SPISOVÁ SLUŽBA VE VAZBĚ NA DATOVÉ SCHRÁNKY ZÁKLADNÍ REGISTRY VEŘEJNÉ SPRÁVY. Mgr. Jana ŠKRDLOVÁ

Transkript

1 SPISOVÁ SLUŽBA VE VAZBĚ NA DATOVÉ SCHRÁNKY ZÁKLADNÍ REGISTRY VEŘEJNÉ SPRÁVY Mgr. Jana ŠKRDLOVÁ vedoucí organizačního odd. kancelář tajemníka leden 2011

2 Legislativa zák. č. 499/2004 Sb. (ÚZ č. 309/2009 Sb.) zákon o archivnictví a spisové službě, v platném znění novela č. 243/2010 Sb. úplné znění vyhl. č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění zák. č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, v platném znění (ISDS) nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, v platném znění vyhl. č. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách, v platném znění vyhl. č. 193/2009 Sb. o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, v platném znění komentář MV ČR k vyhlášce č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby (Ing. Oskar Macek MV ČR)

3 Spisová služba Povinnosti obcí týkající se vedení spisové služby se liší dle typu obce: obce s POÚ (II.), matričním nebo stavebním úřadem (a základní školy) mají povinnost vést spisovou službu v plném rozsahu X obce bez stavebního nebo matričního úřadu (I.) vedou spisovou službu v omezeném rozsahu. Pro všechny obce je však nově zařazena povinnost nakládat s digitálními dokumenty. Přechodné ustanovení ukládá po dobu 3 let (do ) povinnost před předáním ke skartačnímu řízení veškeré digitální dokumenty (A+V(A)) vytisknout (doporučeno tisknout ihned při vzniku nebo doručení dokumentu). SOkA doporučuje pokračovat až do vzniku NDA!!!

4 Spisová služba Nejednoznačnost výkladu zákona: Zavádí pro všechny obce povinnost nakládat s elektronickými dokumenty X vést spisovou službu v elektronické podobě není zcela jasně danou povinností zákon v 63 odst. 3 nadále připouští možnost volby mezi listinnou a elektronickou podobou ALE!!! ve stejném 63 odst. 4 se říká, že obce mají povinnost vykonávat evidenci dokumentů v elektronickém systému spisové služby. Plnění povinností plynoucích ze zákona č. 300/2008 Sb. (o ISDS) vyžaduje vedení spisové služby v elektronické podobě. Nejednoznačnost je i v termínech naplnění této povinnosti: (stanovisko právního odboru MŠMT ČR).

5 Spisová služba Povinnost vydat vnitřní předpis upravující vedení SSL: (pro všechny!!!) obce s pověřeným úřadem, matričním nebo stavebním úřadem = spisový řád k !!! obce bez matričního nebo stavebního úřadu = jakýkoli vnitřní předpis upravující vedení spisové služby. Další podrobnosti speciální školení pro vedení SSL.

6 Spisová služba Související povinnosti: Povinnost podepisovat elektronickým podpisem oprávněné osoby (upravit podpisový nebo organizační řád). Obce se SÚ, MÚ mají širší strukturu, je třeba předem definovat podpisová práva (zástupy). Povinnost vykonávat spisovou službu v elektronické podobě se vztahuje i na školy a školská zařízení (s výjimkou MŠ, ). ISDS byla zřízena subjektům zapsaným v obchodním rejstříku (tedy např. i MŠ, které nemají povinnost vést SSL vůbec).

7 SSL a technologické centrum Povinnost původců (obcí, škol, ) pečovat o elektronické dokumenty!!! ORP Jihlava v rámci technologického centra zřizuje tzv. negarantované úložiště KÚ Vysočina zřizuje tzv. garantované úložiště Národní digitální archiv (vznik 2012 x 2015 x???) Možná řešení provozu spisových služeb a negarantovaného úložiště dokumentů: 1. obec provozuje spisovou službu i úložiště dokumentů sama 2. obec provozuje spisovou službu sama, ale úložiště dokumentů je na ORP 3. spisová služba i úložiště dat je provozováno na ORP

8 egon Základní funkce egona:

9 Základní registry Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech (novely č. 100/2010 Sb. a č. 424/2010 Sb.) řeší nejednotnost, multiplicitu a neaktuálnost samostatných databází zabezpečí vyšší kvalitu a také bezpečnost dat údaje budou považovány za zaručené, platné a aktuální úřady budou povinny tyto údaje používat a nevyžadovat je již po občanovi! bude stačit jedna změna v registru promítne se do všech ostatních nebude možné díky RČ získávat data ze všech registrů bude existovat tzv. ORG - převodník identifikátorů fyzických osob, který slouží pro ochranu osobních údajů

10 Základní registry Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech (novely č. 100/2010 Sb. a č. 424/2010 Sb.) ROB registr obyvatel (občané +cizinci s povolením pobytu) ROS registr osob PO, FO podnikající, OVM, církve, občanská sdružení apod. RUIAN registr územní identifikace, adres a nemovitostí RPP registr práv a povinností údaje o působnosti OVM, oprávnění přístupu k údajům apod.

11 Základní registry dopad do všech IS veřejné správy platnost původně od termín posunut, PS PČR schválila ostré spuštění systému od údaj v registru je vždy považován za úředně platný, i když je chybný!!!

12 Základní registry a CzechPoint Pro obce bude znamenat povinnost provádět záznamy do ISZR!!! Vazba základních registrů a CzechPointu: CP nyní = nástroj pro pořizování výpisů (např. EO) CP v budoucnu = nástroj pro pořizování dat do základních registrů např. ROB data do ZR budou pořizovat jednotlivé obce zodpovědnost za správnost a včasnost dat!!! (navazující agendy např. vydání OP) nutný přístup k CzechPointu!

13 Odkazy a informační zdroje (egon centrum) (Správa základních registrů)

14 Děkuji za pozornost. Kontakt: Mgr. Jana Škrdlová vedoucí organizačního odd. kanceláře tajemníka tel.: