Pokročilé uživatelské školení

Transkript

1 Pokročilé uživatelské školení

2 Cíl a obsah kurzu Cílem kurzu je seznámit se s pokročilými funkcemi aplikace Word Členění kurzu, obsah jednotlivých lekcí Kurz je členěn do pěti samostatných lekcí. Každá bude vyučována v rozsahu 2 hodin. CÍL A OBSAH KURZU... 2 ČLENĚNÍ KURZU, OBSAH JEDNOTLIVÝCH LEKCÍ LEKCE... 7 PŘIZPŮSOBENÍ PÁSU KARET... 7 ZMĚNA VÝCHOZÍCH KARET, SKUPIN NEBO PŘÍKAZŮ... 7 PŘIDÁNÍ VLASTNÍ KARTY A VLASTNÍ SKUPINY... 8 PŘEJMENOVÁNÍ KARTY NEBO SKUPINY... 8 PŘIDÁNÍ VLASTNÍ SKUPINY NA KARTU... 8 PŘIDÁNÍ PŘÍKAZŮ DO VLASTNÍ SKUPINY... 9 SKRYTÍ KARTY... 9 ODEBRÁNÍ VLASTNÍ KARTY ZMĚNA POŘADÍ KARET NEBO SKUPIN ODEBRÁNÍ SKUPINY ODEBRÁNÍ PŘÍKAZU ZE SKUPINY PŘEJMENOVÁNÍ PŘÍKAZU, KTERÝ JSTE PŘIDALI DO VLASTNÍ SKUPINY OBNOVENÍ PÁSU KARET OBNOVENÍ POUZE VYBRANÉ KARTY EXPORT PŘIZPŮSOBENÉHO PÁSU KARET IMPORT PŘIZPŮSOBENÉHO PÁSU KARET K ČEMU SLOUŽÍ KARTA DOPLŇKY? PROČ JE ZOBRAZENA ZELENÁ ZNAČKA? PŘIDÁNÍ IKONY PRO ZNÁZORNĚNÍ VLASTNÍ SKUPINY ČI PŘÍKAZU PŘIZPŮSOBENÍ PANELU NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP PŘIDÁNÍ PŘÍKAZU NA PANEL NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP ODEBRÁNÍ PŘÍKAZU Z PANELU NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP ZMĚNA POŘADÍ PŘÍKAZŮ NA PANELU NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP SESKUPENÍ PŘÍKAZŮ PŘIDÁNÍM ODDĚLOVAČE MEZI PŘÍKAZY PŘESUNUTÍ PANELU NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP PŘIZPŮSOBENÍ PANELU NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP POMOCÍ PŘÍKAZU MOŽNOSTI OBNOVENÍ VÝCHOZÍHO NASTAVENÍ PANELU NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP EXPORT VLASTNÍHO PANELU NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP IMPORT VLASTNÍHO PANELU NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP ZOBRAZENÍ NEBO SKRYTÍ VODOROVNÝCH NEBO SVISLÝCH PRAVÍTEK PRÁCE S PRAVÍTKY NASTAVENÍ ZARÁŽEK TABULÁTORU

3 NASTAVIT ZARÁŽKY POMOCÍ PRAVÍTKA Zarážky tabulátoru na pravítku NASTAVIT ZARÁŽKY POMOCÍ DIALOGOVÉHO OKNA TABULÁTORY ZMĚNA VÝCHOZÍ VZDÁLENOSTI MEZI ZARÁŽKAMI TABULÁTORU MOŽNOSTI AUTOMATICKÝCH OPRAV ZADÁNÍ VÝJIMEK PRO AUTOMATICKÉ PSANÍ VELKÝCH PÍSMEN ZAPNUTÍ NEBO VYPNUTÍ AUTOM. KONTROLY PRAVOPISU A GRAMATIKY SKRYTÍ PRAVOPISNÝCH A GRAMATICKÝCH CHYB V DOKUMENTU POVOLENÍ A NASTAVENÍ AUTOMATICKÉHO OBNOVENÍ A AUTOMATICKÉHO ULOŽENÍ POVOLENÍ OBNOVENÍ NEULOŽENÝCH VERZÍ OTEVŘENÍ POSLEDNÍHO AUTOMATICKÉHO KONCEPTU STYLY, ŠABLONY A TÉMATA FORMÁTOVÁNÍ POMOCÍ STYLŮ VYTVOŘENÍ NOVÉHO STYLU ŠABLONY ZMĚNA ADRESÁŘE PRO UKLÁDÁNÍ ŠABLON: VYTVOŘENÍ ŠABLONY VYTVOŘENÍ ZCELA OD ZAČÁTKU VYTVOŘENÍ ŠABLONY NA ZÁKLADĚ EXISTUJÍCÍHO DOKUMENTU VYTVOŘENÍ NOVÉ ŠABLONY NA ZÁKLADĚ EXISTUJÍCÍ ŠABLONY PŘIDÁNÍ OVLÁDACÍCH PRVKŮ OBSAHU DO ŠABLONY PŘIDÁNÍ OVLÁDACÍCH PRVKŮ OBSAHU PŘIDÁNÍ OCHRANY ŠABLONY PŘIDÁNÍ OCHRANY ČÁSTÍ ŠABLONY PŘIDÁNÍ OCHRANY VEŠKERÉHO OBSAHU ŠABLONY LEKCE VLOŽENÍ RUČNĚ ZADANÉHO KONCE STRÁNKY URČENÍ UMÍSTĚNÍ, KAM MÁ APLIKACE WORD VKLÁDAT AUTOMATICKÉ KONCE STRÁNEK ZABRÁNĚNÍ VLOŽENÍ KONCŮ STRÁNEK DOPROSTŘED ODSTAVCE ZABRÁNĚNÍ VLOŽENÍ KONCŮ STRÁNEK MEZI ODSTAVCE ZADÁNÍ KONCE STRÁNKY PŘED ODSTAVCEM UMÍSTĚNÍ NEJMÉNĚ DVOU ŘÁDKŮ ODSTAVCE NA ZAČÁTKU NEBO KONCI STRÁNKY ZABRÁNĚNÍ VLOŽENÍ KONCŮ STRÁNEK NA ŘÁDEK TABULKY ODSTRANĚNÍ KONCE STRÁNKY VLOŽENÍ NEBO ODSTRANĚNÍ KONCE ODDÍLU VLOŽENÍ KONCE ODDÍLU TYPY KONCŮ ODDÍLŮ, KTERÉ LZE VLOŽIT ZMĚNA ROZLOŽENÍ NEBO FORMÁTOVÁNÍ DOKUMENTU POMOCÍ KONCŮ ODDÍLŮ ZMĚNA ZÁHLAVÍ NEBO ZÁPATÍ V JEDNOM ODDÍLU ODSTRANĚNÍ KONCE ODDÍLU VZHLED STRÁNKY POZNÁMKY POD ČAROU A VYSVĚTLIVKY Vložit poznámku pod čarou nebo vysvětlivku

4 ODSTRANĚNÍ POZNÁMKU POD ČAROU NEBO VYSVĚTLIVKU VYTVOŘENÍ BIBLIOGRAFIE PŘIDÁNÍ NOVÉ CITACE A PRAMENE DO DOKUMENTU VYHLEDÁNÍ PRAMENE ÚPRAVA ZÁSTUPNÉHO TEXTU CITACE VYTVOŘENÍ BIBLIOGRAFIE TITULKY OBRÁZKŮ, TABULEK A ROVNIC KŘÍŽOVÉ ODKAZY SEZNAM OBRÁZKŮ OBSAH DOKUMENTU Vytvoření obsahu z galerie Vytvoření vlastního obsahu Aktualizace obsahu Odstranění obsahu VYTVOŘENÍ REJSTŘÍKU Ruční označení slov pro rejstřík Automatické označení slov pro rejstřík Vygenerování rejstříku HYPERTEXTOVÝ ODKAZ LEKCE PRÁCE S OSNOVOU Zobrazení dokumentu jako osnovy KOMENTÁŘE A SLEDOVÁNÍ ZMĚN Vkládání komentářů Zobrazení komentářů Nastavení možností komentářů Úprava komentářů SLEDOVÁNÍ ZMĚN Zapnutí funkce sledování změn Zobrazení změn Způsob zvýraznění změn Pohyb mezi změnami Přijmutí nebo odmítnutí změny Tisk revizí POROVNÁNÍ DVOU DOKUMENTŮ Porovnání vedle sebe Právní porovnání ODESLÁNÍ DOKUMENTU MAILEM TABULKY Vytvoření tabulky Výběr oblastí v tabulce Označení sloupce a řádku Vybrat buňku

5 Vybrat hodnotu v buňce Vkládání hodnot do tabulky Formátování tabulky pomocí stylů Ohraničení a stínování tabulky Úprava tabulky Stejná šířka sloupců / výška řádků Sloučení buněk Konverze textu na tabulku a naopak LEKCE VYTVÁŘENÍ ŠTÍTKŮ PRO HROMADNOU KORESPONDENCI Nastavení štítků Připojení štítků k seznamu adres VÝBĚR DATOVÉHO SOUBORU Upřesnění seznamu příjemců Vložení zástupných symbolů (polí hromadné korespondence) do štítků POLE HROMADNÉ KORESPONDENCE CO SE STANE PŘI SLOUČENÍ? MAPOVÁNÍ POLÍ HROMADNÉ KORESPONDENCE NA DATOVÝ SOUBOR FORMÁTOVÁNÍ SLUČOVANÝCH DAT Zobrazení náhledu, dokončení hromadné korespondence a tisk štítků NÁHLED SLOUČENÍ DOKONČENÍ HROMADNÉ KORESPONDENCE MAKRA Záznam makra LEKCE GRAFY VODOZNAK WORDART Vložení objektu WordArt Provedení změn objektu WordArt VLOŽENÍ KLIPARTŮ VLOŽENÍ OBRÁZKU ZE SOUBORU ÚPRAVA VELIKOSTI FORMÁTOVÁNÍ OBRÁZKŮ OBTÉKÁNÍ TEXTU VAZBA MEZI PROGRAMY OFFICE Nastavení zobrazení schránky Možnosti vložení Vložit jinak WORD A EXCEL Vložení tabulky z Excelu Vložení grafu

6 WORD A POWERPOINT Převod prezentace na dokument Wordu Převod z Wordu do prezentace RŮZNÉ NASTAVENÍ DĚLENÍ SLOV ŘAZENÍ TEXTU JAKÉ INFORMACE ZŮSTANOU V DOKUMENTU O VÁS

7 1. lekce Přizpůsobení pásu karet Přizpůsobením lze vytvořit vlastní nastavení pásu karet, který je součástí uživatelského rozhraní Fluent systému Microsoft Office tak, aby vám vyhovovalo. Můžete například vytvořit vlastní karty a skupiny obsahující příkazy, které často používáte. Je možné přidávat příkazy do vlastních skupin, nelze však změnit výchozí karty a skupiny, které jsou integrovanou součástí systému Microsoft Office Příkazy u výchozích skupin jsou nedostupné nebo zobrazeny šedě a nelze je upravovat. V seznamu Přizpůsobení pásu karet mají vlastní karty a skupiny za názvem uveden text (Vlastní), slovo (Vlastní) se však na pásu karet nezobrazuje. DŮLEŽITÉ Přizpůsobení pásu karet je specifické pro aplikaci systému Microsoft Office, ve které v daném okamžiku pracujete. Přizpůsobení pásu karet neplatí pro všechny aplikace systému Office. Změna výchozích karet, skupin nebo příkazů Je možné přejmenovat a změnit pořadí výchozích karet a skupin, které jsou integrovanou součástí systému Microsoft Office Nelze však přejmenovat výchozí příkazy, měnit ikony přiřazené k těmto příkazům nebo měnit pořadí těchto příkazů. Chcete-li přidat příkazy do skupiny, je třeba přidat vlastní skupinu na výchozí kartu nebo novou kartu. V seznamu Přizpůsobení pásu karet mají vlastní karty a skupiny za názvem uveden text (Vlastní), slovo (Vlastní) se však na pásu karet nezobrazuje. 7

8 Výchozí karta a skupina s příkazy, které nelze měnit Vlastní skupina s nově přidanými příkazy Chcete-li začít s přizpůsobováním pásu karet, postupujte následovně. Přidání vlastní karty a vlastní skupiny Vlastní kartu a vlastní skupinu lze přidat po kliknutí na položku Nová karta. Do vlastních skupin můžete přidat jen příkazy. Klikněte na kartu Soubor. V nabídce Nápověda klikněte na příkaz Možnosti. Klikněte na položku Přizpůsobit pás karet. Klikněte na položku Nová karta. Chcete-li zobrazit a uložit vlastní nastavení, klikněte na tlačítko OK. Pokud chcete přidat do skupiny příkazy, vyhledejte informace v oddílu Přidání příkazů do skupiny. Přejmenování karty nebo skupiny 1. V okně Přizpůsobit pás karet klikněte v seznamu Přizpůsobení pásu karet na kartu nebo skupinu, kterou chcete přejmenovat. Klikněte na příkaz Přejmenovat a zadejte nový název. POZNÁMKA Při přejmenovávání vlastní skupiny můžete také kliknout na ikonu představující tuto skupinu. Chcete-li zobrazit a uložit vlastní nastavení, klikněte na tlačítko OK. Přidání vlastní skupiny na kartu Vlastní skupinu lze přidat na vlastní kartu nebo na výchozí kartu. 1. V okně Přizpůsobit pás karet klikněte v seznamu Přizpůsobení pásu karet na kartu, do které chcete skupinu přidat. Klikněte na položku Nová skupina. Chcete-li přejmenovat skupinu Nová skupina (Vlastní), klikněte na skupinu pravým tlačítkem, klikněte na příkaz Přejmenovat a zadejte nový název. POZNÁMKA Můžete také přidat ikonu představující vlastní skupinu kliknutím na vlastní skupinu a poté na tlačítko Přejmenovat. Chcete-li skrýt popisky příkazů přidaných do této vlastní skupiny, klikněte pravým tlačítkem myši na skupinu a poté klikněte na příkaz Skrýt popisky příkazů. POZNÁMKA Chcete-li zobrazit popisky příkazů ve vlastní skupině poté, co byly skryty, klikněte pravým tlačítkem myši na skupinu a poté klikněte na příkaz Skrýt popisky příkazů. Chcete-li zobrazit a uložit vlastní nastavení, klikněte na tlačítko OK. 8

9 Pokud chcete přidat do skupiny příkazy, vyhledejte informace v oddílu Přidání příkazů do skupiny. Přidání příkazů do vlastní skupiny Příkazy lze přidat pouze do vlastní skupiny, která se nachází na vlastní nebo výchozí kartě. Do výchozí skupiny nelze příkazy přidávat. Přejmenovat lze pouze příkazy přidané do vlastních skupin. POZNÁMKA V seznamu Přizpůsobení pásu karet mají vlastní karty a skupiny za názvem uveden text (Vlastní), slovo (Vlastní) se však na pásu karet nezobrazuje. 1. V okně Přizpůsobit pás karet klikněte v seznamu Přizpůsobení pásu karet na vlastní skupinu, do které chcete přidat příkaz. V seznamu Zvolit příkazy z klikněte na seznam, ze kterého chcete přidat příkazy, například Oblíbené příkazy nebo Všechny příkazy. Klikněte na příkaz ve zvoleném seznamu. Klikněte na tlačítko Přidat. Chcete-li zobrazit a uložit vlastní nastavení, klikněte na tlačítko OK. POZNÁMKA Můžete také přejmenovat příkaz a přidat ikonu představující příkaz kliknutím na příkaz a poté na tlačítko Přejmenovat. Skrytí karty Je možné skrýt vlastní i výchozí karty, odebrat však lze pouze vlastní karty. POZNÁMKA V seznamu Přizpůsobení pásu karet mají vlastní karty a skupiny za názvem uveden text (Vlastní), slovo (Vlastní) se však na pásu karet nezobrazuje. 1. V okně Přizpůsobit pás karet zrušte v seznamu Přizpůsobení pásu karet zaškrtnutí políčka u výchozí nebo vlastní karty, kterou chcete skrýt. Chcete-li zobrazit a uložit vlastní nastavení, klikněte na tlačítko OK. 9

10 Odebrání vlastní karty Je možné skrýt vlastní i výchozí karty, odebrat však lze pouze vlastní karty. POZNÁMKA V seznamu Přizpůsobení pásu karet mají vlastní karty a skupiny za názvem uveden text (Vlastní), slovo (Vlastní) se však na pásu karet nezobrazuje. 1. V okně Přizpůsobit pás karet klikněte v seznamu Přizpůsobení pásu karet na kartu, kterou chcete odebrat. Klikněte na tlačítko Odebrat. Chcete-li zobrazit a uložit vlastní nastavení, klikněte na tlačítko OK. Změna pořadí karet nebo skupin 1. V okně Přizpůsobit pás karet klikněte v seznamu Přizpůsobení pásu karet na kartu nebo skupinu, kterou chcete přesunout. 2. Klikejte na šipku Přesunout nahoru nebo Přesunout dolů, dokud nedosáhnete požadovaného pořadí. 3. Chcete-li zobrazit a uložit vlastní nastavení, klikněte na tlačítko OK. Odebrání skupiny Odebrat lze skupiny na vlastních i výchozích kartách. 1. V okně Přizpůsobit pás karet klikněte v seznamu Přizpůsobení pásu karet na skupinu, kterou chcete odebrat. 2. Klikněte na tlačítko Odebrat. 3. Chcete-li zobrazit a uložit vlastní nastavení, klikněte na tlačítko OK. Odebrání příkazu ze skupiny Příkazy lze odebrat pouze z vlastní skupiny. 1. V okně Přizpůsobit pás karet klikněte v seznamu Přizpůsobení pásu karet na příkaz, který chcete odebrat. 2. Klikněte na tlačítko Odebrat. 3. Chcete-li zobrazit a uložit vlastní nastavení, klikněte na tlačítko OK. Přejmenování příkazu, který jste přidali do vlastní skupiny 1. V okně Přizpůsobit pás karet klikněte v seznamu Přizpůsobení pásu karet na příkaz, který chcete přejmenovat. 2. Klikněte na příkaz Přejmenovat a zadejte nový název. 10

11 POZNÁMKA Při přejmenovávání příkazu přidaného do vlastní skupiny můžete také kliknout na ikonu představující tento příkaz. 3. Chcete-li zobrazit a uložit vlastní nastavení, klikněte na tlačítko OK. Obnovení pásu karet Je možné obnovit všechny karty na pásu karet nebo pouze vybrané karty do původního stavu. Pokud obnovíte všechny karty na pásu karet, dojde také k obnovení panelu nástrojů Rychlý přístup, na kterém se pak budou zobrazovat pouze výchozí příkazy. DŮLEŽITÉ Jestliže kliknete na položku Obnovit veškeré vlastní nastavení pásu karet a panelu nástrojů pro rychlý přístup, dojde k obnovení pásu karet i panelu nástrojů Rychlý přístup na výchozí nastavení. 1. V okně Přizpůsobit pás karet klikněte na položku Obnovit výchozí hodnoty. 2. Klikněte na položku Obnovit výchozí hodnoty a potom klikněte na položku Obnovit veškeré vlastní nastavení pásu karet a panelu nástrojů pro rychlý přístup. OBNOVENÍ POUZE VYBRANÉ KARTY Obnovit lze pouze výchozí karty na příslušné výchozí nastavení. 1. V okně Přizpůsobit pás karet vyberte výchozí kartu, kterou chcete obnovit na výchozí nastavení. 2. Klikněte na položku Obnovit výchozí a potom klikněte na položku Obnovit pouze vybranou kartu na pásu karet. Export přizpůsobeného pásu karet Vlastní nastavení pásu karet a panelu nástrojů Rychlý přístup lze exportovat do souboru, který lze importovat a použít v jiném počítači nebo jej může použít další spolupracovník. 1. V okně Přizpůsobit pás karet klikněte na položku Import nebo export. 2. Klikněte na položku Exportovat veškeré vlastní nastavení. Import přizpůsobeného pásu karet Soubory s vlastními nastaveními je možné importovat, a nahradit tak aktuální rozložení pásu karet a panelu nástrojů Rychlý přístup. Pomocí možnosti importu vlastního nastavení lze zajistit stejný vzhled aplikací systému Microsoft Office pro všechny spolupracovníky nebo mezi různými počítači. DŮLEŽITÉ Pokud importujete soubor vlastních nastavení pásu karet, ztratíte veškerá předchozí vlastní nastavení pásu karet a panelu nástrojů Rychlý přístup. Jestliže předpokládáte, že se možná budete chtít vrátit k aktuálnímu vlastnímu nastavení, je vhodné toto nastavení exportovat předtím, než importujete jakákoli nová vlastní nastavení. 11

12 1. V okně Přizpůsobit pás karet klikněte na položku Import nebo export. 2. Klikněte na příkaz Importovat soubor vlastního nastavení. K čemu slouží karta Doplňky? Karta Doplňky je určena pro příkazy, které byly dostupné jako doplněk v systému Microsoft Office 2007 a starším. Na kartě Doplňky nelze přidávat, odebírat nebo měnit pořadí příkazů. Proč je zobrazena zelená značka? Zelená značka se na pásu karet zobrazí v případě, že přizpůsobíte okno aplikace systému Office tak, aby došlo ke zmenšení pásu karet, ale nepřidali jste ikonu pro novou vlastní skupinu nebo příkaz přidaný do vlastní skupiny. Ikona se použije v následujících případech: Chcete přidat vlastní skupinu na panel nástrojů Rychlý přístup. Chcete odlišit vlastní pás karet od výchozího pásu karet. PŘIDÁNÍ IKONY PRO ZNÁZORNĚNÍ VLASTNÍ SKUPINY ČI PŘÍKAZU 1. V okně Přizpůsobit pás karet klikněte v seznamu Přizpůsobení pásu karet na vlastní skupinu či příkaz, které jste přidali. 2. Klikněte na tlačítko Přejmenovat a poté v seznamu Symbol klikněte na příslušnou ikonu. 3. V dialogovém okně Přejmenovat klikněte na tlačítko OK. 4. Chcete-li zobrazit a uložit vlastní nastavení, klikněte na tlačítko OK. Přizpůsobení panelu nástrojů Rychlý přístup Panel nástrojů Rychlý přístup je přizpůsobitelný panel nástrojů obsahující sadu příkazů, které nezávisí na kartě aktuálně zobrazené na pásu karet. Tento panel lze přesunout z jednoho ze dvou možných umístění a přidávat na něj tlačítka představující příkazy. POZNÁMKY V systému Microsoft Office neexistuje možnost zvětšení tlačítek představujících příkazy. Jediným způsobem, jak toho dosáhnout, je zmenšení používaného rozlišení obrazovky. Panel nástrojů Rychlý přístup nelze zobrazit na více řádcích. Na panel nástrojů Rychlý přístup lze přidávat jen příkazy. Obsah většiny seznamů, jako jsou hodnoty odsazení a řádkování nebo jednotlivé styly, které se také zobrazují na pásu karet, nelze na panel 12

13 nástrojů Rychlý přístup přidat. Můžete však podle svých představ přizpůsobit pás karet. Lze například vytvořit vlastní karty a skupiny obsahující často používané příkazy. Přidání příkazu na panel nástrojů Rychlý přístup 1. Na pásu karet klikněte na příslušnou kartu nebo skupinu, aby se zobrazil příkaz, který chcete přidat na panel nástrojů Rychlý přístup. 2. Klikněte pravým tlačítkem myši na požadovaný příkaz a potom klikněte na příkaz místní nabídky Přidat na panel nástrojů Rychlý přístup. Odebrání příkazu z panelu nástrojů Rychlý přístup Klikněte pravým tlačítkem myši na příkaz, který chcete odstranit z panelu nástrojů Rychlý přístup, a poté v místní nabídce klikněte na příkaz Odebrat z panelu nástrojů Rychlý přístup. Změna pořadí příkazů na panelu nástrojů Rychlý přístup 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na panel nástrojů Rychlý přístup a poté v místní nabídce klikněte na příkaz Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup. 2. V části Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup klikněte na příkaz, který chcete přesunout, a potom klikněte na šipku Přesunout nahoru nebo Přesunout dolů. Seskupení příkazů přidáním oddělovače mezi příkazy Chcete-li zobrazovat panel nástrojů Rychlý přístup rozdělený na sekce, lze příkazy seskupit s pomocí oddělovače. 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na panel nástrojů Rychlý přístup a poté v místní nabídce klikněte na příkaz Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup. 2. V seznamu Zvolit příkazy z klikněte na položku Oblíbené příkazy. 3. Klikněte na položku <Oddělovač> a potom na tlačítko Přidat. 4. K umístění oddělovače na požadované místo klikněte na šipku Přesunout nahoru nebo Přesunout dolů. Přesunutí panelu nástrojů Rychlý přístup Panel nástrojů Rychlý přístup může být umístěn na jednom ze dvou míst: 13

14 V levém horním rohu vedle ikony aplikace systému Microsoft Office, například vedle ikony aplikace Word (výchozí umístění) Pod pásem karet, který je součástí rozhraní Fluent systému Microsoft Office Pokud nechcete, aby byl panel nástrojů Rychlý přístup zobrazen v aktuálním umístění, lze jej přesunout do jiného umístění. Považujete-li výchozí umístění vedle ikony aplikace za příliš vzdálené od pracovní oblasti, lze jej přesunout blíže k pracovní oblasti. Panel umístěný pod pásem karet však zasahuje do pracovní oblasti. Chcete-li tedy mít pracovní oblast co největší, ponechte raději panel nástrojů Rychlý přístup ve výchozím umístění. 1. Klikněte na tlačítko Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup. 2. V seznamu klikněte na položku Zobrazit pod pásem karet nebo Zobrazit nad pásem karet. Přizpůsobení panelu nástrojů Rychlý přístup pomocí příkazu Možnosti Pomocí příkazu Možnosti je možné přidat, odebrat nebo změnit pořadí příkazů na panelu nástrojů Rychlý přístup. 1. Klikněte na kartu Soubor. 2. V nabídce Nápověda klikněte na příkaz Možnosti. 3. Klikněte na položku Panel nástrojů Rychlý přístup. 4. Proveďte požadované změny. 14

15 Obnovení výchozího nastavení panelu nástrojů Rychlý přístup 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na panel nástrojů Rychlý přístup a potom v místní nabídce klikněte na příkaz Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup. 2. V okně Přizpůsobení panelu nástrojů Rychlý přístup klikněte na položku Obnovit výchozí hodnoty a potom na položku Obnovit pouze panel nástrojů Rychlý přístup. Export vlastního panelu nástrojů Rychlý přístup Vlastní nastavení pásu karet a panelu nástrojů Rychlý přístup lze exportovat do souboru, který lze importovat a použít v jiném počítači nebo jej může použít další spolupracovník. 1. Klikněte na kartu Soubor. 2. V nabídce Nápověda klikněte na příkaz Možnosti. 3. Klikněte na možnost Panel nástrojů Rychlý přístup. 4. Klikněte na možnost Import či export a poté na položku Exportovat veškeré vlastní nastavení. Import vlastního panelu nástrojů Rychlý přístup Soubory s vlastními nastaveními je možné importovat, a nahradit tak aktuální rozložení pásu karet a panelu nástrojů Rychlý přístup. Pomocí možnosti importu vlastního nastavení lze zajistit stejný vzhled aplikací systému Microsoft Office pro všechny spolupracovníky nebo mezi různými počítači. DŮLEŽITÉ Pokud importujete soubor vlastních nastavení pásu karet, ztratíte veškerá předchozí vlastní nastavení pásu karet a panelu nástrojů Rychlý přístup. Jestliže předpokládáte, že se možná budete chtít vrátit k aktuálnímu vlastnímu nastavení, je vhodné toto nastavení exportovat předtím, než importujete jakákoli nová vlastní nastavení. 1. Klikněte na kartu Soubor. 2. V nabídce Nápověda klikněte na příkaz Možnosti. 3. Klikněte na možnost Panel nástrojů Rychlý přístup. 4. Klikněte na možnost Import či export a poté na položku Importovat soubor vlastního nastavení. 15

16 Zobrazení nebo skrytí vodorovných nebo svislých pravítek Chcete-li zobrazit nebo skrýt vodorovná a svislá pravítka, klepněte na položku Zobrazit pravítko v horní části svislého posuvníku. POZNÁMKA kroky: Svislé pravítko se nezobrazí, pokud je vypnuté. Chcete-li zapnout svislé pravítko, proveďte tyto 1. Klikněte na tlačítko Soubor a potom klikněte na tlačítko Možnosti. 2. Klepněte na položku Upřesnit. 3. V části Zobrazení zaškrtněte políčko Zobrazit svislé pravítko v zobrazení Rozložení při tisku. Práce s pravítky Vlevo od vodorovného pravítka je tlačítko pro výběr tabulátoru. Na vodorovném pravítku lze také vidět tiskové okraje, odstavcové zarážky a zarážky předdefinovaných tabulátorů. Svislé pravítko ukazuje horní a dolní okraj dokumentu a výšku řádku tabulky. Poklepáním na vodorovné pravítko lze přidat tabulátory. 16

17 Nastavení zarážek tabulátoru NASTAVIT ZARÁŽKY POMOCÍ PRAVÍTKA 1. Klepněte na výběr umístění tabulátoru v levé části pravítka, až se zobrazí požadovaný typ tabulátoru, který chcete. 2. Klepněte na pravítku, kam chcete nastavit zarážky tabulátoru. ZARÁŽKY TABULÁTORU NA PRAVÍTKU LEVÁ ZARÁŽKA NASTAVUJE UMÍSTĚNÍ ZAČÁTKU TEXTU, KTERÝ POTOM PŘI PSANÍ BUDE POKRAČOVAT DOPRAVA. Zarážka na střed nastavuje umístění středu textu. Text bude při psaní zarovnán podle této zarážky na střed. Pravá zarážka tabulátoru nastavuje pravý okraj textu. Při psaní se text posouvá doleva. Desetinná zarážka zarovnává text na desetinnou čárku. Desetinná čárka zůstává nezávisle na počtu číslic ve stejné poloze. (Zarovnávat lze pouze čísla okolo desetinného znaku. Desetinnou zarážku nelze použít k zarovnání čísel okolo jiného znaku, například pomlčky nebo znaku ampersand.) Zarážka svislé čáry neslouží k umístění textu. Na místo zarážky bude vložena svislá čára. Poznámky týkající se nastavení zarážek tabulátoru pomocí vodorovného pravítka Po otevření nového prázdného dokumentu ve výchozím nastavení nejsou na pravítku žádné zarážky tabulátoru. Poslední dvě možnosti na výběr umístění tabulátoru jsou ve skutečnosti pro odsazení. Odsazení prvního řádku -klepněte do horní poloviny vodorovného pravítka a určete místo, kam chcete vložit začátek prvního řádku odstavce. Klepněte na tlačítko Předsadit a potom klepněte na tlačítko dolní poloviny vodorovného pravítka a určete, kam chcete vložit začátek druhého a dalších řádků. Jestliže nastavíte zarážku svislé čáry, zobrazí se v místě zarážky tabulátoru svislá čára (stisknutí klávesy TAB není nutné). Zarážka svislé čáry se podobá přeškrtnutí, avšak zobrazuje se v odstavci svisle v místě zarážky. Podobně jako jiné typy zarážek lze i zarážku svislé čáry nastavit před nebo po zadání textu odstavce. Zarážku tabulátoru lze odebrat jejím přetažením (nahoru nebo dolů) mimo pravítko. Po uvolnění tlačítka myši zarážka zmizí. 17

18 Existující zarážky tabulátoru lze na pravítku přetáhnout směrem doleva nebo doprava na jiné místo. Při výběru více odstavců jsou na pravítku zobrazeny pouze zarážky z prvního odstavce. NASTAVIT ZARÁŽKY POMOCÍ DIALOGOVÉHO OKNA TABULÁTORY Pokud chcete určit přesnou polohu zarážek tabulátoru, kterou klepnutím na pravítko nelze dosáhnout, nebo pokud chcete před zarážku vkládat určitý znak (vodicí znak), můžete použít dialogové okno Tabulátory. Chcete-li zobrazit dialogové okno Tabulátory, poklepejte na pravítku nebo proveďte následující: 1. Poklepejte na pravítko, nebo klepněte na kartu Rozložení stránky, rozviňte oddíl a potom klepněte na tlačítko Tabulátory. 2. Zadejte umístění, kam chcete nastavit zarážky. 3. Ve skupinovém rámečku Zarovnání klepněte na tlačítko typ zarážky tabulátoru. 4. Chcete-li přidat jiný typ vedoucí nebo přidat tečky s vaší zarážku tabulátoru, klepněte na požadovanou možnost Vodicí znak. 5. Klepněte na možnost Nastavit. 6. Opakujte kroky 2 až 5 přidejte další zarážky tabulátoru, nebo klepněte na tlačítko OK. Změna výchozí vzdálenosti mezi zarážkami tabulátoru Ručně nastavené zarážky mají přednost před výchozím nastavením zarážek. 1. Na kartě Rozložení stránky klepněte na oddíl Odstavec a rozviňte ho. 2. V dialogovém okně Odstavec klepněte na tlačítko Tabulátory. 3. V poli Výchozí krok zadejte požadovanou vzdálenost mezi výchozími zarážkami. 4. Po stisknutí klávesy TAB se zobrazí zarážka na stránce v určené vzdálenosti. 18

19 Možnosti automatických oprav Přes kartu Soubor, volbu Možnosti, Kontrola pravopisu a mluvnice. 19

20 Zadání výjimek pro automatické psaní velkých písmen Zapnutí nebo vypnutí autom. kontroly pravopisu a gramatiky 1. Klikněte na kartu Soubor. 2. V části Nápověda klikněte na příkaz Možnosti a poté klikněte na příkaz Kontrola pravopisu a mluvnice. 3. Chcete-li vypnout nebo zapnout automatickou kontrolu pravopisu a gramatiky pro aktuálně otevřený dokument, postupujte takto: V rozevíracím seznamu Výjimky pro klikněte na název aktuálně otevřeného dokumentu. Zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políček Skrýt pravopisné chyby pouze v tomto dokumentu a Skrýt gramatické chyby pouze v tomto dokumentu. Pokud chcete zapnout nebo vypnout automatickou kontrolu pravopisu a gramatiky ve všech nově vytvořených dokumentech, postupujte takto: 1. V rozevíracím seznamu Výjimky pro klikněte na položku Všechny nové dokumenty. 2. Zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políček Skrýt pravopisné chyby pouze v tomto dokumentu a Skrýt gramatické chyby pouze v tomto dokumentu. 20

21 DŮLEŽITÉ Pokud vypnete automatickou kontrolu pravopisu nebo gramatiky v souboru, který sdílíte s jinými uživateli, můžete je o této změně informovat. Skrytí pravopisných a gramatických chyb v dokumentu Můžete mít dokument aplikace Word, ve kterém nechcete, aby byly pravopisné a gramatické chyby označeny červenými a zelenými vlnovkami, případně dáváte přednost tomu, aby v žádném z vytvářených dokumentů nebyly pravopisné a gramatické chyby vyznačeny. POZNÁMKA To se týká rovněž zpráv aplikace Outlook, pro které jste aplikaci Word použili jako editor. 1. Klikněte na kartu Soubor a pak na tlačítko Možnosti. 2. Klikněte na položku Kontrola pravopisu a mluvnice. Chcete-li zapnout či vypnout automatickou kontrolu pravopisu a gramatiky pro aktuálně otevřený dokument, postupujte takto: 1. V rozevíracím seznamu Výjimky pro klikněte na název aktuálně otevřeného souboru. 2. Zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políček Skrýt pravopisné chyby pouze v tomto dokumentu a Skrýt gramatické chyby pouze v tomto dokumentu. Chcete-li zapnout či vypnout automatickou kontrolu pravopisu a gramatiky pro všechny nově vytvořené dokumenty, postupujte takto: 1. V rozevíracím seznamu Výjimky pro klikněte na položku Všechny nové dokumenty. 2. Zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políček Skrýt pravopisné chyby pouze v tomto dokumentu a Skrýt gramatické chyby pouze v tomto dokumentu. Povolení a nastavení automatického obnovení a automatického uložení 1. Klikněte na kartu Soubor. 2. V nabídce Nápověda klikněte na příkaz Možnosti. 3. Klikněte na tlačítko Uložit. 4. Zaškrtněte políčko Ukládat informace pro automatické obnovení každých x minut. 5. Do pole minut zadejte, jak často chcete v aplikaci ukládat data a informace o stavu aplikace. TIP Množství nových informací, které obnovený soubor obsahuje, závisí na četnosti ukládání souboru pro obnovení aplikací sady Microsoft Office. Pokud se soubor pro obnovení ukládá například pouze každých 15 minut, nebude obnovený soubor obsahovat změny provedené za posledních 14 minut práce před tím, než došlo k výpadku elektrického napětí nebo k jinému problému. 6. Můžete také změnit umístění (zadané v poli Umístění souboru automatického obnovení), kam aplikace automaticky ukládá verze souborů, na kterých pracujete. 21

22 Soubor Možnosti: Povolení obnovení neuložených verzí 1. Klikněte na kartu Soubor. 2. V nabídce Nápověda klikněte na příkaz Možnosti. 3. Klikněte na tlačítko Uložit. 4. Zaškrtněte políčko Zachovat poslední automaticky uloženou verzi při zavření bez uložení. Tato funkce je k dispozici pouze v aplikacích Word 2010, Excel 2010 a PowerPoint Tuto funkci lze použít, pouze pokud je povoleno automatické obnovení. Otevření posledního automatického konceptu Pokud pracujete na nově vytvořeném souboru nebo dočasném souboru aplikace Word, Excel nebo PowerPoint (například příloze u v aplikaci Outlook) a zavřete jej bez uložení, můžete poslední automaticky uložený koncept otevřít provedením následujících kroků: 1. Spusťte aplikace systému Office 2010, které jste používali. 2. Klikněte na kartu Soubor. 3. Klikněte na příkaz Naposledy otevřené. 4. V aplikaci Word 2010 klikněte na tlačítko Obnovit neuložené dokumenty 5. V novém okně se otevře složka s uloženými koncepty. Vyberte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko Otevřít. 22

23 6. Na informačním panelu v horní části souboru klikněte na tlačítko Uložit jako a uložte soubor do počítače. Přístup k těmto souborům můžete získat také provedením těchto kroků: 1. Spusťte aplikaci systému Office 2010, kterou jste používali. 2. Otevřete nový nebo libovolný existující soubor. 3. Klikněte na kartu Soubor. 4. Klikněte na příkaz Informace. 5. Klikněte na tlačítko Spravovat verze. 6. V aplikaci Word 2010 klikněte na příkaz Obnovit neuložené dokumenty prezentace. Zobrazí se seznam neuložených souborů. Vyberte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko Otevřít. Na informačním panelu v horní části souboru klikněte na tlačítko Uložit jako a uložte soubor do počítače. Styly, šablony a témata Formátování dokumentu pomocí standardních nástrojů (přímé formátování) (Podokno úloh Zobrazit formátování): textu jsou přiřazeny parametry (font, velikost, barva, zarovnání odstavce ). Problémy: pracné nastavování komplikovanějších formátů udržení konzistentního formátování změny ve formátech změny struktury dokumentu - číslování generování a aktualizace obsahu Formátování pomocí stylů Styl je pojmenované formátování. Je definován přímo v dokumentu nebo v šabloně. Textu je přiřazen styl, stylu pak parametry. Odděluje obsah od formátu. 23

24 Podokno úloh Styly a formátování (Formát-Styly a formátování, ikona vedle seznamu stylů). Způsob zobrazení dostupné/použité formátování, styly k dispozici, všechny styly. Typy stylů - styl znaků - styl odstavců - styl tabulek - styl seznamů Použití stylů ve Wordu 2010 je velmi jednoduché. My si teď ukážeme použití stylu na odstavec. Jen pro připomenutí. Odstavec je text ukončený klávesou Enter: 1. Do odstavce vložíme textový kurzor nebo si ho označíme. 2. V oddíle Odstavec si kliknutím zvolíme styl třeba Nadpis 1. Takto jednoduše můžeme podle potřeby styly ve Wordu 2010 upravovat. Je to díky tomu, že Word 2010 nabízí už mnoho předpřipravených stylů na které stačí jenom kliknou a tím je použít. Styl Nadpis 1 bude vypadat takto: Vytvoření nového stylu Word nabízí mnoho druhů stylů, ale zároveň nám umožňuje vytvářet vlastní styly. Vlastní styl vytvoříme tak, že klikneme na symbol šipečky v pravém dolním rohu oddílu Styly: 24

25 Jakmile klikneme na tuto šipku, tak se nám zobrazí okno Styly. V levém dolním rohu tohoto okna klikneme na ikonku Nový styl: Tím se otevře okno Vytvořit nový styl podle formátování: 25

26 Zde je možné si vytvořit svůj vlastní styl. Nejdůležitější je dát novému stylu název. Ten vyplníme v horní části okna v oddíle Vlastnosti. Pak v oddíle Formátování můžeme vytvořit samotný odstavec. Nakonec stačí kliknout na tlačítko OK a nový styl tak uložit. POZNÁMKA Ve Wordu 2010 můžeme vytvořit styl jiným částem textu než je jenom odstavec. Styl můžeme vytvořit pro znak, tabulku nebo seznam. Nabídku si zobrazíme kliknutím na šipku vpravo: 26

27 Styly mají jednu obrovskou výhodu. Jakmile třeba u odstavce změníme jeho styl, tak se nám automaticky upraví všechny odstavce v textu, u kterých byl tento styl použitý. Vyhneme se tím pak pracnému ručnímu formátování každého odstavce zvlášť Šablony Představte si, že máte úkol: vytvořte dokument.doc jako kostru přihlášky do kurzu (Jméno uchazeče, příjmení ). Uložte jej jako PrihlaskaVzor.doc. Soubor otevřete, zadejte konkrétní údaje a uložte. Problém: je třeba před použitím vytvořit kopii dokumentu nebo po editaci použít Uložit jako, jinak se vzor přepíše. Řešení: použít šablonu. Šablona je soubor, ve kterém jsou definovány styly a případně i další obsah (makra, vlastní panely nástrojů, menu). Šablona je typ dokumentu, který po otevření vytvoří kopii sebe sama. V aplikaci Microsoft Office Word 2010 může být šablonou soubor DOTX nebo soubor DOTM (typ souboru DOTM umožňuje povolení maker v souboru). 27

28 Dokumentem, který je často psán v aplikaci Word, je například podnikatelský plán. Namísto vytváření struktury podnikatelského plánu od začátku můžete použít šablonu s předdefinovaným rozložením stránky, písmy, okraji a styly. Stačí jen otevřít šablonu a zadat text a informace, které jsou specifické pro daný dokument. Pokud dokument uložíte jako soubor DOCX nebo DOCM, bude uložen odděleně od šablony, na které je založen. Šablony poskytují stejné možnosti jako dokumenty mohou obsahovat doporučené části nebo povinný text, který budou ostatní používat, a také ovládací prvky obsahu, jako například předdefinovaný rozevírací seznam nebo zvláštní logo. Část šablony je možné chránit, případně lze na šablonu použít heslo, kterým bude její obsah chráněn před změnami. Změna adresáře pro ukládání šablon: Otevřete připravenou kostru přihlášky a použijte Uložit jako, typ souboru bude Šablona dokumentu. Soubor je uložen do výše zadaného adresáře. Každý dokument je založen na nějaké šabloně. Nový standardní dokument je založen na šabloně Normální. 28

29 Vytvoření šablony Můžete začít s prázdným dokumentem a uložit jej jako šablonu nebo můžete vytvořit šablonu, která je založena na existujícím dokumentu či šabloně. VYTVOŘENÍ ZCELA OD ZAČÁTKU 1. Klikněte na tlačítko Soubor a potom klikněte na příkaz Nový. 2. Vyberte Prázdný dokument a vytvořte svůj požadovaný vzor - šablonu. 3. Můžete také přidat pokyny, ovládací prvky obsahu, jako například ovládací prvek Výběr data, a grafické objekty, které se mají zobrazit ve všech nových dokumentech založených na této šabloně. 4. Klikněte na tlačítko Soubor a potom klikněte na příkaz Uložit jako. 5. Zadejte název souboru nové šablony, v seznamu Typ souboru vyberte možnost Šablona aplikace Word a pak klepněte na tlačítko Uložit. 6. POZNÁMKA Šablonu také můžete uložit jako typ Šablona aplikace Word s podporou maker (soubor DOTM) nebo Šablona aplikace Word (soubor DOT). 7. Zavřete šablonu. VYTVOŘENÍ ŠABLONY NA ZÁKLADĚ EXISTUJÍCÍHO DOKUMENTU 1. Klikněte na Soubor a potom klikněte na příkaz Otevřít. 2. Otevřete požadovaný dokument. 3. Klikněte na Soubor a potom klikněte na příkaz Uložit jako. 4. Proveďte změny, které se mají zobrazit ve všech nových dokumentech založených na této šabloně. 5. Zadejte název souboru nové šablony, v seznamu Typ souboru vyberte možnost Šablona aplikace Word a pak klepněte na tlačítko Uložit. POZNÁMKA Šablonu také můžete uložit jako typ Šablona aplikace Word s podporou maker (soubor DOTM) nebo Šablona aplikace Word (soubor DOT). 6. Zavřete šablonu. VYTVOŘENÍ NOVÉ ŠABLONY NA ZÁKLADĚ EXISTUJÍCÍ ŠABLONY 1. Klikněte na Soubor a potom klikněte na příkaz Nový. 2. V části Šablony klepněte na možnost Nový z existujícího. 3. Klepněte na šablonu, jež se podobá šabloně, kterou chcete vytvořit, a pak klepněte na možnost Vytvořit nový. Podle potřeby změňte nastavení okrajů, velikost a orientaci stránky, styly a jiné formátování. Můžete také přidat pokyny, ovládací prvky obsahu, jako například ovládací prvek Výběr data, a grafické objekty, které se mají zobrazit ve všech nových dokumentech založených na této šabloně. Klikněte na Soubor a potom klikněte na příkaz Uložit jako. 29

30 Zadejte název souboru nové šablony, v seznamu Typ souboru vyberte možnost Šablona aplikace Word a pak klepněte na tlačítko Uložit. POZNÁMKA Šablonu také můžete uložit jako typ Šablona aplikace Word s podporou maker (soubor DOTM) nebo Šablona aplikace Word (soubor DOT). Přidání ovládacích prvků obsahu do šablony Všem uživatelům šablony můžete nabídnout flexibilitu přidáním a nakonfigurováním ovládacích prvků obsahu, například ovládacího prvku s formátovaným textem, obrázků, rozevíracích seznamů nebo ovládacích prvků Výběr data. Můžete například poskytnout kolegovi šablonu, která obsahuje rozevírací seznam, ale kolega chce v dokumentech vytvořených podle této šablony používat jiné položky rozevíracího seznamu. Vzhledem k tomu, že jste při přidání tohoto ovládacího prvku obsahu do šablony povolili jeho úpravy, kolega může šablonu snadno a rychle změnit podle svých potřeb. PŘIDÁNÍ OVLÁDACÍCH PRVKŮ OBSAHU POZNÁMKA Ovládací prvky obsahu můžete přidávat také do dokumentů. 1. Otevřete šablonu, do které chcete přidat ovládací prvky obsahu, a klepněte na místo, kam chcete ovládací prvek vložit. 2. Na kartě Vývojář klepněte ve skupině Ovládací prvky na ovládací prvek obsahu, který chcete přidat do dokumentu nebo šablony. Klepnutím na položku Formát RTF můžete například vložit ovládací prvek pro formát RTF, který bude zobrazen v každém dokumentu vytvořeném pomocí dané šablony. POZNÁMKA Nejsou-li ovládací prvky obsahu dostupné, je možné, že jste otevřeli dokument, který byl vytvořen v dřívější verzi aplikace Word. Chcete-li používat ovládací prvky obsahu, je nutné převést dokument na soubor ve formátu aplikace Word 2010 klepnutím na Soubor, dále na položku Převést a potom na tlačítko OK. Po převodu dokument uložte. 1. Vyberte ovládací prvek obsahu a klepněte na tlačítko Vlastnosti ve skupině Ovládací prvky. 2. V dialogovém okně Vlastnosti ovládacího prvku obsahu zvolte, zda mohou uživatelé šablony tento ovládací prvek odstranit nebo upravit. 3. Chcete-li udržet několik ovládacích prvků obsahu nebo dokonce několik odstavců textu pohromadě, vyberte ovládací prvky nebo text a pak klepněte na tlačítko Seskupit ve skupině Ovládací prvky. Předpokládejme například, že máte text právních omezení tvořený třemi odstavci. Seskupíte-li tyto tři odstavce pomocí příkazu Seskupit, nebude možné text právních omezení upravit a bude jej možné pouze odstranit jako skupinu. 30

31 Přidání ochrany šablony Můžete přidat ochranu jednotlivých ovládacích prvků obsahu v šabloně a zabránit tak ostatním uživatelům v odstranění nebo úpravách určitého ovládacího prvku či skupiny ovládacích prvků obsahu, případně můžete ochránit veškerý obsah šablony heslem. PŘIDÁNÍ OCHRANY ČÁSTÍ ŠABLONY 1. Otevřete šablonu, do které chcete přidat ochranu. 2. Vyberte ovládací prvek nebo skupinu ovládacích prvků obsahu, jejichž změny chcete omezit. 3. Na kartě Vývojář klikněte ve skupině Ovládací prvky na položku Vlastnosti. 4. V dialogovém okně Vlastnosti ovládacího prvku obsahu v oddílu Uzamčení proveďte kteroukoli z následujících akcí: Zaškrtněte políčko Ovládací prvek obsahu nelze odstranit, které umožňuje úpravy obsahu ovládacího prvku, zabraňuje však odstranění samotného ovládacího prvku ze šablony nebo z dokumentu založeného na této šabloně. Zaškrtněte políčko Obsah nelze upravit, které umožňuje odstranit ovládací prvek, ale neumožňuje úpravy obsahu ovládacího prvku. Toto nastavení použijte, chcete-li ochránit text, který je součástí šablony. Pokud například často vkládáte text vyjadřující zřeknutí se práv, můžete takto zajistit, že text zůstane nezměněn, a v dokumentech, kde není vyžadován, ho bude možné odstranit. PŘIDÁNÍ OCHRANY VEŠKERÉHO OBSAHU ŠABLONY 1. Otevřete šablonu, kterou chcete pomoci chránit před změnami. 2. Na kartě Vývojář klikněte ve skupině Zamknout na položku Zamknout dokument a potom na tlačítko Omezit formátování a úpravy. 3. V podokně úloh Uzamknout dokument zaškrtněte v části Omezení úprav políčko Povolit v dokumentu pouze tento typ úprav. 4. V seznamu omezení úprav klepněte na požadovaná omezení. 5. Chcete-li zvolit další možnosti omezení, například osoby, které mohou dokument číst nebo měnit, klepněte na položku Omezit oprávnění. Mezi možnosti omezení patří nastavení data ukončení platnosti dokumentu a povolení kopírování dokumentu. 31

32 2 lekce Po dosažení konce stránky vloží aplikace Word automaticky konec stránky. Pokud chcete konec stránky označit na jiném místě, můžete vložit ručně zadaný konec stránky. Je také možné nastavit pravidla aplikace Word, jejichž pomocí lze vkládat automatické konce stránek na požadovaná místa. Tato možnost je užitečná zejména při práci na dlouhých dokumentech. Vložení ručně zadaného konce stránky 1. Klikněte na místo, kde chcete začít novou stránku. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Stránky na tlačítko Konec stránky (Ctrl+Enter). Určení umístění, kam má aplikace Word vkládat automatické konce stránek Pokud pracujete s několikastránkovými dokumenty a zadáváte konce stránek ručně, bude při úpravách dokumentu pravděpodobně nutné měnit konce stránek. Potížím s ručními změnami konců stránek se můžete vyhnout nastavením možností určujících umístění, kam má aplikace Word vkládat automatické konce stránek. ZABRÁNĚNÍ VLOŽENÍ KONCŮ STRÁNEK DOPROSTŘED ODSTAVCE 1. Vyberte odstavec, u kterého chcete zabránit rozdělení na dvě stránky. 2. Na kartě Rozložení stránky kliknutím spusťte dialogové okno Odstavec a potom klikněte na kartu Tok textu. 3. Zaškrtněte políčko Svázat řádky. 32

33 ZABRÁNĚNÍ VLOŽENÍ KONCŮ STRÁNEK MEZI ODSTAVCE 1. Vyberte odstavce, které chcete svázat, aby byly vždy spolu na jedné stránce. 2. Na kartě Rozložení stránky kliknutím spusťte dialogové okno Odstavec a potom klikněte na kartu Tok textu. 3. Zaškrtněte políčko Svázat s následujícím. ZADÁNÍ KONCE STRÁNKY PŘED ODSTAVCEM 1. Klikněte na odstavec, před který má být vložen konec stránky. 2. Na kartě Rozložení stránky kliknutím spusťte dialogové okno Odstavec a potom klikněte na kartu Konce řádků a stránek. 3. Zaškrtněte políčko Vložit konec stránky před. UMÍSTĚNÍ NEJMÉNĚ DVOU ŘÁDKŮ ODSTAVCE NA ZAČÁTKU NEBO KONCI STRÁNKY V profesionálně vyhlížejícím dokumentu stránky nikdy nekončí jedním řádkem nového odstavce ani nezačínají posledním řádkem odstavce z předchozí stránky. Poslední řádek odstavce na začátku stránky a první řádek odstavce na konci stránky se nazývají osamocené řádky. 1. Vyberte odstavce, ve kterých chcete zabránit vzniku osamocených řádků. 2. Na kartě Rozložení stránky kliknutím spusťte dialogové okno Odstavec a potom klikněte na kartu Konce řádků a stránek. 3. Zaškrtněte políčko Kontrola osamocených řádků. POZNÁMKA Ve výchozím nastavení je tato možnost zapnuta. ZABRÁNĚNÍ VLOŽENÍ KONCŮ STRÁNEK NA ŘÁDEK TABULKY 1. Klikněte na řádek tabulky, který nechcete rozdělit. Jestliže nechcete tabulku rozdělit na více stránek, vyberte celou tabulku. 2. Na kartě Nástroje tabulky klikněte na kartu Rozložení. 3. Ve skupině Tabulka klikněte na tlačítko Vlastnosti. 4. Klikněte na kartu Řádek a zrušte zaškrtnutí políčka Pokračování řádku na další stránce. 33

34 Odstranění konce stránky Konce stránek automaticky vkládané aplikací Word není možné odstranit. Můžete odstranit libovolné konce stránek, které vložíte ručně. 1. Klikněte na tlačítko Koncept. 2. Vyberte konec stránky kliknutím na okraj vedle tečkované čáry. 3. Stiskněte klávesu DELETE. Vložení nebo odstranění konce oddílu Ke změně rozložení nebo formátování stránky nebo stránek v dokumentu lze použít konce oddílů. Můžete například pro část stránky s jednosloupcovým rozložením použít rozložení se dvěma sloupci. Kapitoly v dokumentu můžete oddělovat tak, aby číslování stránek v každé kapitole začínalo číslem 1. Pro oddíl dokumentu můžete rovněž vytvořit odlišné záhlaví nebo zápatí. Oddíl formátovaný jako jeden sloupec Oddíl formátovaný jako dva sloupce 34

35 Vložení konce oddílu 1. Na kartě Rozložení stránky klikněte ve skupině Vzhled stránky na položku Konce. 2. Klikněte na typ konce oddílu, který chcete použít. Typy konců oddílů, které lze vložit POZNÁMKA Konec oddílu, který ovlivňuje formátování poslední části dokumentu, není zobrazen jako část dokumentu. Chcete-li změnit formátování dokumentu, klikněte do posledního oddílu dokumentu. Následující příklady znázorňují typy konce oddílu, které můžete vložit. (Dvojitá tečkovaná čára v příkladech představuje konec oddílu.) Další stránka Příkaz Další stránka vloží konec oddílu a zahájí nový oddíl na další stránce. Tento typ konce oddílu se používá hlavně před začátky nových kapitol dokumentu. Průběžný Příkaz Nepřetržitě vloží konec oddílu a zahájí nový oddíl na stejné stránce. Průběžný konec oddílu se používá k provedení změny formátování, jako je například změna počtu sloupců na stránce. Sudá stránka nebo Lichá stránka Příkaz Sudá stránka nebo Lichá stránka vloží konec oddílu a zahájí nový oddíl na následující sudé nebo liché stránce. 35

36 Pokud chcete, aby kapitoly dokumentů vždy začínaly na liché nebo na sudé stránce, použijte možnost konce oddílu Lichá stránka nebo Sudá stránka. Změna rozložení nebo formátování dokumentu pomocí konců oddílů Konce oddílů se používají k provádění změn rozložení nebo formátování v části dokumentu. V jednotlivých oddílech lze změnit následující prvky: okraje, formát nebo orientace papíru, zdroj papíru pro tiskárnu, ohraničení stránky, svislé zarovnání textu na stránce, záhlaví a zápatí, počet sloupců, čísla stránek, čísla řádků, číslování poznámek a vysvětlivek. 1. Klikněte na místo, kde chcete provést změnu formátování. Pravděpodobně budete chtít vybrat část dokumentu, která má být ohraničena dvojicí konců oddílů. 2. Na kartě Rozložení stránky klikněte ve skupině Vzhled stránky na položku Konce. 36

37 3. Ve skupině Konce oddílů klikněte na typ konce oddílu, který odpovídá typu prováděné změny formátování. Pokud například rozdělujete dokument do kapitol, budete pravděpodobně chtít, aby každá kapitola začínala na liché stránce. Ve skupině Konce oddílů klikněte na možnost Lichá stránka. Změna záhlaví nebo zápatí v jednom oddílu Pokud přidáte konec oddílu, bude aplikace Word automaticky pokračovat v používání záhlaví a zápatí z předchozího oddílu. Chcete-li v některém oddílu použít jiné záhlaví nebo zápatí, bude třeba přerušit propojení oddílů. 1. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Záhlaví a zápatí na položku Záhlaví nebo Zápatí. 2. Klikněte na možnost Upravit záhlaví nebo Upravit zápatí. 3. Ve skupině Navigace na kartě Návrh (v oddílu Nástroje záhlaví a zápatí) klikněte na tlačítko Propojit s předchozím a dezaktivujte je tak. 37

38 Odstranění konce oddílu Konec oddílu určuje část dokumentu, pro kterou změna formátování platí. Odstraněním konce oddílu zároveň odstraníte formátování daného oddílu. Text nad původním koncem oddílu se stane součástí následujícího oddílu a převezme jeho formátování. 1. Klikněte na zobrazení Koncept, v němž jsou konce oddílů zobrazeny dvojitou tečkovanou čárou. 2. Vyberte konec oddílu, který chcete odstranit. 3. Stiskněte klávesu DELETE. 38

39 Vzhled stránky Přes kartu Rozložení stránky, skupinu Vzhled stránky lze nastavit všechny potřebné parametry stránky. Poznámky pod čarou a vysvětlivky Poznámka pod čarou nebo vysvětlivka se skládá ze dvou propojených částí značky odkazu na poznámku a odpovídající text poznámky. Značky odkazu poznámky pod čarou a vysvětlivky Oddělovač řádků Text poznámky pod čarou Text vysvětlivky VLOŽIT POZNÁMKU POD ČAROU NEBO VYSVĚTLIVKU Aplikace Microsoft Word očísluje poznámky pod čarou a vysvětlivky automaticky. Můžete použít jeden způsob číslování v celém dokumentu nebo můžete použít v každé sekci dokumentu jiné číslování. Příkazy pro vložení a editaci poznámek pod čarou a vysvětlivky najdete na kartě Reference ve skupině Poznámky pod čarou. 39

40 Vložit poznámku pod čarou Vložit vysvětlivku Poznámky pod čarou a vysvětlivky dialog Spouštěč Word při přidání nebo odstranění poznámky nebo vysvětlivky automaticky přečísluje text pod čarou. POZNÁMKA Pokud jsou poznámky pod čarou v dokumentu očíslovány nesprávně, může dokument obsahovat sledované změny. Po přijetí sledovaných změn budou poznámky pod čarou a vysvětlivky očíslovány správně. 1. Klepněte na místo, kam chcete vložit odkazovou značku poznámky. 2. Na kartě Reference klikněte ve skupině Poznámky pod čarou na tlačítko Vložit pozn. pod čarou (Alt+Shift+B) nebo Vložit vysvětlivku (Ctrl+Alt+D). Výchozí umístění poznámek pod čarou je na konci každé stránky a vysvětlivek na konci dokumentu aplikace Word. 3. Aplikace Word vloží číslo poznámky a umístí kurzor k tomuto číslu. 4. Zadejte text poznámky. 5. Poklepejte na číslo poznámky pod čarou nebo vysvětlivky k návratu ke značce v dokumentu. 6. Chcete-li změnit umístění či formát poznámek pod čarou nebo vysvětlivek, klepněte na poznámku pod čarou a vysvětlivky spouštěč dialogového okna a proveďte jednu z následujících akcí: Chcete-li převést poznámky pod čarou na vysvětlivky a vysvětlivek na poznámky pod čarou, podle umístění zvolte poznámky pod čarou nebo vysvětlivek a klepněte na tlačítko převést. Chcete-li změnit formát číslování, klepněte na požadovaný formát v rozevíracím seznamu Formát číslování a klepněte na tlačítko použít. Chcete-li použít symbol nebo vlastní značku namísto obvyklého formátu číslování, klepněte na Symbol nebo zadejte vlastní značku. Odstranění poznámku pod čarou nebo vysvětlivku Pokud chcete odstranit poznámku, pracujte s odkazovou značkou v okně dokumentu, nikoli s textem v poznámce. 40

41 Značka odkazu na poznámku Pokud odstraníte automaticky číslované poznámky, budou v aplikaci Word přečíslovány k přečíslování pořadí poznámek. V dokumentu vyberte značku odkazu poznámky pod čarou nebo vysvětlivku, kterou chcete odstranit a stiskněte klávesu DELETE. Vytvoření bibliografie Bibliografie je seznam pramenů, které jste použili nebo citovali při vytváření daného dokumentu. Obvykle se nachází na konci dokumentu. V aplikaci Microsoft Word 2010 lze bibliografii automaticky vygenerovat na základě informací o pramenech, které pro daný dokument poskytnete. Při vytvoření nového pramene jsou informace o daném prameni vždy uloženy do počítače, aby bylo možné vyhledat a použít každý vytvořený pramen. Přidání nové citace a pramene do dokumentu Při přidání nové citace do dokumentu vytvoříte rovněž nový pramen, který bude zobrazen v bibliografii. 1. Na kartě Reference klikněte ve skupině Citace a bibliografie na šipku vedle položky Styl. Klikněte na styl, který chcete pro citaci a pramen použít. Například pro citace a prameny v dokumentech z oblasti sociálních věd je obvykle používán styl MLA nebo APA. Klikněte na konec věty nebo slovního spojení, jež chcete citovat. Na kartě Reference klikněte ve skupině Citace a bibliografie na tlačítko Vložit citaci. Proveďte jednu z následujících akcí: 41

42 Chcete-li přidat informace o prameni, klikněte na možnost Přidat nový pramen. Pokud chcete přidat zástupný text, aby bylo možné vytvořit citaci a vyplnit informace o prameni později, klikněte na příkaz Přidat nový zástupný symbol. V okně Správce pramenů je vedle zástupného pramene zobrazen otazník. Začněte vyplňovat informace o prameni kliknutím na šipku rozevíracího seznamu Typ pramene. Pramenem může být například kniha, referát nebo web. Vyplňte bibliografické informace pro daný pramen. Chcete-li přidat další informace o prameni, zaškrtněte políčko Zobrazit všechna bibliografická pole. POZNÁMKY Pokud zvolíte pro prameny styl GOST nebo ISO 690 a citace není jedinečná, je k letopočtu přidán abecední znak. Citace může mít například následující formu: [Pasteur, 1848a]. Pokud zvolíte styl ISO 690 číselná reference a citace se přesto nezobrazují postupně, je nutné opět kliknout na styl ISO 690 a stisknout klávesu ENTER. Poté budou citace seřazeny správně. Vyhledání pramene Seznam použitých nebo citovaných pramenů může narůst do značné délky. Někdy je možné vyhledat pramen, který je citován v jiném dokumentu, pomocí příkazu Spravovat prameny. 1. Na kartě Reference klikněte ve skupině Citace a bibliografie na tlačítko Spravovat prameny. (Zástupný_text1) (Sellner, 2010) Jestliže otevřete nový dokument, který ještě neobsahuje citace, budou všechny prameny, které jste použili v předchozích dokumentech, zobrazeny v části Hlavní seznam. Pokud otevřete dokument, který obsahuje citace, budou prameny těchto citací zobrazeny v části Aktuální seznam. Všechny citované prameny (v předchozích dokumentech nebo v aktuálním dokumentu) budou zobrazeny v části Hlavní seznam. Chcete-li vyhledat konkrétní pramen, proveďte jednu z následujících akcí: V poli pro řazení proveďte seřazení podle autora, názvu, názvu značky citace nebo roku. Potom ve výsledném seznamu vyhledejte požadovaný pramen. Do pole Hledat zadejte název nebo autora hledaného pramene. Seznam se dynamicky zkrátí tak, aby jeho položky odpovídaly hledanému termínu. 42

43 POZNÁMKA Chcete-li vybrat jiný hlavní seznam, z něhož je možné do dokumentu importovat nové prameny, klikněte v okně Správce pramenů na tlačítko Procházet. Můžete například použít soubor umístěný na sdíleném serveru, v počítači či na serveru spolupracovníka nebo na webu univerzity či výzkumné instituce. Úprava zástupného textu citace Někdy je potřeba vytvořit zástupnou citaci a s vyplněním úplných bibliografických informací o prameni počkat na pozdější dobu. Všechny změny, které provedete v prameni, se automaticky projeví v bibliografii, pokud je již vytvořena. V okně Správce pramenů je vedle zástupného pramene zobrazen otazník. 1. Na kartě Odkazy klikněte ve skupině Citace a bibliografie na tlačítko Spravovat prameny. 2. V části Aktuální seznam klikněte na zástupný text, který chcete upravit. POZNÁMKA Zástupné prameny jsou v okně Správce pramenů seřazeny podle abecedy spolu s jinými prameny podle názvu značky. Ve výchozím nastavení jsou názvy značek čísla, ale jako název zástupné značky lze použít libovolnou značku. 3. Klikněte na tlačítko Upravit. 4. Vyplňte bibliografické informace pro daný pramen. K vyplnění polí používejte tlačítko Upravit, aby nebylo nutné zadávat jména v odpovídajícím formátu. Chcete-li přidat další informace o prameni, zaškrtněte políčko Zobrazit všechna bibliografická pole. Vytvoření bibliografie Bibliografii lze vytvořit kdykoli po vložení jednoho nebo několika pramenů do dokumentu. Pokud nemáte všechny informace o prameni, které jsou nutné k vytvoření úplné citace, můžete použít zástupnou citaci a doplnit informace o prameni později. POZNÁMKA Zástupné citace se v bibliografii nezobrazují. 1. Klikněte na místo, kam chcete vložit bibliografii (obvykle na konec dokumentu). 2. Na kartě Reference klikněte ve skupině Citace a bibliografie na tlačítko Bibliografie. Kliknutím na předem navržený formát bibliografie vložte bibliografii do dokumentu. 43

44 Titulky obrázků, tabulek a rovnic K vloženému objektu lze vložit titulek pomocí kontextového menu. Příklad pro tabulku: Postup pomocí karet: 1. Označte objekt, ke kterému chcete přidat titulek 2. Na kartě Reference klikněte na skupinu Titulky, funkce Vložit titulek 3. Další viz výše 44

45 Křížové odkazy Slouží pro vytvoření odkazu na vybranou položku jiného objektu v dokumentu. Křížový odkaz může být pasivní jen zobrazený text (číslo stránky, text nadpisu, ) nebo aktivní, tj. hypertext. 1. Na kartě Vložení, skupině Odkazy, kliknou t na Křížový odkaz 2. Ve volbě Typ odkazu vyberete na jaký typ objektu se má odkaz vztahovat 3. Ve volbě Vložit odkaz na vyberete, co se má z objektu přenést 4. Ve volbě Pro kterou číslovanou položku vyberete, o jaký konkrétní objekt se jedná Seznam obrázků 1. Na kartě Reference, skupině Titulky, kliknou t na Vložit seznam obrázků 45

46 2. Zobrazí se dialogové okno, kde lze zvolit různé formáty seznamu a další parametry: Obsah dokumentu Obsah lze vytvořit pomocí použití stylů nadpisů (například Nadpis 1, Nadpis 2 a Nadpis 3) u textu, který chcete do obsahu zahrnout. Aplikace Microsoft Word vyhledá příslušné nadpisy a potom vloží obsah do dokumentu. Pokud obsah vytvoříte tímto způsobem, můžete jej při provádění změn v dokumentu automaticky aktualizovat. Aplikace Microsoft Word 2010 obsahuje galerii automatických stylů obsahu. Označte položky obsahu a v galerii klikněte na styl obsahu s požadovanými možnostmi. Pomocí dialogového okna Obsah je také možné vytvořit vlastní obsah se zvolenými možnostmi a libovolnými vlastními styly, které jste použili. VYTVOŘENÍ OBSAHU Z GALERIE 1. Kliknutím označte místo, kam chcete umístit obsah (obvykle na začátek dokumentu). Na kartě Reference klikněte ve skupině Obsah na tlačítko Obsah a potom klikněte na požadovaný styl obsahu. 46

47 POZNÁMKA Pokud chcete zadat další možnosti, například počet zobrazených úrovní nadpisů, klikněte na položku Vložit obsah. Otevře se dialogové okno Obsah. VYTVOŘENÍ VLASTNÍHO OBSAHU 1. Na kartě Reference klikněte ve skupině Obsah na tlačítko Obsah a potom na příkaz Vložit obsah. V dialogovém okně Obsah proveďte některou z následujících akcí: Pokud chcete změnit počet úrovní nadpisů zobrazených v obsahu, zadejte požadovanou hodnotu do pole vedle možnosti Zobrazit úrovně ve skupinovém rámečku Obecné. Pokud chcete změnit celkový vzhled obsahu, klikněte na jiný formát v seznamu Formáty. Vzhled vybraného formátu se zobrazí v oblastech Náhled a Náhled webové stránky. Pokud chcete změnit typ čáry, která se zobrazí mezi textem položky a číslem stránky, klikněte na některou možnost v seznamu Vodicí znak. Pokud chcete změnit způsob zobrazení úrovní nadpisů v obsahu, klikněte na tlačítko Změnit. V dialogovém okně Styl klikněte na úroveň, kterou chcete změnit, a potom klikněte na tlačítko Změnit. V dialogovém okně Změnit styl můžete změnit písmo, velikost a odsazení. Jestliže chcete v obsahu použít vlastní styly, klikněte na tlačítko Možnosti a proveďte následující kroky: V seznamu Styly k dispozici najděte styl, který jste v dokumentu použili na nadpisy. Do pole Úroveň obsahu vpravo od názvu stylu zadejte číslo od jedné do devíti, které označuje úroveň příslušného stylu mezi nadpisy. POZNÁMKA Pokud chcete použít pouze vlastní styly, odstraňte čísla úrovní obsahu u předdefinovaných stylů jako je Nadpis 1. Vyberte obsah, který bude odpovídat typu dokumentu: 47

48 Tištěný dokument: Připravujete-li tištěný dokument, vytvořte obsah, ve kterém je u každé položky uvedený nadpis a číslo stránky, kde se nadpis nachází, což umožňuje uživatelům přejít na požadovanou stránku. Online dokument: Pokud chcete vytvořit online dokument, který budou uživatelé prohlížet v aplikaci Word, můžete položky nadpisu naformátovat jako hypertextové odkazy. Čtenáři se dostanou k příslušnému nadpisu kliknutím na položku obsahu. AKTUALIZACE OBSAHU Jestliže jste v dokumentu přidali nebo odebrali nadpisy nebo položky obsahu, můžete obsah rychle aktualizovat. 1. Na kartě Odkazy klikněte ve skupině Obsah na tlačítko Aktualizovat tabulku. Klikněte na přepínač Pouze čísla stránek nebo Celá tabulka. ODSTRANĚNÍ OBSAHU 1. Na kartě Odkazy klikněte ve skupině Obsah na tlačítko Obsah. Klikněte na příkaz Odebrat obsah. Vytvoření rejstříku Vytvoření rejstříku probíhá ve dvou krocích: nejprve se označí slova pro rejstřík (tzv. XE pole) a pak se vygeneruje rejstřík. RUČNÍ OZNAČENÍ SLOV PRO REJSTŘÍK 1. Vyberte slovo nebo slova pro rejstřík. 2. Na kartě Reference, skupině Rejstřík, vybrat Označit položku (Alt+Shift+X) 48

49 3. Označit pro označení této jedné položky 4. Označit vše pro označení všech výskytů této položky. AUTOMATICKÉ OZNAČENÍ SLOV PRO REJSTŘÍK Word projde dokument a najde všechny pojmy, které hledáte. Proto je velmi důležitý tzv. konkordantní seznam seznam pro automatické označování. 1. Vytvořte dokument se dvěma sloupci: v prvním sloupci uveďte, jaká slova budete hledat (přesně ve tvaru, v jakém budou hledány, vč. Velkých a malých písmen) v druhém sloupci uveďte, jak bude toto nalezené slovo uvedené v rejstříku Graf Grafy graf graf graf graf Dokument uložte. Otevřete dokument, pro který chcete rejstřík vygenerovat. Na kartě Reference ve skupině Rejstřík zvolte Vložit rejstřík 49

50 V dialogovém okně klepněte na Automaticky a vyberte soubor se seznamem pro automatické označování Proběhne označení slov jako XE polí. VYGENEROVÁNÍ REJSTŘÍKU 1. Po vygenerování (ručním nebo automatickém) postavíme kurzor na místo, kde chceme rejstřík. 2. Karta Reference, skupina Rejstřík, volba Vložit rejstřík 3. V dialogovém okně vyberete formát a nastavíte ev. další parametry. 50

51 Hypertextový odkaz Hypertextový odkaz je vazba na informace ve stejném, nebo jiném dokumentu. Odkaz může být na lokální soubor, na počítač v síti, na web, y. 1. Označte položku, ze které chcete vytvořit hypertextový link 2. Karta Vložení, skupina Odkazy, volba Hypertextový odkaz (Ctrl+K) 3. V dialogovém okně vyberte typ odkazu a další parametry 51

52 3. lekce Práce s osnovou Osnova je režim zobrazení, při kterém se zobrazí hierarchické uspořádání textu dokumentu dle jeho úrovní nadpisů. V režimu Osnova se nezobrazují obrázky. Proto se v ní špatně dokumenty tvoří, ale skvěle se v ní organizují kapitoly a přesouvají bloky textu. Zobrazení Osnova je speciální mód zobrazení, ve kterém jsou nadpisy odsazeny podle jejich úrovně ve struktuře dokumentu. Dokument aplikace Microsoft Word lze zobrazit v zobrazení osnovy klepnutím na příkaz Osnova na kartě Zobrazit, jeho obsah však bude záviset na formátování dokumentu. Nadpisy je třeba formátovat pomocí předdefinovaných stylů nadpisů. Jestliže v zobrazení osnovy změníte uspořádání nadpisů a dílčích nadpisů, použije u nich aplikace Word vestavěné styly nadpisů automaticky. Symboly osnovy a odsazení slouží k zobrazení uspořádání dokumentu a umožňují jeho snadnou a rychlou změnu. Prohlížení a uspořádání struktury dokumentu si můžete usnadnit tak, že jej sbalíte a zobrazíte pouze požadované nadpisy. Nadpis s textem podřízené úrovně Základní text Šedá čára pod nadpisem představující sbalený text podřízené úrovně Nadpis bez textu podřízené úrovně Pořadí nadpisů a základního textu můžete změnit jejich přesunutím nahoru či dolů nebo jejich úroveň můžete zvýšit nebo snížit pomocí tlačítek na kartě Zobrazení, skupině Osnova. Dokument lze také nově uspořádat přetažením symbolů osnovy doleva, doprava, nahoru nebo dolů. ZOBRAZENÍ DOKUMENTU JAKO OSNOVY 1. Karta Zobrazení, skupina Zobrazení dokumentů, volba Osnova 52

53 Měly by být vidět všechny styly (úrovně) - od Nadpisu1 až po Normální. Můžete si upravit úroveň, kterou Word v tomto režimu zobrazuje pomocí volby Zobrazit úroveň. Můžete chtít např. vidět jenom tři úrovně, protože víte, že jste použili maximálně Styl3 apod. Komentáře a sledování změn Komentáře a sledování změn jsou dva nástroje, které pracují podobně. VKLÁDÁNÍ KOMENTÁŘŮ 1. Umístěte kurzor na místo, kam chcete komentář vložit. 2. Karta Revize, skupina Komentář, tlačítko Nový komentář 3. Zapište komentář do pole, které se zobrazilo. Poznámky: 1. komentář je vázaný na slovo, se kterým sousedí kurzor. To se pak zvýrazní červenou barvou. 2. Komentář se vytvoří v bublině na okraji stránky. 3. Barva se střídá podle pořadí recenzenta a cykluje: červená, modrá atd. 53

54 ZOBRAZENÍ KOMENTÁŘŮ Lze vypnout zobrazení komentářů. Tlačítko Zobrazit revize komentáře pak nejsou vidět, i když tam jsou. V dokumentu lze zobrazit i Podokno revizí, které obsahuje komentáře: Pokud ve volbě Zobrazit revize vypnete komentáře, nejsou ani v tomto okně. NASTAVENÍ MOŽNOSTÍ KOMENTÁŘŮ Tlačítko Sledovat změny na kartě Revize, volba Změnit možnost sledování. Změnit iniciálu, která se uvádí do bubliny, se dá buďto pomocí volby Sledovat změny, Změnit jméno uživatele, nebo volbou Možnosti na kartě Soubor. 54

55 ÚPRAVA KOMENTÁŘŮ Zobrazený komentář lze upravit 1. kliknutím myší do postranní bubliny 2. kliknutím na komentář v podokně revizí 3. kliknutím pravým tlačítkem na zvýrazněnou část textu a výběrem Upravit komentář Komentář lze označit 1. kliknutím na bublinu komentáře 2. kliknutím do podokna revizí 3. tlačítky Předchozí nebo Další na kartě Revize 55

56 Odstranění komentáře 1. kliknutím pravým tlačítkem na zvýraznění v textu a vybráním odstranit komentář 2. tlačítkem Odstranit na kartě Revize Zamknutí dokumentu tak, aby bylo možno jenom přidávat komentáře 1. na kartě Revize, ve skupině Zámek, tlačítko Omezit úpravy 2. část 2. Omezení úprav zaškrtnout Povolit v dokumentu pouze tento typ úprav: a vybrat Komentáře 3. Použít zámek 56

57 Vložení mluveného komentáře, pokud máte mikrofon 1. vložte komentář standardním způsobem 2. kurzor myši vložte do bubliny komentáře nebo do řádku v podokně revizí 3. na kartě Vložení vyberte ve skupině Text tlačítko Objekt 4. Na kartě Vytvořit nový objekt Zvuk formátu Wave Sledování změn Někdy je zapotřebí, aby do dokumentu zapracovali změny i další pracovníci, ale aby byly změny vyznačené a odlišené od původního textu a abyste sami mohli rozhodnout, které změny přijmete a které ne. ZAPNUTÍ FUNKCE SLEDOVÁNÍ ZMĚN Na kartě Revize klikněte ve skupině Sledování na tlačítko Sledovat změn. Chcete-li na stavový řádek přidat indikátor sledování změn, klikněte na stavový řádek pravým tlačítkem myši a klikněte na příkaz Sledování změn. Kliknutím na indikátor Sledování změn na stavovém řádku zapněte nebo vypněte sledování změn. POZNÁMKA Pokud příkaz Sledování změn není k dispozici, bude pravděpodobně nutné odstranit zámek dokumentu. Na kartě Revize klikněte ve skupině Zamknout na tlačítko Omezit úpravy a potom v dolní části podokna úloh Zamknout dokument klikněte na tlačítko Odemknout. (Pravděpodobně bude nutné zadat heslo k dokumentu.) ZOBRAZENÍ ZMĚN Jaké změny uvidíte, nastavíte tlačítkem Zobrazit revize na kartě Revize. Tlačítkem Zobrazit pro revize volíte, jestli vidíte revize vůbec. 57

58 ZPŮSOB ZVÝRAZNĚNÍ ZMĚN Karta Revize, tlačítko Sledovat změny, volba Změnit možnosti sledování: POHYB MEZI ZMĚNAMI Karta Revize, skupina Změny, tlačítko Předchozí nebo Další 58

59 PŘIJMUTÍ NEBO ODMÍTNUTÍ ZMĚNY Změny lze přijmout, nebo je zamítnout. V textu revize klikněte pravým tlačítkem a vyberte z kontextové nabídky nebo použít tlačítka Přijmout a Odmítnout ve skupině Změny. Lze jimi zefektivnit práci se změnami. TISK REVIZÍ Tisk revizí nebo jejich netisk se nastaví na kartě Soubor, v nabídce Tisk, oblast Nastavení, volba Tisk revizí 59

60 Porovnání dvou dokumentů POROVNÁNÍ VEDLE SEBE Jeden ze způsobů porovnání je zobrazení vedle sebe a jejich paralelní procházení. 1. Otevřete si oba soubory, které chcete porovnávat 2. Kurzor myši dejte do dokumentu, který chcete mít vlevo 3. karta Zobrazení, skupina Okno, tlačítko Zobrazit vedle sebe 4. Tlačítko Synchronní posuv zajistí posouvání obou dokumentů synchronně Pokud jeden dokument minimalizujete, tlačítkem Obnovit pozici okna opět zobrazíte oba dokumenty vedle sebe. Pokud máte otevřeno více než dva dokumenty, Word vás vyzve k tomu, abyste vybrali soubor, který zobrazí jako synchronní: 60

61 Synchronní posuv posouvá dokumenty o stejné vzdálenosti, nesynchronizuje svůj posun dle nadpisů apod. PRÁVNÍ POROVNÁNÍ Na záložce Revize pomocí tlačítka Porovnat Tlačítko může i dokumenty sloučit. 61

62 1. Vyberte dokumenty, které budete porovnávat. 2. Po kliknutí na Více vyberte typy změn, které budete sledovat 3. V oddílu Zobrazit změny v: definujete, kde se mají zobrazit změny Odeslání dokumentu mailem Vytvořený dokument potřebujete poslat kolegům. abyste nemuseli odcházet z Wordu, lze to i z prostředí editoru. 1. Karta Soubor, volba Uložit a odeslat 2. Vybrat volbu, kterou chcete použít Tabulky VYTVOŘENÍ TABULKY 1. Karta Vložení, tlačítko Tabulka 2. vyberte pomocí matice rozměr, nebo 3. zvolit Vložit tabulku 62

63 Word nabízí několik možností vytvoření tabulky. Od nejjednodušší definice až po přednastavení tabulky. VÝBĚR OBLASTÍ V TABULCE Označení celé tabulky: kliknout na křížek v levém horním rohu, viditelným pokud je kurzor nad nebo v tabulce OZNAČENÍ SLOUPCE A ŘÁDKU 1. Najeďte nad sloupec nebo vlevo od řádku, až se kurzor změní v šipku. U sloupců je šipka černá, u řádků je bílá, šikmá. 2. Klikněte. Nebo 1. umístěte kurzor do sloupce nebo řádku, který chcete vybrat. 2. Karta Rozložení, příkaz Vybrat 63

64 3. klikněte na Vybrat sloupec nebo Vybrat řádek Nebo 1. nad polem tabulky klikněte pravým tlačítkem 2. vybrat nabídku Vybrat 3. klikněte na Vybrat sloupec nebo Vybrat řádek VYBRAT BUŇKU 1. Najeďte myší do levého horního rohu buňky (zevnitř). 2. Kurzor se změní na černou šikmou šipku 64

65 3. klikněte, označí se buňka VYBRAT HODNOTU V BUŇCE 1. poklepáním na hodnotu v buňce 2. na další hodnotu se přemístíte pomocí klávesy Tab 3. na předchozí hodnotu se přemístíte klávesami Shift+Tab Poznámka: Souvislou oblast řádků, sloupců nebo buněk vyberte tažením při označování, nebo současným stiskem klávesy Shift. Nesouvislou oblast vyberte držením klávesy Ctrl a současným výběrem řádku, sloupce nebo buňky. VKLÁDÁNÍ HODNOT DO TABULKY konec odstavce: Enter tvrdý konec řádku: tabulátor: Shift+Enter Ctrl+Tab FORMÁTOVÁNÍ TABULKY POMOCÍ STYLŮ 1. Karta Návrh, Pomocí stylů tabulek 65

66 Vzhled tabulky ovlivníte volbami OHRANIČENÍ A STÍNOVÁNÍ TABULKY Karta Návrh, volby Stínování, nebo Ohraničení 66

67 ÚPRAVA TABULKY Karta Rozložení, tlačítko Vlastnosti Upřednostňovaná šířka v cm nebo v % šířky stránky (vhodné spíš pro web) 67

68 V případě volby Obtékání textu - Okolo se zaktivní volba Umístění, která umožní přesně specifikovat polohu tabulky. STEJNÁ ŠÍŘKA SLOUPCŮ / VÝŠKA ŘÁDKŮ Na kartě Rozložení SLOUČENÍ BUNĚK Word umožňuje sloučit dvě buňky do jedné. Vyberte dvě buňky, které chcete sloučit a klikněte na tlačítko Sloučit buňky na kartě Rozložení : Buňky lze obdobně i rozdělit tlačítko Rozdělit buňky. KONVERZE TEXTU NA TABULKU A NAOPAK Text v tabulce je možní snadno převést na normální, strukturovaný text. Stejně tak snadno se převede strukturovaný text na tabulku. 1. vyberte tet, který chcete převést na tabulku 2. na kartě Vložení klikněte na tlačítko Tabulka a vyberte volbu Převést text na tabulku 68

69 V části Oddělovač textu se přesvědčte, zda je správně nastaven podle vámi použitého oddělovače. 69

70 4. Lekce Vytváření štítků pro hromadnou korespondenci Chcete-li použít k odeslání hromadné korespondence na seznam adres adresní štítky, můžete vytvořit arch adresních štítků pomocí funkce hromadné korespondence. Každý štítek bude obsahovat jednu adresu ze seznamu. Zpracování korespondence zahrnuje následující celkové kroky: 1. Nastavení štítků. Rozložení štítků nastavíte najednou pro všechny štítky hromadné korespondence. Dokument, který se v hromadné korespondenci k tomuto účelu používá, se nazývá hlavní dokument. V hlavním dokumentu štítků můžete také nastavit veškerý obsah, který chcete na každém štítku opakovat, například logo společnosti nebo zpáteční adresu na přepravních štítcích. 2. Připojení štítků k seznamu adres. Seznam adres je zdroj dat, který aplikace Microsoft Word používá při hromadné korespondenci. Je to soubor obsahující adresy, které mají být vytištěny na štítcích. 3. Upřesnění seznamu příjemců. Aplikace Word generuje štítek pro každou adresu v seznamu adresátů. Chcete-li generovat štítky jen pro určité adresy ze seznamu adresátů, můžete vybrat, které adresy (záznamy) chcete zahrnout. 4. Vložení zástupných symbolů (polí hromadné korespondence) do štítků. Při zpracování hromadné korespondence budou pole hromadné korespondence vyplněna informacemi ze seznamu adres. 5. Zobrazení náhledu, dokončení hromadné korespondence a tisk štítků. Před vytištěním celé sady štítků lze zobrazit náhled každého štítku. K vytvoření hromadné korespondence slouží příkazy na kartě Korespondence. DŮLEŽITÉ Pokud chcete používat vlastní pole kontaktů ze seznamu kontaktů aplikace Microsoft Outlook nebo zamýšlíte použít složku Kontakty ve Veřejných složkách, je nutné začít postup hromadné korespondence v aplikaci Outlook. NASTAVENÍ ŠTÍTKŮ Je možné, že již máte balení archů štítků od některého z výrobců štítků, například Avery, AOne nebo Formtec. Každý arch má určitou velikost a obsahuje určitý počet štítků o specifických rozměrech. Chcete-li nastavit hlavní dokument štítků, musí rozměry tohoto dokumentu odpovídat rozměrům štítků na arších, které máte k dispozici. 1. Spusťte aplikaci Word. Ve výchozím nastavení se otevře prázdný dokument. Ponechejte jej otevřený. Kdybyste jej zavřeli, nebudou příkazy popsané v dalším kroku k dispozici. 2. Na kartě Korespondence klikněte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na tlačítko Spustit hromadnou korespondenci. 70

71 3. Klikněte na položku Štítky. 4. V dialogovém okně Možnosti štítku můžete vybrat několik možností. Typ tiskárny použité k tisku štítků Výrobce archů štítků Číslo odpovídající číslu výrobku uvedenému na balení archů štítků 5. V části Informace o tiskárně klikněte na typ tiskárny, kterou chcete použít k tisku štítků. 6. V seznamu Dodavatelé štítků klikněte na název společnosti, která vyrobila archy štítků, jež používáte. 7. V seznamu Číslo výrobku klikněte na číslo výrobku, které je uvedeno na krabici s archy štítků. Číslo výrobku archů štítků neodpovídá žádné možnosti v dialogovém okně Možnosti štítku. Štítky lze přesto vytisknout. Je třeba jen upravit nastavení. 1. Změřte štítky na archu a poznamenejte si rozměry a počet štítků na archu. POZNÁMKA Štítky změřte pečlivě. Skutečná velikost štítku může být menší než velikost uvedená výrobcem štítku. Rozdíl v rozměrech může přesáhnout dva milimetry. 2. V seznamu Číslo výrobku vyberte typ štítku, jehož velikost je podobná vašim štítkům. Pokud v seznamu Číslo výrobku není požadovaný typ štítků zobrazen, můžete ze seznamu vybrat jiný typ nebo vytvořit nové štítky s jinou velikostí. 71

72 3. Klikněte na tlačítko Podrobnosti a porovnejte rozměry a počet štítků na listu (pro laserové a inkoustové tiskárny) nebo počet sloupců na formuláři se štítky (pro jehličkové tiskárny). 4. Proveďte některou z následujících akcí: Pokud rozměry i rozložení štítků odpovídají vašim štítkům, použijte vybraný typ. Jestliže rozměry nebo rozmístění nevyhovují, klikněte na tlačítko Storno a pokračujte krokem V dialogovém okně Možnosti štítku klikněte na typ tiskárny (Tiskárny se spojitým podáváním nebo Stránkové tiskárny) a klikněte na položku Nový štítek. 6. Do pole Název štítku zadejte název, vyberte výšku, šířku, okraje a další možnosti a potom klikněte na tlačítko OK. Nový štítek se objeví v kategorii Jiné nebo vlastní. Při příštím použití vlastního štítku vyberte v seznamu Dodavatelé štítků položku Jiné nebo vlastní. 8. Po zvolení požadovaných možností štítků klikněte na tlačítko OK. Aplikace Word vytvoří dokument obsahující arch štítků. K rozložení štítků použije tabulku. Jestliže nejsou zobrazeny čáry oddělující štítky, klikněte na kartu Rozložení na kartě Nástroje tabulky a pak ve skupině Tabulka klikněte na tlačítko Zobrazit mřížku. PŘIPOJENÍ ŠTÍTKŮ K SEZNAMU ADRES Chcete-li sloučit informace na štítky, musíte štítky připojit k seznamu adres označovanému také jako zdroj dat nebo datový soubor. Jestliže datový soubor ještě nemáte, můžete jej vytvořit během zpracování hromadné korespondence. DŮLEŽITÉ Pokud použijete existující seznam, ujistěte se, zda obsahuje požadované informace včetně všech sloupců a řádků. Během zpracování hromadné korespondence můžete provést určité změny, nemůžete však otevřít zdroj dat samostatně. Proces hromadné korespondence je jednodušší, je-li zdroj dat připraven, než se k němu připojíte. VÝBĚR DATOVÉHO SOUBORU 1. Na kartě Korespondence klikněte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na tlačítko Vybrat příjemce. 2. Proveďte některou z následujících akcí: 72

73 Použití kontaktů aplikace Outlook: Chcete-li použít seznam kontaktů aplikace Microsoft Outlook, klikněte na položku Vybrat z kontaktů aplikace Outlook. Použití existujícího souboru zdroje dat: Máte-li k dispozici list aplikace Microsoft Excel, databázi aplikace Microsoft Access nebo jiný typ datového souboru, klikněte na položku Použít existující seznam a vyhledejte příslušný soubor v dialogovém okně Vybrat zdroj dat. V případě jiného typu datového souboru vyberte soubor v dialogovém okně Vybrat zdroj dat. Pokud není soubor zobrazen, vyberte příslušný typ souboru nebo vyberte v poli Typ souborů možnost Všechny soubory. V hromadné korespondenci lze použít následující typy datových souborů: Soubory z jednoúrovňových databázových programů (založených na souborech), pro které jste nainstalovali zprostředkovatele OLE DB nebo ovladač ODBC (řada z nich je obsažena v systému Microsoft Office 2010) Soubor ve formátu HTML, ve kterém je jedna tabulka; v prvním řádku tabulky musí být uloženy názvy sloupců a data musí být obsažena v ostatních řádcích tabulky Elektronické adresáře: Adresář aplikace Microsoft Outlook Seznam kontaktů aplikace Microsoft Schedule+ 7.0 Podobné adresáře vytvořené v systému zasílání zpráv kompatibilním s rozhraním MAPI, například v aplikaci Microsoft Outlook Dokument aplikace Microsoft Word; dokument by měl obsahovat jednu tabulku; první řádek tabulky musí obsahovat nadpisy a v dalších řádcích musí být obsaženy záznamy, které chcete k hromadné korespondenci použít Textový soubor s datovými poli oddělenými tabulátory nebo čárkami (středníky) a s datovými záznamy oddělenými znakem konce odstavce Vytvoření nového datového souboru v aplikaci Word: Pokud datový soubor dosud nemáte, klikněte na položku Zadat nový seznam a vytvořte seznam pomocí formuláře, který se otevře. Seznam bude uložen jako soubor databáze (MDB), který můžete použít opakovaně. POZNÁMKA Máte-li nainstalovanou sadu Microsoft Office 2010 (nikoli jen samotnou aplikaci Word 2010), můžete pomocí programu Microsoft Query sestavit dotaz a načíst požadovaná data z externího zdroje dat. TIPY PRO FORMÁTOVÁNÍ DAT V APLIKACI EXCEL Pokud je datovým souborem list aplikace Excel obsahující procenta, peněžní hodnoty nebo PSČ, můžete zachovat číselný formát dat, jestliže se z aplikace Word připojíte k listu aplikace Excel pomocí dynamické výměny dat (DDE). Můžete například zajistit, aby se pětimístné PSČ z datového souboru nezobrazilo jako číslo 7865 (bez úvodní nuly). Před připojením k listu proveďte v aplikaci Word následující kroky: 1. Klikněte na kartu Soubor. 2. Klikněte na tlačítko Možnosti. 73

74 3. Klikněte na možnost Upřesnit. 4. Přejděte do oddílu Obecné a zaškrtněte políčko Při otevírání potvrdit převod formátu souboru. 5. Klikněte na tlačítko OK. 6. Ponechte hlavní dokument hromadné korespondence otevřený, klikněte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na kartě Korespondence na tlačítko Vybrat příjemce a pak klikněte na příkaz Použít existující seznam. 7. V dialogovém okně Vybrat zdroj dat vyhledejte list aplikace Excel a dvakrát na něj klikněte. 8. V dialogovém okně Potvrdit zdroj dat klikněte na položku Sešity MS Excel pomocí rozhraní DDE (*.xls) a klikněte na tlačítko OK. POZNÁMKA Pokud se položka Sešity MS Excel pomocí rozhraní DDE (*.xls) nezobrazí, zaškrtněte políčko Zobrazit vše. 9. V dialogovém okně Microsoft Excel vyberte u položky Rozsah buněk nebo název rozsahu rozsah buněk nebo list s informacemi, které chcete použít v hromadné korespondenci, a klikněte na tlačítko OK. POZNÁMKA Chcete-li zabránit zobrazení výzvy při každém otevření datového souboru, můžete po připojení k listu zrušit zaškrtnutí políčka Při otevírání potvrdit převod. ZADÁNÍ NOVÉHO SEZNAMU 1. V dialogovém okně Nový seznam adres zadejte informace pro první adresu (záznam), kterou chcete zahrnout do štítků vytvářených pomocí hromadné korespondence. Chcete-li přidat nebo odebrat sloupce, klikněte na možnost Vlastní nastavení sloupců a proveďte požadované změny. 2. Po zadání všech informací pro první záznam klikněte na možnost Nová položka a zadejte informace pro další záznam. Pokračujte, dokud nezadáte informace pro všechny záznamy, které chcete zahrnout. 3. Po dokončení nového seznamu klikněte na tlačítko OK. 4. V dialogovém okně Uložit seznam adres zadejte název nového seznamu a klikněte na tlačítko Uložit. UPŘESNĚNÍ SEZNAMU PŘÍJEMCŮ Po připojení k určitému datovému souboru je možné, že nebudete chtít do štítků sloučit informace ze všech záznamů (řádků) v tomto datovém souboru. 1. Na kartě Korespondence klikněte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na položku Upravit seznam příjemců. 2. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence proveďte některý z následujících kroků: Výběr jednotlivých záznamů: Tato metoda je vhodná, pokud je seznam krátký. Zaškrtněte políčka u příjemců, které chcete zahrnout do hromadné korespondence, a zrušte zaškrtnutí políček u příjemců, které chcete z 74

75 hromadné korespondence vyloučit. Pokud víte, že chcete do hromadné korespondence zahrnout jen několik záznamů, zrušte zaškrtnutí políčka v řádku záhlaví a potom vyberte jen požadované záznamy. Pokud naopak chcete zahrnout většinu seznamu, zaškrtněte políčko v řádku záhlaví a potom zrušte zaškrtnutí jen u políček záznamů, které zahrnout nechcete. Seřazení záznamů: Klikněte na záhlaví sloupce položky, podle které chcete provést řazení. Seznam bude seřazen vzestupně podle abecedy (od A do Ž). Opakovaným kliknutím na záhlaví sloupce seřadíte seznam sestupně podle abecedy (od Ž do A). Pokud požadujete složitější řazení, klikněte na položku Seřadit v části Upřesnit seznam příjemců a zvolte předvolby řazení na kartě Řazení záznamů v dialogovém okně Filtrovat a seřadit. Tento typ řazení můžete použít například v případě, že chcete seřadit adresy příjemců abecedně podle příjmení v rámci každého PSČ a PSČ chcete seřadit podle číselného pořadí. Filtrování záznamů: Tato metoda je vhodná, pokud seznam obsahuje záznamy, které nechcete v hromadné korespondenci zobrazit ani použít. Po filtrování seznamu můžete zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí políček vybrat záznamy nebo zrušit jejich výběr. Chcete-li filtrovat záznamy, proveďte tyto kroky: 1. V části Upřesnit seznam příjemců klikněte na položku Filtr. 2. Na kartě Výběr záznamů dialogového okna Filtrovat a seřadit vyberte kritéria, která chcete pro filtr použít. Chcete-li například generovat štítky jen pro adresy obsahující jako zemi či oblast Austrálii, klikněte v seznamu Pole na položku Země či oblast, klikněte v seznamu Porovnání na položku Je rovno a v seznamu Porovnat s zadejte nebo vyberte položku Austrálie. 3. Chcete-li filtr dále upřesnit, klikněte na položku A, případně Nebo, a vyberte další kritéria. Chcete-li například generovat štítky jen pro podniky v Mnichově, musíte filtrovat záznamy, jejichž pole Město obsahuje položku Mnichov a jejichž pole Název společnosti není prázdné. Pokud v tomto filtru použijete místo podmínky A podmínku Nebo, bude hromadná korespondence zahrnovat všechny mnichovské adresy i všechny adresy obsahující název společnosti (bez ohledu na město). Přidání příjemců: Chcete-li do seznamu přidat příjemce, postupujte následovně: 1. V části Zdroj dat klikněte na název datového souboru. 2. Klikněte na tlačítko Upravit. 3. V dialogovém okně Upravit zdroj dat klikněte na tlačítko Nová položka a zadejte informace o novém příjemci. VLOŽENÍ ZÁSTUPNÝCH SYMBOLŮ (POLÍ HROMADNÉ KORESPONDENCE) DO ŠTÍTKŮ Po připojení štítků k seznamu adres můžete přidat zástupné symboly označující umístění adres na každém štítku. Můžete také zadat text, který chcete zopakovat na každém štítku, například logo společnosti nebo zpáteční adresu na přepravním štítku. 75

76 POLE HROMADNÉ KORESPONDENCE Zástupné symboly adres se nazývají pole hromadné korespondence. Pole v aplikaci Word odpovídají záhlavím sloupců ve vybraném datovém souboru. Sloupce v datovém souboru představují kategorie informací. Pole, která přidáte na štítky, jsou zástupnými symboly těchto kategorií. Řádky v datovém souboru představují záznamy informací. Po spuštění hromadné korespondence vygeneruje aplikace Word jeden štítek pro každý záznam. Jestliže do vytvářeného prvotního štítku (hlavní dokument štítků) vložíte pole, znamená to, že v tomto umístění chcete zobrazit určité informace, například jméno nebo adresu. POZNÁMKA Jestliže do hlavního dokumentu štítků vložíte pole hromadné korespondence, zobrazí se název pole vždy mezi dvojitými šipkami (). Tyto dvojité šipky se na výsledných štítcích nezobrazí. Pomáhají jen rozlišit pole v hlavním dokumentu štítků od obyčejného textu. CO SE STANE PŘI SLOUČENÍ? Při sloučení budou pole nahrazena informacemi z prvního řádku datového souboru a vznikne první štítek. Informace z druhého řádku datového souboru nahradí pole a bude vytvořen druhý štítek a tak dále. 76

77 Práce s poli: příklady Jako pole můžete na štítek přidat záhlaví kteréhokoli sloupce z datového souboru. To umožňuje při navrhování štítků značnou pružnost. Předpokládejme například, že je seznam adresátů určen předplatitelům bulletinu a datový soubor obsahuje sloupec s názvem Datum_ukončení_platnosti pro uložení data vypršení každého předplatného. Pokud před spuštěním sloučení umístíte pole «Datum_ukončení_platnosti» do hlavního dokumentu štítků, předplatitelé uvidí datum vypršení svého předplatného na adresním štítku. Pole můžete kombinovat a oddělovat je interpunkčními znaménky. Chcete-li například vytvořit adresu, můžete pole v hlavním dokumentu štítků uspořádat takto: «Jméno» «Příjmení» «Ulice» «Město», «Stát» «PSČ» Pro často používané bloky adres a řádky s pozdravem nabízí aplikace Word složená pole, v nichž je seskupeno několik polí. Například pole Blok adresy je kombinací několika polí včetně jména, příjmení, ulice, města a PSČ. Obsah jednotlivých složených polí lze upravit. Pro adresu můžete například vybrat formální formát jména (Pan Josef Novák ml.). MAPOVÁNÍ POLÍ HROMADNÉ KORESPONDENCE NA DATOVÝ SOUBOR Chcete-li zajistit, aby aplikace Word našla v datovém souboru sloupec odpovídající každému prvku adresy, může být nutné pole hromadné korespondence v aplikaci Word namapovat na sloupce v datovém souboru. Chcete-li mapovat pole, klikněte na tlačítko Shoda polí ve skupině Zapsat a vložit pole na kartě Korespondence. 77

78 Otevře se dialogové okno Shoda polí. Prvky adresy jsou uvedeny vlevo. Záhlaví sloupců z datového souboru jsou uvedena vpravo. Aplikace Word hledá sloupce odpovídající jednotlivým prvkům. Na obrázku aplikace Word automaticky přiřadila sloupec Oslovení z datového souboru k prvku Zdvořilostní oslovení. Aplikaci Word se však nepodařilo přiřadit další prvky. U tohoto datového souboru nemůže aplikace Word například přiřadit sloupec 2. křestní jméno. V seznamu vpravo můžete z datového souboru vybrat sloupec, který odpovídá prvku vlevo. Je v pořádku, že není nalezena shoda pro položky Zdvořilostní oslovení a Jedinečný identifikátor. Na štítku hromadné korespondence nemusí být použita všechna pole. Pokud přidáte pole, které neobsahuje data z datového souboru, objeví se ve sloučeném dokumentu jako prázdný zástupný symbol zpravidla jako prázdný řádek nebo skryté pole. FORMÁTOVÁNÍ SLUČOVANÝCH DAT Tabulkové a databázové programy jako Microsoft Excel a Microsoft Access ukládají informace zadané do buněk jako nezpracovaná data. Formátování použité v aplikaci Excel nebo Access, například písma a barvy, není uloženo s nezpracovanými daty. Při slučování informací z datového souboru do dokumentu aplikace Word se sloučí nezpracovaná data bez použitého formátování. Přidání formátování 1. Vyberte pole hromadné korespondence. Výběr musí zahrnovat šipky () obklopující pole. 2. Požadované formátování nastavte na kartě Domů ve skupině Písmo. Kliknutím na ikonu pro otevření dialogového okna Písmo můžete zobrazit další možnosti. DŮLEŽITÉ Abyste minimalizovali mezery mezi řádky v adresách na štítcích, postupujte takto: Řádky vyberte, klikněte na kartě Domů na ikonu pro otevření dialogového okna Odstavec a do polí nastavujících mezery před a za zadejte hodnotu 0 (nula). Pokud používáte slučovací pole Blok adresy, vyberte celé pole včetně dvojitých šipek () a pak upravte mezery. 78

79 ZOBRAZENÍ NÁHLEDU, DOKONČENÍ HROMADNÉ KORESPONDENCE A TISK ŠTÍTKŮ Po přidání polí do nastaveného prvotního štítku (hlavního dokumentu štítků) můžete zobrazit náhled výsledků sloučení. Pokud budete s náhledem spokojeni, můžete hromadnou korespondenci dokončit. NÁHLED SLOUČENÍ Štítky lze před skutečným dokončením hromadné korespondence zobrazit jako náhled a provést změny. Náhled zobrazíte provedením libovolného z následujících kroků ve skupině Náhled výsledků na kartě Korespondence: Klikněte na tlačítko Náhled výsledků. Jednotlivé štítky lze procházet pomocí tlačítek Další záznam a Předchozí záznam ve skupině Náhled výsledků na kartě Korespondence. Náhled konkrétního dokumentu lze zobrazit kliknutím na položku Najít příjemce. POZNÁMKA Jestliže některé ze zobrazených záznamů nechcete zahrnout, klikněte na položku Upravit seznam příjemců ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na kartě Korespondence a otevřete dialogové okno Příjemci hromadné korespondence, kde můžete filtrovat seznam nebo odstranit příjemce. POZNÁMKA Aplikace Word použije k rozložení archu štítků na stránce tabulku. Při listování štítky se v první buňce tabulky zobrazí aktivní záznam a v dalších buňkách se zobrazí následující záznamy. Tato metoda zobrazení může vyvolat nesprávný dojem, že aplikace Word generuje arch štítků pro každý záznam v datovém souboru. DOKONČENÍ HROMADNÉ KORESPONDENCE Štítky lze tisknout nebo upravovat jednotlivě. Vytisknout nebo změnit lze všechny štítky nebo jen určitou dílčí sadu. Chcete-li vytisknout dílčí sadu štítků, můžete ji zadat pomocí rozsahu čísel záznamů. Pokud nechcete zadávat čísla záznamů, ale tisknout stránky, postupujte podle pokynů v části Změna jednotlivých štítků. Tisk štítků 1. Na kartě Korespondence klikněte ve skupině Dokončit na položku Dokončit a sloučit a poté klikněte na položku Tisk dokumentů. 79

80 2. Zvolte, zda chcete vytisknout celou sadu štítků, pouze aktuálně viditelný štítek nebo dílčí sadu, kterou určíte pomocí čísel záznamů. Změna jednotlivých štítků 1. Na kartě Korespondence klikněte ve skupině Dokončit na položku Dokončit a sloučit a poté klikněte na položku Upravit jednotlivé dokumenty. 2. Zvolte, zda chcete upravit celou sadu štítků, pouze aktuálně viditelný štítek nebo dílčí sadu, kterou určíte pomocí čísel záznamů. Aplikace Word uloží štítky, které chcete upravit, do jednoho souboru. Po dokončení úprav nového souboru štítků můžete štítky vytisknout. Postupujte takto: Klikněte na kartu Soubor, na položku Tisk a poté na tlačítko Tisk. Uložení hlavního dokumentu štítků Pamatujte, že sloučené štítky jsou uloženy odděleně od nastaveného prvotního štítku (hlavního dokumentu štítků). Jestliže hodláte použít hlavní dokument štítků pro jinou hromadnou korespondenci, je vhodné uložit i hlavní dokument. Když uložíte hlavní dokument štítků, uložíte také jeho připojení k datovému souboru. Při dalším otevření hlavního dokumentu štítků budete vyzváni, abyste rozhodli, zda mají být do hlavního dokumentu štítků znovu sloučeny informace z datového souboru. Jestliže kliknete na možnost Ano, otevře se dokument sloučený s informacemi z prvního záznamu. Pokud kliknete na možnost Ne, propojení hlavního dokumentu štítků a datového souboru se přeruší. Hlavní dokument štítků se změní na standardní dokument aplikace Word. Pole budou nahrazena jedinečnými informacemi z prvního záznamu. 80

81 Makra Makro je sekvence předdefinovaných příkazů. Lze ho naprogramovat, nebo zaznamenat. Nejprve nastavte zobrazení karty Vývojář ZÁZNAM MAKRA Na kartě Vývojář kliknout na Záznam makra a vyplnit dialogové okno: 81

82 5. Lekce Grafy V aplikaci Microsoft Word 2010 můžete přidávat mnoho druhů datových grafů, mezi které patří sloupcové, spojnicové, výsečové, pruhové, plošné, bodové, burzovní, povrchové, prstencové, bublinové a paprskové grafy. 1. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Ilustrace na tlačítko Graf. 2. V dialogovém okně Vložit graf projděte typy grafů kliknutím na šipky. Vyberte požadovaný typ grafu a potom klikněte na tlačítko OK. 3. Upravte data v aplikaci Excel Po dokončení úprav dat můžete aplikaci Excel ukončit. 82

83 Vodoznak 1. Karta Rozložení stránky, skupina Pozadí stránky, tlačítko Vodoznak 2. Vybrat buďto předdefinované vodoznaky, nebo kliknout na Vlastní vodoznak pro definici vlastního textu nebo obrázku Pozn. Vodoznak je de facto objekt v záhlaví, umístěný do prostoru stránky. WordArt VLOŽENÍ OBJEKTU WORDART WordArt je zdobený text, který lze použít pro speciální účely. 1. Klikněte v dokumentu na místo, kam chcete vložit zdobený text. 2. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Text na možnost WordArt. 83

84 3. Klikněte na libovolný styl objektu WordArt a začněte psát. PROVEDENÍ ZMĚN OBJEKTU WORDART 4. Klikněte na libovolné místo v textu objektu WordArt, který chcete změnit. 5. Na kartě Formát oddílu Nástroje kreslení klikněte na libovolnou možnost. 6. Směr textu objektu WordArt můžete například změnit kliknutím na tlačítko Směr textu ve skupině Text a volbou nového směru pro daný text. Vložení klipartů Kliparty jsou předem připravené obrázky. 1. Karta Vložení 2. Tlačítko Klipart 3. Zobrazí se pole pro hledání klipartů: 84

85 4. Do pole Hledat zadejte hledané téma klipartu 5. Můžete omezit typy hledaných souborů: 85

86 6. Vyberte klipart, klikněte na něj. Vložení obrázku ze souboru 7. Kurzor umístěte tam, kam chcete vložit obrázek 8. Karta Vložení, skupina Ilustrace, tlačítko Obrázek 9. Zobrazí se dialogové okno, kterým zvolíte váš obrázek 10. Označíte obrázek a kliknete na tlačítko Vložit Úprava velikosti Po vložení nebude mít pravděpodobně obrázek nebo klipart požadovanou velikost. Úpravu provedete tažením za jeden z kroužků v rozích, nebo čtverečků na hranách. Lze jej i otočit tažením za horní, zelený terčík. 86

87 Formátování obrázků Klikněte na obrázek pravým tlačítkem. Z nabídky vyberte Formát obrázku 87

88 A teď zkoušejte, co jednotlivé volby dokáží :-). Obtékání textu V kontextovém menu na obrázku lze volbou Zalamovat text definovat obtékání obrázku: Vyzkoušejte si 88

89 Vazba mezi programy Office Při přenášení dat mezi programy Office lze použít tzv. Schránky. Zobrazení Schránky: Výhody Schránky: 1. může udržovat až 24 datových oblastí včetně formátování 2. zobrazuje náhled na vkládaný objekt NASTAVENÍ ZOBRAZENÍ SCHRÁNKY Klepnutím na tlačítko Možnosti se zobrazí volby pro nastavení: MOŽNOSTI VLOŽENÍ Po vložení se zobrazí tlačítko s možností vložení. Tyto možnosti se liší podle vkládaného objektu: Můžete zvolit různé možnosti vložení (dle vkládaného objektu). Word ukáže živý náhled při volbě různých možností. Možnosti při vkládání textu: Zachovat formátování zdroje použije styl Normální a použije formátování textu tak, aby byl co nejpodobnější původní definici textu Použít cílové styly zachová název stylu, ale použije definici stylu z dokumentu, do kterého je text vkládán 89

90 Sloučit formátování odstraní definici stylu a většinu formátování v kopírovaném textu (zachová to, co Word považuje za zdůraznění částí textu). Text převezme definici stylu dokumentu, do kterého je text vkládán. Zachovat pouze text odstraní všechno formátování a netextové prvky. Text převezme formátování textu, do kterého je vkládán. VLOŽIT JINAK Při volbě Vložit jinak se zobrazí dialogové okno Pozor: v případě vložení s propojením je třeba při přesunu (kopírování) dokumentu přesouvat (kopírovat) i zdrojový soubor. Ideální je, pokud jsou oba soubory ve stejné složce, nebo zdrojový soubor je v podřízené složce, jinak může dojít k problémům s cestou. 90

91 Word a Excel VLOŽENÍ TABULKY Z EXCELU Po vložení je možnost zvolit v Možnosti zvolení Zachovat zdrojové formátování zachová se formátování. Data nejsou propojená, lze je ve Wordu měnit. Použít cílové styly použije cílový styl textu, do kterého je tabulka vložena. Data nejsou propojená, lze je ve Wordu měnit. Propojit a použít cílové styly zachová se formátování zdroje. Data jsou propojená, v tabulce jsou pole propojená s Excelem. Obrázek tabulka jako obrázek. Zachovat pouze text neformátovaný text, tabulku převede na text. Sloupce jsou odděleny tabulátory. Poznámka: excelovský soubor musí být pojmenován a uložen.při kopírování / přesunu musíte kopírovat/přesouvat oba soubory. Propojení znamená, že se jakákoliv změna v Excelu promítne do Wordu. VLOŽENÍ GRAFU V Excelu klikněte do grafu (tím jej označíte) a klikněte na Kopírovat (Ctrl+C). Kurzor umístěte ve Wordu tam, kde chcete mít graf, a klikněte na Vložit (Ctrl+V). Po vložení můžete pomocí Možnosti vložení zvolit formátování. Nebo Pomocí Vložit jinak můžete zvolit, zda chcete nebo nechcete vložit propojený objekt. 91

92 Word a PowerPoint PŘEVOD PREZENTACE NA DOKUMENT WORDU V PowerPointu použijte Uložit jako a formát Osnova/RTF (*.RTF): Vytvoří se dokument s textem prezentace. Jiný způsob: Soubor Uložit a odeslat Vytvořit podklady 92

93 93

94 PŘEVOD Z WORDU DO PREZENTACE Nejprve musíte přidat tlačítko Odeslat do aplikace Microsoft PowerPoint. Styl Wordu Nadpis1 Nadpis2 Nadpis3-Nadpis6 Nadpis7-Nadpis9 Normální Vlastní styly Do PowerPointu se převede Nadpis snímku (každý Nadpis1 vytvoří nový snímek) Odrážky 1. Úrovně Odrážky dalších úrovní Odrážky na 5.úrovni Nepřevádí se Vytvoří vždy nový snímek 94

95 Různé Nastavení dělení slov Dělení slov je ve výchozím nastavení Wordu vypnuté. Při vytváření dokumentů ve Wordu jsou texty automaticky přizpůsobeny okrajům stránky, slova se při takovémto postupu vůbec nedělí, řádky jsou totiž přizpůsobeny zalomením. Někdy ale dokument vypadá lépe, pokud dělení slov použijete. Postup je následující: 1. Klepnutím levým tlačítkem myši vyberte kartu Rozložení stránky. 2. Otevřete nabídku pro dělení slov a aktivujte možnost Automaticky: Následováním odkazu Možnosti dělení slov otevřete dialog pro určení detailních voleb pro automatické dělení: Řádky nyní budou ukončovány automatickým rozdělením posledního slova, pokud si budete přát rozdělit některé slovo sami, aktivujte v popisované roletové nabídce možnost Ručně. Řazení textu 1. Označte text, který si přejet seřadit. Bez výběru se následné seřazení použije na celý dokument. Stiskněte tlačítko Seřadit v části Odstavec v panelu nástrojů: Pomocí roletové nabídky Seřadit podle určete, jaké kritérium má být použito pro seřazení, podobně prostřednictvím nabídky Typ zvolte typ položek: 95

96 Výběrem hodnot v polích Potom podle určete, jaká kritéria se použijí pro seřazení v dalších úrovních. Zahajte seřazení dat stisknutím tlačítka OK. Jaké informace zůstanou v dokumentu o Vás Mezi vlastnostmi dokumentu se mohou objevit také informace, které byste nechtěli publikovat. Jedněmi z nich jsou osobní údaje. Naštěstí existuje rychlá cesta, jak je odebrat. 1. Na záložce Soubor na položce Informace klikněte na Zkontrolovat problémy 2. Klikněte na Zkontrolovat metadata 96

97 3. Word Vás může vyzvat k uložení souboru (neuložené změny neumí kontrolovat) 4. Objeví se tabulka Kontrola metadat. Klikněte na Zkontrolovat 5. Objeví se tabulka s výsledky 6. Tlačítkem Odebrat vše můžete metadata vymazat. 7. O výsledku se přesvědčíte na pravé straně obrazovky na kartě Soubor 97

98 98