Vzdělávání v egoncentru ORP Louny

Transkript

1 Zpracováno v rámci projektu č. CZ.1.04/4.1.00/ Vzdělávání v egoncentru ORP Louny Město Louny

2 Obsah 1. Databáze Třídění pomocí filtrů Ukotvení a uvolnění příček Ukotvení řádku Ukotvení sloupce Ukotvení obojího řádku i sloupce Zrušení ukotvení Řazení dat v buňce Podle textu abecedně Podle kalendářních dat Podle barev Podle čísel Relativní a absolutní adresování buněk Souhrn adresace buněk Podmíněné formátování Zrušení podmíněného formátování Vložení hypertextového odkazu Vkládání komentářů Úpravy komentáře Odstranění komentáře Automatické opravy Textové řady Vkládání obrázků a WordArtu Obrázek WordArt Předdefinované styly buněk Nadefinovaný styl Vlastní styl

3 13. Tvorba grafů Sloupcový graf Výsečový graf Kopírování pomocí ikony Kopírovat formát Kontingenční tabulky Vytvoření kontingenční tabulky Zvolení sestavy (uspořádání) kontingenční tabulky s konkrétními daty Možnosti kontingenční tabulky Import a export dat Import Export Další možnosti práce s daty Kopírování z Excelu do Wordu Kopírování z Wordu do Excelu

4 1. Databáze Databáze obecně Databáze (neboli datová základna) je určitá uspořádaná množina informací (dat) uložená na paměťovém médiu. (zdroj Wikipedie) Databáze v Excelu Excel není přímo program určený pro databáze, nicméně je možné v něm vytvořit jednoduché seznamy, které pak pomocí různých nástrojů slouží ke zpracování dat, tj. jejich třídění pomocí filtrů nebo řazení jsou tedy jakousi databází. Použití např. k evidenci kontaktů, zakázek, objednávek apod. Tvorba Vytvoření databáze v Excelu je velmi jednoduché jedná se v podstatě o vytvoření běžné tabulky, kde je pouze nutné dodržovat určitá pravidla, abychom pak mohli s daty dále pracovat. Důležité pravidlo každý údaj zapisujeme do řádků a rozdělen do kategorií, resp. sloupců. Např. databáze kontaktů záznam: Jana Podolská, Říční 155, Praha 2, tel.: , mail: podolska@mail.cz zapíšeme do jednoho řádku, ale sedmi sloupců Další principy nikde nesmí být žádné volné řádky a sloupce sloupce si pojmenujeme tj. vytvoříme záhlaví (podle něj je pak možné data třídit), doporučeno je ještě označit je jinak než ostatní text (jiný typ písma, barevně, tučně apod.) data zapisujeme stejným způsobem tzn. např. rozhodneme-li se zapisovat data s diakritikou, zapisujeme VŠE s diakritikou Máme-li již vytvořen seznam (tabulku), můžeme s databází začít pracovat. V rámci databáze využijeme nejvíce funkce tzv. filtrů pomocí nichž je možno data v tabulce třídit, označovat a částečně i vyhodnocovat viz str. 5. Práci s databází může usnadnit rovněž řada dalších témat zpracovaných v tomto manuálu ukotvení a uvolnění příček, podmíněné formátování, hypertextové odkazy apod. vše viz níže. 4

5 2. Třídění pomocí filtrů Filtrování = třídění podle kritérií. Použití k výběru jednotlivých položek tabulky a při správě databází. 1. Označit záhlaví sloupců 2. Kliknout na ikonu Filtr v kartě Data v záhlaví sloupců se objeví šipka 3. Vybrat sloupec, podle kterého chceme třídit objeví se nabídka 4. Zvolit kritérium 5. Zvolit OK Výsledek vyfiltrovali se jenom stavební firmy 5

6 3. Ukotvení a uvolnění příček Použití k ukotvení záhlaví sloupců a řádků při práci s rozsáhlými tabulkami a při správě databází. Určený sloupec nebo řádek, případně obojí se při rolování řádků nebo sloupců NEPOSOUVÁ s ostatními. 3.1 Ukotvení řádku 1. Označit řádek pod řádkem, který chceme ukotvit (tzn. chci-li, aby se nepohyboval řádek č. 3, označím si řádek č. 4) 2. Rozkliknout ikonu Ukotvit příčky v kartě Zobrazení 3. Zvolit Ukotvit příčky Ukotvení se zobrazí takto 3.2 Ukotvení sloupce 1. Označit sloupec za sloupcem, který chceme ukotvit (tzn. chci-li, aby se nepohyboval sloupec B, označím si sloupec C) Ukotvení se zobrazí takto 2. Rozkliknout ikonu Ukotvit příčky v kartě Zobrazení 3. Zvolit Ukotvit příčky 6

7 3.3 Ukotvení obojího řádku i sloupce 1. Vložit kurzor pod řádek a za sloupec, které chceme ukotvit (tzn. chci-li, aby se nepohyboval řádek č. 3 a sloupec B, vložím kurzor do buňky C4) 2. Rozkliknout ikonu Ukotvit příčky v kartě Zobrazení 3. Zvolit Ukotvit příčky Ukotvení se zobrazí takto POZNÁMKA Volby Ukotvit horní řádek a Ukotvit první sloupec ukotví vždy řádek číslo 1 nebo sloupec A bez ohledu na to, kde je umístěn kurzor nebo co je označeno, tzn. začíná-li nám tabulka na řádku č. 1 a ve sloupci A můžeme tyto funkce použít. Při volbě Ukotvit příčky a neoznačení sloupce nebo řádku bude ukotven sloupec a řádek (současně), u aktivní buňky 3.4 Zrušení ukotvení v kartě Zobrazení Uvolnit příčky 7

8 4. Řazení dat v buňce Data lze řadit podle textu (abecedně A Z nebo Z A), čísel (od nejmenšího po největší nebo od největšího po nejmenší), kalendářních dat (čas, datum), barev, ikon nebo vlastního seznamu. Řadit data můžeme také pomocí filtrů viz výše. Řazení se většinou provádí podle sloupců, ale lze také řadit podle řádků. 4.1 Podle textu abecedně 1. Označit všechna data, která chceme seřadit 2. Rozkliknout na kartě Domů ikonu Seřadit a filtrovat 3. Vybrat Vlastní řazení 4. V tabulce, která se objeví, v případě, že tabulka má záhlaví, zaškrtnout Data obsahují záhlaví a zvolit kritérium, podle kterého chceme řadit Výsledek 5. Zvolit OK 4.2 Podle kalendářních dat 1., 2. a 3. viz řazení Podle textu abecedně 4. V tabulce zvolit kritérium označení sloupce, ve kterém je kalendářní údaj zde vloženo dne 8

9 4.3 Podle barev 1., 2. a 3. viz řazení Podle textu abecedně 4. V tabulce zvolit kritérium Barva buňky a barvu 5. Zvolit OK Výsledek 4.4 Podle čísel Řadíme většinou pouze jeden sloupec, u tabulek s více sloupci (se záhlavím) použijeme postup viz řazení Podle textu abecedně 1. Označit sloupec, který chceme seřadit Výsledek 2. Rozkliknout na kartě Domů ikonu Seřadit a filtrovat 3. Vybrat Seřadit od nejmenšího k největšímu 9

10 5. Relativní a absolutní adresování buněk Použití hlavně u vzorců při kopírování dat do ostatních buněk. Relativní adresa přizpůsobí se vždy nové pozici novému řádku nebo buňce. Umožňuje automatickou změnu vzorce v buňce (kopírováním vzorce se buňka změní). Př. chceme z dané částky vypočítat vždy 50% 1. Vložit vzorec do 1. řádku zde =C1*0,5 2. Tažením myší směrem dolů doplníme vzorec do ostatních řádků POZNÁMKA 3. Hodnoty ve sloupci C se mění podle řádků (C1 C7) Při práci s Excelem se nám zobrazují přímo vypočtené hodnoty nikoliv vzorce ty se objeví v příkazovém řádku ve skutečnosti tedy záznam vypadá takto: atd Absolutní adresa odkaz směřující stále na stejné buňky. Neumožňuje automatickou úpravu vzorce v buňce (kopírováním vzorce se buňka nikdy nezmění). Zapisuje se přidáním symbolu dolaru "$". Absolutně adresovat můžeme celou buňku, případně jenom sloupec či řádek. Př. Převod Kč na EURO 1. Vložit vzorec do řádku zde do 3. řádku =C3*$B$1 Symbol "$" vložíme do textu buď pomocí anglické klávesnice nebo kombinací kláves levého Alt Tažením myší směrem dolů doplníme vzorec do ostatních řádků 3. Ve sloupci D se mění pouze hodnota C (C3 C7), nikoliv buňky B ta zůstává pro všechny řádky stejná Symbol $ u písmena (sloupce) i čísla (řádku) zaručuje, že vynásobení proběhne vždy číslem, které tato buňka obsahuje což se uplatní např. při změně kurzu. Stačí, změníme-li danou buňku (zde B1), hodnoty ve sloupci D se automaticky přepočtou podle aktuálního kurzu. 10

11 POZNÁMKA I v tomto případě se neobjeví vzorce, ale konkrétní hodnoty viz výše, poznámka relativní adresování buněk. Záznam ve skutečnosti vypadá takto: atd Souhrn adresace buněk =$D$1 sloupec i řádek je zadán absolutně tzn. všechny buňky s tímto označením budou obsahovat hodnotu sloupce D a řádku 1 =$D1 sloupec je zadán absolutně a řádek relativně tzn. všechny buňky s tímto označením budou obsahovat hodnoty sloupce D a budou se měnit podle hodnoty v jednotlivých řádcích =D1 oba údaje jsou relativní, tzn. všechny buňky se budou měnit podle řádků a sloupců, podle toho, která z buněk je aktivní 11

12 6. Podmíněné formátování Označení buňky podle podmínky, kterou zadáme. Grafické odlišení dat v buňkách, případně zdůraznění extrémní hodnoty. Způsobů, jak si označit buňku (tedy volba podmínky) je mnoho. Rozlišit buňky můžeme podle barvy, datových čar, barvené škály a ikon. Pravidla pro podmínky v buňce si můžeme nastavit sami nebo zvolit mezi 10 nejpoužívanějšími. Použití pro rozlišení dat v databázi, pro snadnější orientaci v tabulkách, především s větším množstvím dat. Příklad 1 Budeme chtít označit firmy, které jsme si zapsali v roce 2013 nastavíme-li tuto podmínku do buňky vždy, když zapíšeme firmu s datem vložení v roce 2013, automaticky se nám tato buňka barevně označí. 1. Označit sloupec, do kterého chceme vložit podmínku 3. Ve zobrazené tabulce, upravit datum 2. V kartě Domů rozkliknout ikonu Podmíněné formátování zvolit Zvýraznit pravidla buněk a možnost Mezi 4. Zvolit způsob označení buď Excelem nadefinovaný nebo Vlastní formát Výsledek 5. Zvolit OK 12

13 Příklad 2 U referencí vložíme ikony v barvách semaforu pro rychlejší orientaci při volbě firmy podle referencí. 1. Označit sloupec, do kterého chceme vložit podmínku 2. V kartě Domů rozkliknout ikonu Podmíněné formátování zvolit ikonu Sada ikon a najet kurzorem na vybrané ikony zde semafor Zobrazí se náhled ikon v daném (označeném) sloupci pokud nám vyhovuje toto rozložení barev klikneme na zvolenou ikonu 3. Pokud bychom raději chtěli u referencí s číslem 1 zelenou barvu a s číslem 3 červenou barvu klikneme na Další pravidla 4. V zobrazené tabulce zaškrtnout Obrátit pořadí ikon 5. nadefinovat příslušné atributy: Typ a Hodnota Výsledek 6. Zvolit OK POZNÁMKA Obdobně jako u příkladu 2 postupujeme v případě, kdy chceme zvolit úplně nové pravidlo. V tabulce Nové pravidlo formátování volíme námi požadované atributy v části Vybrat typ pravidla. 13

14 Zrušení podmíněného formátování 1. V kartě Domů vybrat Podmíněné formátování 2. Zvolit Vymazat pravidla 3. Zvolit dle potřeby další možnost(i) 14

15 7. Vložení hypertextového odkazu Použití např. v databázích, chceme-li vložit odkaz na webové stránky nebo ovou adresu. 1. Označit buňku, do které chceme odkaz vložit 3. Ve zobrazené tabulce doplnit URL 2. V kartě Vložení zvolit ikonu Hypertextový odkaz 4. Zvolit OK Výsledek POZNÁMKA Vkládat můžeme odkazy např. i na text v jiném dokumentu nebo na jiném místě ve stejném dokumentu a rovněž k ové adrese po kliknutí na něj se otevře aplikace Microsoft Outlook, kam lze psát přímo zprávy. Vše zde uvedené definujeme v tabulce Vložit hypertextový odkaz v levé části. 15

16 8. Vkládání komentářů Použití doplnění informací vztahujících se k dané buňce, vkládané mimo tuto buňku do textového pole. Postup nejrychlejší volba pomocí pravého tlačítka myši: 1. Označit buňku na ní kliknout pravým tlačítkem myši 2. Ve zobrazené tabulce zvolit Vložit komentář Objeví se textové pole 3. Napsat text 4. Kliknout myší kamkoli mimo pole komentáře Komentář může zůstat skrytý (automaticky nastaveno) objeví se červený trojúhelník v pravém horním rohu buňky. Komentář se objeví, najedeme-li myší na buňku Nebo ho můžeme zobrazit pravé tlačítko myši Zobrazit/skrýt komentář Při tisku se komentář nevytiskne, ani když je nastaveno jeho zobrazení. 16

17 8.1 Úpravy komentáře Okno komentáře můžeme libovolně posouvat a upravovat jeho velikost. Kliknout levým tlačítkem myši okno komentáře se stane aktivní pomocí myši pak přesouváme a měníme velikost. Rovněž můžeme upravovat další atributy. 1. Kliknout pravým tlačítkem myši přímo na komentář 3. Vybrat kartu podle požadované úpravy 2. Zvolit Formát komentáře 4. Nastavit konkrétní vlastnosti 8.2 Odstranění komentáře 1. Kliknout pravým tlačítkem myši na buňku s komentářem 2. Zvolit Odstranit. POZNÁMKA Mezi další vlastnosti, které můžeme u komentářů měnit, patří: písmo, barvy a čáry, velikost nebo okraje. Úpravy provádíme na kartě Formát komentáře 17

18 9. Automatické opravy Použití automatické opravy překlepů 1. Kliknout na tlačítko Office (horní levý roh programu Excel) 2. Zvolit Možnosti aplikace Excel Ve zobrazené tabulce: 3. Zvolit Kontrola pravopisu a mluvnice 5. Vybrat kartu Automatické opravy 4. Zvolit Možnosti automatických oprav 6. Zaškrtnout požadované funkce POZNÁMKA Při zaškrtnutí možnosti Nahrazovat text při psaní je možno si zadat další vlastní slova, která chceme, aby se automaticky nahrazovala 7. Zvolit OK Rovněž je možnost zvolit Výjimky, po kterých nebude psáno velké počáteční písmeno nebo kdy nebudou opravována první dvě velká písmena (týká se většinou zkratek) Zde můžeme doplnit slova (zkratky) s tečkou, po kterých nechceme, aby Excel automaticky opravil počáteční písmeno z malého na velké. 18

19 10. Textové řady Použití při vytváření tabulek se snadněji nadefinují zvolené řady. Automaticky jsou nadefinovány dny v týdnu a měsíce v roce. 1. Kliknout na tlačítko Office 3. Zvolit Oblíbené 2. Zvolit Možnosti aplikace Excel 4. Zvolit Upravit vlastní seznamy 5. Do okna Položky seznamu vyplnit (dopsat) vlastní řadu (jednotlivá slova oddělovat Enter) 6. Zvolit Přidat 7. Zvolit OK 8. Objeví se zpět tabulka zvolit OK Výsledek V případě volby seznamu pořadí v textu do řádku napíšeme slovo první a tažením myši získáme požadovaný seznam. 19

20 11. Vkládání obrázků a WordArtu V Excelu nelze (např. na rozdíl od Wordu) vložit obrázek do buňky, aby byl nedílnou součástí buňky, tedy tak jako např. vzorec. Obrázek je vložen na list (nikoliv do buňky) a může byt přichycen k mřížce a upraven podle (na) rozměr buňky, takže se chová jakoby byl součásti buňky. Použití vložení loga, naskenovaného podpisu, jakéhokoliv obrázku do tabulky nebo do databáze Obrázek 1. V kartě Vložení kliknout na ikonu Obrázek 2. Vybrat požadovaný obrázek 3. Zvolit Vložit Výsledek 4. Pomocí myši upravit velikost a přesunout obrázek na požadované místo 20

21 11.2 WordArt Obdobným způsobem vložíme i tzv. ozdobný text WordArt 1. V kartě Vložení kliknout na ikonu WordArt 2. Zvolit vybraný typ písma 3. Do zobrazeného textového rámečku vepsat požadovaný text 4. Pomocí myši přesunout WordArt na požadované místo Výsledek POZNÁMKA Text WordArtu je možno ještě upravovat velikost a barva písma, odsazení textu, otočení nebo stínování apod. Kliknutím do rámečku se objeví tabulka, kde je možno zvolit požadované úpravy. 21

22 12. Předdefinované styly buněk Použití chceme-li v tabulce nebo databázi (jak již vytvořené, tak vytvářené) zformátovat více buněk úplně stejnými parametry (stejná barva, typ, velikost písma, ohraničení buňky apod.). Slouží pro snadnější formátování buněk. Zvolit můžeme buď předem nadefinované styly v Excelu volba barvy textu, nadpisů, formátu čísla nebo si můžeme nadefinovat libovolný vlastní styl dle naší potřeby a představ viz níže Nadefinovaný styl 1. Označit buňku(ky), které chceme formátovat 2. Na kartě Domů vybrat ikonu Styly buňky 3. Zvolit požadované formátování Výsledek 22

23 12.2 Vlastní styl Pomocí ikony Styly buňky je můžné nadefinovat si i vlastní styl s požadovanými parametry. 1. Na kartě Domů vybrat Nový styl buňky. 2. Ve zobrazené tabulce pojmenovat styl 3. Zvolit Formát. 4. Na kartě Formát buněk vybrat v jednotlivých záložkách požadované parametry (Číslo, Zarovnání, Písmo, Ohraničení, Výplň, Zámek) 6. Zvolit OK 5. Zvolit OK Dále volíme postup jako u předdefinovaného stylu viz výše. Na kartě se objeví nový styl nahoře. Výsledek 23

24 13. Tvorba grafů Slouží pro přehlednější vyjádření, vizualizaci a prezentaci dat. V Excelu můžeme použít různé typy grafů viz karta Vložení ikona Grafy. Mezi nejpoužívanější patří sloupcový graf máme-li data ve více sloupcích a výsečový graf nejvhodnější pro případ máme-li data v jednom sloupci viz příklady níže. Grafy vytváříme vždy z předem vytvořené tabulky Sloupcový graf Př.: Hodnocení spokojenosti klientů hodnotilo 100 klientů 1. Označíme oblast dat připravovaného grafu 2. V kartě Vložení zvolíme typ grafu 3. Výsledný graf je možné si ještě upravit, aby byla všechna data čitelná zvětšit velikost (najet myší do jednoho z rohů grafu a roztáhnout) nebo přesunout na jiné místo (kliknout myší na graf a tažením přesunout) 24

25 Graf je možné dále ještě upravovat: A. Úprava jednotlivých částí grafu 1. Kliknout pravým tlačítkem myši na část, kterou chceme upravit 2. Zvolit požadovanou úpravu POZNÁMKA Využitelné jsou zejména možnosti úpravy formátu vždy poslední volba rozbaleném menu (Formát zobrazované oblasti, Formát legendy, Formát osy, Formát mřížky ) zde je možné zvolit si, jak budou vypadat jednotlivé legendy, osy nebo samotný graf B. Úprava grafu jako celku 1. Kliknout pravým tlačítkem myši na volné místo v grafu 2. Zvolit požadovanou úpravu 25

26 Grafy můžeme také upravovat pomocí karty Nástroje grafu, která se objeví v záhlaví Excelu při kliknutí jakýmkoliv tlačítkem myši na graf. Nejvíce využitelné jsou pak ikony Popisky v kartě Rozložení, které slouží k podrobnějšímu popisu grafu Název grafu 1. Kliknout na ikonu Název grafu 2. Zvolit umístění názvu Objeví se rámeček, do kterého klikneme a napíšeme název Název je možné upravovat (kliknout na něj pravým tlačítkem myši a zvolit požadovanou úpravu) Popisky dat 1. Kliknout na ikonu Popisky dat 2. Zvolit umístění Výsledek POZNÁMKA Význam dalších ikon Názvy os popis vodorovné a svislé osy Legenda umístění legendy Tabulka dat zobrazí přímo v grafu data, ze kterých je vytvořen 26

27 13.2 Výsečový graf Př.: Počet studentů v jednom monitorovacím období. 1. Označíme oblast dat připravovaného grafu 2. V kartě Vložení zvolíme typ grafu 3. Výsledný graf je možné si ještě upravit, aby byla všechna data čitelná zvětšit velikost (najet myší do jednoho z rohů grafu a roztáhnout) nebo přesunout na jiné místo (kliknout myší na graf a tažením přesunout) Graf je možné dále ještě upravovat viz body A. a B. (str. 25) nebo pomocí karty Nástroje grafu. U výsečového grafu je možnost zvolit popisky dat i v % kliknout přímo na graf zvolit Formát popisků dat ve zobrazené tabulce zaškrtnout Procento Výsledek 27

28 14. Kopírování pomocí ikony Kopírovat formát Použití pro rychlou a snadnou změnu formátu buněk, podle již existující úpravy v rámci databáze nebo tabulky. Ikonu je možno použít i pro změnu formátu mezi jednotlivými listy nebo otevřenými soubory Excelu. 1. Vybrat buňku s formátem, který chceme kopírovat do ostatních buněk 2. Zvolit ikonu Kopírovat formát v kartě Domů Kurzor se změní na křížek se štětečkem 3. Najet na buňku (případně na buňky tažením myši), kterou chceme změnit Výsledek 4. Uvolnit myš POZNÁMKA Změnu formátu pomocí této ikony lze provést i mezi jednotlivými listy nebo otevřenými soubory Excelu: Po vybrání buňky s formátem, který chceme kopírovat a kliknutí na ikonu Kopírovat formát (body 1. a 2. výše) klikneme na list nebo soubor, ve kterém chceme změnu provést najedeme na buňku, kterou chceme změnit 28

29 15. Kontingenční tabulky Použití pro analýzu číselných dat tj. zpřehlednění, uspořádání, kombinování a vyhodnocování dat z tabulky, především v případě velkého množství položek (od stovek do tisíců). Př. Máme data (tabulku) s počtem absolventů kurzů rozdělenou ještě podle pohlaví a příslušnosti studentů do jednotlivých obcí s rozšířenou působností (ORP). Budeme chtít vědět kolik mužů a žen vystudovalo kurzy v jednotlivých ORP. Data v tabulce musí obsahovat: v prvním řádku názvy polí (tj. pojmenování každého sloupce) v dalších řádcích data, která by měla být ve stejném formátu tj. např. text by měl být v jednom sloupci, čísla v jiném sloupci a kalendářní data v dalším tzn. sloupec s čísly by neměl obsahovat text atd. V datech by neměly být žádné prázdné sloupce ani prázdné řádky. 29

30 15.1 Vytvoření kontingenční tabulky 1. Kliknout kamkoliv do tabulky 2. V kartě Vložení zvolit ikonu Kontingenční tabulka 3. Ve zobrazeném okně Vytvořit kontingenční tabulku je již zaškrtnuto Vybrat tabulku či oblast a většinou je zde i nadefinována oblast celé tabulky tedy všechna data v tabulce. Pokud budeme chtít zvolit jinou oblast dat kliknout na ikonu vpravo zobrazí se tabulka Pomocí tažením myši v tabulce Excelu nadefinujeme oblast dat ta se zobrazuje v tabulce Po kliknutí na ikonu vpravo se objeví znovu rozšířené okno Vytvořit kontingenční tabulku s nadefinovanou oblastí dat Je také již zaškrtnuto umístění tabulky Nový list Pro případ umístění ve stávajícím listě zvolit druhou možnost a nadefinovat umístění (kliknout na ikonu vpravo a pomocí myši zvolit buňky, kde má být tabulka umístěna) 4. Zvolit OK objeví se návrh kontingenční tabulky a Seznam polí kontingenční tabulky buď v novém listě nebo stávajícím (dle podmínky viz výše) nyní je nutné uspořádat jednotlivá pole kontingenční tabulky viz níže 30

31 15.2 Zvolení sestavy (uspořádání) kontingenční tabulky s konkrétními daty Budeme chtít vědět kolik kurzů bylo vystudováno v jednotlivých ORP a kolik z toho bylo studentů a studentek. Nejdříve určíme co bude v řádcích a co ve sloupcích kontingenční tabulky tj. co budeme požadovat za data 1. V tabulce Seznam polí kontingenční tabulky zvolíme jednotlivá pole (v kontingenční tabulce se ze sloupců stanou pole obsahující několik druhů dat) Číslo a popis indikátoru a přesuneme je pomocí myši do oblastí rozložení kontingenční tabulky 2. Obdobným způsobem přesouváme další pole do příslušných oblastí podle toho, kde chceme jednotlivá data zobrazit v řádku požadujeme zobrazit ještě rozdělení podle pohlaví pole Pohlaví přesuneme do oblasti Popisy řádků ve sloupci jednotlivé ORP pole ORP přesuneme do oblasti Popisky sloupců hodnotíme počet kurzů do oblasti Hodnoty přesuneme pole Splněno, které obsahuje údaj o absolvování kurzu 3. Průběžně se zadáváním jednotlivých polí do oblastí se nám vytváří výsledná tabulka viz níže 31

32 Výsledek Z tabulky se dozvíme, že celkem kurzy absolvovalo 454 studentů, z toho 104 mužů a 350 žen. Studentů z Kadaně bylo 16 (po 8 mužích i ženách), 348 studentů bylo z Loun (68 mužů a 280 žen) a 90 ze Žatce (28 mužů a 62 žen). Tabulku je možné ještě dále upravovat zvýraznit popisky, upravit písmo, ohraničení, výšku a šířku buněk apod. úpravy provádíme standardním způsobem jako u jiné tabulky označíme buňky a upravujeme. Řádek Celkový součet, který je nastaven v Excelu automaticky, můžeme v případě (ne)potřeby odstranit klikneme na něj pravým tlačítkem myši a zvolíme Odebrat celkový součet POZNÁMKA Okno Seznam polí kontigenční tabulky zmizí při kliknutí mimo tabulku a objeví se opět při kliknutí na jakékoliv místo tabulky. 32

33 15.3 Možnosti kontingenční tabulky Kromě běžných úprav (změna barvy a velikosti písma, ohraničení, popisků sloupců a řádku apod.) můžeme v kontingenčních tabulkách také volit různé uspořádání použitých dat a získat další informace vytvářet tzv. sestavy. V námi vytvořené tabulce si můžeme zobrazit pouze počet absolventů např. jen z ORP Kadaň a Žatec. 1. Kliknout na šipku u sloupce ORP Výsledek 2. Zaškrtnout Kadaň a Žatec 3. Zvolit OK Studenti z ORP Kadaň a Žatec absolvovali celkem 106 kurzů (16 Kadaň a 90 Žatec), z toho 36 mužů a 70 žen. Každé vytvořené pole kontingenční tabulky obsahuje vlastní data. Tato data se zobrazí v novém samostatném listu po dvojitém kliknutí levým tlačítkem myši na zvolené pole. Př. Klinutím na buňku v řádku č. 5 s hodnotou (číslem) 16 ve sloupci Kadaň, se v novém listě ve stávajícím sešitě Excelu zobrazí všechna data týkající se 16-ti kurzů, které studenti z ORP Kadaň absolvovali. 33

34 Do kontingenční tabulky můžeme přidávat i další pole, podle kterého je pak možné data třídit, resp. filtrovat pomocí oblasti Filtr sestavy. Filtrů může být i více je možné použít jakékoliv pole ze seznamu polí Př. Chceme mít přehled, k jakému datu byly kurzy splněny 1. Ze seznamu polí přesuneme pole Termín splnění kurzu do oblasti Filtr sestavy 2. V řádku č. 1 se objeví nové pole s možností filtru 3. Budeme chtít vědět, kolik studentů vystudovalo kurz v září kliknout na filtr a zaškrtnout zářijová data Výsledek V měsíci září absolvovalo kurzy celkem 7 studentů 1 z Loun, 6 ze Žatce, všechno byly ženy. 34

35 16. Import a export dat 16.1 Import Použití přenos dat, zejména textových souborů formátu.txt a.csv do Excelu obdržíme-li soubor dat v textovém formátu můžeme data převést a není ho nutno ručně přepisovat. 1. Kliknout na tlačítko Office zvolit Otevřít 3. Kliknout na Otevřít objeví se Průvodce importem textu postupovat podle průvodce 2. Ve zobrazeném okně v řádku Soubory typu vybrat Textové soubory a zvolit daný soubor 4. Vybrat Typ zdrojových dat podle níže zobrazeného Náhledu souboru 5. Kliknout na Další > 6. Opět podle náhledu nastavit oddělovače dat 7. Kliknout na Další > 35

36 8. Kliknutím na jeden nebo více sloupců najednou v části Náhled dat je možné nastavit formát dat 9. Kliknout na Dokončit Výsledek data se importují do nadefinované šířky a výšky buňky Excelu tabulku je třeba si upravit (rozšířit sloupce) Exportovaný soubor zůstává v původním formátu tedy jako sešit Excelu, ale s formátem (příponou).txt. Při volbě Uložit se objeví upozorňovací tabulka postupujeme podle návodu v ní Data můžeme importovat i pomocí karty Data a to načtením externích dat 1. Zvolit možnosti ikon Načíst externí data 2. Pokud budeme načítat Z textu objeví se opět Průvodce importem textu a postup bude stejný jako předešlý import viz výše 3. Při načítání z ostatních zdrojů postupujeme podle zobrazovaných tabulek 36

37 16.2 Export Použití převedení tabulky na textový soubor. 1. Kliknout na tlačítko Office a Uložit jako 2. Ve zobrazené tabulce zvolit Typ souboru Text (oddělený tabulátory nebo CSV (oddělený středníkem) 3. Zvolit Uložit 4. Obsahuje-li excelovský soubor více listů (listy mohou být i prázdné) objeví se dotazovací tabulka 5. Kliknout na OK objeví se další dotazovací tabulka 6. Kliknout na Ano Výsledek soubor uložený ve formátu.txt soubor po otevření 37

38 17. Další možnosti práce s daty Data je možné mezi jednotlivými programy také kopírovat pomocí standardní funkce Kopírování. U.txt souboru to ovšem předpokládá oddělení podle tabelátorů, jinak se zobrazí většinou vše jen v řádcích. Z tohoto důvodu je toto použitelné zejména pro kopírování mezi Wordem a Excelem a opačně Kopírování z Excelu do Wordu 1. V Excelu označit tabulku nebo její část, kterou chceme kopírovat 2. Kliknout pravým tlačítkem myši na tabulku zvolit Kopírovat 3. Otevřít ve Wordu soubor, do kterého chceme tabulku vložit Vložit Tabulky jsou prakticky stejné nezkopíruje se podmíněné formátování nebo komentáře, šířka sloupců zůstává stejná jako v Excelu (je tedy nutno si tabulku přizpůsobit Wordu) 17.2 Kopírování z Wordu do Excelu stejný jako u Kopírování z Excelu do Wordu Tabulka se zkopíruje do nadefinované šířky sloupce v Excelu je nutno ji upravit. 38