školení jaro 2008 dokumentace

Transkript

1 školení jaro 2008 dokumentace

2

3 řešení složitých procesů malých a středních firem informační systém SOFT-4-SALE

4 I. DEN č t v r t e k P R O G R A M Š K O L E N Í 09:30 09:45 ZAHÁJENÍ ŠKOLENÍ 09:45 10:45 Blok 1: CENY ceny komplexně nástroje pro změnu ceny akční ceny 11:00 11:59 Blok 2: PŘÍLEŽITOSTI, WORKFLOW příležitosti poznámky workflow management 12:00 13:14 OBĚD 13:15 14:00 Blok 3: BAR-CODE možnosti využití čárových kódů jak ovládat soft-4-sale... 14:15 15:00 Blok 4: CRM kontakty nabídky, poptávky marketingové akce spisová služba 15:15 16:00 Blok 5: E-ŘEŠENÍ obsah a varianty e-řešení konfigurace v s4s, nový guardien obrázky v s4s e-faktury 16:15 17:00 Blok 6: ZAJIŠTĚNÍ ZBOŽÍ objednávky přijaté, vystavené dostupnost sklady 17:15 18:00 Blok 7: SERVISNÍ požadavky software u zařízení školení, výkazy činnosti Dotazový blok delší než obvykle 18:00 XX:00 ODPOČINEK + OSOBNÍ KONZULTACE

5 II. DEN p á t e k P R O G R A M Š K O L E N Í 09:00-09:10 ZAHÁJENÍ ŠKOLENÍ 09:10-10:00 Blok 1: EKO I jak konfigurovat strategie převzetí jednoduché výstupy 10:15-11:00 Blok 2: EKO II přiznání DPH souhrnné hlášení reverse charge výsledovka, rozvaha, obratové předvahy 11:15-12:00 Blok 3: EKO III saldokonto kurzové rozdíly majetek a odpisy účetní uzávěrka 12:00 13:15 OBĚD 13:15 14:00 Blok 3: FINANCE banky, pokladny fakturace zápočty 14:15 15:00 Blok 5: MANAŽERSKÝ obchodní plánování specializované sestavy a grafy analýzy, roboti cash flow 15:15 16:00 Blok 6: TECHNICKÝ SQL Microsoft Exchange Přechod na EUR Výrobní moduly Vzdálená plocha x replikace Synchronizace souborů Autorizace databáze 16:15 16:30 Blok 7: PLÁN 2008/2009 rozvojový plán 16:30 17:00 UKONČENÍ ŠKOLENÍ

6 Š K O L E N Í J A R O ZBOŽÍ A CENY...3 KARTA ZBOŽÍ... 3 CENY... 3 DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU ZBOŽÍ... 5 KONTAKTY A MARKETING...8 KONTAKTY... 8 PŘEHLEDY FIREM A OSOB... 9 SPISOVÁ SLUŽBA... 9 POŽADAVKY MARKETINGOVÉ MANIPULACE PŘÍLEŽITOST OPERATIVNÍ ŘÍZENÍ...14 POZNÁMKA PLÁNOVÁNÍ ČASU PROAKTIVITY HELP-DESK VNITROFIREMNÍ DIALOGY KNIHA JÍZD NABÍDKY...17 NABÍDKY POPTÁVKY ZAKÁZKY...18 KONTROLNÍ BODY ZAKÁZEK OBJEDNÁVKY FAKTURY DODACÍ LISTY DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU ZAKÁZKY FINANCE...23 BANKOVNÍ VÝPISY ZÁPOČTY SKLADY...25 SKLADOVÁ KARTA PŘEVODKY VÝDEJKY ADMINISTRACE SKLADU DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU SKLAD LOGISTIKA...28 OPRAVY ZAŘÍZENÍ A SERVIS ZÁPŮJČKY DOPRAVA MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 1

7 MANAŽERSKÉ NÁSTROJE...30 PROCESNÍ PANELY CASH FLOW MARKETINGOVÝ ROBOT STAVŮ OBCHODNÍ ANALÝZY WORKFLOW MANAGEMENT...33 SCHVALOVÁNÍ DOKUMENTŮ HROMADNÁ ZMĚNA PROCENTA NADĚJE Z ČÍSELNÍKU STAVŮ ROZPRACOVANOSTI AUTOMATICKÉ AVÍZO POPTÁVKY NA VYBRANOU OSOBU ROBOT PRO PŘEPOČET CEN NÁKUPNÍCH FAKTUR EKONOMIKA...35 PŘIZNÁNÍ DPH SALDO KONTO INICIALIZACE KURZOVÉ ROZDÍLY UZÁVĚRKY VZORY SESTAV MAJETEK DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU EKONOMIKA E-ŘEŠENÍ...42 PŘEHLED NABÍZENÝCH E-ŘEŠENÍ NAD SOFT-4-SALE UKÁZKA VYBUDOVÁNÍ DEMO E-SHOPU NAD DATY SOFT-4-SALE TECHNICKÁ ŘEŠENÍ...47 AUTORIZACE DATABÁZE SYNCHRONIZACE S MICROSOFT EXCHANGE PŘIPOJENÉ OBJEKTY REPLIKACE IMPORTY DAT MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 2

8 ZBOŽÍ A CENY KARTA ZBOŽÍ ZALOŽENÍ NOVÉ KARTY ZBOŽÍ Z ŘÁDKU PŘIJATÉ OBJEDNÁVKY Novinkou systému Soft-4-Sale je umístění tlačítka Nové zboží na kartě řádku přijaté objednávky. Po kliknutí systém do nového zboží převezme číslo, sazbu DPH, měrnou jednotku, cenu prodejní, nákupní i zahraniční. Dále z dlouhého názvu se systém pokusí sestavit název a detailní popis. Tímto způsobem můžete rychle a jednoduše založit novou kartu zboží z řádku přijaté objednávky. KONFIGURACE REŽIMU DOHLEDÁNÍ ČÍSLA ZBOŽÍ V modulu Zboží vznikla nová konfigurační karta Konfigurace režimu dohledání čísla zboží, která umožňuje definici způsobu dohledání čísla (karty) zboží. Jde o případy, kdy např. čtečkou načtete kód zboží a systém automaticky dohledá patřičnou kartu zboží. V minulosti v tom byl děsný zmatek, protože některá zboží se dohledávala podle interního čísla zboží, jiná podle objednacího čísla. Tato novinka dále umožňuje: nastavení posloupnosti hledání (procházení dokladů) definici dokladů, na kterých bude vyhledávání použito konfigurace je vázaná na uživatele!!! Obr. č. 1. Konfigurace režimu dohledání čísla zboží. CENY KONTROLA PRODEJE POD NÁKUPNÍ CENOU Zcela nová systémová konfigurace kontroly prodeje pod nákupní cenou. Tato funkce je umístěna v menu Konfigurace Obecné Kontrola prodeje pod nákupní cenou. Kontrolu prodeje můžete nastavit pro tyto obchodní doklady: prodejky, nabídky, přijaté objednávky a faktury vystavené. Pro nastavení omezení můžete využít buď výši maximální slevy, nebo výši minimální marže. V obou případech se jedná o procentuální vyjádření. Kromě nastavení číselných hodnot lze stanovit i úroveň práv, kterou potřebuje uživatel, aby dostal jen informaci o možném překročení pravidel a přitom mohl pokračovat ve vystavení dokladu dál. Uživatel s právy pro překročení pravidel dostane možnost cenu akceptovat, naproti tomu uživateli, který takovou možnost nemá, se doklad neuzavře (neprovede). MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 3

9 Obr. č. 2. Ukázka konfigurace kontroly prodeje pod nákupní cenou AUTOMATICKÁ KONTROLA PRODEJE POD NÁKUP ROZŠÍŘENA I PRO DODACÍ LISTY Konfigurace kontroly prodeje pod nákupní ceny viz menu Konfigurace Obecné Kontrola pod nákupní cenu byla rozšířena o sekci dodacích listů. Jedná se o systémovou konfiguraci, která může být nastavena pouze uživatelem s právy B/5. Na dodacím listu se provádí kontrola cen po promáčknutí tlačítka Proveď nebo Ulož. Pokud uživatel přejde do změnového režimu a zavře dodací listy bez promáčknutí tlačítka Ulož, pak systém také opět kontroluje prodejní ceny! KONTROLA ŘÁDKOVÉ CENY PŘI ZMĚNĚ MNOŽSTVÍ NA DOKLADU Novinkou systému Soft-4-Sale je rozšíření konfigurace systému slev o možnost kontroly (aktualizace) řádkové ceny při změně množství na dotaz na vybraných dokumentech. Výchozí volba je nastavena bez dotazu. Cílem je předejít situacím, kdy existuje vystavená faktura nebo i přijatá objednávka, na ní je zboží, které má v ceníku definovanou množstevní slevu (nebo ani nemá). Pokud jste na dokladu změnily počet kusů, změnila se i bez varování cena dle ceníku. A pokud si toho uživatel nevšiml a nezměnil to, mohlo dojít nesrovnalostem. Na dokladu totiž mohla existovat cena, která byla dohodnuta mimo rámec veškerých nastavených cen v ceníku. Konfigurace je umístěna v menu Zboží Konfigurace Konfigurace systému slev. Obr. č. 3. Konfigurace systému slev. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 4

10 DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU ZBOŽÍ Číslo zboží rozšířeno na 32 znaků v celém systému. Nad tiskovou sestavou Export koncového ceníku rozšířeny výběrová kritéria o marketingové výběry zboží. Nad kartou konstrukčních celků byl zprovozněn designér aplikace. Na řádek množstevní slevy přibylo nové textové pole POZN, do kterého je možné zapisovat Vaše postřehy a připomínky. Úprava tiskové sestavy ceníku Katalog bonus produktů, kde byl doplněn sloupec Doplatek (v Kč bez DPH) a bude zobrazovat základní prodejní cenu z ceníku. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 5

11 MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , , revize: 118, Strana 6

12 MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , , revize: 118, Strana 7

13 KONTAKTY A MARKETING KONTAKTY ROZŠÍŘENÍ KONFIGURACE POVINNÝCH ÚDAJŮ NA KARTĚ FIRMY Novinkou v systému je rozšíření konfigurace povinných údajů firmy o příznaky firmy. Nová potřeba povinných údajů reaguje na zvolené příznaky. Pokud příznaky nejsou navoleny vůbec a přitom povinný údaj je požadován (takto vypadá např. konfigurace i po upgrade), pak funguje po startu, tedy údaj je povinný pro všechny firmy bez ohledu na příznaky. Podbarvení reaguje okamžitě i na změnu charakteru firmy zadávanou uživatelem přímo v kartě kontaktu. (tzn., zapnutí příznaku Dealer okamžitě podbarví např. dealerskou skupinu a IČO. Obr. č. 4. Ukázka rozšířené konfigurace povinných údajů na kartě firmy. OMEZENÍ LIMITU DLUHU NA KARTĚ ZÁKAZNÍKA novinkou v systému je možnost omezení sledování výše limitu dluhu na kartě zákazníka pouze na dluhy po splatnosti. Viz. menu Kontakty Konfigurace Konfigurace kontaktů. ZOBRAZENÍ POPISU U POZICE KONTAKTNÍ OSOBY Při rozbalení roletové nabídky v poli POZICE na kartě kontaktní osoby se Vám nově nabídne i podrobný popis, kdo všechno do té pozice patří. Tento podrobný popis si můžete systémově nastavit v číselníku pozic kontaktních osob, který je umístěn v menu Kontakty Konfigurace. DETAILNÍ TISKOVÁ SESTAVA KARTY KONTAKTNÍ OSOBY Nad kartou kontaktní osoby je dostupná nová tisková sestava. Tato tisková sestava obsahuje podrobné informace o vybrané osobě i základní identifikační údaje firmy. PLATNÉ A NEPLATNÉ FIRMY A OSOBY Při změně stavu PLATNÝ/NEPLATNÝ na kartě kontaktů, systém se zeptá uživatele, zda-li má zájem označit jako PLATNÉ/NEPLATNÉ i jednotlivé osoby v kontaktu. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 8

14 KOPIE DEFINICE SLEV K JINÉ FIRMĚ Na obchodní kartě kontaktů v záložce Sml. slevy přibylo nové pole a tlačítko pro kopírování definice smluvních slev k jiné firmě. Výběrem z roletové nabídky vyberete firmu, které bude definice slev zkopírována, a následně kliknete na ikonu ruky. Systém provede zkopírování definice slev k vybrané firmě. Tímto způsobem můžete ušetřit spoustu času na místo opisování nových definicí, použijete jednoduchého zkopírování a následné poupravení procentuální výše. PŘEHLEDY FIREM A OSOB MARKETINGOVÉ VÝBĚRY FIREM DOPLNĚNY NAD OBA PŘEHLEDY Výběrové kritérium marketingové výběry firem dostupné nad oběma přehledy firem. VÝBĚROVÉ KRITÉRIUM DATUM VZNIKU FIRMY NAD PŘEHLEDEM KONTAKTŮ Nad přehled kontaktů přidána nová filtrace podle data vzniku firmy. SPISOVÁ SLUŽBA NOVÉ MOŽNOSTI KONFIGURACE TISKOVÉHO FORMULÁŘE SPISOVÉ SLUŽBY Do parametrického okna tiskové sestavy spisové služby bylo doplněno třístavové ovládání zobrazení tématu (věci) jednání. Jedná se o režimy zobrazovat/nezobrazovat/nezobrazovat je-li popis RTF. Výběrem jednoho z nabízených režimů se Vám buď bude a/nebo nebudete tisknout téma jednání. Dále byla rozšířena konfigurace tisku podacích listů, doručenek a obálek o možnost přesné definice umístění a informace o odesílateli. Obr. č. 5. Nové možnosti konfigurace tiskového formuláře spisové služby. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 9

15 POŽADAVKY TRVALÝ POŽADAVEK NA KONKRÉTNÍ PRODUKT BEZ NEBO S VAZBOU NA ODBĚRATELE Trvalé požadavky doznaly velké změny při zadávání situace, kdy má dojít ke zvolené reakci. Dříve šlo vázat trvalý požadavek pouze na zákazníka. Současný stav umožňuje jeho vázání: na zákazníka na produkt na zákazníka i zvolený produkt Reakce na konkrétní zboží řádku dokladu Vám umožní např. k jednotlivým druhům zboží přiřadit zprávu (k tomuto typu je možné nabídnout i tento typ, který bude k dispozici ). Výběr typu dokladů, kde se tento požadavek projeví formou zprávy uživateli na obrazovce a/nebo v rámci tisku dokladu v sekci dynamických textů. Uživatel volí i situaci, kdy reakce proběhne. Obr. č. 6. Konfigurace trvalého požadavku menu Marketing Požadavky Nový požadavek. GENERÁTOR PŘIJATÉ OBJEDNÁVKY NAD KARTOU POŽADAVKU Nástrojová lišta nad kartou požadavku byla rozšířena o generátor přijaté objednávky. MARKETINGOVÉ MANIPULACE HROMADNÁ NÁHRADA STÁTŮ U VÍCE FIREM V menu Marketing Marketingové manipulace Hromadné opravy bylo doplněno nové výběrové kritérium Stát, pomocí něho můžete provést hromadnou náhradu států u více firem zároveň. Pro potvrzení výběru akce se Vás systém zeptá, zda-li souhlasíte s počtem firem, které mají být opraveny. PŘÍLEŽITOST musí se jednat o pohled na primární dokument k požadavku potencionálního zákazníka MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 10

16 vůči tomuto dokumentu pak budou lehce zpracovatelné a viditelné další činnosti a dokumenty příležitost vzniká jako rychlý následek volby charakteru s4s dokumentu: nabídky, poptávky, jednání, poznámky, dotazníku, synchronizovaného u rychlý a jednoduchý zápis poptávky (horká klávesa, ikona pro generování na liště vždy pokud si uživatel tuto volbu zadá) mód příležitosti je nastaven na Obchodní, ale může mít více variant např. závada!, strategie, atd. OVLÁDÁNÍ A VZNIK PŘÍLEŽITOSTI i poznámka může dostat charakter nové příležitosti jednání může dostat charakter nové příležitosti poptávka přijatá, která nevznikla z výše uvedených zdrojů, má automaticky charakter příležitost nabídka vystavená, která nevznikla z výše uvedených zdrojů a může dostat charakter nové příležitosti marketingová akce může dostat charakter nové příležitosti dotazník může dostat charakter nové příležitosti systém by měl umět rozpoznat a zobrazit, že dokument je napojen již na jinou příležitost! import zprávy z Outlooku jako nová příležitost obecný nástroj na propojení dokumentu s příležitostí jednak by systém měl využít souvisejících dokladů (předchůdce, následník) a navrhnout propojení sám využívat vazbu na firmu využít vazbu na období vzniku, na zodpovědnou osobu případně fulltext hledání dokumenty, které jsou generovány mezi sebou, si vazbu na příležitost přebírají! generátor následných dokumentů (jednání, úkol, nabídka, ) otevření hlavního dokumentu (nabídky, jednání, úkolu) vždy jako podřízená složka příležitosti a ovládacími prvky příležitosti jednoduché zadání nového úkolu viditelnost řady nesplněných úkolů pro příležitost (přímých i nepřímých) MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 11

17 MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , , revize: 118, Strana 12

18 MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , , revize: 118, Strana 13

19 OPERATIVNÍ ŘÍZENÍ POZNÁMKA Obr. č. 7. Karta poznámky v Soft-4-Sale. Poznámku představuje nový operativní nástroj systému Soft-4-Sale s jehož pomocí si budete moci: zajistit přehled o poptávkách zda vůbec a jak se s nimi pracuje, v jakém stavu je jejich řešení zajistit přehled o práci s nabídkami po jejich odeslání zda vůbec a jak se s nimi pracuje zpřehlednit a zjednodušit práci s nabídkami po jejich odeslání (a tím mít možnost zlepšit tuto práci) zajistit možnost jednoduché tvorby, delegování a kontroly splnění úkolů spojených s prací s poptávkami a nabídkami zajistit přehled o úkolech a způsobech jejich řešení, které se váží k práci s poptávkami a nabídkami. LOGIKA FUNKCE systém centralizuje pohled na příležitosti, ale umožní jejich vznik z více zdrojů nový instrument v s4s poznámka rychlý způsob vyplnění poznámky bez jakýchkoliv podmínek a povinných údajů doplňkové možnosti (připojit objekt, formátovat text, zadat firmu, zadat osobu) jednoduše delegovat (s proaktivitou) schopnost pracovat při akcích s vybraným textem! Akce provést jen dle označeného textu možnost jednoduše zapnout charakteristiku příležitost je otázka zda charakteristika příležitost nemá mít více variant např.: závada!, strategie má možnost jednoduše převzít poznámku jako: poptávka, jednání, nabídku, úkol, požadavek, výkaz servisní činnosti, proaktivitu zpracované poznámky mizí v archivu poznámek při práci s poznámkou vidím sadu vlastních poznámek setříděných dle času sestupně otevírá se vždy dnešní poznámka a lehce přejdu na zadání nové Záložky obsahují tyto typy otevřených poznámek: Operativní, Nezapomeň, Privátní (otevřena trvale), Strategické (strategická poznámka zůstává otevřena měsíc) MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 14

20 Lze připojit objekty a ty jsou viditelné jako seznam s jednodušší vazbou zařazení do záložky: operativní, nezapomeň, strategické, osobní rozhoduje také o trvanlivosti poznámky: operativní = den nezapomeň = týden strategické = měsíc osobní = trvalka PLÁNOVÁNÍ ČASU KONFIGURACE BAREV POUŽITÝCH V TÝDENNÍM PLÁNU ČASU Novinkou v plánování času je možnost konfigurace barev zobrazení jednotlivých činností v týdenním plánu času (menu Operativa Plánování času Týdenní pohled časových plánů tlačítko Konfigurace ). Uživatel si může navolit pro každou činnost jiný typ barvy a tím zpřehlednit celkový pohled. Barvu změníte kliknutím na její současný výběr a následně vyberete z palety barev tu, která bude odpovídat vašim požadavkům. Výběr potvrdíte klávesou OK. PROAKTIVITY PROAKTIVITY MAJÍ VLASTNÍ TISKOVOU SESTAVU Proaktivní dokumenty mají nad sebou dostupnou vlastní tiskovou sestavu. HELP-DESK TISKOVÁ SESTAVA ZOBRAZUJÍCÍ KOMUNIKACI MEZI ŘEŠITELEM A ZADAVATELEM Tisk help-desk požadavků byl rozšířen o novou tiskovou sestavu nad kartou help-desk požadavků, kde je zobrazena i komunikace mezi řešitelem a zadavatelem. VNITROFIREMNÍ DIALOGY RYCHLÝ VÝBĚR ZBOŽÍ Na záložce Slevy máte možnost výběru omezení tak, aby bylo možno vybírat zboží podle názvu. V momentě, kdy obchodník navrhoval slevu na konkrétní výrobek, tak výběr podle čísla zboží není schopen z toho obrovského množství provést. Nově to funguje tak, že pokud uživatel zvolí omezení číslo zboží, pak systém sice dále ukládá číslo zboží, ale ukazuje a nabízí zboží dle názvu (v detailním popisu se zobrazí číslo zboží vybrané). Obr. č. 8. Ukázka výběru výrobku podle čísla zboží s přidaným popisem. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 15

21 KNIHA JÍZD STRAVNÉ A JEHO VÝPOČET DOPLNĚNO DO KNIHY JÍZD Nad kartou knihy jízd vznikla nová tisková sestava Cestovní náklady obsahující informace o odjezdech a příjezdech jednotlivých vozidel + informace o celkové výši stravného. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 16

22 NABÍDKY NABÍDKY NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA S ÚVODNÍ REKAPITULACÍ Tiskové sestavy nabídek byly rozšířeny o sestavu s úvodní rekapitulací, která vychází se sestavy standard a skládá se ze dvou částí s těmito rozdíly: sekce položek se u řádků s typem tisku 2 až 5 tisknou pouze názvy zboží a pokud název na řádku neexistuje, tak se vytiskne první řádek popisu zboží po odstránkování se pak tisknou ještě jednou sekce položek nabídky, nyní již podle skutečných typů tisků řádků s tím, že se tisknou pouze sloupce pozice, název a popis, množství (ne ale formátované jako u sestavy specifikace bez cen, ale jako u sestavy standard ). NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA FORMÁT TABULKY V ZAHRANIČNÍ MĚNĚ Nová tisková sestava nabídky formát tabulky v zahraniční měn umožňuje tvořit nabídky ve formátu tabulky v zahraniční měně. KOPÍROVÁNÍ POPISŮ VARIANT NABÍDKY Při kopírování karty nabídky systém převezme i varianty (popisy variant). POPTÁVKY POLE DŮVOD DOPLNĚNO NA KARTU POPTÁVKY Karta poptávky obsahuje nové pole, které je editovatelné i po uložení a navazuje na existující číselník zdůvodnění výsledku nabídky (menu Nabídky Konfigurace). Současně byla zajištěna provázanost mezi nabídkou a poptávkou. Výběrové kritérium DŮVOD bylo doplněno i na přehledy, tisky a křížové tabulky. Pozn.: Pokud uživatel změní v nabídce důvod neúspěchu, pak pokud existuje související poptávka, systém doplní tento důvod neúspěchu i do poptávky. Dotaz na uživatele vznikne jen, pokud změníte stav jiný než na nabídce! Současně je důvod neúspěchu editovatelný i v provedeném odkladu bez nutnosti přejít do změny. Z KARTY POPTÁVKY MŮŽETE NOVĚ GENEROVAT ZAKÁZKU I PŘIJATOU OBJEDNÁVKU Nástrojová lišta nad kartou poptávky byla rozšířena o generátor zakázky a přijaté objednávky. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 17

23 ZAKÁZKY KONTROLNÍ BODY ZAKÁZEK Kontrolní body zakázek představují manažerský nástroj, který Vám umožní sledovat a řídit průběh složitějších zakázek z hlediska jejich zajištění a to přímo na kartě zakázky. S pomocí této funkce budete mít vždy aktuální přehled o všech souvisejících úkonech (úkoly, jednání, nabídky, ), které jsou přímo spojeny se zakázkou a budete tak moci operativně ovlivnit její průběh. Logika celé funkce spočívá v tom, že si nadefinujete číselník jednotlivých bodů zakázky, který následně budete sledovat a kontrolovat ve dvou úrovních (sadách) sada dokumentace a sada objednávek. Číselník vzorových sad kontrolních bodů se nachází v menu Zakázky Konfigurace. Zde provedete definici dle Vašeho využití. Obr. č. 9. Ukázka definice číselníku vzorových sad kontrolních bodů. V horní části karty zakázky je umístěna ikona pomocí nichž budete zadávat a řídit jednotlivé kontrolní body dané zakázky. Po kliknutí se vás systém zeptá, pro jakou sekci (sada) chcete vygenerovat kontrolní body. Provedete volbu z roletového menu (námi předem nadefinovaného číselníků kontrolních bodů) a potvrdíte klávesou OK. Obr. č. 10. Generátor sad kontrolních bodů zakázky. Po stisknutí tlačítka OK systém vygeneruje jeden řádek v záložce Dokumentace a jeden řádek v záložce Objednávky. V případě záložky Dokumentace můžete sledovat a zadávat tyto hodnoty: úkol, odesláno, schváleno, a poznámku. ZÁLOŽKA DOKUMENTACE Ke každému poli existuje ikona představující možnost vygenerování nového záznamu (úkol, záznam spisové služby ) nebo můžete využít přiřazení již exitujícího úkolu přímo z roletové nabídky. Stejně je tomu i v případě odeslání (jednání) a schválení. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 18

24 Obr. č. 11. Definice a kontrola kontrolních bodů dokumentace. ZÁLOŽKA OBJEDNÁVKY V případě záložky objednávky platí stejná pravidla jako v případě záložky dokumentace s tím rozdílem, že v rámci kontrolního bodu sledujeme pole: předpis (kdo to má na starosti), termín (datum dodání), objednávku (číslo související objednávky), a důležité termíny průběhu zakázky (vystavení, slíbení, dodání, naskladnění, ). V případě, že nesouhlasí časová návaznost jednotlivých činností, systém na to upozorní červených vykřičníkem. TISKOVÉ VÝSTUPY Nad kartou zakázky byla vytvořena nová tisková sestava kontrolní body výroby, která zobrazuje jednotlivé sekce a související body zakázky pohromadě. Křížové tabulky OBJEDNÁVKY REKAPITULACE ZBOŽÍ VE VYSTAVENÝCH OBJEDNÁVKÁCH Nad přehledem zboží ve vystavených objednávkách (menu Zakázky Vystavené objednávky) vznikla nová tisková sestava, které rekapituluje objednané a dodané zboží od dodavatelů. Tuto tiskovou sestavu vygenerujete kliknutím na tlačítko a reaguje na nastavený filtr i řazení nad přehledem. UPRAVENA FUNKČNOST GENERÁTORU ZÁPŮJČKY Z PŘIJATÉ OBJEDNÁVKY Upravena funkčnost generátoru Zápůjčky z Přijaté objednávky (s dostupností) tak, aby se dostupnost vyhodnocovala pouze nad skladem, ze kterého bude zboží zapůjčeno. Uživatel na kartě Přijaté objednávky zvolí sklad, ze kterého bude zboží zapůjčeno. Pro kontrolu se název zboží objeví i na tlačítku generátoru. Ve vygenerované Zápůjčce zůstanou zachována čísla pozic položek, v případě množství bude uvedeno to, kolik zboží je v té chvíli na skladě MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 19

25 volného. Po provedení Zápůjčky se položky v Přijaté objednávce označí jako dodané nebo částečné dodané. GENERÁTOR SKLADOVÉ PŘÍJEMKY DOPLNĚN NAD KARTU VYSTAVENÉ OBJEDNÁVKY Nad kartu vystavené objednávky byl doplněn generátor skladové příjemky. Tento generátor je řešen přes standardní formulář s tím rozdílem, že uživatel má možnost výběru chce-li založit NOVÝ a nebo pouze doplnit DOPLŇ. V případě volby DOPLŇ, systém nabízí příjemky neprovedené od dodavatele na VObj + trychtýř s funkčností (zapni/vypni filtr na dodavatele). V případě volby režimu pouze nedodané Ano/Ne, systém zpracuje příkaz přímo na formuláři. VÝBĚROVÉ KRITÉRIUM VYSTAVENÁ OBJEDNÁVKA DOPLNĚNO NAD PŘEHLED POBJ Na přehledu přijatých objednávek bylo doplněno nové výběrové kritérium Vystavená objednávka, které Vám umožní zobrazit v přehledu jen řádky právě skládaného kontejneru. Do pole, lze zadat jen jednu konkrétní objednávku s tím, že prefix ani seznam nebude fungovat. Pokud na vystavené objednávce bude zboží A uvedeno na dvou řádcích, potom počet řádků v přehledu se zdvojnásobí. ČÍSELNÍK STAVŮ ROZPRACOVANOSTI ROZŠÍŘEN O VOBJ Změna se promítne na kartě objednávky a jako výběrové kritérium pro objednávky i zboží objednávek na všechny 3 typy (přehled+tisk+křížové tabulky) formulářů. Zároveň jako hodnotící pole v křížových tabulkách + na přehledu objednávek je dostupné nové pole STAV (vedle zodpovídá). AUTOMATICKÉ DOPLNĚNÍ OBCHODNÍKA NA ZÁKLADĚ ZODPOVĚDNÉ OSOBY Obchodní doklady byly rozšířeny o možnost automatického doplnění obchodníka na základě zodpovědné osoby firmy. V menu Zakázky Přijaté objednávky Konfigurace přijatých objednávek přibyla nová konfigurace Zodpovědný obchodník podle firmy. Pokud se tato volba zapne (zatrhne), pak na faktuře, poptávce, nabídce, přijaté objednávce a dodacím listu se při změně firmy odběratele změní zodpovědná osoba dle obchodníka firmy DROBNÉ ZMĚNY A NOVINKY V OBJEDNÁVKÁCH Formulář pro tisk zboží v přijatých objednávkách rozšířen o filtraci dle zakázky. Do přehledu vystavených objednávek přidáno výběrové kritérium dle střediska. Přehledové okno přijatých objednávek bylo rozšířeno o nové výběrové kritérium dealeři, které Vám umožní filtrovat zvlášť objednávky od zákazníků a od dealerů. Filtrace reaguje na příznak Zákazník/Dealer na kartě kontaktů. Nad přehled vystavených objednávek byl doplněn výběrový filtr doprava a filtr zahraniční. Nad přehled přijatých objednávek zboží bylo doplněno jako výběrové kritérium Marketingový výběr zboží. Rozšíření filtrace podle stavu provedené pro tisk přijatých objednávek zboží. Po vytvoření sady Vobj nad Pobj systém automaticky vygeneruje proaktivity k zodpovědným osobám dodavatelů. Nad přehledem zboží v přijatých objednávkách je možné filtrovat podle dostupnosti zboží. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 20

26 FAKTURY NOVÝ DESIGN ZÁLOŽKY SOUČTŮ NOVÝ DESIGN ZÁLOŽKY ŘÁDKŮ PAMĚŤ NA ZAOKROUHLOVÁNÍ VYSTAVENÝCH FAKTUR Novinkou u vystavených faktur je možnost uložení typu zaokrouhlení v případě, že se budete potřebovat v budoucnu vrátit k dané faktuře. Zaokrouhlení částky na vystavené faktuře můžete provést dvěma způsoby: přes ikonu kouzelníka na kartě vystavené faktury nebo pomocí pole ZAOKR. FAK. ve spodní části karty vystavené faktury PŘEHLED A KŘÍŽOVÁ TABULKA PLATEB FAKTUR VYSTAVENÝCH Novinkou v oblasti zakázek jsou funkce pro práci s přehledem plateb faktur vystavených. Jedná se o přehledový formulář a křížovou tabulku. Obě funkce jsou umístěny v menu Zakázky Banky a platby. Přehled faktur vystavených zobrazuje souhrn všech faktur vystavených na řádcích s detailním pohledem na hodnoty sloupců: částky k úhradě, celkem, dlužná částka. Na přehledu je umístěno tlačítko, které provede přepočet všech evidovaných plateb u faktur vystavených a doplní aktuální stavy. Z pohledu manažerů tato funkce představuje mocný nástroj pro controlling úhrad plateb a hodnocení platební morálky klientů. NOVÉ ŘEŠENÍ ČÁSTEČNÉ ÚHRADY FAKTUR Nové řešení částečné úhrady faktur řeší problém, který nastal v případě provedení částečné úhrady, kdy systém takovou fakturu označil za odeslanou a tato faktura se dále nenabízela k úhradě. Nyní pokud uživatel zapíše platby dle bankovního výpisu nebo tlačítka zaplaceno, faktury se odznačí jako odeslané. V případě částečné úhrady se tedy nabídnou pro další platbu. DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY VE FAKTURÁCH Do křížových tabulek faktur vystavených doplněna sledovaná hodnota dluh v zahraniční měně. Tisková sestava Penále (u faktur vystavených) byla upravena tak, aby byly rozepsány zaplacené částky + dny po splatnosti a vypočteno penále po řádcích. Při generování přijaté zahraniční faktury z příjemky, kde je vyplněn kurz a měna, systém automaticky do řádku přijaté faktury přenese položky s nulovou sazbou DPH. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 21

27 DODACÍ LISTY VOLBA REŽIMU ČÍSLA ZBOŽÍ PŘI TISKU DODACÍCH LISTŮ Formulář tisku dodacích listů byl rozšířen o novou funkčnost Režim zobrazení čísla zboží. Uživatel si tak může zvolit, zda-li chce mít zobrazeno: vždy interní, odběratelské přednostně nebo vždy odběratelské číslo zboží. SYSTÉM AUTOMATICKY ROZPOZNÁ Při generování vystavené faktury z dodacího listu ( Zakázky Dodací listy Generov ) byl generátor upraven tak, aby použil poslední datum dodání dle zvolených dodacích listů. DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU ZAKÁZKY Do přehledu smluv přidána možnost vyhledávání podle názvu smlouvy. Generátor zakázek z marketingové akce byl rozšířen o možnost volby připojení všech Soft-4-Sale dokumentů (nabídky, jednání, ) propojených na marketingovou akci také k zakázce (alternativně nabídne s možností výběru, které dokumenty ne/připojit). Sestava saldo pohledávek a závazků ke dni rozšířena o filtr dle firmy. Intrastat upraven tak, aby se cena převzala z Kč a ne z EUR. V menu Zakázky Konfigurace Konfigurace výpočtu výnosů a nákladů přibyla nová volba servisní zásahy materiál. Pokud je tato volba zapnuta, pak se do nákladů zakázky při přepočtu započítávají i náklady na materiál ze servisního zásahu. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno-Řečkovice, tel.: , info@mtj.cz , revize: 118, Strana 22