Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády Směrnice platná od

Transkript

1 10/ S M Ě R N I C E P R O P O S K Y T O V Á N Í A Ú Č T O V Á N Í C E S T O V N Í C H N Á H R A D Úvodní ustanovení Cestovní náhrady při tuzemských i zahraničních prac. cestách se řídí Zákonem č. 262/06 Sb. Zákoník práce, v platném znění (od ve znění posledních změn zákonem č. 326/09 Sb.), který je k dispozici u ekonoma. S ohledem na to, že organizace spadá pod definici části sedmé, Hlavy III zákona, může poskytovat náhrady pouze a maximálně ve výši zákonem stanovených limitů a sazeb, druhů zákonem uvedených. Pracovní cestou je časově omezené vyslání zaměstnance: - na pracovní cestu (tj. vyslání mimo sjednané místo výkonu práce) - cesta mimo místo pravidelného pracoviště - cesta konaná za účelem mimořádného výkonu práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce či pravidelného pracoviště Dále je prac. cestou přeložení dle 43 ZP, přijetí do zaměstnání v prac. poměru a výkon práce v zahraničí. S vysláním na prac. cestu musí zaměstnanec vyslovit souhlas (formou příslušného ustanovení v prac. smlouvě zaměstnance, před každou cestou, nebo tak, že samotnou prac. cestu nastoupí). Zahraniční pracovní cestou je cesta konaná mimo území ČR, tj. cesta z ČR do zahraničí, ze zahraničí do ČR a samotná cesta v zahraničí. Zaměstnanec má nárok na náhradu cest. výdajů v cizí měně od doby přechodu státní hranice ČR. Tuto dobu zaměstnanec uvede ve svém cest. příkazu po ukončení cesty (při dopravě po silnici, po železnici), resp. je tato doba dána dobou odletu a příletu letadla. Při těchto prac. cestách může dojít k souběhu náhrad v české a cizí měně. a/ Náležitosti cestovních příkazů (cestovní náhrady) Před samotným zahájením prac. cesty doplní zaměstnanec na formulář "cestovní příkaz" následující údaje: - jméno, bydliště - vnitropodnikový útvar /ekon., technický, pedagog. úsek atd./ - počátek cesty, datum, hodina - místo jednání /výkonu práce/ - účel cesty - předpokládaná doba trvání prac. cesty v hod. - způsob dopravy /určený dopr. prostředek/ - místo ukončení prac. cesty - datum a podpis pracovníka oprávněného k povolení cesty (příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní u zahraničních cest, u tuzemských pravidelně se opakujících cest je souhlas příkazce, správce a hl. účetní formou Nařízení ředitele, kde jsou vyjmenováni zaměstnanci, kteří mohou na služební cesty bez podpisu těchto tří osob na každém cestovním příkazu. Zde stačí jen podpis příslušného zástupce). Dle par. 173 a násl. ZP přísluší zaměstnanci při tuzemské pr. cestě zejména tyto náhrady: - náhrada prokázaných jízdních výdajů - zaměstnanec používá s ohledem na úsporu nákladů organizace ty dopravní prostředky s nejnižšími náklady (hromadná doprava), v závažných případech použije se souhlasem nadřízeného i dražší prostředky (taxi aj.) tak, aby byl schopen splnit cíle prac. cesty ve stanovených termínech. Za to mu však přísluší náhrada ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Výjimkou je postup v případě místní hromadné dopravy podle 159 odst. 2 ZP.

2 Sazba základní náhrady za použití vlastního osobního vozidla zaměstnance je zákonem ( 175, resp. 189 ZP) stanovena ve výši Kč 3,90/km. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu. V případě, že zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu PHM neprokáže, použije se sazba podle vyhlášky MPSV. Při přerušení prac. cesty z důvodů na straně zaměstnance uhradí organizace zaměstnanci náhradu jízdních výdajů pouze do výše, která by mu náležela v případě, když by k přerušení cesty nedošlo. - náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny ta je poskytována v případě, že trvá tuzemská prac. cesta déle než 7 kal. dní. - stravné v nárokové výši dle délky prac. Cesty v každém kalendářním dni konání pracovní cesty - náhrada prokázaných výdajů za ubytování - náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů (např. parkovné, telefony). Po ukončení prac. cesty doplní zaměstnanec na druhé straně cest. příkazu tyto údaje: - datum služební cesty - do jednoho řádku odjezd odkud + cena jízdenky + místní přeprava - do dalšího řádku příjezd+cena zpát. jízdenky + místní přeprava + stravné + nutné vedlejší výdaje - zaměstnanec dále vlevo dole označí, zda bylo stravování či ubytování poskytnuto bezplatně. Částka celkem se uvádí jako dílčí součet řádků i sloupců /křížová kontrola/. Všechny tyto údaje /výpočty/ provede zaměstnanec.vpravo dole je uvedeno datum a podpis pracovníka. K příkazu jsou přiloženy originální daňové doklady se všemi náležitostmi, které dokládají prokazované náklady vynaložené při prac. cestě. Dle délky prac. cesty je zaměstnancem doplněna nároková výše stravného. Tato výše nároku na stravné se stanovuje nařízením ředitele v souladu s příslušnou vyhláškou MPSV pro dané období. S platností od jsou stanovena rozpětí, dle délky trvání cesty: 5-12 hodin v ISŠ Cheb je stanovena částka 69,- Kč hodin v ISŠ Cheb je stanovena částka 100,- Kč déle než 18 hodin v ISŠ Cheb je stanovena částka 150,- Kč V případě částečně zabezpečeného bezplatného stravování charakteru snídaně, oběda či večeře organizace zaměstnanci stravné dle 163 ZP odst. 2) krátí dle vyhl. 119/92 Sb. o hodnotu 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. V případě, že bylo vysláním na prac. cestu kratší než 5 hodin zaměstnanci znemožněno se stravovat běžným způsobem, je mu poskytnuto stravné určené pro cestu s trváním v délce 5-12 hodin. Cestovní příkaz je možno použít i pro více prac. cest, i tehdy pokud je při některé z nich používáno soukromé vozidlo. Do deseti dnů po ukončení pracovní cesty podepíše (schválí) zaměstnancovi cestovní příkaz v kolonce "Datum a podpis oprávněného pracovníka" pracovník, který pracovní cestu povolil. Poté se zaměstnanci do 10 dnů proplatí v pokladně cest. příkaz. Pokud nebude cestovní příkaz obsahovat všechny zde uvedené náležitosti, nebude proplacen. Cestovní příkazy se účtují zápisem 512/261, při dodržení časové souvislosti na přelomu účetního období. Na služební cestu je možno zaměstnanci poskytnout zálohu a to až do výše předpokládaných náhrad (v případě zahr. cesty i v cizí měně). O její výši rozhoduje příslušný vedoucí. Ta se zúčtuje operací 335/261, při vyúčtování cesty je vrácena formálně celá záloha operací 261/335 a následně vyúčtovány skutečné, podložené náklady operací 512/261.

3 Dle 179 ZP přísluší zaměstnanci při zahraniční prac. cestě obdobné druhy náhrad (s dále uvedenými odlišnostmi) jako při tuzemské prac. cestě s tím, že kromě tuzemského stravného za část cesty po území ČR mu přísluší zahraniční stravné ve výši základní sazby stanovené pro příslušný stát při trvání cesty déle než 12 hodin, v poloviční výši při trvání cesty v rozmezí od 6 do 12 hodin a ve čtvrtinové výši trvá-li cesta jednu až šest hodin. Zahraniční stravné až do výše přesahující 15% zákl. sazbu je možno poskytnout statut. orgánu a jeho zástupci. S ohledem na náročnost a délku cesty může být zaměstnanci dle individuálního rozhodnutí ředitele poskytnuto i kapesné, a to do výše 40% zahr. stravného určeného dle délky zahr. prac. cesty. Náhrada za spotřebované poh. hmoty v cizí měně je poskytována za kilometry ujeté okamžitě od přejetí hranice ČR. Náhrady výdajů k návštěvě člena rodiny jsou poskytovány při trvání zahr. cesty déle než 1 měsíc. Pro vyúčtování zahraniční cesty se vychází z nárokových částek stravného v cizí měně dle vyhlášky vydané MFČR dle 189 ZP, tj. dle Vyhl. č. 459/09 Sb. Zaměstnanec vyjíždějící na zahraniční pracovní cestu je povinen uzavřít cestovní pojištění pro jím konanou zahraniční cestu, a to s pojišťovnou..., se kterou má organizace uzavřenou rámcovou smlouvu o uzavírání cestovních pojistek pro zahraničí. Zaměstnanec nahlásí cílovou zemi, plánované datum odjezdu a příjezdu, spolucestující osoby, osobní údaje nezbytné pro uzavření pojistky. Při použití služebního vozidla pro soukromé účely, ev. soukromého vozidla pro služební účely je postupováno následovně: b/ Vyúčtování soukromých cest při použití služebního vozidla Tato část směrnice ošetřuje případy, kdy je služební vozidlo (kterým se rozumí jak vozidlo v majetku organizace, tak vozidlo užívané organizací na základě finančního nebo operativního pronájmu): - používáno zaměstnancem jak k služebním účelům, tak k soukromým účelům, anebo - je-li použito zaměstnancem pouze k soukromým účelům (nikoliv ke služebním účelům) 1. b.1) Vozidlo použito pouze (výjimečně) k soukromým účelům Určené služební vozidlo může použít zaměstnanec organizace pouze s předchozím výlučným souhlasem zaměstnavatele a za podmínek a v rozsahu daném tímto souhlasem. Za použití vozidla pro soukromé účely uhradí zaměstnanec organizaci vzniklé náklady na pohonné hmoty a amortizaci vozidla podle interní kalkulace společnosti stanovené na 1 km jízdy vozidla. S kalkulací u konkrétního vozidla bude zaměstnanec seznámen před použitím vozidla. Do Knihy jízd vozidla použitého dočasně pro soukromé účely uvede u takovéto jízdy počet km soukromě ujetých. Zaměstnanec je povinen uhradit částku do 10 dní po uskutečnění soukromé jízdy v hotovosti v pokladně na základě počtu ujetých km a kalkulované částky nákladů na 1 km jízdy vozidla. Příklad výpočtu částky, která bude po zaměstnanci požadována: soukromě ujeto 20 km, vozidlo Opel Corsa, průměrná spotřeba dle techn. průkazu vozidla činí 4,7 l/l00 km (průměrná spotřeba se vypočte jako aritmetický průměr údajů uvedených v TP vozidla, tj město děleno třemi). Zaměstnanec uhradí: a/spotř. PH /4,7:100/x20=0,94 l na 20 km x 30,4 Kč/l = 28,6 Kč. b/úhrada opotřebení /amortizace/ 3,90 Kč/km x 20 km = 78 Kč. Celkem k úhradě za soukromé použití vozidla Kč 28, Výše úhrady za opotřebení, /stejně jako ceny PH/ se průběžně mění. Je-li zaměstnavatel plátcem DPH, je částka požadovaná od zaměstnance zdanitelným plněním, z něhož je třeba odvést DPH. Z kalkulace na 1 km musí být patrné, zda je zpracována v ceně bez DPH nebo s DPH, a podle toho se upraví konečná částka požadovaná po zaměstnanci. Kalkulaci částky před proplacením ověří pracovník, který soukromou jízdu zaměstnanci povolil. 1 V mimořádných případech např. za účelem dovolené, stěhování apod.

4 Pokladní zkontroluje uvedené údaje, počet ujetých km porovná s km uvedenými Knize jízd a vystaví příjmový pokl. doklad na částku dle kalkulace. Zaměstnanec dlužnou částku uhradí. Čerpá-li zaměstnanec během soukromé jízdy do služebního vozidla pohonné hmoty, které zároveň hradil, je povinen předložit stvrzenky za nákup PH spolu s odevzdáním vozidla. Doklady hrazené zaměstnancem budou zaevidovány jako závazek za zaměstnancem a započteny oproti částce, kterou bude zaměstnanec za použití vozidla hradit dle předchozího.pokud je úhrada za spotřebované PH u daného vozidla realizována kartou CCS, postupuje se jako při běžných nákupech PH při služebních cestách. Při půjčení vozidla pro soukromou cestu zaměstnance je nutné jako nepeněžní příjem posoudit případný rozdíl mezi cenou, kterou zaměstnanec uhradil, a cenou zjištěnou podle zákona o oceňování majetku, nebo cenou, kterou účtuje zaměstnavatel jiným osobám. Případný rozdíl bude zaměstnanci zdaněn v rámci mzdy a bude z rozdílu odvedeno S+Z pojištění. b.2) Vozidlo je používáno jak k služebním účelům, tak k soukromým účelům Pokud zaměstnanec (vedoucí pracovník, ředitel) má k dispozici vozidlo jako tzv. manažerské auto pro služební i soukromé účely, tj. zaměstnanci je vozidlo poskytnuto bezplatně pro částečné soukromé použití, je třeba zaměstnanci tento nepeněžní příjem zdanit. Podle 6 odst. 6 ZDP se považuje v tomto případě za příjem zaměstnance částka ve výši 1% ze vstupní ceny motorového vozidla (v úrovni vč. DPH, i když případně byl nárokován odpočet DPH na vstupu) měsíčně. Tato částka je zaměstnanci měsíčně přidaňována k platu jako tzv. naturální příjem. Dle novely ZDP zákonem č. 261/07 Sb. je od odváděno S+Z pojištění i z takto zaměstnanci zúčtovaného příjmu, a následně zvyšuje vyměřovací základ pro daň. V případě, že zaměstnanec takto v průběhu měsíce takto využívá více motorových vozidel za sebou, považuje se za jeho příjem částka ve výši 1% z nejvyšší vstupní ceny motorového vozidla. Pokud má zaměstnanec v průběhu měsíce k dispozici více motorových vozidel současně, považuje se za jeho příjem částka ve výši 1% z úhrnu vstupních cen všech motorových vozidel používaných pro služební i soukromé účely, v souladu s novelou Zák. o dani z příjmů v platném znění, 6. Při využívání služebního vozidla jak pro služební, tak i pro soukromé účely zaměstnanců, se neuplatňuje režim poměrné výše nákladů (daňových výdajů), ani v případě daňových odpisů, neboť tento režim není uplatňován ani pro poměrnou výši pořizovací ceny motorového vozidla zahrnované podle 6 odst. 6 zákona do základu daně zaměstnance, která rovněž není závislá na skutečném fyzickém opotřebení, resp. na počtu ujetých km. Přitom výdaje (náklady) za pohonné hmoty jsou daňovým výdajem pouze při použití vozidla pro služební účely. 2 Účetní jednotka proto bude po zaměstnanci požadovat měsíčně úhradu nákladů za spotřebované pohonné hmoty vypočtenou z celkových nákladů na pohonné hmoty v daném měsíci poměrem počtu soukromých km k celkovému počtu ujetých km. Zaměstnanec je povinen měsíčně předkládat spolu s Knihou jízd také údaje o: - množství PH v nádrži na začátku a konci měsíce (provede zaměstnanec kvalifikovaným odhadem) - celkové spotřebě pohonných hmot v daném měsíci (provede výpočtem z rozdílu stavu nádrže na začátku a konci měsíce a z údajů o počtu litrů nakoupených PH) - ceně pohonných hmot spotřebovaných v daném měsíci (při výpočtu se bude vycházet z průměrné ceny PH zjištěné metodou FIFO, příp. váženým aritmetickým průměrem). Na základě těchto údajů odpovědný pracovník provede výpočet částky, která bude po zaměstnanci požadována. 2 Podle bodu 28 k 24 odst. 2 pokynu MF D-300.

5 Je-li zaměstnavatel plátcem DPH a uplatňuje-li odpočet u nakoupených PH, výpočet se provede z cen PH bez DPH a k výsledné částce je připočtena příslušná DPH (20 %). Pokud by se vycházelo při výpočtu z cen vč. DPH, je třeba výši DPH určit metodou shora. U používaných automobilů pro služební i soukromé účely, u kterých byla při pořízení odečtena DPH na vstupu (např. u vozů v úpravě N1, dodávkové automobily, od i u osobních automobilů 3 ), považuje se použití vozidla pro soukromé použití za zdanitelné plnění, z něhož je potřeba odvést DPH na výstupu; a to na základě vyhotoveného dokladu o použití. Výše odváděného DPH se určí podle 36 odst. 6 písm. b) ZDPH 4 ve výši celkových nákladů ke dni uskutečnění zdanitelného plnění. Pokud by byla takto zjištěná cena nižší než cena obvyklá 5, je zaměstnavatel povinen odvést DPH ve výši této ceny obvyklé 6. Pro tento účel se doporučuje interní kalkulace na 1 km, která se vynásobí počtem soukromě ujetých km. Takto odváděné DPH se zaúčtuje zápisem např. MD 528-Jiné sociální náklady/343-dph, přičemž částka nákladů na účtu 528 bude daňově neúčinným nákladem 7. c/ Vyúčtování služebních cest při použití soukromého vozidla Při použití soukromého vozidla pro služební účely přísluší zaměstnanci náhrada dle par.157 Zák. práce. Tato náhrada se vypočte obdobným způsobem jako při použití služebního vozidla pro soukromé účely /viz výše uvedený příklad/. Sazba základní náhrady činí Kč 3,90/km. Kromě toho přísluší zaměstnanci náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu se určí pronásobením ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Přitom 8 : - cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou - prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen - jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty neprokáže, použije se průměrná cena příslušné pohonné hmoty stanovená pro rok 2010 v 4 vyhlášky MPSV č. 462/09 Sb. - spotřeba pohonné hmoty se vypočítá z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu (TP) použitého vozidla, který je zaměstnanec povinen předložit (jestliže TP tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže TP vozidla shodného typu se shodným objemem válců); při určení spotřeby pohonné hmoty se použije údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem EU (není-li tento údaj v TP, vypočítá se spotřeba aritmetickým průměrem z údajů v TP uvedených). Použití soukromého vozidla pro služební účely musí být schváleno příslušným nadřízeným. Ten může se zaměstnancem sjednat též poskytování náhrady za použití soukr. vozidla ve výši odpovídající ceně jízdenky hromadného dopr. prostředku dálkové přepravy. Před samotným použitím soukromého vozidla vyplní zaměstnanec první stranu "cestovního příkazu" a nechá si zde v kolonce "Datum a podpis pracovníka oprávněného k povolení cesty" podepsat od nadřízeného pracovníka souhlas k této cestě. K tomuto povolení jsou oprávněni 3 Novela zákona o DPH č. 87/2009 Sb. 4 Ve znění na základě novely č. 87/09 Sb., účinné od Cena obvyklá podle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku, v úrovni bez DPH. 6 V důsledku 36a ZDPH po novele č. 489/2009 Sb., od Podle stanoviska MF, pokynu D-300 v bodě 8 k 25 ZDP jde o nedaňový náklad. 8 Ustanovení 158 odst. 3 a 4 ZP.

6 všichni příslušní řídící pracovníci I. stupně a ředitel. Zde uvede rovněž průměrnou spotřebu dle TP vozidla, druh a cenu paliva, zdvihový objem válců. V souladu s pokynem D-300 (k 24) je touto průměrnou spotřebou aritmetický průměr všech údajů o spotřebě PH uvedený v technickém průkazu. Pokud zde nejsou uvedeny žádné údaje, postupuje se dále dle tohoto pokynu (k 24 bod 26). Cenu paliva je povinen prokázat dokladem o čerpání PH. Pokud cenu neprokáže, bude pro výpočet náhrady použita cena pohonné hmoty stanovená vyhláškou MPSV. Ta je uvedena ve Vyhl. č. 357/07 Sb. V případě použití tohoto vozidla pro doplňkovou činnost je organizace povinna odvést za tento automobil denní sazbu silniční daně na příslušný účet fin. úřadu (současná platná výše je Kč 25,-/den). Takovouto služební cestu za použití soukromého vozidla povolí nadřízený pouze pokud zaměstnanec má soukromé vozidlo řádně pojištěné. Pak na cestovní příkaz uvede č. pojistky soukromého vozidla. Po ukončení cesty doplní zaměstnanec druhou stranu cestovního příkazu. Zde uvede odkud a kam bylo použito soukromé vozidlo pro služební účely, doplní datum použití vozidla, uvede počet ujetých km. Sám si propočte náhradu za spotřebované PH a za opotřebení vozidla /viz příklad v bodě b)/. Pokud zaměstnanci přísluší stravné, doplní i tento údaj. Na závěr uvede částku k proplacení celkem, uvede datum a svůj podpis. Před samotným proplacením si nechá cest. příkaz podepsat v kolonce "Datum a podpis oprávněného pracovníka" pracovníkem, který povolil pracovní cestu. Poté se dostaví do 10 dnů k vyúčtování cest. příkazu do pokladny. Subjekty uvedené v 109 odst. 3 ZP /a tedy i naše organizace/ nesmí dle Zák. práce vyplácet vyšší náhrady, než jsou náhrady v tomto zákoně uvedené. Dne PhDr. Miroslav Liška ředitel ISŠ Cheb