Program CENÍK. INSTAL s.r.o. Pardubice, V ráji 575, Pardubice. Uživatelská příručka. SETAP v.o.s., Staňkova 1374, Pardubice

Transkript

1 INSTAL s.r.o. Pardubice, V ráji 575, Pardubice Program CENÍK Uživatelská příručka SETAP v.o.s., Staňkova 1374, Pardubice Strana 1 (celkem 15)

2 Obsah : I. Úvod. II. Instalace programu a číselníků. 1. Instalace programu. 2. Aktualizace ceníku a tabulky rabatů. 3. Nastavení identifikačních údajů. III. Použití programu. 1. Číselníky dodavatelů a odběratelů. 2. Vlastní ceníkové položky. 3. Vytváření dokladů. 3.1 Volba dokladu. 3.2 Výběr položek dokladů. 3.3 Filtry. 3.4 Zpracování dokladu. IV. Další funkce. 1. Ovládání nabídkových rolet. 2. Tiskové výstupy 3. Editace tiskové předlohy. 4. Údaje o dodavateli, internetové propojení. Strana 2 (celkem 15)

3 I. Úvod. Program CENÍK je určen k snadnému vytváření objednávek zboží u firmy INSTAL s.r.o. Pardubice. Umožňuje pravidelně aktualizovat sortiment a ceny zboží a vypočítávat aktuálně smluvené rabaty podle skupin zboží. Dále program umožňuje vytvářet nabídky, dodací listy a faktury pro odběratele zákazníka a na nich uvádět případně i jiné položky něž zboží od firmy INSTAL s.r.o. a v jiných cenách než doporučených. Program je určen pouze pro smluvní odběratele firmy INSTAL s.r.o. Pardubice a jen po dobu, platnosti odběratelské smlouvy. Jakékoli jiné používání tohoto programu bez písemného souhlasu autora je porušením autorského zákona. Program je možno provozovat na počítači PC s operačním systémem WINDOWS 98 a vyšším s mechanikou CD a tiskárnou. Potřeba diskového prostoru je asi 10 MB. Do budoucna doporučujeme počítat s diskovým prostorem o něco větším. II. Instalace programu a číselníků. 1. Instalace programu. Program je dodáván na disku CD. Po jeho vložení do mechaniky se vyvolá automaticky instalační program. Nedojde-li k jeho automatickému vyvolání, vyvolejte program SETUP z tohoto CD. Při instalaci zvolíte adresář, do něhož chcete potřebné soubory umístit. Implicitně se nabízí C:\INSTAL_CENIK. Po ukončení instalace je nutno ještě provézt : - aktualizaci ceníku - aktualizaci tabulky rabatů - nastavení Vašich identifikačních údajů Strana 3 (celkem 15)

4 2. Aktualizace ceníku a tabulky rabatů. Pokud obdržíte data ve tvaru *.exe, vyvoláte tento program (poklepem myší z libovolného umístění). Data se uloží do adresáře C:\INSTAL_TEMP, máte-li k němu přístupová práva. Pokud data obdržíte ve tvaru souborů (např. CENIK.CSV) mohou být v libovolném umístění. Po vyvolání programu zvolíme tlačítko Údržba vlastních dat a dále tlačítko Upgrade dodávaného ceníku. Pak zvolíme správné cestu k umístění (např. C:\INSTAL_TEMP nebo D:\ ) a jméno souboru (např. CENIK CSV). Aktualizovaná data se automaticky nahrají do Vaší databáze. POZOR!!! Tento proces může v závislosti na kvalitě počítače trvat i mnoho desítek minut. V té době nemůžete program CENÍK používat k jiným činnostem. Podobně zvolíme tlačítko Údržba vlastních dat a dále tlačítko Váš zákaznický rabat. Pak zvolíme správné cestu k umístění (např. C:\INSTAL_TEMP nebo D:\ ) a jméno souboru (např. RABAT.TXT). Aktualizované rabaty se automaticky nahrají do Vaší databáze. Tato činnost trvá jen krátce. Strana 4 (celkem 15)

5 3. Nastavení identifikačních údajů. Po vyvolání programu zvolíme tlačítko Údržba vlastních dat a dále tlačítko Vaše identifikační údaje. Pak můžeme vyplnit nebo změnit potřebné údaje o Vaší firmě. Tlačítkem Uložit údaje uložíte do databáze, tlačítkem Zrušit vyprázdníte všechna pole a tlačítkem Původní stav se všechny údaje vrátí do stavu při posledním vyvolání tohoto okna. III. Použití programu. Po vyvolání programu ikonou na ploše se zobrazí úvodní informační obrazovka. Po stisku tlačítka instal Strana 5 (celkem 15)

6 se zobrazí základní okno programu. 1. Číselníky dodavatelů a odběratelů. Pomocí těchto vstupů zvolíme dodavatele nebo odběratele, pro něhož budeme vytvářet příslušný doklad. Můžeme zde také zadávat nebo aktualizovat údaje o dodavatelích a odběratelích. Po instalaci programu je v číselníku dodavatelů automaticky vytvořena věta firmy INSTAL s.r.o. Číselník odběratelů potřebujeme pouze pokud využíváme rozšiřující funkce programu (nabídky, fakturace, dodací listy). Příslušný číselník zvolíme zaškrtnutím volby pro dodavatele nebo pro odběratele u levého okraje základního okna. Pak stiskneme tlačítko Seznam dodavatelů nebo Seznam odběratelů. Zobrazí se seznam příslušných vět. Těmi Strana 6 (celkem 15)

7 můžeme listovat, přetřiďovat je nebo vyhledávat v nich standardním způsobem (viz odstavec IV.1). Tlačítkem Celá karta můžeme zobrazit podrobné údaje o zvoleném partnerovi. Tlačítky Oprava, Nová a Zrušení můžeme upravovat příslušný soubor. Tlačítkem Volba zvolíme větu partnera pro další zpracování výběr nebo tvorbu dokladů. 2. Vlastní ceníkové položky. Vlastní ceníkové položky jsou další položky, které je možno uvádět na dokladech, aniž by byly obsaženy v ceníku INSTAL s.r.o. Jde například o položky z dosud nezařazené do stávající verze ceníku. Také však může jít o jiné položky na faktuře nebo nabídce, například o práci, dopravu nebo jiný než instalační materiál. Strana 7 (celkem 15)

8 Vlastní ceníkové položky lze buď jednorázově zapsat na doklad při vytváření dokladu, nebo uložit souboru vlastních položek a z něho ja opakovaně vybírat do dokladů. Seznam vlastních položek můžeme vytvářet nebo upravovat po volbě tlačítka Údržba vlastních dat a dále tlačítka Editace vlastních ceníkových položek. Zobrazí se seznam příslušných vět. Těmi můžeme listovat, přetřiďovat je nebo vyhledávat v nich standardním způsobem (viz odstavec IV.1). Tlačítkem Karta můžeme zobrazit podrobné údaje o zvolené položce. Tlačítky Oprava, Nová karta a Zrušení můžeme upravovat soubor vlastních ceníkových položek. Tlačítkem Uzavři práci s tímto souborem ukončíme. 3. Vytváření dokladů. 3.1 Volba dokladu. Standardně jsou dodávány následující předlohy dokladů : objednávka, nabídka, dodací list, faktura za hotové a faktura převodním příkazem. Zkušený a vyškolený uživatel může případně tyto předlohy upravovat (což v žádném případě nedoporučujeme!!! ) nebo vytvářet nové předlohy. Nejdříve zvolíme konkrétního dodavatele nebo odběratele viz odstavec III.1. Pak máme možnost vytvořit Nový doklad nebo pomocí Výběr existujících dokladů opravit nebo pokračovat v zadávání. Strana 8 (celkem 15)

9 Pro nový doklad zadáme číslo dokladu musí být jednoznačné!!! pro každého odběratele nebo dodavatele - a název dokladu. Název slouží jen pro vaši orientací např. Topení pro Nováka Dále zvolíme tiskový vzor pod tlačítkem Najdi a zadáme datum vystavení a datum realizace. Pro faktury je datum vystavení rovno datu zdanitelného plnění a datum realizace je využito jako datum splatnosti. Při výběru existujících dokladů se zobrazí seznam všech dokladů, vytvořených pro daného dodavatele nebo odběratele. Těmi můžeme listovat, přetřiďovat je nebo vyhledávat v nich standardním způsobem (viz odstavec IV.1). Tlačítko Nový umožní vytvořit nový doklad, podobně jako je popsáno v předchozím odstavci. Tlačítkem Zrušení zrušíme celý zvolený doklad. Není-li doklad prázdný, upozorní nás program na počet zadaných řádků a znovu se dotáže, zda chceme vše zrušit. Tlačítkem Oprava můžeme opravit údaje v záhlaví dokladu. Tlačítkem Volba přejdeme na výběr položek pro zvolený doklad. Tlačítko Editace tiskové předlohy slouží k úpravě tvaru tiskového Strana 9 (celkem 15)

10 výstupu zvoleného typu dokladu. Toto tlačítko nepoužívejte, nejste-li proškoleni a dobře obeznámeni se správou tiskových formulářů!!! 3.2 Výběr položek dokladů. Po stisku tlačítka Volba v předchozím odstavci se otevře nabídkový seznam materiálu k výběru pro zvolený doklad. Ten můžeme prohlížet podle standardních pravidel, popsaných v odstavci IV.1 a vybírat jednotlivé položky. Dále můžeme používat filtry, popsané v odstavci 3.3. Pro přehled a snadnější výběr položek si můžeme zobrazit ještě dvě další okna. Tlačítkem Podrobnosti se zobrazí pomocné okno, na němž jsou zobrazeny podrobné údaje o vybrané položce. Tlačítkem Položky dokladu zobrazíme okno se seznamem všech dosud vybraných položek zvoleného dokladu. Další práce s tímto oknem bude popsána níže. Obě tato okna mohou nebo nemusí být zobrazena na obrazovce v době výběru položek dokladu. Strana 10 (celkem 15)

11 Po výběru položky dvojklepem myši nebo klávesou ENTER se zobrazí okno s dotazem na počet měrných jednotek zvolené položky, u dokladů pro odběratele také na případnou slevu. Zadáme tyto údaje a potvrdíme tlačítkem Vložit do dokladu. Tlačítkem Zrušit se vrátíme do výběru položek. 3.3 Filtry. Kromě standardních nástrojů, popsaných v odstavci IV.1, poskytuje program k výběru ceníkových položek ještě další nástroje. V základním nastavení obsahuje seznam všechny ceníkové položky, tj. všechny položky z ceníku INSTAL s.r.o. a všechny Vaše vlastní ceníkové položky, uložené v soubor (viz odstavec III.2). Po stisku tlačítka Vlastní položky se v nabídkovém seznamu zobrazí pouze vlastní ceníkové položky. Dále je možno vytvářet vlastní filtry. Pomocí nich můžeme zvolit rozsah zobrazovaných položek. Vybírat můžeme podle názvu zboží nebo názvu výrobce. Vyplníme-li pole od a do, zobrazí se jen položky s názvem zboží případně výrobce v daném rozsahu. Vyplníme-li pole obsahující, zobrazí se jen položky s názvem zboží případně výrobce, obsahujícím zadaný řetězec. Zobrazení podle zadaného filtru se projeví po stisku tlačítka Použít filtr. Po stisku tlačítka Vše se opět zobrazí všechny položky. Tlačítko Vymaž filtr vyprázdní všechna pole na obrazovce, určená k zadávání filtrů, ke změně nabídky však nedojde. Strana 11 (celkem 15)

12 Vytvořené a odzkoušené filtry si můžeme uložit na disk pro další použití. Po stisku tlačítka Uložit filtr jako se zobrazí dotaz na umístění a jméno souboru pro uložení filtru. Doporučujeme je ukládat do adresáře Filtry v pracovním adresáři programu ceník s příponou souboru FIL, tedy např. LITINA.FIL. Uložení potvrdíme tlačítkem Uložit. Po stisku tlačítka Načti uložený filtr se zobrazí seznam všech filtrů, uložených zde popsaným způsobem. Vybereme zvolený filtr a potvrdíme tlačítkem Uložit. Filtr se zobrazí na obrazovce a po stisku tlačítka Použít filtr se zobrazí jen vybrané položky. 3.4 Zpracování dokladu. Po zadání všech potřebných ceníkových položek pro daný doklad budeme pokračovat v okně Řádky dokladu. Pokud jsme tak neučinili dříve, zobrazíme ho stiskem tlačítka Položky dokladu. Ve zobrazeném seznamu jsou všechny vybrané položky. Okno nám poskytuje následující možnosti : Tlačítky Oprava údajů a Vyřazení položky můžeme měnit zadané položky u dokladů pro odběratele můžeme opravovat všechny parametry položky, u dokladů pro dodavatele jen množství. Po stisku tlačítka Vlastní položka můžeme zadat libovolnou další vlastní položku, která není uložena v seznamu vlastních položek. Tato položka nebude uložena do seznamu vlastních položek. Po stisku tlačítka Další text na dokladu můžeme zadat text, který bude vytištěn na dokladu jako komentář. Tlačítkem Volba předlohy můžeme změnit typ dokladu. To znamená, že můžeme ze stejných zadaných položek vytisknout například nejdříve nabídku a později dodací list a fakturu. Tlačítko Úprava předlohy slouží k úpravě tvaru tiskového výstupu zvoleného typu dokladu. Toto tlačítko nepoužívejte, nejste-li proškoleni a dobře obeznámeni se správou tiskových formulářů!!! Strana 12 (celkem 15)

13 Tlačítkem Tisk dokladu doklad vytiskneme na tiskárnu, případně telefax. Podrobnější popis je v odstavci III.2. Tlačítko Opustit okno uzavře okno dokladu. Všechny vybrané položky však zůstanou uloženy na disku. Pak můžeme po stisku tlačítka Výběr existujících dokladů vytvářet nebo upravovat další doklad pro stejného uživatele nebo po stisku Zruš výběr zvolit dalšího dodavatele nebo odběratele. Také zde tlačítkem Tisk dokladu můžeme vytisknout zvolený doklad beze změn. IV. Další funkce. 1. Ovládání nabídkových rolet. Na několika místech programu se používá výběr položek ze seznamu, zobrazeného formou rolety. Ty se standardně ovládají následujícím způsobem : Listování pomocí kláves : Klávesami šipka vlevo, šipka vpravo, Home, End se posunujeme vodorovně po řádku. Klávesami šipka nahoru, šipka dolů, PageUp, PageDown, Ctrl/Home a Ctrl/End se posunujeme po řádcích nahoru a dolů, případně skočíme na začátek nebo na konec. Listování pomocí myši : Zobrazenou větu můžeme zvolit jednoduchým poklepem. Pole čtyř šipek jednoduchých a zdvojených u okraje okna umožní posun o jednu větu nahoru a dolů nebo skok na začátek a na konec podle aktuálního setřídění. K posunu po nabídce můžeme také používat standardní tlačítka Windows na okraji pole nabídky. Výběr položky : Zvolit vybranou položku můžeme buď dvojitým poklepem myši, nebo klávesou Enter, případně stiskem některého ze specelních tlačítek v okně. Výběr se vztahuje k vybrané položce, tj. k položce, na niž ukazuje černá šipka na levém okraji řádku. Přetřídění : Dvojitým poklepem na nadpis některého sloupce se celá nabídka setřídí podle údaje v tomto sloupci. Sloupec, podle kterého je nabídka setříděna, se obarví světle. Vyhledávání : Zapíšeme-li text pole Hledání nebo Hledej, nastaví se ukazatel na první položku, která začíná tímto textem. Pokud taková položka neexistuje, pak ukáže na první vyšší položku. Vyhledávání se vždy vztahuje k údaji, podle něhož je nabídka setříděna. Strana 13 (celkem 15)

14 2. Tiskové výstupy Tisknout můžeme buď jednotlivé doklady nebo ceník. Doklad vytiskneme po výběru konkrétního dokladu a vzoru tlačítkem Tisk dokladu v základním okně nebo v okně položek dokladu. Ceník můžeme vytisknout stiskem stisknutím tlačítka s tiskárnou v levém dolním rohu základního okna. Přitom se vytisknou v doporučených cenách všechny ceníkové položky, které jsou právě zobrazeny v nabídce, tj. po případné aplikaci filtrů a ve zvoleném třídění. Připomínám, že tisk celého ceníku bez výběru může obsahovat několik set stran. Po stisku tlačítka se vytvoří tisková sestava (může trvat několik desítek vteřin) a zobrazí se na obrazovce. Zde si můžeme výslednou sestavu libovolně prohlížet. K listování slouží žluté šipky na levém okraji dole. Číslicemi vlevo můžeme zvolit měřítko, v jakém chceme sestavu na obrazovce zobrazit. Strana 14 (celkem 15)

15 Potřebujeme-li sestavu vytisknout na papír, stiskneme ikonu tiskárna vlevo nahoře. V následující komunikaci vybereme tiskárnu, vlastnosti tisku, počet kopii a případně zvolíme jen některé strany a tlačítkem Vytisknout provedeme vlastní tisk. rohu. Zobrazení tiskové sestavy opustíme stiskem modré šipky v levém horním 3. Editace tiskové předlohy. Popis vytváření a úprav tiskových předloh přesahuje účel této příručky. V případě potřeby úprav nebo zájmu o školení se obraťte na autora programu. V žádném případě nezasahujte neodborně do předdefinovaných předloh, autor by pak nemohl ručit za nesprávné tiskové výstupy. 4. Údaje o dodavateli, internetové propojení. Po stisku tlačítka se znakem firmy INSTAL s.r.o. se zobrazí adresy a telefonní čísla všech provozoven firmy INSTAL s.r.o. Po stisku tlačítka se zobrazí kontakty na autora programu. Po stisku tlačítka se znakem internetu se počítač, je-li připojen k internetu, připojí na webové stránky firmy INSTAL s.r.o. Strana 15 (celkem 15)