu se pracovníkovi nepočítá vůbec nic, pouze se eviduje jeho absence. Dá se využít i k jiným účelům, pokud nechceme počítat srážky podle "VOL" nebo "ABS". PDN speciální kód není kódem absenčním a má zcela opačnou funkci. Současně s uvedeným odpracovaným časem změní absenční kalendář na kalendář docházkový. Znamená pak skutečnou odpracovanou dobu u pracovníka a ignoruje jakýkoliv fond pracovní doby. U měsíční mzdy to znamená, že se nepřepočítává mzda podle odpracovaných dní a hodin (rozdílných oproti fondu), ale zůstává neměnná při libovolném počtu odpracovaných hodin. U hodinové vypočítá mzdu jednoduchým vynásobením počtu skutečně odpracovaných hodin s hodinovou sazbou. Zbývající čas do fondu nebere jako absence s výpočtem zdravotního pojištění z minimální mzdy. Nepočítá náhrady za svátky. Kód použijeme pro výpočet mzdy pracovníků, kteří mají nepravidelnou směnnost, přitom však stabilní mzdu. Další využití uplatníme při dohodách o provedení práce, nepravidelné výpomoci apod Zúčtování mezd Umožňuje předdefinovat účty z účtové osnovy na stranu MD nebo DAL každé složce mzdy, kterou chceme automaticky zaúčtovat do programu podvojného účetnictví fy. EM.ZET pod názvem NOVA98. (Pokud budeme funkci využívat, musíme mít nastavenou cestu do účetnictví v Konfiguraci programu - Adresa a data firmy) Zúčtování mezd společníků Stejně jako při zúčtování mezd s tím, že sem máme možnost zadat jiné syntetické a analytické účty. Zúčtovací souvztažnosti se budou týkat jen mezd pracovníků, kteří mají v osobních údajích v poli "funkce" zadán (z levé strany okénka) údaj "spol." jako společník Číselník pracovních poměrů Důležitý číselník v programu zavedený napevno - neměnitelný. Při zadávání osobních dat jej vyvoláme klávesou F1 v okně "TPP" hned vedle osobního čísla. Pro správný výpočet mzdy musíme vždy přiřadit pracovníkovi správný kód pracovního poměru, protože od něj se odvíjí celý výpočet mzdy, srážek pojištění a druh daně. HLP = hlavní pracovní poměr Počítá srážky na sociální a zdravotní pojištění a vždy zálohovou daň. Zde není typ daně určen podle toho, zda jsou nebo nejsou zadané odpočitatelné položky z toho důvodu, že může nastat případ, kdy není nárok na nezdanitelné sumy a přesto se počítá zálohová daň. (např. když pracovní poměr vznikne v průběhu měsíce). HLP hlídá vyměřovací základ na zdravotní pojištění a v případě, že klesne pod hranici minimální mzdy, dopočítá pracovníkovi pojistné ve výši 13,5% z rozdílu mezi jeho skutečným vyměřovacím základem a minimální mzdou tak, aby celkové pojistné pracovníka bylo 358,- Kč. V případech, kdy pracovní poměr netrval celý měsíc nebo pracovník byl nepřítomen pro nemoc, ošetřování člena rodiny, mateřskou apod. nebo se stal osobou, za kterou je plátcem pojistného stát (má v absenčním kalendáři kód MAT) se minimální vyměřovací základ - minimální mzda poměrně krátí. VLP = vedlejší pracovní poměr Počítá srážky na sociální a zdravotní pojištění a zálohovou daň pokud má pracovník zadané odpočitatelné položky. Pokud nemá, počítá srážky na zdravotní a sociální pojištění od příjmu Kč a daň počítá srážkovou 15% do výšky příjmu 2000 Kč a nad 2000 Kč do Kč daň zálohovou 20%. HDP = hlavní pracovní poměr důchodce, který podepsal "Prohlášení... Lze využít i pro výpočet mzdy studenta a ostatních osob, za které je plátcem zdravotního pojištění stát a které mají nárok na odpočet 80% minimální mzdy ze základu na zdravotní pojištění. Počítá vždy zálohovou daň. HDN = hlavní pracovní poměr důchodce, 16

17 který nepodepsal Prohlášení.... Odpočítává 80% min. mzdy ze základu na zdravotní pojištění. Počítá srážky na zdravotní a sociální pojištění. Do 2000 Kč počítá daň srážkou 15%, od 2000 Kč do Kč zálohovou daň 20 %. Lze využít i pro výpočet mzdy ostatních osob, které mají nárok na 80% odpočet podobně jako předcházející kód. DPČ = dohoda o pracovní činnosti Počítá srážky na zdravotní a sociální pojištění pokud je příjem vyšší než 400 Kč, při zadaných odpočitatelných položkách vždy. Daň počítá v závislosti na zadaných odpočitatelných položkách (čili jestli podepsal nebo nepodepsal prohlášení k dani). Pokud nejsou zadané, počítá do 2000 Kč srážkovou 15% daň, nad 2000 Kč do Kč zálohovou 20% daň. DČD = dohoda o pracovní činnosti důchodce Počítá srážky na zdravotní a sociální pojištění pokud je suma vyšší než 400 Kč. Odpočítává 80% minimální mzdy ze základu na zdravotní pojištění. Daň počítá v závislosti na zadaných odpočitatelných položkách. Pokud nejsou, je to do 2000 Kč srážková daň 15%, z vyššího základu 20% zálohová daň do Kč. Při zadání odpočitatelných položek je to klasická zálohová daň vždycky. Lze využít i pro výpočet mzdy osob podle HDP. DPP = dohoda o provedení práce Počítá jen daň v závislosti na tom, jestli má pracovník zadané odpočitatelné položky nebo ne (podobně jako DPČ). V osobních údajích nemusí být zadána zdravotní pojišťovna. ZPRACOVÁNÍ MEZD 7. PRACOVNÍCI - Databanka pracovníků Zp PRACOVNÍCI V AKTIVNÍM PRACOVNÍM POMĚRU 17

18 Zp OSOBNÍ ÚDAJE Databanka pracovníků slouží k evidenci osobních dat zaměstnanců, jež jsou potřebná pro samotnou mzdovou účetní při výpočtu mzdy, a dále umožňují sestavení různých výkazů a potvrzení s pracovním poměrem souvisejících. Evidenci zrychleně vyvoláme stiskem klávesy "O", pokud je prosvětlený řádkový kurzor umístěn právě na požadovaném pracovníkovi. Zaevidování nového pracovníka provedeme po stisknutí klávesy F4, kdy se nám zobrazí volné editační okno a my můžeme vpisovat potřebné údaje buď ručně nebo výběrem z číselníku klávesou F1 (tam, kde je číselník k dispozici). Z-osob-u Osobní číslo počítač automaticky vygeneruje a nabídne další volné osobní číslo pracovníka. V případě nutnosti si číslo změníme, např. různé číselné řady apod., v tomto případě si pak číselnou řadu musíme hlídat sami a odvozovat nová osobní čísla ze zvolených číselných řad. 18

19 TPP povinný údaj typ pracovního poměru. Vždy zásadně vybíráme z vestavěného číselníku pracovních poměrů. Výběr provádíme po stisku klávesy F1. Na zavedený kód je v programu striktně vázán výpočet mzdy - konkrétně výška odvodů pojistného a daně. Rodné příjmení doplňkový údaj pro personalistiku. Rodné číslo z něj program automaticky odvozuje datum narození. Místo narození doplňkový údaj pro personalistiku. Číslo OP evidenční číslo občanského průkazu. Státní příslušnost možnost použití volitelného číselníku po stisknutí klávesy F1. S povinný údaj rodinný stav. Slouží ke sledování matek samoživitelek při výpočtu nemocenských dávek a také pro zjištění počtu vyživovaných osob u náhrad za vojenské cvičení. Můžeme vyvolat číselník klávesou F1. Národnost možnost použití volitelného číselníku po stisknutí klávesy F1. Vzdělání možnost použití volitelného číselníku po stisknutí klávesy F1. Škola údaj pro personalistiku. Obor údaj pro personalistiku. Bydliště údaj pro personalistiku. Nástup povinný údaj datum nástupu do pracovního poměru. Funkce možnost výběru z volitelného číselníku F1. Společníky, které je potřeba vykázat odděleně ve výkazu pro správu sociálního zabezpečení, označíme v dialogovém okénku od okraje z levé strany zkratkou "spol." Teprve za tečkou si poznačíme konkrétní společníkovu funkci. Podobně označíme i domácké pracovníky zkratkou "domprac". Př. společník je ředitelem = spol.- ředitel Druh mzdy - povinný údaj Měsíční, hodinová, výběr z volitelného číselníku po stisknutí klávesy F1. D. úvazku - povinný údaj Délka pravidelného denního úvazku, např. 8.5 hodiny. U pracovníků, kteří pracují ve směnách s různým pracovním časem nebo nepravidelně, nebo mají úplně jiný měsíční fond pracovní doby, zadáme maximální možný čas směny, ale jen v návaznosti na použití zvláštního symbolu PDN v absenčním kalendáři. Rozvrh Možnost výběru z volitelného číselníku (znaky "P" a "N" označují pracovní a nepracovní dny, jejich pozice potom určuje, na který den v týdnu připadají). Pokud neexistuje varianta, která se hodí pro náš případ, vyplníme pole klasickým týdnem PPPPPNN nebo ponecháme dialogové okénko zcela prázdné. V absenčním kalendáři pak musíme povinně používat symbol PDN, který ignoruje jakýkoliv režim týdne a fond pracovní doby. Středisko - povinný údaj Číslo střediska, možnost výběru z volitelného číselníku po stisknutí klávesy F1. Nákladový účet 19

20 Nepovinný doplňkový údaj pro zúčtování mezd uživatelů, kteří používají program podvojného účetnictví NOVA98 od firmy EMZET Přerov. (Viz. nastavení cesty v adrese firmy v parametrech a kapitola číselníky - zúčtování mezd.) Dialogové okénko je určeno pro nákladový účet z účtové osnovy. Účtu je možno využívat k automatickému zaúčtování všech složek hrubé mzdy daného pracovníka na analytický nákladový účet, pokud tak potřebujeme účtovat. Jde o nadřazený způsob individuálního účtování mezd oproti celkovému zaúčtování všech mezd všech pracovníků jednotně za celou firmu. Mzda pracovníka, který nemá tento účet zadaný, bude zaúčtována na účty zavedené v číselníku účetních předkontací. V případech, kdy je v číselníku zaúčtování zaveden pro některou mzdovou složku účet jiný než nákladový - to znamená nezačínající 5..(např. pro odměny za jubileum - účet fondu ze zisku)- je na tento účet tato částka zaúčtována přednostně. Při účtování tímto způsobem musíme mít naplněn i číselník předkontací, a to konkrétně účet závazkový 331 na straně Dal a další účty srážek pojistného, daně a pod. Zakázka - číslo zakázky Možnost výběru z volitelného číselníku po stisknutí F1. ZP - povinný údaj Zdravotní pojišťovna daného zaměstnance. Vybereme z námi předem sestaveného číselníku. Výjimkou je Dohoda o provedení práce, kde se zadání zdravotní pojišťovny nevyžaduje. Ukončení - datum ukončení pracovního poměru Na základě tohoto údaje je pracovník při konečné uzávěrce přeřazen do evidence ukončených pracovních poměrů. Důvod ukončení Volitelný údaj k uvedení např. způsobu ukončení pracovního poměru podle příslušného Zákoníku práce. Poznámka Určená k zapisování libovolných údajů. K dalšímu zaznamenávání potřebných informací o pracovníkovi lze využít také poznámkový blok - funguje na všech místech v programu po stisku kláves ALT+N. Informace si zapisujeme vkládáním nových řádků. Následnou rychlou orientaci nám umožní vyhledávání za pomoci klávesy F7. Dovolená Pro správnou informaci o stavu dovolené zpracovávaného pracovníka musí být řádně vyplněny údaje "Běžná" - uvádíme počet dní dovolené, na kterou má pracovník nárok v daném roce "Min." - dovolená minulá. Údaj zapíšeme jen poprvé - a to zbytek dovolené z minulého období. Při přechodu na další rok se nám aktuální údaje samy přenesou programem. "Čerp." - sem se automaticky zobrazuje údaj o čerpané dovolené v aktuálním roce. "Krác." - počet dnů dovolené, o které se dovolená krátí např. z důvodu neodpracování celého roku apod. Zadáváme sami! "Zbývá" - dialogové okénko zobrazuje aktuální zůstatek nevyčerpané dovolené. Opět zapisujeme jen jednou při zavádění programu. Běžná + minulá - čerpání - krácení = zbývá Při běhu programu si údaj o dovolené ošetřuje program sám. Jen v případě krácení dovolené ručně opravíme údaj "zbývá". v průběhu roku si Odpracováno Údaj sloužící pro vystavení zápočtového listu a pro přehled o odpracovaných letech pro nárok na dovolenou. Do pole "U firmy" u nových pracovníků nezadáváme nic a počítač sám automaticky načítá odpracovanou dobu u současné firmy. Do pole "Celkem" zadáme odpracovanou dobu ze všech předcházejících zaměstnání, popř. započitatelnou dobu po 18 roce věku a počítač potom automaticky připočítává (při měsíční uzávěrce) odpracovaný čas. Údaj tedy ukazuje aktuální stav celkových odpracovaných let. Pokud přecházíme na počítačové zpracování mezd tímto softwarem, zadáme pracovníkům, kteří už ve firmě dříve pracovali, aktuální údaj odpracované doby k prvnímu dni zpracování mezd. Stejně postupujeme i u údaje celkem. Daňové údaje Uvádíme roční sumy nezdanitelných částek podle 15 Zákona o daních z příjmů snižujících základ daně, které pracovník uplatil. U nezdanitelné částky na děti sem zapisujeme sumu pouze na jedno dítě! Program při výpočtu mzdy vychází z této částky a počtu dětí zapsaných v evidenci rodinných příslušníků. Ostatní údaje vypisujeme jen dle potřeby, např. odpočitatelnou položku na manželku na konci roku apod. Vyplňování karty kdykoliv ukončíme stiskem klávesy ESC a vyvoláním spodního rozhodovacího menu. Údaje potvrdíme pozicí "uložit", popř. kdykoliv poopravíme nabídkou "opravit" PLATOVÉ ÚDAJE STÁLÉ Evidenci zrychleně vyvoláme pracovníkovi. klávesou "P", pokud je prosvětlený řádkový kurzor umístěn právě na požadovaném 20