Proč YSoft SafeQ? making the MFPs think

Transkript

1 Mapování tiskových a kopírovacích operací Snížení nákladů na tisk a kopírování Optimalizace tiskového prostředí Přínos pro vaše zaměstnance Přínos pro vaše IT A mnoho dalších důvodů proč mít YSoft SafeQ making the MFPs think

2 Každý tuší, že se tiskne hodně, ale neví za kolik Vždy jsme věděli, že tiskneme hodně, ale nikdy jsme si nedovedli udělat přesný obraz o tom jak moc, kdo a co tiskne a nepředstavili jsme si související náklady. Ksenija Godek, Head of IT Department, Podravka d. d. Průměrná střední výrobní firma vytiskne nebo zkopíruje měsíčně tis. kopií, právnická kancelář , větší škola či nemocnice , banka stovky tisíc až miliony kopií. Jak to víme? Jednoduše díky SafeQ. Tento systém sbírá údaje o počtu tisků, vyhodnocuje je podle oddělení, středisek i jednotlivých zaměstnanců. Nasazením SafeQ do sítí jednotlivých společností lze přesně vyhodnotit počty a strukturu tisků v různém časovém období. V kombinaci s pořizovacími cenami vstupů, jako jsou cena papíru, tonerů a cartridge lze vypočítat přesnou cenu tiskových a kopírovacích operací. Díky přehledně vytvořeným reportům dává SafeQ přehled o počtech tisků a kopií a výpočtu jejich nákladů. SafeQ je schopno prostřednictvím webového rozhraní vygenerovat datový a grafický přehled zpracovaných informací kdykoli je ho potřeba nebo v pravidelných intervalech (týdně, měsíčně, apod. ). Přehled je upraven tak, aby jeho vlastník (zpravidla manažer nebo vedoucí oddělení) mohl přehledně a intuitivně procházet jeho jednotlivými částmi. Díky tomu je možné získat informace o tiscích a kopiích nejen v celé firmě, ale i v jednotlivých jejich odděleních, nebo u jednotlivých zaměstnanců. SafeQ pravidelně uchovává úlohy všech provedených tisků a kopií. To umožňuje například dohledat, zda nadprůměrný počet kopií pořízených jedním zaměstnancem měl souvislost s jeho pracovní činností, nebo měl pouze soukromý charakter. Nasazení SafeQ má ve společnostech dva nezanedbatelné přínosy: 1. Možnost okamžitého vyčíslení nákladů na tiskové a kopírovací operace a jejich přesné přidělení jednotlivým zaměstnancům, oddělením, projektům nebo pobočkám. 2. Změnu chování zaměstnanců společnosti vedoucí k přehodnocení priorit a potřeb, což zajistí okamžitou úsporu až 30 %. Dnes tiskneme ekonomičtěji a ušetřené peníze můžeme investovat do zlepšování služeb pro naše klienty. Ksenija Godek, Head of IT Department, Podravka d. d. making the MFPs think

3 Jak ocení YSoft SafeQ vaši zaměstnanci Jako první komentovali naši zaměstnanci jednoduchost, s jakou se dá YSoft SafeQ ovládat. Úspěch měla funkce Follow me, která jim umožnila tisknout na kterémkoliv multifunkčním zařízení naší banky. Každý v naší bance může poslat svůj dokument k tisku a vyzvednout si ho na kterékoliv tiskárně podle potřeby. Tisk ho jednoduše následuje kamkoliv po bance. Ivan Senekovič, IT & C system Administrator, Raiffeisen Bank Slovenia Sledování nákladů na reprografické služby Vaše firma potřebuje sledovat údaje o tiskových a kopírovacích operacích. Nevíte, které údaje a jak detailní můžete pravidelně ve vaší firmě sbírat. Zajímá vás, jak často a jakou formou můžete ve vaší firmě obdržet a dále distribuovat reporty o provozu na vaší síti tiskáren a kopírek? Tiskové řešení SafeQ umožňuje sledování množství vytištěných stran, vyhotovených kopií i naskenovaných stránek. Vytištěné stránky lze monitorovat na síťových tiskárnách, multifunkčních zařízeních, ale i lokálních (stolních) tiskárnách či plotterech. Díky SafeQ budete schopni sledovat přehledy a statistické reporty generované na základě okamžitého sběru více jak 30 informací o každé tiskové operaci, která je na kterékoliv tiskárně či kopírce vaší sítě provedena. Běžnou součástí těchto informací jsou počty stran, formáty a barevnost tisku, informace o jednostranném tisku či duplexu, pokrytí stránky, jméno stroje, informace o uživateli a středisku, pod kterým byla operace provedena, informace o projektu, do kterého tisk spadá. Díky účtovacímu systému obsaženému v SafeQ je každá stránka připsána na vrub uživateli, či středisku, které stránku vytisklo. Veškeré sledované údaje jsou dostupné přes webové rozhraní SafeQ serveru. K dispozici jsou předdefinované přehledy (na uživatele, střediska, či stroje), které lze modifikovat s využitím stejného principu jako kontingenční tabulky v MS Excel. V praxi je tedy možné vytvořit libovolný přehled s ohledem na vaše aktuální potřeby. Přesné účtování tiskových služeb Chcete mít možnost přesně účtovat nejen počet vytištěných stránek, ale i jejich skutečnou hustotu pokrytí? SafeQ zahrnuje funkcionalitu tzv. Přesného účtování. Prostřednictvím této funkce umí zaúčtovat přesný počet skutečně vytištěných stránek. U jednotlivých výstupů eviduje typ tisku (např. či tisk), rozlišuje jednostranný či oboustranný tisk, zjišťuje počty stránek, rozlišuje jejich barevnost atd. Takto získané výstupy jsou zpracovány do ceny tiskové operace a připisovány na vrub uživateli, středisku nebo projektu, v rámci kterého byla operace provedena. Výjimečnou vlastností SafeQ je počítání skutečně vytištěných stránek. SafeQ je dovede odlišit od úloh, které byly stornovány, nebo nebyly zcela vytištěny následkem závady na zařízení (zablokovaný papír apod.). Při účtování nákladů na tisk bere systém SafeQ v úvahu pokrytí stránky tiskem. Díky této vlastnosti je schopen rozlišovat mezi plně a ne zcela potisknutou stránkou, nebo třeba mezi hustým tiskem s fotografiemi a řídkým textem s většími odstupy v řádkování.

4 Účtování na jednotlivá nákladová střediska Potřebujete rozdělit ve firemní ekonomice náklady mezi více středisek, která používají jednu tiskárnu či multifunkční zařízení? SafeQ, se o správné dělení nákladů postará automaticky. Nemusíte tedy dělat čárky za každou vydanou cartridge či balení papíru. Účtovací model v tiskovém řešení SafeQ podporuje účtování na uživatele, nákladová střediska, projekty, tiskové zařízení a lokality (tiskové servery). Při napojení SafeQ na některý ze systémů AD, NDS, LDAP dochází skutečně k online propojení a informace o účetním středisku je takto možné využít při účtování každé stránky či kopie. Každý uživatel může být členem jedné nebo více skupin a zároveň je členem jednoho účetního střediska. Informace o každé vytištěné stránce je v SafeQ evidována a je k dispozici prostřednictvím webového rozhraní, kde se dá nejen přes tyto uvedené údaje vyhledávat. Jako typickým příkladem pro využití této funkce je situace, kdy jednu tiskárnu využívají dvě různá oddělení. Ke konci účtovacího období se vždy jejich členové přou o to, kdo vytiskl víc a tudíž bude hradit vyšší náklady. SafeQ v takové situaci dá okamžitou jasnou odpověď včetně finančního vyjádření. Centrální správa více serverů a sběr statistik Máme více poboček a potřebujeme zajistit sledování tisku na všech lokalitách. Je možné sbírat informace na jedno místo? Pro organizace s rozsáhlou pobočkovou sítí umožňuje SafeQ propojit jednotlivé tiskové servery a centralizovat tak statistické a ekonomické přehledy ze všech poboček. Pokud není na pobočce vyžadováno účtování kopií na uživatele či zabezpečený tisk, lze sbírat data pomocí lokálního monitoringu, který předá výsledek na tzv. SafeQ Mimo server v dané lokalitě. Tento server slouží pouze jako shromaždiště dat, které umí v časových oknech data poslat na centrální server. Centrální server disponuje webovým rozhraním, ve kterém jsou k dispozici předdefinované přehledy (na uživatele, střediska, stroje, či lokality), které lze modifikovat s využitím stejného principu jako kontingenční tabulky v MS Excel. V praxi je tedy možné vytvořit libovolný přehled s ohledem na aktuální potřeby klienta a to v rozsahu všech poboček. Zasílaná data jsou pouze statistická a jsou posílána hromadně v definovatelných časových intervalech. making the MFPs think

5 Snižování nákladů tiskového prostředí V naší firmě bychom v rámci úspor rádi omezili nákladnější druhy tisku a kopírování, jako jsou barevný a jednostranný. Lze tyto nákladné a neekologické způsoby tisku a kopírování omezit, nebo zcela zakázat konkrétním vybraným zaměstnanců, které tento druh tisku ke své práci nepotřebují? Samozřejmě. Například Y Soft SafeQ Instant má funkce zákazu barevného tisku a tzv. vynuceného oboustranného tisku v sobě implicitně nastavené. Dosah této funkce lze modifikovat podle vybraných skupin lidí. Za pomoci těchto funkcí lze dosáhnout výrazného snížení nákladů na tiskové služby. Pro pravidelné vyhodnocování a sledování nákladů lze využít SafeQ a to i bez dalších přidaných nástrojů či funkcí jako jsou Follow me či sdílené tiskové fronty. Optimalizace tiskového prostředí produktem SafeQ umožňuje přechod od nákladného lokálního tisku k efektivnějšímu a levnějšímu síťovému tisku. Důvodem jsou především výsledné náklady na výtisk jedné stránky při větším množství tiskových úloh. Velký vliv mají také výrazně nižší náklady na servis multifunkčních strojů, kdy jedno multifunkční zařízení nahrazuje až desítky lokálních tiskáren. Navíc tato zařízení jsou konstruována pro delší výdrž a kapacitu, než standardní maloobjemové tiskárny. Nejvýraznějším krokem k centralizaci je využití reprografických center ve společnosti, které Y Soft SafeQ rovněž podporuje. Právě díky systému YSoft SafeQ se podařilo společnosti T-Mobile využít veškerých předností, které může síťový tisk poskytnout. Už pouhým sledováním tisku došlo ke snížení objemu tiskových operací. Kateřina Šuvarinová, ředitelka Podpory prodeje a služeb zákazníkům, T-Mobile Zabezpečený (odložený tisk) a Follow me Lze zajistit, aby se tisková úloha vytiskla pouze v případě, kdy je její vlastník u stroje? Zabezpečený tisk (též odložený tisk) je funkcí, která blokuje úlohy poslané do tisku až do doby, než se uživatel autorizuje na tiskovém terminálu u tiskárny. Tiskovou úlohu lze vyzvednout na jakékoliv tiskárně či multifunkčním zařízení vybaveném tiskovým terminálem SafeQ. Uživatel tak má plnou kontrolu nad svými dokumenty. Díky možnosti odeslat tiskovou úlohu ze serveru až po autentizaci uživatele jeho čipovou kartou u síťové tiskárny je možné se kdykoliv rozhodnout, na které tiskárně chcete dokumenty vytisknout. Tato uživatelsky velmi příjemná funkce se nazývá Follow me. SafeQ při využití funkce Follow me vždy kontroluje kompatibilitu vyzvedávané úlohy s tiskárnou a to zejména na úrovni kompatibility tiskových jazyků. Vylučuje tak tisk nekompatibilních úloh, jejichž následkem bychom obdržely velký počet stran potisknutých nesrozumitelným textem. Výhody, které zabezpečený tisk SafeQ nabízí oproti přímému tisku: Eliminaci tzv. nechtěných výtisků využití funkce Follow me v případě externího tisku vyloučení nutnosti instalace harddisku v tiskárně eliminace rizika zcizení dokumentů odeslaných k tisku ukradením harddisku z tiskárny autorizace ID kartou uživatele (možno také PIN kódem) vlastní úloha neobsahuje PIN odstranění potřeby konfigurovat tiskárnu a vytvářet na každé tiskárně účty

6 Dohledatelnost a prokazatelnost Potřebujete dohledat konkrétní vytištěný dokument a tím mít přehled nad tím, co zaměstnanci dělají? Všechny vytištěné, kopírované či skenované stránky jsou zaznamenány na serveru do databáze, odkud je možné kdykoliv vytáhnou základní informace jako počet stran či barevnost. Jedním z údajů, které jsou k dispozici, je i náhled první stránky dokumentu. Každá tisková úloha, která prochází přes server, je po interní analýze uložena fyzicky na diskový spooler, ze kterého se dá přes webové rozhraní vyvolat i po delší době od vytištění (v závislosti na velikosti pevného disku). Tyto funkce již vytištěného tisku a zařazení úlohy znovu do tisku lze vypnout právě v návaznosti na zákon o ochraně osobních údajů. Vzhledem k množství dat SafeQ server podrobné informace o úloze po měsíci seskupuje tak, aby byly dostupné jen statistické údaje. Toto je však nastavitelný parametr a v případě zvýšené potřeby preventivní dohledatelnosti jej lze prodloužit. U náhledů je standardně nastaveno 32dpi, což poskytuje dostatek informací o typu dokumentu, ale současně minimum informací pro detailní studii úlohy. Časová dostupnost všech zaznamenávaných dat je nastavitelná v konfiguraci systému. Tiskové úlohy bezpečně uložené na serveru Lze zabránit zcizení pevného disku ze stroje nebo nějak zajistit bezpečné úložiště tiskových úloh? V případě použití SafeQ serveru je úloha skladována na jednom místě (spooler na serveru). Toto úložiště je možné pravidelně zálohovat (i rozdílově), či měnit a jednoduše rozšiřovat. Odpadá dále nutnost pořizovat pevný disk do tiskáren, čímž dochází k multiplikační úspoře zejména u větších organizací. Dokumenty uložené na tiskovém serveru jsou vytištěny až po autorizaci kartou na tiskovém terminálu SafeQ. Nemusíte se tedy bát zcizení pevného disku ze síťové tiskárny či multifunkce a můžete se spolehnout, že si úlohu vytiskne pouze její vlastník (nebo člen skupiny v případě použití sdílené fronty). Tiskové úlohy tak zůstávají uložené bezpečně na tiskovém serveru a není tak potřeba vybavovat síťovou tiskárnu pevným diskem. making the MFPs think

7 Zvýšení produktivity práce s tisky Potřebujete omezit prostoje u tiskáren a eliminovat stále se opakující úkony? Efektivita tiskového řešení je definována časem, který uživatel stráví při tisku. Při snaze zvýšit efektivitu budeme chtít eliminovat opakující se operace (jako opakovaný tisk ceníků či formulářů) či zbytečné prostoje na chodbě při čekání na dostupnost zařízení. Toho lze docílit kombinací zabezpečené či sdílené fronty a terminálu SafeQ na tiskárně, které navíc přináší zvýšení komfortu práce s tiskovým prostředím. Samotné vyzvednutí úlohy lze realizovat pouhým přiložením karty na jakékoliv tiskárně, která je poblíž. Díky funkci Follow-me lze v průběhu vyzvedávání přejít ke kterémukoliv zařízení a úlohu vyzvednout zde. Tisková úloha vás zkrátka následuje, kamkoliv se ve firmě hnete. Pro práci na projektech je výhodné použití sdílených front umožňujících přístup skupinám lidí pracujících na daném projektu. Tato funkce je rovněž často používána při sdílení dokumentů ve vztahu vedoucí asistentka. Výsledná produktivita je podtržena úsporami a výhodami, které přináší: povolení či zakázání tisku vybraným uživatelům, eliminace nechtěných (nevyzvednutých) tisků, možnost oblíbených úloh na vybraných SafeQ terminálech úspora času (prostoje ve frontách u zařízení), zvýšená dostupnost celého prostředí, jednoduché a přehledné ovládání, zvýšený komfort Kontrola a komfort při skenování Umožňuje tiskový server zabezpečit přístup a zjednodušit práci se skenovanými dokumenty? Tiskový server SafeQ kromě řízení přístupu k tiskům a kopiím umožňuje zabezpečit přístup a zjednodušit práci se skenovanými dokumenty. Každý skenovaný dokument je odesílán na SafeQ server, kde je kontrolována identita odesílatele a dokument je dál zpracován. Díky identifikaci kartou u multifunkčního zařízení je odesílatel garantován a službu nelze zneužít. Funkce zabezpečení a zaúčtování skenů jsou vzájemně propojené s tiskovým serverem a lze tak využít všech funkcí v rámci jednoho tiskového prostředí. Každou skenovanou stránku lze zaúčtovat a tyto náklady lze rozdělit i mezi účetní střediska. Velkou výhodou při skenování se SafeQ je tzv. one-click funkce Scan Management. Při skenování je pouhým jedním stisknutím aktivačního tlačítka provedeno skenování vybraného dokumentu a jeho výsledek automaticky odeslán do ové schránky uživatele. Velmi populární je funkce skenování jediným stiskem tlačítka, přímo do ové schránky uživatele. Funkce volby tisku, kopírování a skenování spolu s možností znovu vyvolat úlohu do tisku jsou využívány na všech tiskárnách vybavených tiskovým terminálem. Yvona Mazačová, ředitelka pro logistiku, Telefonica O2 Czech Republic

8 Sdílení tisků v rámci společného projektu Chcete sledovat náklady na tiskové služby podle jednotlivých projektů? Při běžné práci na projektech jsou často v týmu sdíleny dokumenty (společné mapy, schémata či fotografie). Každý projekt má svůj rozpočet, který je vždy velmi pečlivě hlídán. Tisky se ale mnohdy stávají slabým místem v podobě složitého zaúčtování. Tiskové řešení SafeQ disponuje funkcí projektového účtování, kdy si uživatel může při tisku zvolit projekt, na jehož vrub budou stránky započítány. Kromě sledování vytištěných a zkopírovaných stránek je možné dokumenty v rámci projektu sdílet. K tomu se využívají sdílené fronty, do kterých mají přístup pouze oprávněné osoby. Je možné nastavit přístup i pro vedoucí projektových skupin napříč všemi projekty. Funkcí sledování nákladů a sdílení projektových dokumentů se často využívá v copy centrech, projekčních kancelářích a DTP studiích. Zpoplatnění tiskových služeb Jste škola a potřebujete zajistit rozdílný přístup k tiskovým službám u studentů a zaměstnanců? Pro použití na středních a vysokých školách nebo v copy centrech je užitečným nástrojem kreditní systém, který je do tiskového řešení SafeQ integrován. SafeQ tak umožňuje určité skupině uživatelů nastavit omezení ve formě kreditu. Hlavním cílem kreditního subsystému SafeQ je poskytnout uživateli službu (tisk, kopírování, skenování) za odpovídající finanční obnos. K tomu je SafeQ vybaveno systémem, který dokáže cenu za stránku připsat na vrub jednotlivého uživatele. Zůstatek účtu je uživateli zobrazen po přihlášení na SafeQ Terminal (nebo Dobíjecí automat) či u obsluhy kreditní pokladny. Přes webové rozhraní je k dispozici pokladna, která umožňuje nabíjet i vybíjet účty, provádět reklamace apod. Další možností správy účtů je speciální kreditní aplikace pro MS Windows s připojeným snímačem karet. Tato kreditní aplikace umožňuje taktéž dobíjet i vybíjet účty, proti webové aplikaci nabízí značně vyšší rychlost odbavení a automatickou identifikaci uživatele přes připojenou čtečku karet. Pro dobíjení je možné využít i automatické dobíjecí automaty ve formě mincovních a bankovkových automatů. Kreditní systém též podporuje správu více pokladen, více pokladníků, závěrky, specifické výpisy apod. Pro různé skupiny uživatelů lze nastavit jinou cenu a způsob účtování stránky (procentuálně k nákladům nebo fixní cenu za typ výstupu bez ohledu na náklady zařízení). Hotovostní operace jsou vázány vždy na konkrétní pokladnu, u které jednou denně či měsíčně obsluha provádí uzávěrku a předání hotovosti do účetního systému klienta. Zpoplatnění služeb lze napojit i na externí kreditní systém knihovní, jídelní a stravovací systémy. making the MFPs think

9 YSoft SafeQ co ocení vaše IT Díky optimalizaci tiskového prostředí s využitím řešení YSoft SafeQ se podařilo snížit náklady na samotné tiskové, kopírovací a skenovací operace o 30 %. Druhá část úspor je v nerealizaci obměny všech reprografických zařízení v čase, která zajisté převýší mnohonásobně investici do systému SafeQ v horizontu 5 let. Díky takto razantnímu snížení nákladů jsme spočítali návratnost investice na 2 roky. Pavel Benetka, Česká pojišťovna, a.s. Optimalizace tiskového prostředí Rádi byste redukovali počet tiskáren, ale nevíte jak nastavit jejich optimální strukturu? Lze snížit provozní, servisní a personální náklady u tisku a kopií? Optimalizace tiskového prostředí je proces, který nahrazuje lokální tiskárny síťovými. Dochází přitom k zásadní redukci počtu tiskáren, úspoře provozních, servisních i personálních nákladů. Klíčovými přínosy optimalizace jsou: zjištění skutečných potřeb klienta, snížení provozních nákladů, rozúčtování nákladů na tisk a zabezpečení přístupu k tiskovému prostředí. Jak vám v této oblasti můžeme pomoci my? Velmi výrazně. Díky SafeQ můžete provést velice přesný monitoring tiskového prostředí a z jeho výstupů vypracovat analýzu jako vstup pro navržení optimální struktury vaší nové sítě tiskáren a kopírek. Monitoring tiskového prostředí V rámci zjištění skutečných potřeb tiskového prostředí doporučujeme nainstalovat SW komponenty, které produkt SafeQ poskytuje, pomocí nichž lze zajistit kompletní monitoring tiskového prostředí. Jsou hlídány veškeré reprografické výstupy na síťových i lokálních zařízeních. Dostupná je taktéž možnost sledovat i provedené kopie na síťových kopírkách. Instalace monitoringu tiskového prostředí nepředstavuje zvýšené nároky na HW na straně zákazníka, veškeré SW komponenty jsou většinou již v dodávce služby. Systém SafeQ je navržen v jazyku JAVA a tudíž jej můžete provozovat jak na Microsoft Windows, tak i na operačních systémech Linux. Tiskové řešení YSoft SafeQ zcela nahradilo lokální tisk a po jeho nasazení na všechny pobočky a dceřiné společnosti se stalo standardem pro tiskové a kopírovací operace celé skupiny Poštové Banky, a.s. Ing. Anton Lisý, Ředitel divize informačních technologií, Poštová banka, a.s. Audit a analýza tiskového prostředí Na základě funkčního monitoringu tiskového prostředí se nabízí jako další krok tvorba manažerských výstupů/pohledů, které slouží pro finální rozhodnutí o tom, jak optimalizovat tiskové prostředí. Mezi standardní výstupy patří informace o počtu vytištěných stránek, s rozdělením na uživatele, oddělení nebo zařízení apod., s možností definice časového období, typu dokumentu, formátu nebo typu tisku. Dále je možné provést detailní audit použitých zařízení, jejich zhodnocení z pohledu životnosti a poskytovaných servisních služeb (záruční a pozáruční servis), zjistit a popsat konfiguraci jednotlivých zařízení a konfiguraci souvisejících částí infrastruktury. Součástí těchto činností může být sběr požadavků zákazníka na zabezpečení tiskových výstupů (neoprávněný tisk, citlivá data apod.) nebo i dokumentů v elektronické podobě.

10 Centrální správa uživatelů Máte hodně uživatelů a chcete se vyhnout ručnímu zakládání účtů na tiskových zařízeních a tiskovém serveru. Uživatelský systém SafeQ je možné použít buď interní anebo lze SafeQ napojit na již existující systémy. Nejčastějším (a standardním) způsobem napojení se na externí systémy je ActiveDirectory, NDS nebo LDAP. Díky modularitě SafeQ je však možné naprogramovat napojení na jakýkoliv jiný systém nebo databázi. Každý uživatel může být členem jedné nebo více skupin a zároveň je členem jednoho účetního střediska. U uživatele jsou evidovány čísla čipů karet, PIN, ale také tzv. aliasy, které umožňují identifikovat stejného uživatele s různými loginy z různých systémů (např. v SAP má uživatel login jmeno.prijmeni, ale v AD má prijmeni.jm). Při napojení SafeQ na některý ze systémů AD, NDS, LDAP dochází skutečně k online propojení. Veškeré změny, které jsou na úrovni těchto systémů provedeny, jsou okamžitě rozpoznány v SafeQ. Každému uživateli je možné nastavit celou řadu oprávnění, mj. lze omezit ke konkrétní frontě maximální počet stránek na úlohu, nebo lze zakázat barevný tisk či kopírování. Clustering a loadbalancing Nemůžeme si dovolit výpadek tiskového serveru. Je možné zabránit výpadkům fungování serverů pomocí clusteringu? Je možné také využít rovnoměrnou distribuci zátěže mezi servery pomocí tzv. loadbalancingu? SafeQ obsahuje funkci clusteru. Její základní vlastností SafeQ absolutní nezávislost na operačním systému. Vzhledem k tomu, že cluster funguje na aplikační úrovni SafeQ, není vyžadován clustering operačního systém (Linux nebo Windows) ani databáze. Do clusteru lze plynule přidávat servery a tudíž vytvořit tzv. serverovou farmu. Předpokládaný počet serverů v clusteru je 2 5. Cluster je plně redundantní, tzn. že žádný ze serverů není primární, a tudíž při výpadku kteréhokoliv serveru je provoz systému nadále zcela funkční (dokud zbývá alespoň jeden fungující server). Pro funkci clusteru je nutné instalovat na všechny klientské stanice klient neboli tiskový SafeQ port. Tento klient se stará o odeslání úlohy na jeden z tiskových serverů v clusteru. making the MFPs think

11 Podpora všech kancelářských aplikací Používáte běžné kancelářské nástroje a informační systém SAP. Je možné zabezpečit a rozúčtovat tyto tisky? Tiskové řešení SafeQ umožňuje příjem tiskové úlohy stejnými metodami jaké používají síťové tiskárny či multifunkční zařízení. Jsou tedy podporovány všechny kancelářské aplikace využívající tiskový ovladač ve Windows, či metody tisku přes LPR RAW, které jsou běžně využívány na systémech UNIX, Linux či v informačních systémech SAP či AS400. Stěžejním místem podpory všech kancelářských aplikací jsou: 1. Kompatibilita aplikace se SafeQ na úrovni tiskového jazyka každá tisková úloha je na serveru parsována (vytištěna do paměti) a je tak možné spočítat barevnost či počet stran. Tyto údaje jsou evidovány pro každou stránku. Aby bylo možné úlohu takto zpracovat, je SafeQ vybaveno integrovaným parserem pro tiskové jazyky PCL, Postscript a další. 2. Identifikace vlastníka tiskové úlohy údaj o uživateli se bere na stanici ze jména přihlášeného uživatele v síti, či je dotázán pomocí dialogového okna. V případě odesílání tiskové úlohy z informačního systému jako je SAP či AS400 je využito standardů, které tuto identifikaci umožňují. 3. Způsob odeslání a přenosu úlohy samotné odeslání úlohy po síti bývá realizováno pomocí TCP/IP vrstvy či RAW obě tyto metody SafeQ podporuje. Jednotná serverová platforma Hledáte jedno robustní tiskové řešení, které zabezpečí přístup ke všem tiskovým službám? Tiskové řešení SafeQ je postaveno na architektuře klient server. SafeQ server lze provozovat na operačním systému Linux i Windows a není zapotřebí samostatný dedikovaný počítač. Díky architektuře, která ukládá data do relační databáze, je možné přistupovat k celému prostředí centralizovaně. Přes webové rozhraní serveru je možné kompletně spravovat všechny nastavení systému. Výhodou ALL IN ONE platformy je bezesporu jednotný přístup ke všem klíčovým funkcím celého systému SafeQ. Na všechny komponenty se lze podívat ze 3 pohledů komfort, bezpečnost a účtování. Kromě tisku a kopírování je i skenování v podání SafeQ řešeno naprosto stejně, tj. je možné nastavovat na tyto služby stejné restrikce, či je stejně účtovat. Množstvím nastavení a restrikcí lze rozdělit přístup i ve velkých organizacích s plochou hierarchií. Jednotný přístup ke správě tiskových front umožňuje zabezpečit, rozúčtovat a zavést komfort s pořádkem do všech reprografických služeb tisk, kopírování a skenování. Vícejazyčná podpora ve spojení s decentralizací některých služeb podporuje nadnárodní řešení. Široká podpora různých výrobců Je SafeQ vyvinut na pro konkrétního výrobce tiskáren nebo kopírek, nebo je zcela kompatibilní s jakýmkoliv zařízením různých výrobců? SafeQ byl vyvinut jako zcela kompatibilní systém pro různé typy zařízení, nejrůznějších výrobců. Proto je dnes schopen plně podporovat více jak 600 typů zařízení většiny světových výrobců, jako jsou Konica Minolta, Xerox, HP, Ricoh, Sharp, Kyocera, OKI a mnoha dalších.

12 Flexibilita vůči existujícím identifikačním systémům Využíváme docházkový systém a chceme naše čipové karty použít i pro přístup k tiskárnám a kopírkám. Stejně jako uživatelský systém SafeQ, který umožňuje customizace, tak i SafeQ Terminal disponuje širokou škálou podporovaný snímačů karet a napojení zcela nových typů. Sjednocené rozhraní pro připojení snímače dovoluje připojení takřka jakéhokoliv typu. Široká podpora snímačů (čteček) karet Podporováno je kolem šedesáti různých typů snímačů, které se rozdělují do následujících skupin: bezkontaktní čipové karty, kontaktní čipové karty, snímač otisků prstů, magnetické (průtahové) karty, karty s čárovým kódem Kromě různých typů snímačů lze narazit (zejména v enterprise segmentu) i na fyzicky zakódované snímače, které je nutné nechat vždy dekódovat jejich výrobcem. Možností jak napojit externí systém včetně karet je mnoho, je však potřeba mít na mysli, že volba snímače je a vždy byla volbou klienta. Tiskové řešení SafeQ je navrženo tak, aby se dokázalo všem těmto potřebám přizpůsobit. Lokalizace do mezinárodních jazyků Potřebuje vedení vaší společnosti jazykovou podporu tiskového prostředí ve vašem korporátním jazyce? Tiskové řešení je lokalizováno celkem do hlavních světových jazyků a to v plném rozsahu. Jsou lokalizovány tisková centra SafeQ Terminal a samotné webové rozhraní SafeQ. Lokalizaci podléhá i administrátorské rozhraní. SafeQ je mezinárodní tiskové řešení. U tiskového centra SafeQ Terminal Professional lze definovat seznam dostupných jazyků pro dané zařízení. Je tak možné nastavit různé jazyky pro různé tiskárny a tím podpořit i jazykově vysoce heterogenní prostředí. Napojením na uživatelský zdroj dat lze docílit automatického přepínání jazyka po identifikaci uživatele na tiskovém centru. Není tedy nutné volit jazyk před přihlášením.