MANUÁL. pro databázi závěrečných zpráv studentů ze studijních pobytů ERASMUS

Transkript

1 MANUÁL pro databázi závěrečných zpráv studentů ze studijních pobytů ERASMUS Úvod... 1 Úvodní strana aplikace a její popis... 2 Návštěvník... 2 Uživatel... 3 Koordinátor... 4 Sekce studijní zprávy... 4 Odeslání u vybraným studentům... 4 Sekce pracovní zprávy... 5 Sekce studenti... 5 Ruční vložení nového studenta... 6 Import studentů... 6 Sekce informace o škole... 8 Vlastní otázky pro studijní pobyt... 8 Sekce koordinátoři... 8 Zapomenuté heslo... 9 Časté dotazy... 9 Upravila: Radka Muchová (radka.muchova@naep.cz) Poslední aktualizace: Úvod Tento dokument slouží jako stručný průvodce pro databázi závěrečných zpráv studentů. Databáze se nachází na: Hlavním důvodem je centrální evidence závěrečných zpráv studentů, kteří byli na výměnném pobytu v rámci programu ERASMUS. Dne došlo k výraznému rozšíření naší databáze od této chvíle se databáze používá i pro závěrečné zprávy z pracovních stáží (platné od akademického roku 2009/2010).

2 Úvodní strana aplikace a její popis Na následující stránce je zobrazena úvodní obrazovka databáze s popisem prvků: Odkaz pro PŘIHLÁŠENÍ do databáze Interaktivní mapa pro jednodušší vyhledávání Odkaz pro ZÍSKÁNÍ ZAPOMENUTÉHO HESLA Filtr pro vyhledávání ve vyplněných zprávách Zde se zobrazují výsledky vyhledávání Databáze má vytvořeno několik rolí/přístupů: Návštěvník, Uživatel, Koordinátor. Návštěvník Každý, kdo chce zjistit informace o univerzitě přes závěrečné zprávy studentů, může tuto databázi navštívit. Pro vyhledávání není potřeba žádná registrace. Návštěvník může navíc filtrovat všechny zprávy přes vyhledávací pole anebo použít interaktivní mapu. Návštěvník nemá uživatelské jméno ani heslo, tj. nepřihlásí se do skryté sekce a ani nemůže vyplnit/upravit žádný dotazník. Filtrovat se dají závěrečné zprávy přes konkrétní město a domácí školu. Dá se vybírat i přes typ pobytu ( studijní pobyt / pracovní stáž ) a lze si vyhledat studenty, kteří byli na EILC (filtr EILC). V dolní části úvodní stránky se pak zobrazí výsledek závěrečné zprávy, které odpovídají filtrům. Poslední sloupec pak ukazuje, jedná-li se o zprávu ze studijního pobytu ( studijní ) či z pracovní stáže ( pracovní ).

3 Uživatel Student, který byl na výměnném pobytu nebo na pracovní stáži v rámci programu ERASMUS, musí, jako jednu ze svých povinností, vyplnit závěrečnou zprávu. Poté, co obdrží na svůj přihlašovací údaje, může do systému vstoupit. V horní liště bude mít příslušný odkaz na zprávu ( Zpráva ze studijního pobytu x Zpráva z pracovního pobytu ). Zpráva ze studijního pobytu má 9 oddílů, z pracovní stáže 8 oddílů, a student smí vyplnit pouze aktivní buňky. Buňky označené * jsou povinné bez nich nepůjde report dokončit. Poslední oddíl u obou zpráv je určen pro případné komentáře koordinátora. Dotazník se dá průběžné ukládat (pomocí tlačítek Uložit ), tj. nemusí se vyplnit celý naráz. Jakmile si je však student jist, že veškerá data řádné vyplnil, může dotazník dokončit. To provede tak, že zaškrtne pole Dokončit dole na dotazníku a klikne na Uložit. Pokud vyplnil vše korektně, zpráva se dokončí (systém o výsledku vypíše zeleně textovou zprávu) a zůstane zobrazen pouze oddíl VI. Uznání zahraničního studia domácí školou. V tomto okamžiku se již zpráva zobrazuje všem návštěvníkům, avšak bez oddílu VI. Uživatel má za povinnost ihned po zjištění uznatelnosti kreditů na své škole vyplnit i tento oddíl a dotazník uzavřít (tzn. kliknout na tlačítko Uzavřít ). Tím se zveřejní i tato poslední část zprávy.

4 Koordinátor Koordinátor má za úkol spravovat databázi studentů, kteří byli v zahraničí. Ve speciálním administračním rozhraní, do kterého se dostane po přihlášení pomocí odkazu Přejít na administraci, má v levé části obrazovky 5 odkaz : studijní zprávy, pracovní zprávy, studenti, informace o škole a koordinátoři. Sekce studijní zprávy V této sekci se nachází přehled všech závěrečných zpráv studentů ze studijních pobytů a stavů, ve kterém se vyplňování těchto zpráv právě nachází. Ve formuláři si lze vyfiltrovat závěrečné zprávy podle příjmení studenta, akademického roku, fakulty anebo stavu zprávy. (Pozn.: Zprávy se vždy filtrují, na základě toho, co je v nich vyplněno!). Seznam studentů je možné řadit kliknutím na záhlaví daného sloupce, a to podle příjmení studenta, školy a fakulty, zahraniční školy či oboru studia. Vyfiltrované zprávy (anebo všechny zprávy) lze exportovat pomocí odkazu export do MS Excel. Se zprávami může koordinátor provádět tyto úkony (podle ikon ve sloupci Akce ): a) upravit ( ) modifikace otevřené závěrečné zprávy, b) dokončit ( ) jako kdyby uživatel klikl na Dokončit. Pokud je zpráva dokončena, objeví se jiné ikony: c) uzavřít ( ) jako kdyby uživatel klikl na Uzavřít, d) povolit editaci ( ) dovolit uživateli, aby mohl provést úpravy (tj. vrátit operaci dokončit). Pokud je dotazník uzavřen (tj. student vyplnil uznání kreditů a klikl na Uzavřít ), lze jej: e) znovu otevřít ( ) dovolit uživateli, aby mohl provést úpravy pouze v oddíle VI. (tj. vrátit operaci uzavřít), f) zobrazit ( ) koordinátor si může vyplněnou zprávu prohlédnout (nelze editovat). Odeslání u vybraným studentům Všem anebo vybraným studentům lze poslat ovou zprávu přímo z databáze. Stačí zaškrtnout pole, které se nachází před jménem studenta, a do pole Zpráva vložit text, který chcete odeslat. Kliknutím na Odeslat vybraným dojde k rozeslání zprávy všem studentům, kteří mají pole zaškrtnuté. Takto lze jednoduchým způsobem oslovit všechny, kteří jsou v prodlení s vyplňováním.

5 Zpráva se odešle všem, kteří mají toto pole zaškrtnuté Tlačítko pro odeslání u vybraným uživatelům Sekce pracovní zprávy V této sekci se nachází přehled všech závěrečných zpráv studentů z pracovních stáží a stavů, ve kterém se vyplňování těchto zpráv právě nachází. Ve formuláři si může vyfiltrovat závěrečné zprávy podle příjmení studenta, akademického roku, fakulty anebo stavu zprávy. (Pozn.: Zprávy se vždy filtrují, na základě toho, co je v nich vyplněno!). Seznam studentů je možné i zde řadit kliknutím na záhlaví daného sloupce, a to podle příjmení studenta, školy a fakulty, zahraniční školy či oboru studia. Vyfiltrované zprávy (anebo všechny zprávy) lze exportovat pomocí odkazu export do MS Excel princip je naprosto stejný jako u zpráv ze studijních pobytů. Sekce studenti V této sekci se nachází všichni studenti, kteří absolvovali výměnný pobyt nebo pracovní stáž přes program ERASMUS. V horním formuláři se dají záznamy opět filtrovat, v tomto případě podle příjmení studenta a fakulty. (Pozn.: Zprávy se vždy filtrují, na základě toho, co je v nich vyplněno!). Seznam studentů je možné i zde řadit kliknutím na záhlaví daného sloupce, a to podle školního UID, příjmení studenta či školy a fakulty. Odkaz pro export studentů do MS Excel

6 Odkaz nový student pak slouží k manuálnímu vložení studenta. Pro instituce, které mají větší počet vyjíždějících studentů, je připraven odkaz import. Vyfiltrované studenty (anebo všechny studenty v systému) lze exportovat pomocí odkazu export do MS Excel princip je naprosto stejný jako u závěrečných zpráv. Ruční vložení nového studenta V tomto formuláři je třeba vyplnit všechny položky. ová adresa musí být jedinečná, datum narození musí být ve správném formátu dd/mm/rrrr (tj. např. 18/01/1980) a školní UID znamená jednoznačnou identifikaci studenta školou (pokud instituce nějakou používá, v opačném případě můžete vyplnit jakékoli číslo např. RČ). Nyní je důležité, zda-li byl student na studijním nebo pracovním pobytu. Zaškrtne se vždy příslušné pole u tlustě vyznačených položek ( Studijní pobyt, Pracovní stáž ). Zaškrtnutím dojde také k zaktivnění následujících položek. Zahraniční škola (u studijního pobytu) se dá jednoduše vybrat přes postupný filtr: stačí zvolit zemi a systém následně zobrazí pouze univerzity z dané země, které jsou řazeny podle Erasmus ID kódu, což by mělo značně ulehčit a zrychlit vyplňování. Poznámka 1: Po korektním vyplnění a kliknutí na uložit se danému studentovi odešle s přihlašovacími údaji!!! Poznámka 2: Po zaškrtnutí daného pole (buď Studijní pobyt nebo Pracovní stáž ) a kliknutí na uložit se také automaticky vytvoří dané závěrečné zprávy. Chcete-li tedy přidat k již zavedenému studentu závěrečnou zprávu z pracovní stáže, stačí zaškrtnout Pracovní stáž, vyplnit obě následující pole a kliknout na uložit systém automaticky vygeneruje další závěrečnou zprávu. Import studentů Import lze provést pouze ze souboru CSV. Tento soubor se získá jednoduše exportem přímo z MS Excel (postup: Soubor -> Uložit jako -> Typ souboru vyberte CSV (oddělený středníkem) ). Jak je patrné z vloženého obrázku, je třeba vyplnit 12 sloupců a nezapomenout, že první řádek je záhlaví tabulky.

7 Konkrétní postup: - Otevřete MS Excel a v něm úplně nový soubor (sheet); - do 1. řádku doplňte záhlaví tabulky (je jedno, jestli budete používat diakritiku nebo ne, na přesné formulaci textu záhlaví vůbec nezáleží) přesně v tomto pořadí: 1) Školní UID (jednoznačný identifikátor studenta v rámci domácí školy) 2) Jméno 3) Příjmení 4) 5) Datum narození (ten musí být ve formátu d.m.rrrr nebo dd/mm/rrrr) 6) Erasmus ID kód zahr. školy (vyplňte v případě, že student byl na studijním pobytu) 7) Erasmus ID kód dom. školy 8) Název organizace (vyplňte v případě, že student byl na pracovní stáži) 9) Studijní pobyt: zde napište 1, pokud chcete, aby se vytvořila závěrečná zpráva ze studijního pobytu, v opačném případě vyplňte 0 10) Pracovní stáž: zde napište 1, pokud chcete, aby se vytvořila závěrečná zpráva z pracovní stáže, v opačném případě vyplňte 0 11) Akad. rok stud.: zde napište, v jakém akademickém roce proběhl studijní pobyt (formát rrrr/rrrr) jedná se o nepovinný údaj 12) Akad. rok prac.: zde napište, v jakém akademickém roce proběhla pracovní stáž (formát rrrr/rrrr) jedná se o nepovinný údaj Poznámka: sloupec 6), 8), 11) a 12) může obsahovat prázdné buňky (systém studenta vloží i tak). Naopak sloupce 9) a 10) MUSÍ být vyplněné, tj. nesmí zůstat prázdné. Pokud byste je nechali prázdné, nedojde k vytvoření závěrečné zprávy!!! - následně doplňte relevantní data (můžete jednoduše nakopírovat z Vašich systémů) - soubor uložte ve formátu CSV (viz postup výše). Pokud se objeví následující hláška: klikněte na Ano. Tím dojde k vytvoření CSV, který pak použijete ve formuláři v systému. Pokud je vše v pořádku, dojde k importu veškerých dat a k zobrazení výstupu Import byl úspěšný. Poznámka 1: Každému studentovi se zároveň pošle s přihlašovacími údaji!

8 Doporučení pro koordinátory: Máte-li dlouhý seznam studentů (řádově desítky či stovky), rozdělte si jej na menší části (cca jmen na 1 soubor pro import) a vkládejte postupně. Poznámka 2: Nelze vložit jednoho studenta vícekrát (provádí se kontrola ové adresy)! Pokud se tak stane, vyskočí na vás v levé horní části upozornění a import se neprovede. Poznámka 3: Nelze vložit studenta pro jinou univerzitu (do daného sloupce můžete doplnit pouze svůj Erasmus ID kód). Sekce informace o škole Zde jsou veškerá data o Vaší instituci. Zkontrolujte je a udržujte je aktuální Národní agentura z nich bude vycházet, bude-li chtít znát údaje o Vás (např. bankovní spojení). Součástí je i položka Rozšířený typ EUC máte-li Extended EUC, prosím, zaškrtněte toto pole! Vlastní otázky pro studijní pobyt Ve druhé části formuláře informace o škole jsou připraveny 3 vlastní otázky pro Vás, které jsou však určeny pouze pro zprávy ze studijního pobytu: Na tyto otázky se dá odpovídat pouze textem (tj. jedná se o otevřené otázky). Navíc můžete zaškrtnout povinnost, tj. musí-li každý student na otázku odpovědět. Jakákoli změna v popisu těchto otázek se projeví až v dotaznících u studentů, kteří budou založeni od chvíle uložení těchto změn (tj. je nutné si dát pozor, aby byla jasně zřetelná hranice mezi odpověďmi na starou a novou verzi otázky). Sekce koordinátoři V této sekci vidí všichni koordinátoři ostatní koordinátory (uživatele databáze). U každého koordinátora je uvedena univerzita a ; u těch, kteří si jej doplnili, pak i telefon ten vkládejte ve tvaru +420 xxx xxx xxx! Chcete-li tedy kontaktovat jakéhokoli kolegu či kolegyni, není třeba dlouze vyhledávat na webových stránkách dané univerzity, ale nalézt si jej zde v jednom přehledu. Celý seznam je seřazen podle názvu institucí a nelze jej jakkoli upravovat. Lze v něm však filtrovat, a to buď podle příjmení koordinátora nebo podle školy.

9 Zapomenuté heslo Často se stává, že uživatel (student či koordinátor) zapomene heslo pro vstup do databáze. Pro zjednodušení a urychlení procesu získání nového hesla byl na úvodní stránce vytvořen odkaz Heslo. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí webová stránka (přímý odkaz: kde je část Ztratili jste nebo zapomněli heslo?, která obsahuje pouze textové pole Váš . Tam musí uživatel vyplnit svůj , který pro vstup do databáze využívá, a kliknout na Poslat heslo. Tímto dojde k odeslání u s odkazem a popisem dalšího postupu. Zde je třeba vložit , pod kterým je student v systému Doporučení pro koordinátory: Aby nemusel koordinátor každému zapomnětlivému studentovi vypisovat tento postup (ačkoli stačí zkopírovat do u odstavec výše), doporučuje se tento postup vytisknout a vylepit na nástěnku a/nebo vložit do FAQ webových stránek školy/oddělení. Časté dotazy Otázka: Do databáze potřebuji zadat stážistku, systém mi ale hlásí, že uživatelské jméno je již obsazeno, jméno je obsazeno a ová adresa je již obsazena. Zjišťuji, že daná studentka v systému figuruje v sekci studijních zprav, akademický rok 2008/2009. Jakým způsobem ji vložit také do sekce pracovních zpráv? Odpověď: Samozřejmě. Do systému nelze vložit jednoho studenta vícekrát. Avšak ke každému studentovi lze vytvořit až 2 závěrečné zprávy (jedna ze studijního pobytu, jedna z pracovní stáže). Pokud tedy byla studentka již na studijním pobytu a nyní vyjela jako stážistka, je třeba rozšířit v jejím profilu data o zprávu z pracovní stáže. Postup je jednoduchý. Nalezněte v sekci studenti daného člověka a klikněte na upravit ( ). Zaškrtněte příslušné pole (v našem případě Pracovní stáž ) a vyplňte požadované údaje (tj. Země, Zahraniční organizace a Akademický rok). Závěrem klikněte na uložit. Jakmile se vše uloží, vygeneruje se závěrečná zpráva a studentovi se zašle .

10 Toto pole je třeba zaškrtnout. Tím se zviditelní následující řádky Jakmile kliknete na uložit, systém vytvoří novou zprávu a zašle studentovi . Otázka: Student nedostal s přihlašovacími údaji. Co dělat? Odpověď: Jakmile je student vložen do databáze, automaticky dojde k odeslání u s jeho přihlašovacími údaji. Bohužel např. seznam.cz tyto zprávy vyhodnotí jako spam. Pokud pak student zprávu smaže (nebo ji v Doručené poště prostě přehlédne), nemá heslo a tudíž ani přístup do systému. Postup řešení je stejný jako při zapomenutém heslu: odkaz Heslo v záhlaví úvodní stránky databáze a do příslušného pole doplnit svou ovou adresu. Otázka: Chci si nechat zaslat přihlašovací údaje, ale po zadání ové adresy mi systém píše, že požadované informace nebyly nalezeny. Co teď? Odpověď: Uživatel se snaží zaslat údaje na , který není v databázi. Je možné, že v databázi má jiný (např. školní), než který zadává, anebo že při vkládání došlo u jeho u k překlepu. V takovém případě zkontrolujte (příp. opravte) jeho údaje a pokud je vše v pořádku, a přesto systém nespolupracuje, napište do Národní agentury (erasmus@naep.cz). Otázka: Jaký je můj login/uživatelské jméno do databáze? Odpověď: Uživatelské jméno je ová adresa, a to jak pro studenty, tak pro koordinátory. Otázka: Nastoupil/a jsem na místo po kolegovi/kolegyni a nemohu se do databáze dostat. Jak získat přístup? Odpověď: Každý koordinátor musí mít v zájmu zachování historie svůj vlastní přístup. Pro zřízení nového účtu pro koordinátora neváhejte kontaktovat Národní agenturu (erasmus@naep.cz). V u stačí uvést Vaše jméno, ovou adresu a název Vaší instituce.

11 Otázka: Zadal jsem novou studentku, ale nějak to řádně nefungovalo, tak jsem si myslel, že vše vyřeším tím, že ji smažu a zadám znovu. Smazal jsem ji, ale teď mi nelze zadat. Jak to? Odpověď: Každý záznam se studentem zůstane v systému i po jeho vymazání (kvůli historii), proto se student nesmí nikdy mazat, chcete-li jej tam v budoucnu zadávat znovu!!! Pokud se tak již stalo, uživatel se stejným em nemůže být do systému vložen podruhé (systém zahlásí chybu a k vložení nedojde) a je třeba kontaktovat Národní agenturu (erasmus@naep.cz). Otázka: Napsal mi student, že mu nelze zpráva uložit a dokončit. Jak postupovat? Odpověď: Závěrečná zpráva lze uložit v jakémkoli momentě. Dokončit lze však pouze, jsou-li vyplněná všechna povinná pole (označená hvězdičkou). Systém uživatele upozorní i na to, v jakém oddílu se nachází chybějící údaj. Pokud si je student jist, že vyplnil všechna povinná pole, a přesto zpráva nelze dokončit, ať kontaktuje buď svého koordinátora, který by měl ověřit, že je opravdu všechno povinné vyplněno. Pokud se zdá být všechno v pořádku, a přesto zpráva dokončit nelze, kontaktujte přímo Národní agenturu (erasmus@naep.cz). Otázka: Student vyplnil a uzavřel závěrečnou zprávu, avšak následně zjistil, že tam má chybu. Má možnost ji dodatečně/zpětně opravit? Odpověď: Uzavřená (či Dokončená) závěrečná zpráva může být koordinátorem znovu otevřena. Jak postupovat? V administraci je třeba vyhledat (buď ručně nebo přes příslušný filtr) závěrečnou zprávu, která má být otevřena. Vpravo ve sloupci Akce pak stačí kliknout na - povolit editaci (je-li zpráva dokončená) nebo na - znovu otevřít (je-li zpráva uzavřená). Následně můžete kontaktovat (např. přes formulář Zpráva v dolní části stránky) studenta, aby se přihlásil a zprávu opravil či doplnil.