Z Vyřazení majetku

Transkript

1 Z yřazení majetku popis procesu Řízená kopie č. Razítko a podpis správce dokumentace: Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem / 9 razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem

2 POPIS PROCESU Dokument FES_PPR_200_Z040204/A Typ dokumentu popis procesu Garant dokumentu Tajemník FES ymezení platnosti Zaměstnanci FES Středisko: číslo střediska Datum erze: A Stav: návrh Číslo procesu Z Název procesu yřazení majetku Nadřízený proces Z.4.2 Evidence majetku Zadavatel Děkanka FES lastník procesu Tajemník FES Zákazníci Uživatel majetku FES Přidaná hodnota Snížení provozních nákladů na vlastnictví a údržbu nepotřebného majetku Záměr procesu yřadit majetek FES z evidence majetku bez zbytečného odkladu Cíle Název ukazatele Konkretizace ukazatele Doba vyřízení požadavku Kratší než 3 týdny stupy ýstupy ykonává Podílí se Další zdroje Legislativa SW a IS Formuláře Požadavek na vyřazení majetku Schválený návrh na vyřazení majetku Správce majetku útvaru (zpravidla pracovník / pracovnice sekretariátu) Technik USII Tajemník FES Děkanka FES Technický odbor, oddělení údržby Návrh na vyřazení majetku Protokol o fyzické likvidaci (předání majetku na TO) Protokol o předání elektroniky k odborné likvidaci Z040204_02 Z040204_03 Záznamy Návrh na vyřazení majetku označení Obsah: - schéma procesu legenda popis procesu seznam záznamů seznam změn a revizí řízeného dokumentu... 9 popis procesu 2 / 9

3 Stručný přehled procesu Zpracování návrh na vyřazení Projednání majetkovou komisí Fyzická likvidace nebo prodej yřazení z evidence Schéma procesu Záznamy v evidenci majetku Požadavek na vyřazení Návrh na vyřazení majetku Z Zpracování návrhu na vyřazení majetku Správce majetku Z Schválení návrhu vedoucím pracovníkem edoucí pracovník Schváleno yřazení majetku zamítnuto Záznam v Z Zaznamenání požadavku do Správce majetku Návrh na vyřazení majetku Z Projednání majetkovou komisí Schváleno komisí Neschváleno komisí Návrh na vyřazení majetku Z Schválení návrhu děkankou Děkanka Záznam v Z Záznam v Z Přepracovaný návrh Z Přepracování návrhu na vyřazení majetku Správce majetku popis procesu 3 / 9

4 Schváleno děkankou yřazení majetku zamítnuto Elektronika Ostatní majetek Prodej majetku Technik USII Správce majetku Správce majetku Z Fyzická likvidace technikem USII Z Fyzická likvidace ostatního majetku Z Realizace prodeje Protokol o fyzické likvidaci nebo prodejka Z Z Z Záznam v Návrh na vyřazení majetku Z Potvrzení fyzické likvidace nebo prodeje 2 kopie návrhu na vyřazení majetku Z ytvoření kopií záznamů Z Předání kopie útvaru Z Uložení kopie do spisu majetkové komise Z Předání návrhu ekonomickému odboru Záznam ve spisové službě (PID) Záznam v Z Zaznamenání ukončení vyřazení yřazení majetku ukončeno popis procesu 4 / 9

5 Legenda Událost Ukončení procesu Procesní krok Role Skupina Informace Událost, stav, kterou proces začíná nebo končí. yskytuje se také při větvení procesu, v tom případě určuje stav, který musí nastat (případně podmínku, která musí být splněna) před zahájením příslušné větve. Každý proces událostí začíná a končí. Speciální událost (stav), kterou proces končí. Pracovní činnost (dílčí krok), která se v průběhu procesu vykonává. ětšinou je u ní označena procesní role, která má tuto činnost vykonávat. Pokud role není určena, platí, že ve vykonávání činnosti pokračuje stejná role jako u činnosti předcházející. Každá činnost musí mít svůj vstup a výstup a rovněž procesu poskytovat přidanou hodnotu. Osoba, která vykonává danou činnost. Role je popisována tak, aby popis procesu nebyl závislý na označení konkrétních osob. Roli může zabezpečovat jedna nebo více osob (například na každém pracovišti fakulty jiná osoba). Pracovní skupina (řídčeji organizační útvar), který zabezpečuje konkrétní činnost. Pracovní skupina není pevným organizačním útvarem a zpravidla vzniká jmenováním ad-hoc. Informace (záznam) v informačním, která v rámci procesu vzniká nebo je důležitá pro jeho průběh. Záznam Legislativní dokument Záznam v listinné podobě, který v rámci procesu vzniká nebo je důležitý pro jeho průběh. Pro záznam je většinou definovaná šablona určující jeho vzhled. nitřní (směrnice, vnitřní předpis) nebo vnější legislativní dokument (zákon, vyhláška), který určuje pravidla a stanovuje hranice pro provádění procesu. ětvení procesu, kdy se činnosti ubírají buď jedním nebo druhým směrem (případně více směry), ale nikoli oběma směry současně (). X ětvení procesu, kdy se činnosti mohou ubírat jedním nebo druhý směrem (případně více směry), případně oběma směry současně (OR). ětvení procesu, kdy se činnosti musí ubírat oběma (případně více) směry současně (AND). Kombinované větvení procesu kdy na vstupu platí jeden typ podmínky a na výstupu jiný. tomto případě na vstupu AND a na výstupu. Kombinace mohou být různé. Skupina procesů Skupina procesů, podprocesů, případně činností, která v přehledu procesu zastupuje složitější model. Odkaz vedoucí na další stránku procesního schématu. popis procesu 5 / 9

6 Popis procesu Z Z Z Z Z Z Z Z Z Na základě požadavku na vyřazení majetku (impuls uživatele majetku, inventarizační komise, a podobně) vytvoří správce majetku útvaru (obvykle pracovník / pracovnice sekretariátu) návrh na vyřazení majetku. Jednotlivé návrhy jsou útvarem číslovány vzestupnou řadou podle vzoru ÚTAR/ROK/ČÍSLO. návrhu musí být u každé položky uveden důvod vyřazení majetku. Jako příklad důvodu vyřazení majetku je možné uvést následující: - nefunkční - neopravitelný, vyhořelý zdroj - neopravitelný, poškozený - neopravitelný (zejména u kancelářské a výpočetní techniky) - zastaralý, neupotřebitelný, morální opotřebení (zejména u majetku nabízeného k prodeji) - nefunkční neopravitelný, poškozený - neopravitelný, opotřebený (např. u nábytku) - neupotřebitelný zastaralý (např. u software) Návrhy na vyřazení majetku musí být členěny podle druhu majetku (číslice před pomlčkou v inventárním čísle majetku důvodem je odlišné účetní zpracování) a podle způsobu vyřazení majetku. Každý návrh může obsahovat právě jeden druh majetku a jeden navrhovaný způsob vyřazení. Způsoby vyřazení a) fyzická likvidace majetku technickým odborem b) fyzická likvidace elektroniky technikem USII c) prodej majetku Připravený návrh na vyřazení majetku schválí vedoucí útvaru. Před odesláním k projednání v komisi pro nakládání s neupotřebitelným majetkem (majetková komise) vloží správce majetku útvaru požadavek na vyřazení do. Součástí záznamu v je minimálně číslo návrhu a seznam inventárních čísel navrhovaných k vyřazení. návrh projedná a zjistí skutečný stav. případě zjištění nedostatků vrátí návrh útvaru k přepracování a s případným komentářem zaznamená vrácení do. Komunikaci prostřednictvím zajistí za majetkovou komisi její předseda. Přepracování návrhu zajistí správce majetku útvaru, který vyřazení majetku požadoval a přepracovaný návrh znovu předloží ke schválení vedoucímu pracovníku. případě, že komise doporučuje návrh na vyřazení majetku ke schválení, předá jej ke schválení děkance fakulty. Informace o schválení, případně neschválení návrhu na vyřazení majetku děkankou bude zaznamenána do. Fyzickou likvidaci nebo prodej majetku je možné zahájit až po schválení děkankou fakulty. popis procesu 6 / 9

7 Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Za fyzickou likvidaci elektroniky (počítače, tiskárny, kalkulačky, telefony, apod.) zodpovídá a zajistí technik USII. Majetek bude protokolárně předán k likvidaci odborně způsobilou firmou. K návrhu na vyřazení bude přiložen originál protokolu o převzetí majetku k likvidaci, protokol bude podepsán technikem USII, alespoň jedním členem majetkové komise a zástupcem odborně způsobilé firmy. Termín předání majetku k likvidaci dohodne technik USII tak, aby se předání majetku mohl osobně zúčastnit alespoň jeden z členů majetkové komise. případě, že je technik USII současně členem majetkové komise, není přítomnost dalšího člena komise nezbytná. O fyzické likvidaci provede technik USII záznam do. Fyzickou likvidaci ostatního majetku zajistí ve spolupráci s technickým odborem útvar, který vyřazení majetku navrhuje. Termín předání majetku k likvidaci technickým odborem dohodne pracoviště tak, aby se předání majetku mohl osobně zúčastnit alespoň jeden z členů majetkové komise. K návrhu na vyřazení bude přiložen originál protokolu o převzetí majetku k likvidaci. Protokol bude podepsán zástupcem pracoviště, které vyřazení navrhuje, alespoň jedním členem majetkové komise a vedoucím oddělení údržby technického odboru. O fyzické likvidaci provede správce majetku útvaru záznam do případě, že majetek bude vyřazen formou prodeje majetku, dohodne se zástupce pracoviště na konkrétním postupu s tajemníkem fakulty. K návrhu na vyřazení budou přiloženy kopie dokladů, stvrzujících prodej majetku a jeho převzetí kupujícím. O ukončení prodeje majetku provede správce majetku útvaru záznam do Po provedení fyzické likvidace nebo prodeje majetku budou návrhy na vyřazení včetně výše uvedených příloh předány zpět majetkovou komisi. zkontroluje splnění všech náležitostí. zhotoví dvě kopie návrhu na vyřazení majetku. Kopie budou označeny slovem KOPIE. Jednu kopii předá útvaru, který vyřazení požadoval; Druhá kopie bude uložena do spisu majetkové komise. Originál návrhu na vyřazení majetku majetková komise předá s využitím spisové služby (tzv. s PIDem ) na ekonomický odbor, referát evidence majetku. Ukončení požadavku na vyřazení majetku zaznamená majetková komise do. popis procesu 7 / 9

8 Seznam záznamů Název záznamu Proces Místo uložení Podoba Skartační znak/lhůta 2 Garant záznamu Návrh na vyřazení majetku originál Z Ekonomický odbor Listinná/Originál A/5 Návrh na vyřazení majetku Z Listinná/Kopie S/5 2 Listinná/originál Listinná/kopie Elektronická A archivace S skartace výběr popis procesu 8 / 9

9 Seznam změn a revizí řízeného dokumentu erze Datum Obsah změny / revize Jméno a podpis garanta dokumentu A První verze dokumentu popis procesu 9 / 9