2. Směrnice pro evidenci, účtování a odpisování majetku, operativní evidence V knihovně je v souladu se zákonem o účetnictví, zákonem o daních z příjmů, vyhlášky 410/2009 Sb., Českými účetními standardy, ve znění pozdějších předpisů a směrnicí Jihočeského kraje SM/112/RK použita dále uvedená evidence /kategorizace/ majetku /kromě zásob, spotřebního materiálu/. Drobný majetek /DM/, jde o majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok a vstupní cenou nižší než 3.000,- Kč vč. DPH. DM se vstupní cenou v rozpětí Kč 0 1.999,- Kč vč.dph není vzhledem ke svému charakteru vůbec evidován. Účtuje se přímo do spotřeby na účet 501 z dodavatelské faktury nebo z pokladního dokladu. DM se vstupní cenou v rozmezí 2.000,- až 2.999,- Kč vč. DPH je podchycen v operativní evidenci. V této operativní evidenci je DM číslován vzestupnou řadou s počátečním označením D a účtuje se na účet 501 z dodavatelské faktury nebo z pokladního dokladu. Současně je o tomto majetku účtováno na účet 902. Drobný dlouhodobý hmotný majetek /DDHM/ - v tomto souboru se eviduje majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok a vstupní cenou v rozmezí od 3.000,- do 40.000,- Kč vč.dph. O pořízení tohoto majetku nákupem se účtuje těmito účetními zápisy: - faktura 558/321 - úhrada faktury 321/241 Při zařazení se majetek zavádí do operativní evidence /OE/ na základě zařazovacího protokolu /viz příloha č.1/, vedené na PC v IS Bílý Motýl. Vyřazení ze souboru OE se provádí na základě zápisu protokolu o vyřazení DDHM /viz příloha č.2/, podepsaného ředitelem a likvidační a škodní komisí při prodeji, fyzické likvidaci či ztrátě. Zařazení DDHM: 028/088 Vyřazení DDHM: 088/028 Drobný dlouhodobý nehmotný majetek /DDNM/, v tomto souboru se eviduje nehmotný majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok a vstupní cenou v rozmezí od 7.000,- do 60.000,- Kč vč.dph. Tento DDNM se podchycuje v OE. V účetní evidenci je tento majetek podchycen následujícími účetními zápisy: - faktura za DDNM 558/321 - úhrada faktury 321/241 Zařazení DDNM: 018/078 Vyřazení DDNM: 078/018 DDNM s pořizovací cenou jedné položky v rozpětí Kč 0 4.999,- Kč vč. DPH není vzhledem ke svému charakteru vůbec evidován. Účtuje se přímo do spotřeby na účet 518 z dodavatelské faktury nebo z pokladního dokladu. DDNM s pořizovací cenou jedné položky v rozmezí 5.000,- až 6.999,- Kč vč. DPH s dobou použitelnosti delší než jeden rok je podchycen v operativní evidenci. V této operativní evidenci je DDNM číslován vzestupnou řadou s počátečním označením S a účtuje se na účet 518 z dodavatelské faktury nebo z pokladního dokladu. Současně je o tomto majetku účtováno na účet 901. Dlouhodobý hmotný majetek /DHM/ - v tomto souboru, vedeném jako analytika k účetnictví v samostatném modulu na PC v IS Bílý Motýl dle jednotlivých inventárních karet předmětů v odepisování, jsou evidovány předměty s dobou použitelnosti delší než jeden rok a vstupní cenou nad 40.000,- Kč vč. DPH /patří sem i tzv. vždy dlouhodobý hmotný majetek - budovy, stavby, pozemky,/. Zařazení se provádí na základě zařazovacího protokolu /viz příloha č.1/. Soubor DHM se odepisuje dle odpisového plánu, který je uveden dále.
Za analytickou evidenci zodpovídá zaměstnanec, kterému to je uloženo v pracovní náplni. O DHM je účtováno následovně: - faktura za DHM 042/321 - úhrada faktury 321/241 - vyúčtování zdrojů 416/401 - zařazení DHM 022/042 - měsíční odpis 551/082 - vyúčtování zdrojů ve výši odpisů 401/416 O vyřazení DHM účtuje knihovna takto: - prodej - vyřazení z DHM ve výši vstupní ceny 082/022 - vyúčtování oprávek ve výši ZC 553/082 - vyúčtování zdrojů ve výši ZC 401/416 - vydání fa v dohodnuté prodejní ceně 311/646 - přijatá úhrada fa 241/311 - likvidace - vyřazení DHM ve výši vstupní ceny 082/022 - vyúčtování oprávek ve výši ZC 551/082 - převod ZC, tj. vyúčtování zdrojů 401/416 Dlouhodobý nehmotný majetek /DNM/ - jde o soubor nehmotného majetku /vedeného analyticky k účetnictví v samostatném modulu na PC/ se vstupní cenou vyšší než 60.000,- Kč vč. DPH a dobou použitelnosti delší než jeden rok. DNM se odpisuje dle odpisového plánu /viz dále/. O nákupu, odpisování a vyřazení se účtuje obdobně jako o DHM. Za tuto evidenci zodpovídá zaměstnanec, kterému to je uloženo v pracovní náplni. Vyřazování majetku Dlouhodobý majetek se vyřazuje zejména: - prodejem, - bezúplatným převodem v souladu s platnými právními předpisy pro převod majetku, - likvidací v důsledku škody nebo manka, - dalším převodem na základě současně platných právních předpisů. Vyřazování dlouhodobého majetku z evidence se provádí na základě zpracovaných předložených návrhů k vyřazení a Protokolu o vyřazení majetku viz příloha č.2, který zpracuje likvidační a škodní komise a určí způsob likvidace, popřípadě další způsob naložení s vyřazeným majetkem (např. prodej, bezúplatný převod apod.). Návrh k vyřazení musí obsahovat posudek o neopravitelnosti, popř. nevhodnosti k používání ( na elektropřístroje, kancelářské stroje, výpočetní techniku a jiné). Posudek může být vypracován odborným zaměstnancem knihovny a to v případě výpočetní či kancelářské techniky. U ztráty nebo poškození majetku se vyhotoví zápis, ve kterém se doplní majetkové údaje a postoupí se k dalšímu vyřízení likvidační a škodní komisi knihovny. Likvidační a škodní komise je nejméně tříčlenná, členy komise jmenuje ředitel knihovny. Převody majetku Při převodu jakéhokoliv evidovaného majetku mezi jednotlivými úseky knihovny jsou vyhotovovány Převodky majetku /viz příloha č. 4/. Tyto převodky jsou příslušnými odpovědnými osobami za daný úsek předávány do finanční účtárny. Následně je finanční účtárnou v evidenci majetku provedena změna v příslušných místních seznamech dle dispozic uvedených na dané převodce majetku. Při převodu jakéhokoliv evidovaného majetku mezi knihovnou a příspěvkovou organizací zřizovanou Jihočeským krajem jsou vyhotovovány Převodky majetku /viz příloha č. 5/.
ODPISOVÝ PLÁN DLOUHODOBÉHO MAJETKU Knihovna odepisuje dlouhodobý majetek v souladu se zákonem o účetnictví, v platném znění (dále jen zákon o účetnictví ), vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro vybrané účetní jednotky, Českými účetními standardy, zákonem o daních z příjmů, v platném znění (dále jen zákon o daních z příjmů ), směrnicí Jihočeského kraje SM/112/RK a odpisování provádí podle zřizovatelem schváleného odpisového plánu. Způsob odepisování Výše účetních odpisů je stanovena na základě roční odpisové sazby z pořizovací ceny majetku. Roční odpisová sazba vyjadřuje skutečnou míru opotřebení majetku za rok a určí se jako procentní podíl ze stanovené doby odpisování. Účetní odpisování se provádí rovnoměrně měsíčním účetním odpisem po celou dobu jeho odpisování. Knihovna provede kategorizaci majetku dle přílohy č.1 ČÚS 708 a stanoví předpokládanou dobu jeho používání. Na základě předpokládané doby používání stanoví roční výši odpisů. Měsíční účetní odpis se stanoví jako jedna dvanáctina ročního účetního odpisu zaokrouhlená na celé koruny nahoru a je měsíčně účtován do nákladů. Majetek se začne odpisovat prvním dnem měsíce, který následuje po měsíci, ve kterém došlo k jeho zařazení do užívání. Hranice významnosti pro zaúčtování zůstatkové ceny dlouhodobého majetku při vyřazení dle ČÚS 708 (tzv. zbytková hodnota ) je stanovena na 5 % pořizovací ceny. Jestliže dojde k technickému zhodnocení, které zvyšuje pořizovací a zároveň i zůstatkovou cenu majetku, ale kterým se neprodlouží doba používání, potom se stane zvýšená pořizovací cena a zbývající doba používání základem pro výpočet odpisu od měsíce, který je následující po datu dokončení technického zhodnocení a jeho uvedení do provozu. V případě, že technické zhodnocení dobu používání prodlouží, je tato skutečnost při výpočtu odpisu zohledněna. Při vyřazení neodepsaného majetku se poslední odpis zaúčtuje v měsíci, ve kterém dochází k vyřazení majetku. Jestliže je hodnota transferu vedená na účtu 403, zúčtovává se současně s měsíčními odpisy dlouhodobého majetku prostřednictvím časového rozlišení transferu do výnosů (4030500/6720750), a to v částce těchto odpisů násobených transferovým podílem. Odpisy hmotného a nehmotného majetku Dlouhodobý hmotný majetek je pro účely účetních odpisů zatříděn do účetních odpisových skupin 1 až 7 dle přílohy č.1 ČÚS 708. Při zatřiďování se vychází z Klasifikace produkce CZ-CPA a Klasifikace stavebních děl CZ-CC zveřejněných na stránkách Českého statistického úřadu. Stanovení doby používání hmotného majetku v letech pro jednotlivé účetní odpisové skupiny Účetní odpisová skupina Minimální doba používání v letech Maximální doba používání v letech 1-5 4 30 6 20 60 7 50 100 Stanovení doby používání nehmotného majetku v letech pro jednotlivé účetní odpisové skupiny Druh majetku Minimální doba používání v letech Maximální doba používání v letech Audiovizuální dílo 2 3 Software 3 5
Změna metody Postup při změně metody k 31.12.2012 se řídí ustanoveními bodu 7.3. ČÚS 708. Bude provedena kategorizace majetku dle přílohy č.1 ČÚS 708 a u každé položky dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku (vyjma neodpisovaného) bude proveden kvalifikovaný odhad zbývající doby jeho používání po 1.1.2013. V případě prodloužení zbývající doby používání dosud neodepsaného majetku budou takto zjištěné oprávky nižší než skutečně vykázané (zaúčtované). Knihovna o tomto rozdílu neúčtuje, tzn. oprávky k 31.12.2012 zůstanou ve skutečně vykázané zaúčtované výši. V případě zkrácení či prodloužení zbývající doby používání již zcela odepsaného majetku (s nulovou zůstatkovou cenou k 31.12.2012) se o změně neúčtuje. U neodepsaného majetku k 31.12.2012 budou provedeny úpravy v evidenci majetku na každé jednotlivé evidenční kartě majetku, a to ručním zadáním nové doby používání. Tím dojde ke snížení měsíčního odpisu od 1/2013. Odpisový plán Knihovna sestavuje odpisový plán a předkládá ho ke schválení zřizovateli prostřednictvím příslušného věcného odboru v termínu určeném tímto odborem. Odpisový plán nelze během účetního období měnit a odpisování přerušit. V odpisovém plánu je zahrnut majetek dle stavu k 31. 12. běžného účetního období. Odpisový plán vyhotovuje knihovna sumárně v rozdělení do jednotlivých odpisových skupin ve formě, která je uvedena v příslušných vnitřních předpisech zřizovatele. Tato směrnice zrušuje Směrnici č. 2 ze dne 1.9.2012 a nabývá účinnosti dne 31.12.2012.
Příloha č. 1 PROTOKOL o zařazení majetku do užívání Organizace, název a sídlo: Jihočeská vědecká knihovna v Českých Budějovicích, Na Sadech 27, 370 59 České Budějovice Číslo zápisu: Číslo účetního dokladu: Číslo inventární: Název majetku a jeho určení: Technický popis: Výrobní číslo: Příslušenství: Pořizovací cena: - z toho transfer Dodavatel: Přiděleno odboru: CZ-CPA, CZ-CC: Odpisová skupina: Způsob pořízení (vlastní zdroj/dotace zřizovatele/transfer): Rok výroby: Dodáno dne: Datum zařazení do užívání: Smlouva/Objednávka ze dne: Záruční doba (konečné datum): Potvrzení o převzetí odborem: Jméno a příjmení Funkce Schválil /vedoucí účetní jednotky/:
Příloha č. 2 PROTOKOL o vyřazení majetku Organizace, název a sídlo: Číslo protokolu: Jihočeská vědecká knihovna v Českých Budějovicích, Na Sadech 27, 370 59 České Budějovice Inventární číslo: Název dlouhodobého majetku: Výrobní číslo: CZ-CPA, CZ-CC: Rok pořízení: Technický stav: Důvod vyřazení: Způsob vyřazení /likvidace, prodej, převod, manko, škoda /: Schválil - likvidační a škodní komise: Jméno, příjmení: Jméno, příjmení: Jméno, příjmení: Datum likvidace: Pořizovací cena: Zůstatková cena: Náhrada škody, event. manka: Vyhotovil: Schválil /vedoucí účetní jednotky/:
Příloha č. 3 Jmenování likvidační a škodní komise Ředitel Jihočeské vědecké knihovny v Českých Budějovicích jmenuje likvidační a škodní komisi v tomto složení: Člen komise Podpisový vzor Datum jmenování Datum odvolání
Příloha č.4 Název majetku: Převodka majetku mezi jednotlivými úseky knihovny Inventární číslo: Stávající umístění majetku: Nové umístění majetku: Předal: /jméno a příjmení odpovědné osoby za úsek/ Převzal: /jméno a příjmení odpovědné osoby za úsek/
Příloha č.5 Převodka majetku - mezi příspěvkovými organizacemi zřizovanými krajem Název majetku a datum pořízení Pořizovací cena Zůstatková cena Částka financovaná z vlastních zdrojů a od zřizovatele: Částka financovaná z transferu UZ..; účet SÚ 403 XXXX Název poskytovatele: Oprávky Inventární číslo: Výrobní číslo: Důvod převodu Předávající organizace Jihočeská vědecká knihovna v Českých Budějovicích Na Sadech 27, 370 59 České Budějovice IČ: 00073504 Předal:.. Razítko Datum Přejímající organizace Převzal :.. Razítko Datum